внутренний контроль что это
Внутренний контроль. Внешний. Финансовый. Государственный. Как не запутаться?
 |
| VitalikRadko / Depositphotos.com |
Деятельность организаций бюджетной сферы находится под постоянным пристальным контролем со стороны различных органов и служб. И это неудивительно, ведь обязанность государства – следить за использованием казенного имущества и расходованием бюджетных средств. Часть этой ответственности возложена и на сами учреждения.
Итак, существуют несколько видов контроля:
Конечно, многих такое «обилие» видов контроля пугает. Потому что неясно, какой из них должно осуществлять само учреждение, а какой – функция контролирующих органов? В чем отличие, например, внутреннего контроля от ВФК, а ВФК от ВФА? Одинаковы ли «контрольные» обязанности у казенных, бюджетных и автономных учреждений? Забегая наперед скажем, что все не так страшно. Давайте разбираться.
Осуществляют казенные, бюджетные и автономные учреждения.
Проводить его обязывает ст.19 Закона № 402-ФЗ о бухгалтерском учете, причем буквально одной строкой: учреждение обязано организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни. И здесь для бюджетных и автономных учреждений хорошая новость: на этом все требования по внутреннему контролю для АУ и БУ заканчиваются! Как именно будет организован внутренний контроль в учреждении, кто, когда, как и что именно будет проверять, решает уже само учреждение и закрепляет это в локальном акте.
Внутренний ФИНАНСОВЫЙ контроль (ВФК)
Осуществляют участники бюджетного процесса, в том числе органы власти, органы местного самоуправления и казенные учреждения. Бюджетные и автономные учреждения – получатели субсидий участниками бюджетного процесса не являются, а потому мероприятия внутреннего ФИНАНСОВОГО контроля не проводят.
Об обязательности осуществления ВФК с 2019 года говорится в ст. 160-2.1 Бюджетного кодекса Российской Федерации. Этот вид внутреннего контроля одним из элементов, своего рода дополнением к внутреннему контролю по Закону № 402-ФЗ.
Что же отличает ВФК от «просто» внутреннего контроля, ну, кроме наличия в формулировке слова «финансовый»? Что должны делать казенные учреждения в рамках ВФК, чего не требуется от АУ и БУ? А дело в том, что казенные учреждения как участники бюджетного процесса наделены рядом бюджетных полномочий, в частности:
И внутренний ФИНАНСОВЫЙ контроль в казенном учреждении – это действия в целях оценки качества исполнения именно бюджетных полномочий. Эти контрольные процедуры – часть каждого бюджетного полномочия КУ.
Начиная с 2020 года порядок осуществления внутреннего финансового контроля не регулируется специальными нормативными правовыми актами. Определить порядок осуществления ВФК с учетом необходимости соблюдения требований к исполнению бюджетных полномочий КУ нужно самостоятельно. Но если в вопросах, не связанных с исполнением бюджетных полномочий (например, использование имущества, списание ГСМ, работа с подотчетными лицами и т.д), казенное учреждение, так же, как и АУ/БУ может организовать внутренний контроль на свое усмотрение, то в части внутреннего ФИНАНСОВОГО контроля бюджетных полномочий «простор для творчества» все же ограничен положениями БК РФ и федеральными стандартами внутреннего финансового АУДИТА.
Внутренний финансовый аудит (ВФА)
Насколько качественно в казенном учреждении организован внутренний финансовый контроль, призван оценить внутренний финансовый АУДИТ. Поэтому Стандарты ВФА – основа для организации не только аудита, но и внутреннего финансового контроля.3. Внутренний финансовый аудит (ВФА)
На бюджетные и автономные учреждения обязанность по осуществлению внутреннего финансового аудита не распространяется, поскольку они, повторимся, не являются участниками бюджетного процесса. А вот добровольно организовать у себя ВФА бюджетные/ автономные учреждения вполне могут.
Максимум важной и полезной информации, ответы на множество вопросов по различным видам контроля – в специальной Памятке для специалиста по финконтролю и аудиту в бюджетной сфере. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
Важно понимать, что ВФА – это не контроль одного уровня над другим. Это своеобразное продолжение, следующая ступень внутреннего финансового контроля. Задача ВФА – сделать внутренний финансовый контроль максимально эффективным. Для этого аудиторы казенного учреждения оценивают, как работает ВФК в учреждении, есть ли какие-то слабые места, насколько такая система ВФК обеспечивает качественное исполнение бюджетных полномочий, достоверность бюджетной отчетности, эффективность использования бюджетных средств. Информацию обо всем этом аудиторы должны представить руководителю учреждения вместе с предложениями по повышению качества ВФК.
Он как раз представляет собой схему межуровневого контроля. Это контроль органа-учредителя в отношении подведомственных учреждений – и казенных, и бюджетных, и автономных. Проверять, как учреждения расходуют выделеные им средства (ЛБО и субсидии), как используется закрепленное за ними имущество, каково состояние финансово-хозяйственной деятельности учреждений и т.д. учредителя обязывают положения:
Непосредственно ведомственные проверки проводят контрольно-ревизионные отделы органа-учредителя либо специальные органы/ управления, например, в структуре местной администрации. Порядок осуществления ведомственного контроля определяют нормативные акты самих ведомств.
Внутренний ГОСУДАРСТВЕННЫЙ / МУНИЦИПАЛЬНЫЙ финансовый контроль
Добавляя к уже знакомому нам понятию внутреннего финансового контроля слово «государственный» или «муниципальный», получаем финансовый надзор на уровне соответственно субъекта РФ или муниципального образования. На федеральном уровне внутренний государственный/ муниципальный контроль осуществляет Казначейство, а на региональном и местном – органы государственного/ муниципального финконтроля субъектов РФ и муниципальных образований, например, департамент финансово-бюджетного надзора. Эти контролирующие структуры созданы внутри системы органов власти, потому и контроль – внутренний.
Внутренний государственный/ муниципальный контроль – это прежде всего проверка законности расходования бюджетных средств и целевого их использования. Но это не значит, что в рамках внутреннего государственного/ муниципального финансового контроля проверяют только получателей бюджетных средств – казенные учреждения. Объектами этого вида контроля являются все типы учреждений.
Необходимость проведения такого контроля установлена п. 3 ст. 265 Бюджетного кодекса. С 1 июля 2020 года органы внутреннего государственного/ муниципального финансового контроля должны осуществлять проверочные мероприятия в соответствии с федеральными стандартами. Учреждения в своей деятельности этими стандартами не руководствуются. Однако же учреждения могут и должны знать о своих правах и обязанностях при проведении контрольных мероприятий – они прописаны в Стандарте. Как и порядок обжалования результатов проверки, действий или бездействия контрольного органа – по этим вопросам есть специальный Стандарт.
Поднимается еще на ступень выше. Здесь – ВНЕШНИЙ государственный/ муниципальный финансовый контроль. Почему внешний? Потому что его осуществляют органы, созданные вне системы органов власти, – Счетная палата на федеральном уровне и контрольно-счетные органы (КСП) – на уровне регионов и муниципальных образований.
ВНЕШНИЙ государственный/ муниципальный финансовый контроль
Такой вид контроля установлен п. 2 ст. 265 Бюджетного кодекса. В рамках внешнего контроля проверять могут любые учреждения. Например, при обязательной внешней проверке годового отчета ГРБСа могут быть выборочно проверены АУ и БУ – получатели целевых субсидий или средств МБТ, предоставленных ГРБСу и затем распределенных учреждениям.
Порядок проведения внутреннего финансового контроля
Необходимость в организации внутреннего финансового контроля оговорена в статье 19 ФЗ от 6 декабря 2011 года №402. Контроль касается операций, связанных с деятельностью предприятия. Порядок его осуществления оговаривается в учетной политике.
Внутренний корпоративный контроль: некоторые вопросы идентификации, организации и методики
Цели проведения контроля
Рассмотрим цели осуществления локального финансового контроля:
Внутренний контроль позволяет своевременно обнаружить ошибки и исправить их самостоятельно. В перспективе это поможет компании избежать штрафов и санкций.
Проблемы учета и внутреннего контроля просроченной дебиторской задолженности
Задачи и принципы
Рассмотрим основные задачи финансового контроля:
Контроль базируется на этих принципах:
Соблюдение всех этих принципов обязательно.
Предмет проверки
В процессе контрольных мероприятий проверяются эти аспекты:
Проверяется наличие ошибок в документах. После обнаружения они оперативно исправляются.
Особенности организации внутреннего контроля
Порядок проведения внутреннего контроля в обязательном порядке прописывается в учетной политике предприятия. Зафиксировать порядок в документах можно на этапе создания компании. Альтернативный вариант – издание отдельных актов. Порядок реализации контроля может быть зафиксирован в отдельном приказе.
Контрольные мероприятия исполняются различными путями:
Выбор конкретного пути определяется ожидаемым масштабом работ, возможностями организациями, наличием структурных подразделений, наличием специалистов.
Уровни проведения внутреннего контроля
Внутренний контроль осуществляется на этих уровнях:
Порядок осуществления контроля регулируется положением о работе отдела по контрольным мероприятиям. Работа ревизора будет также регламентирована этим положением. Документ должен быть утвержден приказом руководителя. На его основании базируется работа структурного подразделения.
ВАЖНО! Если Внутренний контроль осуществляется разными сотрудниками и подразделениями, ответственность разграничивается на основании локальных актов, должностных инструкций.
Особенности проведения внутреннего контроля
В процессе проведения контрольных мероприятий используются следующие инструменты:
Финансовый контроль можно доверить специальной комиссии, сторонним компаниям.
Разновидности внутреннего контроля
Комплексный контроль включает в себя эти формы проверочных мероприятий:
ВАЖНО! Текущий и предварительный контроль можно включить в текущую деятельность сотрудников. Последующий контроль имеет смысл доверить сотруднику, который специализируется именно на контрольных мероприятиях.
ВНИМАНИЕ! Желательно исполнить все виды контрольных мероприятий. Для этого к работе приобщаются подразделения, отдельные сотрудники, специальная комиссия. Однако это возможно только в том случае, если компания располагает соответствующими ресурсами.
Предварительный контроль
Предварительный контроль нужен для принятия решения о проведения операции. Занимаются им руководители компании, заместители, главбухи, представители юридического отдела. В рамках предварительного контроля проводятся эти мероприятия:
Предварительный контроль включает в себя анализ соответствия соглашений плану деятельности, проверку всех форм отчетности (бюджетная, статистическая и прочая) до момента подписания документов.
Текущий контроль
Текущий контроль включает в себя повседневное исследование расходования средств, заполнения бухгалтерской документации. Состоит из таких мероприятий, как:
Текущий контроль проводится регулярно. Осуществляется он представителями отделов бухучета.
Последующий контроль
Осуществляется он после завершения той или иной операции. Предполагает проверку всех сопутствующих документов. Рассмотрим методы последующего контроля:
Последующий контроль – заключительный этап внутренней проверки. Желательно поручить его специальной комиссии. Состав ее указывается в соответствующем положении. Если требуется, состав можно изменить. В дальнейшем контроль проводится путем плановых и внеплановых проверок.
Внутренний контроль
Цель этой статьи состоит в том, чтобы обсудить различные вопросы внутреннего контроля, сделав особый упор на темы пункта I6 программы курса «Введение в финансы и управление бизнесом». Нас, в частности, будут особенно интересовать следующие темы учебного плана:
a) Объяснить внутренний контроль и внутреннюю проверку.
b) Объяснять внутреннего финансового контроля в организации.
c) Описать обязанности руководства по внутреннему финансовому контролю.
Кроме того, в статье мы обсудим роль внутреннего аудита и проверок, проводимых в рамках внутреннего аудита, что охватывается темами I2 e) и f) учебного плана.
Определение и цели внутреннего контроля
Доклад Tернбулла, впервые опубликованный в 1999 году, определил внутренний контроль и сферу его действия следующим образом:
«Политики, процедуры, задачи, поведенческие и прочие аспекты деятельности организации, которые в совокупности:
Объяснение Тернбулла подчеркивает положительную роль, которую внутренний контроль призван играть в организации. Способствовать эффективному функционированию – это способствовать улучшению; и, если внедрить их правильно, то процессы внутреннего контроля несут пользу организации тем, что сравнивают вероятные сценарии с изначальными планами и предлагают способы избежать негативного развития событий.
В то же время Тернбулл признаёт, что идеальной системы внутреннего контроля не существует. Поскольку любая организация работает в динамичной среде, некоторые риски из значительных будут эволюционировать в несущественные, а некоторые из новых возникающих рисков может быть сложно или вообще невозможно предвидеть. Поэтому целью любой системы внутреннего контроля должна быть разумная уверенность в том, что организация всё-таки сможет достигать своих целей.
Задачи внутреннего контроля
Внутренний контроль должен выполнять следующие задачи:
Обеспечение эффективности ведения бизнеса:
В организации должны быть внедрены инструменты контроля, которые могли бы обеспечивать бесперебойную работу её процессов и операций. В совокупности такие инструменты должны снизить риск неэффективной деятельности и свести к минимуму опасность того, что организация не сможет достичь своих целей.
Обеспечение сохранности активов:
Используемые организацией инструменты контроля также должны гарантировать, что её активы используются для надлежащих целей и не подвержены риску воровства или использования не по назначению. Такие инструменты контроля нужно применять равным образом как к материальным, так и к нематериальным активам организации.
Предотвращение и выявление мошенничества и других незаконных действий:
Такие правонарушения могут случаться даже в небольших организациях с простыми организационными структурами, а по мере того, как размер и сложность организации увеличиваются, разнообразие мошеннических практик только растёт. Очевидно, что механизмы контроля должны соответствовать этим вызовам.
Обеспечение полноты и правильности учётной информации:
Организация не в состоянии готовить достоверную финансовую информацию, если ненадёжны её системы первичного учёта. Эти системы должны фиксировать первичные операции так, чтобы все их необходимые характеристики были отражены в финансовой отчётности должным образом.
Обеспечение своевременности подготовки финансовой отчётности:
Своевременная сдача достоверной отчётности – это одна из юридических обязанностей любой организации. Вдобавок, многие организации также должны готовить отдельную отчётность для акционеров. Внутренний контроль необходим и для процессов управленческого учёта, без которых невозможно стратегическое планирование, принятие управленческих решений и мониторинг параметров деятельности организации.
Ответственность за внутренний контроль
Во многих небольших организациях – таких как индивидуальные предприниматели или товарищества без ограничения ответственности – ответственность за внутренний контроль находится в руках самих собственников. Небольшой размер этих организаций, как правило, способствует полной вовлечённости собственников в бизнес, и, даже при наличии наёмных сотрудников собственники всё равно хорошо осведомлены о текущих бизнес-операциях и о состоянии бизнеса в целом.
Необходимость в дополнительных механизмах внутреннего контроля растёт по мере роста организации, который влечёт за собой всё более усиливающуюся специализацию. В этих условиях уследить за тем, что и где происходит в бизнесе, становится всё менее реалистичным.
В компаниях с ограниченной ответственностью за создание и функционирование адекватной системы внутреннего контроля отвечает совет директоров. Директора являются по сути агентами акционеров и, действуя в интересах акционеров, несут перед ними ответственность. Поэтому в определённых случаях директора могут посчитать необходимым создать специализированное функциональное подразделение внутри организации, отвечающее за внутренний контроль. Решение о создании такого подразделения будет зависеть от того, насколько ожидаемые в результате выгоды превысят соответствующие затраты.
Директора должны уделить должное внимание среде контроля. Для того, чтобы внутренний контроль достигал своих целей нужна соответствующая культура, которая позволит механизмам контроля надёжно укорениться по всей организации.
Классификация механизмов внутреннего контроля
Механизмы контроля можно классифицировать по множеству оснований. На схеме ниже приведены пять наиболее часто используемых категорий.
Механизмы внутреннего контроля могут быть:
Обязательными или добровольными:
Обязательные механизмы контроля – это те, которым необходимо следовать вне зависимости от обстоятельств. Как правило, они касаются предотвращения случаев нарушения закона или политик организации, а также минимизации угроз жизни и здоровью. Добровольные же механизмы контроля применяются в зависимости от суждения организации или её менеджеров.
Применяемыми по усмотрению или применяемыми всегда:
В некоторых случаях менеджерам может быть предоставлена возможность выбора – применять ли конкретный механизм контроля – в зависимости от субъективной оценки риска. Если такого права у менеджера нет, то контрольный механизм должен применяться всегда.
Ручными или автоматизированными:
Ручные механизмы контроля применяются конкретными сотрудниками, а автоматизированные заранее запрограммированы в системах организации. Некоторые системы сочетают оба вида. Например, при вынесении решения о возможности отсрочки платежа система может предлагать менеджеру по продажам такие варианты: автоматическое «отклонить» для покупателей с низким кредитным рейтингом, автоматическое «предоставить» для покупателей с высоким кредитным рейтингом, и дать менеджеру сделать выбор самостоятельно, если кредитный рейтинг покупателя средний.
Общими или прикладными:
Эта классификация механизмов контроля относится только к информационным системам. Общие механизмы контроля обеспечивают надёжность данных, которые генерируют системы, и помогают добиться того, чтобы они в целом работали в соответствии с их предназначением. Прикладные – это автоматические механизмы контроля, встроенные в информационные системы и предназначенные обеспечить полную и правильную фиксацию данных от момента ввода до вывода.
Распространённые контрольные процедуры
Физические инструменты контроля:
К таким контрольным инструментам относятся способы ограничения доступа в здания, конкретные офисы или к фабричному оборудованию: турникеты на входе, карты доступа или пароли. Прикрутить оборудование к полу чтобы сделать невозможным его вынос – это тоже из разряда физических инструментов контроля.
Разделение полномочий:
Чтобы снизить риск ошибок и мошенничества, обязанности, связанные с денежной наличностью, часто разделены. Например, если бизнес-процесс компании предусматривает получение наличных денег по почте, то вскрытие конвертов в почтовой комнате и запись прихода будут осуществляться разными сотрудниками.
Разделение полномочий уместно и в других областях бизнеса. Например, должности председателя совета директоров и главного исполнительного директора занимают разные люди. Подразделение внутреннего аудита должно быть полностью отделено от финансового департамента с прямым подчинением либо совету директоров, либо комитету по аудиту.
Управленческие инструменты контроля:
Это инструменты, которые находятся в руках менеджеров. Например – анализ отклонений, с помощью которого менеджер, исполняя свои непосредственные должностные обязанности, определяет причины различий между планом и фактом. Управление результатами деятельности подчинённых – это тоже неотъемлемая часть многих управленческих должностей.
Если двигаться ниже по вертикали управления, то на уровне ежедневных операций регулярно выполняются управленческие процедуры надзора. Механизмы контроля, в целом заложенные в организационную структуру компании и её линии соподчинения, называют организационными процедурами контроля.
Арифметические и учётные инструменты контроля:
Сюда относятся такие контрольные процедуры, как различного рода сверки и оборотно-сальдовые ведомости. Их задача – удостовериться в том, что транзакции записаны и учтены с должной достоверностью.
Процедуры контроля, связанные с управлением персоналом:
Все аспекты управления персоналом пронизаны процедурами контроля. Это и проверка квалификации претендентов, и верификация рекомендаций, и проверка потенциальных сотрудников на предмет криминального прошлого или профессиональная переаттестация уже работающих сотрудников.
Внутренняя проверка
Внутренняя проверка – это такая система организации бухгалтерских процедур в организации, в результате которой ни одна бухгалтерская операция не находится под полным и независимым контролем какого-либо одного лица. Обязанности одного сотрудника должны таким образом дополнять обязанности другого, чтобы, по сути, осуществлять непрерывный аудит бизнес-операций.
Необходимые элементы внутренней проверки такие:
• проверке подвергаются ежедневные операции,
• проверки осуществляются постоянно как часть системы,
• работа одного сотрудника является смежной для работы другого.
Если распределить обязанности между сотрудниками таким образом, то никто по отдельности не получает полного контроля над какой-либо операцией.
Внутренний аудит
Определение и цель внутреннего аудита
Внутренний аудит можно определить как независимое структурное подразделение, созданное внутри организации с целью проверки и оценки её деятельности. Внутренний аудит позволяет руководству компании более эффективно исполнять свои функции. То есть внутренний аудит снабжает руководство анализом, оценками, рекомендациями, советами и в целом информацией об изученных им областях и процессах организации.
Задачи внутреннего аудита
Формальный список задач внутреннего аудита может включать все или несколько пунктов из следующего списка:
Зачем нужен внутренний аудит?
Важность внутреннего аудита была отмечена ещё в докладе Тернбулла. В нём указано, что те публичные компании, в которых по каким-либо причинам нет специального подразделения внутреннего аудита, должны как минимум раз в год рассматривать вопрос о необходимости его создания. Одновременно с этим те публичные компании, в которых подразделения внутреннего аудита уже есть, должны не реже раза в год обращаться к вопросу о его полномочиях, сфере применения и обеспеченности ресурсами.
Согласно докладу Тенрбулла потребность в отдельном подразделении внутреннего аудита зависит от ряда факторов:
Внутренний аудит и внутренний контроль
Внутренний аудит – это внутренняя, но независимая оценочная функция. Хотя сотрудники службы внутреннего аудита и являются, как правило, сотрудниками компании, они должны работать независимо от руководства, чтобы их анализ, суждения и рекомендации оставались как можно более беспристрастными. Глава подразделения внутреннего аудита должен подчиняться напрямую либо совету директоров, либо комитету по аудиту. Некоторые организации заходят настолько далеко, что передают функционал внутреннего аудита внешним профессиональным фирмам.
Внутренняя аудиторская проверка – это оценка системы внутреннего контроля, и, по сути, сама по себе является инструментом управленческого контроля, позволяющая оценить соответствие внутреннего контроля заданным стандартам.
Ключевые риски:
Внутренний аудит проверяет и оценивает состояние системы внутреннего контроля в зависимости от ключевых рисков, затрагивающих организацию. Цель заключается в том, чтобы проверить, насколько имеющиеся инструменты контроля позволят нивелировать риск, если он материализуется. Заключения и рекомендации соответствующих отчётов внутреннего аудита должны помочь руководству критически оценить имеющиеся инструменты контроля и, если нужно, пересмотреть их дизайн.
Финансовая и операционная информация:
Внутренний аудит может проверить эту информацию на предмет её правильности, своевременности и применимости. Специальное тестирование позволяет оценить, насколько информация правильно отражает то, что она должна отражать, и насколько она подходит в качестве основы для принятия решений руководством и прочими заинтересованными сторонами.
Соответствие законодательству и прочим нормам:
В настоящее время всё больше организаций сталкиваются с необходимостью внедрения стандартов соответствия законодательству и иным нормам. Это может быть продиктовано необходимостью соответствовать как требованию закона, так и другим, зачастую внутренним, стандартам. Внутренний аудит помогает оценить, насколько такое соответствие действительно имеет место. В этом отношении фронт работ внутреннего аудита только расширяется по мере того, как организациям приходится соответствовать не только профессиональным или отраслевым стандартам, но и стандартам в области охраны окружающей среды.
Виды внутреннего аудита
В ходе исполнения своих обязанностей внутренние аудиторы могут столкнуться с необходимостью проводить разные виды аудита.
Операционный аудит – это проверка эффективности организационных процессов. Это оценка реальной деятельности компании по сравнению с заранее заданными параметрами.
Системный аудит проверяет, насколько правильной является информация, получаемая из информационных систем организации. Тесты на соответствие проверяют, насколько правильно применяются механизмы контроля. Тесты по существу призваны убедиться в правильности сумм, и их можно использовать для того, чтобы найти в системах ошибки и упущения.
Аудит транзакций или антикоррупционный аудит призван выявить мошенничество или другие незаконные или преступные действия. Однако его сферу можно расширить, включив проверку на непредвзятость, прозрачность и справедливость принимаемых организацией решений – тех областей, которые часто относят к социальному аудиту, который в целом может включать в себя любые аспекты корпоративного управления.