в чем удобно хранить документы формата а4 дома
Хранение документов и архивов
Абсолютное большинство документов, которые необходимы для работы компании каждый день, существуют в электронном варианте или занимают не так много места на полках в офисе. Однако многие договора, акты и другие бумаги с подписями и чеками должны быть напечатаны, и необходимость хранить их в течение нескольких лет закреплена на законодательном уровне. Рано или поздно таких бумаг накапливается много и встает вопрос об архивном хранении документов. Они могут потребоваться в случае возникновения споров или претензий, и чтобы защитить интересы своей фирмы, нужно сейчас позаботиться о том, чтобы бумаги были систематизированы и хранились в оптимальных условиях.
Свои услуги по хранению документов в архиве предлагает Self Storage сервис «Кладовкин». Все наши помещения отлично подходят для сохранения бумаг в их исходном виде. Температура и влажность контролируются автоматически современной системой климат-контроля. Благодаря регулярной влажной уборке и продуманной системе вентиляции на складах не скапливается пыль, и отсутствуют посторонние запахи. Вы можете арендовать один или несколько боксов для хранения документов на любой срок. Мы рекомендуем упаковывать все бумаги в коробки, маркировать с указанием даты и типа. В случае необходимости мы готовы помочь с правильной организацией вашей документации.
Не знаете, какой размер бокса нужен?
Маленькие боксы лучше всего подходят для хранения ценностей, которые хотите обезопасить от краж или затопления во время командировки или отпуска, или личных вещей, которые вам временно не нужны.
Как хранить документы, где хранить документы?
Документы всегда сопровождают человека, начиная с рождения человек получает свидетельство о рождении, в котором указаны кто его родители, пол, имя, гражданство. Далее ребёнок наблюдается в поликлинике и заводят карту с информацией о здоровье, плановых прививках.
Для того, чтобы пользоваться медицинскими услугами в России бесплатно, необходим полис обязательного медицинского страхования (сокращённо ОМС).
Человек платит за квартиру, машину, оплачивает различные услуги, печатает фотографии всё это документы, которые необходимо как-то хранить в квартире.
Все люди разные и всем по-разному удобно хранить документы. В нашей статье рассмотрим всевозможные варианты хранения документов. План наведения домашнего порядка по систематизации документов.
Организация хранения документов дома
Прежде всего кладём все документы на рабочую поверхность. Документы и чеки со старыми датами, например, оплата за квартиру, домофон, дата которых 3-5 лет назад можно выкинуть в мусорное ведро, чтобы не собирать хлам в квартире. Старый загранпаспорт, полис, проездные документы срок действия, которых истёк, тоже не нуждается в хранении.
Раскладываем документы по видам: ценные бумаги, семейные, бытовые приборы, договора, счёта, документы на машину, визитки и банковские карточки.
Разложите документы по видам
Как хранить визитки и банковские карточки?
С течением жизни человек пользуется разными видами услуг, чтобы не забыть место расположение, возможно иметь скидку, а главное телефон фирма имеет визитку.
Визитки, банковские карточки, которыми часто пользуется человек оставляем в кошельке.
Карточки, которыми часто пользуетесь, удобно хранить в кошельке
Кошелёк лучше всего брать большой прямой, по размеру денежной купюры с кармашками для того, чтобы вставлять визитки. Материал, цвет и фактура по желанию. Кожаные кошельки стоят дороже, но в носке они не очень практичные, появляются сколы и трещины.
Где хранить?
Визитки, которые нужны изредка складываем в визитницу. Визитницу лучше всего хранить на видном месте, чтобы всегда ей могли воспользоваться все члены семьи, например в коридоре на журнальном столике или ящике стола, на полке возле компьютера или в галошнице.
Визитница для хранения карт
Обычно в галошнице хранят обувь, но плоские галошницы с отсеками подходят также для хранения других предметов, например можно хранить зонты, тапочки, пакеты, очки и расположить визитницу.
Хранение документов в галошнице
При открытии денежного вклада в банке в обязательном порядке выдают пластиковую карточку. Человек может принести в банк денежную сумму и положить под процент на год, карточка ему не нужна. Поэтому данную карточку убираем вместе с документами по вкладу в файл и в свою личную папку.
Как хранить инструкции к бытовым приборам?
Человек за свою жизнь приобретает много разных приборов для себя: плойка, бигуди, фен, сотовый телефон, автомобиль, покупает приборы для дома: хлебопечка, тостер, микроволновка, утюг, отправитель и другие приборы пользования. Ко всем приборам, есть инструкция по применению. До того, как пользоваться товаром необходимо прочитать инструкцию по его эксплуатации, знать, что можно делать, а что делать нельзя, какой срок гарантии, возврата товара?
Рассмотрим, как и где хранить инструкции к бытовым приборам.
Прежде всего нужно заняться сортировкой, разложить на маленькие, средние и большие. Инструкции к приборам, которых уже нет в наличии можно выкинуть.
Коробка из под обуви.
Берём обычную картонную коробку из под обуви. Размер коробки зависит от того, сколько документов имеется. Если инструкций много, то лучше всего использовать длинную коробку из под зимних сапог.
Чтобы коробка служила долгое время, лучше обклеить её пакетом, упаковочной бумагой или использовать скотч.
Хранение документов дома: как и где правильно хранить бумаги
Со временем у нас накапливается все больше бумаг, деловых и личных, и рано или поздно, но возникает вопрос о том, где же их держать. Поэтому ниже мы всесторонне рассмотрим хранение документов дома: как его организовать, что при этом использовать, чему отдать предпочтение и так далее.
Почему порядок так важен
Для вышеперечисленного нужно найти место, причем максимально подходящее. Зачем? Сразу по нескольким причинам:
Чтобы бумаги не торчали из каждого ящика многострадального комода и, уж тем более, не захламляли комнату, в которой и так зачастую не хватает свободного пространства.
Чтобы точно знать, где что лежит, и не тратить драгоценное время на поиски понадобившегося файла.
Чтобы защитить договоры со свидетельствами от порчи, ведь восстановление столь важных вещей либо долго длится, либо вовсе невозможно.
Чтобы уберечь информацию от любопытных взглядов (чтобы посторонний человек не мог случайно или намеренно ознакомиться с содержанием проекта или личного письма).
Чтобы успеть быстро забрать бумаги вместе с другими ценностями при экстренном покидании жилья, допустим, в случае утечки газа или пожара.
Причин хватает, и они весомые, но порядок не возникнет сам по себе, только из-за желания его создать, поэтому рассмотрим, как же его добиться.
Как организовать хранение документов дома
Есть сразу несколько эффективных решений: так, можно расставить папки по полкам, сложить их во вместительные короба или спрятать в запираемых на замки ящиках. Но в первую очередь следует разобраться, а все ли из накопившегося вам так уж необходимо, то есть:
1. Тщательно перебрать архив.
2. Без особенных сожалений выбросить то, что уже стало неактуальным.
3. Каталогизировать то, что осталось.
Вот увидите, уже после второго шага вы серьезно облегчите себе задачу. Потому что обнаружите, как то, что имело важное значение 10 лет назад, к сегодняшнему дню превратилось, грубо говоря, в мусор.
Обычно, при организации хранения документов дома, можно смело отправлять в корзину:
Чеки на те покупки, срок возврата которых уже давно истек.
Квитанции «старше» 3 лет – это их предельный возраст.
Уведомления от налоговых органов, сообщающие, что пора предоставлять отчетность.
Потерявшие актуальность инструкции или гарантийные талоны.
Хотя такие вещи, как контракты, могут сохранять свою юридическую силу на протяжении лет или послужить доказательством правоты в будущем, как письмо от приставов, с подтверждением неуплаты алиментов. Так что важно подойти к вопросу со всей ответственностью и внимательно просмотреть то, от чего собрались избавляться.
Наводим порядок – осуществляем сортировку
Она действительно необходима, чтобы обеспечить удобное хранение документов дома, способы ее выполнения могут быть разными, но все они основываются на выявлении и выбрасывании ненужного.
Эта процедура будет особенно полезна для излишне запасливых людей – для тех, кто когда-то взял за привычку откладывать буквально каждый чек, оказавшийся в их руках, не говоря уже о чем-то более серьезном. И в итоге накопил такой архив, что на поиск чего-то действительно важного, например, договора с провайдером или справки из ЖКХ, потребуются даже не минуты, а часы времени. Помните, бережливость не должна граничить с абсурдом.
Итак, что же делать? Выше мы уже определились, что нужно просмотреть все имеющиеся бумаги, буквально по одной, и безжалостно выбросить те из них, которые уже неактуальны. С другой стороны, необходимы идеи хранения документов, не имеющих срока давности, а есть и такие:
Свидетельства о рождении или вступлении в брак, завещания и прочее, связанное с семейными делами.
Подтверждения права владения машиной или недвижимостью.
Дипломы и аттестаты об образовании, трудовые книжки, пенсионные удостоверения.
Выписки и справки из больницы, заключения об обследовании; сюда же можно добавить и квитанции из частных медучреждений, но учтите, что их используют для оформления страховых выплат лишь в течение 2 лет с момента их получения.
Все, что заверено нотариально и имеет юридическую силу.
Гарантийные талоны даже на самые дорогие покупки обычно действительны 12 месяцев (если в них не указан более долгий срок), после чего от них стоит смело избавляться. С чеками на коммунальные услуги, а также помощь врача, адвоката, преподавателя немного другая история: они актуальны от 3 до 5 лет, но по истечении этого времени все равно должны отправляться в корзину.
Систематизация
Основа для хранения бумаг дома, согласно которой все документы нужно упорядочить, то есть разделить по категориям. И вот тут есть 3 подхода.
У каждого члена семьи есть свой персональный ящик, в который человек может сложить все необходимое. Здесь каталогизация обычно выполняется для родителей, детей и даже домашних животных. Опять же, упрощает жизнь, но стоит учитывать, что в таком варианте у мамы с папой со временем может накопиться гораздо больше свидетельств и справок, чем у Шарика.
Проводится классификация бумаг по частоте их использования. Они делятся на архивные «вечные» (фото, техпаспорт на квартиру), базовые, необходимость в которых возникает периодически (водительское удостоверение, медкарта, диплом), и текущие активные, воспользоваться ими придется в ближайшее время (квитанции, чеки).
Все перечисленные способы хранения документов могут подвергаться индивидуальным «доработкам» – в зависимости от конкретной ситуации. Но даже в своем базовом виде каждый из них полезен, так как существенно экономит время на поиск срочно понадобившейся справки или не дает свидетельству о рождении затеряться на антресолях.
Какому бы методу вы ни отдали предпочтение, необходимо помнить, что рабочие и личные бумаги стоит держать отдельно или как-то разделять между собой. В принципе, чем больше параметров сортировки, тем лучше, но в разумных пределах – важно не переборщить и рационально использовать имеющееся место, чтобы не было так, что в большом ящике лежит всего лишь одна маленькая выписка.
Системы хранения документов дома
Определяясь, куда сложить все необходимое, люди обычно выбирают банальные варианты: один человек остановится на верхних полках шкафа, другой – на выдвижном отделении комода. Есть и более оригинальные решения вроде отцовского чемодана-дипломата, антресоли или бабушкиной коробки из-под обуви.
Путаница недопустима, поэтому мы расскажем, в чем хранить документы так, чтобы они не портились, так, чтобы это было действительно удобно. Популярных вариантов 5, и мы не только их перечислим, но и рассмотрим особенности, преимущества, недостатки каждого.
Ящики для бумаг
Существует огромное их разнообразие, и классифицируются они по целому ряду параметров:
По расположению – отдельностоящие и встроенные в мебель.
По исполнению – открытые или с крышкой, выдвижные, запираемые на замок.
По материалу изготовления – из металла, дерева, пластика, картона.
И это не считая богатства размеров – встречаются как миниатюрные, так и очень габаритные модели, – и даже широты дизайна.
По сути, это универсальная и даже классическая идея, как хранить документы, которую можно дополнить и улучшить. Ее плюс в том, что не составит труда подобрать вариант под любой бюджет. При этом листы, корешки, файлы будут неплохо защищены от внешних воздействий. Также можно установить в боксе разделители и не бояться того, что договоры смешаются с проектами, а водительское удостоверение попадет к снимкам прошлых лет. Минус в том, что пространство не всегда используется с максимальной рациональностью, ведь и сам ящик тоже нужно где-то размещать – либо встраивать в шкаф или стеллаж, либо складировать в личном кабинете, спальне или другом подходящем помещении.
Папки для документов
Это ответ на вопрос о том, как хранить файлы: для бумаги предусмотрены максимально простые варианты. И они же самые дешевые и, внимание, удобные с точки зрения каталогизации – сразу по нескольким причинам:
Занимают мало места сами по себе.
Бывают самых разных цветов, что дополнительно упрощает сортировку.
Без труда прячутся в бюро и шкафы, в кейсы и боксы.
Не дают листам мяться и растрепываться.
Есть сравнительно объемные их варианты, с твердыми обложками и солидным дизайном, и даже похожие на портфели модели. Выбор широк, но минус в том, что степень защиты от внешних воздействий у папок минимальная, да и любая из них все равно проигрывает ящику или другим конкурентам по вместительности.
Коробки
Вот еще один способ того, как удобно хранить документы дома в порядке: идеи в данном случае сводятся к тому, из какого материала бокс купить — из пластика или картона. Первый дороже стоит и тяжелее, но гораздо долговечнее и выдерживает больший вес, поэтому мы советуем остановиться именно на нем.
Дизайн может быть самым разным – как с уже предусмотренными разделителями, разбивающими свободное пространство на несколько отделов, так и без них (чтобы вы потом могли размещать их там, где хотите).
После этого можно будет рассортировать папки по выбранным коробкам, причем их нужно будет именно ставить, а не класть – сразу по двум причинам:
Вертикально их войдет больше (полезный объем используется рациональнее).
Стопка не очень практична, потому что верхние ее предметы будут давить на нижние.
Органайзеры
А вот ответ на вопрос о том, как систематизировать документы дома, по крайней мере, те из них, которыми вы будете пользоваться регулярно, допустим, работая вечерами в своем кабинете.
Популярных вариантов его исполнения сразу несколько:
Доска, с ящичками, ячейками, кармашками, крючками – удобная для стикеров, чеков, снимков и вообще для множества разных мелочей. Сама она может быть магнитной (что делает ее еще практичнее, но дороже) или обычной пробковой. Единственный недостаток – может занимать много места на стене.
Подвесная модель типа корзины, снабженная несколькими отделениями: в первое вы сможете вставить папки с архивными делами, во втором – оставить тот договор, над которым трудитесь прямо сейчас, в третьем – сертификаты и так далее. Хороша с точки зрения сортировки, но компактность является ее относительным минусом.
Ящик, но уже декоративно оформленный и уже имеющий несколько встроенных разделителей – делает возможным хранение документов на столе, естественно, не всех, а только тех, что у вас в работе. Степлеры, печати и другие небольшие предметы в нем вы тоже расположите без труда, но размеры такого вместилища серьезно ограничены – это вариант для самого нужного.
Какой бы модели вы ни отдали предпочтение, на первое место всегда выйдет комфорт. Это решение для регулярно используемых деловых бумаг, которые важно не смешивать между собой. При правильном подходе найти любую из них на доске, в подвесной корзине или боксе можно будет за считаные секунды, быстрее всего. Правда, при этом они сравнительно плохо защищены от внешних воздействий и посторонних взглядов.
Сейфы
А это уже ответ на то, как правильно хранить документы дома, если они обладают практической ценностью или являются предметами коммерческой тайны. Несгораемые ящики или шкафы с хорошими замками будут самыми надежными решениями. Их преимущества очевидны – они:
Уберегают файлы от огня или влаги.
Не дают злоумышленникам завладеть дорогим (или просто важным) имуществом.
Позволяют спрятать проекты и контракты от любопытных глаз.
При этом они традиционно объемны – в них не проблема уместить большое количество папок или даже портфелей. Минусом же является их большой вес и дороговизна, хотя последний недостаток относительный: за годы использования любой отличный сейф стократ себя окупит – хотя бы тем спокойствием, которое он подарит своему владельцу.
Удобное хранение домашних документов в электронном виде: идеи
Отсканируйте паспорта всех членов семьи, а также свидетельства о рождении или о вступлении в брак. Тогда, в случае утери или порчи чего-то из этого списка, потерю можно будет сравнительно быстро восстановить по существующей копии. А после добавьте их в облачное хранилище Гугла или Яндекса и отдельно сбросьте на флешку – чтобы у вас было сразу два источника для восстановления.
Сложите в один из органайзеров гарантийные талоны и инструкции ко всей бытовой технике. Если какими-то из них вы не пользуетесь, отсканируйте их, спрячьте физические носители подальше и смело выбрасывайте, когда пройдет 12 месяцев с момента их выдачи.
А как вы храните документы дома? Наверняка некоторые из них можно перевести в электронный вид, и это будет сразу в нескольких смыслах практичное решение:
Какие угодно брошюры и листы достаточно комфортно читать с монитора, тем более что их в любой момент можно увеличить или уменьшить по желанию;
Маленький файл MS Word или Excel успешно заменяет собой целый ворох каталогов с теми же строительными или декоративными материалами, и необходимую информацию в нем вы найдете гораздо быстрее.
Кстати, большинство инструкций на все модели бытовой техники и так уже лежат в интернете – на сайтах ее производителей – остается лишь скачать нужную, даже сканировать ничего не потребуется.
Другие способы организации хранения документов дома: идеи с фото
Помимо уже рассмотренных вариантов, для упорядочивания бумаг можно приобрести:
Как организовать хранение личных документов и квитанций: советы от Мари Кондо
Организация хранения вещей – не только модная тенденция, но и необходимость в условиях современного мира. Воспитание детей, работа, приготовление ужина или встреча с друзьями в кофейне – все это требует значительного количества времени. На организацию бытовых вопросов его уже часто не хватает.
Не менее важным является и вопрос хранения бумаг и документов. Сколько времени займет поиск прошлогодней квитанции за свет?
Навести порядок и избавиться от лишних документов просто. Достаточно воспользоваться рекомендациями от Мари Кондо, известного автора методики организации пространства.
Категории документов
Эксперт по домашней уборке и популярный автор книг рекомендует выделить три категории документов:
К первой группе относятся та информация, которая необходима на протяжении всей жизни. Вторая – всевозможные документы, актуальные до определенной даты. Третья группа – все, что подлежит уничтожению.
Хранить документы Мари Кондо рекомендует в вертикальных лотках, что существенно экономит пространство.
Система этого известного автора идеальна, но для применения в условиях российских реалий требует внесения некоторых изменений, учитывающих актуальное законодательство и традиции документооборота.
Сократить время на поиски документов позволит введение дополнительных подкатегорий для второй группы:
В большинстве случаев достаточно этих четырех подкатегорий.
Если в стопке оказалось 5-20 страниц, разбивать на дополнительные группы не следует. Поиск нужного документа займет считанные минуты. Если в пачке более 30 листов, изучите содержание каждого и определите, что можно сохранить в электронном виде, а что можно выделить в дополнительную подкатегорию, например, переписку с определенной компанией, договор и остальную документацию при оформлении страховой выплаты.
Хранить вечно
К этой категории относятся все документы, которые выдаются на протяжении жизни один раз:
В случае утери их восстановление требует времени и значительных усилий.
Обзаведитесь сейфом
Хранение «вечных» документов требует соблюдения определенных правил безопасности. Специализированные шкафы в домашних условиях занимают много места. Рассмотрите возможность покупки огнестойкого сейфа или аренды банковской ячейки.
Отсканируйте их и сохраните резервные копии в «облачных хранилищах». Так вы сможете получить доступ удаленно и в любой экстренной ситуации. Не забывайте о мерах безопасности: используйте надежные пароли, которые не смогут подобрать другие люди.
Хранить 3 года
В соответствии с действующим российским законодательством, для многих случаев установлен срок исковой давности 3 года. Поэтому некоторые документы следует хранить именно на протяжении этого периода.
Например, был заключен кредитный договор. Последняя выплата была произведена в декабре 2018 года. В таких случаях рекомендуется обратиться в банк за выпиской и справкой о полном погашении долга. Все документы: договор, квитанции, выписка и справка, должны храниться до января 2022 года. В случае возникновения претензий со стороны банка или третьих лиц вы сможете подтвердить факт погашения и отсутствия долга.
Аналогично ситуация выглядит и с налоговыми документами. Срок исковой давности также составляет 3 года. Именно в течение этого периода следует хранить квитанции об оплате, налоговые декларации и документы, подтверждающие право на получение вычетов или льгот.
Сюда же следует отнести:
Если договоры купли-продажи недвижимости или транспорта не использовались для заполнения налоговой декларации, их следует хранить как можно ближе к «вечным» на протяжении всего периода владения собственностью.
Важно: все чеки следует периодически сканировать и переводить в цифровой вид или делать ксерокопии. Дело в том, что через небольшой промежуток времени чернила обычно выцветают, а это грозит потерей подтверждающей информации об очередном платеже, например, по кредиту.
Документы с фиксированной датой
В эту категорию следует отнести договоры и документы, подразумевающие наличие гарантийных сроков: на установку пластиковых окон, дверей, пожарной сигнализации, услуги ремонта помещения, покупку бытовой техники.
Разложите их по файлам, упорядочивая по типу и дате окончания. При возможности отсканируйте их и храните в электронном виде.
Хранить 1 год
Эта категория в основном состоит из ежемесячных отчетов и счетов. Хорошее правило – организовать их хранение на протяжении года, а в следующем году каждые 6 месяцев избавляться от части прошлогодних бумаг.
Хранить 30-45 дней
К этой группе относятся:
Чеки из банкоматов и выписки с карт можно выбросить сразу после проверки информации. Чеки, подтверждающие оплату коммунальных услуг, следует отнести к предыдущей категории. Хранить их лучше, упорядочивая по датам.
Важно: все буклеты, проспекты, вырезки из газет, которые действительно нужны, лучше отсканировать и хранить в электронном виде. В этом случае объем бумаг существенно сократится. Инструкции на бытовую технику и электронику можно скачать через интернет, а напечатанные – выбросить.
Организация хранения
Все документы, кроме «вечных», можно хранить в файлах или папках, разбитых по категориям, подкатегориям и упорядоченных по срокам.
Можно заказать письменный стол, где один ящик будет предназначен для хранения документов.
Используйте возможности визуализации: определите соответствие цвета и темы.
Такой способ требует небольших вложений на покупку стикеров, файлов или папок-конвертов определенных цветов, но это позволит сократить время на поиски и упорядочить документы.
Инвентаризация
Проверять документы на актуальность можно раз в год или полгода. Такой подход поможет поддерживать порядок и актуальность документов.
Не забывайте о возможности хранить все документы в электронном виде. Современные технологии и требования безопасности гарантируют сохранность и конфиденциальность информации при отсутствии огромных стопок бумаг.