в чем смысл стандартизации и унификации документа
Что такое унификация и стандартизация документов и их основные принципы простыми словами
Повторяемость применяемых документов позволяет провести их унификацию с целью создания условия для последующей стандартизации. Это позволяет снизить разнообразие применяемой документации и оптимизировать процесс документооборота.
В статье разберемся, что означают эти два понятия, каковы их ключевые принципы, цели и порядок реализации на предприятии.
Что такое унификация документов
Управленческая деятельность в организации не обходится без составления и использования различного рода документов. Многообразие рабочих ситуаций заставляет менеджеров искать различные пути их урегулирования, что, в свою очередь, нередко приводит к возникновению большого количества служебных (деловых) бумаг. Однако при более внимательном изучении становится ясно, что в управленческой практике многие ситуации имеют свойство повторяться. Такая повторяемость позволяет унифицировать документы, создавая условия для их последующей стандартизации.
Унификация рабочих документов предусматривает выявление единообразия – как формального, так и содержательного, – проявляющегося при совершении однотипных управленческих действий.
Стандартизация рабочих документов считается логическим продолжением их унификации и состоит в нормативном закреплении общих (единых) закономерностей, характерных для большинства служебных бумаг. При этом указанные закономерности, присущие рабочим документам, обнаруживаются в процессе проведения их унификации.
Унификация преследует такие важные цели:
Смысл унификации в делопроизводстве сводится к устранению чрезмерного разнообразия применяемых документальных шаблонов. При этом важная роль отводится обеспечению содержательного и формального единства служебных (деловых) бумаг.
Унифицируются не только общая структура документов, но и языковые конструкции, используемые при их составлении.
Критерием для такой унификации может являться характер типовых процедур, совершаемых в рамках работы со служебными бумагами (речь идет о процедурах обработки, учета, а также хранения).
Основные принципы
Унификация выполняется в соответствии со следующими важными принципами:
Что такое стандартизация
Стандартизация служебных бумаг тесно связана с их унификацией.
Если унификация нацелена на выявление единообразия используемых бумаг, то стандартизация сводится к закреплению обнаруженных закономерностей в нормативно-правовых актах.
Иными словами, унификация и стандартизация – это процедуры, которые взаимно дополняют друг друга.
Стандартизация документов выражается в издании и распространении новых стандартов, регламентирующих оформление и заполнение.
Это может сопровождаться отменой или модификацией ранее действовавших стандартов.
D РФ стандарты бывают государственные (обозначение – ГОСТ Р), межгосударственные (обозначение – ГОСТ), а также отраслевые (обозначение – ОСТ). Кроме того, существуют стандарты, которые действуют внутри конкретных предприятий (обозначение – СТП).
Ключевые принципы
Стандартизация осуществляется согласно следующим ключевым принципам:
Вышеперечисленные принципы должны действовать при выработке, издании, распространении и применении стандартов, регламентирующих заполнение и оформление документации.
Стандартизация и процесс стандартизации.
Стандартизация — это установление и применение правил с целью упорядочения деятельности в определенной области на пользу и при участии всех заинтересованных сторон, в том числе представителей органов власти, представителей организаций по разработке стандартов, представителей промышленности и прочие заинтересованные стороны.
В настоящее время практически нет экономической деятельности, которая частично или полностью не отражалась бы в процессе стандартизации. Всемирное признание стандартизации тесно связано с экономической глобализацией и трансформацией процессов регулирования на национальном, региональном и международном уровнях.
Стандартизация помогает сократить, упростить и упорядочить вопросы, которые могут стать разнообразными, сложными и хаотичными, если их не контролировать. Это процесс разработки, выпуска и внедрения стандартов. Стандартизация создает ценность на многих уровнях. Результатом процесса стандартизации является создание стандартов.
Массовое производство стало возможным только благодаря стандартизации.
Процесс стандартизации часто определяется как степень формализации и соблюдения рабочих правил, политик и операционных процедур.
Стандартизация также определяется как деятельность по установлению, с учетом фактических или потенциальных проблем, положений для общего и многократного использования, направленных на достижение оптимальной степени порядка в данном контексте. Важными преимуществами стандартизации являются повышение пригодности продуктов (включая услуги) и процессов для их предполагаемого использования, предотвращение торговых барьеров и содействие технологическому сотрудничеству.
Стандартизацию можно охарактеризовать как «деятельность по установлению стандарта». Стандартизация в различных стандартах подчиняется определенным правилам.
Ниже приведены основные цели процесса стандартизации.
Любой продукт, процесс или услуга предназначены для удовлетворения требований пользователя. Иногда ожидания пользователей могут расходиться с фактической целью. Кроме того, пользователям часто бывает сложно определить желаемое качество процесса, продукта или услуги. Процесс стандартизации помогает определить оптимальные параметры производительности и метод оценки соответствия продукции.
Стандартизация также помогает в установлении условий использования процесса, продукта или услуги, поскольку в противном случае любой отказ процесса, продукта или услуги из-за неправильного использования может быть отнесен пользователями на счет недостатка или отсутствия качества процесса, продукта или услуга.
Уменьшение разнообразия является одной из основных целей стандартизации, и оно помогает оптимизировать количество размеров, сортов, состава и методов для удовлетворения преобладающих потребностей.
Стандартизация помогает в установлении совместимости между различными машинами или подсистемами и позволяет расширять возможности и обмениваться информацией между различными системами. Совместимость между различными компонентами и функциями, созданная посредством стандартизации, в свою очередь, обеспечивает совместимость и согласованность интерфейсов. Это также помогает упростить общение.
Стандартизация может обеспечить определенный уровень качества продукции. Стандарты качества продукции должны быть подготовлены с упором не только на потребности организации, но и на удовлетворение потребностей клиентов. Эти стандарты должны удовлетворять требованиям применяемых процессов, а также требованиям безопасности и охраны окружающей среды для выполнения нормативных и обязательных законодательных требований.
По самому своему определению, стандартизация направлена на достижение максимальной общей экономии. Он предназначен для повышения производительности и предоставления руководству большего контроля над производительностью. Самым популярным показателем производительности является стоимость выполнения процесса. Хотя это не менее важно, часто также принимается во внимание качество результатов. Преимущества стандартизации, помимо прямых затрат и улучшения качества, включают:
процесс становится более надежным, а различия в качестве уменьшаются,
меньшие затраты на разработку новых инновационных методов, а также на администрирование процессов, и
становится проще сравнивать результаты деятельности различных отделов организации.
Основными коммерческими преимуществами стандартизации являются
соответствие нормативным требованиям и
повышение доверия потребителей.
Стандарты приносят пользу разным слоям общества.
Для производителей продукции стандартизация рационализирует производственный процесс. Это устраняет или сокращает ненужные затраты материала или рабочей силы. Это снижает запасы сырья и готовой продукции, а также стоимость производства.
Для потребителей продукции стандартизация обеспечивает качество приобретаемых товаров и получаемых услуг. Это обеспечивает лучшее соотношение цены и качества. Это также удобно для разрешения споров, если таковые имеются, с поставщиками.
Для трейдеров стандартизация обеспечивает работоспособную основу для принятия, отклонения товаров или последующих споров, если таковые имеются. Это сводит к минимуму задержки, переписку и т. д. В результате неточной или неполной спецификации материалов или продуктов.
Для технологов стандартизация является отправной точкой для исследований и разработок для дальнейшего совершенствования технологии производственных процессов с целью повышения эффективности процессов и производства более качественной продукции с неизменным качеством.
Основы процесса стандартизации
Есть пять принципов процесса стандартизации. Эти принципы включают
надлежащую правовую процедуру,
право на подачу апелляции и сбалансированность.
Эти принципы показывают, что процесс стандартизации определяется рынком и вводит сдерживание и противовесы на протяжении всего процесса стандартизации, чтобы обеспечить справедливость, широту и рыночную актуальность стандартов.
Результатом процесса стандартизации является создание стандартов. Идеи стандартов возникают по-разному. Лидер рынка может решить, что пора стандартизировать свою технологию для роста рынка. Отстающий рынок может захотеть создать стандарт, чтобы догнать его конкурентов. Поставщики периферийных устройств могут понять, что они могут сэкономить на расходах, если стандарт совместимости может использоваться всеми. Возможно, возникла проблема безопасности. Или новая и многообещающая технология может получить широкое распространение, если будет стандартизирована.
Принципы, лежащие в основе подготовки стандарта или поправки к существующему стандарту, включают
выполнение общепризнанных потребностей промышленности, торговли, технологий и других секторов,
защиту интересов как производителя, так и потребителя.
представление максимально возможного консенсуса во мнениях между всеми заинтересованными сторонами,
стремление к максимальной общей экономии за счет лучшего использования ресурсов, и
возможность периодического пересмотра и поправок, чтобы стандарт мог быть постоянно обновляется, чтобы отражать последние достижения в области технологий и постоянно меняющиеся условия окружающей среды.
Для производства стандартов высокого качества и целостности организация по стандартизации должна иметь повторяемый, документированный, проверенный процесс. Процесс создания стандартов кажется сложным и утомительным.
Процесс подготовки стандарта или изменения существующего стандарта обычно состоит из нескольких этапов.
Первый шаг состоит в появлении предложения о новом стандарте, пересмотре или поправке к существующему стандарту. Предложение может исходить от представителя любого сектора экономики.
Дирекция организации по стандартизации предварительно изучает предложение, чтобы определить, соответствует ли оно основополагающим принципам подготовки стандартов.
Совет подразделения организации по стандартизации решает одобрить или отклонить предложение о подготовке нового стандарта или поправки к существующему стандарту.
После утверждения советом подразделения работа по разработке стандарта передается существующему техническому комитету.
Этот комитет выполняет максимум работы по подготовке проекта стандарта.
Технический комитет должен работать в рамках руководящих политик и процедур по подготовке стандартов. Члены комитета должны обладать хорошими техническими знаниями о том, что следует стандартизировать. Кроме того, они должны понимать, что для подготовки стандарта требуется консенсус, в котором должны быть учтены мнения различных сторон. Кроме того, в комитете требуется баланс членов, которые могут представлять потребности как поставщиков, так и потребителей.
Технический комитет готовит проект стандарта или, альтернативно, комитет может назначить подкомитет или группу для подготовки проекта.
После того, как проект был подготовлен, технический комитет тщательно его рассматривает и затем передает в секретариат для редактирования и широкого распространения.
Проект широко распространяется. Целью широкого распространения является информирование всех заинтересованных лиц в стране или за рубежом, которые могут быть затронуты проектом, и возможность критического обзора и комментариев.
Комментарии к проекту систематически изучаются техническим или секционным комитетом. В свете обсуждений в комитетах, окончательная версия проекта составляется секретариатом с учетом комментариев, принятых техническим или секционным комитетом.
Окончательная версия проекта представляется на утверждение совету подразделения и, наконец, общему совету или его председателю. После утверждения этими ведомствами проект приобретает статус стандарта.
Утвержденный стандарт затем публикуется секретариатом, а опубликованный стандарт затем публикуется для продажи. Организация по стандартизации широко освещает новый стандарт или поправку к существующему стандарту.
Стандарт после публикации или пересмотра вводится в действие. На этапе сопровождения стандарта обычно обнаруживается, что обновления стандарта необходимы из-за достижений в технологии. Процесс обновления стандарта осуществляется путем внесения поправок в стандарт. Если в существующий стандарт не требуется вносить поправки, стандарт должен быть подтвержден повторно через определенный период. Для подтверждения существующего стандарта необходимо принять тот же процесс, что и при создании нового стандарта.
Унификация и стандартизация документов
Основными направлениями в совершенствовании государственной системы документационного обеспечения управления являются унификация и стандартизация. Унификация и стандартизация способствуют рационализации управленческой деятельности, придавая ей более организованный и упорядоченный характер.
Унификация – это установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых в процессе осуществления однотипных управленческих функций и задач, операций по их обработке, учету и хранению. Унификация проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет Росстат. Унификация управленческих документов предполагает унификацию состава документов, создаваемых при решении управленческих задач, и унификацию форм документов.
Унификация состава документов организации – это отбор и закрепление комплекса документов, необходимых и достаточных для решения управленческих задач (в результате состав документов организации может быть значительно сокращен).
Унификация форм документов – это отбор и закрепление в унифицированных формах документов информационных показателей и реквизитов, соответствующих назначению документов, и установление единых требований к их составлению и оформлению. Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов – в Альбомах форм документов, применяемых в деятельности организации.
Примерный Табель форм документов – это перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач управления, с характеристикой их юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В текущей деятельности организаций Табель выполняет функцию справочника, используемого организацией для документирования управленческой деятельности, и позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов их подготовки и оформления.
Альбомы форм документов содержат унифицированные формы документов, включенные в Табель, и закрепляют результаты проведенной унификации, состава и форм документов организации по функциям управления. Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможностей их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях, на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности. Унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности.
Стандартизация – возведение в юридическую норму основных правил и требований к разработке и оформлению управленческих документов. Благодаря стандартизации огромная масса документов создается по одним и тем же правилам, быстрее и легче воспринимается получателями. Процесс стандартизации осуществляется путем разработки и утверждения стандартов.
Стандарт – это нормативный документ, разработанный заинтересованными сторонами на основе согласия по существенным вопросам, утвержденный признанным органом (или предприятием), устанавливающий для всеобщего и многократного использования правила, общие принципы, характеристики, требования или методы, касающиеся определенных объектов, и направленный на достижение оптимальной степени упорядочения в определенной области.
Стандарт – нормативный документ, представляющий собой образец, эталон (модель).
Существуют следующие виды стандартов:
1. ГОСТы – государственные стандарты.
2. ОСТы – отраслевые стандарты.
3. СТП – стандарты предприятий, учреждений, организаций и др.
Стандарты разрабатываются и утверждаются Госстандартом России.
Для документационного обеспечения управления наибольший интерес представляют стандарты:
1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
2. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования».
Развитие унификации и стандартизации документов
Содержание:
Введение
Работа по унификации включает:
Значение унификации документов возрастает в связи со все более широким внедрением в практику управления электронно-вычислительной техники и созданных на ее основе автоматизированных систем управления. Разработанная ВНИИДАД унифицированная система организационно-распорядительной документации пригодна как для использования в автоматизированных системах управления, так и при обработке обычными, традиционными методами в учреждениях страны. В УСОРД входят комплекс государственных стандартов на организационно-распорядительную документацию, унифицированные формы документов, а также инструктивно-методические материалы по применению этих форм.
Унификация и стандартизация документов
Технический прогресс обуславливает новые требования к составлению официальной документации.
Система ДОУ включает три взаимосвязанных составных частей: подготовка управленческих документов, технология работы с документами, систематизация документов в течение календарного года и организация их архивного хранения. При решении каждой из названных проблем специалисты-практики должны руководствоваться действующими нормативно-методическими документами в области делопроизводства, утвержденными Государственным комитетом РФ по стандартизации и Федеральной архивной службой России.
Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов изложены в ГОСТ Р. 6.30-97, утвержденном Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года.
Огромное количество документов вызывает необходимость их стандартизации и унификации.
В области делопроизводства суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного и применения.
К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:
Государственные стандарты разрабатываются на продукцию, работу и услуги, имеющие межотраслевое значение. Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются государственными органами управления, которые их принимают. В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты и общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации принимает Госстандарт России, они вводятся в действие после их государственной регистрации.
Унифицированные системы документации
В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их формы, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, а также в целях достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД).
Одновременно с разработкой УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированных системах документации.
В настоящее время действует следующие унифицированные системы документации:
Унифицированная система организационно-распорядительной документации:
УС состоит из 3 подсистем:
УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений и форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники.
Документы системы проектируются на базе формуляра-образца (ГОСТ 6.38-90). Среди традиционных реквизитов эти документы обязательно должны содержать отметку о переносе данных документа на машинный носитель и подпись лица, ответственного за перенос информации на машинный носитель. При этом содержательная часть документа предпочтительно должна быть исполнена в виде таблицы, анкеты, трафарета. Каждой унифицированной форме ОРД (как и другим) присваивается код по ОКУД. Все реквизиты, обрабатываемые средствами вычислительной техники, должны быть закодированы соответственно Всесоюзным классификатором технико-экономической информации.
Унифицированная система банковской документации:
Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций:
Унифицированная система отчетно-статистической документации:
УСОСД определяется как система документов, фиксирующих и обеспечивающих государственные и хозяйственные органы статистическими данными о выполнении планов, эффективности производства, научно-техническом прогрессе, росте производительности труда, развитие экономики.
Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий:
Унифицированная система документации по труду:
Унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации:
Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.
Для поддержания УСД в актуальном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесение изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.
Целью стандартизации и унификации документов является рационализация процессов подготовки, исполнения, поиска документов, сокращение документопотоков и создание оптимальных условий для машинной обработки информации, повышение уровня управления предприятием, организацией. Стандартизация и унификация управленческих документов позволяют добиться единообразия в структуре и обработке информации. Стандартизация и унификация способствуют также выработке прогрессивных методов работы с документами.
Наряду со стандартизацией и унификацией документов (при их создании) широко используется и принцип трафаретизации, позволяющий как ускорить создание однотипных документов, так и избежать излишних ошибок.
Трафаретизация позволяет повысить производительность труда исполнителей, способствует повышению культуры делопроизводства.
Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации
Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, таможенное дело, внешнеэкономическая деятельность и др. являются классификаторы технико-экономической и социальной информации, необходимые для обеспечения интегрированной обработки данных в автоматизированных информационных системах.
Классификаторы технико-экономической и социальной информации являются нормативными документами. Классификатор содержит систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.
Классификации и кодированию подлежат социальные и экономические объекты и их свойства, информация о которых используется в деятельности органов власти и управления и содержится в унифицированных формах документов. Классификация конкретных форм управленческих документов и их коды устанавливаются Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).
В настоящее время разработано и действует 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осуществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ).
В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на: общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.
Все классификаторы с точки зрения содержания подразделяются на три группы:
1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:
2. Классификаторы информации об организационных структурах:
3. Классификаторы информации о населении и кадрах:
Структура и содержание классификатора технико-экономической и социальной информации на примере Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) выглядят следующим образом.
ОКУД содержит информацию об унифицированных системах документации и формах документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве. Он предназначен для решения следующих задач:
В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации:
Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.
Кроме того, в Унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы, содержатся также «индекс» и «периодичность» представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.
Список литературы:
При копировании любых материалов с сайта evkova.org обязательна активная ссылка на сайт www.evkova.org
Сайт создан коллективом преподавателей на некоммерческой основе для дополнительного образования молодежи
Сайт пишется, поддерживается и управляется коллективом преподавателей
Whatsapp и логотип whatsapp являются товарными знаками корпорации WhatsApp LLC.
Cайт носит информационный характер и ни при каких условиях не является публичной офертой, которая определяется положениями статьи 437 Гражданского кодекса РФ. Анна Евкова не оказывает никаких услуг.