что нужно знать кадровику при устройстве на работу 2021
Должностная инструкция кадровика в 2021 году
Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.
Роль кадровой службы в компании
Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:
Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.
Актуальные требования к должностной инструкции
При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:
1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.
2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.
3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.
Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.
4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.
Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.
Должностные обязанности кадровика
В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:
Например, кадровик обязан:
1) осуществлять поиск и подбор работников;
2) оформлять прием нового персонала;
3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;
4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:
Права сотрудника кадровой службы
В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.
Специалист по кадрам вправе:
1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;
2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;
3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;
4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;
5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;
6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
Ответственность специалиста по кадрам
В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.
Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.
2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.
3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.
5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;
6. Разглашение персональных данных работников.
7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.
К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.
Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:
УСПЕЙТЕ ДО НГ!
Самый посещаемый курс «Клерка» про управленческий учет проходят уже более 100 ваших коллег. Успейте записаться на курс по старой цене 2021 года. Потом – дороже. Оплатите сейчас, учитесь в 2022 году в удобном потоке.
6 ключевых задач кадровика до конца 2021 года
Управляющий партнер юридической фирмы BLS
специально для ГАРАНТ.РУ
В марте 2022 года Трудовой кодекс сильно изменится: именно тогда вступит в действие обновленный раздел Х по охране труда. В законе закрепят оценку профессиональных рисков, самообследование, учет микротравм, запретят работу в опасных условиях труда. И к этому надо готовиться уже сейчас. Но и без этого у работодателей много дел. Во-первых, к концу года надо закрыть немало важных проектов. Причем не только внутренних, но и обязательных, например, составить график отпусков. Во-вторых, в этом году принято много других поправок в ТК РФ, которые начнут действовать уже с января будущего года. А значит, на проверку документов и необходимые исправления осталось чуть больше месяца. Иначе – можно ждать штрафов от надзорных органов. На чем сейчас надо сосредоточить основное внимание работодателям?
Задача № 1: оформить график отпусков
График отпусков является неотъемлемой частью трудовых отношений. Периоды отпусков на год надо утвердить не позднее, чем за 2 недели до нового года, о чем напоминает ст. 123 ТК РФ. В этом году это необходимо сделать до 17 декабря включительно. Причем при составлении нужно учесть мнение профсоюза, если он есть. И это потребует времени.
Форма
График отпусков (Форма № Т-7)
Задача № 2: проверить накопившиеся отпуска
Между тем, во многих компаниях графика отпусков нет, сотрудники отдыхают по согласованию с начальником: попросил, одобрили, ушел в отпуск. Это неправильно. Прежде всего, отсутствие графика – нарушение ТК РФ, из-за которого можно получить штраф по ст. 5.27 КоАП РФ. Часто не соблюдаются и дополнительные правила, например, оплатить отпускные за 3 дня до отдыха. А самое опасное: накапливаются «хвосты» – неотгулянные дни. Сотрудники не берут все дни, так как многим хватает январских и майских «каникул», а руководители – не против.
А еще, напомним, сотрудник имеет право взять отпуск в любое удобное время: если компания не выполнила обязанность по составлению графика. И это грозит серьезными санкциями, если «хвосты» увидит инспектор ГИТ или сам сотрудник пожалуется на то, что ему не дают отпуск. В итоге требование отправить всех в отпуск в течение месяца, чтобы закрыть «хвосты», заплатить штраф, а если неотгулянных дней накопилось на 2 года, то грозит и уголовное преследование.
Поэтому до 17 декабря надо закрывать «хвосты». Законных вариантов несколько. Первый – отправить «должников» в отпуск. Если дней много, это проблематично, так как могут пострадать бизнес-процессы. Второй – расторгнуть с работником договор, компенсировать неотгулянные дни, а на следующий день взять его снова. На это не все готовы, так как могут потерять стаж, льготы. Еще один вариант – оформлять отпуск по выходным, если накопилось немного дней. Напомним, в ТК РФ отпуск считается в календарных днях, а выходные – тоже календарные. Хотя представители ГИТ и Минтруда России иногда говорят, что так нельзя (например, письмо Минтруда России от 7 декабря 2018 г. № 14-2/ООГ-9754), закон напрямую это не запрещает, и в нашей практике такие случаи есть.
Задача № 3: правильно выплатить премии и провести индексацию зарплаты
Нередко в конце года проводится индексация зарплаты и повышение окладов. Это две совершенно разные процедуры. Сложность заключается в их юридическом аспекте.
Индексация – требование законодательства, которое все должны соблюдать в качестве ответа на инфляцию (ст. 134 ТК РФ). И в отношении всех сотрудников. Ее периодичность закон не регламентирует, но по общей практике ее проводят раз в год. Повышение зарплаты и выплата премии, в том числе годового бонуса, являются правом, а не обязанностью работодателя. Повысить зарплату можно не всем сотрудникам, и основания могут быть разные, которые установлены в компании: стаж работы, результаты, успешно выполненные задачи и др.
Здесь важно разделить два процесса. Наша рекомендация – сначала повысить зарплаты тем, кому вы планировали это сделать. А через несколько дней оформить и организовать индексацию. Причина такого совета проста: инспекторы ГИТ пристально изучают зарплаты в ходе проверки или после жалобы. И если и то, и другое сделано вместе, задают вопросы: была ли вообще индексация у вас. Соответственно, каждый процесс должен быть оформлен отдельным документом – локальным актом и приказом. А если Положения об индексации в вашей компании еще нет, лучше с этим поторопиться: утвердить и саму индексацию, и порядок ее проведения. Опять же, чтобы у ГИТ не было ненужных вопросов. Да и судебных кейсов по этой теме за последние 2 года стало намного больше (решение Ярославского районного суда от 12 марта 2021 г. по делу № 2-669/2021, решение Печорского городского суда республики Коми от 18 ноября 2020 г. по делу № 2-456/2020, решение Приморского краевого суда от 18 августа 2020 по делу № 21-558/2020, решение Ростовского областного суда от 4 августа 2020 г. по делу № 11-1006/2020).
Задача № 4: подготовиться к переходу на электронные больничные
В соответствии с Федеральным законом от 30 апреля 2021 г. № 126-ФЗ с 1 января 2022 года мы переходим на электронные больничные листы, и все бумажные документы уходят в прошлое.
Сотруднику достаточно знать лишь номер больничного и сообщить его по телефону, E-mail или другим способом, чтобы компания приняла документ в оплату. Поэтому надо технически подготовиться к новому формату и сообщить сотрудникам об этом. «Базовым» инструментом будет портал единый портал госуслуг, на котором необходимо зарегистрироваться сотрудникам, если они этого еще не сделали. Информация о номере и дате открытия листа нетрудоспособности будет поступать туда, также ее можно получить и на сайте ФСС России, используя вход от портала госуслуг.
А вот самим работодателям надо поторопиться. Во-первых, определиться с программой, в которой будет вестись учет, например, 1С, выбрать оператора электронного документооборота или установить ЭДО самостоятельно. Узаконить в качестве официального канала корпоративную электронную почту. Также нужно заключить соглашение об информационном взаимодействии с местным отделением ФСС России. А самое главное – оформить усиленную ЭЦП на юридическое лицо (директор или другое доверенное лицо, которое имеет право подписывать документы компании). Без этого обмениваться с фондом документами, принимать и получать отчеты и данные на выплаты – не получится. И времени на это почти не осталось.
Задача № 5: проверить, как настроена передача отчетов в ФСС России
Задача № 6: зарегистрироваться на портале «Работа в России»
С нового года обязательным вновь станет еще один «онлайн-проект» – «Работа в России». Напомню, что в первую волну пандемии его запустили для мониторинга ситуации на рынке труда, а компании попросили размещать на нем вакансии и сообщать о возможных увольнениях и сокращениях. Все это было сделано на основании Постановления Правительства РФ от 12 апреля 2020 г. № 486, но его не продлили, и на данный момент компании не обязаны там ничего размещать.
Но 28 июня 2021 года приняли Федеральный закон № 219-ФЗ «О внесении изменений в Закон Российской Федерации «О занятости населения в Российской Федерации» и статью 21 Федерального закона «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации». Передача данных на портал «Работа в России» снова становится обязательной. Теперь он официально именуется Единая цифровая платформа в сфере занятости. И с 1 января на этой платформе надо будет ежемесячно размещать все имеющиеся вакансии, информировать об условиях привлечения работников, а также о специальных местах для инвалидов. А с будущей весны – и сообщать о том, как выполняются квоты по трудоустройству инвалидов. Штрафы за нарушения, конечно, тоже есть – до 5 тыс. руб. (ст. 19.7 КоАП РФ).
Должностная инструкция кадровика: изменения в 2021 году
Должностная инструкция — это основной документ, определяющий профессиональные обязанности сотрудника. Специалисты отдела кадров не являются исключением. На любом предприятии для них также составлена инструкция. Однако изменения в законодательстве, принятые в 2020/2021 г.г., привели к необходимости внесения корректировок в главный документ кадровика. Всем специалистам данной сферы рекомендовано ознакомиться с поправками, которые необходимо внести в должностную инструкцию. Это важно не только для редактирования документа, но и для правильного выполнения обязанностей, формирования оптимального распорядка рабочего дня.
Обязанности кадрового работника
В небольших компаниях чаще всего все кадровые процессы возложены на одного сотрудника. Нередко кадровик выполняет не только должностные обязанности, но и множество дополнительных функций.
На крупных предприятиях такая позиция невозможна из-за большого количества кадровой документации. Однако и здесь бывают ситуации, когда на кадровика возлагается масса других обязанностей.
При больших компаниях кадровая служба обычно состоит из нескольких специалистов и даже отделов. Продуктивнее всего разделять обязанности между сотрудниками, прописывая сферу деятельности каждого в должностной инструкции.
К обязанностям кадровых работников относятся:
Какие изменения законодательства отразятся на должностной инструкции
Пандемия и самоизоляция привели к появлению множества изменений в законодательстве. Правительству пришлось в срочном порядке отрегулировать удаленные рабочие взаимоотношения и другие нюансы, вызванные дистанционным сотрудничеством. Кроме того, в соответствии с государственной программой цифровизации приняты меры для перевода документооборота в электронный формат.
Изменения Федерального Закона №493
Статьей 66,1 данного законодательства предусмотрены новые обязанности для кадровых работников. В связи с переводом предприятий на электронные трудовые книжки работодателей обязали составлять и подавать в Пенсионный фонд СЗВ-ТД. Обязанность по оформлению документа и его своевременной доставке в ПФР ложится на кадровиков.
Благодаря изменениям в данном законе у кадровых работников появилась еще одна дополнительная обязанность. Теперь им необходимо информировать сотрудников о нюансах перехода на электронные трудовые книжки.
В данном законе появилась новая статья 185.1, дающая сотрудникам право на прохождение диспансеризации. Работодатель же получил предписание предоставить для этих целей три оплачиваемых выходных дня один раз в 3 года. Для работников старшего возраста диспансеризация проводится ежегодно, и на нее выделяется два дня.
Для получения выходных сотрудники должны написать заявление. Таким образом у кадровиков появились новые обязанности по визированию заявок, координации графика работы и составлению приказов.
Несмотря на то, что изменения в законодательстве появились еще в 2019 году, до настоящего времени многие о них не знают. Между тем, нарушение относится к серьезным, при выявлении способно повлечь за собой соответствующие наказания для предприятия и сотрудника кадровой службы.
Ужесточение Федерального Закона №132
Здесь регулируется порядок составления и сроки подачи документов по воинской ответственности. Согласно закону кадровик обязан предоставлять списки граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, оповещать сотрудников о вызовах по повестке. Также законодательство определяет, что в обязанности кадровика входит предоставление информации о всех принятых или уволенных работниках, состоящих на воинском учете.
Сам закон остался неизменным. Однако значительно ужесточились наказания за нарушение требований. В несколько раз увеличились штрафы за неверное оформление документации и несоблюдение сроков ее подачи в военкомат. Также изменили сроки давности по привлечению к ответственности за нарушения ведения воинского учета. Вместо двух месяцев они теперь составляют три года.
Федеральный Закон №341
Ужесточились штрафы за неправильное ведение и хранение кадровой документации. Ранее при выявлении нарушений должностные лица оплачивали от 300 до 500 рублей. Нововведения увеличили штрафы до 3000-5000 рублей. Изменения коснулись только должностных лиц, непосредственно для компании наказание осталось прежним.
Прямые выплаты ФСС
Работник должен написать заявление о предоставлении ему выплат ФСС. В документе обязательно указывается номер карты «МИР» для расчетов. Перечисления на другие платежные системы не осуществляются. Кадровик, передавая документы на выплаты, обязан проконтролировать этот момент.
Новые обязанности, связанные с коронавирусом
В связи с пандемией кадровик должен запрашивать у нанятых на работу иностранцев справку об отсутствии инфекции. Кроме того, появилась обязанность по информированию Роспотребнадзора о выявлении работников с повышенной температурой и дальнейшем развитии событий.
Что нужно вносить в должностную инструкцию
Не все изменения стоит прописывать в документе. Например, обязанности, связанные с пандемией, имеют временный характер. Как только закончится эпидемия, они исчезнут. Нет смысла изменять документацию ради внесения временно запрашиваемых данных. При крайней необходимости можно составить дополнительное приложение к должностной инструкции с ограниченным сроком действия.
Новые обязанности, связанные с внедрением электронных трудовых книжек, относятся к оформлению документов о приеме сотрудника на работу. Если кадрами занимается один человек, нет необходимости прописывать в должностной инструкции такие подробности. Иначе она превратится в слишком объемный документ. Если же на предприятии работает целый отдел, и прием/увольнение сотрудников отданы в ведение одного человека, лучше подробно описать обязанности, в том числе и связанные с электронным документооборотом.
Как внести изменения в должностную инструкцию
Несмотря на то, что должностная инструкция является внутренним документом, просто изменить ее нельзя. Способы внесения корректировок зависят от того, как она изначально была создана.
Должностная инструкция может быть отдельным документом или являться приложением к трудовому договору. В первом варианте руководителю достаточно приказом утвердить редактирование, внести правки, ознакомить с ними кадровика. Последний должен подписать новый документ.
Второй случай более сложный. Первоначально необходимо получить согласие на изменения в договоре. Далее создается дополнительное соглашение, в котором указываются все корректировки.
Должностная инструкция включает в себя три раздела:
Раздел «права работника» остается неизменным. Основные корректировки касаются первого и последнего блоков.
В список «обязанности сотрудника» вносят все нововведения, связанные с изменением законодательства. В данном блоке прописывают новые обязанности, появившиеся в связи с внедрением электронных трудовых книжек и подачей отчета в ПФР. Также здесь следует осветить пункт о ведении воинского учета, если ранее он не был внесен в документ.
В разделе «ответственность» следует изменить пункты о штрафах за недобросовестное исполнение обязанностей. Так как законодательно ужесточили ответственность за нарушение сроков подачи отчетов и других документов, за ошибки при их составлении, лучше прописать это в документе.
Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь
Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года
С 1 января 2021 произошли значительные изменения в различных сферах законодательства РФ, в т.ч. в Трудовом и Налоговом Кодексах, в порядке и сдаче отчетности, и многие другие. Выделим несколько основных моментов для контроля в работе кадровика, чтобы в начале года вы ничего не упустили из виду, все сделали вовремя и правильно.
Электронные трудовые книжки. Заявления о выборе и другие важные моменты
Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).
В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):
Обратите внимание, что данный список является открытым.
Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).
С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).
К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.
В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:
Заявления на стандартные вычеты
Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.
В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:
А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).
В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:
С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.
График отпусков для новых сотрудников
В прошлом году утвердить график отпусков следовало до 17 декабря 2020 (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). В графике отпусков надо было указать всех работников, которые состояли с организацией в трудовых отношениях на день его утверждения, даже тех, кто уволился до конца года (Письмо Минтруда России от 09.04.2020 № 14-2/В-395).
На практике этот вопрос решается двумя способами:
Вы можете закрепить выбранный вами способ в локальном правовом акте, но делать это не обязательно, так как это право, а не обязанность работодателя.
Включать в график отпусков новых сотрудников надо только в случае, если такой порядок установлен локальным актом вашей организации.
Самозанятые
Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.
После введения Налога на профессиональный доход (далее — НПД) у многих работодателей может возникнуть соблазн оформлять штатных или вновь принятых работников как самозанятых. Самозанятыми могут быть как физические лица без статуса ИП, так и ИП.
Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).
Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.
Компании заключают с самозанятыми исполнителями гражданско-правовые договоры подряда или возмездного оказания услуг в порядке, установленном ГК РФ, поэтому выводы судов о переквалификации гражданско-правового договора (далее — ГПД) в трудовой, можно применить и к отношениям с самозанятыми.
Таблица 1. Ключевые отличительные признаки ГПД от трудового договора
Например, если вы нанимаете программиста для выполнения разовой работы — создания сайта в Интернете, вы можете заключить договор с самозанятым исполнителем. А если вам нужен программист для ежедневного выполнения текущих задач, который должен всегда находиться на рабочем месте, работать по графику и подчиняться внутреннему трудовому распорядку, вы принимаете его на работу по трудовому договору.
Если вы привлекаете самозанятого исполнителя, обратите внимание на следующие моменты:
Последствия переквалификации ГПД с самозанятым в трудовой договор:
Обратите внимание, что все вышесказанное о переквалификации ГПД в трудовой договор справедливо и для самозанятого ИП, а не только для плательщика НПД без статуса ИП. Об этом свидетельствует Определение Верховного Суда № 302-КГ17-382 от 27.02.2017.
Аналогичными будут и последствия для организации при переквалификации ГПД с самозанятым ИП в трудовой договор: придется заплатить НДФЛ и страховые взносы, штрафы и пени; ответственность по статье 5.27 КоАП РФ; выполнить обеспечение социальных гарантий.
Поэтому будьте бдительны и привлекайте самозанятых исполнителей только в случаях, когда это правомерно и соответствует сути гражданско-правовых отношений, а не трудовых.
СЗВ-М на физических лиц, работающих по ГПД
Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)
Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.
Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.
СЗВ-ТД
Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:
Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.
Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).
С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.
Удаленная работа. С 1 января 2021 действуют новые правила
Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:
Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).
Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.
В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.
Какие еще изменения законодательства с 01 января 2021 надо взять на заметку
С нового года произошло еще много изменений в законодательстве РФ о которых надо знать кадровику для наглядности приведем их в Таблице 2.