что нужно для организации выставки
Бизнес план: как организовать бизнес на выставках
Проведение различного рода выставочных мероприятий – тренд современного мира. Практически в каждом городе, будь то мегаполис, или небольшой по численности населённый пункт, каждый праздничные и выходные дни проводятся подобные мероприятия. Но у их организации также есть свои плюсы и минусы, свои сложности и подводные камни.
Создать действующий и прибыльный бизнес на организации выставок можно. Но нужно понимать и специфику вашего собственного дела, и отношение потенциальной аудитории, и доступное время посещения, и информационную осведомлённость клиентов, и логистику передвижения участников, и ещё множество вещей, которые будут влиять на успешность вашего проекта.
Помните, что, сколько бы ни проводилось различных выставок у вас в городе, далеко не все они прибыльны для организаторов. Многие выставки единичны и после неудачного показа перестают существовать. А количество их формируется трендом.
Виды выставочных мероприятий
Выставка продукции
Самая распространённая форма организации бизнеса на выставочных мероприятиях. Цель подобного вида – ознакомить действующих и потенциальных клиентов с ассортиментом продукции фирмы, новинками, запустить рекламную компанию, увеличить спрос на определённый товар. Стандартно, во время проведения таких выставок, на витрины и полки выставляются образцы всей продукции или же новинки фирмы, раскладывается описательная литература, рекламные буклеты с контактами, а также ставится ответственный сотрудник, который будет привлекать посетителей и консультировать по всем имеющимся вопросам.
Выставка групп изделий
Цель подобного вида выставки – провести исследование спроса потребителей и их реакции в отношении конкретного сегмента продукции, её вида, или определённой серии. Как показывает статистика, более успешны в этом отношении те выставки, на которых представлены на выбор потребителя несколько групп товаров, или даже товар от различных поставщиков и производителей.
Тематические выставки
Стимулирование спроса и повышение уровня продаж – вот цель подобного рода выставок. Тематики таких мероприятий могут варьироваться в совершенно различном диапазоне. Это могут быть и арт-галереи, выставки дизайна и моды, ярмарки изделий ручной работы. Стандартно такие мероприятия проводятся в праздничные или выходные дни, когда люди имеют возможность посетить её в любое время дня, не совмещая дело с работой.
Отдельно нужно заметить, что такой вид выставок всегда сопровождается мастер-классами для потребителей, которые как повышают интерес к самому мероприятию, так и способствуют более плотному знакомству людей с видом деятельности и приносят дополнительную прибыль организаторам и участникам.
Маркетинговые выставки
Цель подобного рода выставок – выявить объём продаж в определённых торговых точках. Это может быть магазин, супермаркет, рынок или бутик. Также характерно предоставление возможности по раскрутке определенного магазина или поставщика.
Выставка коллекций
Как и выставка групп изделий, направлена на выявление и изучение спроса действующих и потенциальных потребителей в отношении определённого вида товара, новой серии или продукты от различных производителей. Также организуется для ознакомления и формирования спроса на новый вид товара.
Помещение для выставки
Естественно, первый фактор, который будет влиять на необходимые размеры для проведения мероприятия – экспозиция. Какие именно вещи и товары будут выставляться на выставке. Если это габаритные предметы, или дизайн проекты, требующие много свободного места, то соответственно и арендуемая площадь должна будет вместить всех на комфортных условиях.
Второй фактор – количество участников. Если речь идёт о мероприятии, где на суд публике будет представлено множество производителей со своим товаром, то вы должны заранее просчитать размещение со схемой, чтобы не было неприятных сложностей перед открытием.
Третий фактор – предполагаемое количество посетителей. Да, точные прогнозы дать достаточно сложно. Однако если в процессе вы будете вынуждены пускать людей партиями, то приобретёте негативную репутацию как неумелый организатор. Исключения составляют такие случаи, когда народа действительно очень много, а не помещение подобрано маленькое.
Но стандартно помещение, которое действительно может принести доход от выставочного мероприятия не должно быть меньше 2500 квадратных метров.
Специфика этого бизнеса такова, что отдельная аренда офисного помещения для ведения деятельности оттуда не предусмотрена. Однако помните, что, скорее всего, вам понадобится хотя бы небольшой склад, где вы будете хранить реквизит и инвентарь. Сюда относятся и рекламные стенды, штативы для баннеров, сборные места для участников, стойки администрации и многое другое из варьирующегося от специфики.
Персонал
Количество персонала, который будет необходим на мероприятии, также зависит от того, какой формат выставки вами предусмотрен. Существуют и такие, где вполне могут справиться два человека. Однако, скорее всего, вам понадобятся:
— Разнорабочие. 5 человек.
Эта категория персонала будет вашей основной рабочей силой во время организации и после проведения мероприятия. Перенос оборудования, сборка стендов, настройка аппаратного обеспечения, разбор и другие физические и технические действия под вашим руководством лягут на них.
— Администраторы. 2 человека.
В случае, когда выставка проходит в очень продолжительный срок, может понадобится и большее количество человек. Но зачастую хватает и двух, а иногда и одного. Эти люди будут вести административную и организаторскую деятельность во время выставки, фактически исполняя ваши обязанности, следя за правильным ходом мероприятия, следованию плану. Во время возникновения вопросов у посетителей и участников, первым делом вопросы решают именно администраторы.
— Уборщики
Необязательный пункт. Можно отнести к разнорабочим и включить в их обязанности. Но почти всегда выставка требует постоянного контроля над чистотой, что связано с передвижением большого числа людей. Поэтому действующая уборщица должна постоянно находится на вашей выставке и всегда быть готова отреагировать.
Что касается заработанной платы, то у всего персонала она сдельная, так как выставка проходит только в определённые дни. Однако туда нужно отнести и те дни, когда мероприятие только готовится. Например, время сборки стендов можно оплачивать отдельно или как один рабочий день.
Внимательно к набору персонала нужно отнестись только в том плане, что все рабочие будут постоянно находиться в одном помещении с товаром, который имеет определённую ценность. А также следует проследить за компетентностью административных работников. Ведь именно на их плечи ляжет ответственность при общении с людьми и решении вопросов.
Подготовка выставки
Как и во всяком бизнесе, вам предварительно нужна информация о том, для кого вы делаете эту выставку, и как на это отреагируют те, кто будет приносить вам прибыль. Проводится анализ рынка с целью понимания того, что нужно выставлять и кому показывать.
Поможет в этом определение уровня популярности конкретного, выбранного вами товара, или вида услуги. Обязательно они должны быть нужными, или вызывать интерес у потребителя. Лучше заранее определить, для какого слоя населения будет больше подходить выставочная продукция, чтобы спокойнее оперировать ценообразованием билетов и прогнозом посещаемости, а также временем проведения мероприятия.
Далее, вами создаются базы предприятий или частных лиц, относящихся к выбранному товару и услуге. Они должны быть сами заинтересованы в продвижении своего товара сторонними способами выставочного характера.
Информирование потенциальных участников происходит задолго до выставки. Потому что на подготовку у предприятия уходит много времени, а иногда и денег. Информация рассылается в формате пригласительных. Способов разослать пригласительные письма очень много. Самые популярные – смс-рассылка с дублированием на электронную почту и позже – уточняющий звонок по телефону.
В случае, если вы испытываете какие-либо сложности с правильной организацией информирования ваших потенциальных клиентов, можете обратиться за услугами в специализированную организацию, которая берёт на себя информационный маркетинг. Однако не забудьте внести в статью расходов оплату их услуг.
Формирование плана по организации
Сама организация выставочных мероприятия должна вестись по нескольким направлениям одновременно:
Реклама выставки
Говорить о роли рекламы в бизнесе не имеет смысла, однако в случае бизнеса на организации выставочных мероприятий, концепции проведения маркетинговых компаний играют решающую роль для организаторов, потому что напрямую влияют на посещаемость. А этот фактор оценивается в первую очередь вашими клиентами – участниками выставки.
Поэтому использовать все возможные средства рекламы в этом случае будет верным решением. Но, естественно, с оглядкой на действенность рекламных акций на ту или иную аудиторию, которую к моменту проведения рекламы вы уже будете знать.
Отличным способом считается информирование многочисленных изданий небольшими пресс-релизами. В случае средств массовой информации, зачастую они сами заинтересованы в освещении культурной и деловой программы города, куда безусловно ваше мероприятие будет относиться.
Помимо этого будут полезны все возможные недорогие формы рекламы – публикация информационных объявлений на профильных (или же, в некоторых случаях, массовых) порталах в мировой сети. Радио и телевидение – одни из самых популярных каналов продвижения, однако и ценник на них соответствующий. Поэтому стоит заранее оценить свои возможности.
Если выставка будет рассчитана на посещение среднего слоя населения, который по сути является самым многочисленным, то задача с рекламой ещё больше упрощается. Информацию можно размещать на пилларсах в торговых центрах, на информационных табло в метро. Широко используются и наружные мультимедийные модули.
Проведение выставки
Как и в случае организации самого бизнеса, составляет план проведения с указание сроков, времени, расписания. Особенно, если выставочное мероприятие будет содержать дополнительный контент – выступления, презентации, кофе-брейк, мастер-классы.
При правильном проведении предварительных этапов, само мероприятие пройдёт гладко и принесёт желаемый результат. Главное – вовремя реагировать на все возникающие вопросы и ситуации.
Также, если какой-либо товар не пользуется спросом вообще, стоит заменять его другим, заранее подготовленным. И это не должно стать неожиданностью.
Подведение итогов
Проведение анализа прошедшего мероприятия – также важная часть, если вы хотите успешно заниматься организацией на постоянной основе. Нужно выделить положительные и отрицательные моменты, чтобы в дальнейшем предусмотреть то, что по какой-либо причине не было предусмотрено в первый раз. Выявление лидеров продаж, отзывы потребителей и участников, ошибки, недочёты и действенные ходы, которые принесли наиболее желательные результаты.
Оценка рисков в первом опыте – сложная задача и более доступна в дальнейшей работе. Но всегда стоит заранее подумать о правильности выбора производителя, даты проведения, потребностях покупателей, их платёжеспособности на конкретном этапе. А реализация всего этого на практике должна стать необходимой опорой при повторной организации.
Еще 1000 лучших бизнес- моделей, Вы можете найти в разделах : Бизнес идеи или Франшиза
Как организовать выставку, о которой будут говорить все: кейс «Гаража»
Продвигать выставку «Грядущий мир» помогали Иван Дорн, Саша Новикова и антиутопические рассылки
Одной из самых посещаемых выставок прошлого года в России стал проект «Грядущий мир: экология как новая политика. 2030−2100» музея современного искусства «Гараж». Проект увидели более 380 тыс. человек. Параллельно с созданием выставки музей разрабатывал, тестировал и внедрял собственную программу устойчивого развития, пересмотрев и скорректировав свою политику потребления.
Кураторы «Гаража» Снежана Кръстева и Екатерина Лазарева начали готовить выставку ещё в 2017 году. По итогам масштабной исследовательской, кураторской и научной работы появилась концепция выставки: по словам кураторов, музей превратился в метафору космического корабля. В его моторном отсеке были собраны наиболее яркие работы-посвящения природе — как современные, так и исторические. Одно крыло корабля, расположенное на земле, фиксировало текущее состоянии мира и отклик художников на мировую повестку, а другое уже стремилось в будущее — к планете Б, которой у человечества пока нет.
В конце маршрута выставки многие посетители оставались наедине с работой Дага Эйткена «Сад» — тет-а-тет с растениями, мебелью, бейсбольной битой и разрешением художника все крушить.
Теоретический нарратив выставки во многом был созвучен идеям философа и культового экоактивиста Тимоти Мортона — экология влияет не только на физическое состояние планеты, но и на массовое сознание людей, вплоть до распространения радикальных воззрений. Его книга «Стань экологичным» была впервые опубликована на русском языке в издательской серии «Гаража».
Команда «Гаража» посвятила много времени разработке полномасштабной рекламной кампании, благодаря которой музею удалось не просто достичь амбиций по посещаемости, но и главного — как в сотрудниках, так и в посетителях «Гаража» зародить мысли о бережном отношении к природе и укрепить намерения лишь недавно начавших интересоваться экоповесткой.
Ещё до запуска рекламной кампании и выставки команда «Гаража» консультировалась с рядом независимых экспертов и ученых по различным эковопросам. Вместе с орнитологом из Зоологического музея, директором Ботанического сада МГУ и энтомологом из Дарвиновского создали серию прямых эфиров «Кто выживет в грядущем мире». Ученые доступным языком рассказали, например, почему вымирают пчелы и как глобальное потепление повлияет на флору.
К работе над рекламной кампанией также были были привлечены различные агентства, продакшн-студии, экоблогеры и команда проекта «Теперь так».
Флайт 1. Природы нет
Слоганом кампании запуска стало заявление «Природы нет», которое напоминало, что нет мира, отдельного от нас — от людей. Человек должен перестать воспринимать природу как нечто само собой разумеющееся и существующее обособленно.
Так появились хэштег #экологияэтомы и вирусное видео, в котором умиротворенный сельский пейзаж практически полностью перекрывается надписью «Природы нет». Цветом рекламной кампании стал желтый: цвет-предупреждение, кричащий о надвигающейся природной катастрофе.
До начала проекта «Гараж» создал специальную рассылку «Пять шагов, чтобы подготовиться к «Грядущему миру», чек-листы Zero Waste с рекомендациями по выработке экологичных привычек. В месяц открытия выставки появился специальный номер ELLE, в работе над которым приняли участие художники и кураторы выставки.
Также инициативная группа музея совместно с приглашенными глухими экспертами разработала словарь экологических терминов на русском жестовом языке (РЖЯ), чтобы глухие и слабослышащие люди имели возможность приобщиться к экоповестке.
Концепцию продвигали на соответствующем лендинге (он привлёк почти 95 тыс. посетителей). Рекламные носители заполонили город: метро, вузы, дружественные площадки и релевантные мероприятия — Geek Picnic, фестиваль креативных индустрий G8 и книжный фестиваль «Ревизия», где выступали спикеры музея.
Информационную поддержку «Гаражу» оказали почти все российские СМИ, а в качестве каналов платного продвижения музей выбрал контекстную и баннерную рекламу.
Экоманифест
В рамках выставки амбассадором проекта стал музыкант Иван Дорн. В самый разгар выставки он признался в своей экосексуальности и создал экоманифест — три видеоролика и несколько сторис, в которых объясняется в любви к природе и призывает к тому же остальных.
Это партнерство приобрело вирусный эффект, а «Гараж» выпустил лимитированную серию футболок с надписями «экосексуал» и «экосексуалка», а также совместно с Дорном провел субботник в Тимирязевском лесопарке.
На этом взаимодействие музея и артиста не закончилось: Иван Дорн поддержал экоманифест «Гаража» на пикнике «Афиши», где в лаунж-зоне музея с разрешения художника Александра Образумова была представлена вариация на тему его работы UN/RECYCBLE.
Флайт 2. Экофорум
По мере того, как «Грядущий мир» набирал обороты, команде проекта стало ясно, что многие посетители возвращаются на нее вновь. Запрос на более детальное изучение выставки сформировал подход ко второму флайту кампании: появилась концепция экофорума.
«Гараж» представил себя в качестве площадки, объединившей художников, кураторов, ученых и активистов, исследующих актуальную экоповестку. Так появились экскурсионные модули — маршруты по темам «Атмосфера», «Вода», «Эволюция». Тысячи человек получали специальную рассылку с антиутопическими заголовками от «Гаража»: «Расписание цунами на ноябрь», «Как достать воздух без посредников», «Как медузы пережили всех». В Instagram музей создал маску-медузу, а также привлёк инфлюенсеров, дающих прогнозы на будущее, среди которых были в том числе Роза Хайруллина и Константин Богомолов.
Осенью команда проекта создала серию видео, в которых дети простым языком объясняют экологические понятия — что такое антропоцен, изменение климата, экосистема.
В какой-то момент команда музея поняла, что необходимо развить дискуссию о том, насколько неэкологичнымии могут быть привычные нам вещи — еда и одежда. На экобранче с основательницей проекта How to Green Александрой Новиковой, братьями Березуцкими, Ильёй Варламовым и другими именитыми представителями фуд-индустрии участники обсудили экотренды, изменения в меню ресторанов и, конечно, упаковку.
После обсуждения еды команда провела дискуссию о будущем одежды с Алисой Таежной, Катей Федоровой, Андреем Артемовым, Лизой Шатуровой и Полиной Сохрановой, а также провела большой городской своп.
Сувенирная продукция
Помимо лимитированной серии футболок, «Гараж» при участии румынского иллюстратора Дана Пержовски и австралийской художницы Патриции Пиччинини выпустил коллекцию худи, футболок и холщовых сумок, а также серию аксессуаров из переработанных материалов — кошельки, обложки на паспорта, чехлы для айфонов и ноутбуков. Свои бывшие рекламные носители «Гараж» преобразовал в яркие водонепроницаемые рюкзаки, шоперы и блокноты.
Отклик в международных СМИ
Выставка обрела широкий резонанс не только в российских изданиях — «Грядущий мир» засветился и в зарубежной прессе: Frieze, Artforum, ARTnews, Dezeen, Hyperallergic, HYPEBEAST, Observer, Coolhunting, Next и другие подробно освещали манифест музея и художественные задумки авторов.
Дальнейшие экопланы музея
Спустя год «Гараж» продолжает расширять спектр социальных и экологических практик: инициативная группа сотрудников музея Garage Green внедряет принципы ответственного потребления в повседневную деятельность команды, чтобы даже на уровне одной институции вносить вклад в сохранение окружающей среды и природных ресурсов.
После окончания самоизоляции и во избежание опасных контактов по дороге на работу сотрудникам музея предложили поучаствовать в проекте #вмузейнавелосипеде — сотрудники смогут ездить на своих и музейных велосипедах из дома до офиса и обратно.
Что нужно для организации выставки
Я постоянно пишу о различных рукоделиях и других видах заработка, не приносящих больших прибылей. Как начать зарабатывать больше, выйти на другой уровень? Как почувствовать себя не просто надомницей, целыми днями кропотливо выполняющей работу для небольшой кучки знакомых, но и творческой востребованной личностью, получающей дорогие заказы? Один из самых простых и действенных вариантов — это организация выставки.
Выставка: как организовать и как на этом заработать
Любой предприниматель постоянно озабочен такими вопросами, как реклама, формирование положительного образа фирмы и стимулирование продаж, как оптовых, так и розничных. Чтобы выйти на порог эффективности, требуются значительные денежные, человеческие и временные ресурсы. Организовав выставку, вы получаете возможность одновременно воспользоваться всеми вышеперечисленными инструментами маркетинга среди специально собранной целевой аудитории потенциальных клиентов. То есть на выставке вы и формируете образ своей фирмы и рекламируете товар и продаете его.
Как организовать выставку, привлечь посетителей, окупить расходы и получить прибыль
В первую очередь определимся с тем, что выставки бывают разные:
Организация выставки включает несколько пунктов, известных как «Правило 4 П»:
Планирование выставки
Чтобы правильно организовать выставку и в конечном итоге получить максимальный результат, сначала нужно решить: с какими целями мы ее организуем? Список может быть примерно таким:
Организация выставки
Организаторы. В первую очередь нужно решить вопрос с организаторами выставки. Вы будете заниматься с этим в одиночку, привлечете городские или районные власти или найдете партнеров? Сразу оговорите, кто чем будет заниматься, а также финансовые вопросы, и если это не ваши родственники, то заключите письменный договор.
Помещение. Второй вопрос, это поиски места. Они зависят от размеров планируемой выставки, ее направления и даже времени года, ведь летом многое можно делать просто под открытым небом.
Сейчас большинство музеев организует различные временные выставки, поэтому если вы занимаетесь рукоделиями или народными промыслами, то можно договориться с ними. Вполне приличную экспозицию можно организовать в холле гостиницы, в доме культуры или в новом торговом центре, где еще не все площади сданы в аренду. В общем-то, сейчас в любом городе достаточно свободных помещений, которые снимают, то под распродажи обуви, то под ярмарки меховых изделий.
Исполнители. Кто-то должен будет привести помещение в порядок, установить (а потом разобрать) стенды, разложить экспозицию и поддерживать ее в течение всей выставки. В больших городах этим занимаются специальные фирмы, если у вас в городе такой нет или у вас нет на это денег, то придется все делать своими силами, привлекая друзей и родственников.
Размещение экспозиции. Создавая экспозицию, постоянно задавайте вопрос: для кого я это делаю? Ведь, во-первых, выставка должна быть интересна для всех посетителей, то есть для людей далеких от того чем вы занимаетесь. Ведь довольные посетители – это бесплатная реклама мероприятия. Во-вторых, она должна быть такой, чтобы людям захотелось купить вашу продукцию. В-третьих, оптовики и потенциальные партнеры должны иметь возможность быстро получить всю необходимую им информацию, а вы также быстро должны получить информацию о них. Поэтому персонал нужно заранее научить, кому что говорить, какую информацию предоставлять, и какую спрашивать.
Пример интересной экспозиции
Интересный вариант заинтересовать посетителей – проведение мастер-классов. Выделите место для умельца, который на глазах у посетителей будет создавать какие-то вещи, а заодно и учить всех желающих каким-нибудь нехитрым приемам.
Не забудьте сделать стенд для детей. Не важно, что это будет, кроме вашей продукции — заводная железная дорога или клетка с попугаями, но детям должно быть интересно. Это один из хороших стимулов для посетителей рассказывать своим знакомым о вашей выставке и советовать на ней побывать.
Как заработать на выставке
Анализ работы
После окончания выставки нужно разобрать экспозицию, подсчитать доходы и расходы, рассчитаться с персоналом, но самое главное – начать работать с той информацией, которую вы получили в ходе выставки. Это нужно сделать сразу, поэтому поручите все остальные дела помощникам, а сами принимайтесь за контакты.
Вообще получение контактов, это одна из важнейших функций выставки. Так что изначально настраивайте персонал на то, что во время работы выставки они должны получить как можно большее количество контактов. То есть их задача не только улыбаться и раздавать буклеты, но и убедить потенциальных клиентов или партнеров оставить свои координаты: телефон, емайл, визитку и пр.
После выставки нужно будет сесть и плотно поработать с каждым из них. Разошлите всем посетителям, оставившим о себе сведения, письма со словами благодарности за проявленный интерес к вашей экспозиции. Эти письма лучше приготовить заранее, еще в ходе подготовки к выставке. Затем пообещайте в течение недели связаться с посетителем. Если вы хотите, чтобы посетитель запомнил вашу фирму, нужно в течение 48 часов после закрытия выставки отправить ему письмо.
Проделав эту работу можно заняться собственно анализом результатов выставки: что получилось, а что нет, стоит ли проводить подобные мероприятия регулярно, как долго и как часто? Выслушайте персонал, партнеров и просто посетителей. Спросите их, как организовать выставку в следующий раз. Это поможет в будущем все сделать гораздо лучше. Кто знает, возможно, ваша выставка станет традиционной и превратится в одно из самых значимых ежегодных событий вашего города.