что нужно для организации фестиваля
Как, вложив 100 000 рублей, можно заработать на организации фестиваля до 1 миллиона рублей
Фестиваль – явление для России все еще относительно новое. В связи с этим можно встретить мнение, что проведение такого массового мероприятия – трудоемкий и долгий процесс, требующий большого штата сотрудников. На самом деле все обстоит совершенно иначе. К примеру, для организации фестиваля красок холи достаточно и сил двух человек, а на подготовку потребуется около 2 недель. Затраты, в большинстве случаев, окупаются еще до старта мероприятия, а их соотношение с чистой прибылью может дойти до показателя 8 к 10.
Насколько актуальны фестивали сегодня в России
Фестивали холи зародились в Индии как древний праздник, а современный формат музыкальных фестивалей и забегов обрели в Австралии. История, в силу своей оригинальности, распространилась в дальнейшем по всему миру, и особенно в США и Европе. Несмотря на то, что культура фестивалей в нашей стране, в отличие от других стран, еще не сформировалась, российской молодежи разноцветные краски пришлись по душе, и только в 2015 году мы провели 183 фестиваля в 97 городах России и СНГ.
Если в Индии фестиваль имеет еще и религиозную подоплеку, то во всем мире, и в России в том числе, это не более чем добрый праздник. Проводится холи весной и летом, в хорошую погоду, на открытом воздухе, с участием популярных среди молодежи музыкальных групп и фудтраков. По этой причине количество посетителей фестивалей с растет каждый год. Цифры по нашей статистике – 60 000 человек в 2013 году и 550 000 человек в 2015.
По нашим прогнозам, в 2016 году рынок вырастет до 280 тонн красок, будет проведено уже 300 фестивалей в 150 городах России и СНГ. Потенциальная аудитория – 1 000 000 человек. Надеяться на такие показатели позволяет общая динамика развития за последние 3 года в России и информация Google Trends по США и Европе (где праздники холи существует уже 8 лет), когда количество людей удваивалось с каждым годом. Очевидно, что какая бы экономическая ситуация ни была в стране, люди не откажутся от развлечений, особенно, если оно не требует серьезных трат вроде кинотеатров или концертов.
Как пошагово организовать фестиваль холи
Если вы решились попробовать себя в качестве event-мэйкера, то следует обратить на небольшую последовательность шагов в организации праздника.
Шаг первый
Определитесь с городом и аудиторией. Тщательно изучите население, количество молодежи, настроение, прогноз погоды, конкурентов (другие праздники и гулянья). На основе всего этого можно будет действовать дальше. Исходя из своего опыта рекомендуем обратить внимание на конец мая (наступление каникул у школьников), начало июня (День защиты детей), конец июня (наступление каникул у студентов), середина июля (самое теплое время года) и конец августа (закрытие сезона).
Шаг второй
Закупите холи или просто договоритесь с поставщиком. Краску можно заказать как из-за рубежа и пройти сертификацию самостоятельно, правда, обойдется это недешево, особенно с учетом курса рубля, так и купить тут, в России – отечественных производителей хватает. Точное количество необходимой краски можно высчитать исходя из плана, сколько людей вообще придет на ваш праздник.
Шаг третий
Получите разрешения в городской администрации. С этим, как правило, сложностей не бывает – особенно если укажите, что не рассчитываете на финансирование из городского бюджета, то власти города с радостью пойдут вам навстречу. Сюда же вопросы с обеспечением безопасности, карет экстренной помощи и противопожарных служб.
Шаг четвертый
Найдите площадку и арендуйте ее. При выборе ориентируйтесь на количество людей, которые, согласно вашему прогнозу, придут на фестиваль. Это обязательно должно быть открытое место, хорошо просматриваемое и удобно расположенное. Мы рекомендуем рассчитывать по 1,5-2 квадратных метра на человека.
Шаг пятый
Сформируйте программу мероприятия: группы, коллективы, диджеи, и конкурсы и другие виды активности на площадке. Как правило, музыканты с радостью соглашаются принять участие и даже сами предлагают свои услуги, так как для них это неплохой способ заполучить новых слушателей. Привлечь стрит фуд к фестивалю также не составит труда.
Шаг шестой
Проведите рекламную кампанию. Здесь помогают сарафанное радио, сообщества в социальных сетях, официальные группы городов, сайты-афиши. К фестивалям даже СМИ относятся достаточно лояльно и готовы помочь с раскруткой. Не увлекайтесь теле и радио рекламой, ибо, как правило ROI (коэффициент возврата на единицу вложенных средств) тут в разы уступает социальным сетям и интернету.
Шаг седьмой
Проконтролируйте, что все прошло хорошо. Проведите фестиваль, уберите площадку от мусора и пыли, объявите участникам дату следующего мероприятия. Наслаждайтесь.
После этого можно подсчитать прибыль и приступить к следующему городу. После первого опыта дальше дело пойдет уже быстрее и легче.
Потенциальная прибыль и риски
Организовать фестиваль холи в России намного легче, чем любое другое массовое мероприятие. Во-первых, на таком празднике полностью отсутствует алкоголь, и потому получить разрешение в городской администрации не составит труда. Во-вторых, праздник сам по себе модный среди молодежи – для многих это самое ожидаемое событие лета. В-третьих, это отличная площадка для крупных компаний, готовых выступить спонсорами.
Минимальные инвестиции зависят от города и масштаба мероприятия. Так, если берется районный центр, то от 30 000 рублей, небольшой город с населением до 100 000 человек – от 80 000 рублей. В больших городах с населением от 500 000 человек – 200 000 рублей, и для городом-миллионников – от 500 000 рублей инвестиций.
Прибыль с фестиваля напрямую зависит от города, в котором он проводится, и количества людей, пришедших на него. К примеру, один из наших партнеров провел фестиваль в городе с населением в 100 000 человек. На праздник пришло 800 человек, было продано 200 килограмм красок, прибыль составила в районе 120 000 рублей. Казалось бы, небольшая сумма, но на фестиваль в Москве уже пришло 65 000 человек, было продано несколько тонн красок и прибыль исчислялась в совсем других цифрах (хотя и вложения исчисляются не одним миллион российских рублей).
При этом, вполне реально организовать фестиваль за 1-2 недели, так что за одно лето можно провести не один и даже не два фестиваля, а 10-15. Все зависит от организатора. Нам известны случаи, когда человек за одно лето умудрялся прокатиться с фестивалями почти по всей России. Даже если провести 5 фестивалей в небольших городах, то уже можно смело рассчитывать на прибыль от 1 миллиона рублей.
Что касается расходов, то тут на руку идет то, что холи уже достаточно хорошо раскручены, и многие не столько знают, что это такое, сколько ждут, когда же аналогичный праздник придет и к ним в город. Так как фестиваль, в основном, для молодежи, то оптимальным каналом выступает реклама в ВКонтакте, на которую, в среднем, уходит не более 15-20 рублей на одного привлеченного посетителя.
Правда, фестивали холи – трендовая история, и со временем люди начинают привыкать, что повысит стоимость привлечения новых посетителей. По нашим оценкам к 2017 году затраты могут возрасти до 50 рублей на одного гостя.
Остальные расходы – это музыкальное сопровождение и аренда площадки. В зависимости от масштаба на это тоже уходит разная сумма – как 10 000 рублей, так и 100 000. В крупных городах и федеральных центрах порядок цифр немного другой, но опять-таки все зависит от города, типа площадки и аудитории.
Среди рисков – неверно рассчитанный план, переоценка или преувеличение аудитории, когда краски может оказаться или слишком много, или слишком мало.
Большинство фестивалей окупается еще до начала мероприятия – за счет предпродажи билетов, красок, за счет партнеров и спонсоров, которых можно привлечь, предоставив им доступ к целевой аудитории взамен на определенные услуги или даже суммы. Еще хорошо идет продажа еды и напитков, так что фудтраки тоже заинтересованы в мероприятии, что тоже является хорошим каналом прибыли.
Преимущества фестивалей перед другими видами бизнеса
Во время своей работы я часто сталкиваюсь с мнениями, что организацией массовых праздников занимаются крупные event-агентства. Это не совсем так. Ниша фестивалей в России практически пуста. Спрос есть, а предложений катастрофически не хватает. Население, и в молодежь в частности, все время хочет новых видов отдыха и развлечений, быстро пресыщается и в целом всегда жаждет чего-то нового. Фестивали холи сейчас на пике. Это малоизученная сфера, куда многие бизнесмены не идут, так как не совсем знают, что это такое.
В связи с этим, сейчас идеальная возможность для того, чтобы укрепиться в этой нише и не только хорошо подзаработать, но и построить надежный бизнес. Главное преимущество фестивалей в том, что Россия еще только вкатывается в этот процесс, а холи на удивление хорошо были приняты российской молодежью. К примеру, те же самые карнавалы или парады, столь любимые в Европе или Америке, у нас не прижились.
В целом же, прямо сейчас формируется российская культура фестивалей с присущими только ей одной чертами: молодая аудитория в возрасте 16-25 лет, отсутствие алкоголя, сопровождение со стороны молодых музыкальных коллективов. Все это можно и нужно монетизировать. И сейчас – самое оптимальное для этого время.
Как организовать летний фестиваль: 10 правил экспертов
Как организовать летний фестиваль? Рассказываем, откуда берутся идеи, как их реализовать, о чем не стоит забывать и как сохранить ваш фестиваль в памяти гостей вплоть до следующего события.
И в нашем городе, и в целом по стране активно развивается фестивальная культура, а лето – это как раз то время года, когда хочется ярких, интересных, веселых событий особенно сильно. Значит летние фестивали – это именно то, что нужно людям сейчас!
Но как организовать летний фестиваль, который действительно привлечет гостей, вызовет у них живой отклик, а не станет одним из многих в череде похожих друг на друга событий? Об этом мы поговорили с фестивальными экспертами, в качестве которых выступили:
Безусловно, все фестивали отличаются друг от друга, у них разные концепции, задачи, аудитория, но наши эксперты помогли нам сформулировать 10 правил, которые подскажут, как организовать летний фестиваль и сделать его запоминающимся, эмоциональным и нескучным.
Правило 1. В основе каждого летнего фестиваля должна быть идея, концепция, на которую откликнется аудитория. Если идеи нет – провал почти гарантирован.
Где взять идею? Иногда она рождается из уже существующих проектов, в некоторых случаях выстраивается под партнера, у которого есть желание и ресурсы для финансирования фестиваля, а может быть основана на объединяющем людей увлечении. У каждого свой путь, но без идеи не обойтись. И даже если летний фестиваль готовится уже не впервые, каждый год нужно придумывать новую стратегию, актуальную именно сейчас.
Алексей Возилов: Если говорить о летнем фестивале «Тремоло. Классика над Волгой», то это была безумная попытка придумать какой-то интересный проект, основанный на классической музыке. В Европе получается, почему бы и у нас так не сделать? Попробовали – получилось, хотя парадоксально, получиться не должно было.
Екатерина Уникая: Если в фестивале нет идеи, концепции, а это именно то, что трогает людей, он может рухнуть в дальнейшем. Во всех наших фестивалях есть своя идеология. «Botanica» имеет экологический подтекст, «Рождественский базар» строится на рождественском чуде, «Кукуруза» – фестиваль урожая и т.д. Всегда есть идейное зерно, которое вдохновляет, и от которого потом выстраивается программа фестиваля, подбираются участники, место проведения, команда, которой данная идея близка.
Правило 2. Летний фестиваль невозможен без финансирования. Чтобы привлечь спонсоров, нужно помнить, что они уже не заинтересованы в визуальной рекламе, им нужен контакт с аудиторией, вовлечение. Расскажите потенциальному спонсору, что вы можете ему дать, как он может выйти на своих клиентов через ваше мероприятие, какой результат получит, и шансы на успешное взаимодействие вырастут в разы.
Спонсоров не должно быть много – желательно не более двух-трех, но крупных, иначе вы утонете в переговорах до мероприятия и финансовых отчетах после него. Что и как можно им предложить?
Мария Платонова: Спонсоры – такие же обыватели, им нужно показать мероприятие, которое их увлечет, в котором они сами захотят поучаствовать. Если им станет интересно, то и людей заинтересует, а значит придет много гостей, что обеспечит контакты с будущими клиентами. Чем больше людей ожидается на фестивале, тем проще привлекать спонсоров.
Размещение информации о спонсорах на баннерах, афишах – это скучно. Интереснее, когда идет вовлечение аудитории, игра с ней. Например, можно сделать интересную фотозону. Или на нашем полумарафоне «Беги, герой!» у компании «Теле 2» была он-лайн площадка, где каждый участник сразу после финиша мог узнать свой результат. Это было круто! А на «Русских горках» компания «Лукойл» представила зону «ЛукойлЛэнд», где люди могли отдохнуть, развлечься и зарядиться энергией. Там можно было поесть сосисок, так любимых на заправках, попить, поиграть в гонки, погрузиться в виртуальную реальность. Так компания показала, что она всегда рядом, когда нужно заправить свой автомобиль и заправиться самому, а также рассказала о своей технологичности и прогрессивности.
Правило 3. Выбирая площадку для летнего фестиваля помните, что летом хочется быть ближе к природе. Но и про техническую подготовленность площадки, ее соответствие поставленным задачам не стоит забывать.
Летом в выходные дни люди хотят вырваться из городской суеты и бетонно-асфальтового плена, поэтому лучший вариант площадки для летнего фестиваля – парки, скверы, набережные и другие зеленые зоны. Но не стоит забывать и про соответствие площадки тематике фестиваля, его концепции: здесь не должно быть противоречий.
Мария Платонова: Летний фестиваль «Русские горки» мы делали на площадке, полностью закатанной асфальтом, потому что без него автомобили ездят плохо, но рядом была зона внедорожки, где гости могли проехаться по грунтовой дороге и посмотреть выступления мото-фристайлеров. Кроме того, «Нижегородское кольцо» находится в лугах, природа была вокруг, поэтому не было ощущения, что ты зажат в асфальт.
Правильный выбор площадки позволит сократить расходы на техническое обеспечение фестиваля. Например, наличие сцены избавит от необходимости ее создавать. Возможность воспользоваться электричеством в близлежащем дружественном кафе сократит количество требуемых генераторов. Наличие ограждений решит вопрос с контролем прохода на фестиваль и поможет обеспечить безопасность гостей. Соответственно, выбирая площадку, нужно обозначить для себя все технические требования и, исходя из них, рассматривать имеющиеся варианты. Не менее важна и вместимость площадки: если вы ждете 5000 гостей, а сквер, в котором вы хотите провести фестиваль, рассчитан только на 2000 человек, то наверняка всем будет тесно и некомфортно.
Правило 4. Не забывайте про капризы погоды. Договориться с ней не получится, но необходимо предусмотреть последствия от возможных погодных катаклизмов и защитить от них гостей.
Лето – это не только солнечные дни. Это порой и заунывные дожди, грозы, а также совершенно необъяснимые температурные скачки. Нынешнее лето – самый наглядный тому пример. Чтобы не испортить впечатление от летнего фестиваля, нужно внимательно следить за прогнозом погоды, готовиться к не самым лучшим вариантам развития событий, а в некоторых случаях даже быть готовыми к отмене или переносу мероприятия.
Екатерина Уникая: Бороться с погодой не в наших силах, но у нас всегда должен быть план Б на случай дождя, поэтому мы заказываем максимальное количество шатров, тентов, чтобы защитить своих гостей. У нас был случай, когда на прошлогодний фестиваль «Botanica» обрушился град со смерчем, причем прогноз ничего подобного не предвещал. А в этом году накануне мероприятия был сильный шторм в Москве, поэтому поздно вечером мы поехали за арматурой, чтобы вбить колышки во все 60 палаток. Бывали и такие случаи, правда, не у нас, когда все фестивальные палатки буквально сдувало ветром. Поэтому организаторы должны быть готовым ко всему: к дождю, к снегу, к ветру. Нужно продумать, где люди смогут укрыться от непогоды, и как минимизировать последствия капризов природы.
Правило 5. Чтобы привлечь гостей на летний фестиваль можно использовать любые средства массовой информации и наружной рекламы, но наибольший эффект приносит Интернет и, особенно, социальные сети. А чтобы реклама цепляла аудиторию, необходимы яркие визуальные образы и единая стилистика оформления.
Алексей Возилов: Я бы порекомендовал организаторам фестивалей не вкладываться в дорогостоящую рекламу, в наружку, потому что сейчас все продажи глобально уходят в Интернет, так как это выгоднее, удобнее, дешевле. Суммы несоизмеримые, особенно, если мы говорим не о местном событии, а о региональном или даже межрегиональном фестивале. Реклама через соцсети, через Интернет позволяет проникнуть к человеку напрямую, поэтому я бы посоветовал фокусироваться именно там.
Мария Платонова: На «Русских горках» мы размещали рекламу на задних окнах автобусов. Нашей целевой аудиторией были автомобилисты, а где они проводят больше всего времени? В пробках! Что они при этом видят? То, что находится впереди. А впереди были автобусы с рекламой нашего фестиваля.
Екатерина Уникая: Какой бы источник мы не использовали для продвижения, он должен визуально и эмоционально отражать философию фестиваля, чтобы люди смогли увидеть единую картинку, восприняли его как единый организм. Так как «Studio LOKO» – дизайн-студия, наши фестивали отличаются яркими визуальными образами. Мы стараемся создавать много фирменных элементов в рекламе, в афишах, позволяющих сразу считывать, что здесь речь идет про фестиваль «Botanica», а здесь – про «Рождественский базар», а если картинка в интернете одна, на баннерах другая, а реклама по радио не соответствует ни тому, ни другому, образ мероприятия не складывается. Поэтому мой совет – не скупитесь на дизайнера. У фестиваля должен быть фирменный стиль, создающий образ, к которой потянутся гости.
Плата за вход – это важный компонент фестиваля, из нее складывается значительная доля бюджета, которая, к тому же, не зависит от щедрости спонсоров. Кроме того, если человек заплатил за билет, он постарается охватить как можно больше фестивальных локаций и, скорее всего, не уйдет, пока не попробует всё. А вот те горожане, которым мероприятие не слишком интересно, вряд ли потратят на него деньги, и не будут разбавлять своим присутствием компанию единомышленников. Главное, помните: вход не должен быть слишком дорогим, иначе вы рискуете оказаться один на один со своим фестивалем.
Алексей Возилов: Не нужно делать большую программу по принципу «я его слепила из того, что было», собирая в кучу всё, что есть «классного». Фестиваль рок-н-ролла? А у нас есть классные танцоры, а еще давайте пригласим школу ремесленников и победителей региональных конкурсов по брейк-дансу… В результате получается непонятно, невкусно, не стильно. Этакий день города. А если ты держишь марку, стиль, если у тебя все выступления, перфомансы, наружная реклама, контент заточены на одну идею, то этот путь более тернист, но перспективен, он позволит фестивалю развиваться в будущем.
Мария Платонова: На «Русских горках» у нас программа на трассе и шоу-программа повторялись раз в два-три часа. Номера, которые показывали каскадеры, менялись, но именно этим блоком мы делали временные отсечки. Кроме того, у нас была автовыставка, спортивная зона, зона, организованная Лукойлом, с мини-соревнованиями на электромобилях, зона тест-драйва, а также дополнительные минилокации, которые мы придумывали каждый год. Человек, заходя на фестиваль и понимая, что здесь есть не только главная сцена и фудкорт, а еще много мастер-классов, ярмарок и прочих развлечений, старался обойти все локации и задерживался на фестивале на несколько часов.
Екатерина Уникая: Мы живем в век визуализации и любим красивые картинки, поэтому нужно делать упор на оформление, погружающее в атмосферу фестиваля: интересные фотозоны, необычные инсталляции, элементы декора, создающие единый визуальный ряд, всё это задерживает на территории фестиваля даже ленивого гостя, который не хочет участвовать в мастер-классах или слушать лекции. Ему будет приятна атмосфера места, где можно посидеть, полежать, пофотографироваться, увидеть что-то красивое, и он там захочет задержаться. И это не говоря о тех гостях, которые действительно хотят во всем участвовать и не пропускают ни одного мастер-класса, ни одного выступления.
Правило 8. Если вы хотите организовать летний фестиваль, рассчитанный на семейный отдых, не забудьте про детскую площадку и различные активитеты для детей.
Семьи составляют значительную долю фестивальной аудитории, и если на мероприятии нечем занять детей, им негде развлечься и не в чем поучаствовать, то они просто уйдут. Необходимый минимум на семейном празднике – детская площадка, но желательна еще и насыщенная программа для детей, представленная на достойном уровне.
Правило 9. Если на летнем фестивале, который проходит в течение всего дня, не будет фудкорта, гости быстро с него уйдут в поисках еды.
Наши физиологические потребности никто не отменял, а активное времяпровождение на свежем воздухе очень способствует нарастанию аппетита, поэтому фудкорт на летнем фестивале важен. Есть даже отдельная аудитория, которая ходит по фестивалям в поисках чего-нибудь вкусненького, а значит не стоит относиться к выбору точек питания формально. Кроме того, опять же не забывайте про детей – их запросы к еде многогранны.
Правило 10. Вовлечение гостей в фестивальную атмосферу не должно ограничиваться одним днем. Важны любые напоминания о прошедшем мероприятии, которые будут поддерживать позитивное отношение к нему вплоть до следующей встречи с аудиторией.
Сделать это можно по-разному. Самый просто способ – организовать яркие и необычные фотозоны. Гости будут фотографироваться, выкладывать фотографии в социальные сети, просматривать их и ностальгировать об интересном событии. А чтобы фотографии не разочаровали своим качеством, можно пригласить профессионального фотографа.
О летнем фестивале могут напоминать и необычные сувениры. И здесь вариантов масса! Например, на летнем фестивале «Жигулевская вишня» в Самарской области в качестве сувенира использовалось вишневое варенье, средства от продажи которого шли на благотворительность. Это варенье путешествовало по всей стране, а в социальных сетях можно было найти его фотографии на фоне различных достопримечательностей. На «Русских горках» гости с помощью специальных красок могли создать свою эксклюзивную футболку с логотипом фестиваля, а потом эти шедевры можно было увидеть и на страницах интернета, и на улицах города. А на фестивале «Тремоло» в качестве сувенира использовались необычные открытки.
Алексей Возилов: Перед фестивалем мы провели конкурс детских рисунков. Это уже само по себе интересная история, потому что было 800 участников, плюс их родители, бабушки, дедушки. А на основе лучших работ мы сделали открытки, которые продавались на фестивале «Тремоло» по символической цене. Эти открытки прямо там можно было отправить во все точки мира, их покупали коллекционеры, да и просто гости мероприятия. Открытка – не флаер, ее просто так не выкинешь, а если она приходит по почте с маркой, то тем более. Для нас это стало бесплатной рекламой, разлетевшейся по всему миру. А в последний день фестиваля мы просто раздавали эти открытки на выходе, и каждый гость ушел с таким символическим сувениром.
Конечно, наших советов недостаточно для того, чтобы создать уникальный летний фестиваль, вдохновляющий и приводящий в восторг всех гостей, но они точно помогут сориентироваться, с чего начать работу, к чему стремиться. И надеемся, что в ближайшем будущем нас ждет множество интересных фестивальных событий. Удачи каждому из них!
В статье использованы фотографии со страниц организаторов фестивалей «Тремоло», «Русские горки» и «Botaniсa» в социальных сетях.