что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот

Что нужно знать про обмен электронными документами

Документы можно подписывать на бумаге, а можно электронно. На бумаге долго, электронно — непонятно как.

Короче

Чтобы начать вести электронный документооборот, нужно:

Кому нужны электронные документы

Несмотря на удобство и современность, немногие ведут электронный документооборот. Если предприниматель на упрощенном налогообложении заключает пару контрактов в год, ему, может, не так страшно пару раз отправить печатные документы. Но есть случаи, когда электронный документооборот предельно полезен.

Крупным компаниям электронные документы помогают снизить издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Для них доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.

Малому и среднему бизнесу, которому важно получать оплату товара или услуги в день получения документов, электронный документооборот позволяет в разы ускорить исполнение договоров.

Даже если сейчас вы подписываете один акт в полгода, это не значит, что ваш бизнес не вырастет. У вас могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от вас того же.

Например

У интернет-магазина регулярно копилась дебиторская задолженность на десятки миллионов из-за того, что в накладной в очередной раз допустили ошибку: товар стоит в фуре, на склад принять нельзя. Пока ждут, когда курьер с исправленным документом доедет от поставщика, идут дни. Внедрили электронные документы, и теперь все корректировки в документах занимают меньше часа.

А в крупной энергосбытовой компании во время выездных налоговых проверок инспекторы ежегодно находили нарушения и ошибки в документах. Чек на штрафы достигал 120 000 рублей в год. Дошло до того, что финансовый отдел заранее закладывал эти деньги в бюджет как накладные расходы. Внедрили электронный документооборот, и теперь правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибок больше нет.

Что такое электронный документ

Электронный документ — это обычный док- или пдф-файл, который можно создать и прочитать в любом редакторе. Важно, чтобы он был подписан специальной электронной подписью и отправлен особым образом.

Чтобы партнер, юрист или судья не сомневались, что именно вы подписали электронный документ и никто его не изменил, специалисты по цифровой безопасности придумали электронную подпись. Это как отпечаток пальца, наложенный на уникальный набор битов и байтов вашего документа. Грубо говоря, подписывая что-то электронной подписью, вы говорите: «Я подтверждаю подлинность этого набора битов».

Электронную подпись прикрепляют к любому документу, после чего он считается подписанным. Документ можно прочитать и без подписи. Она лишь гарантирует, что перед вами тот самый неизменный документ, в том виде, в котором его вам отправили. Если поменять что-то в документе и сохранить, поменяется его набор битов — подпись будет недействительной.

Например

Две компании решили подписать электронный контракт. Составили договор, согласовали условия. Теперь одна компания подписывает договор своей подписью и отправляет другой. Та открывает договор и решает что-то втихаря исправить, например сумму штрафов. Исправляет. Сохраняет. Отправляет первой. Та смотрит — оп! — изначальная подпись на этом договоре сломалась. Значит, что-то исправили, злодеи. Потом идут бить морду, наверное.

Где взять электронную подпись

Все то же самое можно сделать прямо в офисе удостоверяющего центра: просто приходите со всеми документами и оформляете заявку. Но в этом случае вам придется ждать, пока пройдет безналичная оплата, — это может занять несколько часов. Наличными оплатить сертификат для фирмы нельзя, как и нельзя получить его удаленно.

Как работает электронная подпись

Юридическая сила электронной подписи описана в федеральном законе «Об электронной подписи».

Закон определяет типы подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. Подписывать документы можно любой из них, но с оговорками: квалифицированная — для налоговой, торгов и в некоторых случаях для суда; простая и неквалифицированная — для всего остального.

Простая или неквалифицированная подпись

Доступный и дешевый вариант, но с ограниченным применением. Неквалифицированная подпись содержит криптографические алгоритмы, но не подтверждается никаким удостоверяющим центром. Простая вовсе представляет собой лишь комбинацию из логина и пароля, учетную запись на сайте госуслуг или электронный адрес контрагента.

Такие подписи подойдут, если вы не участвуете в электронных торгах, не обмениваетесь электронной первичкой и не отправляете налоговую отчетность. Простую подпись можно использовать для договоров, счетов и актов, но придется подписать отдельное соглашение с контрагентом и зафиксировать согласие сторон доверять такой подписи.

Если у вас десятки контрагентов и разные документы, схема работать не будет. Вам придется с каждым подписать такой документ, и со временем этот процесс будет замедлять, а не ускорять работу. Тогда лучше подумать о другом сертификате электронной подписи.

Чтобы использовать простую электронную подпись, надо распечатать и подписать бумажный вариант соглашения или включить специальный пункт в договор с контрагентом — это требование закона.

Шаблон соглашения по ЭДОPDF, 0,3 КБ

Квалифицированная подпись

Каждый год сертификат квалифицированной подписи необходимо обновлять, что добавляет забот: надо следить за сроком действия и вовремя заказывать перевыпуск.

Для работы с квалифицированной подписью надо установить специальную программу — средство криптозащиты информации. Программа крепит электронную подпись на документ и проверяет подписи других участников обмена.

Некоторые используют облачную электронную подпись, для нее не надо устанавливать программу криптозащиты. Облачная подпись хранится в сервисе обмена, и каждый раз, когда вы подписываете документ, вам на телефон приходит смс с подтверждением действия. Такой сертификат дешевле и удобнее в использовании, но менее безопасен, чем программа криптозащиты.

Зачем нужен оператор документооборота

Подписанный электронный документ можно отправить по обычной электронной почте, но это небезопасно. Если почту взломают, документы окажутся у злоумышленников. Поэтому, например, налоговая инспекция принимает декларации только через специальные сервисы. Через такие же сервисы вы должны обмениваться электронными счетами-фактурами, иначе нарушите приказ Минфина России. Такие сервисы называются операторами документооборота.

Для простого пользователя — это прокачанная электронная почта. Работает через браузер, есть папки с входящими и исходящими, справочник адресов, встроенный поиск, редактор документов. Внутри — высоконагруженный сервис с защищенными каналами связи и шифрованием, которые обеспечивают безопасность передачи документов.

Таких сервисов в России несколько десятков. По цене, функциональности, надежности и скорости работы они примерно одинаковы. Операторов принято выбирать по качеству сервиса: как быстро работает техподдержка, готов ли оператор помогать подключать контрагентов, какие возможности он предлагает и есть ли у него консультанты-аналитики, которые помогут вам внедрить сервис в работу.

Вашему контрагенту тоже придется подключиться к оператору. Он может выбрать вашего или любого другого — тогда обмен пойдет через роуминг, как в сотовой связи.

Сколько стоят электронные документы

Обычно новички покупают минимальный пакет на 300 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить безлимитный годовой пакет или договориться об индивидуальных условиях.

Переходить на электронные документы выгодно, если вы отправляете 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда вы сократите расходы на бумагу и доставку почти в 5 раз.

Источник

Подключение к ЭДО

Электронный документооборот (ЭДО) значительно упростил жизнь компаний. Договор, акт, счет-фактуру и другие документы можно подписать электронной подписью и тут же отправить контрагенту. Снижаются временные затраты, а также освобождается место в архиве, ведь не нужно дублировать электронные документы бумажными копиями.

Как подключить ЭДО

Для подключения к сервису ЭДО понадобится оформить квалифицированную электронную подпись (КЭП), выбрать оператора ЭДО, настроить процессы внутри компании.

Сервис ЭДО Контур.Диадок поможет быстро перейти на электронный документооборот, получить квалифицированную электронную подпись и начать обмениваться документами с контрагентами.

Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура, а после подключим компанию к ЭДО

Рассмотрим пошагово, что должна сделать организация, чтобы перейти на ЭДО.

1. Определиться с последовательностью операций документооборота

Устоявшийся порядок работы менять не обязательно, понадобится только перенести его из бумажного формата в электронный.
Если установленного порядка не было, необходимо составить регламент: список ответственных сотрудников и порядок их работы с документами.

2. Оформить КЭП

В целях безопасности рекомендуется использовать квалифицированную электронную подпись. Она позволяет начать работу через ЭДО сразу, без заключения дополнительных соглашений. Подойдет для самых разноплановых задач — сдать отчетность в налоговую, получить финансовые услуги или передать документы в госорганы.

Сертификат КЭП выдают аккредитованные удостоверяющие центры. Подпись нужно оформить на всех сотрудников, которые подписывают документы.

С 2022 года порядок работы с электронной подписью изменится. На организацию будет выдана одна КЭП, сотрудники же получат электронные подписи на физические лица и машиночитаемые доверенности, позволяющие подписывать документы от имени организации.

3. Выбрать оператора ЭДО

Оператор ЭДО — одобренная Федеральной налоговой службой организация, которая обеспечивает обмен документами между пользователями. Работа через оператора электронного документооборота гарантирует сохранность и безопасность документов.

4. Организовать работу

Понадобится выбрать способ подключения ЭДО, подходящий конкретной организации:

5. Подключить контрагентов

Сообщите контрагентам, что используете ЭДО. Если они уже подключены к системе, то сразу смогут начать обмен документами. Если нет, предложите им перейти на ЭДО.

Подключить ЭДО могут разные виды организаций: малый, средний и крупный бизнес, ИП, муниципальные учреждения, государственные организации, самозанятые и т. д.

Документы для подключения

Для подключения ЭДО понадобится получить КЭП на тех сотрудников, которые будут подписывать документы. Оформить электронную подпись можно в аккредитованном удостоверяющем центре. Она должна соответствовать требованиям закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи».

Документы для получения КЭП:

Полный перечень лучше заранее уточнить в удостоверяющем центре. Список таких центров указан на сайте Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ.

Также операторы электронного документооборота могут выступать посредниками в получении КЭП, благодаря этому вы сможете подключиться к ЭДО быстрее.

Подключитесь к Контур.Диадоку бесплатно и оцените возможности электронного документооборота

После получения КЭП можно подключиться к оператору ЭДО.

Подробнее о заявлении расскажем дальше.

Заявление на подключение ЭДО

После выбора оператора ЭДО необходимо направить ему заявление о подключении. В Диадоке оно формируется автоматически, то есть искать образец заявления о подключении не понадобится.

Заявление будет создано в момент первой попытки отправить формализованный документ. Дальше представителю организации нужно подтвердить отправку заявления.

После на основе заявления о подключении оператор подготовит информацию для Федеральной налоговой службы, так как налоговые органы необходимо предупредить о переходе организации на ЭДО.

Сколько стоит подключить ЭДО

Подключение, использование сервиса, хранение неограниченного объема документов и получение входящих документов в Диадоке бесплатное. То есть если компании нужно только получать электронные документы, она может бесплатно подключиться к сервису.

Дальше организация выбирает тариф, по которому отправляет оператору ЭДО оплату за отправку документов. Стоимость рассчитывается в пакетах документов на год. Чем больше документов в пакете, тем дешевле выходит отправка одного документа.

На сайте Диадока есть калькулятор, который поможет подобрать оптимальный тариф.

Платной является интеграция с информационными системами организации. Попробовать работу в ЭДО можно с бесплатной веб-версии сервиса. У нее простой интерфейс, а принцип работы напоминает электронную почту. Вам не придется тратить время на долгое обучение. С сертификатом КЭП можно сразу же подключиться и начать обмениваться электронными документами.

Поможем выпустить КЭП в Удостоверяющем центре Контура, а после подключим компанию к ЭДО

Источник

Как перейти на электронный кадровый документооборот

что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот. Смотреть фото что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот. Смотреть картинку что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот. Картинка про что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот. Фото что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот

юрист, эксперт-консультант по кадровому учету и трудовым спорам, научный редактор журнала «Кадровые решения»

Принятый в ноябре закон о кадровом ЭДО позволяет работать с большей частью документов только в электронном виде, без дублирования на бумаге. Расскажем, какие права и обязанности появились у работодателей и как подготовиться к изменениям

Что изменилось

Федеральный закон от 22.11.2021 № 377 ввел в Трудовой кодекс три новые статьи, которые определяют порядок перехода на кадровый ЭДО, правила создания, обмена и хранения электронных документов. Изменения касаются:

Обратите внимание: переход на электронный кадровый документооборот — это не обязанность всех участников трудовых отношений, а право.

Какие документы переходят в цифровой формат

Согласно Закону № 377-ФЗ исключительно в электронном виде можно оформлять не все кадровые документы, некоторые оформляются в том виде, в котором пожелал работник, а какие-то остаются только на бумаге.

На бумаге или электронно — по желанию работника

Можно только электронно — по решению работодателя

Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)

Ознакомление с локальными нормативными актами и коллективным договором перед подписанием трудовых договоров

Акты о несчастных случаях на производстве по форме № Н1

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Электронно — при условии, что работодатель применяет ЭКДО

Локальные нормативные акты

Приказы (распоряжения) о увольнении работника

Документы, связанные с работой, предоставляемые работнику по его заявлению

Трудовые договоры, приказы (за исключением приказа об увольнении), уведомления для работников и другие документы

Журналы и ведомости инструктажей по охране труда

Заявления работников, служебные и объяснительные записки и другие документы

Форматы и состав электронных документов еще не определены. Минтруд, Минцифры и Росархив должны разработать формы к 1 марта 2023 года. Пока вы можете использовать собственные шаблоны.

Каковы права и обязанности работодателей и работников

Переход на электронный кадровый документооборот (ЭКДО) — это свободное решение работодателя. Если он принял его, то обязан информировать об этом работников и соискателей, а с действующих работников взять еще и согласие.

Со своей стороны, работник может не согласиться или попросить время на раздумье — это его право. Если человек отказывается от ЭДО, это не основание для увольнения или отказа в трудоустройстве. Если нет согласия, кадровая служба обязана выдавать и оформлять документы только в бумажном виде.

Как обмениваться документами

Для обмена электронными документами участники могут использовать информационные системы (ИС):

Работники вправе выбирать способы подачи некоторых документов. К примеру, заявление о выдаче документов, связанных с работой, или их заверенных надлежащим образом копий может быть подано:

Электронные сообщения считаются полученными работодателем на следующий день после их направления (ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ). Если работодатель вовремя не открыл заявление об увольнении, то это проблемы работодателя (ч. 1 ст. 165.1 ГК РФ) — отсчет двухнедельного срока начался.

Как перейти на электронный кадровый документооборот

Организация, которая примет решение о переходе на кадровый ЭДО, должна создать локальный нормативный акт. Можно сделать отдельное положение, а можно ввести раздел в правила трудового распорядка.

В этом документе надо указать:

В положении о кадровом ЭДО или в ПВТР укажите сроки в рабочих, а не календарных днях. В выходные дни, праздники или в отпуске работник свободен от выполнения трудовых обязанностей, в том числе от подписания документов.

Как подписывать электронные документы

Для работы с электронными документами у работодателя и работника должна быть электронная подпись. До принятия закона существовало три вида подписей:

Закон № 377-ФЗ ввел два дополнительных вида:

Памятка по видам подписей — в нашей шпаргалке.

В конце статьи есть шпаргалка

Для подписания документов работодатель может использовать:

Работник дополнительно может использовать ПЭП, если внутренним документом работодателя утвержден такой порядок подписания и требования к безопасности.

Особый порядок разработан для подписания наиболее важных кадровых документов.

Работодатель обязан использовать только УКЭП и УНЭПгос для:

Работник с помощью УКЭП, УНЭП и УНЭПгос может подписывать:

Все иные документы работник может подписывать любой подписью, включая ПЭП, если работает в информационной системе своей организации.

ПЭП — это сочетание «логин + пароль». Значит, если через личный кабинет на сайте работодателя или с адреса корпоративной электронной почты работника вы получили документ из тех, что не вошел в особый список, значит, он подписан простой электронной подписью. И это не просто сообщение, а именно документ.

Как подписывать документы через ЕЦП «Работа в России»

С 1 сентября 2022 года можно будет подписывать документы через единый информационный центр «Работа в России». Работодатели могут использовать УКЭП и УНЭПгос, а работники и соискатели УКЭП, УНЭПгос и ПЭПгос.

Для наглядности все эти правила сведены в таблицу.

Сторона ТДВид документовИС работодателяИС ЕЦП «Работа в России»
РаботодательДокументы из особого спискаУКЭПУКЭП, УНЭПгос
Иные документыУКЭП, УНЭП, УНЭПгос
РаботникДокументы из особого спискаУКЭП, УНЭП, УНЭПгосУКЭП, УНЭП, ПЭПгос
Иные документыУКЭП, УНЭП, УНЭПгос, ПЭП

ЭКДО при форс-мажоре

В исключительных случаях, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия населения, например во время пандемии, работодатель вправе обязать работников перейти на кадровый электронный документооборот. В этот период работник и работодатель смогут временно обмениваться документами в электронной форме или в виде электронного образа документа с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.

Электронный образ документа — это фотография или скан-копия бумажного документа с сохранением всех реквизитов.Для временного перехода на ЭКДО необходимо разработать и утвердить локальным нормативным актом порядок действий при форс-мажоре, права и обязанности работодателя и работников, порядок и сроки перехода на ЭКДО.

Шпаргалка

В шпаргалке собрана полезная информация из статьи:

Памятка по видам электронных подписей 640.4 КБ

Источник

Зачем бизнесу нужен электронный документооборот

Будет полезно компаниям, которые планируют перейти с бумажных документов на электронные

что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот. Смотреть фото что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот. Смотреть картинку что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот. Картинка про что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот. Фото что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот

Михаил Кратов

Если ваша компания уже перешла на ЭДО — электронный документооборот, из этой статьи вы ничего нового не узнаете. Она будет полезна, если вы только планируете перейти с бумажных документов на электронные. Разбираемся, как ЭДО помогает бизнесу упростить работу с документами и сделать процессы быстрее.

Что такое электронные документы и система электронного документооборота

Электронный документ — это файл, подписанный электронной подписью. Его не нужно распечатывать, так как электронные документы равносильны бумажным с собственноручной подписью. Перевести в электронный вид можно любой документ — например, счет-фактуру, акт или договор.

Электронными документами можно обмениваться внутри компании, с контрагентами или налоговой. Это удобно, потому что их не нужно распечатывать, быстрее и проще получить от контрагентов, сложнее потерять, подделать или перехватить.

Система электронного документооборота, или СЭД, — это сервис, с помощью которого компании обмениваются электронными документами. Сам процесс обмена называют электронным документооборотом, или ЭДО.

Чтобы вести электронный документооборот, должны выполняться два условия:

Оператор ЭДО — это компания, которая предоставляет юрлицам и ИП услугу обмена электронными документами, гарантирует юридическую значимость документов и безопасность передаваемой информации.

Откройте счет в Тинькофф Бизнесе за один день

Какая электронная подпись нужна для электронного документоборота

На сегодня нет единого закона, регулирующего электронный документооборот. Поэтому в зависимости от того, с кем вы обмениваетесь документами, понадобятся разные виды электронной подписи. Правила их использования устанавливает закон «Об электронной подписи».

Электронная подпись может быть простой, неквалифицированной и квалифицированной.

что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот. Смотреть фото что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот. Смотреть картинку что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот. Картинка про что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот. Фото что необходимо сделать чтобы перейти на электронный документооборот

При обмене документами с физическими лицами подойдет любая подпись. Важно учитывать, что простая подпись наименее защищена и ее могут подделать — например, если мошенники взломают эл. почту.

Для заверения внутренних документов подойдет любая подпись. Иногда в электронном документообороте организации используют несколько видов подписи.

Например, сотрудники заверяют документ простой подписью и нажимают кнопку «Согласовать». Руководитель видит в карточке документа, что нужные сотрудники его прочитали и подтвердили, что все в порядке. После этого директор может подписать документ квалифицированной подписью, придавая ему юридическую силу.

При обмене документами между компаниями может быть две ситуации:

Для обмена первичными документами подойдет любая электронная подпись. А вот счета-фактуры можно подписывать только квалифицированной подписью, даже если есть соглашение об обмене электронными документами.

У компаний могут быть разные операторы. Но обычно удобнее, когда контрагенты подключены к одной и той же системе ЭДО: тогда не нужно настраивать роуминг между разными системами.

При обмене документами с налоговой и фондами нужна квалифицированная электронная подпись. Через ЭДО компании и ИП могут отправлять в налоговую и фонды любые электронные документы

Для ведения бухгалтерской отчетности внутри компании подойдет любая электронная подпись. По закону в электронном виде можно вести первичные учетные документы, учетные регистры и финансовую отчетность.

В судебном документообороте используется усиленная квалифицированная подпись. В суд можно подать в электронном виде исковое заявление, заявление, жалобу или любые письменные доказательства.

Плюсы и минусы ЭДО

Плюсы ЭДО. Основное преимущество — сокращение расходов на бумагу, печать, доставку и хранение документов. Электронные документы можно бессрочно хранить на серверах оператора ЭДО.

Минусы ЭДО. У системы электронного документооборота есть и недостатки:

Лучше всего ЭДО подойдет, если компания работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у нее много филиалов, большое количество контрагентов из других регионов, много бумажных документов. Тогда ЭДО поможет организовать электронный архив, сократить время на пересылку бумажной почты, ускорит обмен документами. А вот для небольших компаний внедрять ЭДО может быть неоправданно дорого.

Рассчитать эффективность внедрения электронного документооборота можно с помощью специального калькулятора на сайте налоговой.

Что могут современные системы электронного документооборота

Создавать и отправлять документы. Документы можно добавить с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать с нуля. Встроенный редактор подскажет, как правильно сформировать и заполнить документ. Перед отправкой система проверит счета-фактуры, акты и накладные — это исключит ошибки и гарантирует, что контрагенты и налоговая примут документы.

Хранить документы. Все документы хранятся на серверах в дата-центрах, поэтому информацию невозможно потерять. Это безопаснее, чем хранить на личном компьютере.

Распределять входящие документы. В СЭД можно настроить маршрутизацию — назначить подразделение, которое автоматически будет получать документы от определенного контрагента.

Согласовывать документы внутри компании. Отправлять документы на подпись можно как определенному сотруднику, так и всему подразделению. Получателям придет уведомление на эл. почту.

Обмениваться документами между разными операторами ЭДО. Изначально разные системы не могут обмениваться документами между собой. Но эту опцию можно настроить отдельно, технология называется «роуминг». Его нужно настраивать для каждого контрагента отдельно.

Отправлять документы в контролирующие органы. Если понадобится бумажная копия электронного документа, ее можно распечатать.

Автоматически сверять взаиморасчеты. Можно быстро сопоставить данные актов сверки. Например, бухгалтеру нужно сверить задолженность на конец года по расчетам с контрагентом, суммы у компаний разные. Чтобы найти ошибку, бухгалтер вручную сверяет два акта сверки — свой и контрагента. Если компании активно сотрудничали в течение года, то у них может быть более ста операций и ручная проверка займет много времени. Сервис это сделает автоматически: сформирует акт сверки, сравнит данные и выдаст отчет по расхождениям.

Как выбрать подходящую систему

Список аккредитованных операторов ЭДО можно найти на сайте налоговой. Компания может выбрать любого оператора из списка. Операторы почти не отличаются друг от друга, отличия могут быть в скорости обслуживания и в том, какую помощь они оказывают при интеграции ЭДО в бизнес.

Если у контрагентов будут разные операторы, это нормально. Главное, убедитесь, что оператор состоит в реестре, поддерживает роуминг с большинством других операторов и гарантирует безопасность данных.

Как перейти на ЭДО

Процесс подключения по шагам.

Шаг 1. Измените учетную политику. Пропишите в учетной политике, что организация работает с электронными документами, подписанными электронной подписью.

Шаг 2. Составьте схему электронного документооборота. Изучите схему бумажного документооборота компании: сколько сотрудников задействовано, кто может подписывать документы, этапы, где возникают задержки документов. Переведите эту схему в электронный формат так, чтобы исключить проблемы бумажной цепочки.

Например, есть проблема: менеджеры часто забывают передать документы в бухгалтерию, а потом их теряют. С помощью ЭДО бухгалтер будет видеть, когда и какой документ поступил к менеджеру и на каком этапе ведется работа с этим документом.

Шаг 3. Оформите электронную подпись для сотрудников. Электронная подпись понадобится тем сотрудникам, которые будут подписывать электронные документы. Если подписи еще нет, для руководителя или ИП ее выпустит налоговая, а остальные сотрудники могут приобрести подпись в аккредитованном удостоверяющем центре. Если квалифицированная подпись уже есть у бухгалтера или руководителя, они могут использовать ее.

Шаг 4. Выберите способ работы ЭДО. Определитесь с техническим решением:

Шаг 5. Выберите оператора. Можете спросить у контрагентов, с какими операторами они уже работают

Шаг 6. Подключите контрагентов. Отправьте контрагентам приглашения в сервисе. Когда компания примет приглашение, можно будет начать обмен электронными документами. Чем больше контрагентов будет подключено к ЭДО, тем ощутимее будет выгода от перехода на него.

Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф

Бухгалтер на удаленке без отпусков и выходных

Источник

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *