выездные мероприятия что это
Как организовать выездное мероприятие для сотрудников
Одной из составных задач корпоративных мероприятий является расширение сети деловых связей с инвесторами, клиентами, сотрудниками в процессе неформального общения. Прекрасная обстановка для этого создаётся на специально организованных выездных мероприятиях.
На них решаются важные задачи:
Рабочая обстановка может сковывать действия сотрудников. А выезд за пределы трудового места отвлекает, снимает комплексы, расслабляет. Отправиться можно как в центр отдыха (клуб, ресторан, санаторий и др.), так и на природу, где главный «козырь» – свежий воздух.
Подготовка к мероприятию
Мероприятие должно быть приятным, интересным и полезным одновременно. Поэтому его подготовке надо уделить особое внимание. Основные этапами подготовки могут стать следующие.
Постановка целей
Они должны быть конкретными и достижимыми. Определив главную цель, следует подробно разработать все вытекающие из неё задачи. От цели зависит подбор места корпоративного отдыха и составление программы. В целеполагании отлично помогает используемая в управлении и менеджменте технология SMART. Каждая буква имеет своё значение.
S pecific
Цель должна быть конкретной. Достижение чего именно планируется. Например: создать благоприятные условия для сотрудничества отделов в привлечении покупателей (укрепление отношений с партнёрами, повышение интереса сотрудников к компании и др.)
M easurable
Важно обеспечение измеримости поставленных целей. Единицы измерения должны быть количественными. Например: облегчить старт в компании пяти новым сотрудникам для увеличения прибыли на 5% по сравнению с прошлым кварталом. Критерий измеримости конкретизирует цели.
A ttainable
Достижимость цели. Нельзя ставить перед собой заоблачных, как правило, формальных задач. Запланированное должно соответствовать силам компании при имеющихся навыках и знаниях. Составленную программу необходимо привести в соответствие с бюджетом предприятия. Нельзя, например, запланировать выезд компании за границу при отсутствии достаточного финансирования.
R elevant
Актуальность цели позволяет выбрать именно то, что нужно в данный момент и именно на корпоративе этой компании. Действительно ли планируемая задача так важна для предприятия? Или она в компетенции вышестоящей (нижестоящей) организации. Следует оценить степень важности корпоратива именно в данной ситуации и в запланированный срок.
T ime-bound
Ограниченность во времени – важный фактор. При планировании следует учесть, когда именно цель должна быть в итоге достигнута. Ведь задачи могут быть важными, но время для их решения ещё не пришло или безвозвратно упущено. Например, с адаптацией сотрудников, проработавших уже более года, явно припозднились. А время для объединения отделов ещё не пришло.
Подготовка необходимого оснащения
Для каждого мероприятия необходимо подготовить оборудование. Следует учесть наличие в запланированном месте:
Заранее необходимо позаботиться о доставке, установке, обслуживании музыкальной аппаратуры, микрофонов для ораторов. Не забыть о предметах гигиены, посуде, продуктах, обеспечении игр, тренировок, спортивном оборудовании и прочем.
Встреча с запланированными подрядчиками
Для оптимальной координации действий приветствуется единовременный сбор всех подрядчиков, обеспечивающих мероприятие, представителей:
Каждый выполняет свои обязанности. Но работа в одной команде по обеспечению единого мероприятия должна быть скоординирована заранее во избежание накладок.
Учёт возможных ограничений
Следует предусмотреть все нюансы. Например, возможность присутствия детей требует исключить некоторые шутки и игры. Учесть контингент приглашённых гостей, возможность их замены. В позднее время необходимо соблюдать правила общежития в присутствующих на недалёком от выездного мероприятия месте. Следует согласовать с владельцами территории возможность разжигания костров, использования фейерверков и т.д.
Составление резервного плана
Запасной вариант или план «Б» никогда не помешает. Ведь погода не всегда соответствует прогнозам. Да и другие непредвиденные ситуации могут помешать беспрепятственному выезду, например, на природу. Как вариант, можно запланировать оборудование быстро устанавливаемых навесов или перемещение в помещение. В связи с этим программа подвергается заблаговременно запланированной корректировке. Перестраиваться «на ходу» всегда сложно.
Обдумывание вариантов медицинской помощи
Во время активного отдыха на выезде не всегда удаётся избежать досадных случайностей, неприятных ситуаций. Травмы, раны, приобретённые в процессе запланированных развлечений, могут потребовать необходимости скорой медицинской помощи.
Это продумать следует также заранее, например:
В жаркий период не помещает крем для защиты от солнечных лучей, мазь от укусов насекомых, другие средства.
Составление письменных рекомендаций сотрудникам
Предстоящее мероприятие следует интересно проанонсировать. Зная заранее о целях, месте и программе корпоратива, каждый сотрудник сможет ответственно подготовиться.
Положительно зарекомендовали себя своеобразные памятки, изготовленные в стиле организации. В них можно отразить все важные моменты, инструкции, советы. Составляются они в серьёзной форме или в весёлом юмористическом стиле в зависимости от конкретной ситуации. Нелишним станет напоминание о сюрпризах погоды и других непредвиденных ситуациях.
Чтобы профессиональная деятельность не превратилась в рутину, важно задуматься о корпоративном отдыхе, в том числе на выездных мероприятиях.
Итог выездного мероприятия зависит от организатора
Подготовить мероприятие выездное намного сложнее, чем в стенах офиса. Необходимо предусмотреть массу мелких, но важных деталей. Результат мероприятия прямо пропорционален качественной подготовке. Важно наличие профессионального организатора, который предусмотрит всё до мелочей.
Агентство праздников «ИГРОКС» обеспечит незабываемые впечатления от выездного мероприятия с учётом целей, масштабности и всех пожеланий заказчиков. Доверившись нам, вы оставите в стороне все проблемы и волнение.
Мы продумываем все этапы: от разработки идей до обеспечения транспорта, шоу и питания. Инвентарь и оборудование у нас в наличии на любой вкус. Авторы сценариев, мастера фото и видеосъёмки и многие специалисты других направлений для организации выездного корпоратива – всё это и многое другое вы найдёте в агентстве «ИГРОКС».
Как организовать идеальное выездное мероприятие
Планируй мероприятие заранее
Начинать планировать мероприятие следует минимум за 6 месяцев, чтобы получить самые удобные и выгодные предложения от авиакомпаний, и отелей, и ряда других поставщиков. В таком случае практически полностью исключаются ситуации, когда остаётся недостаточно билетов или номеров для заселения. Кроме того, это позволяет сэкономить значительную часть бюджета, так как покупка билетов и бронирование номеров заранее порой дешевле в два раза, чем за месяц до мероприятия.
Сужай географию в зависимости от бюджета и ограничения дальности перелета
Сужение географии в зависимости от дат поездки — это не только способ сэкономить, но и страхование от неприятных ситуаций, когда команда попадает в не совсем дружелюбную обстановку, связанную с погодными условиями и особенностями местных традиций. Всегда проверяй сезонность и климатические особенности региона. Например, если мероприятие планируется на сезон дождей, то надеяться на «пронесет» не стоит, и вероятность того, что твою пляжную вечеринку сдует, стремится к ста процентам.
Совершай тестовые поездки
Даже если программа для тебя нова. Во-первых, у тебя есть шанс на месте оптимизировать смету и окупить саму поездку. Во-вторых, сам выезд — это тот момент, когда твои ожидания должны в точности соответствовать реалиям. Личный опыт мененджера помогает «настроить» сервис или «втиснуть» в тайминг дополнения. Более того, тестовая поездка минимизирует риски и отрицательные отзывы гостей мероприятия.
Используй спортивные или культурные мероприятия и события в стране пребывания в качестве WOW эффекта
Чем больше положительных эмоций получат участники мероприятия, тем выше вероятность, что они будут лучше усваивать информацию и в дальнейшем усерднее работать. Кроме того, состыковка со спортивными или культурными мероприятиями позволяет разнообразить программу, давая возможность участникам отдохнуть от основной работы.
Анкетируй гостей на предмет отсутствия аллергических реакций и прочих вещей, которые необходимы для комфортного пребывания
Реально оценивай свою аудиторию. Подход в организации мероприятий должен быть индивидуальным, особенно если оно рассчитано на небольшую группу людей. Даже если планируется организовать крупное мероприятие, следует привлечь к подготовке больше сотрудников, исключая различные риски. Зная привычки и детали образа жизни потенциальных партнёров, ты с большей вероятностью заключишь выгодные для твоего бизнеса сделки.
Это лишь часть того, что нужно знать об организации выездных мероприятий. Подробную информацию на эту тему ты можешь узнать в компании DP EVENT, которая занимается организацией и проведением мероприятий в России и за рубежом. Компания создаёт уникальный опыт с максимальным погружением гостей в тему проекта. Одним из главных направлений компании является MICE (Meetings, Incentives, Conferences, Events) — выездные мероприятия, не ограниченные географией.
Если ты хочешь сделать для твоих клиентов, партнёров или сотрудников незабываемое путешествие, необычную презентацию, уникальное приключение или эксклюзивный визит, то всё это может организовать DP EVENT. Также компания занимается организацией праздников, презентаций и корпоративных событий. DP EVENT следит за трендами и создаёт актуальные идеи для мероприятий.
Как организовать выездное мероприятие
Многие в настоящее время предпочитают выездные мероприятия. Люди современности поняли, что не обязательно привязываться к месту. Можно организовать встречу, торжество или корпоратив где угодно. Нет необходимости идти на поводу у стереотипов. С чего начать подготовку?
После того, как определились с исполнителем, необходимо разработать концепцию, которая в большей степени будет уместна для конкретного случая или отдельной ситуации. Затем стоит выбрать правильное место. Желательно отталкиваться от приоритетных факторов. Главное, чтобы приглашённым гостям было удобно.
Мероприятие нужно планировать заранее. Необходимо позаботится о том, чтобы погодные условия не помешали планам. Разработайте программу торжества в деталях. Необходимо учитывать досуговые предпочтения всех возрастных групп. Очень важно правильно подобрать меню. Сотрудники кейтеринговых компаний могут доставить на место уже готовую еду, либо приготовить её прямо во время мероприятия. Ограничений в части продуктового ряда нет.
Очень важно выехать на место самостоятельно. Желательно сделать это за неделю или несколько дней до торжества. Таким образом, получится предупредить вероятные риски. Можно будет оценить ситуацию в режиме «здесь и сейчас», чтобы принять корректирующие меры при необходимости. Возможно, у некоторых гостей присутствует аллергия на насекомых. Необходимо принять все меры безопасности.
Если довериться надёжному и проверенному исполнителю, то можно будет не переживать за судьбу мероприятия. Такой путь оптимален.
Где лучше провести выездное корпоративное мероприятие в России?
Корпоратив, тимбилдинг, отчетное совещание или форум – любое корпоративное мероприятие может быть заметно эффективнее при организации в другом городе либо регионе. В этом случае легко повысить вовлечение участников в программу, продуктивнее отработать командообразование и иные HR-стратегии, повлиять на лояльность сотрудников и улучшить имидж компании в их глазах. Но, как нередко бывает, все это верно при одном условии. Речь про соответствие цели, формата и концепции мероприятия с местом его проведения. Потому очень важно правильно подобрать локацию выездного события. Команда Mosevent готова помочь в этом вопросе – и рассказать о 10 лучших направлениях в пределах России.
Топ-10 направлений для организации выездных мероприятий в РФ
Оговоримся сразу: не стоит воспринимать наш список как некий чарт, где какой-то вариант интереснее другого. Все они равнозначные, каждый из них оптимален для той или иной задачи. Поэтому в описании направления мы сделаем акцент на его особенностях, что позволит вам более точно определиться с выбором.
Санкт-Петербург: универсальность на 100%
Северная столица – по-настоящему универсальный вариант. С одной стороны, вы можете проводить в городе на Неве с максимальным комфортом любые деловые активности: конференции и семинары, презентации и бизнес-встречи, тренинги и т.п. Ведь Санкт-Петербург предлагает огромный выбор конференц-залов любого класса, масштаба, оснащенности. С другой же, здесь можно организовать и более неформальные мероприятия: например, командный квест по историческим местам либо торжественный банкет для коллектива в престижном ресторане. Добавьте к этому простоту логистики в европейской части России и обилие гостиниц разного уровня – и у вас получится удачное направление для корпоративных мероприятий в любое время года.
Золотое кольцо России: классика жанра
Сергиев Посад, Переславль-Залесский, Ростов, Ярославль, Кострома, Иваново, Суздаль, Владимир, Углич – этот традиционный туристический маршрут подходит прежде всего для экскурсионных корпоративных выездов. Совместное посещение сотрудниками многочисленных музеев, монастырей и церквей поможет сплочению коллектива без спешки, суеты и прессинга, характерных для многих из программ командообразования. Хотя по этому направлению можно проводить еще и другие активности. Например, в любом из городов легко организовать для персонала народные гуляния с забавами в старинном стиле. Также Золотое кольцо России оптимально для Family Day: с концертами народной музыки, мастер-классами ремесел и угощениями по мотивам исторической кухни.
Северо-западный регион: история и культура
Если по каким-нибудь причинам Золотое кольцо России не подходит для вашего выездного корпоративного мероприятия, в Mosevent советуют обратить внимание на северо-западную часть нашей страны. Ведь такое направление не ограничено только «городским» Санкт-Петербургом, и здесь много мест особой исторической и природной ценности. К ним можно отнести, например, города Великий Новгород и Петрозаводск, Ладожское и другие озера Карелии, деревню Мандроги и т.п. Все подобные локации предлагают особые условия для экскурсий и корпоративов в национальном стиле, проведения ремесленных мастер-классов и познавательных квестов. Единственное но: следует учесть, что некоторые места подходят для посещения лишь относительно небольших групп.
Сочи: спорт во всем многообразии
Если вы хотите организовать выездной спортивный тимбилдинг, то лучше города-курорта Сочи не найти – причем в любой сезон. Ведь здесь есть все возможности для командообразующих корпоративных программ самого разного типа. Зимой это могут быть состязания на лыжах, сноубордах, коньках и санях, плюс соревнования по хоккею. Летом выбор шире: пляжный волейбол, sup-серф, дайвинг, парусные регаты, заезды на гоночных машинах по трассе Формулы-1 в Олимпийском парке, банджи-джампинг и зиплайн в Скайпарк – и много других спортивных активностей. Причем мероприятие будет максимально комфортным для участников. Перелет в Сочи удобен из большинства регионов РФ, а инфраструктура в Красной Поляне и Розе Хутор в последние годы вышла на действительно высокий уровень.
Крым: от экскурсий до военных баз
Еще одно популярное для корпоративных выездов черноморское направление – и во многом иной тип программы. Мы рекомендуем ориентироваться в Крыму на другие форматы. К примеру, здесь отличные возможности для тимбилдинга на природе – в виде пеших или конных походов в горы и джиппинга в районах поселка Симеиз и горы Кошка или Ай-Петри с пещерами. Для молодых и готовых к экстремальным активностям коллективов можно провести военный тимбилдинг – благо армейских баз и техники более чем достаточно в районе Севастополя и Балаклавы. А если у вас сотрудники отдают предпочтение более спокойным корпоративным событиям, то можно провести экскурсии в Бахчисарай, Инкерман, Новый Свет, Ялту и другие исторические и культурные районы полуострова.
Урал: по горам, по лесам
Этот регион по-настоящему огромен, потому в данном тексте можно ограничиться двумя ключевыми для него точками – городами Екатеринбург и Челябинск. Полет к ним отнимает относительно мало времени, стоимость авиабилетов доступная, а условия инфраструктуры пусть уступают центральным регионам, но не так много. При этом Урал предлагает привлекательное сочетание «цивилизации» и природы в корпоративных программах. Горы, реки, леса, озера (в одной лишь Челябинской области их более 3000!) – это мощная основа для разнообразного тимбилдинга на природе: походы, сплавы на байдарках, рафтах, квесты и т.п. Их можно дополнить культурной частью: с посещением Музея камнерезного и ювелирного искусства и завода Уралмаш, Театра оперы и балета в Екатеринбурге и т.д.
Алтай: с заботой об экологии
Алтайский край отчасти похож на Урал – здесь тоже обилие лесов, гор и озер. Но у этого направления есть свои особенности. В этом регионе расположено порядка сотни памятников природы, природных парков, заповедников и заказников, многие из которых уникальны и находятся под защитой ЮНЕСКО – как Телецкое озеро. И многие же из них испытывают повышенную антропогенную нагрузку и нуждаются в поддержке и уходе. Поэтому мы бы предложили вам организовать экологический тимбилдинг на Алтае. Посещение природных достопримечательностей этого края вместе с уборкой их территории сотрудниками, посадкой растений и проведением тематических семинаров и других ивентов не просто улучшит взаимодействие в коллективе, но и подчеркнет социальную ориентацию вашей компании.
Саяны: ради национального колорита
Еще одна горная система в Сибири, которая затрагивает территорию сразу целого ряда регионов РФ, выделяется весьма необычной природой. Потому в программу выездного корпоративного мероприятия тут тоже можно включать всевозможные командообразующие активности по типу хайкинга к географическому центру Азии, горнолыжных состязаний либо, например, спелеологии. Но стоит отметить: Саяны могут предложить более экзотические концепции – с национальным колоритом. За ним нужно отправиться не в Красноярский край, а в республики Хакасия и Тыва. Тут можно, к примеру, устроить корпоративный чемпионат по борьбе «хуреш» или же провести Тун Пайрам, праздник первого айрана. Столь внеформатные программы подчеркнут приверженность вашей компании нестандартным решениям.
Байкал: песнь льда и воды
Самое глубокое озеро на планете наверняка не нуждается в особой рекламе – его знают в нашей стране все. Поэтому любое корпоративное мероприятие с выездом к этому уникальному месту однозначно обеспечит максимум интереса со стороны участников. «Ассортимент» идей для проведения ивентов здесь достаточно широк – и летом, и зимой. Все те же походы, экологический тимбилдинг, экскурсии вдоль Байкала, посещение острова Ольхон, катание на внедорожниках по берегу или по замерзшему льду – и это малый спектр активностей для сплочения коллектива на озере. Причем нельзя не включить местную экзотику: мастер-классы от местных умельцев или визиты к знаменитым бурятским шаманам. Посетовать тут можно лишь на достаточно длительный перелет в Иркутск или Улан-Удэ.
Камчатка: неразбавленный экстрим
Многие HR-эксперты уверены: настоящее единение коллектива, умение работать слаженной командой и доверие друг к другу формируются лишь в особо сложных условиях. Если отталкиваться от этой теории, корпоративный выезд на Камчатку – это едва ли не лучшее решение для эффективного тимбилдинга. Ведь экстрим тут будет буквально во всем: от сложной логистики и базовых условий проживания до самих активностей с посещением действующих вулканов, гейзеров и нетронутых мест природы, где полно диких животных. Плюс учтите, что корпоративный туризм в Петропавловске-Камчатском находится почти в зачаточном состоянии, что также усложняет быт для участников. Поэтому стоит здраво оценить свой коллектив – но если он готов к трудностям, такой «корпоратив» принесет ему максимум пользы.
Почему стоит организовать выездное мероприятие с Mosevent?
Любое корпоративное событие с выездом в другие регионы предполагает особую ответственность за сотрудников. Поэтому критически важно вдумчиво подходить к выбору организатора этого мероприятия. Чтобы быть уверенными в безопасности и надежности проведения программы, лучше обратиться в Лабораторию полного цикла Mosevent группы компаний НТС. Это объясняется несколькими причинами:
Выбирайте поддержку в Mosevent – и мы предложим вам оригинальные концепции и интересные направления для корпоративов, тимбилдингов или других событий в жизни коллектива, которые сделают его более целостным и результативным во время повседневной работы!
Ваше сообщение успешно отправлено. Наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время.