все что нужно знать бухгалтеру
«Мне нравится искать ошибки»: сколько зарабатывает старший бухгалтер
В Кирове
Героиня этого выпуска с детства мечтала работать с цифрами и документами, выучилась на бухгалтера, но поначалу денег на самостоятельную жизнь вдали от родного дома мучительно не хватало. Она рассказала, как ей удалось переехать в город покрупнее и как пришлось самой осваивать новую программу для бухучета, а потом обучать других.
Это история читателя из Сообщества Т—Ж. Редакция задала наводящие вопросы, бережно отредактировала и оформила по стандартам журнала.
Выбор профессии
Еще в школе мне нравилось считать и работать с бумагами: заполнять разные бланки, анкеты. В детстве я не пропускала ни одну форму в газете, которую можно было заполнить. Школьные тесты по профориентации тоже показали, что мне лучше работать одной, что-то считать.
Еще я не хотела, чтобы в роду у кого-то была такая же профессия: все мои родственники работают в разных областях. Поэтому после школы я поступила в университет на специальность «бухгалтерский учет, анализ и аудит».
В Кирове меня ждала приятная новость. Так совпало, что две мои подруги поступили на эту же специальность в этот же вуз. Поселили нас тоже вместе, поэтому адаптация проходила легко. По дому не скучала, приезжала в гости к родителям на выходные.
В комнате нас проживало четыре человека. Душ и кухня были строго по расписанию. Часто воды не было в принципе никакой. Если хотелось сходить в клуб, то не спать надо было до утра, потому что двери общежития открывали в 05:00. Но несмотря ни на какие трудности, это было самое счастливое время. В институте у меня появилось много новых друзей, а о том периоде осталась куча приятных воспоминаний. Общага меня научила большему, чем вуз.
На последних курсах я начала подрабатывать. Раздавала листовки, платили 500 Р за смену. Потом работала в частной фирме менеджером по спецодежде, получала 2000 Р в месяц. Еще в банке предлагала и помогала посетителям оплатить услуги через терминал, а не через кассу, зарплата была 10 000 Р в месяц. На заработанные деньги я могла купить себе одежду, которая мне нравилась, а не только устраивала по цене, сходить в кафе.
После получения диплома пришлось вернуться домой к родителям. Не осталась в Кирове сразу, потому что не нашла человека, с которым на двоих можно было бы снимать жилье. Аренда квартиры стоила 7000 Р в месяц, таких денег у меня не было.
Суть профессии
Я готовила документы по нулевой ставке НДС для налоговой, отслеживала движение средств на расчетных счетах, проверяла наличие необходимых документов по переводам. Занималась авансовыми отчетами: выдавала расходный кассовый ордер, с которым сотрудник шел в кассу получить деньги. И потом он мне отчитывался, на что эти деньги потратил: на командировку, учебу, праздник, материалы для производства, медосмотр, проезд в общественном транспорте. С проездом работники любили хитрить. В качестве оправдательных документов они прикладывали билеты, в которых номера шли подряд, — как будто они по этим билетам ездили в разные дни, а на самом деле брали их у соседей по автобусу. Мне надо было найти такие билеты и убрать лишние.
Еще я проверяла документы по кассе. Занималась сверкой взаиморасчетов с поставщиками. Отвечала за проверку входящих счетов-фактур. От того, правильно ли они оформлены, зависело возмещение НДС. Если каких-то документов не хватало, не было оригиналов или в них содержались ошибки, я связывалась с отделом снабжения и с поставщиками, просила прислать нужные бумаги или что-то исправить.
Когда я звонила, то от страха сначала даже заикалась.
Обычно отдел снабжения не любил выполнять такие задачи: «Вам надо — сами и разбирайтесь». Приходилось доканывать их каждый день или звонить самой поставщику, но тогда это расценивалось мной как поражение: не смогла воздействовать на других сотрудников, чтобы они выполнили свою работу качественно. А так как в первое время я плохо ориентировалась и не была уверена, что правда на моей стороне, приходилось постоянно спрашивать совета старших коллег. В целом они терпимо и понимающе относились к моим вопросам, но за спиной, скорее всего, обсуждали меня всячески.
Начинать работать бухгалтером мне было очень тяжело. Все, что мы изучали во время учебы, по большому счету не пригодилось. В вузе мы решали задачи, писали проводки, заполняли бланки на бумаге. В реальной работе это все оказалось не нужно. Проводки делает программа, а от меня требуется знать нужную операцию и правильно заполнить поля. С этим у меня были проблемы.
Практические занятия проводились не в той программе, в которой в итоге пришлось работать. На своей первой работе я задавала много глупых вопросов: спрашивала банальные вещи, постоянно уточняла какие-то мелочи. Мне было неловко и казалось, что я это и так должна знать. Но сейчас, когда я сама обучила уже двух людей, понимаю, что мои вопросы были адекватными: лучше переспросить, чем сделать ошибку, которую придется потом исправлять. И сама всегда с радостью помогаю и делюсь информацией.
Через год мне добавили функциональность кассира и накинули 5000 Р к зарплате. Я была счастлива. В кассе я работала два часа вечером. Принимала деньги от людей за мелкие услуги, которые оказывал завод, выдавала зарплату. Работать надо было именно с кассовым аппаратом.
Еще в течение дня я выдавала деньги сотрудникам под отчет. Деньги были у меня в сейфе на моем рабочем месте, а касса находилась фактически за пределами предприятия. И иногда приходилось бегать с одного рабочего места на другое, если была острая необходимость.
Кассу освоила быстро, так как до этого проверяла связанные с кассой документы, а когда кассир был в отпуске, замещала ее. Мне нравилось работать кассиром, но я все время помнила, что на мне полная материальная ответственность за все деньги. Эта мысль держала в тонусе. И всегда надо было следить, что есть мелочь для кассы. Мелочь из моего кошелька и кошельков моих родителей переходила в кассу, а нам взамен шли купюры.
Но мое счастье продлилось недолго. Через несколько месяцев после того, как мне добавили обязанности кассира, мы стали часто работать четыре дня в неделю и доход снова упал.
Хотя на работу ходили и в пятницу, но уже «за идею».
На работе не было никакого роста, новых задач не появлялось, плюс удручала принудительная четырехдневка. Через некоторое время я переехала в Киров, где тоже устроилась бухгалтером.
Все четыре с половиной года после вуза я страстно желала уехать из родного города. Когда удалось накопить денег, а жить там стало совсем тошно, я уволилась. Еще у меня был парень в Кирове, поэтому я рвалась туда.
Искала работу полгода, активно — три последних месяца на «Хедхантере». Сложность была в том, что я не хотела, чтобы на старом месте работы узнали о моем поиске, поэтому на вакансии откликалась только я, в открытом доступе работодатели мое резюме не видели. Ради каждого собеседования надо было ехать в Киров — два с половиной часа в один конец. На дорогу уходило очень много времени. Сначала долго не могла найти место, которое меня бы устраивало, а в конце поиска была уже нарасхват, несколько приличных компаний готовы были меня взять.
Место работы
Последние два с половиной года я работаю в крупной аутсорсинговой компании. В отличие от предыдущего места работы здесь полностью электронный документооборот, общение тоже происходит в основном по электронной почте и в рабочем мессенджере.
Коллектив молодой, коллеги моего возраста — это классно, разговоров о грядках минимум. Современный офис, опенспейс. На рабочем месте у меня стол с двумя мониторами и небольшая тумбочка для личных вещей.
Утром я хожу на работу пешком, дорога занимает 50 минут. Обратно, если не лето, 30 минут еду на автобусе. Добираться удобно.
Но к сотрудникам отношение потребительское. Главное — результат. Могут позвонить в любое время — в выходной или поздно вечером, — потому что нужно срочно что-то сделать. На высокие руководящие должности местным не пробиться, каким бы замечательным сотрудником ни был, все топ-менеджеры — из Москвы.
Всего в нашей компании работает примерно 300 человек. Это бухгалтеры, казначейство, экономисты, снабжение, программисты. Конкретно на моем участке 20—25 сотрудников.
С февраля 2021 года я работаю в должности старшего бухгалтера. Но до этого уже полгода фактически выполняла эти обязанности, потому что уволились два человека, которые находились на этом участке давно. Они ушли, поскольку не захотели работать в новой программе: в прошлом году из 1С мы перешли в САП. Вместо них наняли новичков без опыта, и нам с ними пришлось осваивать программу вместе.
Привыкнуть было нелегко, все названия операций и процессов в САПе другие. Мы прошли обучение, но от него не было никакого толка. Консультанты, к которым мы обращались за помощью, сами учились на нас. В итоге мне пришлось разбираться самой и обучать других.
Программу мы не освоили до сих пор. Каждую неделю что-то для себя открываем.
У меня сейчас один человек в подчинении. Было двое, но второй уволился.
Поскольку сейчас у всех каша в голове и учет в новой программе только настраивается, то, если мы что-то сделали неправильно, нас не сильно ругают. И проверять нас некому, другие понимают еще меньше нас. А когда работали в старой программе, с нами не церемонились. Если допустил серьезную ошибку, депремировали.
Самое трудное — это закрытие месяца, когда за несколько дней нужно сделать огромный объем работы. Возможно, так происходит, потому что ответственные сотрудники непосредственно в компаниях не стремятся выполнять свою работу равномерно. Поступающие к нам задачи мы обрабатываем самое долгое три дня, но в конце каждого месяца стабильно начинаются адские переработки. Закрытие длится с 30-го или 31-го по 3-е число. В закрытие мы работаем по 14 часов в день, из которых пять — переработка. Переработки не оплачиваются, и в эти дни очень сложно взять отгул.
Из этого вытекает и другой недостаток — текучка кадров. Многие увольняются, не проработав и года. Думаю, что в основном это именно из-за переработок, а не потому, что работа им надоела.
Я не считаю мою работу монотонной. Мне нравится узнавать, как в программе правильно провести какую-то операцию. Каждый день происходит что-то интересное, возникают новые задачи, которые надо оперативно решить. Я привыкла к цифрам, они не утомляют меня. Чтобы лишний раз не напрягать глаза, максимально использую возможности «Экселя»: выгружаю в него данные из бухгалтерской программы, применяю различные комбинации клавиш — и он считает вместо меня.
Что должен знать главный бухгалтер
Пробелы в знаниях главного бухгалтера – это недоплаченные или переплаченные налоги, ошибки в учете и отчетности, и, как следствие, – финансовые потери и другие неприятности со стороны контролеров.
Когда на работу принимают рядового бухгалтера, его знания легко может проверить главбух. А как проверить знания главбуха, который сам должен знать больше, чем любой другой сотрудник в организации?
В этой статье расскажем, что должен знать главный бухгалтер, и поделимся советами, как проверить эти знания.
Что говорит профстандарт
Новый профессиональный стандарт «Бухгалтер» утвержден приказом Минтруда от 21.02.2019 № 103н. Требования к главному бухгалтеру прописаны в разделе 3.2.
На этот стандарт организация обязана ориентироваться, только если требования к главбуху такой организации установлены законами, в частности, Законом о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011г. Это акционерные общества, страховые организации, НПФ, государственные внебюджетные фонды и т.д.
На большинство обычных компаний этот стандарт не распространяется, но его можно брать как ориентир при выборе главного бухгалтера ООО.
Вот какие знания должны быть у главбуха согласно профстандарту:
Условно знания и ключевые навыки главного бухгалтера можно разделить на несколько составляющих:
Пробелы в знаниях главбуха иногда всплывают только при выездных и камеральных налоговых проверках, оформлении кредита или участии в тендере, когда последствий уже не избежать. Передача бухгалтерии на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice спасает от таких неприятностей.
Во-первых, наши соискатели на должность главбуха проходят строгий многоуровневый отбор. Во-вторых, для каждого участка у нас есть отдельные специалисты, которые специализируются именно на этом вопросе и не распыляются на другие. В-третьих, мы несем материальную ответственность за ошибки, допущенные по вине наших сотрудников.
Требования к знаниям и профессиональным навыкам главного бухгалтера существенно зависят от размера и масштабов деятельности фирмы. Так, если фирма небольшая и в ней нет финансового директора, главбух должен уметь проводить финансовый анализ, закладывать бюджет под определенный проект, анализировать денежные потоки и управлять ими.
Как проверить знания главного бухгалтера
Мы постоянно занимаемся отбором лучших бухгалтеров в штат и готовы поделиться своими наработками.
Во-первых, мы подготовили пошаговую инструкцию для руководителей и собственников компаний, как проверить своего бухгалтера, не зная бухгалтерии. Следуя этой инструкции, вы сможете быстро понять, насколько хорош ваш главный бухгалтер и в порядке ли бухучет компании.
Тест разработали методологи и аудиторы 1C-WiseAdvice, его проходят все наши соискатели. Первый вариант теста – для бухгалтера на общей системе, второй – для «упрощенцев». Предложите проверяемому ответить на вопросы, а результаты и рекомендации придут вам на почту.
Совет от 1C-WiseAdvice
Если есть хоть малейшая вероятность перехода с «упрощенки» на ОСНО, выбирайте главбуха с опытом работы на общей системе и проверяйте знания в этой области в том числе. Быстро освоить общий режим, не имея опыта, практически невозможно, а ошибки будут стоить дорого.
В-третьих, здесь мы рассказали, как проводить собеседование главного бухгалтера, какие вопросы задавать и какие тесты проводить. И еще одна статья на эту тему.
Помимо знаний, рекомендуем проверить главного бухгалтера на честность и наличие «скелетов в шкафу», потому что, если взять на работу нечистого на руку бухгалтера, его знания будут работать на его личный карман, а не на фирму.
Вот лишь малая часть историй о том, как бухгалтеры обманывают директоров и собственников бизнеса. Все они – из нашей практики:
Проверить кандидата вам помогут эти сервисы:
Чтобы раз и навсегда избавить себя от проверок работы бухгалтерии, тестов и переживаний за качество работы главного бухгалтера, просто передайте эти функции на аутсорсинг.
Что должен знать бухгалтер по заработной плате
Автор: Юлия Попик старший бухгалтер по расчету заработной платы
Что должен знать бухгалтер по заработной плате
Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы
Расчет заработной платы и налогов с нее — один из самых сложных разделов бухгалтерии. Любые нарушения в учете влекут за собой серьезные последствия. Если же речь идет о зарплате — цена ошибки существенно возрастает. Поэтому очень важно, чтобы на этом участке работал квалифицированный специалист. Рассмотрим, какими компетенциями должен обладать бухгалтер-расчетчик.
Особенности начисления зарплаты и возможные проблемы
Если не вникать глубоко в организацию бухгалтерской службы, то ее структура представляется следующим образом: есть главбух, который контролирует всё, и есть рядовые специалисты, каждый из которых отвечает за свой участок работы.
Однако упомянутые участки могут весьма отличаться как по трудоемкости, так и по возможным последствиям при нарушениях.
Одной из самых сложных областей учета, несомненно, является расчет зарплаты. За ошибки в этой области может последовать наказание как по налоговому, так и по трудовому законодательству. А при серьезных нарушениях к виновным могут быть применены и уголовные санкции.
От профессионализма расчетчика зависит очень много: от лояльности сотрудников до налоговой безопасности фирмы в целом. Цена ошибок может оказаться существенно выше, чем на других участках учета. Однако не все руководители это своевременно понимают. Нередко осознание важности данного участка работы приходит только после применения к организации штрафных санкций.
Примером легкомысленного отношения руководства компаний к начислению зарплаты является то, что на бухгалтера-расчетчика нередко «вешают» еще и кадровое делопроизводство.
А ведь кадровый учет — это не какой-то довесок, а самостоятельный и очень серьезный раздел. Конечно, для начисления зарплаты необходимо знать соответствующие разделы ТК РФ. Но для того, чтобы полноценно вести кадровую документацию, этого недостаточно.
Поэтому попытка усидеть на двух стульях часто приводит к тому, что обоим участкам не уделяется должного внимания, и к организации применяются санкции за нарушения как налогового, так и трудового законодательства.
А в малых предприятиях нередко за весь бухучет и кадры вообще отвечает один специалист. В этом случае риск ошибок возрастает многократно.
Общие требования к бухгалтеру-расчетчику
Если для ведения всех остальных разделов учета обычно достаточно собственно бухгалтерских знаний, то бухгалтер-зарплатник должен быть еще специалистом по налогам и отчасти даже юристом.
С налогами все понятно: те, кто считают зарплату, обычно начисляют и сопутствующие обязательные платежи, а также заполняют отчетность по ним.
Если же говорить о юридических знаниях, то речь здесь идет не только о Трудовом Кодексе. Ведь кроме собственно начисления зарплаты и налогов расчетчикам часто приходится иметь дело с различными видами удержаний: алименты, штрафные санкции и т.п. Чтобы верно отразить эти суммы в учете, нужно хорошо разбираться в нормативных актах, которые регулируют их взыскание.
Таким образом, специалист по зарплате должен уметь эффективно работать на пересечении бухгалтерского, налогового и трудового законодательства.
Ответственность «зарплатника» за ошибки
Говоря об ответственности сотрудника, ведущего зарплатный участок, нужно отметить, что она делится на две части: внешнюю и внутреннюю.
По УК РФ и КоАП РФ за все нарушения в деятельности предприятия обычно отвечает директор. Хотя в большинстве статей, предусматривающих применение санкций, и говорится об абстрактных должностных лицах, но на практике рядовых сотрудников очень редко привлекают к административной или уголовной ответственности.
Обычно проверяющие используют специалистов компании в качестве свидетелей, чтобы доказать вину директора или главбуха.
Внутренние санкции, предусмотренные ТК РФ, также бывают двух видов:
В зависимости от тяжести нарушения она делится на три «уровня»: замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). Причем, если выбор между первыми двумя видами наказания остается за руководством компании, то произвольно уволить сотрудника за любой проступок закон не позволяет.
Чаще всего ошибки при расчете зарплаты влекут за собой финансовые потери для организации: административные и налоговые штрафы, пени за просрочку обязательных платежей и т.п.
При этом остаётся спорным вопрос, причиняет ли работник ущерб работодателю, если по его вине организация была привлечена к административной ответственности.
Согласно судебной практике, наложенный на организацию штраф по вине работника не является основанием для возникновения материальной ответственности. Следовательно, привлечение работника к материальной ответственности за штраф, наложенный на организацию, в судебной практике может быть расценен как неправомерный. Сотрудник, которого принуждают к уплате штрафа, может обратиться в суд (который, скорее всего, встанет на его сторону).
Как проверить квалификацию «расчетчика»
Все кадровые решения в компании принимает директор, но, конечно, он при этом учитывает мнение руководителей подразделений. Поэтому, прибыв на собеседование, бухгалтер по заработной плате будет общаться в первую очередь с главбухом.
Руководитель финансовой службы должен проверить знания соискателя в следующих областях:
Необходимо обратить внимание на знания соискателя в тех областях, которые важны для конкретной организации.
Например, если коллектив преимущественно женский, то, скорее всего, будет немало декретных выплат, поэтому бухгалтер должен досконально знать этот участок. Если специфика работы связана с нестандартными способами организации труда (например, вахтовый метод или работа в вечернее время и в выходные), то специалисту по зарплате необходимо хорошо разбираться в методике начисления соответствующих выплат.
Также существует множество видов программного обеспечения для расчета зарплаты. Поэтому на собеседовании бухгалтера по зарплате следует проверить на знание именно той программы, которая используется на данном предприятии.
Если у сотрудника есть положительные рекомендации с предыдущих мест работы — это, конечно, плюс.
Для специалистов без опыта квалификацию в некоторой степени можно оценить на основе отметок по профильным предметам и среднего балла по диплому. Хотя объективность этого метода достаточно условна и сильно зависит от уровня учебного заведения.
Не так уж редко и сам главбух может не владеть какими-либо нюансами в области расчета зарплаты.
Трудовое и налоговое законодательство постоянно меняется, поэтому и после приема на работу полезно периодически проводить аттестацию специалистов, для чего тоже удобно использовать тесты.
Если руководство компании хочет иметь беспроблемный учет, не сталкиваясь при этом с проверкой сотрудников, то бухгалтерию можно передать на аутсорсинг. Преимущества этого варианта проявятся не только на этапе отбора (ведь тогда им заниматься вообще не придется), но и в дальнейшем:
Подводя итог, заметим, что бухгалтер по расчету заработной платы отвечает за один из самых сложных и опасных с точки зрения санкций участков учета.
Современный бухгалтер: хитрости работы и программы-помощники
О профессии бухгалтера сложилось неоднозначное мнение в обществе. С одной стороны, эта работа считается хорошо оплачиваемой и стабильной, с другой – не требующим усилий «перекладыванием бумажек». Даже многие руководители считают, что у бухгалтера всю работу делает специальная программа – нажал на магическую кнопку, и все само сосчиталось. Вот бы показали, где находится та кнопка!
Однако современному бухгалтеру действительно помогает различное программное обеспечение и не только в ведении учета. Нужны еще разные калькуляторы, «напоминалки», календари и прочее. Кто-то по старинке пользуется бумажными ежедневниками, а кто-то ведет планирование через приложение.
Сегодня хотелось бы поговорить именно о таких бухгалтерских помощниках, которые облегчают рабочие будни и делают некоторые расчеты намного проще.
Excel – мастер на все руки
На самом деле Excel пользуются многие бухгалтера. Для чего же в повседневной работе используется приложение:
Кстати! Другие формулы (не только математические, но и текстовые, логические, финансовые) находятся в соответствующей вкладке. Программа подскажет, что необходимо ввести в поле, дополнительные сведения доступны в справке.
Калькуляторы
Речь не об устройстве на вашем столе, а о специальных мини-программах, приложениях или онлайн-инструментах. Чаще всего калькуляторы используют для расчета:
Для тех, кто занимается бизнесом самостоятельно, онлайн-калькуляторы быстро и без специфических знаний посчитают нужные данные. Для сотрудников это возможность проверить расчеты бухгалтерии, если возникли сомнения. Главное, обратить внимание на актуальность – уважающий себя ресурс обязательно обновляет формулы, если меняются ставка рефинансирования, МРОТ и т.д.
Календари
Календарь не просто показывает какое-то событие, он о нем напомнит: зазвонит сигнал, придет сообщение, выскочит «окно» на экране. Зависит от настроек и мощностей вашей электроники. И все-таки я лично предпочитаю иметь перед глазами печатный вариант. Это наглядно и нет зависимости от наличия сети, интернета или зарядки.
На сайте налоговой службы есть календарь, показывающий дни для подачи отчетов или уплаты налога в текущем месяце и ближайшем квартале. При нажатии на соответствующую дату появится список, а при клике на строке списка откроется дополнительное «окно» с более подробной информацией.
Напоминания
Не забыть о важной встрече, совещании, отправке электронного письма или корреспонденции помогут различные приспособления для напоминаний.
Гаджеты
Будильником на смартфоне все пользуются. Им же можно сообщить о приближении события или сдаче отчета. Установите приложение для заметок и устанавливайте режим оповещений. Лучше сделать напоминание за такое время, чтобы успеть выполнить намеченное без спешки. Боитесь пропустить срок для подачи СЗВ-М (наверное, самый «забываемый» отчет)? Поставьте сигнал за сутки до срока.
Кстати! Функции планировщика примут на себя электронная почта и социальные сети при правильных настройках. Для отправки письма или поста устанавливается отсрочка или конкретная дата и время. Так вы сможете отправить важную информацию или напомнить о событии прямо на «стене» в соцсети тогда, когда это необходимо.
По старинке
Бумагу никто не отменял. Давно уже придумали специальные записные книжки, блокноты и ежедневники для руководителей или бухгалтеров. Такая канцелярия не просто используется для записей, это справочники с полезными сведениями, сроками отчетности и т.д. Они разграфлены таким образом, чтобы разные данные записывались в отдельные блоки и не смешивались.
Липкие цветные блоки – просто спасение. Превратите их в закладки, и не придется тратить время, выискивая в папке в очередной раз то самое решение учредителя. А если вы педантичны и каждый цвет для вас имеет собственное значение (красный – «срочно», зеленый – «все готово», желтый «надо исправить»), то сортировка и работа с документами стает проще.
Важно! Маленькая хитрость с приложением «Блокнот». Допустим, вы хотите фиксировать дату и время каких-то текущих заметок или события. Создайте новый файл Блокнот (расширение txt ), откройте его, в первой же строке введите «. LOG » (без кавычек). В следующий раз, когда зайдете в документ, в нем отметятся время и день.
Пользуйтесь чек-листом, т.е. делайте не просто список дел, а табличку с отметками о выполнении. У меня это список ИП и организаций, по которым нужно подготовить отчетность. Когда отчет создан, ставится «+», когда сдан (отправлен почтой, по ТКС или передан заказчику), плюс обводится в кружок. Очень просто и эффективно.
Приемы памяти
Человек лучше запоминает и обрабатывает информацию, если она воспринимается разными органами чувств и передается разными способами. Задействуйте слух, зрение, речь, тактильные ощущения. Пример: возьмите в руки договор, посмотрите на него, прочитайте (по возможности) ключевые моменты вслух. Прикрепите стикер нужного цвета, напишите заметку. Вероятность, что вы забудете дело, связанное с этим документом, станет намного ниже.
Таким же образом запоминается и другая информация. Есть еще популярный и действенный метод ассоциаций. Допустим, договор на поставку пиломатериалов свяжите в памяти с запахом елового леса, а счет на оплату оргтехники — со звуком работающего принтера. Звучит забавно, но это одни из самых эффективных приемов.
Приложения
Конечно, удобнее всего использовать специально придуманные для напоминаний и ведения дел приложения и программы. Они называются менеджерами задач, или планировщиками. Их возможности намного шире, чем у обычных электронных блокнотов для заметок.
Планировщик, установленный на смартфоне, который всегда под рукой, может:
Функциональность зависит от вашего телефона и выбранного приложения. С подобными гаджетами хорошо знакомы те, к то занимается спортом – фитнес-браслет тоже выполняет иногда роль электронного секретаря, напоминая о приеме лекарств, витаминов, необходимости восполнить запас воды и т.п.
Справочники и классификаторы
Часть стандартных классификаторов встраивается в программы для ведения учета. Другие можно скачать или использовать в онлайн-режиме. Для заполнения адресных частей документов или отчетов используется КЛАДР – адресный классификатор. ОКТМО необходим в каждой второй форме налоговой и иной отчетности. Виды деятельности для занесения в ЕГРЮЛ или ЕГРИП необходимо брать из ОКВЭД – экономического классификатора. Есть и другие.
Чаще всего они нужны в целях унификации, ведения статистического наблюдения. В статистике используется масса различных кодов и классификаторов. С 2020 года, кстати, не нужно сдавать бухгалтерскую отчетность еще и в орган государственной статистики. Теперь ФНС берет на себя обязанности вносить данные в специальную базу, сведения из которой организации (кроме госсектора) будут получать за плату.
Кстати! Проверьте, нужно ли вашей организации сдавать статистическую отчетность.
Что касается справочников, то они дают полезную и необходимую в работе информацию:
Поскольку информация очень изменчива, то делать распечатки справочников не имеет смысла, лучше следить за ними в онлайн-режиме или устанавливать соответствующие плагины в браузере или гаджеты на экран в смартфоне.
Переформатирование
Иногда необходимо, чтобы документ поменял свой формат. Например, вместо Word стал PDF или наоборот. Это связано с особенностями редактирования или необходимостью внесения правок в текст, который пришел в виде «картинки». Для изменения формата можно использовать устанавливаемые программы, они могут быть как полностью бесплатными, так и требовать разовой покупки или регулярной оплаты.
Более доступны онлайн-версии. Иногда они имеют ограничения: нельзя загрузить больше определенного количества страниц, мегабайт или воспользоваться конвертацией разрешается лишь несколько раз за день. Если нет постоянной потребности в их использовании, то это хороший выход.
Обратите внимание! Для конвертации в онлайн-режиме сайт попросит загрузить файлы. После того как провели изменение формата, удалите файлы с сервера (обычно такая кнопка сразу предлагается на странице). Для избежания утечки информации не используйте онлайн-ресурсы для конвертации документов, содержащих конфиденциальные сведения или личные данные физических лиц.
Конструкторы
Как облегчить работу с шаблонными, стандартными или повторяющимися данными? При помощи конструкторов. Это специальные инструменты, встроенные в программы учета или работающие в онлайн-режиме на сайтах. Они позволяют «собрать» необходимый документ путем простых действий: установки галочек, заполнения основных данных, выбора параметров из готовых списков и т.п.
К конструкторам относятся сервисы для заполнения бланков: писем, платежных поручений или квитанций. Пример: подготовка платежки по налогам, взносам и пошлинам на сайте ФНС.
Чаще речь все же о более сложных и объемных документах, подготовка которых обычно является прерогативой юриста. Для маленькой компании или ИП юридические услуги — это роскошь, поэтому конструкторы – дешевый (бесплатный) выход из положения.
Важно! В 2018 году Приказом Минэкономразвития № 411 утверждены типовые формы уставов для ООО. Из 36 вариантов достаточно выбрать тот, что подойдет вашей организации. Основная информация об уставе и его образец находятся также здесь.
Банковские бизнес-системы активно внедряют подобные сервисы, так же как и производители бухгалтерского софта. Ведь зачастую бухгалтер выполняет обязанности юриста, составляя и анализируя документацию.