все что должно работать работает

Как повысить эффективность и выжать из коллектива больше

Мы любим сводить все к простым вещам, и в этом случае поступим также. Итак, по-настоящему работоспособная команда держится на трех китах: профессионализм, мотивация и дисциплина. А во главе всего этого стоит сильный и авторитетный лидер. Поэтому начать придется с себя любимого.

Начните с себя

Как этого добиться? Помните фильм “Александр” с Колином Фарреллом про Александра Македонского? Там есть сцена, которая может служить уроком каждому начальнику. В ней наставник говорит молодому Александру: “Первое правило войны: делай то, что приказываешь своим людям. Не больше и не меньше!”

Мотивация

Символическая мотивация:

Дисциплина

Профессионализм

Насколько бы сотрудники не были трудолюбивы и ответственны, они не будут работать эффективно, если не умеют. Их нужно научить. Это системная работа и проводить ее нужно в несколько этапов:

Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:

Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!

Источник

Как написать сопроводительное письмо к резюме

Без лишней информации и по делу

Каждый раз при отклике на вакансию я прикладываю к резюме сопроводительное письмо.

Кажется, именно оно однажды помогло мне получить приглашение на собеседование. Хотя опыта работы в той должности, на которую я претендовала, у меня не было. Расскажу, что обычно пишут в таких письмах и какие рекомендации по составлению таких писем дают рекрутеры.

Что такое сопроводительное письмо

Сопроводительное, или мотивационное, письмо — это письмо, которое можно приложить к резюме, чтобы объяснить, почему вы подходите на вакантную должность, какую пользу можете принести компании и почему должны выбрать именно вас. Можно сказать, что это рассказ кандидата о себе как о специалисте, но с прицелом на будущее. Если кандидатов на должность много, мотивационное письмо может решить, кого пригласят на собеседование в первую очередь, а кого — во вторую.

В большинстве случаев сопроводительное письмо — это не обязательное условие отклика. Но именно этим оно и ценно — с ним можно выделиться на фоне других кандидатов. Иногда в вакансии прямо указано, что от кандидата ждут такое письмо. Например, есть фраза: «Без сопроводительного письма резюме не рассматриваем». Еще без сопроводительного письма часто невозможно откликнуться на вакансию на специализированном портале. Например, так устроен сайт поиска работы hh.ru. Чтобы откликнуться на вакансию, нужно написать хотя бы пару предложений.

Сопроводительное письмо — это не гарантия, что ваше резюме откроют и прочитают. Но хорошее письмо может заставить потенциального работодателя обратить на вас внимание. Особенно если в вашей сфере высокая конкуренция.

Но есть исключения. Так, писать сопроводительное письмо часто не имеет смысла, если вы претендуете на должность линейного персонала, например продавца или кассира. Как правило, поток откликов на подобные вакансии большой, и рекрутер может не успевать читать письма всех кандидатов. Писать в таком случае письмо или нет — решать вам. Если опыт работы продавцом или кассиром большой, лучше отразить его в резюме. В таком случае можно обойтись формальным коротким письмом.

Цель составления

Основная задача сопроводительного письма — привлечь внимание рекрутера к резюме. Хорошее письмо поможет кандидату выделиться на фоне остальных, особенно если претендентов на одну позицию много и опыт их работы похож. Или наоборот: если все кандидаты без опыта, письмо может сыграть решающую роль.

Сопроводительное письмо позволяет продемонстрировать навыки писательства и то, как человек умеет формулировать мысли. Это важно, если кандидат претендует на должность, для которой нужны навыки работы с текстом. Например, писать сопроводительное письмо всегда стоит копирайтерам, маркетологам и дизайнерам.

Сопроводительное письмо пригодится, если информацию из резюме нужно пояснить. Например, вы решили сменить профессию и не имеете подходящего опыта работы. Тогда в сопроводительном письме нужно объяснить, почему вы решились на перемены и как видите себя в новой сфере.

Плюсы для резюме от сопроводительного письма в том, что таким образом вы показываете работодателю свою заинтересованность в вакансии и рассказываете о себе больше, чем позволяет это сделать резюме.

Требования к письму

Размер. Оптимальный размер сопроводительного письма — это 3—5 небольших абзацев. Письмо не должно занимать больше одной страницы. Лучше — примерно половину. Но письмо должно выглядеть цельным и законченным.

Стиль сопроводительного письма должен быть деловым, но не слишком формальным. Лучше не использовать шаблоны и канцеляризмы — сложные речевые обороты. Например, самое распространенное вводное предложение звучит так: «Прошу вас рассмотреть мое резюме на позицию…» — это шаблон, который уже приелся. Лучше заменить его чем-то похожим. Например, можно написать так: «Хочу работать в компании „Электроник“», или «Меня заинтересовала вакансия менеджера по продажам в вашей компании», или «Хочу стать частью команды „Электроник“, а именно — занять должность юриста».

Структура и содержание

Сопроводительное письмо должно быть построено вокруг преимуществ для работодателя. То есть в нем важно рассказать, что получит компания, если наймет именно этого кандидата.

С чего начать. Поприветствуйте потенциального работодателя и представьтесь. Напишите, на какую вакансию откликаетесь и откуда о ней узнали. Укажите название компании и должность, на которую откликаетесь, так, как они написаны в вакансии. Это покажет то, что вы пишете адресно, то есть в определенную компанию, а не массово рассылаете письма всем работодателям.

Если в вакансии указано имя рекрутера, в сопроводительном письме обратитесь к нему по имени. Рекрутер оценит вашу внимательность. Если отправляете резюме и сопроводительное письмо на специализированном портале, например hh.ru или superjob.ru, писать, откуда узнали о вакансии, не нужно, потому что это и так понятно.

Основная часть. Объясните, почему хотите работать в этой компании и что именно вас привлекает в вакансии. Далее расскажите о своих профессиональных качествах, которые будут полезны компании.

Как соотнести основные требования работодателя и ваш опыт или знания

Если соответствуете не всем требованиям вакансии, лучше написать об этом прямо и добавить, что планируете с этим делать.

Как писать сопроводительное письмо, если соответствуете не всем требованиям вакансии

Объем основной части сопроводительного письма зависит в том числе и от объема вакансии. Например, если требований много, постарайтесь уделить внимание каждому из них и описать, подходите ли вы под них. Если вакансия описана коротко и банально, общими словами, приводите примеры. Например, такое требование, как внимательность, можно подкрепить тем, что за год работы с базой данных вы ни разу не ошиблись при вводе информации. Вашу внимательность может подтвердить рекомендательное письмо от прошлого руководителя.

Заключительная часть. Поблагодарите потенциального работодателя за то, что прочитал ваше письмо до конца. Напишите, что готовы приехать на собеседование, если вы, как кандидат, понравитесь и можете подойти на должность. В конце оставьте свои контакты — имя, телефон и почтовый адрес, по которым работодатель может с вами связаться.

В маркетинге есть понятие «кол ту экшен», или призыв к действию. Это когда в конце рекламного текста пишут, что делать с полученной информацией дальше. Такой прием можно использовать и в сопроводительном письме. Например, в конце призвать потенциального работодателя позвонить вам или пригласить на встречу. Например, написать так: «Звоните — буду рад пообщаться по телефону или на личной встрече».

Ошибки при составлении

Повторение резюме. Сопроводительное письмо не должно дублировать информацию из резюме. Правильно, если оно будет его дополнять. Например, если в резюме указан небольшой опыт работы или есть перерывы в несколько месяцев, в сопроводительном письме можно объяснить, почему так случилось. Например, при недостатке опыта рассказать больше о знаниях и навыках и как они помогут справляться с задачами на новом месте. Если в работе был перерыв, объяснить, чем занимались в это время. Например, повышали квалификацию или получали новую профессию.

Лучше быть честным с работодателем. Если причина длительного перерыва кроется в семейных обстоятельствах или в чем-то личном, напишите пару слов об этом. Изливать душу не нужно, просто коротко объясните, почему вы не работали последнее время. Например, если переехали в новый город — что не работали в последний год из-за переезда, так как обустраивались на новом месте. Или что путешествовали и работали на временном проекте.

Длинный текст о себе. Читать длинные сопроводительные письма сложно, и никто не хочет этим заниматься. Как правило, рекрутеры сканируют письма по диагонали и смотрят отдельные части, на основе которых решают, работать с кандидатом дальше или нет. Более того, у рекрутера может не быть времени вчитываться в длинные письма кандидатов.

Если письмо больше страницы, часть придется удалить, чтобы в итоге остались 3—5 стройных абзацев. Разделяйте сопроводительное письмо на небольшие части, чтобы работодателю было легко быстро по нему пробежаться. В одном абзаце одна мысль. Например, в первом — приветствие и вводная информация по вакансии. Во втором — преимущества кандидата для компании. В третьем — благодарность и контакты.

Личная жизнь. В сопроводительном письме нет места информации о личном. Например, сколько у вас детей или собак, как вы любите проводить выходные или где отдыхали прошлым летом. Текст должен быть посвящен тому, чем вы, как специалист, будете полезны компании.

Опечатки и грамматические ошибки. Меньшее из всех зол, но тем не менее старайтесь их избегать. Прогоните сопроводительное письмо через специальные сервисы проверки на ошибки. Например, через «Текст-ру» или «Орфограммку». Еще можно проверить письмо через сервис «Главред» на чистоту и читаемость.

Не забывайте про оформление сопроводительного письма. Если пишете письмо на специальном сайте поиска работы, достаточно отбить абзацы друг от друга пустой строкой и убедиться, что в тексте нет двойных пробелов. Если оформляете письмо в отдельном документе, используйте выравнивание текста по левому краю, поля и заголовки.

Сопроводительное письмо должно быть аккуратным и приятным на глаз. Таким, чтобы его хотелось прочитать. Советую вычитывать письмо несколько раз, прежде чем отправить потенциальному работодателю, чтобы убедиться, что мысли в нем изложены логично и последовательно, а в тексте нет ошибок.

Я пишу сопроводительное письмо в отдельном гугл-документе. Сначала копирую туда текст вакансии, затем выбираю требования к кандидату и пишу под каждым из них то, как мои навыки и опыт соотносятся с требованиями работодателя. Затем несколько раз читаю письмо вслух, чтобы убедиться, что оно написано простым языком, исправляю ошибки и опечатки. Затем копирую письмо куда нужно, например в специальное поле на hh.ru, и отправляю работодателю.

Почему нужно писать сопроводительное письмо

Хотя примерно половина работодателей не читает сопроводительные письма, писать их все-таки стоит.

Сопроводительное письмо — это шанс отстроиться от других кандидатов с похожими на ваше резюме. Основная цель сопроводительного письма — убедить рекрутера открыть и прочитать ваше резюме. То, что вы потратили время и написали такое письмо, говорит о ваших серьезных намерениях в качестве кандидата.

Если вы отправляете резюме по собственной инициативе, например потому, что давно хотите работать в этой компании, без сопроводительного письма этого точно делать не стоит.

В каких случаях еще необходимо писать сопроводительные письма:

Объем сопроводительного письма не должен превышать половины страницы А4. Исключение для тех, кто претендует на высокие позиции. В таких случаях допустим и даже необходим объем на страницу А4.

Резюме фокусируется на прошлом и настоящем. Сопроводительное письмо направлено на будущее. Расскажите специалисту по подбору персонала, какую пользу вы можете принести компании в будущем и почему они должны выбрать именно вас.

Рекомендации по улучшению

Сопроводительное письмо должно быть адресным, то есть обращаться к конкретному работодателю. Например, при отклике на вакансию юриста в письме стоит написать, в какой именно компании хотите работать. У работодателя не должно создаться ощущение, что вы рассылаете одно и то же письмо всем компаниям, в которых есть похожие должности.

Не оценивайте результаты своей работы, а приводите конкретные доказательства и результаты. Например, конкретные цифры, если это возможно.

Источник

Как управлять командой на проекте

Чтобы не облажаться перед заказчиком и не разругаться с коллегами

Я пять лет проработала менеджером проектов в креативных агентствах.

Любой проект — результат совместной работы множества специалистов. Например, нужно сделать промосайт для банка. Этим проектом будут заниматься дизайнеры, редакторы, фронтенд- и бэкенд-разработчики.

На таком проекте работают от 8 до 20 человек. Когда мы не можем решить задачу своими силами, нанимаем еще и подрядчиков. А менеджер проектов управляет всей этой ордой: ставит задачи, контролирует выполнение, решает проблемы и делает так, чтобы к назначенному сроку клиент получил качественный продукт. Расскажу, как с этим справиться.

В чем проблема с управлением командой

В идеальном мире не нужно никем управлять: все работают сами. Дизайнер берет задание, рисует прототип и макет сайта, показывает результат заказчику. Тот доволен и хлопает в ладоши — никаких правок. Дизайнер передает макеты разработчику, а потом бац — и сайт готов. Заказчик с самосвала выгружает мешки с деньгами в благодарность за работу и уезжает в закат. Все счастливы.

Но мы не в идеальном мире, поэтому, если не контролировать каждую мелочь, все идет наперекосяк. Вот типичные проблемы, которые сваливаются на менеджера проектов:

За годы работы я научилась не допускать таких проблем, а если уж они случились, то оперативно их решать. Спойлер: мой секрет успеха — грамотная коммуникация в команде и ультимативная ответственность менеджера. Об этом расскажу дальше в статье.

Планируйте проект вместе с командой

Я не сторонник диктаторского подхода, когда руководитель спускает план сверху и ставит сотрудников перед фактом: «Это нужно сделать до вторника, а вот это — уже к завтрашнему дню. Что значит „нереально успеть“? Я вам плачу за работу, а не за рассуждения о том, что реально, а что нет».

Моя команда — это специалисты, которые выполняют задачу руками. Именно от них зависит, в какой срок мы выполним проект, поэтому я всегда привлекаю коллег к планированию. Так я получаю реалистичную оценку задачи. Заказчик может думать, что проект элементарный и его можно сделать за пару дней. Это нормально, ведь он не специалист, а со стороны многие процессы кажутся проще, чем есть. Члены команды, которые уже выполняли похожие проекты, способны точно оценить временные затраты, учесть детали и увидеть сложности там, где я не замечу.

А еще такой подход добавляет команде мотивации и ответственности. Специалисты работают не по моему плану, а по своему: они придерживаются сроков, которые сами предложили.

Представьте ситуацию: начальник установил срок, который сотрудник считает нереальным. Сотрудник попробовал поспорить, но безрезультатно. Он пожимает плечами и как будто бы уходит работать, но на самом деле занимается саботажем: зачем стараться, если все равно не успеешь и получишь нагоняй от шефа. В итоге задача провалена, руководитель в ярости, а сотрудник твердит: «Я же сразу предупреждал, что не успею».

Схема обычно такая:

Вот как я это делаю:

Катя, нам нужно отрисовать четыре адаптивных макета на основе твоей концепции. Задание и концепт — по ссылкам. Прошу тебя оценить срок отрисовки в часах, как обычно. Заказчик очень хочет уложиться в неделю, но это обсуждаемо. Оценку, предложения и вопросы буду ждать сегодня до 19:00. Если нужно созвониться, говори.

Бывает, что оценка специалиста сильно отличается от моих ожиданий или сроков клиента. Но это не повод продавливать исполнителя. Например, заказчик хочет видеть два макета через неделю, а дизайнер говорит: «Нет, так не получится. Мне нужно две недели». Тогда мы можем попробовать:

Обозначайте роли на проекте

Если упростить, то на любом проекте можно выделить три роли:

На разных проектах в разнообразных связках работают разные специалисты, поэтому команды постоянно перемешиваются. Хорошая практика — «знакомить» исполнителей между собой. Когда я начинаю работу с новой командой, то обязательно обозначаю, кто чем занимается и за что отвечает. Выглядит это так:

Иногда клиенты начинают бомбардировать комментариями всех, чьи контакты знают, — это мешает процессу. Поэтому важно установить понятные правила коммуникации: например, что общение с заказчиком ведется только через менеджера проектов и никак иначе.

Планируйте нагрузку специалистов

Один и тот же сотрудник может одновременно участвовать в нескольких проектах. Например, дизайнер два часа в день тратит на разработку идеи посадочной страницы для авиакомпании, а шесть часов — на отрисовку интерфейса личного кабинета для банка. Задача менеджеров разных проектов — договориться друг с другом и поделить рабочее время специалистов так, чтобы те не перерабатывали и не бездельничали.

Еженедельные планерки помогают синхронизироваться. До планерки менеджеры проектов распределяют часы загрузки специалистов в специальной программе Harvest. Это удобно: можно зафиксировать, кто, что и в какой день делает. Чтобы не тыкать пальцем в небо, на этом этапе снова просим специалистов оценить, сколько времени им нужно.

А уже на планерке сверяем расписание. Иногда случаются конфликты интересов: например, двум менеджерам нужен один и тот же разработчик на всю неделю. В таких случаях мы передоговариваемся и корректируем планы.

Мы стараемся делать так, чтобы специалистам не нужно было постоянно переключаться между проектами: это занимает время. Принцип такой: ежедневно не более 2—3 задач из разных проектов. Идеально, когда человек занимается одним и тем же весь день или даже неделю, но так получается не всегда.

Долгосрочное планирование времени всей команды — удобная и полезная вещь. Она позволяет предсказать и предотвратить следующие проектные проблемы:

Убраться самому или позвать уборщицу?

Внятно ставьте задачи

Чтобы человек правильно выполнил задачу, он должен ее понять. Мой совет: не жалейте времени и сил на объяснение задачи. Иначе потеряете гораздо больше, когда специалист сделает не то, что нужно, и придется все переделывать.

Я использую подход SMART, который подразумевает, что задача должна быть:

Пример постановки задачи

Письменно фиксируйте задачи и договоренности

Когда все договоренности устные, получаются примерно такие диалоги:

— Игорь, сегодня уже десятое. Ты обещал запустить сайт девятого, а он до сих пор не работает. Почему?

— Саша, ты что-то путаешь. Я обещал не девятого, а девятнадцатого. И не октября, а ноября. Наверное, ты меня неправильно поняла.

У нас действует правило: нет письма — нет задачи. Если что-то не записано — значит, не зафиксировано и это можно игнорировать. Раньше для постановки и объяснения задач мы пользовались электронной почтой, но это было неудобно: письма терялись, приходилось часами искать какие-нибудь правки по проекту Х от клиента Y с десятой итерации. Потом перешли на таск-менеджер — программу для обмена задачами и материалами. Теперь у нас все зафиксировано и записано, а каждый специалист понимает, где лежит эта информация.

Есть разные таск-менеджеры — выбирайте тот, что подходит вам по функциям и внешнему виду. Например, для меня важно, чтобы в программе был список задач по проекту с назначенными исполнителями и сроками выполнения. И обязательно нужны шаблоны типовых задач, чтобы быстро разворачивать однотипные проекты.

В последнем агентстве, где я работала, использовали «Эктив-коллаб». В компании, где тружусь сейчас, разработчики, финансисты и юристы пользуются «Джирой», а все остальные — «Асаной».

Как ставить задачу: чек-лист для менеджера

Одной реальной задаче соответствует одна задача в таск-менеджере. Не стоит плодить лишние сущности и путать коллег.

У задачи есть понятное название, которое соответствует ее содержанию. Удобно, когда можно прочитать заголовок и сразу понять, о чем речь.

Неверно: «Правки № 136 от Иван Иваныча».

Верно: «Внести изменения в логотип интернет-магазина игрушек для собак».

Есть описание. Расписывайте задачу максимально подробно, чтобы исполнитель однозначно ее понял.

Есть ссылки на источники материалов. Сделайте так, чтобы специалисту было удобно выполнить задачу. Пусть у него под рукой будет все, что нужно для работы.

Вот так не надо: «Миша, поправь макеты в соответствии с гайдлайном. Макеты я скидывала на файлообменник, ссылка должна быть у тебя на почте, поищи. А сам гайдлайн был где-то на сайте. Если не найдешь, то свяжись с Васей: он вроде говорил, что у него все есть».

Хуже этого описания только то же самое, но в аудиосообщении. Если так поставить задачу, специалист взвоет и постарается подольше не притрагиваться к ней. А когда приступит, потеряет целый день на сбор информации.

Установлен срок выполнения задачи. Важно не только обговорить конечный срок, но и письменно его зафиксировать. Иначе менеджер и исполнитель быстро забудут, о чем договаривались, особенно если задач много.

Есть план работы и промежуточные сроки. Если задача сложная, то стоит разбить ее на части, расписать каждую подзадачу и установить контрольные точки. Тогда, если что-то пойдет не так, менеджер узнает об этом сразу, а не к моменту сдачи проекта.

Специалист может задать вопросы и высказать мнение по задаче. Проблема в том, что некоторые люди стесняются спрашивать и уточнять. Они думают, что профессионал должен схватывать все на лету и не задавать лишних вопросов. Это опасное заблуждение приводит к проблемам в проекте.

Например, специалист столкнется с трудностями, но промолчит об этом, чтобы не показаться некомпетентным. Вместо того чтобы предупредить и попросить о помощи, он начнет решать проблему самостоятельно, не справится и подставит всю команду.

Поэтому всегда оставляйте дверь, в которую исполнитель может постучаться, чтобы обсудить проблемы и вопросы. Уточняйте: «А тебе точно все понятно? А у тебя есть все материалы, чтобы выполнить задачу?»

Есть просьба подтвердить, что задача принята. Нужно получить от исполнителя однозначное свидетельство, что он взял задачу в работу. Молчание — это не знак согласия. Согласие выглядит примерно так: «Все понял, материалов достаточно, вопросов нет, по срокам — ок, задачу забрал». Или в виде плюсика, как договоритесь.

Оберегайте команду от комментариев заказчика

Заказчик не обязан уметь формулировать комментарии так, чтобы они были понятны техническим специалистам. Если ему не нравится цвет, он может сказать: «Этот красный какой-то не такой, давайте что-то повеселее». Дизайнер читает эту правку и думает, что повеселее — это, например, желтый. Но на самом деле заказчик хотел просто сделать красный более ярким.

Чтобы дизайнер мог понять клиента, ему нужен более конкретный комментарий. Он бы предпочел услышать что-то вроде этого: «В файле ads.png используется составной черный цвет. В типографии опасаются, что этот цвет в печати провалится или его поведет в синий. Предлагают заменить его черным пантоном, чтобы все было в цвет».

И задача менеджера проектов — перевести замечания с языка клиента на тот, что будет понятен команде. Когда я получаю правки, то делаю три вещи:

Вместо того чтобы перенаправлять письмо заказчика напрямую исполнителю, я разбираюсь в сути информации. И только когда мне все уже понятно, иду с задачей к специалисту. Так я выступаю защитным фильтром от всяческого мусора, непродуманных задач и правок.

Организовывайте рабочие процессы и общение на проекте

Очень важно, чтобы люди свободно общались друг с другом, несмотря на расстояние и разницу во времени. По моему опыту, большинство проблем на проекте возникает из-за кривой коммуникации: кто-то не сказал, не предупредил, не уточнил информацию, не попросил о помощи.

Представьте, что все члены команды общались бы разными способами. Один сотрудник пишет всем через «Вайбер», другой предпочитает «Телеграм», третий — видеозвонки в «Скайпе». В итоге — полная анархия. Поэтому моя задача — чтобы каждый понимал, какие способы коммуникации есть в компании и как их правильно использовать.

Обычно я организую три пространства для общения: доска проекта в «Эктив-коллабе», канал в «Слаке» и видеоконференции в «Зуме».

«Эктив-коллаб» нужен, чтобы хранить задачи и материалы в одном месте, а также планировать и обсуждать проекты. Благодаря этому сервису нам не приходится общаться по работе в десяти разных мессенджерах, а потом часами искать нужные ссылки и файлы. Все находится в одном месте — на доске проекта в «Эктив-коллабе».

Мы стараемся максимально все стандартизировать, поэтому оформляем проекты по шаблонам: в них заранее созданы списки материалов и план работы. Благодаря такому подходу сотрудникам не приходится ломать голову и угадывать, где лежат нужные файлы.

Канал проекта в корпоративном мессенджере «Слак» — здесь мы обсуждаем текучку и мелкие вопросы. Этот мессенджер не хранит переписку, поэтому все серьезные дискуссии и решения мы переносим из «Слака» в «Эктив-коллаб».

«Зум» используем для созвонов. Здесь есть свои правила: нельзя просто взять и позвонить человеку. Предварительно нужно списаться в «Слаке»: договориться о времени звонка и теме разговора. Это делается, чтобы не застать собеседника врасплох и не отвлечь от других важных дел.

О подобных принципах мы рассказываем сотрудникам с первых недель работы. Если человек их нарушает, мы отдельно встречаемся с ним, напоминаем, кидаем ссылку на внутренние документы компании. Обычно одного-двух напоминаний хватает, чтобы договориться об одинаковых правилах игры.

Контролируйте работу над проектом

Выполнение любых задач нужно контролировать. Без контроля не будет и результата. Либо же вы получите результат, но не тот, что нужен заказчику, или не в те сроки, о каких договаривались.

Контроль важен, даже если в вашей команде одни гении. Особенно если в ней одни гении.

Есть большие задачи: например, разработать мобильное приложение для банка. В таких случаях я делаю подробный план: разбиваю задачу на множество мелких кусочков и прописываю, когда каждый кусочек должен быть готов и кто за это отвечает.

Но важно не перебарщивать с контролем: бюрократизация — это зло. Например, есть мелкие задачи: нарисовать баннер или логотип, написать статью для сайта. Если по подобным задачам я заставлю исполнителя отчитываться мне каждые полчаса, это будет только мешать и тормозить рабочий процесс. Достаточно где-то в середине выполнения задачи спросить, как дела и не нужна ли помощь.

Разрешайте конфликты и проблемы

Если люди работают в команде, то проблемы и ошибки одного участника неизбежно отражаются на других. Например, если дизайнер поздно сделал макет, то разработчику придется работать в ускоренном темпе, чтобы команда успела сдать проект. Либо руководителю придется договариваться с заказчиком об изменении сроков, что совсем не здорово.

Конфликты и проблемы возникают на проектах постоянно: все мы люди и каждый может ошибиться, что-то забыть, не учесть. Иногда все это происходит одновременно.

Конечно, лучше всего не допускать ошибок, а еще — быть здоровым, красивым и богатым. Но мы живем не в идеальном мире, так что проблемы случаются. Считаю, что систему характеризует не ошибка, а реакция на нее, поэтому я стараюсь превращать провалы в опыт.

Задача руководителя — вовремя выявлять и разрешать проблемы и конфликты. Вот как я это делаю.

Решаю проблемы своевременно. Если вопрос возник сегодня, то и обсуждать его нужно сегодня. Бывает, что руководитель внезапно вспоминает о какой-то ситуации, которая произошла полгода назад, и вызывает работника на разговор. Обычно конструктивного диалога не получается, так как сотрудник уже забыл, в чем там было дело, — или делает вид, что забыл.

— Юра, ты задолбал опаздывать, рабочий день начинается в 10:00, пора уже запомнить. С тобой одни проблемы!

— А какие еще проблемы?

— А помнишь, в позапрошлом месяце ты проигнорировал правки заказчика и сдал макеты, которые пришлось переделывать?!

— Да толком-то и не помню. О каком проекте речь? Вроде бы мне никаких правок не присылали.

— Юра, привет. Я хочу обсудить ситуацию на проекте «Ромашка»: вчера ты сдал макет без учета части вводных из задания. Давай обсудим, почему так произошло.

Сначала устраняю последствия, а потом разбираюсь в причинах. Если начался пожар, то нужно тушить пламя, а не выяснять, кто оставил зажженный бычок. Так и здесь: если команда не успевает сдать проект, то сначала надо решить проблему с горящими сроками. А уже потом спокойно разобраться, что именно произошло, и сделать выводы.

— Так, мы не успеваем сдать проект, заказчик в ярости. Я хочу знать, кто в этом виноват. Поэтому до конца дня у меня на почте должны быть объяснительные с отчетами о проделанной работе от каждого сотрудника.

— Кажется, мы не успеваем сдать проект, заказчик очень нервничает. На кону наша репутация и деньги. Потом мы обязательно обсудим, как так получилось и как этого не допустить в будущем, а сейчас нужно спасать положение. Через два часа планерка, прошу всех подготовить предложения, как решить проблему.

Сохраняю спокойствие. В любой спорной ситуации я стараюсь действовать без эмоций. Если положение серьезное, то люди уже и так сильно переживают — незачем их дополнительно накручивать. А если проблема пустяковая, то она просто не стоит нервов.

Любой проект — это клубок конфликтов, споров и проблем. Если руководитель будет реагировать чересчур эмоционально и агрессивно, то команда устанет от бесконечных истерик и перестанет воспринимать его всерьез.

Когда я только стала менеджером и вела свой первый проект, то так разозлилась на дизайнера, что послала его на три русских буквы. Уже через десять минут я поняла, как ужасно поступила, и побежала извиняться.

С дизайнером мы помирились и до сих пор дружим. Детали той ссоры давно забылись: мы даже не можем вспомнить, что меня взбесило и почему я так отреагировала. Осталось только воспоминание об этой некрасивой ситуации.

Думаю, что если бы тогда я не поняла свою ошибку и не извинилась, то у меня не было бы ни проекта, ни работы, ни друга.

Если и критикую, то осторожно. У большинства людей есть фильтр — он автоматически включается, когда приходится слушать то, что не хочется. Этот фильтр превращает гневные высказывания начальника в белый шум: работник вроде бы стоит с виноватым видом и даже кивает в такт словам, но по факту он вас не слышит. Проверено на себе в роли сотрудника.

Чтобы человек воспринимал мою критику, я стараюсь говорить не о том, какой он плохой, а о проблеме. Никогда не критикую специалистов в присутствии других членов команды. В такой ситуации человек думает не о решении проблемы, а о том, как не выглядеть слабаком в глазах коллег. Если и нужно высказать сотруднику что-то не очень приятное, то делаю это лично и без свидетелей.

Если же нас разделяет расстояние, то стараюсь критиковать только на созвоне — никаких мессенджеров и электронной почты. Причина простая: в письме не видны эмоции, поэтому я не понимаю, что чувствует человек и как он реагирует на мои слова. Ну а коллега может не разобраться, что имею в виду я, если не слышит мой голос и интонацию.

— Ваня, бесишь меня! Нельзя было, что ли, нормально сделать?

— Ваня, привет. Я хочу обсудить ситуацию на проекте «Ромашка»: у нас с тобой сорвались сроки. Давай обсудим? У тебя есть минут пятнадцать?

— Пойдем в переговорку тогда.

— Ваня, как ты знаешь, у нас был план проекта. Ты обещал сверстать две страницы до среды. Сегодня четверг, у нас нет ни одной страницы. Клиент немного в ужасе. Расскажи, что случилось? Почему не получилось?

Извлекаю пользу из ошибок. Любая проблемная ситуация — это урок для всей команды. После решения проблемы стоит подумать, как не допустить ее повторения. Например, изменить инструкции или рабочие процессы, пересмотреть подходы к планированию, постановке и контролю задач.

— Ваня, давай вместе разбираться, что именно не вышло. Боюсь, что если такое повторится — клиент от нас сбежит. Расскажи, с какими проблемами ты столкнулся, что непонятно? Покажи прямо на макете.

— Ну смотри, макеты какие-то кривые. Вот тут нет правильного шрифта и сетка странная.

— И правда. А чего ты сразу не спросил об этом меня или дизайнера?

— Думал, что разберусь, но не вышло.

— Ладно, поняла тебя. Давай так: сейчас я позову дизайнера, организуем созвон, обсудим твои вопросы. Потом перепланируем неделю, и я предупрежу клиента об изменении сроков. Договорились?

— Ну да, понял. Стеснялся просто.

Принимайте ответственность за все, что происходит на проекте

Есть простой принцип, которого я придерживаюсь. Он помогает не злиться на людей из-за ошибок и не винить высшие силы, когда все идет не по плану.

Звучит он так: менеджер отвечает за все, что происходит на проекте. Когда я это поняла и приняла, мне стало легче работать с командой, а команде — со мной. Если сотрудник не выполнил задачу или сдал результат с опозданием, отвечает менеджер. Если работа не устроила заказчика, то виноват не «криворукий дизайнер», а менеджер.

Если я уверена, что проблема не во мне, а в ком-то или чем-то еще, то решить ее сложно. Все же мое влияние на других людей и внешние факторы сильно ограничено. А вот если принять идею, что все сложности — на моей совести, тогда только я и могу со всем разобраться. Разумеется, бывают ситуации, когда виноват все же исполнитель, клиент или ретроградный Меркурий. Но разгребать-то все равно мне, поэтому первым делом надо понять, что конкретно я могу сделать для решения проблемы.

Покажу, как это работает. Специалист не выполнил задачу. Вызываю его на приватный разговор и спрашиваю: «А что пошло не так, почему не получилось?»

Опытный работник без труда найдет ответ, но начинающий специалист может и сам до конца не понимать, что пошло не так. Тогда нужно подбодрить и помочь уточняющими вопросами: «Может, не хватило материалов, знаний или ты чего-то не понял? Либо эта задача тебе неинтересна? Давай разберемся. Я хочу помочь тебе, чтобы такая проблема не повторилась».

В итоге работник даст какое-то объяснение. Менеджер должен внимательно выслушать и понять, в чем ошибка и как ее исправить.

Как перевести объяснения сотрудников на менеджерский язык

Я не предупредил специалиста, что нужно сообщать о проблемах и просить о помощиНаучиться правильно ставить задачи. Так, чтобы люди знали: в подобных ситуациях нужно не молчать, а бить в колокола и просить о помощиНе нашел материалыНадо было в папке поискать, там же все есть. Эх, никто ничего не соображает, вот если бы все были умные, как яЯ не сделал так, чтобы у специалистов под рукой было все для работыОрганизовать систему хранения задач и материалов. Убедиться, что каждый сотрудник знает, как она работает. Внедрить шаблоны проектовНе успелА в курилку сходить успел?!Я не распланировал нагрузку

Я не прописал четкий план с контрольными точками

Я не согласовал или не зафиксировал сроки проекта

Я как-то дал понять специалисту, что задача не очень важная, и этим его демотивировалПроанализировать причины опоздания

Поработать над постановкой задач в части договоренностей о сроках

Объяснить работникам, что о возможном опоздании нужно предупреждать как можно раньше — до дедлайна, а не после

Тщательней планировать работу, усилить промежуточный контроль над выполнением задач

Я поставил задачу не тому специалисту

Я не предупредил специалиста, что нужно сообщать о проблемах и просить о помощи

Разобраться с компетенциями своих коллег. Брать в команду тех, кто может решать поставленные задачи

Научиться правильно ставить задачи. Так, чтобы люди знали: в подобных ситуациях нужно не молчать, а бить в колокола и просить о помощи

Я не распланировал нагрузку

Я не прописал четкий план с контрольными точками

Я не согласовал или не зафиксировал сроки проекта

Я как-то дал понять специалисту, что задача не очень важная, и этим его демотивировал

Проанализировать причины опоздания

Поработать над постановкой задач в части договоренностей о сроках

Объяснить работникам, что о возможном опоздании нужно предупреждать как можно раньше — до дедлайна, а не после

Тщательней планировать работу, усилить промежуточный контроль над выполнением задач

Проводите ретроспективу проекта

По завершении проекта я стараюсь собрать команду и обсудить, что было хорошо, а что стоит улучшить. Кажется, что это не так важно, ведь в потоке задач нет времени оглядываться назад: новое будто бы в приоритете перед старым. Но это не совсем так: ретроспектива нужна, чтобы извлечь полезный опыт, который поможет эффективнее работать над следующими проектами. То есть мы оглядываемся в прошлое, чтобы стать лучше в будущем.

На ретроспективе можно узнать впечатления команды от работы и собрать идеи по улучшению процессов.

Например, недавно мы с внутренним заказчиком обсуждали прошедший проект. Заказчик пожаловался, что ему не хватало обратной связи: он не всегда понимал, на каком этапе находится проект и что именно происходит. Тогда мы договорились о новых правилах взаимодействия: с моей стороны — более четкое планирование и отчеты, а с его — более внятная постановка задач. Все договоренности зафиксировали письменно, придерживаемся их уже несколько месяцев — полет нормальный.

Как руководить командой на проекте

Источник