виртуальная встреча что это
Как спланировать и провести виртуальную встречу
Развитие технологий позволяет вам виртуально встречаться с людьми, которые могут находиться в другой стране.
Виртуальные встречи становятся все более популярными с каждым днем, и с помощью мероприятий такого типа вы можете решать различные задачи: презентовать продукт клиенту, проводить планерки с членами команды или даже проводить вебинар для третьих лиц.
Но не думайте, что вам не нужно планировать встречу заранее только потому, что это виртуальное мероприятие. Важно подумать о том, сколько времени займет встреча, о лучшей платформе для ее проведения и многом другом.
Если вам нужны советы, как спланировать и провести виртуальную встречу, вы обратились по адресу. В этой статье мы обсудим:
Что такое виртуальная встреча?
Во-первых, нужно понять, что это за формат. На практике виртуальная встреча представляет собой встречу между людьми в разных местах — офисах, городах или даже странах — с помощью видео, аудио и текста.
Все это в режиме реального времени, без необходимости физического присутствия в одном месте. Таким образом можно быстро обмениваться информацией и данными.
Агентство интернет-маркетинга, например, может показать бизнес — презентацию для клиента, который живет в другом городе. Вы можете эффективно представить инфографику и изучить аудиовизуальный контент на виртуальной встрече.
Менеджер также может провести виртуальную встречу, чтобы составить планы и установить цели вместе со своей командой. С наиболее подходящим программным обеспечением разговор может протекать так же хорошо, как если бы все встречались лично.
Поэтому виртуальные встречи могут быть полезны в разных ситуациях и для разных целей. Однако самое главное — уметь правильно использовать технологии.
Давайте посмотрим на преимущества виртуальных встреч.
Какие преимущества у этой стратегии?
Каковы преимущества инвестирования в виртуальные встречи для общения с клиентами, партнерами или командой? Ознакомьтесь с основными!
Оптимизация времени
Главное преимущество — это оптимизация рабочего времени всех участников.
Представьте, сколько часов можно потерять на дорогу даже в пределах города, не говоря уже про другой регион или страну. С помощью технологий вы можете эффективно решить эту проблему.
Повышение продуктивности
Виртуальная встреча без перемещений и формальностей, часто излишних, способствует более продуктивному процессу.
Время разговора посвящается исключительно сути вопроса.
Таким образом, вся ваша команда сможет повышать продуктивность в течение рабочего дня.
Организация встречи
Может быть не так-то просто переместиться в пределах вашего города или принять клиента в вашем офисе.
Таким образом, виртуальная встреча может создать возможность обсудить важное в загруженном графике. Снизить затраты
Цифровая трансформация также позволяет вам пользоваться всеми этими преимуществами без необходимости делать крупные инвестиции.
Бесплатные инструменты, интегрированные в программное обеспечение с другими целями, облегчают эти встречи.
Другими словами, для их выполнения необязательно иметь сложную структуру.
Как спланировать и провести виртуальную встречу?
Теперь, когда вы знаете, что такое виртуальная встреча и ее преимущества, как насчет того, чтобы сделать следующий шаг и узнать, как спланировать и провести виртуальную встречу? Ознакомьтесь с нашими советами!
Поощряйте использование видео
Не все участники виртуальных собраний используют функцию видео во время участия.
Хотя это не обязательно, гораздо приятнее, когда все присутствующие на конференции транслируют свои изображения в этот момент.
Это способ повысить заинтересованность во время презентации.
Например, для встречи с клиентом видео позволяет в реальном времени получать обратную связь о том, что они думают о вашей презентации.
Поэтому следует поощрять использование видео для повышения производительности на протяжении всего собрания.
Разрешите аудиовход
Хотя видео очень актуально, аудио тоже нельзя откладывать.
Ведь существенное преимущество виртуальной встречи именно в практичности, не так ли? В некоторых случаях аудиосервис может быть очень удобным.
Представьте, что вам нужно передать отзыв клиента вашей команде, чтобы продолжить проект, но вы находитесь в аэропорту, возвращаясь в свой город.
Очень важно передать эту информацию как можно скорее, и вы можете использовать функцию звука, чтобы поговорить со всеми участниками.
Проведите тесты перед встречей
Чем важнее встреча, тем более отлаженным должно быть ее проведение. В конце концов, контакт для разговора с вашей командой дает место для возможных проблем с подключением.
Деловая презентация для клиента, в свою очередь, требует гораздо большего внимания к качеству встречи. Поэтому перед презентацией важно провести несколько тестов.
Убедитесь, что компьютер работает нормально, проверьте, какие документы вы будете представлять, и проверьте подключение к Интернету. Наконец, максимально уменьшите вероятность ошибок во время встречи.
Выберите правильное место
Помимо этих технических тестов, важно внимательно следить за тем, где будет происходить передача. В конце концов, свет может повлиять на качество встречи.
Ищите светлое место с хорошим доступом в Интернет и, по возможности, достаточно тихим, чтобы вас никто не побеспокоил.
Будьте осторожны с длиной
Еще один важный фактор, который следует учитывать, — это продолжительность виртуальной встречи.
Это принципиальный момент. Однако привлечь внимание участников не так просто, как при личной встрече. Поэтому встреча должна быть короче обычной.
Чем прямее вы будете, тем лучше будет результат. Это помогает уменьшить отвлекающие факторы и гарантирует, что будут затронуты только самые важные темы.
Помимо повышения продуктивности всех, кто участвует в проекте, это способ избежать скучной встречи.
Примите такую же осанку, как при личной встрече
Обычно мы осторожны при написании электронных писем или отправке сообщений. Когда мы говорим с кем-то, к кому мы не привыкли, такая забота тоже актуальна.
Однако на виртуальной встрече важно сохранять ту же позу, что и при личной встрече.
В конце концов, вы предлагаете заменить личную встречу чем-то, что дает гораздо больше, чем электронная почта, верно?
Поэтому необходимо сохранять такую же осанку и гарантировать, что в разговоре будут затронуты даже самые острые и спорные темы.
Таким образом, вы обеспечите большую эффективность и продуктивность встречи.
Отправьте напоминания
Без личного контакта важно напомнить участникам о встрече. В конце концов, люди могут забыть проверить свое расписание и в конечном итоге пропустить мероприятие.
Таким образом, организатор виртуальной встречи должен предотвратить это, отправив сообщения.
Помимо напоминания, вы можете отправить дополнительную информацию, такую как темы в повестке дня, цель встречи и даже список участников.
Таким образом, вся команда будет в курсе всего, что вы будете обсуждать. Таким образом, они могут хорошо подготовиться, чтобы максимально использовать время, проведенное в контакте.
Выберите подходящий инструмент
Еще один фундаментальный фактор для качественной виртуальной встречи — использование адекватных инструментов.
Это включает платформу, которая ценит информационную безопасность и предлагает простоту использования для оптимизации опыта всех участников.
Существует множество платформ и программного обеспечения для проведения онлайн-встреч. Основные из них:
Выберите тот, который соответствует потребностям вашей команды и облегчит работу всем участникам проекта. Также можно использовать платные решения.
С этими советами проведение виртуальной встречи станет намного проще. Таким образом, ваша команда может пользоваться преимуществами, которые предлагает технология.
В противном случае гарантировать участие во время удаленной встречи не так-то просто. Следуя этим методам, вы сможете оптимизировать свой рабочий распорядок.
15 советов, которые помогут превратить виртуальные отношения в реальный счастливый союз
Получайте на почту один раз в сутки одну самую читаемую статью. Присоединяйтесь к нам в Facebook и ВКонтакте.
«После свадьбы мы сразу уехали в свадебное путешествие. Я в Турцию, жена в Швейцарию и прожили там три года в любви и согласии. »
Цитата из фильма «Тот самый Мюнхгаузен».
Все может усложниться, и иногда будет «накрывать» грусть и одиночество. Тем не менее, дополнительное расстояние также делает самые простые вещи самыми милыми. Возможность держать за руку другого человека, есть вместе за одним столом, ощущать прикосновение друг к другу, гулять вместе, вдыхать запах волос. эти маленькие желания могут внезапно начать означать гораздо больше в отношениях на расстоянии. Итак, что же можно сделать, чтобы сохранить чувства.
1. Разлука, как к возможность
Есть поговорка «Если вы хотите жить вместе, вам сначала нужно научиться жить раздельно». Можно взглянуть на подобную ситуацию, как на «учебную тренировку» для обоих и как на испытание любви друг к другу. Как говорится в китайской поговорке, «Настоящее золото не боится испытания огнем». Вместо того, чтобы думать, что отношения на большом расстоянии разрывают влюбленных на две части, стоит убедить себя, что благодаря этому опыту оба будут связаны вместе еще сильнее.
2. Правила ожидания
Оба должны четко понимать, что ожидают друг от друга во время этих отношений на расстоянии. Стоит установить некоторые основные правила, чтобы никто не делал то, что застанет другую сторону врасплох. Например, стоит оговорить, можно ли другому человеку ходить на свидания. Лучше быть открытым друг с другом насчет всех этих вещей.
3. Регулярность общения
5. «Опасные» ситуации
Если кто-то знает, что посещение клуба или выпивка с друзьями допоздна будет злить партнера, тогда нужно либо не делать этого, либо предупредить партнера заранее, чтобы успокоить его/ее. Не стоит быть беспечным в этом вопросе, поскольку партнер будет только больше беспокоиться или станет слишком подозрительным, и, конечно, очень расстроится.
4. Интимные темы
Сексуальное напряжение, несомненно, является одной из самых важных вещей между парами. Сексуальное желание похоже на клей, который удерживает обе стороны от того, чтобы они отдалялись друг от друга. Но не только интимная близость является биологической потребностью, а также и эмоциональная. Нужно «поддерживать огонь желания», отправляя друг другу дразнящие тексты, наполненные сексуальными инсинуациями и провокационными описаниями. Сексуальные каламбуры тоже придутся к месту.
6. Чрезмерное общение
Неразумно быть слишком «липким и приставучим». Двоим необязательно нужно общаться по 12 часов в день, чтобы поддерживать отношения. Многие пары считают, что им нужно компенсировать дистанцию, общаясь больше. Это неправда, и подобное может только ухудшить ситуацию. Вскоре можно «устать от любви», поскольку влюбленные просто исчерпают себя.
7. Мессенджер
Это чрезвычайно важно, потому что текстовые сообщения являются наиболее частым и распространенным способом общения, который есть у людей, пребывающих на расстоянии друг от друга. Поэтому обязательно обоим понадобится хорошее приложение для обмена сообщениями на телефонах.
8. Совместный досуг
К примеру, можно рекомендовать книги, телешоу, фильмы, музыку, новости и т. д. Когда люди читают, смотрят и слушают одни и те же вещи, они получают больше тем, о которых можно поговорить. Это полезно для создания некоторых общих впечатлений, даже если влюбленные живут раздельно.
9. Видеозвонки
Потому что, глядя друг другу в глаза и слыша голоса друг друга, можно снова почувствовать себя хорошо.
10. Совместные покупки
Можно играть вместе в онлайн-игру, смотреть документальный фильм на YouTube, петь друг другу в Skype, прогуливаться одновременно, параллельно разговаривая по телефону или тому же Skype, посещать вместе интернет-магазины и покупать подарки друг другу. Вариантов множество. Нужно действительно быть творческим и спонтанным.
11. Общие планы
«Чего мы хотим достичь в конце дня», «как долго мы будем не вместе», «а как насчет будущего». это те вопросы, которые нужно задать себе. Правда заключается в том, что ни одна пара не может находиться на большом расстоянии друг от друга всегда. Поэтому стоит составить совместный план, придерживаться графика, отмечая время порознь и время вместе и стараться добиться конечной цели. Важно, чтобы оба были «в одной струе» и имели одни и те же цели.
12. Честность
Стоит рассказать друг другу о своих чувствах страха, неуверенности, ревности, апатии. Если кто-то попытается скрыть что-либо от своего партнера, этот секрет рано или поздно «съест» его изнутри. Не нужно пытаться разобраться со всеми вещами самостоятельно. Нужно быть откровенным и честным друг с другом, ведь лучше рассмотреть проблему вместе на начальном этапе, чем она просто раскроется, когда все будет слишком поздно.
13. Быть в курсе
Всегда будет полезно знать, когда другой человек занят, а когда он свободен, чтобы ему можно было написать сообщение или позвонить в нужное время. Ведь не хотелось бы беспокоить своего партнера, когда он находится на деловой встрече.
Поэтому стоит знать как небольшие, так и значимые события, которые происходят или будут происходить в жизни друг друга, например, когда будут экзамены, важные командировки и встречи, собеседования и т. д. Это особенно важно в случае, если люди живут в разных часовых поясах.
14. Безделушки
Памятный предмет обладает большой силой, будь то маленький кулон, кольцо, брелок, коллекция песен и видеороликов или бутылка духов. Люди часто придают значения мелочам и предметам из повседневной жизни, независимо от того, происходит это сознательно или нет.
15. Позитив
Быть благодарным за то, что у вас есть кто-то, кто любит, даже на расстоянии, и это взаимно, быть благодарным за любые мелочи, проявленные друг к другу, быть благодарным за здоровье и безопасность друг друга.
Понравилась статья? Тогда поддержи нас, жми:
17 правил проведения онлайн-совещаний
Слушай аудиоверсию этой статьи в нашем подкасте:
Личные встречи с командой — это, безусловно, здорово. И они, конечно, продуктивнее, чем виртуальные. Но не стоит думать, что онлайн-совещания — это бесполезная ерунда. Скажем, если ты работаешь с распределённой командой, вам однозначно постоянно приходится взаимодействовать с помощью созвонов и видеоконференций, чтобы не потерять связь и синхронизироваться. Когда не остаётся иного выхода, кроме как созвониться с коллегами по Зуму или Скайпу (а в новой реальности часто действительно другого варианта нет), единственное, что остаётся — адаптироваться.
Чтобы вот эта адаптация в разрезе виртуально общения с коллегами у тебя прошла гладко, я собрал 17 важных правил проведения онлайн-встреч. Они не помогут превратить виртуальные встречи в «живые» (это не магия, а жаль), но позволят приблизиться к ним в плане продуктивности. Правила я разбил на три группы, чтобы было удобнее: каким-то важно следовать перед созванном, каким-то во время, а каким-то и после. Во многом они перекликаются с правилами проведения рабочих совещаний в реальности, с поправкой на виртуальность контекста.
Перед созвоном
1. Выберите лучшую платформу для связи
Чтобы провести встречу в оффлайне, не нужны никакие инструменты — сели за стол и разговариваете. А вот онлайн-встречи опираются на программное обеспечение, которое работает либо через телефонные системы, либо через интернет — без него ничего не выйдет. Естественно, для лучшего опыта онлайн-связи нужно подобрать подходящее ПО. Я не буду касаться систем, работающих через телефонную связь — там много своей специфики, да и подавляющее число команд всё равно созваниваются через интернет.
Я пробовал созваниваться через Skype, Discord, Hangouts, Slack, Telegram, Zoom и Teams. У каждого сервиса есть свои достоинства и недостатки — советую попробовать каждый (по возможности), и выбрать тот, что подойдёт именно тебе и твоей команде. Мне нравится созваниваться через Zoom (во время пандемии он стал, фактически, синонимом онлайн-связи, вместо Skype), но с релизом голосовых чатов в Telegram, я стараюсь всё больше общаться там. Обожаю Telegram.
Но нужно иметь в виду, что любой, даже самый классный сервис для онлайн-звонков в какой-то момент подведёт плохим качеством связи. Это неизбежно.
2. Проверьте оборудование и качество связи
Лично меня раздражает, когда первые ценные минуты почти любого созвона уходят на «меня слышно?», «меня видно?», «у всех всё работает?», «чё-т у тебя картинка подвисает» и т. д. Так получасовой созвон легко превращается в часовой. Поэтому, вне зависимости от важности онлайн-встречи, я стараюсь предварительно проверить и работу камеры с микрофоном, и скорость интернета, и закрыть лишние программы, чтобы, не дай бог, ничего не зависло (у меня такое бывает), и, конечно, выключить оповещения.
В дополнение ещё хочу сказать пару слов про оборудование. Обязательно используй наушники, потому что на громкой связи и звук хуже, и окружающим он может мешать. Ещё круто, если у тебя есть внешний отдельный микрофон, чтобы качество голоса было ещё лучше.
3. Найдите подходящее место
Место играет важную роль во время любой встречи. Онлайн-встреча — не исключение. Кажется, что созвониться можно из любого места, когда угодно. Но это не так — онлайн-созвоны требуют большей подготовки. Это в офисе можно просто пойти в переговорку и обсудить важные дела. На удалёнке же, особенно при работе из дома, найти место, где будет тихо и никто не будет беспокоить и отвлекать, непросто. Но сделать это необходимо.
Обязательно позаботься, чтобы за спиной у тебя не было ничего лишнего: ни детей, бегающих по комнате; ни домашних животных; ни дверей в туалет или ванную; ни окон и других ярких источников света — в общем, ничего, что может испортить картинку.
4. Одевайтесь подобающе
Даже если сидишь дома. Если хочешь, чтобы к тебе относились, как к профессионалу, не созванивайся в халате, растянутых футболках, с голыми плечами и т. д. Даже если это стильно, не все это оценят.
Ну и в трусах не надо созваниваться, пожалуйста.
Когда во время пандемии в массовой культуре появилось такое явление как удалёнка, было много скетчей, где девушка вся такая аккуратная в пиджачке, и тут ей надо встать, а она в трусах. А-А-А, какой ужас! Блин, ребят, ну это настолько тупо. У вас банально вспотеет задница сидеть на стуле без шортов или штанов.
Павел Федоров в подкасте «Потом доделаю»
5. Создайте повестку дня и отправьте её всем заранее
Как я уже сказал, время онлайн-встречи очень ценно, поэтому не стоит им разбрасываться на подготовку к разговору. Повестку обсуждения лучше продумать заранее и поделиться ей со всеми участниками. Так все смогут подготовиться, подумать, сформулировать мысли и идеи, чтобы не тратить на это время уже во время разговора.
Ну и вообще, следовать повестке очень важно, как на «живых» встречах, так и на виртуальных. На последних даже важнее, потому что с известной повесткой люди, у которых оборвалась связь, смогут легко и быстро вернуться к обсуждению.
6. Пригласите только нужных людей
Удалённые встречи с большим количеством участников проводить очень сложно, потому что многие просто не смогут или не успеют ничего сказать и будут чувствовать разочарование — время идёт, а полезного они ничего не делают. В идеале, каждый участник созвона должен отвечать за определённый пункт повестки, ну или хотя бы знать, зачем ему там присутствовать. Поэтому нужно звать на онлайн-встречу только нужных людей — уж никак не всех подряд.
7. Ограничьте участников правилами
Когда в разговоре участвуют много людей, легко столкнуться с рядом проблем:
Встречи без правил и ограничений не помогают быть продуктивнее, а только приводят к хаосу — все друг друга перебивают, разговор превращается в кашу. Поэтому советую продумать правила и поделиться ими со всеми участниками до совещания. Как минимум, стоит ограничить время выступления каждого участника, чтобы разговор не растянулся до бесконечности.
Во время созвона
8. Настаивайте на видео
Есть точка зрения, что в видео часто особой необходимости нет да и, мол, качество звонков без видео лучше (с современным интернетом это неправда), но я считаю, что это всё ерунда. Видеозвонки — это круто. Вот представь, что ты сидишь с коллегой в переговорке, и тут между вами опускают занавес — разговаривать будет не очень комфортно, верно? С онлайном так же — собеседников лучше видеть.
Хотя, справедливости ради, когда мы записываем подкаст, то делаем это без видео. Я звоню через айпад, который лежит экраном к потолку (иначе не получается), поэтому смысла в видео нет.
А если ты предпочитаешь созваниваться голосом, чтобы можно было параллельно что-нибудь ещё делать (напоминаю, что многозадачности не существует), то стоит подумать, а нужно ли вообще тратить время на созвон. Всё-таки онлайн-встречи требуют больше внимания и концентрации, чем «живые».
9. Старайтесь не выключать звук
С одной стороны, когда у всех включён микрофон, есть риск превратить разговор в кашу из фоновых звуков. С другой, выключенный звук позволяет тебе заниматься другими делами параллельно с созвоном, а это очень плохо сказывается на продуктивности разговора.
10. Представьте всех, чтобы участники друг друга идентифицировали
Независимо от того, сколько людей принимают участие в онлайн-встрече, представить всех очень важно. Во-первых, ни один сервис не позволяет показывать на экране одновременно всех участников (где нет видео, отображаются фотографии). Во-вторых, круто, когда все сразу понимают, кто будет участвовать в разговоре и за что будет отвечать. И в-третьих, если во время «знакомства» каждый скажет пару слов (хотя бы отзовётся на «Саша, ты тут?»), остальным будет проще его распознать во время разговора.
11. Немного поболтайте
Несколько минут свободного разговора перед началом повестки помогают расслабиться, адаптироваться и почувствовать связь с собеседниками. В начале записи больших выпусков нашего подкаста мы всегда минут 5–10 просто болтаем с гостями, чтобы диалог потом получился более комфортным.
12. Будьте вежливы
Грубо разговаривать — плохо. Но речь не только об этом, но и о поведении на созвоне. Жутко бесит, когда во время встречи люди ведут побочные разговоры, делают какие-то свои дела и т. д. Помню в одной компании, в которой я работал, менеджеры всегда приходили на совещания с ноутбуками и работали.
Старайся никому не мешать и не отвлекайся. Помни, что другие тоже тратят своё время на это мероприятие.
13. Выберите лидера
На онлайн-совещании обязательно должен быть лидер, который будет вести разговор по заранее подготовленному плану. Если отдать всё на откуп коллективу, созвон превратится в базар.
14. Дайте всем возможность высказаться
На любой встрече есть люди, которые остаются в тени. На онлайн-встречах до последнего можно даже и не знать, что эти люди всё ещё на связи. Попроси всех участников высказаться по той или иной теме — так разговор будет более полным, интересным и полезным. Если ты выступаешь в роли модератора встречи, твоя задача выделить для каждого участника несколько минут.
Как я уже говорил, вовлечение участников в разговор делает его более ценным для них. В противном случае, они будут воспринимать созвон, как потерю времени.
15. Задавайте вопросы конкретным людям
Спрашивать что-то у всех сразу — это всё равно что обращаться к пустоте. Вполне вероятно, что никто нормально не ответит. Поэтому, если хочешь что-то спросить, спроси это у какого-то конкретного участника.
16. Не пытайтесь устраивать мозговой штурм
Понимаю, что кто-то посчитает этот тезис очень спорным. Но я не участвовал ни в одном успешном дистанционном мозговом штурме. Не потому что сделать его продуктивным невозможно, а потому что это очень и очень трудно. Во время «живых» мозговых штурмов в воздухе витает вдохновение и энергия, ты буквально слышишь, как у людей работают мозги. На удалёнке, к сожалению, ничего такого нет.
После созвона
17. Отправь всем резюме созвона
Как и в после обычных совещаний, после онлайн-совещаний обязательно нужно составить резюме — зафиксировать основные моменты встречи, тезисы и идеи, — а потом поделиться им со всеми участниками.
Если это происходит внутри команды, можно делать такие резюме более увлекательными — с гифками, смешными фотографиями и т. д. Так его будет проще воспринять и запомнить.
Как ты уже мог понять, одна из главных задач участников онлайн-встречи — быть вовлечёнными. В этом помогут советы и правила, которыми я поделился выше. Но помни, что чтобы провести продуктивную удалённую встречу, тебе нужно уметь проводить обычные.
Поделись в комментариях в нашем телеграм-канале и группе ВКонтакте, своими советами и идеями для проведения эффективных онлайн-встреч.