виртуальная атс что это такое и для чего для чайников

Что такое виртуальная АТС и зачем она малому бизнесу

У малого и микробизнеса может быть столько же звонков от клиентов, как и у среднего. В этом случае сотрудники просто не успевают обрабатывать все лиды. Эту и другие проблемы может решить виртуальная АТС. О принципе её работы и плюсах для малого бизнеса рассказывает Алёна Волошина, маркетолог Ringostat — платформы коллтрекинга, телефонии и сквозной аналитики. Примерное время на прочтение — 10 минут

Каким бы ни был масштаб компании — на работе со звонками экономить рискованно. Каждый клиент, который не дозвонился или долго ждал на линии, может уйти к конкуренту, и компания понесёт убытки. В этой статье я хочу рассказать, как эти проблемы решает виртуальная АТС. Мы в Ringostat и сами пользуемся этим инструментом, поэтому все его полезные возможности проверили на собственном опыте.

Как работает виртуальная АТС

Виртуальная АТС — это инструмент, который позволяет звонить и принимать звонки через интернет. Связь через неё происходит с помощью SIP. Это специальный протокол, который в данном случае используется для передачи аудиосигнала.

Звонок сначала поступает на сервера виртуальной АТС, которые находятся в «облаке», и уже дальше переадресовывается абоненту. Или звонящий попадает в так называемое голосовое меню, где может выбрать нужный отдел, нажав определённую цифру на телефоне.

Когда человек говорит, специальная программа сжимает его голос в цифровой сигнал и он передаётся на устройство. Потом сигнал снова трансформируется в аналоговый, и человек, принимающий звонок, слышит голос.

Что нужно, чтобы совершать и принимать звонки с помощью виртуальной АТС:

Чем виртуальная АТС полезна малому и микробизнесу

Важный плюс виртуальной АТС для небольших компаний — то, что в неё можно легко вносить изменения самостоятельно. Для этого не нужен штатный программист или специалист по телефонии. Обычно у подобных сервисов есть понятные инструкции и база знаний, а техподдержка всегда готова помочь с настройкой.

Также есть сервисы, которые предоставляют многоканальные номера по цене стандартных. Это значит, что на один номер смогут звонить сразу несколько клиентов — и при этом они не будут слышать короткие гудки. В отличие от ситуации, когда вы принимаете звонки на мобильный.

Какой функционал виртуальной АТС будет полезен небольшим компаниям

Схемы переадресации для будней и выходных дней

У небольших компаний обычно нет возможности назначить менеджеров, которые будут дежурить в офисе в выходные дни и принимать звонки. Но и потеря клиентов, которые звонят в нерабочее время, — это неоправданные убытки. Виртуальная АТС позволяет решить эту проблему с помощью схем переадресации.

Схема переадресации определяет, в какой очерёдности и на какие телефоны будет поступать звонок. Например, для будней её можно настроить так:

В выходной вызов можно направлять сразу на мобильный менеджера, который согласен принимать звонки в нерабочее время. Либо включать автоответчик, который сообщит, в какие дни и часы работает компания, и предложит оставить сообщение.

Голосовое меню

Часто у небольших компаний нет секретаря, из-за этого на звонки отвечает кто-то из менеджеров. При этом звонящему может быть нужен бухгалтер, логист или руководитель — а сотрудник вынужден отвлекаться, просто чтобы переключить звонок. Куда проще сразу давать звонящему выбрать, какой специалист ему нужен.

В виртуальной АТС для этого можно настроить голосовое меню, которое будет озвучивать сообщение в духе «Здравствуйте, вы позвонили в компанию N. Для связи с отделом продаж нажмите 1, для обращения в сервис нажмите 2, для связи с бухгалтером нажмите 3». Такая простая функция сэкономит время сотрудников и повысит лояльность звонящих клиентов.

Очередь звонков

Ещё один способ расположить к себе клиентов — не заставлять их долго ждать на линии или постоянно слушать короткие гудки. Поэтому лучше выбирать АТС, где есть функционал очереди звонков.

Благодаря ей клиенты остаются на линии в режиме ожидания, пока один из менеджеров не освободится. Как только один из сотрудников кладёт трубку, на него тут же поступает звонок от человека, который дольше всех находится в очереди.

В идеале, для очереди звонков должны быть доступны разные сценарии. Например, вызов будет направляться не первому освободившемуся сотруднику, а тому, кто принял меньше всего звонков.

Отчёты и аудиозаписи звонков

Если сотрудники принимают звонки просто на смартфон или городской телефон, качество обслуживания — в слепой зоне для руководства. Непонятно, сколько лидов обработал каждый менеджер, кто пропускает вызовы, а на ком, наоборот, держится весь бизнес.

Виртуальная АТС позволяет легко понять, сколько было звонков, много ли из них пропущено, долго ли клиенты ждут на линии и многое другое. В отчётах сервиса собирается информация обо всех обращениях в компанию — вместе с их статусом, данными о сотруднике, который принял вызов. И главное, к каждому звонку прикрепляется аудиозапись разговора.

Слушая разговоры, можно понять:

Помимо журнала звонков, куда попадают вообще все обращения, в виртуальной АТС доступны отдельные отчёты. Например, о пропущенных вызовах, только входящих или исходящих и так далее. Удобно, если в системе можно также создавать собственные выборки. Например, о том, сколько вызовов сделал или принял конкретный менеджер.

В Ringostat также есть отчёт по нагрузке по дням недели и времени суток. Чем темнее ячейка, тем больше обращений в конкретный день и час:

Зная, что в какое-то время поступает больше всего звонков, можно скорректировать график работы. Например, привлечь всех сотрудников к обработке звонков в конкретные часы.

Оповещения о пропущенных звонках и сообщениях, оставленных на автоответчик

Эта функция позволит быстро перехватывать клиентов, которые не смогли с вами связаться. Просто введите номер телефона, на который будет приходить оповещение в виде SMS, или укажите электронный адрес.

Гибкие настройки исходящей связи

Они будут полезны компаниям, которые находятся в одном регионе, а обслуживают клиентов из другого. Например, в виртуальной АТС Ringostat можно выбирать, какой номер будет отображаться клиенту при звонке на определённое направление — страну или страну + оператора.

Также настройки исходящей связи можно задать для сотрудников, которым важно звонить с определённого номера. Допустим, клиент уже общался с бухгалтерией по конкретному номеру телефона. Если бухгалтер сам перезвонит покупателю, ему будет отображаться тот же знакомый номер.

Резюме

Малый и микробизнес обычно старается избежать лишних трат — и это легко понять. Но виртуальная АТС входит в разряд тех инструментов, которые, наоборот, позволяют избежать убытков. Ведь каждый клиент, который не дозвонился, скорее всего, уйдёт к конкуренту, если менеджер вовремя возьмёт трубку.

Да, у всех компаний бывают ситуации, когда сотрудник пропускает звонок. Особенно, если штат маленький, а звонят много. Но в виртуальной АТС много инструментов, которые сводят вред от такой ситуации к минимуму или вообще позволяют её избежать. Например, голосовое меню и автоответчик, очередь звонков и схемы переадресации.

Главное — убедитесь в надёжности сервиса, который выбираете. Как это сделать:

И ещё при работе с клиентами вам может быть полезна информация:

Источник

Как работает виртуальная АТС для бизнеса

Координация работы сотрудников на предприятии, взаимодействие с партнерами и заказчиками – все это немыслимо без организованной телефонии. При этом один аппарат на офис попросту не способен справиться с потоком звонков, особенно если в штате числится несколько десятков, а то и сотен работников.

Задачи по организации телефонии сегодня решают с помощью автоматических телефонных станций. Фирма закупает серверное оборудование и подключает к нему все рабочие места. Однако физическая АТС имеет существенные недостатки: солидные расходы на покупку аппаратной части и связь, сложности в техническом обслуживании и ограниченные функции телефонии.

Более простое решение – виртуальная АТС. В этой статье мы расскажем, как работает облачная АТС и в чем ее преимущества.

Отличие облачной АТС от стационарной

Как работает АТС в офисе? По сути, это внутренняя телефонная система, которая соединяет линии связи на предприятии с городскими и мобильными сетями. Физическая АТС представляет собой комплекс оборудования, который включает серверы, шлюзы, телефоны. Все оборудование находится на стороне организации, технический отдел которой отвечает за обслуживание системы телефонии.

ВАТС – это облачное решение. Все оборудование находится на стороне провайдера, который отвечает за настройку и поддержку всей системы связи. Клиент лишь выбирает выгодный для него тариф, получает доступ к личному кабинету ВАТС и использует предоставляемое провайдером ПО. При необходимости останется лишь приобрести IP-телефоны и гарнитуру для операторов кол-центра или менеджеров.

Настройка офисной АТС может занять от 7 до 14 дней. ВАТС можно внедрить и настроить за считанные часы.

В итоге бизнес без лишних затрат и в кратчайшие сроки получает эффективную и экономичную систему телефонии, с доступом для каждого сотрудника. При этом сценарий доступа можно настроить индивидуально.

Принцип работы виртуальной АТС

Работа ВАТС основана на трех технологиях:

Вся работа этих технологий сосредоточена на сервере провайдера, который отвечает за настройку телефонии и хранение звонков. При этом сценарий работы ВАТС можно индивидуально настроить под каждого заказчика.

Как работает виртуальная АТС:

Наглядно о том, как работают виртуальные АТС, можно посмотреть в нашем видео:

Преимущества ВАТС

По сравнению с громоздкими и дорогими стационарными АТС, облачная ВАТС обладает рядом преимуществ:

Сделайте свой бизнес эффективнее, переходите на сторону IP-телефонии от New-Tel. Стабильная и надежная связь по выгодным тарифам, возможность подключить любое количество городских номеров и номеров 8800, интеграция с популярными CRM-сервисами, сквозная аналитика, возможность хранить запись телефонных разговоров и многое другое.

Источник

Как работает виртуальная АТС?

Преимущества виртуальной АТС продолжают делать ее популярной в бизнесе любых масштабов. Офис без телефона как способа коммуникации между сотрудниками невозможен. Но одним аппаратом ограничиться не выйдет даже небольшой компании. Подключить сразу несколько единиц оборудования с одним номером удобнее всего по IP-телефонии с доступом к облачной станции от компании МТТ. Это недорого.

Принцип работы

Под облачной станцией понимают сервис голосовой связи, действующий через подключение к интернету без спецоборудования. Для этого компания пользуется телефонной линией на сервере провайдера. Принцип работы виртуальной АТС — в поступлении звонков в «облако», где они мгновенно переадресовываются по установленному сценарию. Ощутить преимущества виртуальной АТС можно сразу после подключения.

Устройство виртуальной телефонии

Данные передаются по протоколам двух типов:

Для хранения данных нужен облачный сервер провайдера. Станцию можно подключить к:

Прежде чем выяснить преимущества виртуальной АТС, изучим принцип подключения такого сервиса: не нужно прокладывать провода, покупать дорогое оборудование. Нужно только одно — стабильный доступ к Сети. Хотя пользоваться услугой можно даже в режиме оффлайн, предварительно установив ПО.

Оставьте заявку на подключение виртуальной АТС Используйте интеллектуальные технологии МТТ для бизнеса

Что вы получите

Предприятию недостаточно лишь качественной телефонной связи. Бизнеса может полноценно развиваться, если пользоваться дополнительными инструментами, например:

Преимуществом виртуальной АТС является обеспечение безопасности данных клиентов. Для этого используют:

Возможности МТТ позволяют решить многие проблемы, в том числе с отсутствием продаж. Контролируя сотрудников, анализируя их взаимодействие с клиентами, а также другие факторы, которые фиксируются АТС, удастся остановить отток клиентов.

Преимущества

Использование облачной станции имеет массу преимуществ, которые заключаются не только в удобном пользовании сервисом. Важную роль для многих предприятий играет высокое качество IP-телефонии в сравнении с сотовой или аналоговой связью. Но самым главным преимуществом виртуальной АТС выступает экономическая выгода: чтобы получить доступ к сервису, не понадобятся большие затраты. Нет необходимости в прокладке дополнительных проводов, установке дорогого оборудования, прерывании работы предприятия на время монтажа и технической поддержки системы.

Оплата обычно обходится дешевле в сравнении с традиционной связью. Такое становится возможным благодаря технологии сжатия данных и применению телефонной линии в полном объеме. Благодаря такому преимуществу виртуальной АТС звонки внутри компании становятся бесплатными, а оплата междугородной связи также дешевеет. Тарифы МТТ обеспечат вам экономию.

Список преимуществ виртуальной АТС пополняет быстрая настройка сервиса — на все потребуется до получаса. Данный показатель намного больше при подключении предприятия к стандартной станции — весь процесс растягивается на 1-14 дней.

Важно также и то, что традиционная станция обслуживается специалистами из сторонних компаний или специально нанятым в штат профессионалом. Поэтому становится очевидным следующее преимущество виртуальной АТС — выполнение необходимой настройки сервиса происходит путем использования web-интерфейса.

Возможности виртуальной АТС смогут оценить предприятия любого размера.

Небольшие компании получают шанс быстро приступить к работе, организовав качественную связь при низких затратах. Наличие городского телефона и круглосуточного доступа клиентов к нему позволит бизнесу не сбавлять темпы. Для маленьких компаний, использующих возможности виртуальной АТС, может даже не понадобиться реальный офис.

Предприятие с филиалами ценит такие преимущества виртуальной АТС, как увеличение численности каналов вызовов, возможность использовать внутренние номера. Имея один общий рабочий номер, намного проще объединить разрозненные филиалы в единый слаженный механизм. При этом с клиентами сможет общаться каждый сотрудник из любого региона.

Другие преимущества виртуальной АТС:

Как выбрать провайдера

Чтобы преимущества виртуальной АТС можно было ощутить в полном объеме, нужно:

В заключение

По мнению многих аналитиков рынка, IP-телефония постепенно занимает свою нишу в сфере связи, вытесняя традиционные технологии. Контроль входящих, исходящих звонков, удобная организация call-центров, сокращение расходов на связь — эти и другие возможности могут максимально использоваться крупными, средними и малыми компаниями.

Чтобы получить максимум преимуществ виртуальной АТС необходимо грамотно выбрать поставщика услуги, изучить/сравнить тарифные планы, условия IP-телефонии. ВАТС не привязана к месту. Командировка или смена офиса не станут помехой для коммуникации. С МТТ вы не потеряете ни одного клиента из-за проблем со связью.

Источник

Зачем и кому нужна Виртуальная АТС?

Очень часто, общаясь с нашими потенциальными клиентами, мы слышим вопросы: «Что такое виртуальная АТС?», «Ну вот подключу я у Вас виртуальную АТС, а что же дальше?»

Сейчас мы постараемся подытожить все вопросы и ответить на них. Что же такое виртуальная АТС, кому она нужна и зачем любой компании, не зависимо от размеров, в 21 веке нужно озадачиться ее приобретением? Мы решили не писать глубокую аналитику и длиннющий текст, а сделали шуточную статью, рассказывающую об одной небольшой компании.

Виртуальная АТС – это сервис, который позволяет Вам настроить и управлять телефонными звонками компании. Казалось бы, а что здесь такого? Многие компании живут, жили и будут жить без Виртуальной АТС, но не все так просто. Давайте рассмотрим простейший пример: компания занимается дизайном сайтов, лэндингов или чего-то еще. Компания небольшая, вышла на рынок совсем недавно, потока клиентов пока еще нет. Представили?

У такой компании есть отдел продаж, менеджеры которого занимаются обработкой редких входящих звонков, а также ищут и обзванивают потенциальных клиентов. Кроме того, в компании работает пара дизайнеров и программистов, бухгалтер, директор и маркетолог. Стандартный набор.

Вот такой список у нас получился, компания начинает работать, наконец-то из многолетней беты и многотысячного прототипа на свет появился корпоративный сайт. Пошли входящие звонки. Их по-прежнему не так много, но они есть, и это радует. Но на рынке сейчас огромное количество конкурентов, как же выделить свою компанию? Все очень просто! Наши друзья подготовили и записали креативное голосовое приветствие, и все клиенты, набравшие их номер, теперь слышат: «Спасибо, что позвонили в лучшую в мире студию дизайна! Мы уже снимся в кошмарах наших конкурентов, давайте работать?». Записали и увидели, как звонящие стали добрее, а работа отдела продаж стала проще.

Вот, наконец, телефон компании стал звонить намного чаще. Но при поступлении звонка в офис, все телефоны компании начинают разом звенеть. Одним звонящим нужно получить коммерческое предложение, другим нужно пообщаться с дизайнером, третьи звонят в бухгалтерию. При этом, звонок для бухгалтерии первыми принимает отдел продаж, потому что это привычка. Программисты уже ругаются, как им надоели эти звонки. В общем, нужно что-то делать. Компания настроила голосовое меню и распределила звонки по нужным разделам.

Теперь звонки приходят в нужные отделы, но что делать с пользователями, которые хотят заказать дизайн в нерабочее время, ведь сайт-то круглосуточный, а надпись 8 кеглем: «Мы работаем с 9 до 18:00» почти никто не видит? Наши друзья решили настроить голосовую почту. Записав обращение к пользователям, что если вопрос срочный, но время уже позднее, они могут оставить свое сообщение.

Компания расширяется, и вот уже несколько рекламных агентств хотят сотрудничать. Вопросами сотрудничества занимается наш директор, в офисе он, как правило, бывает крайне редко, но звонки принимать должен, поэтому мы настроили переадресацию на мобильный.

Можно считать, что мы настроили виртуальную АТС!

Мы пробежались по основным функциям, наиболее важным на наш скромный взгляд, что-то мы, конечно, не успели рассказать, например, про то, как собирать и, что самое важное, как использовать статистику. Об этом мы расскажем уже в следующей публикации. Но мы не можем пройти мимо одного интересного факта, а именно:

Компания выросла и решила переехать, предлагаем отправить ее во Францию. Но работать она по-прежнему будет с российским рынком. Что теперь будет с номером, который указали на сайте или выпустили в визитках? Ничего не будет, номер сохранится за компанией, пользователи будут думать, что звонят в Москву, а компания будет принимать звонки во Франции.

Источник

Что такое виртуальная АТС и зачем она бизнесу?

Классические телефонные станции уходят в прошлое. По дан­ным компании «ТМТ Кон­салтин­г», объ­ем рын­ка виртуальных АТС в 2019 году уве­личил­ся на 39% по срав­не­нию с 2018 годом. Рассказываем, как работает ВАТС и почему растет ее популярность среди современных компаний.

Содержание

Для чего нужна виртуальная АТС и как она работает

Виртуальная АТС, или IP-телефония — это телефония, в которой сигнал передается не по проводам, а через интернет.

В отличие от классической телефонии, виртуальная АТС не требует дорогостоящего оборудования и специального технического обслуживания. Пользователь подключается к ВАТС с помощью шлюзов — физических устройств, которые напоминают роутер, — или программного обеспечения.

ВАТС обладают множеством функций:

Для работы с виртуальной АТС каждому сотруднику необходимы компьютер со специальной программой, доступ к интернету, наушники с микрофоном. Благодаря этому IP-телефонию могут использовать компании, сотрудники которых находятся в разных городах и даже странах — все данные будут стекаться в единое «облако». При этом для всех звонков доступна детальная статистика: кто звонил, когда, с какого номера и т. д.

Сравнение аналоговых (традиционных) и виртуальных АТС

Принцип работы виртуальной АТС: клиент звонит на ваш номер, его звонок попадает в виртуальную АТС, обрабатывается по заданному сценарию и перенаправляется на номер нужного отдела/сотрудника. Наглядно этот процесс изобразил сервис Ringostat.

Чек-лист по выбору виртуальной АТС

Что должно быть у виртуальной АСТ:

2. Возможность самим настроить АТС. Некоторые виртуальные АТС настраивает только служба техподдержки. Это значит, что вы будете привязаны к графику их работы, а проблемы в рабочее время могут решаться с задержкой. Лучше выбирать телефонию с включенным интерфейсом настроек, чтобы вы могли сами корректировать работу телефонии, когда нужно.

3. Подробная отчетность. Чем больше информации собирает виртуальная АТС, тем лучше. Какой номер звонил, какой менеджер общался с клиентом, как долго длился звонок, сколько времени клиент ждал ответа — все это может фиксировать IP-телефония. Кроме того, некоторые сервисы совмещают в себе функции кол-трекинга и виртуальной АТС. Технология кол-трекинга позволяет определить, с какого именно объявления позвонил клиент.

4. Запасные линии связи. Из-за проблем со связью компания может потерять клиентов, а в некоторых компаниях телефония — основной источник заявок. Чтобы обезопасить себя в случае проблем со связью у основного оператора, выбирайте телефонию, у которой есть запасные каналы связи.

5. Возможность интеграции с другими сервисами. Вместе с IP-телефонией компании часто используют другие сервисы для контроля за отделом продаж. Самая популярная интеграция — виртуальной АТС и CRM-системы. Может случиться так, что у выбранной вами ВАТС нет встроенной интеграции с нужным сервисом, это не проблема. Главное — чтобы у телефонии был API — программный интерфейс, с помощью которого можно настроить любую интеграцию.

Стоимость виртуальной АТС

Услуги IP-телефонии предоставляют специализированные компании и крупные операторы связи. По дан­ным компании «ТМТ Кон­салтин­г», лидерами рынка являются «Манго Телеком», «Ростелеком», МТТ, UISСom.

Источник: «ТМТ Кон­салтин­г».

Ценовая политика у игроков отрасли сильно отличается. Например, у «Манго Телеком» стоимость услуг начинается от 685 рублей в месяц, а у «Ростелеком» — от 400 рублей в месяц.

Есть и другие варианты. Например, сервис Zadarma предоставляет все услуги бесплатно, но берет плату за аренду номера, на который звонит клиент, и хранение записей звонков.

Виртуальная АТС и CRM: плюсы совместной работы

ВАТС даст гораздо больше эффекта, если будет работать в связке с CRM. Почти все CRM-системы имеют API, при помощи которого их можно подключить к сторонним сервисам и приложениям, в том числе и к IP-телефонии. Что это дает?

1. Звонки напрямую из CRM в один клик. Когда менеджер должен позвонить клиенту, он просто нажимает на номер его телефона в любом модуле системы: в карточке клиента, в таблице, в разделе звонков. Казалось бы, скопировать номер в программу для звонков или найти соответствующего абонента в смартфоне тоже недолго, но если нужно сделать это 50 или 150 раз за день, то в сумме наберется пара часов, потраченных впустую.

2. Сбор и сортировка записей звонков. CRM хранит записи всех звонков. Чтобы найти нужный разговор с клиентом, достаточно зайти в его карточку. Это очень удобно, если нужно вернуться назад и переслушать конкретный диалог с покупателем. А кроме того, позволяет руководителю оценить работу менеджера, послушав его разговоры с клиентами.

3. Детальная аналитика звонков. Не во всех CRM-системах есть аналитика по звонкам, однако если есть, то открываются огромные возможности для анализа и контроля работы сотрудников. Например, в S2 CRM можно выбрать период, клиента, менеджера, который с ним работал, и сразу увидеть, сколько минут длились переговоры, какова общая сумма сделок и количество успешных звонков каждого продавца.

В S2 CRM можно посмотреть отчет по количеству звонков, выполненных сотрудниками за любой период времени.

Можно поставить цели менеджерам. Например, открывать 10 новых заявок в день, выполняя холодные звонки. И потом все это можно отслеживать в реальном времени на наглядных отчетах и диаграммах. Это позволяет быстро вычислить лентяев и замотивировать сотрудников на выполнение плана.

Пользуйтесь S2 CRM семь дней бесплатно

За это время вы поймете, подойдет ли CRM для вашей компании: как работает IP‑телефония, e-mail и sms-рассылки, удобно ли ей пользоватся сотрудникам.

Источник