веерная инвентаризация что это
Инвентаризация: что это такое и для чего проводится проверка, определение и все тонкости процесса
Инвентаризация, что это такое простыми словами — это пересчет всего содержащегося на балансе предприятия. Считают все имущество, от зданий и сырья до канцелярии. Такая проверка выявляет недостатки, кражи и излишки. Провести ее несложно, если правильно подготовиться.
Продукты
Для склада
Для магазина
Для учреждения
Определение
Регулярно каждая компания должна проводить подобный подсчет. Это главный метод контроля и учета всего, что есть на складе. От того, насколько качественно и внимательно сотрудники работают с имущественными ценностями, будут зависеть фактические остатки.
Что предстоит пересчитать:
производимая и созданная продукция;
иные материальные и нематериальные элементы на балансе.
Чтобы пересчитать финансовые обязательства, нужно посчитать кредитные и другие договоры. Все, что относится к товарному или денежному кредиту, займу, вложению — тоже учитывается и вносится в ведомость.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Продукты
Для «1С:Предприятия»
Для SAP R/3
Для Microsoft Dynamics
Инвентаризация — это определение действительных остатков и выявление расхождения факта с документально учтенным.
Цель — выявить фактические размеры, высчитать отклонения и расхождения реального с планом. Объем — сумма того, что есть в магазине или компании. Это все, что необходимо считать.
Все изменения должны быть учтены в управленческом и бухгалтерском учете. У каждой вещи есть материально ответственное лицо. Если кладовщик принимает на хранение товар, он отвечает за него. Изменения отражаются в программе, бухгалтерия видит их все:
Каждый месяц или другой равный период нужно проводить переучет, чтобы знать о достоверных объемах товара, сырья и прочих ценностей.
В упрощенном виде подсчет выглядит так:
Продукты
Для микрокиосков
Для RFID
Для ТСД (терминалы сбора данных)
Остаток на начало периода + пришедшее количество — израсходованные материалы = результат на конец срока.
Чтобы узнать первое число, распечатывают имеющиеся данные из программы. Если программный учет не ведется, то поднимают информацию из прошлой процедуры пересчета.
Основные законодательные документы
Существует специальный нормативный приказ, который определяет, в каком порядке и на каких правилах осуществляется процедура. Это условие министра финансов, изданное 13 июня 1995 года. Номер документа №49.
Для чего проводится инвентаризация
Целей у этого мероприятия несколько:
Определение фактического количества имущества, числящегося за организацией. Смысл в нахождении неучтенного, недостатков и пересортицы, а также — в проверке состояния.
Сопоставление реальных размеров запасов и прочего с базами данных. Нужно найти отличия и ответственных лиц.
Выравнивание. Чтобы дальнейшая хозяйственная деятельность велась правильно и без ошибок.
Контроль полноты учета. Насколько полно отражается все, что есть в фирме, в системе.
Отслеживание соблюдения правил использования и хранения основных средств.
Инвентаризация — это проверка состояния всех ценностей фирмы, отражения правильности изменений и условий хранения.
Оборудование
Как пересчеты приносят пользу сотрудникам и компании в целом
В большинстве случаев настоящий и регулярный подсчет позволяет вовремя выявить злоупотребление положением работниками, невнимательность и безответственность.
Если переучеты проходят только на бумаге, толку от них не будет. Это бессмысленные протоколы и ведомости, которые просто лежат горой в архиве. Смысл имеют только реальные мероприятия.
Создавать фиктивную документацию подчиненные будут в двух случаях, если:
перегружены основной работой;
проводят махинации с вверенными ценностями.
Чтобы повысить процент действительного пересчета в первом случае, нужно выделить сотрудника, который будет заниматься только этим. Это может быть внутренний человек, временно освобожденный от прямых обязанностей, либо внешний приглашенный ревизор. Так получится максимально точно все пересчитать и подбить остатки. Попытка просто загрузить работников дополнительными задачами может закончиться неверными данными и некачественными подсчетами, плохо выполненными основными заданиями в течение дня.
Продукты
Для склада
Для магазина
Для учреждения
Во втором случае несоответствия могут выявить только эксперты со стороны. Все попытки провести переучет своими силами не будут давать действительных результатов. Это просто отписки и заполненные бумаги с придуманными цифрами.
Готовые решения для всех направлений
Мобильность, точность и скорость пересчёта товара в торговом зале и на складе, позволят вам не потерять дни продаж во время проведения инвентаризации и при приёмке товара.
Ускорь работу сотрудников склада при помощи мобильной автоматизации. Навсегда устраните ошибки при приёмке, отгрузке, инвентаризации и перемещении товара.
Скорость, точность приёмки и отгрузки товаров на складе — краеугольный камень в E-commerce бизнесе. Начни использовать современные, более эффективные мобильные инструменты.
Повысь точность учета имущества организации, уровень контроля сохранности и перемещения каждой единицы. Мобильный учет снизит вероятность краж и естественных потерь.
Повысь эффективность деятельности производственного предприятия за счет внедрения мобильной автоматизации для учёта товарно-материальных ценностей.
Первое в России готовое решение для учёта товара по RFID-меткам на каждом из этапов цепочки поставок.
Исключи ошибки сопоставления и считывания акцизных марок алкогольной продукции при помощи мобильных инструментов учёта.
Получение сертифицированного статуса партнёра «Клеверенс» позволит вашей компании выйти на новый уровень решения задач на предприятиях ваших клиентов..
Используй современные мобильные инструменты для проведения инвентаризации товара. Повысь скорость и точность бизнес-процесса.
Используй современные мобильные инструменты в учете товара и основных средств на вашем предприятии. Полностью откажитесь от учета «на бумаге».
Разновидности
Инвентаризация — это способ сравнить настоящие остатки с теми, которые отражаются в базе. Это контроль наличия и сохранности имущества путем перепроверки и ручного пересчета. Есть разные виды процедуры в зависимости от задач, которые стоят перед компанией. Полная или неполная, запланированная, контрольная или повторная. Она может инициироваться проверяющими органами или руководителями, охватывать только одно подразделение или полностью фирму.
По назначению
Делится в зависимости от событий:
Плановая. Она выполняется согласно календарю и подписанному заранее приказу. К ней готовятся и о ней знают за несколько месяцев. График утверждается в начале года руководителем.
Внеплановая. Такая инвентаризация является способом определить наличие и размер хищений, недоимок. Ее назначают при смене ответственного лица, чтобы передать ответственность новому сотруднику. Проводят после стихийных бедствий, пожаров, прорывов труб.
Повторная. Ее начинают, если есть сомнения в уже полученных результатах и составленных документах. Если есть подозрения в отношении ответственных лиц, в их объективности и качестве работы.
Контрольная. Организуется сразу после плановой для проверки качественного пересчета. Обязательное условие — провести до открытия помещений.
Может проводится один вид или несколько. Каждый является законным и обоснованным, инициируется не только руководителем всей компании, но и начальником подразделения, а также проверяющими органами.
Продукты
Для «1С:Предприятия»
Для SAP R/3
Для Microsoft Dynamics
По объему
Инвентаризация — это проверка состояния ценностей организации. Она может быть:
Полной. Раз в год фирма должна проводить ревизию всего, что у нее есть. Это нужно для создания годового бухгалтерского отчета. Формируется в отношении финансовых активов предприятия, материалов, товаров и взаимодействия с другими лицами.
Частичная. Охватывает подразделение, отдел, направление. Может быть проведена только в кассе, на складе, даже в выделенном виде продукции. Часто назначается во время смены материально ответственного лица в отношении всего, чем управлял предыдущий сотрудник на этом посту.
Продукты
Для микрокиосков
Для RFID
Для ТСД (терминалы сбора данных)
По степени охвата
Что означает инвентаризация, если она правильно проведена — верный отчет, в котором будут представлены все реальные показатели состоящего на балансе вплоть до ручки младшего секретаря. Руководство сможет проанализировать текущую ситуацию и откорректировать работу каждого подразделения отдельно или всего организма в целом.
В зависимости от размеров мероприятий проверка может быть:
Выборочная. Проверяются отдельные ценности, закрепленные за человеком. Практикуется в организациях с большим ассортиментом и широким перечнем услуг или в фирме с отделениями по разным адресам.
Сплошная. Проводится везде, даже если у компании несколько ответвлений, подчиненных отделов. В каждом назначается своя комиссия и проверяющие, это может быть приглашенный ревизор.
Оборудование
По обязательности проведения
Утверждать о необходимости процедуры и назначать дату осуществления способен не только руководитель компании. По обязательности делят учет на:
Обязательный. Его проводят в соответствии с законодательством страны.
Инициативный. Организуется по решению директора.
По методу проведения
Инвентаризация, что это значит? Это способ проверки, какие остатки совпадают с виртуальными в программе, а какие отличаются. Так определяется, какие сотрудники работают качественно, а какие — безответственно. С помощью пересчета можно выявить воровство на рабочем месте, излишки и объемы загруженности склада.
Продукты
Для склада
Для магазина
Для учреждения
Натуральным. Когда работники действительно пошли и выполнили задачу, все подсчитали, оформили и учли. Если это делается регулярно, то информация в программе отражает реальную картину, а работа всех частей организации будет эффективной.
Документальным. Когда сотрудники занимаются поиском подтверждения наличия вида товаров или финансовых активов в документах.
Закон об инвентаризации
Основной бумагой, регулирующей порядок и сроки проведения, считается приказ Минфина. Также перечень обязательств закреплен в ФЗ «О бухгалтерском учете». Согласно этим бумагам, проводить ревизию всех остатков нужно, если:
прошел год, перед составлением отчетов;
изменилось материально ответственное лицо;
был установлен факт кражи, порчи, злоупотребления положением;
компания закрывается или реорганизовывается;
планируется сдавать имущество в аренду, продавать, передавать;
произошел пожар, наводнение, другие стихийные бедствия.
Продукты
Для «1С:Предприятия»
Для SAP R/3
Для Microsoft Dynamics
Ответственность за соблюдение этих законов лежит на руководителе фирмы и на бухгалтере.
В каком порядке и когда проходит
Обычно назначает дату и сроки инвентаризации руководитель компании. Если пересчет формируется по инициативе контролирующих органов, то определением чисел для проведения назначают они и передают проверяемым лицам.
Процедура
Инвентаризация проходит в 4 этапа:
Подготовительный — когда готовятся нужные документы, ведомости под заполнение, формируется комиссия, устанавливаются сроки и даты.
Счетный — сотрудники или проверяющий орган все подсчитывают, взвешивают, занимаются поиском реального количества ценностей.
Сличительный — сравнивается факт с планом, утверждаются расхождения, выявляются причины различий.
Заключительный — виновные наказываются, данные в базе обновляются, результаты оформляются документально.
Во время последнего этапа недобросовестные сотрудники несут наказание только после перепроверки расчетов.
Кто проводит
Мы уже упоминали, что реализацией всего действа может заниматься внутренний сотрудник или привлеченный. Контролировать процесс будет инвентаризационная комиссия. Это люди, которых выбирает руководитель.
Продукты
Для микрокиосков
Для RFID
Для ТСД (терминалы сбора данных)
Должность не прописывается в трудовой книжке. В состав обычно входят:
представители руководящих должностей;
начальник или мастер финансовой, инженерной, юридической или иной служб;
в магазинах дополнительно — ведущий специалист отдела экономической безопасности.
В составе встречаются члены подразделения внутреннего аудита, сторонние привлеченные ревизоры, представители контролирующих органов.
Оборудование
Бумаги, составляемые в процессе
Каждая процедура проводится по стандартам. Заполняются акты, описи, ведомости. После их написания будет проще анализировать сложившуюся ситуацию.
Таблица документов
Необходимость заполнения бумаг зависит от отрасли и наличия ценностей на балансе. Список форм, которые нужны чаще других:
Инвентаризация за 2021 год и особенности ее проведения
Пошаговая инструкция по инвентаризации:
Понятие инвентаризации
Правила проведения инвентаризации: периодичность
При ознакомлении с документами Минфина бросается в глаза общая идея, которая недвусмысленно в них зафиксирована: любая организация обязана проводить инвентаризацию всех активов и обязательств как минимум один раз в год (перед составлением годового бухгалтерского отчёта). Об этом идет речь:
Кто обязан проводить инвентаризацию
Методичка предусматривает, что инвентаризацию должны производить все без исключения организации, которые ведут бухгалтерский учет, включая:
Про все вышеуказанные категории юридических лиц (равно как и про какие-то другие) ни в одном из документов Минфина ничего не сказано о том, что это их не касается. Малые предприятия обязаны подчиняться общим правилам.
Однако, если условное ООО «Комод» не проводит годовую инвентаризацию, то никто его за это не накажет — ни Минфин, ни ФНС, ни Роскомнадзор, ни МВД. Вообще никто! Значит, разрешается не проводить проверку? Если руководству сильно не хочется, не проводите.
Но в бухгалтерском учете существуют такие нормы, поэтому все же надо. Положено так. Если организация числит себя правильным и добросовестным экономическим субъектом, она должна выполнять требования по контролю за фактическим наличием имущества и обязательств. Ну, и потом, неужели руководству организации неинтересно знать, как обстоят дела с сохранностью учетных объектов и задолженностями? Даже исходя из здравого смысла, инвентаризация хотя бы раз в год необходима всем организациям, в том числе и малым.
Виды инвентаризации в бухгалтерском учете
Если проводится инвентаризация в бюджетном учреждении в 2021 году с новыми стандартами или в коммерческой организации, она бывает: полная или частичная, плановая и внеплановая и так далее. Выбор вида зависит от различных обстоятельств — они представлены в таблице.
Порядок проведения инвентаризации: поэтапно
Пройдем по всем этапам проведения переучета ТМЦ вместе, разберем, как проводится инвентаризация для чайников на всех этапах, начиная от принятия решения о ее проведении, до подведения итогов.
Этап 1. Инвентаризационная комиссия
Согласно пункту 2.2 раздела 2 Указаний, инвентаризацию проводит постоянно действующая инвентаризационная комиссия. Перед началом проверки ее надо создать.
Чтобы понимать, кого в нее включают, посмотрим на пункт 2.3 Указаний, в котором сказано, кто должен проводить инвентаризацию в организации, дословно:
В переводе с канцелярского на русский это означает: «любые сотрудники организации». Существует некоторое исключение: материально ответственных лиц (если они, конечно, есть в организации) в инвентаризационную комиссию включать не следует. Это связано с тем, что все виды инвентаризации предусматривают сверку фактических данных с учетными. За фактическое наличие некоторых ценностей отвечает материально ответственное лицо.
Возникает вопрос, можно ли проводить инвентаризацию без участия материально ответственного лица или его необходимо включить в состав комиссии? Напрямую в Указаниях о запрете участия в инвентаризационной комиссии материально ответственных лиц нигде не сказано, но это подразумевается, если ознакомиться с пунктом 2.8, где сказано, что проверка фактического наличия имущества производится при обязательном участии материально ответственных лиц. То есть чтобы они присутствовали при проведении проверки и могли объяснить, почему чего-то не хватает или что-то присутствует в избытке.
Этап 2. Определение сроков
После того как комиссию создали, определяемся со сроками проведения инвентаризации, то есть когда она начнется и закончится и по состоянию на какую дату закончится. Общий порядок закрепляют либо в учетной политике, либо в отдельном «Положении о порядке проведения инвентаризации». А конкретные сроки следует устанавливать приказом руководителя.
Приказ выглядит так:
Этап 3. Проверка остатков ТМЦ
Далее уже идет рутинный процесс. Вооруженная инвентарной ведомостью, составленной на основании данных бухгалтерского учета на дату проведения инвентаризации, комиссия отправляется в путь — сличать то, что написано в ведомости, с тем, что есть в наличии (то есть то, что комиссия видит своими глазами). Некоторые предметы легко сверяются с данными учета, поскольку если есть фактическое наличие имущества, то это не проблема. Как это делать, регламентирует порядок проведения и учет результатов инвентаризации ТМЦ в организации — отмечать в описи учетные остатки и фактическое наличие. При выявлении расхождений указывать количество и стоимость излишков или недостачи.
Этап 4. Учет чужого имущества
Если сотрудник компании принес кое-что из дома к себе в контору, причем не ручку с карандашом, а, скажем, шкаф. Или стол. Имеет он на этот право? Вполне. Он дарит этот шкаф организации? Вовсе нет. Это его имущество. Просто он с согласия руководства фирмы (если это рядовой сотрудник) или по собственной инициативе (если это директор) так поступил. Что делаем? Есть варианты:
Разумеется, и учитываемый в штуках инвентарь, и «имущество на хранении» подлежат ежегодному контролю и пересчету. Никаких исключений тут нет. Естественно, если мы говорим как «должно» поступать. Если вы с этим не согласны, можете этого не делать. Как уже говорилось, контролирующие органы не вправе налагать на юрлицо никаких санкций за нарушение порядка и полноты проведения проверки ТМЦ. В принципе, это делает собственник (в соответствии с внутренними регламентами), но в малых предприятиях руководитель и владелец организации обычно являются одним и тем же лицом. Не накажет же директор сам себя.
Этап 5. Излишки и недостачи
Последним этапом сверки остатков имущества является принятие решения по выявленным расхождениям. С излишками все просто — это доход, подлежащий налогообложению (что при общей системе, что при УСН). С недостачами чуть сложнее. Понятно, что это убыток организации, но прежде чем его списать как некомпенсируемые расходы, проводят небольшое внутреннее расследование. Другими словами, перед тем как ответить на вопрос «Что делать?», отвечаем на вопрос «Кто виноват?». Признанный виновным в недостаче сотрудник ее возмещает в порядке, предусмотренном главой 39 ТК РФ.
А если виновный не обнаружен или все сотрудники виноваты солидарно, тогда недостача — однозначный убыток. «УСНщики» такой убыток признать в целях уменьшения налогооблагаемой базы не смогут — его нет в списке расходов, приведенных в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Но пусть те, кто применяет общую систему, особо не злорадствуют — им тоже списать недостачу в налоговом учете просто так никто не даст.
Недостачи материальных ценностей в производстве и на складах при отсутствии виновных лиц признаются внереализационными расходами лишь в случае, когда факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти (согласно подпункту 5 пункта 2 статьи 265 НК РФ) (в постановлении о приостановлении уголовного дела в связи с неустановлением виновных лиц (согласно подпункту 1 пункта 1 и пункта 2 статьи 208 УПК РФ)). Существуют, правда, нормы естественной убыли, но они касаются далеко не всех материальных объектов. Естественная убыль у помидоров или цемента предусмотрена, но у инструментов или канцелярских принадлежностей ее точно не бывает. По таким итогам проверки в бухучете расходы будут, а в налоговом учете — нет.
Документальное оформление результатов
Для оформления результатов инвентаризации разработаны унифицированные описи и акты. Но строгих правил, как правильно оформить инвентаризацию документально, не предусмотрено. Если расхождений с бухучетом нет, все графы описей и актов заполняются автоматически. И подведение итогов упрощается. Если расхождения есть, требуется составлять сличительные ведомости.
По итогам годовой инвентаризации комиссия оформляет протокол. Если были выявлены излишки или недостачи, дополнительно заполните ведомость ИНВ-26. На основании этих документов издайте приказ руководителя об утверждении результатов инвентаризации.
Правила проведения инвентаризации расчетов
Теперь поговорим о сверке расчетов. Это то, что обязательно нужно сделать во время годовой инвентаризации, — свериться со всеми контрагентами. Тут все просто: взять да и разослать всем контрагентам по списку письма-сверки. Мол, по нашим данным, вы нам должны 20 000 рублей, просим подтвердить (или опровергнуть) в 10-дневный срок. А если вы на наше письмо не прореагировали, значит, вы согласны с нашей суммой. И все дела. А потом по итогам рассылки составить сличительную ведомость, и если вылезут расхождения по расчетам, то придется заниматься выяснением истины: кто из двух сторон прав и кто, кому и сколько должен.
Отметим, что ни аудиторы, ни налоговые инспекторы не вправе требовать от организации наличия актов сверки со всеми контрагентами, поскольку это не регламентировано ни бухгалтерским, ни налоговым законодательством. Проводить проверку взаиморасчетов на основании актов сверки — это акт доброй воли организации, необходимость, продиктованная здравым смыслом.
Итоги: обязательной ежегодная проверка не является. Штрафов не предусмотрено
Подведем итог. сверка остатков и расчетов — нужная процедура, без которой увязать учет с фактом просто невозможно. Да, это громоздкая и тяжелая работа, требующая внимания и скрупулезного выполнения множества формальных требований. Можно, конечно, игнорировать проверку ТМЦ или проводить ее «для галочки». Но в этом случае компания обманет только саму себя. Но налоговики не наказывают за отсутствие ежегодных проверок. И только аудиторы при обязательном аудите финансовой отчетности требуют ее проведения для обеспечения достоверности учетных данных.