в чем заключается работа бухгалтера по заработной плате
Что должен знать бухгалтер по заработной плате
Автор: Юлия Попик старший бухгалтер по расчету заработной платы
Что должен знать бухгалтер по заработной плате
Автор: Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы
Расчет заработной платы и налогов с нее — один из самых сложных разделов бухгалтерии. Любые нарушения в учете влекут за собой серьезные последствия. Если же речь идет о зарплате — цена ошибки существенно возрастает. Поэтому очень важно, чтобы на этом участке работал квалифицированный специалист. Рассмотрим, какими компетенциями должен обладать бухгалтер-расчетчик.
Особенности начисления зарплаты и возможные проблемы
Если не вникать глубоко в организацию бухгалтерской службы, то ее структура представляется следующим образом: есть главбух, который контролирует всё, и есть рядовые специалисты, каждый из которых отвечает за свой участок работы.
Однако упомянутые участки могут весьма отличаться как по трудоемкости, так и по возможным последствиям при нарушениях.
Одной из самых сложных областей учета, несомненно, является расчет зарплаты. За ошибки в этой области может последовать наказание как по налоговому, так и по трудовому законодательству. А при серьезных нарушениях к виновным могут быть применены и уголовные санкции.
От профессионализма расчетчика зависит очень много: от лояльности сотрудников до налоговой безопасности фирмы в целом. Цена ошибок может оказаться существенно выше, чем на других участках учета. Однако не все руководители это своевременно понимают. Нередко осознание важности данного участка работы приходит только после применения к организации штрафных санкций.
Примером легкомысленного отношения руководства компаний к начислению зарплаты является то, что на бухгалтера-расчетчика нередко «вешают» еще и кадровое делопроизводство.
А ведь кадровый учет — это не какой-то довесок, а самостоятельный и очень серьезный раздел. Конечно, для начисления зарплаты необходимо знать соответствующие разделы ТК РФ. Но для того, чтобы полноценно вести кадровую документацию, этого недостаточно.
Поэтому попытка усидеть на двух стульях часто приводит к тому, что обоим участкам не уделяется должного внимания, и к организации применяются санкции за нарушения как налогового, так и трудового законодательства.
А в малых предприятиях нередко за весь бухучет и кадры вообще отвечает один специалист. В этом случае риск ошибок возрастает многократно.
Общие требования к бухгалтеру-расчетчику
Если для ведения всех остальных разделов учета обычно достаточно собственно бухгалтерских знаний, то бухгалтер-зарплатник должен быть еще специалистом по налогам и отчасти даже юристом.
С налогами все понятно: те, кто считают зарплату, обычно начисляют и сопутствующие обязательные платежи, а также заполняют отчетность по ним.
Если же говорить о юридических знаниях, то речь здесь идет не только о Трудовом Кодексе. Ведь кроме собственно начисления зарплаты и налогов расчетчикам часто приходится иметь дело с различными видами удержаний: алименты, штрафные санкции и т.п. Чтобы верно отразить эти суммы в учете, нужно хорошо разбираться в нормативных актах, которые регулируют их взыскание.
Таким образом, специалист по зарплате должен уметь эффективно работать на пересечении бухгалтерского, налогового и трудового законодательства.
Ответственность «зарплатника» за ошибки
Говоря об ответственности сотрудника, ведущего зарплатный участок, нужно отметить, что она делится на две части: внешнюю и внутреннюю.
По УК РФ и КоАП РФ за все нарушения в деятельности предприятия обычно отвечает директор. Хотя в большинстве статей, предусматривающих применение санкций, и говорится об абстрактных должностных лицах, но на практике рядовых сотрудников очень редко привлекают к административной или уголовной ответственности.
Обычно проверяющие используют специалистов компании в качестве свидетелей, чтобы доказать вину директора или главбуха.
Внутренние санкции, предусмотренные ТК РФ, также бывают двух видов:
В зависимости от тяжести нарушения она делится на три «уровня»: замечание, выговор и увольнение (ст. 192 ТК РФ). Причем, если выбор между первыми двумя видами наказания остается за руководством компании, то произвольно уволить сотрудника за любой проступок закон не позволяет.
Чаще всего ошибки при расчете зарплаты влекут за собой финансовые потери для организации: административные и налоговые штрафы, пени за просрочку обязательных платежей и т.п.
При этом остаётся спорным вопрос, причиняет ли работник ущерб работодателю, если по его вине организация была привлечена к административной ответственности.
Согласно судебной практике, наложенный на организацию штраф по вине работника не является основанием для возникновения материальной ответственности. Следовательно, привлечение работника к материальной ответственности за штраф, наложенный на организацию, в судебной практике может быть расценен как неправомерный. Сотрудник, которого принуждают к уплате штрафа, может обратиться в суд (который, скорее всего, встанет на его сторону).
Как проверить квалификацию «расчетчика»
Все кадровые решения в компании принимает директор, но, конечно, он при этом учитывает мнение руководителей подразделений. Поэтому, прибыв на собеседование, бухгалтер по заработной плате будет общаться в первую очередь с главбухом.
Руководитель финансовой службы должен проверить знания соискателя в следующих областях:
Необходимо обратить внимание на знания соискателя в тех областях, которые важны для конкретной организации.
Например, если коллектив преимущественно женский, то, скорее всего, будет немало декретных выплат, поэтому бухгалтер должен досконально знать этот участок. Если специфика работы связана с нестандартными способами организации труда (например, вахтовый метод или работа в вечернее время и в выходные), то специалисту по зарплате необходимо хорошо разбираться в методике начисления соответствующих выплат.
Также существует множество видов программного обеспечения для расчета зарплаты. Поэтому на собеседовании бухгалтера по зарплате следует проверить на знание именно той программы, которая используется на данном предприятии.
Если у сотрудника есть положительные рекомендации с предыдущих мест работы — это, конечно, плюс.
Для специалистов без опыта квалификацию в некоторой степени можно оценить на основе отметок по профильным предметам и среднего балла по диплому. Хотя объективность этого метода достаточно условна и сильно зависит от уровня учебного заведения.
Не так уж редко и сам главбух может не владеть какими-либо нюансами в области расчета зарплаты.
Трудовое и налоговое законодательство постоянно меняется, поэтому и после приема на работу полезно периодически проводить аттестацию специалистов, для чего тоже удобно использовать тесты.
Если руководство компании хочет иметь беспроблемный учет, не сталкиваясь при этом с проверкой сотрудников, то бухгалтерию можно передать на аутсорсинг. Преимущества этого варианта проявятся не только на этапе отбора (ведь тогда им заниматься вообще не придется), но и в дальнейшем:
Подводя итог, заметим, что бухгалтер по расчету заработной платы отвечает за один из самых сложных и опасных с точки зрения санкций участков учета.
Бухгалтер по заработной плате
Бухгалтер по заработной плате
Бухгалтер по заработной плате
Деятельность каждой организации связана с начислением заработной платы наемному персоналу. Обязанности по ее начислению, удержанию НДФЛ, взносов страхового характера из заработка, оформлению отчетности в госструктуры выполняет расчетный бухгалтер. В штатном расписании компании может иметься отдельная единица для специалиста либо обязательства по начислению заработка исполняет единственный бухгалтер.
Специальность бухгалтера по начислению заработной платы
Заработная плата у хозяйствующего субъекта любой формы собственности и вида деятельности начисляется и выдается согласно нормативам, закрепленным в трудовом законодательстве. Поэтому в штате хозяйствующего субъекта имеется бухгалтер по начислению, выдаче заработка и прочих выплат:
Субъекты хозяйственной деятельности с небольшим оборотом в должностные обязанности бухгалтера-расчетчика добавляют прием и увольнение персонала, ведение кадрового делопроизводства.
Обязанности бухгалтера по заработной плате
В круг должностных полномочий бухгалтера расчетного стола входит следующий функционал:
Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы, пример
Ниже представлен пример должностного регламента бухгалтера по начислению заработка в небольшой фирме. В официальной бумаге потребуется обозначить функции, полномочия и меры ответственности работника.
Представленный образец типовой должностной инструкции потребуется усовершенствовать с учетом особенностей хозяйствующего субъекта. Гражданин, претендующий на должность бухгалтера-расчетчика, должен ознакомиться с документацией до начала работы.
Требования к должности расчетчика
Объявления о наличии свободных должностей бухгалтера по начислению заработной платы часто встречаются на веб-ресурсах, где размещаются данные о трудоустройстве. Работодатели обозначают следующие требования в объявлениях:
При написании резюме соискателю должности расчетчика следует детально описать свои навыки и трудовой опыт.
Возможность занять вакантное место увеличивается, если в резюме подробно отразить информацию об образовании и трудовом стаже.
Что должен знать бухгалтер расчетного стола
Профессионал по бухгалтерскому учету должен иметь диплом о высшем образовании. Для плодотворной трудовой деятельности бухгалтеру надо знать систему бухучета.
Бухгалтер по заплате обязан быть компетентным в определенных вопросах:
Ответственность
На бухгалтере-расчетчике лежит большая ответственность. Ему доступны финансы компании и важнейшие документы. При безответственном отношении к работе к расчетчику применяются следующие меры:
Известные представители профессии
Правила работы бухгалтера-расчетчика
Перед началом работы расчетчик должен ознакомиться и подписать должностной регламент. Он оформляется кадровым подразделением либо главным бухгалтером. При осуществлении трудовой деятельности профессионал руководствуется этой документацией. Она содержит следующие нормы:
Будущий бухгалтер по заработной плате подписывает 2 экземпляра инструкции и один из них оставляет себе. Для плодотворной трудовой деятельности руководство должно оповещать расчетчика о корректировках, вносимых в условия его должностного регламента. Также у бухгалтера должны быть сведения о происходящих кадровых изменениях в организации и ее финансовом состоянии.
Работодатель должен обеспечить работнику условия для трудовой деятельности. Место работы оснащается необходимой мебелью и оргтехникой. Режим трудового дня и обеденное время прописываются в трудовом договоре.
Расчетчик должен иметь доступ ко всей необходимой для работы документации. Для взаимодействия с государственными ведомствами на имя бухгалтера расчетного стола руководителем оформляется доверенность.
Для повышения уровня профессиональных знаний бухгалтер может проходить курсы повышения квалификации. Это условие присутствует в должностном регламенте. Сотрудник по расчету зарплаты для получения навыков имеет право участвовать в семинарах и прочих собраниях.
Заключение
Специальность бухгалтера-расчетчика пользуется спросом во всех отраслях деятельности. Основной обязанностью профессионала является начисление заработной платы. Полный перечень функциональных задач, которые должен выполнять расчетчик, содержится в должностном регламенте. За недобросовестное выполнение возложенных обязательств сотруднику придется нести ответственность, предусмотренную законами и регламентом.
Требования к бухгалтеру по расчету заработной платы
Единые требования к работникам бухгалтерии
Для каждой должности или профессии предусмотрены отдельные требования к знаниям, опыту работы и образованию. Причем нормативы закреплены на законодательном уровне. Требования, что должен знать бухгалтер по заработной плате, закреплены:
Отметим, что это лишь общие требования к работникам бухгалтерии. Причем обязательными требования являются лишь для государственных структур, например, в учреждениях, секторе госуправления, унитарных предприятиях и НКО. А вот коммерческие структуры не обязаны работать по профстандартам. Для предпринимателей и бизнесменов нормативы носят лишь рекомендательный характер.
Требования к бухгалтеру по категориям:
Требования к квалификации
Бухгалтер 1 категории
Высшее экономическое образование, а также опыт работы в должности бухгалтера 2 категории не менее 3 лет
Бухгалтер 2 категории
Высшее экономическое образования, без предъявления требований к стажу (без опыта работы)
среднее профессиональное образование по экономической специальности с опытом работы не менее 3 лет в должности бухгалтер
Среднее профессиональное образование по экономике, но без опыта работы
специальные курсы или образовательные программы по бухучету и опыт работы в сфере учета и контроля не менее 3 лет.
Обратите внимание, что обозначенные нормативы по образованию, опыту работы и знаниям не просто рекомендации. Например, соблюдая требования к бухгалтеру по расчету заработной платы, можно нанять на должность опытного и квалифицированного работника. То есть новичка не придется обучать, контролировать каждый его шаг, не потребуется наставник. Достаточно периодически контролировать его работу.
Работодатель вправе назначить испытание при трудоустройстве. Трудовой договор будет продлен только при условии, что специалист выполнит все задания испытательного периода. Если своеобразный экзамен не будет пройден, то с работником придется проститься.
Обязанности бухгалтера по расчету зарплаты
Теперь обозначим, какие обязанности должен выполнять расчетчик. Заметим, что должностная инструкция бухгалтера по заработной плате должна максимально подробно раскрывать все трудовые функции и задачи специалиста. Простыми словами, документ представляет собой порядок действий сотрудника на его рабочем месте. Следовательно, общих фраз и расплывчатых формулировок быть не должно.
Перечислим, что включить в обязанности бухгалтера расчетного стола (трудовые функции и разъяснения и комментарии к ним).
1. Работа с первичной документацией.
Расчетчик не просто начисляет зарплату работникам, его труд начинается с анализа и проверки первичной документации.
Что относят к первичке:
2. Контроль документооборота в компании.
Сотрудник обязан контролировать своевременное поступление первичных и учетных формуляров на обработку. Для бесперебойной работы в компании должен быть утвержден порядок документооборота, а также назначены ответственные лица. Бухгалтер-расчетчик контролирует, чтобы вся первичка (табели, приказы, больничные) были предоставлены ему вовремя. Иначе он не сможет сделать правильные начисления. Требовать предоставление документации следует с ответственных лиц, обозначенных в графике документооборота. При нарушении оповещать вышестоящее руководство.
3. Начисление заработка и иных вознаграждений за труд.
Это основная трудовая функция расчетчика. Заключается в исчислении всех видов заработка работникам компании, в соответствии с нормами российского законодательства. Также при начислении бухгалтер обязан учитывать локальные распоряжения и нормативы. Например, положение по оплате труда, положение о стимулирующих и компенсационных выплатах, прочее.
4. Начисление выплат при отклонениях.
Отклонения — это любые обстоятельства, при которых заработок исчисляется вне стандартных правил. К отклонениям следует относить:
Начисление оплаты при отклонениях производится с учетом норм трудового законодательства, локальных нормативов организации.
5. Удержание из заработной платы.
Практически все категории доходов граждан являются налогооблагаемыми. Расчетчик обязан произвести удержание подоходного налога с выплат в пользу работников по нормам НК РФ. Налогообложение следует проводить с учетом налоговых вычетов, льгот и освобождений. Также в должностные обязанности бухгалтера по заработной плате входит производить иные виды удержаний из заработка. Например, исчисление алиментов, удержание долгов по исполнительным листам или добровольные взыскания в счет пенсионных накоплений.
6. Выплата доходов работникам.
Заключается в формировании платежных поручений в банк на зачисление заработной платы, пособий, стипендий и прочих выплат в пользу сотрудников компании. Также в функцию входит подготовка реестров (списков работников) на зачисление.
7. Начисление страхового обеспечения.
Пункт включает в себя исполнение обязательств страхователя по начислению и уплате страховых взносов с трудовых доходов населения. Расчетчик определяет облагаемые выплаты, исчисляет суммы страховых взносов по каждому виду обеспечения и перечисляет их в ИФНС или ФСС.
8. Отражение операций в бухучете.
Все операции по начислению, удержаниям и перечислениям должны быть отражены на соответствующих счетах бухгалтерского учета организации. Бухгалтер-расчетчик обязан своевременно разносить операции, а также контролировать правильность внесения информации.
9. Составление отчетности в контролирующие органы.
В состав отчетности входят такие формы, как:
10. Предоставление информации о начислениях и расчетах заинтересованным лицам.
Включите в обязанности бухгалтера по расчету заработной платы формирование расчетных листков, а также предоставление консультаций и разъяснений по расчетам и выплатам.
11. Иные обязанности.
Допускается определить круг дополнительных функций, связанных с работой расчетчика. Например, допускается включить:
При формировании должностной инструкции следует учитывать особенности и специфику деятельности организации.
Права бухгалтера по расчету зарплаты
Как видим, обязанностей у расчетчика масса: нужно и начислить, и удержать, и выплатить. Не забыть все проверить и отразить в бухучете. А есть хоть какие-то права у сотрудника? Конечно, есть.
Права бухгалтера расчетного стола:
Бухгалтеру важно не забывать о своих правах и требовать их исполнения от вышестоящего начальства или дирекции фирмы. Иначе о качественной работе не может быть и речи.
Положения об ответственности работника
Инструкция, как и трудовой договор, должна раскрывать положения об ответственности работника за выполнение своих обязанностей. Поэтому включите в документ не только права и функциональные обязанности бухгалтера по расчету заработной платы, но и следующие положения об ответственности:
Нормы ответственности не могут быть придуманы работодателем. Следует соблюдать положения и нормативы трудового законодательства. Иначе это будет ущемлять права трудящихся.
Правила ознакомления с инструкцией
Работодатель обязан ознакомить новичка с должностной инструкцией. Причем сделать это нужно в особом порядке. Во-первых, знакомство с регламентом работы должно быть проведено до фактического подписания трудового договора. Причем наниматель вправе утвердить собственный порядок проведения ознакомительной процедуры. Это может быть собственноручная подпись наемного работника в следующих формах документов:
Должностная инструкция бухгалтера по заработной плате
Автор: Елена Закирова Руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice
Должностная инструкция бухгалтера по заработной плате
Автор: Елена Закирова
Руководитель проектов по расчету заработной платы 1С-WiseAdvice
Расчет заработной платы – ответственный участок бухгалтерского учета. Ошибки в начислениях всегда приводят к конфликтным ситуациям и финансовым потерям для компании. Эксперты 1С-WiseAdvice делятся профессиональными секретами, как провести отбор кандидатов и с помощью должностной инструкции выстроить эффективную систему расчета заработной платы в компании.
В чем особенность участка расчета заработной платы
За ошибки бухгалтера расчетной группы расплачиваются его руководители. Поэтому от профессионализма расчетчика зависит спокойствие главного бухгалтера и директора организации.
Специалисты 1С-WiseAdvice на опыте многих компаний убедились, что правильное и своевременное начисление заработной платы повышает лояльность сотрудников. Частые промахи в расчетах, наоборот, могут значительно снизить мотивацию персонала.
Компетенции и навыки бухгалтера по расчету заработной платы должны соответствовать профилю деятельности компании. Например, принципы начисления зарплаты вахтовиков и работников медицинских компаний различны. А это значит, что бухгалтер по заработной плате обязан не только обладать общими знаниями, но и разбираться в отраслевых тонкостях и нюансах.
Что должен знать бухгалтер по заработной плате: основные требования
Качество знаний бухгалтера на участке зарплаты прямо влияет на то, как сотрудник справляется с должностными обязанностями. Решения, которые принимает специалист в своей текущей деятельности, должны базироваться на правовых и отраслевых нормативных актах.
Основной перечень профессиональных знаний бухгалтера-расчетчика:
Это минимальный объем знаний. Бухгалтер-расчетчик должен не только обладать ими, но и уметь применять на практике. Штатный бухгалтер зачастую совмещает несколько участков работы, поэтому ему просто некогда постигать какие-либо нюансы отдельной специализации. А значит, расчеты ведутся примитивным способом.
В 1С-WiseAdvice каждый сотрудник имеет свой профиль деятельности. Наши клиенты знают, что их зарплату рассчитывает профессионал, который учитывает все отраслевые тонкости этого процесса.
Функции бухгалтера по учету зарплаты
Функциональные обязанности бухгалтера по расчету заработной платы зависят от того, каким образом поставлен бухгалтерский учет в организации. Иногда такому специалисту приходится совмещать несколько участков или кадровый учет. Эксперты 1С-WiseAdvice, проводя аудит компаний, заметили простую закономерность. Узкоспециализированные работники имеют значительное преимущество. Чем шире функционал бухгалтера – тем больше вероятность ошибки.
Необходимый минимум навыков, которыми должен обладать бухгалтер-расчетчик:
Навыки и компетенции специалиста лучше всего закрепить в должностной инструкции в виде обязанностей. Это поможет сотруднику понимать, что ждет от него работодатель. А у руководства компании всегда будет возможность оценить профессиональную квалификацию бухгалтера.
Должностные обязанности бухгалтера по заработной плате
Должностная инструкция (ДИ) бухгалтера по зарплате должна подробно описывать все обязанности работника. Такой документ позволяет избежать спорных моментов и регламентирует взаимоотношения между специалистом и работодателем.
В обязанности бухгалтера необходимо включить контроль первичной документации, используемой при расчете зарплаты, отражение этих операций на счетах бухучета. Сотрудник должен готовить справки по форме 2-НДФЛ, рассчитывать социальные взносы, формировать отчетность. Будет нелишним обязать сотрудника повышать свои знания трудового законодательства в области начисления и выплаты пособий, предоставлении льгот отдельным категориям работников.
Специфика этого участка работы состоит в том, что бухгалтер имеет доступ к большому количеству персональных данных сотрудников. Поэтому в его должностные обязанности необходимо включить пункт о соблюдении законодательства о защите персональных данных и конфиденциальной информации.
Права бухгалтера-расчетчика
В должностной инструкции всегда есть раздел, который посвящен правам специалиста, ведущего расчет заработной платы. В основном они связаны с получением информации и улучшением существующих бизнес-процессов на участке.
Например, сотрудник вправе получать внутреннюю информацию, в том числе имеющую статус «коммерческая тайна», если это связано с решением текущих задач.
Бухгалтер может принимать решения в пределах должностных полномочий, предлагать способы оптимизации работы или повышения информатизации внутренней отчетности по зарплате.
Должностная инструкция бухгалтера по расчету заработной платы — образец 2019
Эксперты 1С-WiseAdvice рекомендуют ежегодно пересматривать положения должностных инструкций. Бухгалтерское и трудовое законодательство очень изменчиво. Функционал, который был действенным в прошлом году, может существенно измениться в следующем году.
Важно не только грамотное содержание должностной инструкции, но и ее правильное оформление. В организации необходимо издать приказ, который вводит инструкцию в действие. Один экземпляр инструкции выдают сотруднику под роспись, второй остается в личном деле сотрудника.
Ответственность за ошибки в учете
Требования законодательства регулярно вносят корректировки в должностные обязанности и объем ответственности специалистов. Появление новых спецрежимов, изменение условий оплаты труда – все это нередко ведет к ошибкам или некорректному исполнению обязанностей работником. В итоге – штрафные санкции, пени, проверки контролирующих органов.
Как правило, в организации ответственность штатного специалиста ограничена трудовым законодательством и основные денежные и репутационные убытки вынужден нести собственник бизнеса или главный бухгалтер. В компании 1С-WiseAdvice эта проблема решена по-другому.
Мы полностью компенсируем финансовые потери клиентам на аутсорсинге, если они вызваны ошибками по нашей вине. Получить выплату возможно даже тем, кто уже прекратил с нами сотрудничество. Установлен срок давности для возмещения – 3 года с даты сдачи последнего отчета.