в чем заключается офисная работа
Все обязанности офис-менеджера: что нужно знать, если вы хотите работать по этой специальности
Добрый день, уважаемые гости блога! Если вы находитесь в поисках работы и не знаете, кем устроиться, возможно, вам подойдет вариант офис-менеджера.Такая специальность предполагает обеспечение бесперебойной работы офиса и контроль за всеми его процессами. Предлагаю вам получше узнать должностные обязанности офис-менеджера для резюме какие существуют обязанности и что необходимо знать при устройстве на работу.
Офис менеджер: кто это такой?
Должность офис – менеджера не стоит путать с должностью секретаря. Различия все – таки существуют. Сотрудник данного направления является администратором или даже управленцем в офисе.
Чем больше штат компании, тем масштабнее функции данной должности. Появляется множество небольших организаторских дел и требуется дополнительная обработка документации.
Основные обязанности по делопроизводству и коммуникативные связи ложатся на плечи данного работника. Если компания очень большая, то в штате может находиться несколько офис-менеджеров.
Если вы собрались по попробовать свои силы в этой должности, то вам нужно знать, что конкуренция за одно место достаточно высокая, примерно 6 человек на место.
Рассмотрим, какие функциональные обязанности должен исполнять офис-менеджер.
Прежде всего, это организация офисной работы, куда входят такие пункты:
Офис менеджер осуществляет организационное обеспечение административно-распорядительной деятельности руководства.
При этом предусмотрены такие обязанности:
Также должностные обязанности включают делопроизводство, учет и регистрация входящей и исходящей документации.
Офис-менеджер обеспечивает контроль за сохранением материальных ценностей, а также оформляет заказы, договоры поставки и различные документы.
Требования к кандидатам
Теперь выясним, какие предъявляются требования к кандидатам:
Что входит в должностную инструкцию утверждает директор компании. В разных компаниях она может содержать разные обязанности, но чаще всего основные положения остаются без изменений.
В общих положениях указывается, кто берет на работу офис-менеджера, кто может его уволить, кому подчиняется работник, а также кто подчиняется ему и кто будет выполнять его обязанности в его отсутствие.
Личные качества офис – менеджера
Должностные обязанности офис-менеджера для резюме-иногда требуется указать личные качества. Поэтому лучше всего указать, те черты характера, которые подходят для данной работы.
Так как многие поручения требуют оперативного выполнения, то можно указать расторопность, пунктуальность и исполнительность. Большое значение имеет хорошая память и умение концентрироваться.
Кроме того, офис – менеджер должен быть доброжелательным и общительным. Речь этого сотрудника должна быть логически выстроенной и грамотной. Умения кратко и быстро привести нужные доводы — иногда весьма ценны в такой работе.
Важны знания деловой этики, так как, возможно, придется участвовать в корпоративных встречах и ведении деловых переговоров.
Необходимые навыки
Рассмотрим подробнее, какие требуются навыки, чтобы претендовать на такие вакансии.
Понятно, что нужно владеть компьютером. Но преимуществом станет, если кроме Excel и Word, вы отлично знаете Photoshop или Офис пикчер-менеджер.
Ценится и высокая скорость печати. Ведь офис- менеджеру часто требуется умение быстро набрать важные документы.
Стоит освоить и навыки ведения делопроизводства. Обязательно требуется владение оргтехникой. Также плюсом станет и умение разруливать конфликтные ситуации.
Нюансы работы
Существуют некоторые особенности при устройстве на работу в определенные организации. Работа агентства недвижимости связана с обработкой юридической базы сделок и с наращиванием клиентской базы.
Поэтому в обязанности офис-менеджера может входить обзвон потенциальных клиентов, заказ сувенирной продукции или размещение рекламной информации.
В строительной компании ведется большой объем закупок строительных материалов, прием на временную или сезонную работу, логистика перевозок и лизинг специальной техники.
Часть обязанностей может возлагаться на офис менеджера.
Если копания по продажам, то обзвон новых и старых клиентов также может стать основной обязанностью.
Где учат профессии?
Факультета, где учат данной профессии нет, но можно найти специальные курсы. Иногда не имеет значение и высшее образование.
Чаще всего работодателя интересует опыт работы и владение определенными навыками.
Многим копаниям требуется специалист с высшим образованием, но при этом оно может быть юридическим, психологическим, экономическим, филологическим или любым другим.
Какие права у офис-менеджера?
У офис – менеджера есть и некоторые права.
Вот они:
Прежде чем отправиться на собеседование взвесьте все плюсы и минусы данной должности. В некоторых компаниях такая должность – это замечательный способ сделать карьеру, так как предлагают и продвижение в дальнейшем.
А в других – это только место для заработка и остановка в развитии.
Если вы чувствуете, что вам эта профессия по душе, то смело ее осваивайте и отправляйте свое резюме. Надеюсь, вам понравились мои советы.
Если это так, поделитесь ими с вашими друзьями. Если есть желание что – то добавить, напишите обязательно в комментариях.
На сегодня все, пока-пока и до встречи!
Про офисную работу
Хочу сделать этот пост для тех, кто только вступает на путь «белых» воротничков и прочего офисного планктона. Путь этот далеко не легкий и крайне нервный. Считаю, что новичкам будет полезно прочитать про некоторые факты из офисной жизни и посмотреть на мои ошибки.
Вчера исполнилось ровно 5 лет как я официально работаю в одной достаточно крупной компании.
Зарекомендовал я себя в этой организации еще во время производственной практики на 3-м курсе института. По образованию экономист + получил второе высшее по специальности Управление персоналом (менеджемент), работаю по первой специальности.
Во-первых Вам повезло. Точнее Вам дали шанс. Помните, был такой список фраз Стива Джобса, где было сказано, что когда Ваши родители получали работу в бургерных, они называли это не позором, а «возможностью». Так вот это возможность сидеть в тепле (летом – у кондиционера), не подвергать свою жизнь производственным рискам, как у шахтеров, проф. военных, монтажников, водителей и др. Это возможность расти по карьерной лестнице, если только вы не будете по полдня сидеть в Вк или «ферме». Это возможность получать стабильный доход. Возможность завести друзей, которые находятся с вами в одной «упряжке» работодателя. По отдельно просьбе я могу найти еще с десяток прочих «возможностей». Работать в офисе не зазорно, в конце концов вы работаете, чтобы прокормить себя и детей.
Во-вторых, это отличная школа жизни. Учитесь принимать, не принимая. Обстоятельства, которые складываются вокруг вас, имеют целью только обучить вас, помочь вам понять себя и других. Не пускайте всё на самотек, будьте ответственны за свои слова и действия. Если что-то нехорошее случается на работе принимайте это как должное, но делайте из этого вывод. Вас взяли не для того, чтобы вы сидели за компом и за это платить деньги, вы как свежее-посаженное экзотическое дерево и всем интересно приживется оно или нет, какие плоды даст, как оно цветет, пахнет, да и вообще что его отличает от обыкновенного сорняка?
Ваши коллеги – вам НЕ друзья, но и не враги, зато они прекрасные учителя.
Работа и личная жизнь.
Поначалу мне все нравились, все казались такими добрыми и милыми, меня спрашивали про мою жизнь, в том числе и про личную и я свободно ей делился, конечно же не всем, но они знали как её зовут, где живет и чем занимается. Теперь я понимаю, что тогда я был для них как человек-сериал. Представьте молодой перспективный человек из обеспеченной семьи устраивает свою личную жизнь и как-то вертится на работе, проводит свой досуг прыгая с парашютом и катаясь на сноуборде. До Санты-барбары это не дотягивало, но за неимением иного это было всем интересно. Ну а я, дурак, думал что вокруг меня собрались самые прекрасные люди, которые желают мне только самого лучшего… Всё изменилось когда этот сериал им надоел, за моей спиной начали ходить всякие сплетни, призывы жениться / расстаться, найти кого-нибудь по-моложе и т.п. Были еще другие моменты связаннее с этим, но о них лучше не будем. Еще меня очень сильно впечатлило то, как обсуждаются отношения, которые строились между коллегами из соседних подарзделений. Тут было и она – шалава, и он нищеброд и т.д., но когда один из этих людей появлялся в кабинете, то все так искренне ему улыбались и так мило с ним общались, что у человека не могло даже возникнуть подозрений, что ему только что все кости пропустили через мясорубку. Запомните, работа должна быть отдельно от личной жизни!
Пенсионеры и люди предпенсионного возраста.
Зачастую это самые опытные халявщики. Они умеют ничего не делать и организовывать людей вокруг себя, но они вас боятся, потому что если будут кого-то уволнять, то их в первую очередь. Поэтому они всегда будут стараться запятнать вашу репутацию и продемонстрировать ваши ошибки, тем самым защищая себя. Не бейте их, лучше пожалейте и будьте внимательны)))
Начальство.
Это тот / те, кого надо слушать, стараться выполнять беспрекословно их указания. В общении с ними отключайте своего эго. Потом поймете, что вам как начальнику нет дел до того, что лично вы думаете о порученном вам задании, руководству нужно, чтобы специалист его выполнил как робот. Если вы все сделали как говорилось, то за результат вы уже не отвечаете, успех или провал этого дела полностью ляжет на начальство, а им уже «достанется» свыше.
Не понтуйтесь!
У вас есть машина и вы привыкли на ней ездить на работу? Следующие советы для вас:
1. Не старайтесь припарковаться как можно ближе к работе или на общей стоянке. На моем мерседесе образовалось около 10-ти сколов от удара дверьми соседнех машин на рабочей парковке. Мне завидовали и постоянно обсуждали какой я мажор. Это не приятно! Я ценю в людях человеческие качества и хочу, чтобы меня судили по ним, но тут всё не так…
2. Лучше если никто не будет знать сколько она стоит, сколько стоит обслуживание и ремонт. Это позволяет всем считать ваши деньги и вашу зарплату, а она даже у «одинаковых» специалистов бывает разная.
3. Предлагать подвезти всех «до метро», закончится тем, что будете возить в противоположную сторону от вашего дома.
Заводите друзей.
Лучше из смежных подразделений, когда вас не связывает одно дело. Про пользу друзей написано немало и к работе это тоже относится. В будущем они могут помочь вам с трудоустройством, или вы захотите нанять их к себе, зная их надежность.
Не будьте скучным и не стройте из себя шута.
На корпоративе все пьют, если не пьете лучше не приходите. Все знают, что пьяные мы становимся немного другими, иногда это идет нашему образу добросовестного работника во вред. Например, однажды, уходя небольшой компанией с корпоратива, я пытался запихнуть бутылку из-под шампанского в карман пальто, зачем не знаю, другой просто нес бутылку в руке. Итог – порванное пальто, подколы от коллег, осуждение от начальства, да и самому стыдно.
Опубликовано в номере: Кадры предприятия №3 / 2002
Офис-менеджер – это руководящая должность. Чаще всего офис-менеджером называют секретаря или администратора офиса. Вряд ли это обоснованно, так как и секретарь, и администратор лишены (или почти лишены) властных полномочий. Напомним, что все должности, содержащие в своем наименовании слово менеджер (англ. manager – управляющий, заведующий, директор) так или иначе предполагают наделение работника руководящими полномочиями.
В России возложение на секретаря или администратора обязанностей офис-менеджера объясняется помимо различных особенностей нашего менталитета (общеизвестно, что в советское время аналогом данной должности был(а) секретарь с «некоторыми полномочиями» своего руководителя – чем «выше» был руководитель, тем «выше» были полномочия его секретаря), также и стремлением отечественных работодателей к универсализации персонала и экономии средств на человеческие ресурсы. Но поскольку эта должность пришла к нам из-за рубежа, то, судя по «тамошним» тенденциям, такая практика уже «отмирает».
Итак, офис-менеджер – один из руководящих работников предприятия, который подчиняется непосредственно директору. Его основной задачей является организация и обеспечение работы офиса. Под офисом в данном случае понимается обособленная составная часть предприятия, выполняющая административные функции, предназначенная для размещения административно-управленческого персонала и осуществляющая взаимодействие с клиентами. Отсюда, в перечень обязанностей офис-менеджера входят такие, которые и обеспечивают выполнение вышеназванных функций.
Условно их можно разделить на пять групп:
1. Управленческие. Эти обязанности подразумевают:
построение организационной структуры офиса;
планирование работы офиса;
руководство персоналом офиса – администратором, секретарями, курьерами, телефонными операторами и др. (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала, планирование его карьеры и т.д.);
разработку и внедрение в офисе корпоративной культуры в соответствии с принятой на предприятии в целом;
разработку политики общения с клиентами.
2. Административные. Под административными обязанностями понимаются организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями, «зонирование» офиса и т.д.
3. Хозяйственные обязанности. Они начинаются с организации закупки офисной техники, комплектующих, расходных материалов и заканчиваются руководством по установке оборудования и постановке его на техническое обслуживание, обеспечением взаимодействия с обслуживающей сервисной организацией.
4. Контрольные обязанности. Здесь подразумевается проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, аттестация персонала, организация внутренней отчетности и осуществление иных мероприятий по контролю.
5. Отчетные. Они включают в себя организацию подготовки отчетов перед вышестоящим руководством для контроля со стороны последнего.
Как видно из перечисленных обязанностей, офис-менеджер – работник, от которого зависит если не половина, то довольно значительная доля успешного функционирования офиса. Это «ключевая» должность, вот почему и требования к ней – повышенные (см. «Личные характеристики» в разделе «Требования» настоящей статьи).
Надо сказать, что все вышеперечисленное относится прежде всего к «идеальному» офис-менеджеру и характерно для достаточно крупных компаний.
В небольших предприятиях, офис-менеджер может быть руководящим звеном среднего уровня, обладающим, с одной стороны, урезанными, по сравнению с перечисленными, полномочиями, а с другой – дополнительными, не совсем свойственными им обязанностями, как то: непосредственное ведение делопроизводства (в том числе кадрового) или выполнение части функций менеджера по персоналу (например, таких, как поиск необходимых специалистов для офиса, проведение предварительных собеседований и т.д.). Иногда на офис-менеджера возлагаются даже обязанности по ведению первичной бухгалтерии – он сам должен работать с банковскими документами, выписывать счета-фактуры, накладные, расходные и приходные ордера и т.д. На торговых предприятиях офис-менеджеру зачастую вменяется общение с клиентами и координация продаж. Но повторимся – все это от желания универсализации персонала, непонимания сущности данной должности и не совсем верного применения терминологии.
В настоящее время существует достаточно большое количество различных курсов, дающих навыки и знания, необходимые для выполнения обязанностей офис-менеджера. Но, в основном, на эту должность назначаются лица, имеющие незаконченное высшее или высшее образование. Иногда офис-менеджеры «вырастают» из администраторов офиса. Перспектива же дальнейшего роста в крупных компаниях с иностранными инвестициями – от офис-менеджера до вице-президента по автоматизации управления.
Синтез обязанностей, возлагаемых на офис-менеджера на российских предприятиях, позволяет сказать, что этот работник:
1. Организует структуру (зонирование) офиса, исходя из поставленных вышестоящим руководством задач и профиля предприятия.
2. Выбирает на основе рекомендаций тех- нической службы предприятия и организует закупку офисной техники (компьютеров, принтеров, факси мильных аппаратов, телефонов, мини-АТС, копировальных машин, диктофонов и др.), ее установку и ввод в эксплуатацию.
3. Разрабатывает и составляет графики проведения профилактических и текущих ремонтов оборудования, периодических закупок расходных материалов, а также порядок утилизации и списания оборудования, выработавшего свой ресурс.
4. Обеспечивает подготовку и организацию работы офиса (осуществляет руководство организацией рабочих мест персонала офиса, организует проверку офисного оборудования на предмет определения готовности к эксплуатации, проверяет санитарные условия работы в помещениях офиса (освещение, вентиляцию, температурный режим, пр.).
5. Организует использование в работе офисной оргтехники; осуществляет контроль за надлежащим состоянием офисного оборудования, офисных коммуникаций; обеспечивает взаимосвязь с сервисными организациями по техническому обслуживанию офисной техники (разрабатывает схему действий персонала при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования, по вызову специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания).
6. Организует обеспечение необходимыми для работы офиса товарно-материальными ценностями (анализирует и определяет потребности в материально-техническом обеспечении и обслуживании офиса, составляет планы на канцтовары, расходные материалы и др.; проверяет наличие канцтоваров и расходных материалов; анализирует предложения, структуру цен, системы скидок; обеспечивает размещение заказа у поставщиков; заключает договоры).
7. Определяет порядок получения товарно-материальных ценностей, организует платежи за их поставку, оформляет доверенности.
8. Организует работу по ведению бюджета расходов на офисные нужды, по оптимизации прямых и косвенных хозяйственных затрат.
9. Обеспечивает хранение товарно-материальных ценностей (канцтоваров, расходных материалов и т.п.), необходимых для работы офиса, организует учет и выдачу предметов и средств труда работникам офиса.
10. Организует работу по инвентаризации хозяйства офиса.
11. Координирует работы по ведению делопроизводства (оформлению, регистрации, прохождению и хранению документации в соответствии со стандартами делопроизводства); организует документооборот офиса.
12. Организует прием и рассылку деловой корреспонденции (регистрацию и обработку входящей и исходящей корреспонденции), ведет в пределах своих полномочий деловую переписку.
встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание визитеров, гостей, делегаций, клиентов, партнеров;
прием визитных карточек, анализ их содержания, их хранение;
материальнотехническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
14. Организует и проводит деловые переговоры (планирует деловые встречи, определяет линию деловых переговоров, управляет переговорами с соблюдением правил этикета и протокола, организует документальное оформление переговоров, анализирует результаты деловых встреч).
15. Руководит работниками офиса: распределяет обязанности между ними; доводит до сведения работников задания и принятые в отношении их решения; определяет степень ответственности работников; разрабатывает стандарты качества работы и критерии оценки качества работы; анализирует эффективность работы; осуществляет контроль за исполнением принятых решений.
16. Организует работу секретарей на телефоне (телефонных операторов) по ведению телефонных переговоров (прием входящих звонков, управление исходящими звонками, переадресация звонков), приему и отправке телефонограмм; контролирует культуру речи секретарей (операторов).
17. Осуществляет контроль за трудовой дисциплиной работников офиса (составляет распорядок работы офиса, контролирует его соблюдение, ведет учет нарушений, анализирует причины нарушений и принимает меры по недопущению нарушений распорядка работы офиса и трудовой дисциплины).
18. Назначает работников, несущих материальную ответственность за переданные им для выполнения рабочих заданий товарно-материальные ценности; определяет схемы передачи товарно-материальных ценностей от одного материально-ответственного лица другому.
19. Обеспечивает выполнение работниками корпоративных правил и норм поведения.
20. Разрабатывает и внедряет системы мотивации и дисциплинарной ответственности работников офиса, осуществляет контроль за реализацией системы материального и морального стимулирования работников офиса.
21. Оказывает работникам офиса помощь в разрешении возникающих в ходе работы проблем, принимает меры по предупреждению конфликтных ситуаций.
22. Координирует работу офиса по подготовке к закрытию (приведение в порядок рабочих мест, отключение офисного оборудования, в т.ч. освещения, активирование систем охранной сигнализации, пр.) и подготовке к новому рабочему дню.
23. Обеспечивает взаимодействие офиса с другими структурными подразделениями предприятия.
24. Организует совместно со службой безопасности проведение работ по планированию и внедрению мероприятий по поддержанию внутриофисного режима и информационной безопасности.
25. Руководит подготовкой отчетной документации для вышестоящего контроля.
Знание: назначения и задач работы офиса, принципов его зонирования; структуры и оборудования офиса; правил пользования оргтехникой; основ менеджмента; сферы деятельности и видов ответственности работников офиса; принципов организации снабжения офиса; методов стратегического планирования; целей, способов и методов проведения контрольных мероприятий; мотивационных методов и мотивационных стратегий; основ психологии; делового этикета; основ делопроизводства и стандартов дело-производства; основ этики и эстетики; основ трудового законодательства; правил внутреннего трудового распорядка; правил и норм охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты; основ бухучета и отчетности.
Стаж и опыт. От претендентов на должность офис-менеджера высшего уровня в крупных компаниях, как правило, требуется опыт работы не менее 3-х лет на руководящих должностях. Средние и малые предприятия обычно снижают эту «планку» до 1 года, а то и вообще не требуют опыта руководящей работы.
Личные характеристики. Возраст — как правило, от 25 лет и старше. Претендент на должность офис-менеджера должен быть эрудированным; обладать высокой степенью самоорганизации, хорошими организаторскими способностями, устной и письменной коммуникацией; иметь высокую стрессоустойчивость; уметь руководить персоналом в «проблемных» ситуациях.
Прочее. Отдельные предприятия желают, чтобы офис-менеджер владел иностранными языками.
Высшее, предпочтительно — экономическое. Приветствуется повышение квалификации на курсах, в т.ч. — профильных.
Правовые и социальные гарантии
Общие гарантии, предусмотренные трудовым законодательством.
Основной правовой документ
Трудовой договор и должностная инструкция.
Уровень оплаты определяется размером компании, в которой работает офис-менеджер, а также тем, к какому звену (высшему, среднему или младшему) относится данный служащий в соответствии со штатным расписанием предприятия.
Офисный работник – обязанности и обучение
Работа бывает разной, и кем можно работать зависит от уровня своих знаний. Все занимают ту должность, которую способны осилить, или, по крайней мере, так должно быть, так чтобы обеспечить себе эффективность в работе. Офисной работой занимаются многие люди, их еще называют офисным планктоном. И все же, престижна подобная работа или же нет и почему? Все зависит от того к чему вы стремитесь и какая зарплата вас устроит. Не все могут стать директорами, а некоторые даже не желают этого, так как ответственности слишком много, остаются вакансии, которые не требуют 100% отдачу, нужно работать от звонка до звонка и все.
Но кто такой офисный работник, и какие у него обязанности? Для офисного работника есть известное слово синоним – клерк, он же конторщик. Данное понятие в основном характеризует служащего, который занимается письменной работой в офисе. К офисным работникам относятся секретари, менеджеры в офис, операторы и т.д. В зависимости от занимающей должности у каждого офисного работника свои обязанности, которые должны быть подробно расписаны. Обязательно уточните все свои обязанности и их письменное подтверждение, перед тем как устроиться на работу. Не всегда предложения работодателя выгодны и вместо обычных обязанностей вы можете получить и дополнительные обязанности, за которых данной зарплаты будет мало.
Что нужно для того, чтобы стать офисным работником и какие знания требуются? Говоря о знаниях и обучении на офисного работника, стоит отметить, что часто работодатели обучают сотрудников за свой счет, по крайней мере, повышают квалификацию именно так. Это естественный процесс, потому что именно работодателей интересует то, чтобы сотрудники хорошо работали, а для этого нужно постоянно подтверждать свои знания и улучшить их. В связи с этим существуют специальные курсы для обучения офисных работников и повышения их квалификации.
Говоря в общем, о том, что должен знать офисный работник, стоит отметить, что первое требование относиться к знаниям персонального компьютера. Основная работа будет заключаться в том, чтобы работать за компьютером, именно поэтому знания и нужны. Для того чтобы быть офисным работником, нужно обладать следующими знаниями и умениями: умение работать в Word и Excel, а также умение работать с бухгалтерскими программами и т.д. Есть требования и к вашей личности, так как коммуникабельность, спокойствие, умение владеть собой, умение ладить с людьми, усидчивость, хорошая память, выносливость и терпеливость. И знайте, что конкуренция на этом рынке труда тоже есть, поэтому, чем вы лучше, тем больше у вас шансов получить эту работу.
Кстати, на сайте http://zerkala-losk.com вы сможете найти автозеркала на любой цвет и вкус.
Заметка: Если вы относитесь к ряду офисных работников, вас может заинтересовать продажа офисных кресел. Офисные кресла обеспечат вам комфорт во время работы. Именно поэтому продажа офисных кресел актуальный вопрос в данном случае. Если вы проводите много времени на работе, вопрос об удобстве и комфорте должен был возникнуть уже не раз, и качественные офисные кресла помогут его решить. Удобные кресла также позволяют в какой-то мере предотвратить болезни офисных работников.
Если материал был полезен, вы можете отправить донат или поделиться данным материалом в социальных сетях: