в чем заключается главное преимущество электронного архива
Преимущества электронного архива над бумажным
Электронный архив — это база данных, содержащая файлы подлежащих хранению документов и другую информацию. В электронном архиве могут храниться как сканы бумажных копий, так и цифровые файлы.
По сравнению с традиционным бумажным архивом, электронный архив обладает тремя крупными достоинствами: он компактнее и дешевле в хранении, удобнее и быстрее в пользовании, сохранность и конфиденциальность электронного архива несопоставимо выше, чем бумажного. Выгода от использования электронного архива для конкретной организации тем выше, чем объёмнее и сложнее её документооборот.
Преимуществ у электронного архива достаточно много
Вот лишь самые основные:
Программное обеспечение электронного архива включает в себя инструменты, максимально облегчающие перевод бумажного архива в электронную форму. Однотипные документы можно оцифровать с помощью поточного сканера, при этом программа в автоматическом режиме распознаёт тип документа, его содержание и атрибутирует электронную копию по заданным критериям. Оператор при необходимости может вмешиваться в этот процесс, вносить уточнения и корректировки.
Для оцифровки ветхих и нестандартных документов, например, чертежей используют бесконтактные сканеры, обеспечивающие полную сохранность оригинала.
Ещё одно важное обстоятельство — возможность плавного и постепенного перехода на электронный архив. То есть его внедрение вовсе не обязательно форсировать, отвлекать на срочную оцифровку старого архива ресурсы и одномоментно переключать работу организации на электронный архив. Это можно сделать поэтапно, не прерывая привычный и уже налаженный документооборот.
Препятствием для перехода на новые процедуры может стать косность сотрудников, привыкших к работе с бумагами. Однако здесь может помочь разработчик программного обеспечения электронного архива: по запросу организации он разработает инструкцию по работе с архивом, учитывающую особенности деятельности конкретного учреждения, а также поможет наладить обучение персонала работе с новым софтом.
Преимущества электронного архива
Для удобного доступа и поиска необходимой информации многие предприятия создают электронный архив, который позволяет решить проблему наличия огромного количества бумажной документации, нехватки хранилищ и низкой эффективности ручной работы. Система электронного архива будет способствовать увеличению продуктивности работы предприятия и повышению его прибыли. Такой тип хранения данных имеет массу преимуществ как для компании в целом, так и для ее отдельных подразделений и сотрудников.
Законодательная база
Министерство финансов РФ составило перечень учетных регистров, хранить которые нужно исключительно в бумажном виде, а все другие документы можно содержать в электронном виде и не распечатывать. Ст. 5 Закона «Об архивном деле в Российской Федерации» разрешает вести электронный учет документов.
Организовать такой документооборот можно путем сканирования бумаг или создания их электронной версии, однако он не будет иметь юридической силы ввиду несовершенства законодательства, в частности Федерального закона «Об электронной цифровой подписи».
Достоинства электронного архива
Если говорить кратко, то все сведения о деятельности организации будут собраны в одном месте, на это не нужно тратить дополнительные средства, а поиск нужного документа займет считанные минуты. Однако стоит рассмотреть отдельные преимущества таких архивов:
Электронный архив сделает рутинную работу по поиску и отбору необходимых документов значительно быстрее, проще и эффективнее. Специально разработанные пользовательские приложения с интуитивно понятным и удобным интерфейсом помогут обеспечить оперативный доступ к информации архива.
Электронный архив: функции, преимущества, отличия
Электронный архив представляет собой информационную систему, которая предоставляет многопользовательский доступ к электронным документам. Электронный архив призван выполнять следующие функции:
Электронный архив и документооборот
Стоит отметить, что электронный архив и электронный документооборот – не взаимозаменяемые понятия, скорее, они служат в качестве дополнения друг друга. Функции, которые выполняют эти системы, можно сравнить с функциями бумажного архива и документооборота. Данные системы имеют одно основное отличие: архив используется для хранения и поиска информации, менять которую не нужно.
Поэтому можно выделить следующие отличия хранения информации в электронном архиве от документооборота:
Преимущества электронного архива документов
Создавать электронный архив документов следует по следующим причинам:
1. Удобство. С электронной копией документа намного проще работать: ее легко печатать, пересылать, копировать, а также использовать информацию из нее в других документах.
2. Простота поиска. В электронном архиве документов намного проще и быстрее найти нужную информацию.
3. Сохранность. В электронном архиве пользователь работает с копией документа, а потому в отличие от бумажного архива не имеет возможности повредить или утерять оригинал. Кроме того, бумага со временем изнашивается, чего нельзя сказать об электронной копии.
4. Доступное резервирование. Электронный архив документов дает 100%-ную гарантию, что в чрезвычайных ситуациях вся ваша информация останется в целости и сохранности. Резервирование электронного архива занимает немного времени и обходится намного дешевле, чем резервирование бумажных документов.
5. Экономия времени. Пользователю не нужно тратить время, чтобы идти на склад и долго искать определенный каталог и информацию в нем. В электронном архиве нужный документ можно найти за считанные минуты.
Все эти преимущества делают создание электронного архива документов все более популярной услугой.
Электронный архив документов
 | Заказать |
В настоящее время электронный архив внедряется в большинстве крупных организаций. Электронный архив представляет собой базу данных, которая создаётся из виртуальных копий бумажного архива. Данный способ хранения документации является дополнением к традиционному, когда все документы хранятся только на бумажных носителях. В оцифрованном виде их гораздо легче находить при помощи внутренней системы поиска, к тому же, при таких условиях хранения, они не занимают места в офисе. Такая система документооборота не может полностью заменить обычную, но её можно использовать в качестве эффективного дополнения.
Зачем нужен электронный архив
Оцифрованная документация организации позволяет оптимизировать многие бизнес-процессы и увеличить сохранность данных. Ведь каждый сотрудник может использовать удобные электронные копии любого файла, не тратя время на поиски оригиналов. В результате создания электронного архива организация получает следующие преимущества:
Результатом всех указанных преимуществ является ощутимая экономия рабочего времени. Это напрямую влияет на эффективность деятельности различных отделов компании.
Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:
или отправить запрос из формы обратной связи.
Этапы создания электронного архива
Сканирование и индексирование документации – сложный процесс, особенно если заказчиком является крупная организация. Работа с документами ведется в несколько этапов:
Обзор электронного архива
Электронный архив — информационная система, обеспечивающая выполнение следующих базовых функций:
1. Структурированное хранение скан-образов документов и иных файлов. Интерфейс главного окна электронного архива. Любой помещенный в каталог документ всегда можно открыть и посмотреть.
Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен индивидуальный список атрибутов.
Карточка атрибутов электронного документа
Каждый скан-образ имеет карточку атрибутов. Для каждого типа документа может быть определен свой набор атрибутов.
2. Атрибутивный поиск на основе значений и совокупности атрибутов в карточках документов.
Возможность поиска документа по атрибутам
Кроме того, поиск помогут осуществить специальные инструменты «Полнотекстовый поиск» и «Быстрые фильтры».
Результаты полнотекстового поиска
3. Многовариантное представление информации. Для конкретных подразделений можно настроить индивидуальные фильтры и необходимые правила группировки документов (включая классификацию по периодам, видам, исполнителям и т. д.). Это обеспечивает разграничение сферы деятельности специалистов разных подразделений. Пример представления документов с группировкой по видам:
4. Формирование выборки и выгрузка документов на локальный диск. Предусмотрена и возможность отправки документа или целого массива по электронной почте.
Также электронный архив поддерживает такие базовые функции:
Электронный архив должен быть разработан на серьезной программной платформе. Только в этом случае решение будет функциональным, надежным и удобным.
Специалисты компании АРХИВАРИУСЪ работают с разными видами документов, в том числе юридическими, финансовыми, техническими и кадровыми. Стоимость услуг по созданию и поддержке корпоративной ит-инфраструктуры в каждом отдельном случае определяется индивидуально. Она зависит от требований заказчика и объема материалов, а также учитывает особенности сферы деятельности предприятия.
Электронный архив – относительно новая и актуальная форма ведения и обработки документации на предприятиях. Бумажный архив имеет комплекс недостатков, хоть сейчас его и нельзя полностью исключить в организациях. Основные преимущества внедрения электронной базы данных в дополнение к имеющемуся:
Для большинства компаний, перевод бумажного архива в электронный вид может представлять серьезную проблему, ведь этот процесс трудоемкий и затратный по времени. Необходимо в относительно короткий срок подготовить, оцифровать и систематизировать все данные за несколько лет. Именно поэтому для настройки и организации электронного архива обращаются за помощью к сторонним специалистам.
Использование электронных систем может существенно упростить работу, а также организацию отчетности. Электронные архивы в отличие от бумажных можно максимально быстро классифицировать, упорядочить, по необходимости может быть настроена автоматизация некоторых процессов. Внедрение цифрового архива в соответствии с нормами законодательства РФ облегчает хранение, управление, учет на предприятии.
Внедрение, постоянное сопровождение и четкое поэтапное планирование по организации архива не в бумажном, а в электронном формате в процессе работы помогает формировать описание потребностей, которые могут выявиться не только к самому архиву, но и к электронным системам в целом. За счёт внедрения цифрового архива решается сразу несколько задач: упрощение работы вашего бизнеса с помощью электронных файлов; учет и ведение дел без необходимости отрываться от рабочего места и посещать архивное отделение; оперативно обрабатывать поступающие документы и передавать готовые решения из одного подразделения в другое, возможность оперативно получить доступ к нужной документации по уровням доступа, возможность организации быстрого ответа на встречные требования из ИФНС.
Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:
или отправить запрос из формы обратной связи.
Преимущества создания электронного архива
Электронным архивом является особая система хранения документов организации. Благодаря современным технологиям можно хранить все бумаги в цифровом виде, чтобы обеспечить их сохранность и конфиденциальность, а также упростить поиск требуемых сведений.
С большим количеством документации сталкиваются многие организации. Справиться с такой напастью позволит электронный архив. Что существенно сэкономит время и сделает проще операции с любыми по объему архивами. Оцифровка документов выступает в качестве важной части современности.
Для кого актуален электронный архив?
Решением могут воспользоваться, как госорганы, так и коммерческие компании, предприятия, банковские структуры и так далее. Наибольшую популярность электронные архивы обрели среди крупных организаций, ежедневно работающих с большим потоком документации. Создание электронного архива позволит с минимальными временными потерями найти нужную документацию.
Начинающие предприятия с невысоким оборотом документов, при помощи цифровых архивов имеют возможность сначала выстроить эффективную рабочую систему. Независимо от числа документации, такие архивы позволяют сэкономить немало время на поиски требуемых бумаг, что выступает значительным плюсом перед конкурирующими структурами.
Какие возможности предоставляет цифровой архив?
Как правило, обработка документации для формирования цифрового архива осуществляется для следующего:
Хранения информации. Документация храниться в определенном порядке, подчиняясь сформированной структуре. В цифровом виде все состоит из папок, где каждый вариант обладает определенными параметрами, устанавливается доступ и ограничения.
Доступ. Воспользоваться определенными бумагами может, как определенный пользователь, так целая группа людей. Что касается ограничений, они могут проявляться не только в самом доступе, но и в связи между файлами. К примеру, финансовые документы будут недоступны сотруднику отдела кадров, но открыты для представителя финансового отдела.
Удобство поиска. Присутствует возможность работать с цифровым архивом, а также выполнять поиск по всем каталогам либо внутри документации.
Надежность и защита. Представленные архивы предоставляют защиту от потери информации, а также ее повреждения либо несанкционированного доступа.