в чем разница в outlook между встречей и собранием
Иллюстрированный самоучитель по Microsoft Outlook 2002
Встречи
В этом параграфе будет рассказано о планировании и создании встреч, назначении праздников, повторяющихся событий, об их редактировании, а также будет рассмотрена работа с категориями и другими представлениями, отличными от описанных выше.
О встречах, событиях и собраниях
Раньше очень часто упоминались такие слова, как «встреча», «событие» и «собрание». Данные слова имеют в Outlook особый смысл, несколько отличный от обычного толкования в русском языке.
Встреча (Appointment) – это мероприятие, для которого резервируется время в календаре, на которое никто не приглашается и для которого не привлекаются специальные ресурсы. Исходя из этого, встреча с Иваном Ивановичем или просмотр телепередачи вечером – встреча.
Собрание (Meeting) – это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Главное отличие встречи от собрания заключается в том, что его необходимо согласовать с другими участниками собрания. При планировании собрания участникам рассылается специальная форма, в которой собираются данные об их занятости в назначенный период. Outlook суммирует полученные данные и предлагает варианты времени проведения собрания.
Также можно согласовать и ресурсы, например помещение для собрания, проектор, бланки договоров и т. п.
Ресурс (Resource) – это любые средства, необходимые для собрания. Поэтому, например, домашний телевизор не является ресурсом, в отличие от телевизора в офисе компании. Ресурсы имеют собственное расписание, по которым можно согласовать их использование.
Замечание
Чтобы развеять сомнения относительно правильности восприятия определений, приведу следующее пояснение. Встреча с человеком, чье расписание согласуется средствами Outlook и которое вы можете получить или увидеть, – это собрание. Встреча же с человеком, информация о расписании которого не может быть автоматически обработана Outlook, – встреча.
Событие (All day Event) – это мероприятие продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий могут быть: выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. События могут быть ежегодными (например, день рождения или годовщина), т. е. происходить раз в году в определенный день, и обычными, т. е. происходить однажды и протекать в течение одного или нескольких дней.
Новая встреча
В этом разделе рассказывается о планировании, создании и редактировании единичной встречи – мероприятия, назначенного для определенной цели на определенный промежуток времени, например встреча писателя с редактором издательства, чье расписание не согласуется средствами Outlook.
Создание новой встречи
Для создания встречи существует несколько способов:
Пример 2.7. Создание новой встречи.
Форма Встреча (Appointment), изображенная на рис. 2.12, имеет собственную строку меню и панель инструментов, а также две вкладки Встреча (Appointment) и Доступность участников (Scheduling). Здесь будет рассматриваться только первая вкладка, о назначении второй вкладки будет рассказано в разделе 10.1 «Планирование собраний».
Рис. 2.12. Форма Встреча
Как работать со встречами, собраниями и событиями в MS Outlook
Встречи – это мероприятия, для которых резервируется время в календаре, на которые никто не приглашается и для которых не привлекаются ресурсы. Для встреч могут быть заданы напоминания. Кроме того, имеется возможность задать вид календаря при его просмотре другими пользователями, указав время встречу как занятое (блоки времени, помеченные как занятые, отображаются с заполненным индикатором доступности. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные.), свободное (при просмотре календаря другими пользователями свободное время отображается как доступное с пустым индикатором доступности.
Встреча нулевой длительности, отображаемая в выбранном интервале времени при просмотре по дням, отображается для других пользователей как свободное время.), под вопросом (блоки времени, помеченные как время под вопросом, отображаются со штрихованным индикатором доступности и как доступные при просмотре календаря другими пользователями.) или как время отсутствия на работе (блоки времени, для которых указано отсутствие на работе, отображаются с заполненным индикатором доступности и затененным фоном встречи. При просмотре календаря другими пользователями они отображаются как недоступные). Могут быть запланированы повторяющиеся встречи. Например, к повторяющимся элементам можно отнести такие регулярные встречи и задачи, как еженедельное совещание или ежемесячный визит к парикмахеру. Встречи могут просматриваться по дням, неделям и месяцам.
Можно запланировать встречу в своем календаре, а также получить от других пользователей права на планирование или изменение встреч в их календарях. Встречи также могут быть помечены как частные (элемент, помеченный как частный, не отображается для других пользователей, даже если они имеют права доступа к вашим папкам).
Собрание – это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Можно создавать и рассылать приглашения на собрания – обычные или сетевые, а также резервировать ресурсы (помещение, компьютер или другое оборудования, необходимое для проведения собрания. Имеется возможность просматривать доступность ресурсов, сравнивать их расписания с расписаниями пользователей и блокировать время в их календарях. Привлечение ресурсов на собрания выполняется так же, как приглашение пользователей.). При создании собрания определите приглашаемых лиц, а также необходимые ресурсы; выберите время проведения собрания. Ответы на отправленные приглашения направляются в папку Входящие. После создания собрания можно расширять круг приглашенных, а также переносить собрание.
Событие – это мероприятие с продолжительностью больше 24 часов. Примерами событий являются выставка-ярмарка, Олимпийские игры, отпуск, семинар. Обычно событие происходит однократно и может иметь продолжительность от одного до нескольких дней, но ежегодные события, такие как дни рождения и годовщины, происходят ежегодно в определенный день. Для событий, простых и ежегодных, время в календаре не отводится, но они указываются на титульных страницах. Название события или праздника, которое отображается в верхней части дат, указанных в календаре, именуется заголовком.
Заголовок может относиться к нескольким дням. Если на дни с заголовком попадают какие-либо элементы, соответствующее время помечается как свободное и отображается белым цветом при просмотре календаря. Для других пользователей, просматривающих ваш календарь, время встречи, запланированной на целый день, помечается как занятое, а время обычного или ежегодного события – как свободное.
Сохранение встречи в формате iCalendar или vCalendar
Назначение собрания
Чтобы использовать в данной процедуре программу Microsoft NetMeeting, необходимо иметь Microsoft NetMeeting 2.1 или более поздней версии. Для проведения конференции Microsoft Exchange необходимо выбрать ресурс конференции. Для этого нажмите кнопку «Кому». В диалоговом окне Выбор участников и ресурсов в списке Источник адресов выберите значение «Все ресурсы конференций», а затем выберите ресурс в списке. Нажмите кнопку «Ресурсы», а затем — кнопку «OK».
Чтобы быстро начать собрание в программе Microsoft NetMeeting с участием контактного лица, выберите его в папке «Контакты», затем в меню Действия выберите команду Вызов с помощью NetMeeting. Чтобы отправить повестку дня или замечания, вложите файл в приглашение на собрание. Если участники находятся в другом часовом поясе, их интервалы занятости (блоки времени, отображающиеся с заполненным индикатором доступности) подстраиваются под часовой пояс организатора собрания. Можно запретить отправку ответов получателями приглашения. В приглашении на собрание выберите в меню Действия команду Запросить ответы, чтобы снять флажок рядом с ней.
Создание события на целый день
В представлении «День/неделя/месяц» можно быстро создать ежедневное событие, дважды щелкнув заголовок дня, на который оно приходится.
Планирование встречи
В календаре для создания встречи можно выделить блок времени, щелкнуть его правой кнопкой мыши и выбрать в контекстном меню команду Новая встреча или Создать повторяющуюся встречу.
Отмена собрания
Изменение встречи, события или собрания
Откройте встречу, событие или собрание, которое требуется изменить, и выполните одно из следующих действий:
Чтобы перенести встречу, событие или собрание на другую дату, перетащите этот элемент в календаре. Чтобы изменить Тему, щелкните текст описания и внесите необходимые изменения. Для преобразования события во встречу снимите флажок Целый день и введите время начала и время окончания. В результате этот интервал времени в календаре будет заблокирован. По определению События продолжаются от полуночи до полуночи. Чтобы задать другой интервал, снимите этот флажок.
Преобразование сообщения в приглашение на собрание
Элемент любого типа можно преобразовать в элемент другого типа, перетащив его на кнопку папки в Области переходов.
Преобразование встречи в собрание
Преобразование встречи или собрания в повторяющиеся
Обновление приглашения на собрание
Ответ на уведомление или приглашение на собрание
Эти настройки могут быть изменены для отдельных собраний. Для этого в открытом приглашении на собрание выберите в меню Действия одну из двух команд: Отклонить и предложить новое время или Поставить под вопрос и предложить новое время. Чтобы изменить решение, откройте элемент Календаря и выберите команду Принять, Под вопросом, Отклонить или Предложить новое время. Чтобы изменить решение по отклоненному приглашению, проверьте папку «Удаленные» или попросите организатора послать вам новое приглашение.
Автоматическая обработка приглашений на собрания
Выберите в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры календаря». В группе «Дополнительные параметры» нажмите кнопку «Управление ресурсами». Установите флажок Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы. Затем могут быть включены следующие параметры:
Предоставление права на просмотр частных встреч
Возможно скрытие личных сведений от назначенных вами представителей, имеющих доступ к вашим папкам. Для этого откройте защищаемый документ и установите флажок Частное. Чтобы переопределить этот параметр, выполните следующие действия.
Для этого средства требуется учетная запись почты Microsoft Exchange Server.
Отправка приглашения на собрание для Интернета (iCal)
Чтобы отправлять приглашения на собрания для Интернета (iCal), необходимо включить соответствующие параметры. Для этого следует выполнить описанную ниже процедуру и затем отправлять приглашения на собрания как обычно. Выберите в Календаре, в меню Сервис команду Параметры и нажмите кнопку «Параметры календаря». В группе «Дополнительные параметры» установите флажок При отправке приглашений через Интернет использовать формат iCalendar. Чтобы отключить использование формата iCal, снимите этот флажок.
Просмотр событий Windows SharePoint Services
Просмотр списка событий, предварительно добавленного в Outlook – В папке «Календарь» в группе «Общие календари» установите флажок для нужного элемента Windows SharePoint Services. Снимите флажки для тех календарей, которые не требуется отображать в представлении. Просмотр списка событий, который не был добавлен в Outlook – Добавьте список событий в Microsoft Outlook. В web-обозревателе откройте список событий Windows SharePoint Services, к которому необходимо иметь доступ из программы Microsoft Outlook. Щелкните ссылку Связать с календарем. После выдачи запроса нажмите кнопку «Да», чтобы добавить список событий Windows SharePoint Services в Microsoft Outlook.
Списки событий Microsoft Windows SharePoint Services могут быть отображены в Microsoft Outlook, но они должны быть созданы и отредактированы на web-зле Windows SharePoint Services при помощи web-обозревателя.
Календарь Microsoft Outlook имеет возможность не только отображать собрания и встречи и напоминать о них, но и позволяет планировать собрания с другими пользователями. Во время планирования собрания есть возможность просмотреть сведения о занятости участников и выбрать наиболее оптимальное время.
В этой статье мы рассмотрим как создать собрание или встречу в Microsoft Outlook 2016.
Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.
Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать собрание
В поле Кому необходимо добавить людей которых вы хотите пригласить на это собрание. Нажав кнопку Кому их можно выбрать из списка.
В поле Тема необходимо ввести тему собрания.
В поле Место необходимо ввести название комнаты или помещения где будет проходить собрание, либо выбрать его из списка нажав кнопку Помещения…
В Outlook 2016 по умолчанию кнопка Поиск комнаты включена. Если нет то включите.
Благодаря этому у нас справа появляется колонка Поиск помещений, где мы видим в какое время выбранное нами помещение свободно.
Указываем Время начала и Окончания нашего собрания.
Найдя и нажав Помощник по планированию на вкладке Собрание мы можем проверить занятость в выбранное время всех участников собрания.
Далее мы можем добавить вложения к собранию.
Можем настроить собрание, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Собрание нажмите кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.
Закончив все настройки жмём кнопку Отправить.
Собрание создано и разослано всем его участникам.
Создание встречи в Outlook.
Запускаем Outlook 2016. В нижнем левом углу, в области навигации жмём кнопку Календарь.
Далее на вкладке Главная находим жмём кнопку Создать Втречу
Заполняем поля Тема, Место, Время начала и Окончание.
Далее мы можем настроить встречу, как повторяющееся событие. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Повторение и в появившемся окне введите необходимые настройки.
Также можем преобразовать встречу в собрание пригласив других пользователей. Для этого на вкладке Встреча нажмём кнопку Пригласить участников и дальше уже всё как для собрания.
Закончив все настройки жмём кнопку Сохранить и закрыть на вкладке Встреча.
Встреча создана и сохранена у нас в календаре.
Планирование собраний
Начну с напоминания определения собрания, данного в главе 2 «Календарь». Собрание (Meeting) — это встреча с приглашением лиц или привлечением ресурсов. Главное отличие встречи от собрания в том, что его необходимо согласовать с другими участниками данного мероприятия. При планировании собрания участникам рассылается специальная форма, в которой собираются данные об их занятости в назначенный период. Outlook суммирует полученные данные и предлагает варианты времени проведения собрания. Также можно согласовывать и ресурсы, например помещение для собрания, проектор, бланки договоров и т. п.
Вообще говоря, всю процедуру планирования собрания можно разбить на несколько этапов:
Чтобы не отходить от основной линии примеров данной книги, рассмотрим планирование собрания для группы писателей издательства «БХВ-Петербург», целью которого является рассмотрение и анализ предлагаемых к выпуску книг.
Составление списка участников и ресурсов
Любое планирование собраний начинается с определения и составления списка участников и ресурсов данного собрания.
Пример 10.1. Выбор участников и ресурсов собрания
(Представление папки Календарь>
> Действия > Назначить собрание (рис. 10.1)
Другие > Добавить из адресной книги. (рис. 10.2)
Рис. 10.1. Диалоговое окно Планировщик собрания
Рис. 10.2. Диалоговое окно Выбор участников и ресурсов
В диалоговом окне Выбор участников и ресурсов (Select Attendees and Resources) пользователь может поместить контакт не только в группу Обязательный (Required), но и в группу Необязательный (Optional) или Ресурсы (Resources). Отмечу, что имя организатора появляется в группе Обязательный автоматически. Пользователь может изменять список участников, снова вызвав диалоговое окно Выбор участников и ресурсов либо щелкнув в поле Введите или выберите из списка. Для удаления участника щелкните правой кнопкой мыши и выберите команду Очистить (Clear).
После заполнения списка участников и ресурсов появится окно Обновление расписания (Scheduling), в это время будет произведена попытка идентификации занятого и свободного времени участников собрания. Ее результат будет отображен на сетке времени, справа от списка участников.
Автоматическая идентификация занятого и свободного времени возможна для клиентов локальной сети, причем на компьютере участника собрания должен быть запущен Microsoft Outlook. В нашем случае (автономного компьютера) данные об участнике будут отображаться в сетке времени в виде заштрихованной белой полосы Нет данных (No information).
Также информация о расписании участников собрания может быть получена с интернет-сайта Microsoft. Естественно, при условии, что контакт опубликовывает данные о своем расписании на сервере Microsoft (Free/Busy Server). Но для этого требуется сознательность участника собрания, обладание электронным адресом Hotmail и т. д. Мы не будем здесь рассматривать возможность опроса о занятости участников собрания через Интернет.
Выбор времени собрания
Как было отмечено выше, следующим шагом при планировании собрания является выбор времени его проведения. Существует два способа выбора времени:
Ручная установка
Для ручной установки времени собрания можно воспользоваться раскрывающимися списками Начало собрания (Meeting start time) и Конец собрания (Meeting end time). При этом полоса, отображающая на временной сетке соответствующий интервал времени, переместится.
Еще одним способом ручной установки является перетаскивание левой или правой границы этой полосы. Подведите указатель мыши к одной из полос и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, перетащите границу временного интервала. Белый прямоугольник, обрамленный зеленой и красной границей, показывает длительность собрания. При подобном перетаскивании очень легко удостовериться, что время собрания не противоречит встречам в расписании его участников.
По умолчанию временная сетка имеет масштаб деления Только рабочие часы (Show only working hours), пользователь может изменить его, установив или сняв соответствующий флажок в раскрывающейся кнопке Параметры (Options).
Если вы являетесь клиентом локальной сети, то при добавлении нового участника или по истечении некоторого срока можно обновить расписание контактов, выбрав команду Обновить расписание занятости в раскрывающемся списке Параметры (см. раздел 13.4 «Расписание группы»).
Автовыбор
Очень удобным средством определения времени собрания является команда Автовыбор (AutoPick), позволяющий автоматически выбирать свободный интервал времени. Особую привлекательность и удобство этот способ демонстрирует при относительно заполненной временной сетке, но и в случае, когда имеются данные только одного организатора, его также можно с успехом использовать.
Нажмите кнопку с двумя стрелками >> (рис.10.З), и Outlook автоматически установит для собрания первый свободный 30-минутный интервал времени. При повторном нажатии этой кнопки будут установлены следующие приемлемые по времени значения, т. е. значения, не пересекающиеся с интервалами участников, помеченными как команды Под вопросом (Tentative), Занят (Busy) или Отсутствует (Out of Office). Для возврата назад следует нажать кнопку с противоположно направленными стрелками. По умолчанию Outlook будет выбирать подходящий интервал времени только для обязательных участников собрания (Необходимые участники). Для того чтобы изменить параметры автовыбора, укажите критерий просмотра, нажав на кнопку Автовыбор (AutoPick).
Чтобы команда Автовыбор транслировала интервалы времени больше или меньше 30 минут, расширьте границы полосы или укажите соответствующие значения в списке Начало собрания и Конец собрания, после чего продолжите автовыбор.
Рис. 10.3. Заполненная форма Планировщик собрания
Составление и рассылка приглашений
После определения участников собрания и времени его проведения можно приступить к подготовке приглашений, отправляемых по электронной почте.
В диалоговом окне Планировщик собрания (Plan a Meeting) нажмите кнопку Организовать (Make Meeting). Появится форма Собрание (Meeting), являющаяся комбинацией форм Сообщение (Message) и Встреча (Appointment). Соответственно и процедура заполнения данной формы аналогична процедурам, описанным в главах 2 «Календарь» и 8 «Вход в Интернет». Всевозможная информация, связанная с данным собранием, будет отображена в желтой полосе, под названием вкладки Встреча. Так, например, будут выданы соответствующие предупреждения, если собрание примыкает к другой встрече в вашем календаре или вообще пересекается с ней.
Кстати, слева от списка всех участников в диалоговом окне Планировщик собрания можно выбрать из раскрывающегося списка Отправлять приглашение этому участнику (Send meeting to this attedee) или Не отправлять (Don’t send meeting to this attendee). В последнем случае конвертик рядом с участником собрания будет изображен перечеркнутым.
При заполнении формы Собрание отметьте, что поле Кому (То) автоматически заполняется электронными адресами участников собрания, а поля Начало (Start) и Конец (Finished) — ранее определенными значениями. При изменении этих значений изменятся и список участников и. время собрания.
В поле Тема (5иЬ]ес1)введите краткое описание собрания. Если помещение, где планируется проводить собрание, не указано в качестве резервируемого ресурса, то следует указать соответствующий адрес в поле Место (Location). Если вы являетесь клиентом локальной сети, то можно организовать собрание по сети, установив соответствующий флажок. В главе «Outlook и Microsoft Exchange Server» мы еще коснемся вопроса организации собраний, а в главе «Outlook и Office» будет рассмотрен пример с организацией группового собрания, ресурсом которого является сервер NetMeeting.
Далее введите комментарии в большое текстовое поле, если необходимо — вложите файл, а также не забудьте назначить собранию категорию. После заполнения формы нажмите кнопку Отправить (Send) на панели инструментов Стандартная, что приведет к перемещению приглашения в папку Исходящие (Outbox).
На рис. 10.4 изображена заполненная форма Собрание.
Если собрание планируется только для одного участника, то процедуру назначения собрания можно заметно упростить. В представлении папки Контакты выберите предполагаемого участника и переместите его на ярлык Календарь в панели Outlook. Раскроется форма Собрание, заполните ее и нажмите кнопку Отправить.
Рис. 10.4. Форма Собрание
Обработка приглашений и ответов на них
После создания собрания и отправки приглашения начинается заключительный этап в работе над собранием — это, соответственно, обработка предполагаемым участником приглашения на собрание и обработка организатором ответов участников.
Обработка приглашения
По умолчанию приглашение на собрание поступает участнику в папку Входящие. После открытия приглашения и ознакомления с его условиями участник имеет четыре возможности ответа:
Нажатие любой из этих одноименных кнопок создает соответствующее сообщение организатору. Первое слово в поле Тема будет отображать отношение участника к собранию. Помимо этого, участник может отредактировать свой ответ перед отправкой, например написав причину отсутствия на собрании или пожелание о новом времени его проведения.
Нажатие кнопки Принять или Под вопросом автоматически внесет данное собрание в расписание участника с соответствующим значением в поле В это время формы Встреча.
В Outlook существует возможность автоматического ответа на приглашение в зависимости от того, пересекается ли предполагаемое собрание с другими встречами в вашем календаре или нет.
Пример 10.2. Настройка автоматических ответов
> Сервис > Параметры Настройки
Управление ресурсами. (рис. 10.5)
Автоматически принимать приглашения и обрабатывать отказы
Автоматически отклонять конфликтующие приглашения
Рис. 10.5. Диалоговое окно Управление ресурсами
Обработка ответов
Ответы участников на приглашения также поступают организатору в папку Входящие (Inbox). Как только сообщение поступило на компьютер организатора, происходит обновление информации формы Собрание. Организатор может открыть сообщение от участника и просмотреть его замечания или дополнения. Но гораздо удобнее воспользоваться созданной формой Собрание. Для этого перейдите в представление папки Календарь и откройте форму соответствующего собрания. Перейдите на вкладку Отслеживание (Tracking) — в графе Ответ (Response) будут показаны реакции участников на приглашение (рис. 10.7).
Если на собрание был приглашен участник, не имеющий электронной почты, то организатор может выяснить иными способами его отношение к собранию и указать его ответ, выбрав подходящий элемент из списка ответов, подведя курсор и щелкнув по полю Ответ.
Зачастую после обработки ответов от участников организатору необходимо исправить некоторые параметры собрания: изменить время, добавить участника или вообще отменить собрание.
После того как организатор внесет изменения в собрание, необходимо отправить его участникам обновленную версию. Для этого нажмите кнопку Отправить обновление (Send Update) на панели инструментов Стандартная.
Помимо этого, организатор может выполнить следующие действия, выбрав одноименную команду в меню Действия (Action):
Пользователь Outlook может организовывать повторяющиеся собрания. Создание повторяющегося собрания в принципе аналогично организации одиночного собрания. Единственным отличием является заполнение полей диалогового окна Повторение встречи (Recurrence meeting), работа с которым была подробно рассмотрена в разделе 2.2.4 «Повторяющаяся встреча».