в чем нарисовать бизнес процесс
Хорошие BPM — инструменты, которых нет и нет. Моделирование процессов
Поговорим о том, какие инструменты хотелось бы иметь при описании бизнес-процессов. Инструментов BPMS (BPM systems) много, но выбрать то особо нечего …
Ниже перечислим некоторые важные инструментальные возможности некоторых сред моделирования процессов (в основном АРИС-ARIS и MS visio).
Задача
1. Подходы к визуализации диаграммы
1.1 Слои модели
Нарисовал нам наш архитектор (специалист по моделированию процессов) схему:
Рис. 1 Процесс оформления заявления
Смотрят пользователи (Работник, Начальник, бизнес и системные аналитики) на схему и понять не могут, что нарисовано то и как этот процесс работает. Соглашение о моделировании прочитали, обучающие ролики посмотрели, но все равно не понятно.
Далее отключаем слой «Документооборот» (docflow) и остается только последовательность действий (workflow, Process Flow), который говорит, что нужно провести всего две операции.
По мере появления ясности подключаем слои (кто исполнитель и какие документы на входе и выходе каждой функции \ операции). Когда схема большая (перегруженная) отключение слоев может творить «чудеса» в плане облегчения восприятия процесса. Иногда достаточно увидеть несколько представлений «одного и того же» (т.е. «те же самые, только в профиль») чтобы понять и нотацию и саму логику схемы, а если для этого достаточно нажать несколько кнопок (фильтров категорий), то путь к пониманию резко сокращается.
Пользоваться послойным построением схемы также удобно: вначале нарисовали основной слой workflow, потом наращиваем информативность процесса другими слоями.
Пример такой реализации возможен в MS Visio:
Рис. 2 Управление слоями в MS Visio
1.2 Плавательные дорожки
Применительно к Рис. 1 «Процесс оформления заявления»: отключили слой «документы», а оставшуюся часть (функции и ресурсы) представили в виде одной или двух Swimlane (опять же «по кнопке»).
Рис. 3 Swimlane по ролям в горизонтальной плоскости
Применительно к рассматриваемому случаю возможны следующие комбинации Swimlane:
две одинарные (горизонт, вертикаль) по ролям;
две одинарные (горизонт, вертикаль) по инструментам (часто в разрезе баз данных показывают);
«Дорожки» помимо того, что позволяют создать другое (альтернативное) представление процесса (смена представления иногда играет решающую роль в понимании процесса), обеспечивают сортировку по указанным категориям, что позволяет быстро и просто найти: где применяется такой-то инструмент и где «нужно поработать» такому то исполнителю (роли).
1.3 Объекты модели и их атрибуты, свойства
Как минимум необходимы атрибуты: название объекта, тип (функция, документ, роль и т.п.), связь с другими объектами. В принципе любой векторный графический редактор оперирует с объектами, но редкий имеет удобные инструменты работы с их атрибутами.
При просмотре схемы процесса должна быть возможность выделения объекта и просмотр атрибутов схемы и ее объектов (с наложением фильтров, т.к. иначе будет избыток).
1.4 Задание своей нотации (на примере новой ЕРС ver. 2)
Посмотрим на примере нотации ЕРС. Что же в ней улучшить? Все улучшения запишем в гипотетическую ЕРС2 нотацию.
Возможность задания своей нотации в инструменте моделирования означает подсказку (блокировку) при некорректном построении модели, как в момент отрисовки, так и через проверочный отчет построенной диаграммы. Например, в ЕРС2 предусматриваются следующие типы коннекторов: для входящих сущностей (входящие документы, материалы-заготовки), для выходящих (исходящие документы, продукты операции), соединитель потока (функции, события), соединитель ресурса. В объекте «функция» предусматриваются три «Connection Point» (visio):
слева в овале «функция» два коннектора: один вход, второй выход (общие для docflow и потока материалов и т.п.);
справа два коннектора: для исполнителя функции и инструмента, который используется для реализации функции.
Вопрос: кроме как в visio, где можно задавать новые нотации и делать проверки на соответствие (валидность), аналогичные показанным выше?
Можно предусмотреть в таблице отдельное поле «полное описание функции» с подробным (большим, т.е. не влезающим в надпись) описанием операции, отображаемое на диаграмме в виде, например, всплывающей подсказки (или в отдельном окне) при активации конкретной функции (при наведении мышью).
Концептуально изложенный подход близок к выделенной в АРИС нотации «табличная ЕРС» (см. «Нотация ЕРС в виде таблицы»), но здесь реализация в виде обычной текстовой таблицы, т.е. ближе к ARIS Smart Designer. Причем логику процесса также можно указать в составе таблицы, например, как ссылка на предшествующий объект (этого нет Smart Designer, но не сложно добавить «что-то» для ЕРС2). Таблицу можно вставлять в текстовые регламенты word и макросом (VBA) генерить схему процесса («не отходя от кассы») с дублированием конечно в общем каталоге моделей.
Собирать схему из таблицы намного сложнее, чем наоборот, т.к. требуется сложный механизм пространственного разнесения объектов схемы (минимизация пересечений, задание направления потока и т.п.).
Применительно к graphviz: в случае, когда репозитарий объектов хранится в Excel, можно автоматически генерировать схемы, используя инструменты типа: Excel to Graphviz (sourceforge.net).
Пример простого VAD из dot:
Посмотреть схему можно, вставив код в окно «Online Graphviz Generator»:
Кстати, редкий Online Graphviz понимает несокращенный набор параметров спецификации.
В теме автоматического создания диаграмм из «текстового описания языком» нельзя не упомянуть про Object Process Diagram (OPD) \ Object Process Language (OPL). Тезисы у Object Process Methodology (OPM) вроде как BPM-ориентированные, но поверхностное знакомство с ним породило уверенность, что эта методология намного дальше от «workflow \ business process» (народа), чем те же plant uml \ dot (graphviz). OPCloud доступен тут: https://sandbox.opm.technion.ac.il/
2. Другое
2.1 Навигация по связанным моделям (каталог моделей)
При построении вложенных диаграмм (причем, возможно выполненных в разных нотациях, например, верхнеуровневые в VAD, IDEF0) необходимо иметь возможность перехода от одной к другой.
Обычно связанный набор моделей (и их объектов) называют репозитарий (репозитОрий). Часто в интерфейсе программы предусмотрено два окна: иерархическое дерево моделей (слева вверху) и окно диаграммы (основное). В идеале навигация по моделям должна быть трех видов:
по дереву моделей (treeview );
комбинированная, когда при переходе через кликабельные объекты схемы меняется фокус на общем дереве процессов.
2.2 Разные фишки и отчеты по атрибутике
Поиск по названиям моделей, атрибутам. Задание правил отбора, например, по диапазону значений последнего редактирования модели. Выгрузка данных фильтрации \ сортировки во внешний файл (отчет), причем разного формата (например, excel для анализа, pdf для презентабельности) и т.п.
2.3 Специфические отчеты
Отчеты могут быть разнообразны (зависит от воображения), но в первую очередь, нас будут интересовать выгрузки в распространенные формы. Универсальный генератор отчетов «на все случаи жизни» видимо проблема, но инструменты создания отчетов должны быть изначально в среде моделирования.
Для примера рассмотрим матрицу ответственности\ участия RACI. Требуется автоматическая генерация усеченной RACI-матрицы (здесь показано только для участников процесса, но часто плюс владельцы процесса) по имеющейся, например, VAD-диаграмме (value added chain diagram). Набор ключевых «мега процессов» компании показан в виде VAD и нужно по ним построить (синхронизировать) матрицу участников (RACI по одной только роли «участник процесса»).
Рис. 4 Построение RACI матрицы
Алгоритм построения таблицы на VBA Visio\Excel может быть следующий:
Создаем в таблице Excel новую строку и в поле «Ключевые процессы» подставляем значение с активного листа visio из объекта типа «название мега процесса».
Далее циклом пробегаем по всем VAD-элементам схемы (листа) и через связь (объект «соединитель» для связки с объектами «исполнитель») находим связанные объекты типа «исполнитель» (участник подпроцесса).
Находим соответствующее название подразделения в шапке таблицы и на пересечении с процессом ставим символ участия (признак).
Переход к следующему листу visio.
Когда в организации десятки подразделений и около сотни «мега процессов» (их выделение достаточно субъективно), то задача синхронизации схем мега-процессов и матрицы участия подразделений в таких ключевых процессах становится достаточно трудоемкой.
2.4 Упаковка необъятной схемы процесса в печатный лист
Когда рисуют гигантскую «портянку» из «тучи элементов» на одной схеме, а потом нужно ее распечатать (А4, А3) или представить в ином интерфейсе (без скролинга такой «портянки»), то возникает ступор. Должна быть поддержка многостраничной схемы и элементов перехода между страницами (в том числе, кликабельными).
2.5 Разное
Публикация процессов, совместная работа, интеграция с корпоративной базой нормативных документов и т.п.
Авто-размещение объектов на схеме: набросал невпопад объекты на лист (главное правильно связи указать и никого не забыть) и нажал кнопку: «расположить как надо» и система сама оптимально и красиво разместила объекты на схеме (в visio функции выравнивания и распределения фигур).
Открытые стандарты хранения и экспорта \ импорта (внешний графический импорт \ экспорт как минимум в visio), как самих графических объектов модели, так и их атрибутов. К сожалению, тот же MS visio так и не научился нормально экспортировать схемы в pdf и svg (например, всплывающие подсказки).
Изменение дизайна графического примитива для любого объекта нотации, расширение нотации, передача новых шаблонов в другую аналогичную систему, добавление новых атрибутов объектов (новых полей) и многое другое.
Заключение
В 2000-ном году мной использовались ровно такие же подходы и ровно те же инструменты моделирования (основные: ARIS toolset, MS visio), что и сейчас, но тогда была настолько интенсивная «движуха в мире ВРМ», что казалось «вот-вот и прогресс всё поменяет», но это оказалось иллюзией. «Старику ARIS» (в части классического моделирования процессов) на пенсию бы (не смотря на добавленные круглую цифру 10 и магическое слово «cloud»), но похоже перемены придут еще совсем не скоро и светлое будущее «обычного» BPM откладывается …
Выбор CASE инструмента для разработки процессов в BPMN
Каждый, кто начинает разрабатывать бизнес процессы в BPMN нотации, сталкивается с проблемой выбора оптимального инструмента. Даже когда этот инструмент спускается сверху (мы в нашей организации работаем только на …) или коллега советует программу (меня полностью устраивает …), очень хочется, чтобы огласили весь список, который поможет понять, что Вы сделали верный выбор, ну или, что существуют более эффективные инструменты, чем те, на которых Вы вынуждены работать.
Для разработки схем процессов в соответствии с нотацией BPMN наработано уже довольно много программ. Этот обзор – результат небольшого исследования рынка для поиска того программного продукта, которое можно будет использовать для работы. Обзор не претендует на полный анализ рынка и может быть использован для получения первичной информации. Следует иметь ввиду, что все рассматриваемые программы рассмотрены в первую очередь с точки зрения «рисования» процесса, без учета реального позиционирования этих программ на рынке. Основные возможности, которые востребованы в рамках рассматриваемого контекста и по которым оценивались программы, это:
Visio
Решение от Microsoft, наиболее доступное из платных продуктов, самое распространенное и имеющее максимальное количество специалистов, им владеющих. Для того, чтобы разрабатывать процессы в Visio с максимальной эффективностью, необходимо обратить внимание не только на версию продукта но и на его редакцию. Рисовать процессы можно в любой версии, но наличие шаблонов BPMN процессов и проверка схемы на корректность согласно нотации возможна только в Microsoft Visio 2010 в редакции премиум или Microsoft Visio 2013 в редакции профессиональная и выше. Программа платная.
Рисование схем процессов.
По удобству, одна из лучших. Основным замечанием по программе является отсутствие полной поддержки BPMN в профессиональной редакции Microsoft Visio 2010. Как следствие – неполное соответствие нотации (некоторые элементы отсутствуют) и отсутствие проверки схемы. Полный комплект элементов можно получить, если установить дополнительную библиотеку элементов, например: www.orbussoftware.com/downloads/free-visio-stencils/bpmn-20-visio-stencil-and-template (использование бесплатно) – в ней есть недостающие элементы, дополнительные возможности работы с пулом и т.д.
Для более продвинутых пользователей есть широкие возможности кастомизации, такие как, ведение своей библиотеки заготовок фрагментов процессов, оформление и др.
Схемы получаются красивыми и что немаловажно, могут быть вставлены в документ WORD в качестве встроенных объектов, что позволяет менять их прямо у Заказчика. В целом, данный продукт, возможно, является лучшим выбором для тех, кто ограничивается использованием BPMN в качестве красивых картинок в документах.
Проверка и симуляция
Проверка есть, но не во всех версиях. Симуляции выполнения процесса нет.
Автоматизация процессов.
Есть, в рамках интеграции с Business Studio. К сожалению, нет возможности выгрузить процесс в общепринятых форматах, таких как XPDL и BPEL, для использования в сторонних программах – будьте внимательны при выборе!
Enterprise architect 11.4
Решение от IBM, одного из столпов, кто активно участвует в разработке и продвижении BPMN. Строго говоря, у IBM есть целая линейка различных продуктов, в которых в разной степени поддержана работа с BPMN процессами. Я начал знакомство с продуктами компании с «Enterprise architect». Несмотря на столь солидную фирму и внушительную цифру в номере версии, продукт сначала несколько изумляет, потом вызывает шквал вопросов, и наконец, по мере получения ответов, изумление сменяется полным разочарованием. Классическая ситуация «Сапожник без сапог» — Enterprise architect сейчас – это пережиток далекого, весьма уважаемого прошлого, которое совершенно непригодно к применению в современных реалиях. Программа платная.
Рисование схем процессов.
Epic Fail – этими двумя словами все сказано. Продукт требует от пользователя по крайней мере в 3 раза больше времени на рисование процесса, чем остальные инструменты. Поддержка нотации BPMN 2.0 скудная. Копипаста нет – при выполнении копирования и последующей вставки объекта, программа сообщает, что не может вставить его по причине того, что на схеме уже есть объект с таким именем. Вставить группу скопированных объектов с любыми случайными именами программа не может, потому что это противоречит общей концепции. Автоматическое выравнивание – это аналог предложения процессу «убиться об стенку». Все дело в том, что граничные события никак не привязаны к своим задачам, они просто висят сверху и при автоматическом выравнивании отправляются в ад теряют форматирование. По этой же причине, ни о какой проверке правильности процесса и речи быть не может.
Вообще все сделано плохо, очень неудобно и просто некрасиво, работая с этим инструментом, не покидает ощущение, что это какая-то альфа версия программы, потенциал есть, но предстоит доделать еще очень много. Дополняет картину очень неудобный пользовательский интерфейс а-ля прошлое тысячелетие.
Проверка и симуляция
Проверки нет. Симуляции выполнения процесса нет.
Автоматизация процессов.
Enterprise architect позиционируется как корпоративное решение для управления процессами предприятия и я полагал, что получу множество «best practice», когда дойдет черед именно до автоматизации процессов. Но, автоматизации нет – совсем. Смотрим продукты IBM, вот оно – есть продукт IBM BPM – именно он позволяет выполнить автоматизацию! Логично предположить, что разработанные в Enterprise architect процессы сразу заработают в IBM BPM, ибо у них один разработчик. Но они не работают…, и с напильником не работают…, наконец, Вы узнаете, что эти продукты полностью несовместимы! Чтобы автоматизировать процессы, Вам нужно изначально разрабатывать их в IBM BPM (в котором BPMN чуть больше, чем ничего).
В завершении, в качестве некоторого плюса, хочу сказать, что крупные компании по ряду причин тяготеют к решениям IBM и, не смотря на все его минусы, этот инструмент используется. Аналитиков, которые согласны умеют работать с Enterprise architect не так много, поэтому владея этим инструментом можно рассчитывать на весьма высокий уровень компенсации.
ELMA BPM 3.2
Решение от ELMA, одного из ведущих Российских интеграторов. Хочется сказать отдельное спасибо ELMA за перевод нотации BPMN 2.0 на русский язык. Итак, ELMA BPM – это система управления бизнес-процессами. Это как раз тот случай, когда схемы разрабатываются не для картинок, а для автоматизации. Программа платная, для ознакомления можно установить бесплатную версию.
Рисование схем процессов.
Рисование довольно удобное, однако соответствие нотации неудовлетворительное (очень многих элементов не хватает, однако если сравнить ее с IBM BPM 8.5.0.0, то производит очень благоприятное впечатление), программа позволяет использовать только те элементы, которые в состоянии автоматизировать. Поэтому ELMA BPM в качестве инструмента для рисования процессов по нотации BPMN не подходит.
Проверка и симуляция
Проверка есть. Симуляции выполнения процесса в бесплатной версии нет.
Автоматизация процессов.
Есть. Судя по количеству внедрений, с этим у ELMA все в порядке. К сожалению никак не могу оценить удобство внедрения и полноту достижения целей бизнеса, т.к. сам с этим ни разу не сталкивался.
BPM 2.0 modeler for Visio 4.1.1
Решение от Trisotech является надстройкой для Visio и добавляет ту функциональность, которой так не хватает в самой Visio. Решение платное, для ознакомления с BPM 2.0 modeler for Visio можно установить пробную версию на 30 дней.
Рисование схем процессов.
Для BPM 2.0 modeler for Visio актуально все то хорошее, что было сказано про Visio. Для разработки схем процессов используется своя библиотека элементов, полностью соответствующая нотации BPMN 2.0. Рисуется быстро и приятно, это все тот же Visio!
Проверка и симуляция
Проверка есть. Для симуляции выполнения процесса требуется установка дополнительного ПО.
Автоматизация процессов.
Нет. Еще очень важный момент – добавлена возможность выгрузить результат в различных форматах (XPDL, BPEL), чего очень не хватало в самой Visio. Таким образом это решение может быть использовано для разработки процессов с последующей их автоматизацией в другой программе.
Bizagi Process Modeler 2.6
Решение от Bizagi, очень распространенное, можно даже сказать популярное, благодаря своей функциональности, простоте и бесплатности. С учетом того, что это решение используется в учебных центрах, имеет множество специалистов, которые с ним знакомы. Решение бесплатное.
Рисование схем процессов.
Рисование довольно удобное (очень похоже на ELMA), соответствует нотации почти полностью (некоторых элементов не хватает). Пока схемы простые, рисовать их одно удовольствие, однако с увеличением сложности схемы, начинаются затруднения у пользователя, например: потеря описаний событий и потоков, причудливое извивание потоков управления, и, что особенно огорчило – групповая потеря форматирования объектами (при копировании объекты сбиваются в кучу, случайно цепляясь к ближайшим потокам управления) – при этом отменить это безобразие невозможно, волшебное Cntr+Z не работает, иногда единственный выход – загрузка с диска предыдущей версии схемы! Bizagi Process Modeler может быть успешно использован в качестве инструмента для рисования процессов по нотации BPMN, если помнить о его «недокументированных особенностях».
Проверка и симуляция
Проверка есть, даже две, но они недоделаны и могут использоваться только на простых процессах. Одна проверка доступна по кнопке, другая выполняется автоматически перед симуляцией. К сожалению, эти проверки выдают разный результат, проверка по кнопке может вернуть «все ОК», а проверка перед симуляцией вернуть ошибку процесса, при этом какая именно ошибка не пишется.
Симуляция есть, ее тоже можно использовать только на простых процессах. Для симуляции существует большое количество ограничений: не удалось заставить работать прикрепленные события, подпроцессы в симуляции не участвуют, поток сообщений между пулами, от промежуточного сообщения к промежуточному, токен не передает – работает передача токена только к стартовому событию и т.п. В общем на симуляции можно было бы поставить крест, однако, если вспомнить про ограничение на использование элементов нотации, существующие у ведущих автоматизаторов «IBM BPM» и «ELMA BPM», тогда и к имеющимся возможностям симуляции в бесплатном продукте начинаешь проникаться уважением.
Modelio 3.0.1
Решение от Modeliosoft оставляет двойственные впечатления. Видно, что проделана огромная работа, но складывается впечатление, что все функции немного недоделаны. Это выражается либо в не дружественности интерфейса (многое сделано просто неудобно), либо в несоответствии ожиданиям (например, схема с белым фоном в самом Modelio, при формировании картинки получала грязно желтый фон). Отдельно хочется сказать про полное отсутствие копипаста (копирование объекта или группы объектов в буфер обмена с последующей вставкой) – это несерьезно! Решение бесплатное.
Рисование схем процессов.
Не самая лучшая реализация разработки процессов, требует вдвое больше времени на разработку процесса, чем лидеры. Соответствие нотации почти полное (некоторые возможности нотации не поддерживаются), однако имеет ряд недочетов (например, у граничного события при свойстве «CancelActivity=True» граница рисуется штрихом, что неверно).
Не очень получается и конечный результат – такое чувство, что картинки получаются с очень низким разрешением. Также, нет возможности выгрузить процесс в общепринятых форматах, таких как XPDL и BPEL, для использования в сторонних программах – будьте внимательны при выборе! Я бы не стал рекомендовать использовать эту программу в качестве средства разработки процессов.
Проверка и симуляция
Проверка есть, реализована очень неплохо, но со своими тараканами. Симуляции выполнения процесса нет.
ARIS Express 2.4
Решение от IDS Scheer, очень качественный продукт, удобный и полностью бесплатный. ARIS Express настолько удобный, что бросает вызов Visio в номинации лучшего средства разработки процессов в BPMN нотации. Решение бесплатное.
Рисование схем процессов.
По удобству, одна из лучших. Соответствие нотации почти полное (небольшая часть возможностей нотации не поддерживается). Из минусов можно отметить ограничение добавления элементов на схему в соответствии с заложенными в программу правилами, например, если не заложена возможность проассоциировать поток сообщений с артефактом, то сделать это невозможно. Процессы рисуются быстро и красиво.
В программе есть возможность ведения своей библиотеки заготовок фрагментов процессов (Fragments) – работать с библиотекой очень удобно.
Схемы процессов, сохраненные в формат «adf» могут быть перенесены в полнофункциональную версию ARIS, а вот выгрузка в форматах XPDL или BPEL отсутствует. Следует использовать эту программу с осторожностью, чтобы после разработки 50+ процессов, Вы не столкнулись с ситуацией «Ну все, выгружайте все процессы в BPEL формате а мы пока документы подпишем…». Ущербность форматов выгрузки – основной минус этого решения.
Проверка и симуляция
Проверка есть, выполняется в процессе моделирования. Симуляции выполнения процесса нет.
Как описать бизнес-процесс в формате нотации BPMN. Пошаговая инструкция + видео
О бизнес-процессах я уже писал много раз, в том числе, посвящал свои публикации пояснениям, что это такое, и как в принципе описывать различные бизнес-процессы. Подробно об этом вы можете почитать в статье «Что такое бизнес-процесс и описание бизнес-процесса» и в других публикациях, посвященных этой тематике. Сейчас я хочу поговорить о том, как собранную информацию перенести в формат BPMN, т.е. как правильно описывать бизнес-процессы с использованием этой нотации.
Важно понимать, что пока бизнес-процесс не описан в графическом виде, можно считать, что его нет, так как текстовые описания или рассуждения в устной форме оценить крайне сложно. Но очень часто люди путаются, с чего начинать и как правильно действовать при составлении графической модели. В помощь всем желающим я составил примерную последовательность действий.
Следуйте этим пунктам и составление бизнес-процесса пройдет быстро и без критических ошибок:
Получить список действий.
Перевести действия в задачи.
Назначить действия исполнителям.
Вычислить финалы процесса.
Описать условия (шлюзы).
Описать внешние по отношению к процессу сущности.
Переложить описания в нотации.
В этой статье я не планирую описывать элементы BPMN, для этого есть множество учебников и мануалов, в том числе, среди моих публикаций. Этой нотации посвящены такие материалы: «Краткое описание BPMN с примером», «Спецификация BPMN 2. Перевод официальной документации» и др. По той же причине не ждите, что я покажу наглядно, как использовать все возможные элементы. Кроме того, здесь я не буду говорить об исполняемых бизнес-процессах. При их составлении есть свои правила, особенности, ограничения. Здесь пойдет речь о составлении бизнес-процесса в нотации BPMN, предназначенного для анализа работы.
1. Получить список действий
Первое, что вам нужно после того, как вы провели интервью с людьми, которые участвуют в процессе, это получить список действий.
Важно понимать, что сейчас вам нужны именно действия, а не задачи. Задачи будут на следующем этапе. Обычно люди описывают свою работу текстом, как есть. И описывают свою работу как они делают, и что они делают. И ваша задача на основе интервью составить последовательность действий.
Как из описания сделать список действий
Давайте разберемся подробнее, как это сделать максимально быстро и корректно:
По итогам интервью составьте текстовое описание. Например:
«При необходимости в товаре которого нет в наличии продавец создает документ “Заявка на закупку” и направляет его на согласование закупщику. Закупщик проверяет необходимость в закупке данного товара и если закупщик разрешает закупить товар согласно документу “Заявка на закупку”, то продавец информируется о разрешении закупить товар, и закупщик создает документ “Заказ поставщику”. Иначе заявка аннулируется с комментарием содержащем причину отказа в закупке товара. Продавец информируется об отказе в закупке товара.»
Естественно, это может быть не одно и не два интервью, некоторые вещи вы можете взять из документации (инструкции, формы документов). Но основной источник все таки интервью, так как вы делаете работу для людей и они будут работать с ней.
Уберите лишнее. Посмотрите на текст внимательно, избавьтесь от ненужных слов.
В приведенном примере убрать следует фразу «которого нет на складе». Независимо от того, есть такой товар или нет, если возникает необходимость в товаре от поставщика, потребуется “Заявка на закупку”.
То есть с точки зрения выполнения, не имеет значения почему сотрудник дело то или иное действие. Нам не интересны вопросы “почему” и “зачем”, нам интересен ответ на вопрос “что делает”, чтобы затем получить “что сделать”. Мотивация сотрудников не касается нас в данном случае.
Выделите действия. В том же примере я выделил их подчеркиванием:
«При необходимости в товаре продавец создает документ “Заявка на закупку” и направляет его на согласование закупщику. Закупщик проверяет необходимость в закупке данного товара и, если закупщик разрешает закупить товар согласно документу “Заявка на закупку”, то продавец информируется о разрешении закупить товар, и закупщик создает документ “Заказ поставщику”. Иначе заявка аннулируется с комментарием, содержащем причину отказа в закупке товара. Продавец информируется об отказе в закупке товара.»
Создается список действий.
В приведенном примере он выглядит так:
Продавец создает документ “Заявка на закупку”
Закупщик проверяет необходимость в закупке данного товара
Если закупщик разрешает закупить товар
Продавец информируется о разрешении закупить товар
Закупщик создает документ “Заказ поставщику”
Иначе заявка аннулируется с комментарием
Продавец информируется об отказе в закупке.
Таким образом, вы просто составляете список действий, основываясь на объяснениях человека. Если возникают какие-то сомнения, этот список можно и нужно согласовать с людьми, которые занимаются этой работой.
Все же, почему действия, а не задачи? Все просто. Это самый понятный язык для людей, которые непосредственно выполняют работу. Они так думают, они так сами описывают свою работу. И ваш список с ними согласовывать также будет намного проще в таком виде.
2. Перевести действия в задачи
На этом этапе согласованный список действий нужно уже перевести в задачи. Т.е. вместо действия «распечатывают накладную» у вас должна появиться задача «распечатать накладную». Теперь там, где были описания действий, должны стоять задачи, описанные глаголами неопределенной формы, т.е. ответы на вопрос «что нужно сделать».
В некоторых других нотациях “согласовать сделку” или какие-то другие сложные действия допустимо рассматривать, как задачи. Но это возможно только в тех нотациях, где такие комплексные задачи впоследствии можно декомпозировать.
В BPMN такой возможности нет. Потому здесь задача должна быть самым простым действием. В этой нотации имеются подпроцессы (Sub-Process) или подзадачи (Sub-Task). Эти возможности мы будем рассматривать позже. Здесь и сейчас я говорю именно о задачах.
Если действия могут быть сложными и комплексными, то задачи – максимально простыми и конкретными. Например, вам в качестве описания действия предложен вариант «Проводим инвентаризацию склада». Здесь мало сменить форму глагола на «Проинвентаризировать склад», нужно разделить это сложное действие на части и выстроить последовательность.
3. Назначить действия исполнителям
После того, как вы описали задачи, нужно определиться, кто будет их выполнять. На этом этапе исполнителей стоит назначать предварительно, например, простым карандашом на бумаге. На самом деле, вы еще не можете 100% определить, кто именно будет выполнять то или иное действие. Часть исполнителей очевидны, другие могут измениться по итогам работы над бизнес-процессом.
Например, сейчас заявку на закупку товаров согласовывает закупщик. В будущем мы можем принять решение, что при сумме товара больше определенного порога, финальное согласование выполняет руководитель. В результате для крупных заказов для задачи “согласование” изменится исполнитель.
Эти задачи уже будут тем, что называется task, т.е. задачами в BPMN. Кроме того, обязательно нужно составить список исполнителей, он потребуется при работе в нотации.
4. Вычислить финалы процесса
Процесс может завершаться в нескольких случаях. Это может быть успешный результат, при котором выполняются все этапы и достигается результат. Может быть отказ и прекращение процесса на том или ином этапе. В текстовом описании явно выделяется только успешная реализация. Этапы отказа обычно описываются где-то в середине.
Например, это может быть «Если необходимости в товаре нет, закупщик аннулирует заявку и отправляет уведомление продавцу».
По логике текстового описания, такой вариант развития событий может находиться где-то в середине текста. Но для построения графической диаграммы нужно четко определить, где будут находиться варианты завершения процесса.
5. Описать условия (шлюзы)
У нас уже есть задачи и их исполнители. Пришло время разобраться с условиями. Речь здесь идет не о тех условиях, в которых протекает бизнес-процесс, а о том, что при определенных условиях выполняется один перечень действий, а при других – процесс идет по другому пути.
Например, решение о необходимости закупки товаров принимает закупщик. Если в будущем мы решим, что этот закупщик будет работать только с определенной группой товаров, понадобится проверка условия: в зависимости от группы товаров передавать заявку в работу одному из закупщиков.
Эти условия в BPMN называются шлюзами. Их обязательно нужно предусмотреть и описать.
6. Описать внешние по отношению к процессу сущности
При описании любого бизнес-процесса вы столкнетесь с двумя типами сущностей:
Внутренние сущности вы описываете в рамках задач бизнес-процесса. Внешние нужно перечислить отдельно и указать, где и на каком этапе необходимо обращаться к внешним сущностям. В рамках стандарта BPMN внешние сущности не являются обязательными, но они добавляют больше смысла графической диаграмме.
7. Переложить описания в нотации
Вы собрали необходимую информацию, остается перенести ее в графический вид.
Задачи. Это прямоугольники с закругленными краями, внутри которых вы пишете название задачи.
Шлюзы. Условия выглядят ромбами. Разместите их на диаграмме.
Соедините между собой задачи и шлюзы стрелками.
Укажите список исполнителей, а также исполнителя для каждой задачи.
Сверху разместите «внешний пул», т.е. все внешние сущности, и свяжите их с нужными задачами.
В своем примере я не говорил об артефактах. Их также можно использовать для каких-то нюансов, которые вы не планируете подробно описывать в виде задач, но все же они важны для работы. Кроме того, не забывайте указывать вид задачи. Они могут быть автоматическими, могут выполняться только вручную, а могут исполняться человеком, который работает в информационной системе.
Взаимодействие диаграммы и описания диаграммы
Когда мы на основе текстового описания создаем диаграмму, эта диаграмма взаимодействует с описанием. С одной стороны, графика создается на основе текстового описания. С другой, далее вы передаете эту диаграмму руководителю или заказчику, согласуете с ответственными сотрудниками, которые будут участвовать в процессе и т.д.
Все они могут в процессе обсуждения вносить предложения правок и дополнений. И если вы вносите изменения в графическую диаграмму, необходимо соответствующим образом изменить и текстовое описание.
Например, вы предложили вариант диаграммы, где закупщик самостоятельно принимает решение о закупке товара или отклоняет заявку. Руководитель предложил разделить закупки по типам товаров или добавить согласование на уровне начальника отдела закупок в случае суммы, превышающей определенный порог. Все эти изменения вы вносите в диаграмму, после чего обязательно нужно изменить и/или дополнить текстовое описание.
По сути, текстовое описание и графическая диаграмма должны дополнять друг друга. Картинка намного легче воспринимается, она информативнее, при помощи графики намного проще пояснить основные этапы и последовательность задач в процессе, а также оценить его эффективность. С другой стороны, текстом вы можете дать больше информации, подробнее описать какие-то важные действия и т.д. Потому картинка и текст должны описывать один и тот же процесс и обязательно взаимодействовать, т.е. при изменении картинки меняется текст, при изменении текста меняется картинка.
Советы по описанию
Как видите, если разделить свои действия на описанные выше этапы, составить диаграмму BPMN оказывается не так и сложно. При этом я рекомендую руководствоваться следующими принципами:
Чем меньше задач, тем лучше. Не стоит детализировать работу больше, чем это действительно необходимо. Причина проста: чем больше элементов на диаграмме, тем проще запутаться. К тому же с возрастанием количества элементов на диаграмме увеличивается ее сложность, а соответственно и труднее соблюсти баланс между информативностью и легкостью восприятия.
Не усложняйте. В BPMN есть возможность совмещать события и задачи (task). По возможности лучше избегать подобных решений, разделяйте их, делайте диаграмму максимально простой и читабельной.
Описывайте процессы, которые вы можете представить в реальности. Всегда помните о цели – вы описываете не просто что-то умозрительное, но последовательность работы реальных людей. Потому, если вы не можете представить то, что описываете, лучше вообще не делать такое описание.
Старайтесь быть лаконичными. Избегайте больших текстов.
Никогда не пользуйтесь в описании задач союзом «и». Недопустимо называть задачу «договориться о доставке и подготовить заказ к отгрузке». Это две отдельные задачи.
Я предложил вам последовательность действий, которую считаю правильной и удобной, но она не является обязательной. С опытом вы, скорей всего, как и я, начнете пропускать первые этапы. Я уже давно пропускаю текстовое описание, сразу пишу список действий и список исполнителей, так как моего опыта хватает, чтобы первые этапы провести “в голове” и сразу сформулировать последовательность действий или даже задач. В некоторых случаях, когда процесс с моей точки зрения не является сложным, я сразу приступаю к работе с графикой, так как я уже хорошо знаю все нюансы подобных процессов и все задачи также формулирую “в голове”. А если вы не уверены в результате, пользуйтесь предложенной последовательностью действий. Мой вариант поможет вам прийти к нужному результату, но он не является единственно правильным и обязательным.
Надеюсь, что предложенный выше алгоритм работы поможет вам быстро и безошибочно строить описания BPMN-диаграмм для ваших бизнес-процессов.