в чем хранить документы дома в порядке
«Я на всякий случай храню все»: 8 советов, как хранить платежки и квитанции
Рекомендации читателей Т—Ж
Каждый месяц собственникам квартир приходят платежки за ЖКУ. А некоторым до сих пор приходят бумажные уведомления из налоговой.
За год скапливается кипа бумаг, и это не считая квитанций и чеков из магазинов. Мы уже рассказывали, как долго стоит хранить платежки за квартиру и как не складировать дома макулатуру. А читатели поделились своими историями и советами, как хранить документы. Собрали все в одну подборку.
Это истории читателей из Сообщества Т—Ж. Собраны в один материал, бережно отредактированы и оформлены по стандартам редакции.
Документы за три года в хронологическом порядке и в одном месте. Мне удобно.
В случае чего найти нужное и распечатать не составит труда. И чеки не нужно отдельно искать и сопоставлять, что, когда и где оплачивалось.
Я плачу онлайн, банк выдает квитанцию с печатью. Делаю скрин квитанции и сохраняю в отдельной папке — в любое время могу распечатать все квитанции.
«Мос-ру» каждый месяц рассылает квитанции в электронном виде, оплачиваю через интернет-банк. Смысла хранить бумажки вообще не вижу.
У меня все квитанции за 14 лет уместились в небольшой подарочный пакет. Не мешает. Все платежки снабжены печатью, подписью и чеком. Плюс все с недавних пор попадает в ГИС ЖКХ.
Налоговые письма с платежками тоже хранятся, ведь их базы могут екнуться. Потом дольше доказывать через суды без этой макулатуры. У нас в России без бумажки ты букашка, а с бумажкой — человек.
Храню даже чеки из супермаркетов три дня. Зачем? Как-то раз любимый свежий хлеб вдруг тайно зацвел: под верхней корочкой в упаковке все ломти хлеба оказались с белым налетом.
По чеку «Перекресток» заменил хлеб. Хотя, как я поняла, магазин и без чека мог принять и заменить товар, а некачественная продукция отправляется на хлебозавод на экспертизу при наличии упаковки с реквизитами.
Коротко: я настроил фильтры в почте так, что архив формируется сам собой. К сожалению, в офлайне так не работает.
А теперь подробнее все мои правила хранения документов:
Хранить на сервере документы, которые неожиданно могут стать важными, сами хозяева этих серверов — не важно, «Гугл» или «Яндекс», — не рекомендуют в своих условиях использования, с которыми все не глядя соглашаются при регистрации. То же самое — хранить документы только на компьютере.
Лучший и самый надежный вариант — это разделять место хранения, то есть и бумага, и скан документа с резервной копией. Тогда точно будет достигнут максимальный уровень сохранности.
Ну и то, что документы эти нужны всего три года, также весьма спорно. В редких случаях может понадобиться «закопаться» и гораздо глубже этого срока.
Я на всякий случай храню все.
Вот один свежий пример. Ко мне обратилась знакомая, которая всегда платила по квитанции в срок все коммунальные и прочие платежи. Она тоже прочитала, что квитанции надо хранить три года, и выбросила все документы старше трех лет. Спустя месяц ей пришло уведомление о долге за ЖКУ — дело происходило в Москве, поэтому у нее одна квитанция на все. Она сходила в УК, и там выяснилось, что долг образовался больше трех лет назад, — на 1 января три года назад он уже был. Вполне вероятно, что или сама женщина пропустила платеж, или что-то в УК напутали, но требование о погашении долга было. Я тоже сразу же сказала, что, конечно, она никому ничего не должна: УК сама проспала долг.
А потом я решила посмотреть судебную практику. И выяснилось, что долг за ЖКУ сейчас считается три года не с момента просрочки, а с того момента, как долг выявлен. В случае со знакомой долг сразу не был виден даже УК, так как он постоянно гасился последующими платежами. Но вот УК решила подбить баланс — и на определенную дату долг проявился. А квитанции, которым больше трех лет, уже уничтожены. Доказать платеж невозможно, она платила через офис банка, чек был бумажный.
Поэтому я пока ничего не выбрасываю, но идею со сканированием возьму на заметку.
Право. Все о праве в Т—Ж: статьи, которые помогут повысить юридическую грамотность и отстоять свои интересы
Как хранить конфиденциальные данные: 7 советов малому бизнесу
Потеря или утечка конфиденциальной информации может стать для бизнеса серьезной проблемой. Рассказываем, как этого избежать.
Бизнеса, у которого нет конфиденциальных данных, просто не существует. Даже если это маленькая компания, занимающаяся розничной торговлей, у нее как минимум есть документы с информацией о сотрудниках — а это персональные данные, утечка которых может стать причиной для претензий со стороны регуляторов. Есть банковские бумаги, которые проблематично восстанавливать в случае утраты. Есть договоры с поставщиками и подрядчиками, которые могут составлять коммерческую тайну.
Чтобы не потерять важные данные — или же чтобы они не достались посторонним, — мы рекомендуем следовать следующим советам.
1. Включите полнодисковое шифрование на всех устройствах
На устройствах, где хранятся конфиденциальные данные или через которые они передаются (то есть, по большому счету, на всех), стоит включить полнодисковое шифрование данных (FDE, Full Disk Encryption). Это обезопасит данные, если устройство попадет в чужие руки. На большинстве телефонов обеих основных платформ (iOS и Android) такое шифрование включено по умолчанию, и отключать его без острой необходимости не стоит. В системе Windows инструмент полнодискового шифрования называется BitLocker. Аналог в macOS — FileVault.
2. Не выносите конфиденциальные данные из офиса
Еще один способ, как важные данные могут попасть не в те руки — потеря или кража физических носителей: внешних жестких дисков или флешек. Оптимальный вариант — вообще не выносить их из офиса. При крайней необходимости, прежде чем записывать данные на флешку или внешний жесткий диск, зашифруйте их. Например, многие защитные решения для малого бизнеса поддерживают создание криптоконтейнеров — зашифрованных хранилищ для файлов.
3. Не передавайте незашифрованные данные через Интернет
Иногда может возникнуть необходимость переслать конфиденциальные данные через Интернет — по электронной почте или через файлохранилище. В этом случае информация потенциально может быть перехвачена, поэтому лучше всего передаваемые файлы зашифровать. Самый простой способ сделать это — заархивировать их с паролем. Такую функцию поддерживают практически все программы-архиваторы. Причем пароль следует пересылать адресату не по тому каналу, через который вы передаете сами файлы (скажем, информацию вы отправляете вложением в письме, а пароль к ней — через мессенджер, поддерживающий сквозное шифрование).
4. Удаляйте конфиденциальные данные, которые вам больше не понадобятся
Лишняя информация вряд ли когда-либо вам пригодится, а вот проблемы в случае утечки доставить может. Поэтому разумно не хранить конфиденциальные данные, которые вам больше не нужны. Удалять такие данные лучше всего при помощи специальной программы — файлового шреддера. В противном случае удаленные файлы можно восстановить. Ну или как минимум убедитесь, что вы не просто положили их в корзину, где они благополучно продолжают лежать.
5. Шифруйте бэкапы
Резервные копии делать очень важно, но они также могут послужить источником утечки. Поэтому перед созданием резервных копий конфиденциальных данных имеет смысл также поместить их в криптоконтейнер.
6. Не храните важные данные в единственном экземпляре
Если вы не хотите лишиться какой-то информации, следует хранить ее в нескольких изолированных друг от друга местах. Например, одну копию на компьютере, а вторую на внешнем жестком диске или в надежном облачном хранилище. Опять же — не забывая предварительно ее зашифровать и вообще учитывать все советы, которые мы дали выше.
7. Надежно храните пароли от архивов и криптоконтейнеров
Если вы внезапно потеряете пароль от архива с важными для бизнеса данными, то, в сущности, вы потеряете и сами данные — восстановить их будет невозможно. Поэтому разумно хранить пароли в специально созданном для этого приложении.
В состав нашего решения для защиты малого и среднего бизнеса входит, среди прочего, приложение для создания сложных паролей и надежного их хранения. В нем же есть инструмент для создания криптоконтейнеров и средство для автоматизации создания резервных копий данных. Ну и, разумеется, оно же защищает ваши компьютеры и мобильные телефоны от зловредов, которые, помимо всего прочего, могут охотиться за секретами вашей фирмы.
Как правильно хранить документы
Если собирать каждую бумажку по бизнесу и бесконечно хранить, со временем потребуется отдельное помещение под архив. Но на самом деле постоянно хранить все бумаги не обязательно.
Леонид Яковлев
Компаниям и ИП нужно хранить все документы, которые связаны с их деятельностью. Некоторые надо хранить даже после того, как вы закрыли свое дело.
Если собирать каждую бумажку и бесконечно хранить, со временем для этого потребуется отдельное помещение только под архив. Мы выяснили, какие документы, как и сколько хранить обязательно, а какие можно не хранить, и узнали, какие еще есть варианты.
Зачем хранить документы
Понятно, что, пока компания ведет дела с партнером, она хранит все документы по этим сделкам: договоры, акты выполненных работ или оказанных услуг, товарные накладные. Они пригодятся, чтобы защитить свои интересы в суде, если партнер нарушит условия сделки, или чтобы обосновать законность операций, если банк или налоговая заинтересуются, от кого вы получили деньги или куда потратили.
То же самое с кадровыми документами: пока сотрудник работает, в компании хранятся трудовые договоры, личные дела, трудовые книжки и все остальное.
По закону хранить документы нужно и после того, как договоры исполнены, а дела с партнером закончены. Это касается всех документов компании:
Хранить их нужно, чтобы в любой момент можно было представить по запросу налоговой. Кадровые документы хранят на случай, если понадобится информация о бывших сотрудниках, например чтобы подтвердить стаж или восстановить трудовую книжку.
Виды документов и сроки хранения
Для каждого вида документов определены свои сроки хранения в зависимости от степени важности. Они указаны в перечне, утвержденном приказом Росархива от 20 декабря 2019 года № 236.
Можно выделить документы временного и постоянного хранения.
Сроки временного хранения: 1 год, 3 года, 5 лет, 6 лет, 10 лет, 15 лет, 45 лет, 50 лет или 75 лет.
Документы постоянного хранения первые 10 лет должны находиться в компании, а затем их передают в архив.
Срок хранения документов отсчитывается с 1 января следующего года, после того как делопроизводство по ним было завершено. Например, вы заключили договор с партнером 10 января 2019 года, а закончили работу в 2020 году. Срок хранения отсчитывается не с даты заключения договора, а с 1 января 2021 — года, следующего за тем, когда договор был исполнен.
Или другой пример: перенос убытков с прошлых налоговых периодов, чтобы учесть их в текущем. Переносить убытки можно долго — 5 или даже 10 лет, — и все это время нужно хранить первичные документы, которые подтверждают доходы и расходы за убыточный год. А срок хранения этих документов начнется только после того, как компания перенесет весь убыток.
В таблице — виды документов со сроками хранения.
Налоговый и бухгалтерский учет
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Свидетельства о постановке на учет в налоговых органах, уведомления о снятии с учета |
| 5 лет | Первичные документы: договоры, акты, накладные, чеки, квитанции |
Книга учета доходов и расходов
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года
Бухгалтерская (финансовая) отчетность
Документы о ликвидации компании
Кадровые документы
| Срок хранения | Вид документа |
|---|---|
| 1 год | Правила внутреннего трудового распорядка |
| 3 года | Графики отпусков |
| 5 лет | Табели, журналы учета рабочего времени |
Авансовые отчеты
Или 75 лет, если делопроизводство было закончено до 2003 года
Личные дела сотрудников
Табели, журналы учета рабочего времени при вредных и опасных
условиях труда
Невостребованные оригиналы личных документов сотрудников
Как хранить документы правильно
Есть условное деление на текущее и архивное хранение документов.
Текущие документы — те, по которым еще не закончено делопроизводство или закончено и срок их хранения менее 10 лет. Например, вы заключили договор с партнером, а срок его исполнения еще не истек. Такие документы обычно хранятся в офисе компании в шкафах или сейфах. Особых требований к хранению нет. Главное — обеспечить сохранность и конфиденциальность.
Через 10 лет документы, по которым не истек срок хранения, нужно передать в архив. Это уже будет архивное хранение. К нему есть определенные требования.
Подготовка к хранению документов. Прежде чем сдать в архив, документы нужно систематизировать: расположить в хронологическом порядке, пронумеровать страницы, прошить.
Затем составьте опись — список документов с порядковыми номерами, названиями и количеством страниц.
Когда все готово, заполните лист-заверитель: в нем указывают общее количество листов в деле и описывают их физическое состояние, например есть ли порванные или залитые водой страницы, неразборчивый текст.
Дальше можно передавать документы в архив.
Требования к архиву. В нем нужно создать условия для сохранности документов.
Архив не может размещаться на чердаке или в подвале. Это должно быть специальное помещение, оборудованное системой пожаротушения и сигнализацией.
В хранилище нужно поддерживать температуру 17—19 °C при относительной влажности воздуха 50—55%. Чтобы защитить документы от света, лучше хранить их в специальных закрытых стеллажах.
Соблюсти все эти требования небольшой компании может быть сложно. Поэтому не обязательно организовывать архивное хранение самостоятельно, можно заключить договор со сторонней компанией, которая возьмет это на себя.
Как хранить документы в электронном формате
Многие компании давно ведут документооборот и сдают отчетность электронно: обмениваются договорами, актами, отправляют налоговые декларации. Закон этого не запрещает: документы можно хранить в электронном виде, но обязательно подписывать их электронной подписью. Распечатывать можно только при необходимости, например если запросит налоговая.
А вот оцифровать все документы в компании и уничтожить бумажные оригиналы раньше срока нельзя. Если документы изначально созданы на бумаге, их придется хранить все время, установленное законом.
Для хранения электронных документов тоже есть свои правила:
Если большая часть документов в вашей компании изначально создана на бумаге, рекомендуем все равно сделать электронные копии. Это упростит работу: будет удобнее искать документы или пересылать их партнеру.
Ошибки при хранении документов
Открытый доступ к документам. При хранении документов важно обеспечить сохранность и конфиденциальность информации, если в ней есть персональные данные или коммерческая тайна. Такие документы не должны находиться в свободном доступе.
Документы уничтожили раньше срока. Если срок хранения не истек, а вы выбросили документы или они потерялись, лучше как можно скорее их восстановить. Дубликаты документов по сделкам можно запросить у партнеров, отчетность — у контролирующих органов.
Потерянные документы могут понадобиться. Например, их может запросить налоговая. Штраф за каждый непредставленный документ — минимум 200 ₽.
Если документы затопило, украли или они сгорели во время пожара, налоговой понадобится документальное подтверждение этого. Подтвердить кражу может справка из полиции, пожар — МЧС, а подтопление — управляющая компания.
В ином случае, помимо наложения штрафов, контролеры могут заподозрить, что вы уничтожили бумаги умышленно, чтобы скрыть незаконные схемы. Поэтому лучше, чтобы все нужные документы были под рукой.
Если срок хранения документа истек и вы уничтожили его по всем правилам, налоговая не имеет права штрафовать компанию.
Ответственность за нарушение правил хранения
За нарушение правил и сроков хранения документов есть налоговая и административная ответственность.
| Нарушение | Штраф | Основание |
|---|---|---|
| Отсутствие документов бухучета | От 3000 до 5000 ₽ — для должностных лиц и ИП |
От 5000 до 10 000 ₽ — для компаний
30 000 ₽ — более одного налогового периода
20 000 ₽ — за повторное нарушение в течение года
От 30 000 до 50 000 ₽ — для юрлиц
Что делать, когда срок хранения документа истек
Когда срок хранения документов истекает, их можно уничтожить. Но нельзя просто выбросить их в мусорку: в договорах могут быть персональные данные или конфиденциальная информация. Если такая информация случайно попадет в чужие руки, компании могут грозить штрафы.
Еще, если срок хранения документов истек и их уничтожили по правилам, с оформлением всех бумаг, вы имеете право не представлять их по требованию участников ООО или налоговой.
Если документов, подтверждающих уничтожение, нет, тот, кто их запрашивает, может обратиться в суд и обязать вас выдать нужные бумаги, а потом оштрафовать за их отсутствие.
Вот как уничтожить документы по правилам:
1. Сначала приказом руководителя сформируйте экспертную комиссию, которая отберет все документы с истекшим сроком хранения. В комиссии могут быть сотрудники организации, например бухгалтер, юрист, секретарь.
2. Когда комиссия отберет документы, которые можно уничтожить, составьте об этом протокол. В нем укажите повестку и решения, которые приняла комиссия. Все участники должны подписать протокол.
3. Составьте акт. В нем перечислите все документы, которые можно уничтожить, укажите способ уничтожения. Обычно бумаги сжигают или измельчают шредером.
Уничтожить документы можно самостоятельно или отдать компании, которая занимается утилизацией.
Главное
Если не хотите следить за сроками и правилами хранения документов сами, доверьте эту работу профессиональному бухгалтеру.
Бухгалтерское обслуживание от Тинькофф
Возьмем всю бухгалтерию на себя — вам останется только подписывать платежки и отчеты. Подходит для ИП на УСН «Доходы» и патенте с сотрудниками и без.
Сейчас читают
Как подготовить и провести презентацию
Чтобы провести качественную презентацию для инвестора, сотрудников, клиента или на большую аудиторию, нужно правильно подготовиться и помнить о правилах борьбы со стрессом.
Как заработать на елках на Новый год
Продавать новогодние елки — один из самых прибыльных сезонных бизнесов. Узнали у реальных предпринимателей, как заработать на продаже елок
Какие нужны документы на помещение для открытия кафе
Собрали список документов и подробную инструкцию, как получить каждый из них
Рассылка для бизнеса
Получайте первыми приглашения на вебинары, анонсы курсов и подборки статей, которые помогут сделать бизнес сильнее
© 2006—2021, АО «Тинькофф Банк», Лицензия ЦБ РФ № 2673 — Команда проекта
Тинькофф Бизнес защищает персональные данные пользователей и обрабатывает Cookies только для персонализации сервисов. Запретить обработку Cookies можно в настройках Вашего браузера. Пожалуйста, ознакомьтесь с Условиями обработки персональных данных и Cookies.
Чтобы скачать чек-лист,
подпишитесь на рассылку о бизнесе
После подписки вам откроется страница для скачивания
Правила хранения документов бухгалтерского учета
Перечень документов, которые необходимо хранить
Требование хранить документы бухучета в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года, закреплено в ст. 29 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ. При этом под правилами архивного дела подразумевается прежде всего утвержденный Росархивом перечень документов и сроков их хранения (приказ от 20.12.2019 № 236, вступил в силу 18.02.2020).
Срок хранения налоговых документов, отчетности и приложений (дополнений) к ней также оговаривается в Налоговом кодексе. В частности, в ст. 23 НК РФ указывается, что документы (налоговые и бухгалтерские), на основании которых были рассчитаны налоги, следует хранить как минимум 5 года.
Важно! КонсультантПлюс предупреждает
Отсутствие документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, может повлечь привлечение к ответственности за грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, установленной п. 1 или п. 2 ст. 120 НК РФ. А в случае искажения налоговой базы вам грозит.
Подробнее об ответственности читайте в К+, получив пробный демо-доступ бесплатно.
В ряде федеральных законов также содержится четкое указание по перечню документов, которые необходимо сохранять определенное время (либо длительный срок). Так, в п. 1 ст. 50 закона «Об ООО» от 08.02.1998 № 14-ФЗ (далее по тексту — Закон об ООО) говорится, что сохранять в обязательном порядке среди учредительной документации потребуется еще и документы бухучета:
В п. 1 ст. 89 закона «Об АО» от 26.12.1995 № 208-ФЗ (далее — Закон об АО) указано, что среди обязательных для хранения учредительных документов упомянута и такая бухгалтерская документация:
Больше информации о том, какие бывают бухгалтерские документы, вы найдете в статье «Унифицированные формы первичных документов (перечень)».
Граничные сроки хранения документов
В соответствии с постановлением ФКЦБ от 16.07.2003 № 03-33/пс для АО установлены сроки хранения бухгалтерской документации не меньше 5 лет.
Согласно информации из перечня Росархива:
Полный справочник сроков хранения документации вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный демо-доступ. Это бесплатно.
О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.
Мы рекомендуем хранить бухгалтерскую документацию не менее 5 лет, чтобы не подпасть под санкции проверяющих органов.
Однако для некоторых ситуаций возможно применение иных сроков хранения:
Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).
Особенности хранения различных бухгалтерских документов
Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.
В соответствии с принятием ряда норм в отечественном законодательстве предприятия могут использовать документацию в электронной форме. В такой форме может храниться первичная документация на основании ст. 9 Закона о бухучете, бухрегистры — ст. 314 НК РФ и налоговая отчетность, переданная с помощью электронной связи.
Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью — об этом говорится в письме Министерства финансов от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202. Но в случае поступления требования о предоставлении такой документации в печатной форме от проверяющего, она должна быть распечатана налогоплательщиком и заверена по всем правилам. Сроки хранения электронной документации такие же, как и для аналогов в печатной форме.
Информация о хранении кадровой документации содержится в статье «Какой срок хранения кадровых документов в организации?».
Где следует хранить документы бухучета?
Бухгалтерские документы, связанные с хоздеятельностью ООО, должны храниться по тому адресу, где расположен единоличный исполнительный орган либо в месте, о котором знают и куда могут попасть все члены общества (п. 2 ст. 50 Закона об ООО). Что касается бухгалтерской документации и других документов акционерных обществ, то она должна храниться по месту расположения исполнительного органа (п. 2 ст. 89 Закона об АО).
Хранить документацию надлежит в специально оборудованной комнате или закрытых шкафах (п. 6.2. письма Министерства финансов от 29.07.1983 № 105). О том, как устраивать такие хранилища, подробно говорится в правилах, которые одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002.
Как подготовить документы к сдаче в архив?
Архивом может быть названо специальное помещение в офисе компании, отведенное для хранения документации, структурное подразделение предприятия в составе канцелярии/службы делопроизводства, а также специализированное госучреждение. На архивное хранение передаются документы, срок хранения которых составляет как минимум 10 лет. Документы, которые можно хранить в течение меньшего срока, могут находиться в бухгалтерии до момента их уничтожения.
Для передачи бухгалтерской документации в архив потребуется совершить ряд действий (п. 3.4.2 приказа Главного архива СССР от 25.05.1988 № 33), среди которых:
Если на предприятии уже были проведены проверки фискальных и других контролирующих органов, то непомещающуюся в офисе документацию можно передать в архив. Для передачи документов в госархив (муниципальный архив) их необходимо сформировать в дела. Документы принимаются по описи.
Если срок хранения документов вышел, то их, как правило, уничтожают, предварительно создав для этого комиссию.
Подробности о порядке уничтожения документации вы найдете в нашей статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».
Итоги
Правила хранения бухгалтерской документации содержатся в ряде нормативно-правовых актов, среди которых можно выделить Закон о бухучете и Налоговый кодекс РФ. Несоблюдение сроков хранения документов (их досрочное уничтожение) чревато доначислением налогов и наложением штрафов.