в чем ходить в гостинице в командировке

Чек-листы: что взять в командировку на неделю, месяц или 2-3 дня?

Список вещей, которые вам понадобятся в командировке, зависит от ее длительности. Согласитесь, поездка на 2 дня и поездка на месяц — это не одно и то же.

В этой статье вы найдете полезные советы и чек-листы, которые помогут собрать багаж, взять с собой всё необходимое и ничего не забыть дома.

Как собраться в поездку: список вещей

В любом случае вам понадобятся вещи следующих категорий:

В командировку обычно берут с собой чемодан, сумку или большой рюкзак. Важно, чтобы он выглядел аккуратно, был достаточно вместительным, но не громоздким.

ВАЖНО! Особое значение имеет надежность и крепость чемодана. Будет обидно и неприятно, если он порвется прямо в зале ожидания.

На неделю

Если длительность вашей поездки составляет 5-7 дней, то много вещей брать не следует. В то же время нельзя забыть ничего важного.

Мы рекомендуем составить чек-лист самых важных вещей для командировки. И сверяться ним в процессе сбора в поездку. Это упростит вам задачу и поможет избежать лишних волнений.

Итак, выясним, что нужно взять с собой в командировку на неделю.

Деньги

Не берите много наличных денег. Воры не дремлют — во время долгого пути у вас их могут украсть.

КСТАТИ! Большая часть средств должна храниться на банковских картах. Так надежнее и безопаснее.

Отказываться от наличности тоже нельзя. Она понадобится, если вы захотите купить кофе из автомата или вызвать такси.

При поездке за рубеж выясните все подробности относительно местной валюты и способов обмена денежных средств.

Документы

Теперь разберем перечисленные пункты более подробно.

Паспорт

Паспорт — основной документ каждого человека вне зависимости от того, едите вы в командировку по стране или за рубеж.

Никто не застрахован от потери документов. Но вы можете упростить процесс их восстановления в непредвиденных ситуациях:

Билеты и бронь отеля

Во многих случаях у вас примут информацию даже в электронном виде — на экране смартфона. Но мы советуем подстраховаться и распечатать эти данные.

Списки с информацией

Очень важно подготовить списки с информацией об отеле и служебном объекте. Выпишите адреса и телефоны.

СОВЕТ! Также запишите данные обо всех контактных лицах, с которыми вы можете или должны поддерживать связь.

Данные должны храниться в вашем смартфоне. Но техника имеет неприятное свойство ломаться и разряжаться с самое неподходящее время. Поэтому обязательно продублируйте всю информацию в обычном блокноте.

Водительстве права

Они будут нужны, если вы собираетесь брать в аренду автомобиль либо вам предоставят служебный транспорт на месте. Помните, что за границей действуют международные права.

Правильное хранение

Итак, вы собрали все необходимые документы. Теперь встает вопрос, в чем их лучше везти. Можно, конечно, сложить в папку на кнопке. Но в ней вы подолгу будете искать то, что нужно в данный момент.

Гораздо лучше приобрести специальную папку-органайзер для путешествий. В ней предусмотрены различные отсеки и отделения на замке, в которых удобно размещать и перевозить:

ВАЖНО! Папка с документами в обязательном порядке должна быть у вас во время всего пути до места назначения. Ни в коем случае нельзя сдавать ее в багаж. Как известно, багаж иногда теряется. А потеря важных документов или денег — это полное фиаско.

Гигиенические принадлежности

Теперь разберемся, какие средства гигиены вам понадобятся в командировке.

Если вы заселяетесь в гостиницу со звездами, то вероятно наличие в номере некоторых из вышеперечисленных средств.

Однако не всем подходят стандартизированные шампуни.

ВНИМАНИЕ! Будет неприятно выяснить, что после применения такого шампуня ваши волосы плохо лежат и выглядят безжизненными. Особенно накануне важной деловой встречи.

Парфюм

Важной частью делового образа является парфюм. Большинство мужчин и женщин его используют.

Косметика (для женщин)

Представительницы прекрасного пола хотят выглядеть свежо и красиво в любой ситуации, даже если это служебная поездка на завод.

Поэтому им необходимо взять с собой минимум косметики, а также средства для снятия макияжа.

Электроника

Продумайте заранее, какую технику вы возьмете с собой в командировку. Это могут быть:

Скорее всего для техники понадобятся специальные чехлы или портфель.

ВАЖНО! Не забудьте также про зарядные устройства, наушники.

Одежда

Перед поездкой обязательно выяснить, какая погода ожидается в пункте назначения на протяжении всего периода работы там. Какова средняя температура утром, днем и вечером? Ожидаются ли дожди, снегопады?

В командировку длительностью 5-7 дней не следует везти много одежды. Вот стандартный список:

Этот список может меняться и дополняться, если предполагается ваше пребывание в специфических условиях: на стройке, в поле и т.д.

Кроме того, рекомендуется взять с собой дорожный утюг или ручной отпариватель. Вы можете попросить утюг в отеле. Но неизвестно, будет ли он в наличии в нужное вам время.

СОВЕТ! Летом и в межсезонье необходимо брать зонт, который защитит вас от непогоды и не даст промокнуть.

Обувь

В недельную командировку не нужно брать много обуви. Скорее всего в дорогу вы наденете удобную обувь по сезону.

Дополнительно следует взять еще одну-две пары туфель для ношения в помещении, а также резиновые тапочки для отеля.

Никогда не берите в командировку туфли, которые до этого ни разу не надевали. Вполне вероятно, что они будут натирать ноги или давить при длительном ношении.

КСТАТИ! Если поездка проходит зимой или в межсезонье, разумно взять с собой сушилку для обуви. Не забудьте также про губку для обуви.

Не следует брать с собой в дорогу много еды. Как правило, ее можно купить во время путешествия.

Что имеет смысл взять с собой:

ВНИМАНИЕ! Если вы летите на самолете, то помните о запрете на провоз жидкостей на борту. Воду или чай, которые вы взяли с собой, придется вылить или допить до прохождения контроля в аэропорту.

Лекарства

Долгая дорога, усталость, питание в новом месте — всё это не лучшим образом сказывается на физическом состоянии человека. К тому же стресс на работе в поездках только усиливается.

Очень важно заранее предусмотреть возможные проблемы со здоровьем и взять необходимые лекарственные средства. Рассмотрим их перечень в таблице.

ВАЖНО! Хотя перечисленные препараты разрешены для продажи без рецепта, мы рекомендуем посоветоваться с врачом перед их применением.

Кроме того, необходимо взять лекарственные средства, которые вы принимаете регулярно. А также лекарства для лечения хронических заболеваний.

На 2-3 дня

Основные рекомендации мы описали выше. Но в данном случае есть некоторые особенности.

Если вы едите в командировку на 2-3 дня, то и вещей можно брать по минимуму. Вполне достаточно одного делового костюма, пары комплектов нижнего белья и халата для ношения в отеле.

СОВЕТ! Вместо чемодана лучше взять дорожную сумку или вместительный рюкзак. Особенно если вы уезжаете на 1 день.

Некоторые средства гигиены, необходимые для длительной командировки, также можно оставить дома. Например, кремы, салфетки, гель для душа.

Женщины могут не брать полный набор уходовой косметики. Вполне возможно, что в поездке даже не будет времени, чтобы заняться своим лицом и телом. Придется быстро накраситься, уложить волосы — и вперед.

Следует оценить целесообразность везти в командировку всю электронику. Быть может, планшет или ноутбук лучше оставить дома.

На месяц

Длительные поездки требуют особой подготовки. Необходимо взять с собой в командировку всё необходимое, так как покупать забытые вещи будет накладно.

Если вы собираетесь уехать на 2 недели и более, обязательно составьте списки вещей в командировку.

Одежда

Выясним, что из одежды взять в командировку на месяц. Здесь списки для мужчин и для женщин будут отличаться.

Мужчинам:

Женщинам:

КСТАТИ! Заранее следует выяснить, какая погода ожидается на протяжении всей продолжительности командировки. И в соответствии с этим составлять гардероб.

Обувь

Это не менее важный пункт, чем одежда. Помните, что вашим ногам должно быть комфортно, иначе эффективность работы снизится. При этом неизвестно, будет ли возможность докупить удобную пару обуви на месте.

Вот самое необходимое:

Парфюм

Скорее всего вам понадобится туалетная вода. Приятный запах помогает создать образ делового человека и быстрее устанавливать рабочие и дружеские связи в коллективе.

Часто можно услышать вопрос о том, что приготовить с собой в командировку. На самом деле нет никакой необходимости брать много еды.

В большинстве случаев вы сможете подкрепиться в дороге:

СОВЕТ! Имеет смысл взять с собой питьевую воду или чай в термосе, а также небольшой перекус. Например, фрукты, шоколад, пирожки, бутерброды.

Если вы отправляетесь в длительную командировку, необходимо заранее обдумать питание на новом месте:

Возможно, вам стоит взять с собой пищевые контейнеры или ланч-бокс, а также термос для горячих напитков.

Лекарства

Долгое пребывание в другом населенном пункте предполагает, что вам могут пригодиться различные медикаменты.

Что нужно взять в командировку на месяц?

Также мы рекомендуем в командировке начать прием мультивитаминов, чтобы поддержать организм в стрессовых условиях.

ВАЖНО! Обязательно возьмите все лекарства, которые принимаете регулярно. А также то, что вы пьете при хронических заболеваниях.

Средства гигиены

Очень важно взять с собой в командировку полный набор гигиенических средств:

Важно также иметь в командировке средства по уходу за лицом и телом, такие как:

Полезные советы женщинам

Представительницы прекрасного пола вынуждены везти с собой в командировку больше вещей. Так, кроме перечисленного выше, дамы обычно складывают в чемодан:

Как лучше сложить вещи?

Итак, вы составили список вещей в командировку. Затем посмотрели на чемодан. И сразу возник вопрос — как же всё это туда сложить?

Приведем несколько полезных советов:

КСТАТИ! Если вы уезжаете ненадолго, то рекомендуется покупать маленькие тюбики с шампунем, гелем для душа, пеной для бритья и т.д. Либо приобрести дорожный набор с маленькими бутылочками и переливать ваши средства в них. Это сэкономит место в дорожной сумке или чемодане.

Интересное видео

Рекомендуем посмотреть видео с рекомендациями по сбору в дальние поездки:

Таким образом, собраться в командировку не так уж сложно — вне зависимости от того, едите вы на 2 дня или на месяц. Главное, составить список и сверяться с ним при сборе вещей. А также не суетиться и сохранять позитивное настроение.

Источник

Еду в командировку и хочу жить в нормальном отеле

Моя работа связана с командировками. Чаще всего это длительные поездки — от 4 до 9 недель.

Раньше нас размещали в гостиницах, в стандартных одноместных номерах. Но в последнее время организация в целях экономии стала снимать нам квартиры. Сначала это были двух- и трехкомнатные квартиры, у каждого сотрудника была отдельная комната. Но на следующую командировку нам сняли однокомнатную квартиру, в которой мы будем жить втроем.

Подскажите, пожалуйста, регламентирует ли трудовой кодекс нормы размещения сотрудников в командировках?

Сразу скажем, что в законе нет конкретных параметров жилья, в котором должны проживать командированные. Но побороться за свои права все-таки можно.

В ТК РФ прописано, что у работника есть право на справедливые условия труда, которые отвечают требованиям безопасности и гигиены. А также право на отдых. И работодатель должен гарантировать соблюдение этих прав.

Еще трудовой кодекс говорит, что командировка — это поездка для исполнения служебного поручения вне места основной работы. Если вы едете на несколько дней или месяцев, получается, что в командировке вам придется и работать, и отдыхать.

Сотрудника в командировку отправляет работодатель. Он же должен обеспечить вам условия для проживания, в которых вы сможете полноценно отдыхать в нерабочее время.

Правила о расходах и жилье в командировках

Работодатель обязан возместить работнику расходы, связанные со служебной командировкой, в том числе расходы по найму жилого помещения. Порядок и размеры такого возмещения прописываются в коллективном договоре или локальном нормативном акте.

Эти документы утверждает сам работодатель, но в строгом соответствии с трудовым законодательством. Норм, ухудшающих положение работников в сравнении с законом, в них быть не должно.

Когда вас принимали на работу, вам должны были дать коллективный договор и другие акты, чтобы вы прочитали, какие правила и нормы действуют в компании. Причем ознакомиться с документами вы должны были под роспись.

Если ваш работодатель хочет, чтобы командированные сотрудники жили в каком-то конкретном месте, это должно быть зафиксировано в локальных актах. Некоторые организации вписывают пункт о жилье в командировках в свои внутренние документы, потому что им так удобнее работать. Например, с гостиницей или владельцем квартиры заключен договор, по которому оплата идет безналом, не нужно выдавать деньги на расходы авансом, а потом оформлять отчеты сотрудника.

Еще раз внимательно прочитайте локальные акты. Проверьте, что в них написано по поводу проживания в командировках. Если до этого вы жили в гостиницах и разных квартирах, а теперь вас планируют поселить в новом жилье, вряд ли в них будет указано конкретное место проживания.

Как отстоять свои права

Если в локальных актах нет конкретного места проживания и есть сумма, которую предприятие выделяет на командировочные расходы, вы можете отказаться селиться в одной квартире с другими сотрудниками. Вы вправе снять номер в гостинице или другое жилье. Главное — уложиться в установленный работодателем денежный лимит на проживание.

Теоретически ваш работодатель может сейчас по-быстрому вписать в локальные акты пункт о выбранной им маленькой квартире для командировок. В этом случае он должен ознакомить вас с новым порядком. А вы после ознакомления вправе обратиться в трудовую инспекцию. Она рассматривает заявления, письма и жалобы работников о нарушениях их трудовых прав.

Проживание трех посторонних друг другу людей в однокомнатной квартире в течение нескольких недель плохо соотносится с правами на отдых и на условия труда, которые отвечают требованиям гигиены. Это вы можете указать в своей жалобе.

После рассмотрения жалобы трудовая инспекция должна выдать вашему работодателю предписание об устранении нарушений трудового законодательства. Если руководство компании откажется выполнять его, инспекция вправе потребовать его исполнения и защиты ваших прав в судебном порядке. Вы и самостоятельно можете подать заявление в суд, но с помощью трудовой инспекции вам будет проще отстоять свои интересы: как минимум вам помогут с составлением заявления и подготовкой документов.

Если вы ездите в командировки не только по России, но и за границу, почитайте нашу статью о том, можно ли стать налоговым нерезидентом из-за командировок, чтобы не платить налоги по высокой ставке.

Если у вас есть вопрос о личных финансах, правах и законах, здоровье или образовании, пишите. На самые интересные вопросы ответят эксперты журнала.

Источник

Права в командировке

В командировке можно не тратиться на еду, жилье и поездки по городу. Все оплатит работодатель.

Работа в командировке — такая же, как и любая другая. За нее получают деньги и пенсионный стаж. Если сотрудник заболеет, ему дадут пособие. Если он будет работать в выходной, оплатят по двойному тарифу или дадут отгул.

Распространите знания!
Отправьте статью тем, кому она пригодится

Переслать через вотсап

Когда командировка зарубежная, суточных платят больше, а еще можно за счет работодателя оформить загранпаспорт и визу.

Сохраните таблицу со списком прав и ссылками на законы, чтобы было что почитать в пути или перед выездом.

Никуда не ехать без оформления по трудовому договору

Как это работает. В командировку могут уехать только те сотрудники, что работают официально. Если трудового договора нет, можно никуда не ехать. Так как нет трудовых отношений, нет и обязанности следовать приказам работодателя.

Бывает, что фирма нанимает людей, которые делают для нее что-то по гражданско-правовому договору. Их тоже нельзя направить в командировку. По такому договору нельзя требовать от исполнителя работать не там, где удобно, а по месту командировки.

Дистанционных работников могут отправить в командировку. Они работают по трудовому договору, просто удаленно. Когда дистанционного работника нужно отправить в другой город, ему оформляют командировку. Например, работник живет в Саратове, а ему нужно съездить в головной офис в Москву. Или он едет на конференцию по работе в Санкт-Петербург. Билеты, жилье и питание оплатит работодатель. Деньги можно перевести на карту, а документы для расчетов — переслать по почте. Минтруд подтверждает, что такая поездка действительно считается командировкой.

Аналогично в командировку можно отправить надомников: они выполняют свою работу по месту жительства. Если нужно, чтобы надомные работники съездили за материалами в другой город, им оформляют командировку в общем порядке.

Отказаться от командировки

Как это работает. Даже если человек оформлен по трудовому договору, не всегда приказ работодателя — основание собирать вещи и ехать в другой город. В трудовом кодексе есть несколько оснований, когда от командировки можно отказаться без последствий. Их можно разделить на две большие группы. Одних работников вообще нельзя отправлять в командировки, даже если им самим очень хочется. Других можно отправить только с их согласия, а если согласия нет — заставить невозможно, наказать за отказ тоже нельзя.

Нельзя отправить в командировку ни под каким предлогом:

Нельзя отправить в командировку без согласия самого работника:

Еще можно отказаться ехать в командировку, если работодатель не выполнил свои обязанности по ее оформлению:

Если работник откажется от командировки в указанных случаях, ему ничего не будет. Он не должен получить никаких выговоров и предупреждений. А если такое все же случится — имеет полное право обратиться в трудинспекцию и в суд, чтобы защитить свои права и получить компенсации.

Вернуться из командировки раньше

Как это работает. Когда сотрудника отправляют в командировку, в приказе пишут, с какого и по какое число он туда едет. Но этот срок — планируемый. Не всегда срок в приказе совпадает с тем, сколько реально надо пробыть в другом городе. Если задачу, ради которой человек уехал в командировку, удалось решить быстрее, он может вернуться раньше. Фактический срок командировки определяют не по приказу, а по проездным документам.

Например, сотрудник мог уехать на деловую встречу, чтобы подписать договор. На это планировалось три дня, а все вопросы удалось решить за один. Можно сразу возвращаться.

Конечно, если задание на командировку не выполнено, досрочно возвращаться из нее без согласия руководства нельзя. Если сотрудник уехал проводить недельную проверку регионального филиала, а через два дня вернулся, не доведя ее до конца и не согласовав возвращение с руководством, это будет нарушением. За такое могут наказать и даже уволить.

Сохранить должность

Как это работает. Пока сотрудник в командировке, за ним сохраняется его должность. То есть если вас отправили в командировку на полгода, то по возвращении должны предоставить ту же самую работу, что вы выполняли до командировки. Не должно быть такого: «Это Юля, она теперь работает у нас старшим аудитором. Пока тебя не было, мы все к ней привыкли. Теперь ты будешь работать помощником директора в новом офисе на окраине города. К сожалению, зарплата там поменьше».

Конечно, можно договориться с любым сотрудником и перевести его на другую работу. Но для этого нужно его согласие. В некоторых случаях допускается изменение условий договора и без согласия работника, но он как минимум имеет право узнать об этом за два месяца. Если он откажется, работодатель должен предложить другие варианты — и выплатить выходное пособие, если совсем ничего не подходит.

Получать средний заработок

Как это работает. Работу в командировке оплачивают, как и любую другую. Но только платят не зарплату, а средний заработок. Для его расчета берут почти все деньги, выплаченные сотруднику за год до отъезда в командировку, и делят на число рабочих дней в этот период. Учитывают оклад, надбавки и доплаты к окладам, премии и иные вознаграждения. А вот выплаты по больничному, отпускные и материальную помощь не учитывают: это компенсационные и социальные меры, а не зарплата.

То есть за командировку можно получить больше, чем за обычные рабочие дни. Если за последний год выплачивали квартальные или годовые премии, все пойдет в расчет среднего заработка.

На практике оплата труда во время командировки, рассчитанная по среднему заработку, может получиться меньше, чем если бы ее считали по текущему окладу. Разницу может выплатить работодатель. Такое правило может быть предусмотрено в положении об оплате труда, коллективном договоре или ином локальном нормативном акте компании. Если есть, можно требовать доплаты. Обязательно нужно смотреть локальные акты, просто на основании трудового кодекса такое не потребуешь.

В командировке оплатят не только дни, проведенные на работе в другом городе, но и дни, потраченные на дорогу. При этом можно договориться с работодателем и в день отъезда или прибытия на работу не ходить. Это лучше выяснить до командировки, чтобы не было недопониманий. Может получиться так, что самолет прилетает в 00:25 и сотрудник в этот день на работу не идет, ведь после дороги надо еще и выспаться. А работодатель может его уже ждать с новостями.

Получить доплату за работу в выходной

Как это работает. Право на отдых остается у сотрудника и в командировке. Чтобы эффективно работать, требуется время для отдыха. Поэтому в командировке правила для работы в выходные такие же, как и всегда. Если сотрудник работает в выходной или тратит его на дорогу, он имеет право:

Если сотрудник берет отгул, то в том месяце, когда он его использует, ему выплатят полный оклад — несмотря на то, что он отработает на один день меньше нормы. Это разъясняет Роструд в разделе 5 рекомендаций от 2 июня 2014 года.

Для праздников правила такие же, как и для выходных. Даже если на самом деле человек едет в поезде и всю дорогу спит или читает книгу, он не может использовать это время полностью по своему усмотрению. Из-за служебной необходимости ему нужно куда-то ехать — и это основание оплатить такой день в двойном размере или дать отгул. Праздники могут быть не только федеральными, но и региональными. В этом случае сотрудник имеет право отдыхать в свой национальный праздник, даже если приехал в регион, где его не отмечают.

Работа в выходные и по праздникам возможна только с согласия сотрудника. То есть от нее можно отказаться — даже в командировке.

Если работодатель эти требования не соблюдает, можно пожаловаться в трудовую инспекцию или в суд.

Например, одной женщине неправильно рассчитали плату за командировку. Сначала это подтвердила трудинспекция, потом дело дошло до суда. За работу в выходные и праздничные дни женщине не доплачивали и не давали дополнительный день отдыха. А еще плату рассчитали исходя из оклада, а не из среднего заработка. Работодателю пришлось пересчитать командировочные выплаты и компенсировать разницу.

Получать суточные

Как это работает. Кроме зарплаты в командировках платят суточные. Это деньги для компенсации дополнительных расходов, которые возникают у сотрудников в служебной поездке. В основном имеются в виду расходы на питание. Но конкретного назначения в законе не прописали — тратить суточные можно на что угодно. Не запрещено брать еду с собой, а на суточные покупать сувениры.

В трудовом кодексе не установлен размер суточных для командировок. Работодатели решают это самостоятельно и закрепляют в локальных актах компании. Это может быть, например, положение о командировках или положение об оплате труда.

Но ориентир все-таки есть: это положения налогового кодекса. В нем указано, в каком размере суточные не облагаются НДФЛ и страховыми взносами. То есть, по мнению составителей кодекса, это размер, который реально компенсирует траты в командировке. Если работодатель будет платить больше, это уже не компенсация, а доход от выполнения работы. Поэтому довольно часто размер суточных определяют именно в этих пределах:

Суточные платят за каждый день, проведенный в командировке, даже за выходные, когда сотрудник не работает, и дни, проведенные в пути.

Не выплачиваются суточные в таких случаях:

Работодатель может компенсировать расходы в таких командировках по своей инициативе.

Получать пособие и суточные в случае болезни

Как это работает. Если сотрудник заболел в командировке, он может не ходить на работу. Нужно оформить больничный, то есть вызвать врача или сходить на прием и получить листок нетрудоспособности. После того как сотрудник выздоровеет, врач закроет больничный. После этого можно получить пособие. Закрытый лист нужно будет передать работодателю — или сообщить его номер, если в компании работают с электронными больничными.

Все это время работодатель продолжит выплачивать суточные и оплачивать проживание. Несмотря на то что командированный сотрудник не ходит на работу, ему нужно где-то жить и что-то есть. Если положат в больницу, работодатель перестанет оплачивать жилье на время лечения в стационаре.

В командировках за рубежом процесс в целом такой же: в случае болезни нужно обратиться к врачу. Но на основании справки от иностранного врача в России не получится оформить пособие. Дополнительно нужно будет ее перевести, легализовать и обменять в поликлинике на обычный российский листок нетрудоспособности. Легализация — это процедура, которая позволяет признавать официальные документы из одной страны в другой. В каждой стране свои правила, это нужно уточнять в российском консульстве той страны, где проходит командировка.

Получить деньги на билеты и проживание до командировки

Как это работает. Перед командировкой работодатель должен выплатить суточные и дать деньги на билеты и гостиницу. Выдавать их авансом — обязанность, а не право работодателя.

Если суточные не выдали и просят самостоятельно оплатить жилье и проезд, в командировку можно не ехать. За это сотруднику ничего не будет, так как он защищает свои права, а работодатель не исполняет обязанности. Если сотрудника накажут, можно обратиться в суд и обжаловать.

В одной компании сотрудника хотели отправить в командировку во Владивосток. Сначала долго подписывали документы — самолет уже улетел. Потом забыли выплатить деньги на командировочные расходы. Чтобы не срывать командировку, сотруднику предложили оплатить все самому. Он отказался, так как денег на билеты до Владивостока и аренду жилья у него не было. После этого сотруднику объявили выговор. Он не стал это терпеть и пошел в суд. Суд подтвердил, что платить аванс перед командировкой — обязанность работодателя. Выговор отменили.

Проезд и проживание в гостинице, съемной или служебной квартире работодатель может оплатить сам. Тогда давать на них дополнительные деньги не нужно. Но суточные в любом случае можно получить авансом — наличными или на карту. В некоторых компаниях используют для этого служебные карты, так тоже можно.

Получить компенсацию, если потратили свои деньги

Как это работает. На практике зачастую сотрудники едут в командировку без аванса и тратят собственные деньги. Кто-то не хочет пропустить важную встречу, у кого-то от результатов переговоров зависит зарплата, кто-то едет по собственной инициативе на интересную конференцию. Если сотрудник потратил свои деньги на командировку, работодатель обязан эти расходы компенсировать.

Вот на что можно потратить деньги и получить компенсацию:

Чтобы возместить расходы, нужны подтверждающие документы. Их важно сохранить.

Если работодатель откажется что-либо возвращать, можно обратиться в суд и взыскать с него еще больше денег — за счет морального вреда и компенсации за несвоевременную выплату. Суммы могут быть самыми разными, в зависимости от размера зарплаты и масштабов деятельности компании.

Один директор отправил сотрудницу-юриста в суд в другой город. Сначала предполагалось, что туда и обратно она поедет на автомобиле родственницы, но у той изменились планы. На обратном пути юрист купила билет на поезд. Директор отказался его компенсировать, и юрист обратилась в суд. Директору пришлось выплатить 2633 Р за билет, 250 Р за справку, которую юрист заказала для подтверждения поездки, и 500 Р компенсации морального вреда.

А другой сотрудник работал на заводе и ездил в зарубежные командировки — за свой счет. Когда решил возместить расходы, денег не получил. Сотрудник обратился в суд, и вот что получилось стребовать с работодателя: возмещение расходов на командировки — 3,7 млн рублей, компенсацию за задержку выплаты — 1,8 млн рублей, компенсацию морального вреда — 20 тысяч.

Вернуть деньги за проезд любым транспортом

Как это работает. Работодатель обязан оплатить тем, кого отправляет в командировку, билеты на транспорт. Это может быть поезд, самолет, автобус, теплоход. Если аэропорт или станция, с которой можно уехать к месту командировки, находится за пределами города, дорогу до них и обратно тоже должны оплатить. Можно уехать на такси, если, например, рейс поздний и автобусы уже не ходят. Или если до гостиницы неудобно добираться общественным транспортом.

На чем именно ехать и какие ограничения по классам обслуживания, нужно уточнять у работодателя перед поездкой. Это определяет не трудовой кодекс, а локальный акт работодателя — положение о командировках. Там, например, может быть сказано, что при отправлении в служебную командировку сотрудникам оплачивается проезд поездом в купейном вагоне и самолетом в экономклассе.

Билеты в командировку и обратно сотрудники могут покупать сами, получая за это кэшбэк и бонусные мили. Потраченные на билеты деньги можно вернуть. После деловой поездки билеты и чеки нужно передать в расчетный отдел, бухгалтерию, кадры — смотря какой отдел занимается оформлением выплат по командировкам.

Чтобы вернуть деньги за билеты, нужно подтвердить расходы. Для этого прикладывают сами билеты или их распечатки и чеки. Если едете на такси, обязательно берите кассовый чек или квитанцию. В крупных агрегаторах вроде «Яндекс-такси» чек присылают на почту в электронном виде. В этом случае можно не переживать: у такого чека такой же статус, как и у бумажного. Можно распечатать и приложить к отчету.

А вот если летите самолетом, одного электронного билета недостаточно, нужно будет еще приложить к нему посадочный талон. Работодателям этот талон нужен, чтобы подтвердить расходы на командировки и не заплатить лишних налогов. Минфин требует от них и электронный билет, и посадочный талон. При этом на посадочном талоне должен быть штамп о досмотре. Если посадочный талон электронный, его можно распечатать и поставить штамп на нем. Иначе нужно будет подтверждать факт перелета каким-то другим образом, а каким — непонятно. Поэтому работодатели и требуют от работников эти посадочные талоны со штампами. Еще есть вариант заказать в авиакомпании справку о подтверждении перелета — ее тоже должны принять в бухгалтерии. Это выручит, если посадочный талон потерялся.

Оплатить билеты или гостиницу с карты другого человека

Как это работает. За билеты необязательно платить самому. Например, один из сотрудников может купить билеты на всех. Или билеты можно оплатить с карточки родственника, у которого более выгодная бонусная программа. А может, он просто хорошо разбирается в онлайн-покупках. Затраты на билеты все равно должны возместить.

К отчету о поездке нужно приложить документы, подтверждающие, что билет оплачен по поручению сотрудника, который ездил в командировку, и за счет его средств.

Это может быть расписка, письмо от имени человека, который оплатил проезд. Там нужно написать, что он получил деньги от сотрудника, который ездил в командировку, и на эти деньги приобрел билет, так как хотел помочь с оформлением. А сам сотрудник может приложить служебную записку о том, что билет куплен с его ведома, по его поручению и на его деньги.

Супругам необязательно давать какие-то расписки: по семейному кодексу деньги у них общие. В этом случае пригодится копия свидетельства о браке.

Поехать на машине и получить компенсацию

Как это работает. В командировку можно поехать на машине — своей или сослуживца. Покупать билеты в этом случае не придется. Но работодатель все равно компенсирует расходы на поездку.

Сотрудник может приложить в качестве отчета путевой лист или объяснительную о том, по какому маршруту и в какие дни он передвигался на своей машине. Путевой лист выдают на работе перед командировкой. Обычно его оформляют для перевозок транспортом, который принадлежит компании. Но иногда работодатели выписывают их и для поездок на личных автомобилях, так как это упрощает отчетность перед налоговой. Минфин считает, что путевые листы в этом случае подтверждают расходы, хоть транспорт и личный. Если у вас путевого листа нет, это не проблема. Пишите объяснительную.

К путевому листу или объяснительной прикладывают чеки на бензин, парковку, другие автомобильные нужды — они подтвердят суммы расходов, а еще маршрут: в чеках можно посмотреть, когда и кем они были выданы.

Подробные правила расчета компенсации должны содержаться в положении о командировках или в каком-то другом локальном акте, например в положении о компенсациях за использование личного автомобиля в служебных целях. Там будет указано, как оплачивается ремонт машины, если она сломалась по пути в командировку, какая компенсация положена за использование автомобиля и как рассчитывается стоимость потраченного в поездке бензина. Изучите эти правила заранее.

Некоторые компании запрещают работникам ездить в командировки на своей машине. Такое тоже бывает — уточняйте, прежде чем уехать в командировку. А лучше проверяйте все вопросы, связанные с организацией и оплатой командировок, перед тем, как устроитесь на работу.

Задержаться на выходные

Как это работает. Сотрудник может совместить командировку и отдых, задержавшись в городе, куда его отправили по работе. То есть обратные билеты можно взять не ровно на тот день, когда командировка закончилась, а на выходной — так, чтобы успеть вернуться на работу. Билеты в этом случае тоже оплатит работодатель.

После командировки можно задержаться на выходные или нерабочие праздничные дни. Например, чтобы посмотреть город или встретиться с родственниками. Сложности возникают, если после командировки остаться на весь отпуск. Четкого ответа, оплачивается сотруднику в этом случае обратный билет или не оплачивается, в законе нет.

С одной стороны, работодатель не обязан оплачивать билеты в отпуск. С другой стороны, дорогу из командировки до дома работодатель все равно должен был оплатить. Поэтому никакого дополнительного дохода работник не получает. Роструд по этому поводу считает, что билет из отпуска после командировки сотрудник должен оплачивать сам. Если работодатель даст на это деньги, то компенсацией расходов на командировки это не будет. У сотрудника появится доход, и ему нужно будет заплатить НДФЛ. Разъяснения Роструда — не закон, поэтому с ними можно и не соглашаться. Но есть риск задолжать работодателю денег.

Один сотрудник улетел в командировку в Испанию и остался там на время отпуска. Когда работник решил уволиться, компания решила взыскать с него сумму обучения, так как он не отработал до конца положенный срок, и расходы на обратный билет из Испании. За обучение платить не пришлось, а вот 16,5 тысяч рублей на билет работнику пришлось вернуть.

Жить в гостинице или снять квартиру

Как это работает. Во время командировки в другом городе работнику нужно где-то жить. Обеспечить его жильем должен работодатель. Схемы бывают разные: где-то компания выбирает и оплачивает гостиницу или предоставляет служебное жилье, но чаще работники сами расплачиваются за гостиницу. Работодатель должен дать им на это деньги авансом. Если денег не хватило, разницу потом доплатят.

Если работнику дают жилье на время командировки, он не может отказаться, снять себе номер в гостинице и потребовать вернуть за него деньги. Но если жилье не предоставляют, можно выбирать, где жить.

Какие-то ограничения могут быть в локальных актах, то есть в положении о командировках. Например, там может быть лимит на гостиничные расходы — до 3000 Р в день или в каком-то ином размере.

Если в локальном акте не написано, что сотрудники должны снимать номер в строго определенной гостинице, можно выбирать самому. С учетом лимитов, если они установлены. При этом можно снимать гостиничный номер или квартиру.

Лучше заранее узнать в бухгалтерии, какие документы подойдут для отчета. По общему правилу, чтобы отчитаться, нужен договор найма жилого помещения, расписка о передаче денег. Но сервис Airbnb, например, договор не выдает. Уточните, что в таком случае устроит бухгалтерию.

Выехать на работу в другую страну

Как это работает. Командировка может быть не только по России, но и за рубеж. В этом случае суточные обычно больше. А еще работник может сэкономить на оформлении документов для поездки: загранпаспорта, обязательной медстраховки, визы.

Для поездки в другую страну необязательно открывать деловую визу, если уже есть туристическая. Например, у вас открыт французский шенген на пять лет и нужно срочно съездить в Испанию на два дня. Отменять ради этого мультивизу не нужно. Проблем с такими поездками обычно не возникает. Для надежности можно заранее написать письмо в консульство той страны, куда собираетесь в командировку. Ответ потом можно будет показать визовому офицеру на границе. Но обычно достаточно показать бронь гостиницы и обратный билет.

Оформить загранпаспорт и медстраховку за счет работодателя

Как это работает. Если работник едет в командировку за рубеж, ему, скорее всего, понадобится загранпаспорт, медицинская страховка и виза. Есть страны, куда можно уехать или улететь без загранпаспорта: Беларусь, Армения, Казахстан, Киргизия, а также Абхазия и Южная Осетия. Визы для посещения этих стран тоже не нужны. Полный перечень безвизовых стран для россиян можно посмотреть в нашем материале или на сайте МИД.

Госслужащие, сотрудники госкорпораций и других госорганизаций выезжают за границу по служебным паспортам. Обычным работникам оформляют общегражданский загранпаспорт — старого или нового образца.

Если сотрудник сам закажет себе загранпаспорт через портал госуслуг, он может оплатить его со скидкой: 3500 Р нужно будет заплатить за выдачу паспорта нового образца, 1400 Р — старого образца. При оплате через кассу или банк это стоит 5000 и 2000 Р соответственно. Работодатель компенсирует расходы по чекам и квитанциям — если оплатили загранпаспорт со скидкой, полную стоимость услуги без скидки возместить не получится.

В бухгалтерии по месту работы должны также компенсировать расходы на обязательную медицинскую страховку. Так как наличие страховки — это не желание сотрудника, а необходимость, ее тоже оплачивает работодатель. Требования к наличию такой страховки и размеру страхового покрытия различаются по странам, это нужно уточнять перед выездом. В период пандемии требования могут быть строже, чем обычно.

Не платить налог, если работодатель компенсирует расходы

13% — это ставка НДФЛ для доходов, которые получают российские налоговые резиденты. Когда командировка зарубежная, есть риск перестать к ним относиться. Тогда НДФЛ с доходов, полученных в России, нужно будет платить уже по ставке 30%. Выплата среднего заработка на время командировки сюда относится, это подтверждают суды.

Сотрудник в зарубежной командировке потеряет статус налогового резидента России, если проведет в России меньше 183 дней за год.

Для 2020 года особые правила: даже если пробыть в России меньше 183 дней, налоговый статус резидента России все равно можно получить. Для этого нужно:

Сотрудник, который подаст заявление о признании его налоговым резидентом, заплатит НДФЛ за 2020 год по ставке 13%. В 2021 году будут действовать общие правила, если не примут какой-нибудь новый закон.

На компенсацию командировочных расходов статус налогового резидента не влияет: она не облагается налогом как в России, так и за ее пределами. У суточных есть необлагаемый налогом лимит: при поездках за рубеж это 2500 рублей в сутки. С превышения налог удержат.

Проголосовать на выборах в другом регионе

Как это работает. По общему правилу все голосуют там, где прописаны, то есть зарегистрированы по месту жительства. Когда человек в командировке, это неудобно: нужно возвращаться домой ради того, чтобы посетить избирательный участок. Чтобы этого не делать, можно выбрать другой участок для голосования — через личный кабинет на госуслугах, МФЦ или избирательную комиссию.

На федеральных выборах можно голосовать на любом участке по всей стране, а вот на региональных и при выборе депутатов Госдумы по одномандатным округам так не получится. В Кургане не примут голос избирателя из Саратова, там другие кандидаты. Для этих случаев организуют специальные участки для голосования в Москве и онлайн-голосование для некоторых регионов.

Если проголосовать на выборах хочется, а тратить деньги на билеты ради этого желания нет, можно воспользоваться этими способами.

Включить время командировки в льготный стаж

Как это работает. Некоторые профессии позволяют выйти на пенсию раньше, чем остальные. Например, это могут сделать учителя, врачи, горняки, трактористы, те, кто работает в тяжелых условиях труда. Полный перечень — в статье 30 ФЗ «О страховых пенсиях».

Если во время работы такого сотрудника отправляли в командировку, ее должны засчитать не только в общий пенсионный, но и в льготный стаж. То есть если учителя отправили на образовательный форум в другой город — он в это время продолжает набирать необходимые 25 лет для досрочного выхода на пенсию.

Логика такая: на время командировки за работником сохраняется его должность, за него перечисляются взносы в пенсионный фонд, он продолжает выполнять свою работу, просто на другом месте — по заданию работодателя. Споров с пенсионным фондом по этому поводу много, но позиция судов однозначна: командировки не прерывают льготный стаж.

Например, врач обратилась в суд, так как пенсионный фонд не включил ей время, проведенное в командировках, на курсах повышения квалификации и в учебных отпусках, в медицинский стаж. Суд посчитал, что это неверно, так как все это время за врачом сохранялся средний заработок. Пенсионный фонд лишил ее целого года льготного медицинского стажа — и оказался неправ.

В другом деле суд включил командировки в льготный стаж учителю: при направлении работника в служебную командировку с сохранением среднего заработка она включается в период работы, дающей право на досрочное назначение страховой пенсии по старости.

Источник