проверка апостиля по номеру сша
Request an Apostille
COVID-19 Announcement
Service Changes Currently in Effect
For current processing dates please visit the Notary Public Processing Times web page.
The Sacramento public counter is currently closed. In lieu of in-person service, apostille requests may be dropped off in the designated bin on the first floor. Once processed, the customer will be notified by phone that their request may be retrieved between 2:00 p.m. and 2:30 p.m. in the first-floor lobby. Please be mindful of the following:
Our Los Angeles office located in the Ronald Reagan building is currently closed to the public. However, staff are on site daily and continue to process documents submitted to the drop box in the main lobby each day and are returning the documents by mail. When submitting documents to the drop box, include the following with your submission:
1. Documents needing an apostille; and
2. $20.00 per Apostille (Check or Money Order, cash is not accepted) made payable to the Secretary of State; and
3. A Completed Cover Sheet (provided near the drop box); include your mailing address and the country where
the document will be used.
Place your documents, payment, and cover sheet in one of the envelopes provided and then place the envelope in the drop box. Once your apostille request is completed your documents will be mailed back via USPS to the address provided on the cover sheet unless a self-addressed stamped envelope is provided.
Apostilles for Death Certificates – Death Certificates submitted to the California Secretary of State’s office for an apostille will be processed immediately upon receipt and returned via FedEx once complete. Please forward apostille requests for death certificates submitted by mail to the following address:
Secretary of State
Notary Public Section
1500 11th Street, 2nd Floor
Sacramento, CA 95814
ATTN: Vital Record
The California Secretary of State provides an Apostille to authenticate California public officials’ signatures on documents to be used outside the United States of America.
There are two ways to obtain an Apostille in California:
How to Request an Apostille by Mail
How to Request an Apostille in Sacramento
Secretary of State (Sacramento)
1500 11th Street, 2nd Floor
Sacramento, CA 95814
How to Request an Apostille in Los Angeles
Secretary of State (Los Angeles)
300 South Spring Street, Room 12513
Los Angeles, CA 90013
Note: If a birth or death certificate has the signature of a Health Officer or County Registrar (e.g. Local Registrar, Registrar of Vital Records), prior to presenting to our office for authentication, one of the following will be required:
For more information, visit our Apostille Frequently Asked Questions webpage.
Records and Authentications
Authenticate Your Document
Apostille Requirements
Apostilles authenticate the seals and signatures of officials on public documents such as birth certificates, court orders, or any other document issued by a federal agency or certified by an American or foreign consul. An apostille certifies the document(s), so the document can be recognized in foreign countries that are members of the 1961 Hague Convention Treaty. We only issue apostilles for federal documents to use in countries that are members of the 1961 Hague Convention.
Before submitting documents requiring authentication, you must:
1) Notarize each document in front of a notary public:
2) Follow this order for notarizing and certifying your document:
If you do not have the correct notarization(s) before you submit your documents, we will not be able to process your request.
3) All seals and signatures must be originals
4) All documents in a foreign language must be translated into English by a certified translator and notarized as a true translation.
U.S. Department of State-Issued Apostille Requirements
Federally-issued documents for use in countries that are members of the 1961 Hague Convention may need to be authenticated with an apostille issued by the U.S. Department of State. Documents signed by the following officials require an apostille issued by the U.S. Department of State:
Note: All certifications must include a legible signature of the official’s name, title, and seal of the agency.
State-Issued Apostille Requirements
State-issued documents for use in countries that are members of 1961 Hague Convention must be authenticated by the competent authority in the state where the document was executed.
A state-issued document with an apostille does not require additional certification by the U.S. Department of State or legalization by a U.S. embassy or consulate overseas to be recognized in a participating country. The U.S. Department of State will not issue an apostille for state-issued documents.
State-issued documents for use in countries that are not members of the 1961 Hague Convention may be authenticated with an authentication certificate from the U.S. Department of State. Please see Authentication Certificate Requirements for more information.
Check Your Document Status
To ask about the status of your documents, please call the Office of Authentications at 202-485-8000 on Monday through Friday from 8:00 a.m. to 3:00 p.m.
When calling, you must indicate if a request Form DS-4194 was submitted and provide:
Note: We do not accept FedEx as return mail. All express mail air bill labels sent to the Office of Authentications for the use of returning documents must reflect the customer’s mailing address as both the sender and recipient.
Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961). Распространенные ошибки легализации документов
В современном мире все хорошо знают, что такое апостиль и для чего он существует. В соответствии с Гаагской конвенцией от 05.10.1961 г., апостиль пришел на замену требований легализации иностранных документов. К этой конвенции присоединились государства, пожелавшие отменить требование дипломатической или консульской легализации иностранных официальных документов.
Гаагская конвенция 1961 г. распространяется на официальные документы, которые были совершены на территории одного из договаривающихся государств и должны быть представлены на территории другого договаривающегося государства.
В качестве официальных документов в смысле Гаагской конвенции 1961 г. рассматриваются судебные, нотариальные документы и документы органов ЗАГС. Вместе с тем Гаагская конвенция 1961 г. не распространяется на документы, совершенные дипломатическими или консульскими агентами, а также административные документы, имеющие прямое отношение к коммерческой или таможенной операции.
Не проставляется также апостиль на документы, выданные до момента присоединения соответствующей страны к Гаагской конвенции. Так, нельзя поставить апостиль на документ, выданный, в частности, в России до 31.05.1992 г., или в Украине – до 22.12.2003 г. Что делать в этом случае? В этом случае необходимо получить повторный документ, выданный уже после вступления в силу Гаагской конвенции для соответствующих стран, и на него поставить апостиль.
Распространенные ошибки
Мы все знаем, что на рынке юридических услуг мы часто встречаем людей, имеющих весьма опосредованное отношение к юриспруденции, а в ряде случаев – не имеющих отношение к юриспруденции в принципе никакого. Отсюда распространенные ошибки, когда апостиль ставится на нотариальную копию документа. По внешнему виду и даже по названию обманутый клиент принимает документ именно за «свидетельство с апостилем», но приезжая в другую страну, он с разочарованием узнает, что его документ не признается.
Что подтверждает апостиль, проставленный на нотариальной копии?
В соответствии со ст. 3, 5 Гаагской конвенции 1961 г., апостилем удостоверяется подлинность подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Это все. То есть апостиль на нотариальной копии удостоверяет, что нотариус, удостоверивший документ, в действительности существует. Однако это совсем не то обстоятельство, которое чаще всего необходимо доказать апостилем. Если страна, в которую вы намерены предоставить свидетельство о рождении, требует у вас свидетельство о рождении с апостилем, то апостиль в этом случае должен стоять на оригинале свидетельства о рождении, а не на нотариальной копии. То же самое имеет прямое отношение к судебным документам, документам об образовании, свидетельствам о браке, свидетельствам о разводе и свидетельствам о смерти. Если от вас требуют апостиль на документ, то он должен быть проставлен на документ, а не на его копию. Ваш документ слишком стар для апостиля (например, вы родились в 1980 г., когда Гаагская конвенция 1961 г. еще не действовала ни для одной страны бывшего СССР), значит, вам надо получить повторный документ и на него поставить апостиль. Не пытайтесь обмануть власти ни одной страны: через них проходят тысячи подобных ситуаций, и они отлично знают, как должен быть оформлен иностранный документ.
Есть деятели, которые предлагают проставление апостиля на нотариальной копии не из соображений возраста документа, а из соображений территориального удобства. Например, вы вступили в брак на Украине в 2005 году. Апостиль на свидетельство о браке нужно ставить там же, на Украине. Но вы уже давно там не живете, а вот прямо в месте вашего жительства вам предлагают «отличный» выход: оформить нотариальный перевод вашего свидетельства о браке или изготовить нотариальную копию и на нее поставить апостиль. Это противоречит ст. 2 Гаагской конвенции 1961 г., которой предусмотрено, что апостиль должен быть проставлен строго на территории государства выдачи документа.
Требования к апостилю
Апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом. Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть выполнен на французском языке.
Недавно в своей практике я столкнулась с вопиющим случаем непрофессионализма: мне представили документ, исходящий от секретаря Штата Нью-Йорк, США, в котором было все хорошо и убедительно, кроме одного «но» – отсутствовали слово «апостиль» и надпись на французском языке. Секретарь штата Нью-Йорк выдал этот документ по ошибке, видимо, поленившись удостовериться в том, что Россия является участником Гаагской конвенции. Сертификат соответствия (именно так официально называется попавший мне в руки документ) выдается в случаях, когда страна, в которой предполагается использовать документ, не является участницей Гаагской конвенции. И я подумала, что могло бы случиться, если бы скан этого документа не попал предварительно в мои профессиональные руки, и я, зная требования к апостилям как таблицу умножения, сразу не распознала в этом серьезном государственном документе ошибку. Большинство людей, которые не работают с апостилями каждый день, смогли бы осознать допущенную клерком ошибку много позже.
Кому выдается апостиль?
Гаагской конвенцией 1961 г. (ст. 5) прямо предусмотрено, что апостиль проставляется по ходатайству любого предъявителя документа. Апостиль удостоверяет подлинность подписи, качество, в котором выступило лицо, подписавшее документ, а также подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ. Апостилем не удостоверяется содержание документа! Ваш документ не станет более убедительным только потому, что он скреплен апостилем. Если документ содержит в себе ошибки, неточности, его содержание не соответствует установленным законом требованиям, то в этом случае не торопитесь с апостилем. Вы можете обратиться ко мне с запросом на консультацию (в исключительных случаях консультация может быть предоставлена без оплаты), и я скажу, в чем у вас проблема и как ее исправить.
Я могу составить доверенность или получить повторный документ из органов ЗАГС, судебных инстанций и других учреждений. Для получения повторных документов от вас потребуется доверенность, которая позволит мне действовать от вашего имени и представлять ваши интересы.
Как проверить подлинность апостиля?
В соответствии со ст. 7 Гаагской конвенции 1961 г., каждый орган, уполномоченный проставлять апостили, должен вести книгу записей или карточку, в которых он регистрирует проставленные апостили, указывая при этом порядковый номер апостиля, дату его проставления, а также фамилию лица, подписавшего официальный документ, и качество, в котором оно выступало, а в необходимых случаях – указание органа, поставившего печать или штамп. По требованию любого заинтересованного лица орган, проставивший апостиль, обязан проверить, соответствуют ли сделанные в нем записи сведениям, внесенным в книгу записей или картотеку.
В большинстве случаев подлинность апостиля можно проверить онлайн, на сайте соответствующего органа: введя в соответствующее окно номер апостиля, вы сможете увидеть, когда и кем он был выдан.