как узнать номер исходящего письма
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3
ВХОДЯЩИЕ И ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕГИСТРИРУЕМ ПРАВИЛЬНО
Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:
— рекламные материалы (листовки, программы, проспекты);
— информационные материалы, присланные в виде копий для ознакомления;
— поздравительные письма и телеграммы;
Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.
Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.
Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:
— очередной порядковый номер;
В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
Отметка может проставляться от руки:
│ вх. N 26 от 13 марта 2012 г. │
Или же с помощью резинового штемпеля:
│ «__» ___________________ 20__ г. │
Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.
ОАО
«Бизнес
Портал»
г. Москва
Предложение
по аренде
складских
помещений
После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.
При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.
Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.
Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?
Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.
В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?
Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.
Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.
Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:
— подписания (для документов, не подлежащих утверждению);
— утверждения (для документов, подлежащих утверждению);
— заседания или принятия решения (для протоколов);
На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.
Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:
│ Исх. N К-05/61 │ или так │ Исх. N 61к │
Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.
Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т. п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.
Исходящий номер на документе
Я отправил документы на перевод из Инженерных войск на Флот, есть исходящий номер и дата отправки. Как узнать где они сейчас находятся как отследить?
Подскажите, пожалуйста, будет ли являться законным (в том числе и при обращении в суд) уведомление, направленное арендатору, об отказе от исполнения договора аренды, если при отправке не проставили на письме исходящий номер и дату (не зарегистрировали как исходящий документ). Дата отправки заказным письмом и дата получения указанного уведомления арендатором имеются (на почтовых отправлениях).
Есть ли необходимость уведомлять арендатора новым письмом о том, что это была техническая ошибка и повторно направлять уведомление с указанием номера и даты?
Нами подана жалоба на постановление об административном правонарушении. В Заявлении не указан номер и дата принятия оспариваемого постановления и его оставили без движения. Как правильно исправить допущенные нарушения: составить дополнения к уже поданной жалобе (оформив исходящим документом за текущую дату) или внести изменения в текст документа и подать его дополненным, зарегистрировав исходящим за тем же номером и датой, что и первоначально поданный документ?
Я нахожусь на испытательном сроке (2 мес.), решила уволиться. Сначала меня отговорили, заяв. Не подписали. 19.07.13 я снова написала заявление и зарегистрировала его у секретаря, но почему-то секретарь поставил на нем отметку как исходящий документ (номер исходящий и дату), разве не входящий номер она должна была поставить? 19.07. директор был в отгуле и мой руководитель в отпуске, поэтому передать заявление было некому, оно у меня на руках. Я его отдам 22.07 только, по идее у меня последняя смена должна быть 22.07. Правильно ли я все сделала и уволят меня в этот день или откажут? Меня смущает что секретарь поставила исходящий номер и что я 19.07 никому об увольнении не сказала, т.к. некому было.!
Заблокировали киви кошелек. Ограничение на исходящие операции. Написал заявление в ответ пришло:
Здравствуйте, уважаемый Пользователь!
В целях обеспечения безопасности денежных средств, находящихся на балансе Вашего кошелька, КИВИ Банк (АО) произвело блокировку его интерфейса.
Для рассмотрения Вашего обращения, в ответном письме необходимо предоставить копию объяснения экономической сути входящих и исходящих операций (должно быть написано от руки, необходимо также поставить ФИО, номер кошелька, дату и подпись).
Объяснение экономической сути операций должно быть хорошо читаемым, документ необходимо предоставить в виде фотографии.
Срезы по краям документа не допускаются.
А как её писать правильно я не в курсе.
Помогите пожалуйста. Заранее огромное спасибо.
Банк уступил права требования другому банку, хотя платежи совершались регулярно. Имел ли банк так поступить, даже не уведомив об этом заемщика? По запросу первоначальный банк сообщил, что уведомил меня, указав исходящий номер документа. При этом дата отправки документа на стоит.
Год назад подавал документы на ипотеку, а именно забрать положенные мне деньги. В ВС РФ служу 19 календарный год. В Чите мне сказали что у меня неправильно стоит категория. Звонил уже в Департамент по ипотеке, сказали, чтобы я им дал исходящий номер документов. Дозвониться я не могу до Читы, не отвечают на телефонные звонки. Подскажите что мне делать.
Вам направлено уведомление:
Исходящий номер А 26-19-26069471
Ваше обращение на имя Президента Российской Федерации, направленное 20.03.2016 г., полученное 22.03.2016 г. в форме электронного документа и зарегистрированное 22.03.2016 г. за № 260694, рассмотрено и направлено в Федеральную службу судебных приставов, в Прокуратуру Самарской области в целях объективного и всестороннего рассмотрения с просьбой проинформировать Вас о результатах рассмотрения (часть 3 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 года № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»).
Ваше обращение рассматривается
Организация Прокуратура Самарской области
Исходящий номер А 26-19-26069412
Дата 22 марта 2016 года
И сколько по срокам оно должно рассматриваться? Куда дальше писать? Все сроки прошли по моему.
Проблема в следующем-Без каких либо оповещений сервис киви ограничил исходящие платежи с моего электронного кошелька, перед этим я не о чем не подозревая пополнил счет, вот что мне ответили-(В целях обеспечения безопасности денежных средств, находящихся на балансе Вашего кошелька, КИВИ Банк (АО) произвело блокировку его интерфейса.
Для рассмотрения Вашего обращения, в ответном письме необходимо предоставить копию объяснения экономической сути входящих и исходящих операций (должно быть написано от руки, необходимо также поставить ФИО, номер кошелька, дату и подпись).
Объяснение экономической сути операций должно быть хорошо читаемым, документ необходимо предоставить в виде фотографии.
Срезы по краям документа не допускаются.
Также Вам необходимо пройти идентификацию пользователя. Это можно сделать в ближайшем пункте обслуживания нашего партнёра: https://www.contact-sys.COM/where) Законны ли такие действия и что предпринять в данной ситуации? Спасибо!
Скажите пожалуйста. Я оформляюсь на пенсию,11 апреля 2017 мне 55 лет. Документы я сдала, по некоторым сделали запрос в Подольск-жду ответ, а вот справку о зарплате пенсионный фонд у меня не принял, т.к нет углового штампа, а только исходящий номер и печать. Справка с 1995 по 2000 года. Имеют ли они право не принять справку о зарплате? Спасибо.
Отправил через сайт запрос в военкомат, на мейл пришел ответ (без электронной подписи) реквизиты военкомата есть, исходящий номер в письме тоже есть. Теперь предстоит суд и как мне этот ответ приложить для суда, чтоб этот ответ считался доказательством (т.к. по сути мне прислали ксерокопию на мейл) на какие нормы гпк РФ мне ссылаться или другие НПО, чтобы этот документ приняли как доказательство в суде.
После подписания ст.217, УПК РФ УД было направлено следователем в прокуратуру. Прокурор вернул УД обратно следователю для проведения дополнительных следственных действий. В прокуратуре УД получило входящий номер, и исходящий. Я являюсь участником уголовного дела. Могу ли я требовать в прокуратуре документы, подтверждающие о том что УД было ими принято и возвращено следователю?
Когда оно вернулась с прокуратуры обратно следователю следователь не получил постановление или разрешение о принятии УД к производству и провел следственные действия которые являются не законными. А представил, всё это как будто бы УД было возвращено ему от руководителя следственного органа.
На томе УД стоял штамм из прокуратуры имеющий исходящий или входящий номер. На данный момент данный штамп намеренно заклеен. Есть его фотография, которую суд не принимает. Как доказать что УД поступало и возвращалось из прокуратуры?
На суд представитель ответчика (ООО) принес от него справку, что человек, принявший у меня документ (и расписавшийся на нём о принятии), на момент принятия не являлся сотрудником ответчика.
Справка имеет следующий вид:
Настоящая справка дана по месту требования и подтверждает, что в период такой-то в штате ООО гражданин такой-то не числился.
Генеральный директор, ФИО, подпись
На справке стоит только подпись генерального директора без печати.
Номер исходящего стоит в формате «Исх XXX»
В тоже время, когда ранее ко мне приходили письма от ответчика с печатью организации, исходящий был в формате «XXX/XXX/XXX».
Может ли это быть основанием для суда усомниться в достоверности этой справки (и направить запрос в ПФР на установление места работы) и есть ли какие-то регламенты для подобных справок: нужна ли печать на такой справке и должен ли быть одинаковый формат исходящих номеров.
Получил травму на службе во уфсин. Долго оформляли и тянули на ВК уфсин время для отправки документов в Москву для подтверждения травмы. Два месяца уже не было ответа. Ещё отправили все оригиналы и мед книжку в результате в Москве не могут найти мои документы. В местном ВК говорят что отправлено и дают исходящий номер. Что делать подавать в суд. на руках есть копия служебной проверки, больничный лист диск с ркт перелома.
Произошла ДТП, у виновника ДТП как оказалось, страховая компания лишена лицензии. Я подала необходимые документы в свою страховую компанию, где мне произвели оценку поврежденного автомобиля и передали весь пакет документов в страховую компанию «Альфа-страхование», которая по соглашению несет обязательства за лишенную лицензии компанию. Это было в ноябре 2009 г. Я неоднократно звонила в «Альфа-страхование» и мне пояснили, что документы передали в «Альфа-страхование»г. Ростова на Дону. Там отвечают, что мои документы передали на рассмотрение в «Альфа-страхование» г. Москвы, исходящий номер мне сообщить отказываются. Вся эта волокита длится по сей день. Что вы посоветуете мне предпринять в данной ситуации. И как должна происходить вся процедура в аналогичных ситуациях.
Мужу на телефон пришло смс сообщение с текстом что он пополняя номер мобильного через терминалы оплаты стал обладателем автомобиля. Вся подробная информация на сайте www.mustang77.ru или по номеру +78462737777. Сообщение пришло с номера 89083927792. Перейдя на сайт всплыло окошко: ваш номер +7921 (далее указан номер) стоимость подписки 8 рублей, нажмите ОК. При том смс пришло на мобильный, а подписка предлагается на номер модема. Условия получения приза таковы:
4 Победители определяются независимо путем электронного отбора.
4.1. Если Вы нашли свой номер в списке выигрышных номерoв и вам его подтвepдили, тогда Вам необходимо. Подать Анкету участникa. И дождаться ответа оператора. Получить инструкции и зарегистрировать Ваш номер. После прохождения стандартной регистрации необходимо прислать на e-mail цифровой сертификат, полyчeнный в смс. Если будет необходимоcть, сотрудники в праве потpeбoвaть копии следующих документов
* Дoполнитeльный документ подтверждающий Вашy личность (водительское удостоверение, пенсионное свидетельство, военный билет, заграничный пacпоpт)
5. Для регистрации в системе и полyчeния цифрового сертификата (сертификата дaющего право на полyчeниe Вашего приза) необходимо в течении одного часа, поcлe подaчи анкеты и полyчeния инструкций, вocпользoвaтьcя аппаратом самообслуживания (тepминалoм) и пополнить баланс своей выигрышной сим-карты в размере не мeнеe 1% от суммы выигрыша.
Дeнежныe средства затраченные на прохождение стандартной регистрации будут активированы на балансe выигрышной сим-карты и Вы вправе их расходовать по своему ycмотpeнию (совершать исходящие вызовы, отпpaвлять SMS и MMS сообщения согласно Вашeмy тарифному плану).
Обращаем Вашe внимание на то, что пополнениe балансa cвoего номерa Вам необходимо совершать в присутствии наших oпepaтоpoв. To есть, когда Вы будетe готовы пополнить свой баланс не мeнеe 1% от суммы выигрыша и будетe наxoдитcя возле аппарата самообслуживания (тepминалa), перед пополнениeм cначaлa необходимо дозвониться до наc, попpocить связать ваз c вашим peгиcтpaтоpoм и подключить ваш номер на регистрацию.
Peгиcтpaтоp определить модель тepминалa возле котоpoгo Вы наxoдитecь и установить активное coeдинениe, чтобы нашa система могла зарегистрировать пополнениe Вашего номерa и активировать 8-ми значный пинкод дающий право на полyчeниe приза, либо дeнежнoй компенсации.
Зapaнеe убедитесь, что тepминал выдает квитанции, котоpыe регистрируются дополнитeльнo как платежный документ.
Пoполняя баланс своей выигрышной сим-карты на 1%, Вы подтвepждaeтe свое участие в акции, регистрируйте приз за своим номером и нашa система активирует 8-ми значный пинкод дающий право на полyчeниe приза.
Мы не являемся cотовoй компанией и не может осуществлять дeтaлизацию Ваших платежей, поэтомy : He допycкaйтe ошибок, перед пополнениeм cвoего номерa, oбязатeльнo нужно дозвониться и подключить номер, баланс котоpoгo Вы пополняeтe на регистрацию.
6. Получив CMC c сертификатом необходимо пpeдоcтaвить его на сайте по форме обратной связи напиcaв обращение по образцу yкaзаннoмy на странице.
Некоторые секреты входящих документов
Ю.С. Задорина, документовед
Каждый секретарь сталкивается с документами, поступившими в компанию извне. На сегодняшний день нет строгих правил, устанавливающих единообразный подход к процедуре регистрации документов и работы с ними: жесткие инструкции остались в прошлом, на смену им пришли мягкие Методические рекомендации, содержащие расплывчатые указания об общих принципах работы с документами, без конкретизации и пошаговых советов. Кроме того, рекомендации ориентированы на органы государственной власти и муниципалитеты, поэтому частные компании вправе организовывать работу с документами по своему усмотрению.
На фоне отсутствия четких инструкций все чаще из уст секретарей звучат просьбы помочь направить входящий документопоток в нужное русло и разобраться с «запутанными» ситуациями, связанными с поступившими документами.
Несмотря на то, что процесс прохождения входящей корреспонденции имеет свои правила, одинаково применимые как к бумажному, так и к современному электронному делопроизводству, соблюдение которых позволяет секретарю переходить из компании в компанию без потери профессиональной репутации, следует помнить, что жизненный путь поступившего документа напрямую зависит от структуры фирмы, поставленных задач, интенсивности переписки, оснащенности техническими средствами и даже от личности руководителя. Поэтому безукоризненно отлаженная форма работы с входящей корреспонденцией крупного многопрофильного предприятия может категорически не подходить для маленькой фирмы.
Разрабатывая маршрут прохождения документа, полученного от сторонней организации, следует руководствоваться главным принципом делопроизводства – целесообразностью, т.е. из разнообразия вариантов следует подобрать наиболее подходящие для конкретных условий методы учета переписки, используемые для этих целей технические средства, а также учесть нюансы, свойственные документам конкретной компании. Результатом должен стать четко и детально прописанный процесс работы с документами.
Сортировка
Вне зависимости от способа поступления документов, необходимо проверить правильность адресования (доставки), целостность упаковки (если есть) и полноту вложений. Ошибочно доставленные документы возвращаются в почтовое отделение или направляются отправителю с приложением акта.
Конверты с пометкой «Лично», не вскрывая, передают адресату.
Конверты (упаковка) прилагаются к письму в случаях, если обратный адрес указан только на конверте. Кроме того, целесообразно оставлять конверты, содержащие судебные документы.
Во всех остальных случаях конверты после изъятия из них вложений можно выбросить.
Допустимо ли вскрывать конверты входящих писем, если в адресе помимо наименования организации указана фамилия сотрудника? Дело в том, что большая часть писем, адресованных, например, лично генеральному директору, не имеет первостепенной важности и фактически может и должна быть передана не первому лицу компании, а нижестоящим структурным подразделениям.
Письма с пометкой «Лично» принято передавать адресату не вскрывая. Данное правило смело можно распространить на письма, адресованные конкретному сотруднику. Однако письма, поступившие на имя руководителя предприятия, не являются частной перепиской. В данном случае фамилия руководителя на документе – лишь элемент делового этикета. Такие письма не только вскрывают и регистрируют, но и, оценив содержание, передают на рассмотрение тому уполномоченному лицу, в чье ведение входит решение перечисленных в документе вопросов.
Поступившие извне документы сортируют на регистрируемые и нерегистрируемые.
Допускается передавать напрямую документы, адресованные конкретному сотруднику. Не подлежат регистрации приглашения, поздравления, а также письма рекламного характера. Они передаются адресатам или в профильные подразделения. Зачастую рекламодатели всячески стараются придать «важность» своим коммерческим предложениям: они проставляют исходящий номер, оттиски печати и направляют их заказным письмом. Существуют письма, содержащие спам, но упакованные в конверты с отметками «ВАЖНО!» и «Правительственное».
Наличие почтового уведомления, исходящего номера или иных отметок на коммерческом предложении не должно влиять на его значимость в глазах секретаря. Такие письма передаются в профильные подразделения без регистрации.
Особую часть поступивших документов составляют бухгалтерские счета, акты выполненных работ и т.п. Бухгалтерский документооборот отличается от общего и регламентируется не инструкцией по делопроизводству, а учетной политикой компании, в которой нет ни слова о роли секретаря (или службы ДОУ) в бухгалтерском учете. Другими словами, поступившая бухгалтерская документация должна быть передана в бухгалтерию без регистрации. Учет и сохранность таких документов должен организовать главный бухгалтер силами своих подчиненных.
Однако многие секретари сталкиваются с ситуациями, когда утрата таких документов вменяется именно сотруднику, ответственному за обработку поступившей корреспонденции. В результате они тратят неоправданно много времени на регистрацию бесчисленных счетов, накладных и счетов-фактур, что не только не застраховывает от их потери, но и никак не восполняет утрату.
В любом случае (с регистрацией или без таковой) утраченный бухгалтерский акт или счет-фактура восстановимы: достаточно связаться с контрагентом и попросить продублировать потерянный документ, что продуктивнее, чем тратить время на поиск виновных или взваливать на секретаря неоправданную нагрузку по регистрации документов.
Нужно ли регистрировать письма, присланные по факсу?
Вопрос, к какой категории – регистрируемых или нерегистрируемых – отнести документы, полученные по факсу или электронной почте, вызывает много споров. Многие корифеи делопроизводства придерживаются мнения, что такие документы не имеют юридической силы, а посему не подлежат не только регистрации, но и рассмотрению. Это мнение подтверждают требования безопасности при предоставлении третьим лицам персональных данных, банковской тайны и т.п.: такие сведения недопустимо передавать без идентификации запросившего их лица, что невозможно сделать по факсу.
С другой стороны, подобные взгляды идут вразрез с современными технологиями, призванными ускорить решение многих вопросов. Во многих компаниях факс – основной канал обмена информацией: так, в туристическом бизнесе бронирование осуществляется преимущественно по факсу. Центральный банк России рассылает электронные версии своих указаний и запросов без досылки бумажного носителя. На правительственном уровне взят курс на повсеместный переход к электронному документообороту.
Игнорирование запросов клиентов, а тем более вышестоящей организации или контролирующего органа (прокуратуры, МВД, налоговой службы), поступивших по факсу, может повлечь негативные последствия.
Кроме того, секретари по опыту знают: каждый присланный факс сопровождается «подтверждающим» звонком, когда автор запроса уточняет получение факса, спрашивает фамилию принявшего. В будущем он неоднократно позвонит, чтоб узнать, на какой стадии находится рассмотрение вопроса. Вы готовы держать в памяти все поступающие факсы?
Так как же быть? Оцените содержание документа. Если перед вами не реклама, не присланный кому-то из сотрудников текст и автор запроса указал о себе полную информацию, то регистрируйте. Решение отвечать на запрос или оставить его без внимания не входит в компетенцию секретаря.
Обратите вниматие! В Федеральном законе от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (в ред. от 27.07.2010; далее – Федеральный закон № 59-ФЗ) электронный документ стоит в одном ряду с классическим письмом: «обращение гражданина – направленные в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в письменной форме или в форме электронного документа 2 предложение, заявление или жалоба» (п. 1 ст. 4).
В нашу организацию приходят письма от индивидуальных предпринимателей или организаций без исходящего номера документа. Это объясняется тем, что у них отсутствует документооборот. Могу ли я их принимать и регистрировать, и если нет, то чем это регламентируется? Ведь не принимать документы я не могу.
Отсутствие регистрационного номера или даты документа, несоответствие расположения реквизитов, а также рукописное изложение текста не дают оснований для отказа в регистрации.
Такие документы регистрируют в общем порядке. В случае отсутствия регистрационного номера документа в графе «Индекс входящего документа» проставляют отметку «б/н» – без номера.
Документы, подлежащие регистрации, могут иметь разную степень значимости. Сжатые сроки для ответа и суровые штрафы за несоблюдение этих сроков содержатся в Налоговом кодексе Российской Федерации (НК РФ) и ряде ведомственных инструкций. Поэтому на данном этапе следует вычленить из общей массы поступившей корреспонденции документы группы риска – они подлежат первоочередной регистрации. В зависимости от характера переписки документы могут также сортироваться по видам (например, в отдельную группу откладывают и регистрируют обособленно обращения граждан). Приведем пример:
Извлечение
из Инструкции по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации
(утверждена приказом Генпрокуратуры РФ от 29.12.2011 № 450)
2.4.1.1. Поступающая корреспонденция регистрируется в зависимости от вида и содержания документа на алфавитной или ведомственной карточке.
В первую очередь регистрируются документы особого контроля, поручения руководства и обращения с личного приема. Корреспонденция, изъятая из ящика «Для обращений и заявлений», регистрируется в общем порядке.
Регистрация
На документах, подлежащих регистрации, проставляется отметка о поступлении. Отметка должна содержать наименование организации, дату (при необходимости – часы и минуты) поступления и учетный номер. В ряде организаций также указывают количество листов документа. Для удобства используют штампы или датеры.
Согласно приложению А к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» за данной отметкой закреплен правый нижний угол лицевой стороны документа.
Нумеруют входящие документы валовой нумерацией в пределах календарного года. В случае необходимости входящий номер может быть дополнен опознавательным индексом. Например, при регистрации обращений граждан принято дополнять входящий индекс первой буквой фамилии заявителя.
Регистрационный номер также можно дополнить информацией о способе поступления документа. Например, индекс Ф указывает на то, что документ поступил по факсу, а индекс Э или ЭП напомнит, что обращение пришло по электронной почте.
Если в организации принята децентрализованная система регистрации поступающей корреспонденции, входящий номер следует дополнить индексом подразделения, осуществлявшего регистрацию. Индекс подразделения целесообразнее брать из номенклатуры дел. Например:
Документы, поступившие в организацию, регистрируются один раз в день поступления. Исключение составляют обращения граждан, которые допускается регистрировать в течение 3 дней с момента поступления. В дальнейшем при передаче из подразделения в подразделение документ учитывается под своим первоначальным входящим номером. Никакие дополнительные регистрационные индексы внутренних структурных подразделений на нем не ставятся.
Регистрацию документов можно вести в журнале учета, на специальных регистрационных карточках или в электронном виде (используя Excel или СЭД).
Основная информация о поступившем документе, вносимая в регистрационную форму:
В зависимости от специфики компании в учетную форму могут вноситься иные сведения. Например, кредитные организации при регистрации запросов налоговой службы указывают наименование компании, в отношении которой сделан запрос.
Заполняя поле «Индекс и дата, указанные на документе отправителем» в электронном формате, придерживайтесь принципа единообразия. Индекс целесообразно указывать без знака «№», а также без пробелов. В случае поступления повторного документа с уже имеющимся в базе индексом программа сообщит об этом, экономя ваше время на дублировании выполненной работы. Это особенно актуально, если документ уже был ранее получен по факсу.
Наличие под исходящим номером заполненной ссылки на № и дату говорит о том, что перед вами ответ на направленный организацией запрос. В данном случае регистратору следует внести информацию о поступившем ответе в журнал (базу) учета исходящих документов (Пример 1).
Пример 1
Внесение в журнал учета исходящих документов информации о полученном ответе
Получен ответ.См. вх. № 345 от 04.04.2012
Нужно ли регистрировать в журнале входящей корреспонденции вернувшиеся письма, т.е. письма, написанные нашим предприятием и зарегистрированные как исходящие для физических лиц, но не полученные по причине их невручения (истечения срока хранения на почте)? Если да, то какой документ регламентирует это?
Информацию о возврате недоставленного письма целесообразнее указывать в журнале учета исходящей корреспонденции (Пример 2). А вот регистрировать их в журнале поступившей корреспонденции не надо.
Пример 2
Внесение в журнал учета исходящих документов информации о возврате отправленного документа
Передача на рассмотрение
Зарегистрированную документацию вновь сортируют – на этот раз по тематике. Полученные документы, в зависимости от затронутых в них вопросов и принятой в организации системы рассмотрения документов, раскладываются по папкам, которые передают на рассмотрение первому лицу компании, его заместителям или главному бухгалтеру. Если на предприятии внедрена СЭД, документ сканируют, прикрепляют к учетной карточке и в таком виде направляют уполномоченным лицам на рассмотрение.
Сотрудник, ответственный за учет полученной корреспонденции, должен быть осведомлен о разделении полномочий между руководителями предприятия.
Результатом рассмотрения является резолюция, которую руководитель (или уполномоченное лицо) накладывает на документ. В ней указывается, что, кому и в какие сроки поручает сделать руководитель в отношении указанных в документе вопросов.
Руководитель (уполномоченное лицо) может изложить поручение на документе (или в электронной карточке, если на предприятии принят электронный документооборот). Допускается оформление резолюции на отдельном листе (обычно формата А5) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (Пример 3). Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело. Для типовых документов, требующих однотипных процедур исполнения, целесообразно заготовить шаблоны резолюций.
Пример 3
Оформление резолюции на отдельном листе
ОАО «Ромашка»
Заместитель директора
по экономической безопасности
Кому: А.А. Иванову, П.П. Петрову
Поручение: Прошу провести проверку изложенных фактов и подготовить ответ.
Семенов Е.Е. Семенов
К вх. № 159 от 30.03.2012
Передача на исполнение
После рассмотрения руководителем (или уполномоченным лицом) документ вновь возвращается в службу, ответственную за учет документации. Содержание резолюции вносится в учетную форму (если это не было сделано автоматически в СЭД). При бумажном документообороте документ тиражируют по числу исполнителей и незамедлительно передают в подразделения, при этом факт передачи подтверждают личной подписью исполнителя в журнале учета или в резолюции (напротив соответствующей фамилии).
Документы, поступившие в электронном виде, перенаправляются исполнителям по электронной почте с указанием в теле электронного сообщения, кто распорядился направить документ данному сотруднику и с какой целью. Содержание резолюции (поручения) излагается дословно, без искажения. Например: Направляется по поручению главного бухгалтера для включения в бюджет 2012 года.
По почте к нам поступил документ на бланке с регистрационным номером, направленный в юридическую службу, но как таковой юридической службы у нас нет – есть просто юрист. Документ содержит вопросы и подписан ведущим экономистом и начальником отдела кадров. Имеет ли право юрист дать ответ и поставить свою подпись на бланке нашей организации?
Порядок рассмотрения поступивших извне запросов и подготовки ответов определяется внутренними инструкциями, принятыми в организации. Третьи лица (в данном случае – направившие запрос) не вправе указывать, какой сотрудник организации должен рассмотреть их письмо. Это право принадлежит исключительно руководителю вашей компании. Если он делегировал юристу полномочия вести переписку от имени организации, юрист может поставить свою подпись под ответом. В данном случае ответ оформляется обычным порядком на бланке организации.
Исполнение документа
Под исполнением понимают решение поставленных в документе вопросов. Так, исполнением приказа вышестоящей организации может быть проведение каких-либо мероприятий, пересмотр порядка ведения определенных процессов. Выполнение жалобы гражданина подразумевает проверку изложенных фактов. Как правило, итогом исполнения документа является ответ. Однако не все документы, поступившие в организацию, требуют исполнения и ответа. Часть из них присылается в порядке информации.
Каким должен быть срок исполнения входящего письма, если руководитель не указал в резолюции срок исполнения?
Сегодня единых сроков ответа на запрос не установлено. Коммерческие организации сами вправе устанавливать их на письма-запросы. Эти сроки закрепляются во внутренних нормативных документах. Если ни в тексте документа, ни в резолюции руководителя нет указания сроков, современный деловой этикет предписывает дать ответ в течение 10–14 дней. Этого времени обычно достаточно, чтобы разобраться в ситуации.
Обратите внимание! В Приложении 10 «Перечень типовых сроков исполнения документов» ГСДОУ 3 устанавливались следующие сроки исполнения:
Однако в настоящее время ГСДОУ не является нормативным документом и ее положения можно рассматривать не более чем как рекомендации.
При установлении сроков ответа следует внимательно изучить нормативные документы, регламентирующие направление деятельности конкретной организации.
Извлечение
из Федерального закона № 59-ФЗ
Статья 12. Сроки рассмотрения письменного обращения
Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации
Статья 86. Обязанности банков, связанные с учетом налогоплательщиков
Статья 93. Истребование документов при проведении налоговой проверки
[…] 3. Документы, которые были истребованы в ходе налоговой проверки, представляются в течение 10 дней (20 дней – при налоговой проверке консолидированной группы налогоплательщиков) со дня получения соответствующего требования.
Статья 93.1. Истребование документов (информации) о налогоплательщике, плательщике сборов и налоговом агенте или информации о конкретных сделках
[…] 5. Лицо, получившее требование о представлении документов (информации), исполняет его в течение пяти дней со дня получения или в тот же срок сообщает, что не располагает истребуемыми документами (информацией).
Не забывайте, что порой несоблюдение предписанных для ответа сроков влечет суровые последствия.
Извлечение
из Налогового кодекса Российской Федерации
Статья 126. Непредставление налоговому органу сведений, необходимых для осуществления налогового контроля
1. Непредставление в установленный срок 6 налогоплательщиком (плательщиком сбора, налоговым агентом) в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных настоящим Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах, если такое деяние не содержит признаков налоговых правонарушений, предусмотренных ст. 119 и 129.4 настоящего Кодекса, … влечет взыскание штрафа в размере 200 рублей за каждый непредставленный документ.
Статья 135.1. Непредставление банком справок (выписок) по операциям и счетам в налоговый орган
Непредставление банком справок о наличии счетов в банке и (или) об остатках денежных средств на счетах, выписок по операциям на счетах в налоговый орган в соответствии с п. 2 ст. 86 настоящего Кодекса и (или) несообщение об остатках денежных средств на счетах, операции по которым приостановлены, в соответствии с п. 5 ст. 76 настоящего Кодекса, а также представление справок (выписок) с нарушением срока или справок (выписок), содержащих недостоверные сведения, влечет взыскание штрафа в размере 20 тысяч рублей.
Отметка об исполнении документа
Информацию об исполнении вносят в журнал (базу) учета входящих документов (Пример 4). Помимо номера и даты ответа можно указать способ передачи ответа (почтой, лично и т.п.). Не доверяйте своей памяти: если в процессе прохождения документа возникли осложнения (ошибочная засылка, нарушение срока предоставления ответа и т.п.), фиксируйте эти факты в журнале (базе) учета. Также следует вернуться к учетной записи в случае продолжения переписки. Ниже приведена типовая схема прохождения входящих документов.
Пример 4
Внесение в журнал учета входящих документов дополнительной информации