что нужно учитывать при подготовке мероприятий выберите несколько вариантов ответа
8 шагов для организации успешного мероприятия
Независимо от типа события, есть ряд конкретных вещей, о которых важно помнить и о которых мы расскажем в статье.
1. Площадка
После выбора темы мероприятия проанализируйте, кто ваша аудитория, оцените ее масштабы и приступайте к решению одной из задач — выбор площадки для проведения. Выбирать площадку нужно не при помощи интуиции, а опираясь на опыт (свой или других организаторов).
Недостаточно посмотреть фотографии объекта. Если площадка не знакома, то заранее оцените ее “вживую”, во избежание недоразумений. Необходимо позаботиться о том, чтобы место проведения было удобным и практичным для спикеров и зрителей. Заранее уточните наличие указателей, чтобы никто не заблудился перед началом. Иначе вместо отслеживания плана программы, вы будете тратить время на координирование “потеряшек”.
Оставьте несколько вариантов на выбор. Затем вы без проблем решите, какая больше всего подходит. Если площадка открытая, то в случае изменения погодных условий, следует заранее установить навесы. Не забудьте заключить подробный договор с площадкой, прописав все до мельчайших нюансов.
2. Техническое оснащение
Ни одно масштабное мероприятие не проходит без специального оборудования. Вам не обойтись без хорошо поставленного света и звука. В случае оренды профессиональной аппаратуры проконтролируйте предоставление разрешительных и согласованных документов на установку и монтаж.
Установка технического оснащения — только часть работы. Ведь без постоянной подачи электричества ничего работать не будет. Продумайте бесперебойное подключение приборов, чтобы избежать энергетической перегрузки. Некоторое оборудование требует согласований на городском уровне. Учитывайте данные требования при подборе техники, особенно это правило касается использования спецэффектов.
Помните, организатор решает технические и бытовые вопросы. Не забудьте заключить договор и подключить к работе кейтеринговую службу, которая займется обслуживанием зоны отдыха и питания, а клининговую службу для поддержания чистоты и комфорта во время и после ивента.
3. Программа и спикеры
На этом этапе вы уже знаете, кто будет главным гостем мероприятия, как и его программу. Всегда поддерживайте связь с выступающими и спикерами. Если организацией занимается несколько человек, то у вас не должна разниться информация о дате, месте, времени и продолжительности ивента.
Заблаговременно до начала события составьте четкую программу по минутам (тайминг), чтобы не возникло непредвиденных сдвигов. Ознакомьтесь с презентациями выступающих или концертной программой музыкантов, и убедитесь, что отведенного времени хватит. Учитывайте перерывы. Зрители устают от насыщенного расписания – это тоже необходимо учесть.
Если мероприятие требует регистрации или купленного билета, продумайте заранее механизм проверки участников. Наконец, назначьте ответственных и отрепетируйте все до мелочей. Выбиваться из графика нельзя.
4. Создание сайта/страницы события
На дворе 21 век. Время раздачи бумажных приглашений и листовок давно прошло. Пора браться за современную артиллерию в виде сайтов, лендингов, страниц в соц.сетях и т.д.
Создать такую страницу (лендинг) проще всего с помощью специальных конструкторов. Они не требуют навыков программирования, работать с ними может каждый. Для примера возьмем специализированный сервис Nethouse.События. Он заточен под организаторов. Сервис разрешает создавать страницы ивентов с регистрацией, или без, продажей билетов онлайн и т.д.
За полчаса с помощью удобного редактора вы самостоятельно создадите страницу мероприятия, управляя настройками и блоками: обложка, описание, спикеры, партнеры, программа, фото и видео, контакты, отзывы и т.д. Тему (дизайн) можно изменить в любой момент в пару кликов мыши. В результате вы получите адаптивную страницу, которая одинаково отображается на компьютерах, смартфонах и планшетах.
Прямо с созданной страницы можно поделиться ссылкой на мероприятия во всех популярных социальных сетях. Продвижение играет важную роль в успехе события, поэтому мы посвятили этому отдельный раздел статьи.
5. Создание визуального образа
Мало вещей, за исключением яркой мелодии, запоминаются быстрее, чем сильный визуальный образ. Лого уникален в том смысле, что он производит впечатление на людей, будь-то в электронном письме или плакате на улице.
Такое изображение сопровождает вас и организованный ивент на всем пути — с веб-сайта до сумок и футболок. Он станет образом, которые делегаты будут ассоциировать с мероприятием или конференцией.
Люди посещают их по разным причинам, но чаще они хотят повеселиться, узнать новую информацию и вдохновиться. Он должен одновременно вдохновлять людей и придавать им месседж ивента. Потратьте пару минут и создайте визуальный образ мероприятия с помощью онлайн-сервиса, например, Logaster. Создав лого самостоятельно, вы вложите в него частичку себя. Люди это обязательно оценят.
6. Продажа билетов и закрывающие документы
Часто сложности в организации начинаются именно здесь. Например, для подключения продажи билетов приходится идти в банк и проводить “идентификационный” платеж. Или самостоятельно заниматься подготовкой закрывающих документов для корпоративных клиентов. Или несколько дней ожидать вывода средств, и отдать комиссию до 15% за вывод. Сервис Nethouse.События постарался учесть все эти негативные моменты и снять часть головной боли с организаторов.
7. Продвижение
Рекламируйте ивент всеми доступными способами. Начните с простого — расскажите о нем на страницах в социальных сетях. В случае если вы уже организововали подобное мероприятие, сделайте рассылку по его участникам. Попробуйте разные виды платного трафика: в поиске и рекламных сетях Яндекс и Google, в лентах ВКонтакте, Facebook и Instagram. Не забудьте периодечески оценивать эффективность рекламных каналов с помощью Яндекс.Метрики и Google Analytics. Для этого маркируйте все ссылки UTM-метками и настройте цели на регистрацию или покупку билета, в зависимости от специфики ивента. Отсекайте все, что не работает на вас.
8. Партнёры и спонсоры
Они способны не только увеличить охват аудитории, но и привлечь дополнительные средства и активности (розыгрыш призов, фотограф, развлекательная программа в перерывах и тд.). К тому же, привлечение влиятельных партнеров способно поднять статус ивента и привлечь больше аудитории.
Партнеры взамен получают рекламу бренда. Как правило, выделяется специальная зона, на которой располагаются их стенды.
В заключение
Организация события – сложный процесс, поэтому очень важно все распланировать. Составьте чек-лист и разбейте его на блоки, например, “Привлечение участников”, “Запуск лендинга”, “Площадка”, “Спикеры”. Если вы организуете мероприятие не один, назначьте ответственного за каждый блок. Также не забудьте заключить договоры с спонсорами и контрагентами. Помните, что чем больше вы будете проводить мероприятий, тем лучше будет получаться и меньше времени будет уходить на подготовку. Удачи!
7 советов по организации успешного мероприятия
Ивент — это индустрия, отличающаяся высокой многозадачностью, поэтому тех, кому больше по душе сосредотачивать все свое внимание на одном объекте, здесь не ждут. Как оказалось, лишь 10% людей обладают «цезарской» способностью делать несколько дел одновременно; к сожалению, остальные просто не вписываются в безумный ритм этого рынка.
Если вы не любите рутину, предпочитаете активный образ жизни и готовы справляться с высокими нагрузками — добро пожаловать в ивент! Возможно, именно эта статья разбудит в вас творческий потенциал и даст толчок к развитию в сфере ивента.
1. Внимание к мелочам
Мелочи, как известно, составляют целый образ, а одна маленькая деталь способна разрушить имидж целого мероприятия. Очевидным доказательством этой непреложной истины является один интересный случай. Как-то раз во время организации одного мероприятия в автосалоне начинающий ивентор забыл предупредить моделей-участниц события о цвете туфель, которые надо было взять с собой. Для каждой был подобран и составлен отдельный красивый вечерний образ с коктейльным платьем, шикарной укладкой и до мелочей продуманным бьюти-образом, но из-за мелкого недочета в работе новичка-организатора образы моделей остались незавершенными. Двадцать девушек пестрили обувью разных расцветок, и если атмосфера мероприятия в целом не была испорчена этой неприятностью, то осадок в душе стилистов и организаторов, безусловно, остался.
Стоит ли говорить, что в процессе подготовки мероприятия нужно не только погружаться с головой, но и тщательно учитывать каждую деталь при его организации. Необходимо продумать и предотвратить все возможные варианты, которые могут помешать в организации события. Для организатора мероприятия должно быть важно мнение каждого участника, будь то обслуживающий персонал или самые почетные гости. Вклад каждого человека в проводимое событие должен быть по достоинству оценен и замечен с тем, чтобы, во-первых, подтвердить свой профессионализм и, во-вторых, работать на свой личный бренд, имидж и репутацию, которые так важны в сфере ивент-бизнеса.
2. Хочешь сделать хорошо — сделай это сам
«Мероприятие оказалось на редкость скучным. Если бы во время обеда в комнату заглянул инопланетянин, он бы решил, что гуманоиды общаются между собой посредством звяканья вилок о ножи», — Уильям Сатклифф.
Главная проблема всех начинающих организаторов — это отсутствие обширной базы утвержденных подрядчиков и опытной, грамотной команды, поэтому контроль за процессом организации следует еще более ужесточить и осуществлять буквально 24 часа в сутки. К чему нужно быть готовым, если собираешься стать профессионалом-ивентором?
Во-первых, отвыкни от сна. Накануне запуска проекта ивентор редко может позволить себе понежиться в постели, вместо этого нередки случаи, когда бедолага вынужден сорваться ночью в типографию, чтобы убедиться в цвете печати баннера, к примеру. Ответственный организатор-новичок при выборе кавер-группы, с которой можно будет заключить контракт на мероприятие, заранее придет на выступление группы, чтобы определить, подходит ли она для сотрудничества. При отсутствии наработанной базы по кейтерингу организаторам необходимо проводить тест-фуд для проверки качества предоставляемых блюд.
Все это необходимо для того, чтобы в дальнейшем избежать недопониманий и разногласий с клиентом, но трудности меркнут перед тем, какое вы создаете себе имя в результате кропотливой работы, как мечтают работать именно с вами и с каким множеством интересных, одиозных, неоднозначных, но, безусловно, захватывающих людей вы знакомитесь.
3. Стрессоустойчивость
«Кто не падает – тот не встает», – сказал как-то боксер Федор Емельяненко после поражения своему бразильскому коллеге Фабрисио Вердуму.
Что-то подсказывает, что афоризм, который необходимо выучить наизусть во избежание лишней нервотрепки, – не только спорт. Ошибки и провалы – лучшие учителя в жизни при условии, что вы хорошо усваиваете ее уроки. Главное – вовремя собраться, признать свое поражение и постараться исправить его последствия. Горячее сердце и холодный разум всегда подскажут правильный выход из любой ситуации.
4. Пунктуальность
Время – важнейший ресурс в ивенте. Ивентор должен взять за правило приезжать на проект раньше всей остальной команды, что свидетельствует о высоком профессионализме работника. Стоит организатору лишь один раз опоздать на мероприятие – и его репутация будет испорчена, доверие к нему утрачено, а команда и участники станут позволять себе халатное отношение к проекту.
5. Скорость
Время перед мероприятием пролетает как одна секунда, поэтому просто необходимо, чтобы площадка, приглашенные звезды и ведущие были полностью подготовлены и проинструктированы в день проведения, а все детали проекта были уже улажены и оговорены. Для того чтобы быть спокойным хотя бы за техническую сторону мероприятия, стоит провести генеральную проверку хотя бы за два часа до его начала. Event-менеджер обязан быть общительным, активным, постоянно контролировать ситуацию, мгновенно решать возникающие вопросы и быстро реагировать на непредвиденные сложности. Хочется разорваться на несколько частей? Ускоряйтесь!
6. Постоянное обучение
Учитесь, учитесь и еще раз учитесь. Процесс развития не должен останавливаться, ведь именно оставаясь в курсе самых последних тенденций и новостей из самых разных сфер, вы повышаете собственную квалификацию. Стремитесь первыми узнавать веяния моды, находить самых лучших подрядчиков, запоминающихся артистов, креативных стилистов и записывать все необходимые контакты. Ваш ежедневник должен пестрить новыми записями и идеями — только так можно идти в ногу со стремительной event-индустрией.
Учитесь у лучших: посещайте лекции, мастер-классы, презентации и семинары по событийному бизнесу и интересуйтесь всем на свете. Предупрежден – значит вооружен в наш век информационного бума, когда владение информацией означает уже полпобеды над остальными конкурентами. С другой стороны, никто не отменял взаимопомощь и доверие, и, помогая своим конкурентам сегодня, вы можете рассчитывать на руку помощи завтра.
Прежде всего стоит оставаться человеком и не стремиться перегрызть глотку всякому, кто вздумал встать у вас на пути. Задумайтесь: чем может быть одинаково полезно вам обоим знакомство друг с другом? Чем можно поделиться? Что приобрести? Налаживание деловых контактов, в конце концов, –основа современной бизнес-дипломатии.
7. Внешний вид
Не оставайтесь «сапожником без сапог»: следите за деталями своего образа, имиджа и репутации. Личный бренд выстраивается точно так же, как и бренд продукта или компании, – неповторимый стиль в одежде, вкус, ухоженность, поставленная речь, опрятность, харизматичность и позитивный настрой сослужат вам верную службу. Как показывают исследования, на подсознательном уровне люди больше прислушиваются к мнению внешне привлекательного человека. Ваши советы будут иметь особую ценность в глазах окружающих, если вы позаботитесь о собственным внешнем виде и не будете упускать из виду ни малейшей детали.
Будьте всегда на шаг впереди клиента. Определяйте его цели и задачи, которые он хочет реализовать. Думайте об итогах своей работы. Вдохновляйте и вдохновляйтесь, ищите новые идеи и расширяйте горизонты. Забудьте об ограничениях, штампах и шаблонах, стремитесь к гармонии и целостности, пристально всматривайтесь в мелочи, так как из них и состоит окружающий нас мир. Тщательно подбирайте и развивайте участников своей команды, чтобы в дальнейшем ее действия были слаженными, а результаты работы — впечатляющими. Не только доверяйте, но и проверяйте. Совершенствуйте навыки для того, чтобы стать лучшим. Любите свою работу и выкладывайтесь на сто процентов — и вы всегда будете чувствовать отдачу.
Сборник тестов по МДК 01.03. «Организация секретарского обслуживания» (стр. 2 )
 | Из за большого объема этот материал размещен на нескольких страницах: 1 2 3 4 5 6 |
На этапе вводной беседы закладывается:
В отношениях с коллегами, старшими по возрасту, положению, опыту работы рекомендуется избегать: полной формы личного обращения; предупредительности и сдержанности; фамильярности и панибратства. В общении с младшими коллегами секретарю необходимо:
выберите несколько правильных ответов
Библиографический список – это:
В перечне способов обработки информации уберите лишний: брошюрование ксерокопий всех нужных статей; реферат; сочинение; отчет. В перечне способов обработки документированной информации уберите лишний: план; тезисы; резюме; ксерокопии; выписки; аннотация; конспект. Рассмотрите картинки. Что выберет секретарь для записи каждодневных сведений и текущей информации?
обведите буквенное обозначение выбранных вами картинок
На рассмотрение руководителю передаются только те документы, которые требуют специального рассмотрения руководством организации, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение.
основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы
знает, где найти информацию
перечень библиографических описаний (автор, заглавие, место и год издания и т. д.) источников/документов, приведённых в определённом порядке.
ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ВРЕМЕНИ СЕКРЕТАРЯ
Что такое «резервирование времени»?
При возникновении каких-либо сомнений в реальности намеченного плана секретарь должен:
выберите несколько вариантов ответа
Включаются ли в перечень предполагаемых мероприятий дела, требующие безотлагательного выполнения? да; нет. При еженедельном подведении итогов планирования руководитель
и секретарь:
выберите несколько вариантов ответов
анализируют исполнение намеченных мероприятий; выявляют недостатки и ошибки в планировании; утверждают схему рабочего дня секретаря; оценивают эффективность планирования; составляют рекомендации на следующую неделю. Какие аспекты деятельности руководителя учитывает секретарь при разработке недельного графика работы руководителя?
распорядок дня руководителя, поскольку планирование рабочего времени секретаря тесно связано с планированием рабочего времени руководителя, недельным графиком работы; привычки и стиль работы руководителя; правила внутреннего трудового распорядка организации; график поступления в организацию документов и информации.
для успешного планирования неповторяющейся работы секретаря
секретарь должен предусмотреть время, необходимое на подготовку и проведение того или иного мероприятия
особенности стиля работы; специфика внутреннего трудового распорядка; сбалансированность по затратам времени; обеспечение необходимого ресурса личного рабочего времени руководителя
ВЕДЕНИЕ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ
Лицо, обратившееся в организацию для решения деловых или личных вопросов с руководителем или сотрудниками организации это клиент организации; партнер организации; посетитель организации. Прием посетителей это
Из перечня видов приема посетителей уберите неправильные: прием сотрудников организации по текущим рабочим вопросам; прием сотрудников организации для обстоятельной беседы по рабочим вопросам; прием сотрудников организации по личным вопросам; прием посетителей из других организаций; прием граждан по личным вопросам; прием граждан по текущим рабочим вопросам; прием командированных специалистов; прием делегаций, в том числе иностранных Продолжительность приемного времени устанавливается с учетом:
выберите несколько правильных ответов
выберите несколько правильных ответов
дату и время (часы) ближайшего приема посетителей; количественный и качественный состав посетителей; мотивы (причины) посещения; прогноз погоды на день приема; краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посетителей. Для приема сотрудников по текущим вопросам желательно иметь:
выберите несколько правильных ответов
установленные часы и дни приема; список сотрудников организации, имеющих доступ к руководителю
в любое время; пофамильный список всех работников организации; список домашних адресов сотрудников организации. Среди граф журнала записи сотрудников на прием к руководителю уберите лишнюю: дата и время приема; ФИО, должность посетителя; семейное положение посетителя; время, необходимое для обсуждения; резолюция руководителя (принятое решение); срочность вопроса. Назовите четыре основных типа посетителей из других организаций.
Организуя прием командированных работников, секретарь должен:
выберите несколько правильных ответов
выяснить вопрос, по которому прибыл командированный; отметить командировочное удостоверение; организовать питание командированного; оказать помощь в подборе необходимых материалов; представить командированного всем ведущим специалистам организации. Перечислите задачи секретаря в организации приема деловых партнеров организации.
Назовите основную задачу секретаря при приеме представителей проверяющих органов.
Тест по теме «Основы проектной деятельности» 10 класс
Методички Педсовета
Вариант I
1. Основоположником метода проектов в обучении был:
2. Какое из приведённых определений проекта верно:
а. Проект — уникальная деятельность, имеющая начало и конец во времени, направленная на достижение определенного результата/цели, создание определённого, уникального продукта или услуги при заданных ограничениях по ресурсам и срокам;
б. Проект — совокупность заранее запланированных действий для достижения какой-либо цели;
в. Проект — процесс создания реально возможных объектов будущего или процесс создания реально возможных вариантов продуктов будущего;
г. Проект — совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определённого продукта или услуги для потребителей.
3. Соотнесите определения и типы проектов:
Типы проектов:
1. социальный проект;
3. телекоммуникационный проект.
Определения:
а. совместная учебно-познавательная, творческая или игровая деятельность учащихся-партнеров, имеющая общую цель, согласованные
методы, способы деятельности, направленная на достижение общего результата по решению какой-либо проблемы, значимой для
б. это совместная учебно-познавательная творческая или игровая деятельность учащихся-партнеров, организованная на основе ресурсов
информационно-коммуникационных технологий (например, Интернет), имеющая общую цель, согласованные методы и способы
деятельности, и направленная на достижение общего результата по решению какой-либо проблемы, значимой для участников проекта.
в. самостоятельная деятельность обучающихся, направленная на практическое решение общественно-значимой проблемы,
способствующая взаимодействию школьного сообщества с властными структурами и общественностью;
4. Со слова какой части речи формулируется цель проекта:
5. Задачи проекта — это:
а. Шаги, которые необходимо сделать для достижения цели;
в. Результат проекта
г. Путь создания проектной папки.
6. Соотнесите этапы работы над проектом с содержанием деятельности:
Содержание деятельности:
2. Поиск необходимой информации; сбор данных, изучение теоретических положений, необходимых для решения поставленных задач; изучение соответствующей литературы, проведение опроса, анкетирования по изучаемой проблеме и т. д.; изготовление продукта;
3. Формулируются проблемы, которые будут разрешены в ходе проектной деятельности;
4. Способы обработки полученных данных; демонстрация творческой работы;
5. Определение направления работы, распределение ролей; формулировка задачи для каждой группы; способы источников информации по каждому направлению; составление детального плана работы.
Этапы работы над проектом:
а. Погружение в проект;
в. Осуществление деятельности;
г. Оформление результатов проекта и презентация;
д. Обсуждение полученных результатов.
7. Выберите лишнее. Типы проектов по продолжительности:
8. Результатами (результатом) осуществления проекта является (являются):
а. Формирование специфических умений и навыков проектирования;
б. Личностное развитие обучающихся (проектантов);
в. Подготовленный продукт работы над проектом;
г. Все вышеназванные варианты.
9. Непосредственное решение реальной прикладной задачи и получение социально- значимого результата — это особенности…
а. прикладного проекта,
б. информационного проекта
в. исследовательского проекта
10. Назовите типовую ошибку при формулировании цели проекта
а. цель включает много задач,
б. цель не предполагает результат,
в. цель не содержит научных терминов.
1. Деятельность — связанная с решением творческих исследовательских задач, с заранее неизвестным результатом и предполагающая наличие основных этапов — это…?
а. исследовательская деятельность
б. научная деятельность
в. проектная работа
г. познавательная деятельность
2. Слово «проект» в буквальном переводе обозначает:
б. предшествующий действию,
в. брошенный вперед.
3. Сбор информации о каком-либо объекте или явлении, анализ, обобщение информации включает:
а. прикладной проект,
б. информационный проект
в. творческий проект
4. Установите, к какому этапу работы над творческим проектом относятся перечисленные виды деятельности.
Деятельность:
1.Сбор и уточнение информации, обсуждение альтернатив;
2.Постановка проблемы, определение темы и целей проекта;
3.Обработка полученной информации, отбор. Решение промежуточных задач. Формулировка выводов;
4.Обсуждение плана действий. Обмен мнениями и согласование интересов. Выдвижение первичных идей и разрешение спорных вопросов; распределение ролей;
5.Анализ выполнения проекта;
6.Представление полученных результатов, демонстрация приобретенных знаний и умений.
г. Выполнение проекта;
д. Заключительный (защита проекта);
5. Выберите лишнее. Виды проектов по доминирующей роли обучающихся:
6. Установите последовательность деятельности в процессе работы над проектом.
а. исправлять ошибки;
б. выдвигать идеи и выполнять эскизы;
в. подбирать материалы и инструменты;
г. подсчитывать затраты;
д. оценивать свою работу;
е. организовывать своё рабочее место;
ж. изготовлять вещи своими руками.
7. Выберите правильное выражение:
а. цель проекта может быть неконкретной и иметь различное понимание;
б. ошибка в постановке цели проекта не влияет на результат;
в. достижимость цели проекта обозначает, что она должна быть реалистичной.
8. Соотнесите определения и типы проектов:
Типы проектов:
1. социальный проект;
3. телекоммуникационный проект.
Определения:
а. совместная учебно-познавательная, творческая или игровая деятельность учащихся-партнеров, имеющая общую цель, согласованные
методы, способы деятельности, направленная на достижение общего результата по решению какой-либо проблемы, значимой для
б. это совместная учебно-познавательная творческая или игровая деятельность учащихся-партнеров, организованная на основе ресурсов
информационно-коммуникационных технологий (например, Интернет), имеющая общую цель, согласованные методы и способы
деятельности, и направленная на достижение общего результата по решению какой-либо проблемы, значимой для участников проекта.
в. самостоятельная деятельность обучающихся, направленная на практическое решение общественно-значимой проблемы,
способствующая взаимодействию школьного сообщества с властными структурами и общественностью;
9. Компонентами творческой деятельности являются:
г. строгое следование инструкции.
10. Выберите лишнее. Типы проектов по содержанию: