что нужно для реализации проекта
Пошаговая инструкция о том, как добиться успешности любого проекта в вашей жизни.
Специально для читателей bshc.ru | 13.02.2017
В успехе реализации почти всех проектов в вашей жизни можно быть уверенным, если соблюдать ряд правил и последовательность действий. Ниже описанная схема — это выдержки из десятка книг по личной и деловой эффективности. Прочитав до конца, Вы совершенно точно, будите перечитывать данную статью еще не раз, и это не утверждение, это первое правило и ключевой принцип работоспособности данной инструкции.
Основные этапы реализации проекта:
Каждый из данных этапов реализации проекта должен быть чётко расписан и определён. Решения о том, какие действия и на каком этапе должны быть выполнены принимать обязан непосредственный руководитель проекта.
Для достижения успеха каждый из участников обязан открыто обсуждать все проблемы и вопросы с остальными участниками, а также, выдвигать свои идеи и предложения по улучшению процесса реализации этапов. Руководитель проекта, должен принимать поставленные цели и старательно стремиться к их воплощению в жизнь.
Руководитель определяет приоритеты работы над проектом, постоянно выявляет и решает возникающие проблемы – в этом суть его руководства.
Вся работа должна выполняться вовремя. Это правило касается всех участников проекта. Если данное правило не выполняется, необходимо пересмотреть сроки проекта или повысить квалификацию ответственного человека или группы.
Над проектом должны работать заинтересованные в решении поставленных задач люди, непременно обладающие необходимыми профессиональными навыками и умениями для достижения успеха в выполнении каждой поставленной перед ним задачи.
Этап планирования работ по проекту
Начинаем планирование каждого проекта с ответов на ключевые вопросы:
Далее, определяем список заданий для каждого из ключевых этапов вашего проекта и определяем последовательность проведения необходимых действий.
Готово? Теперь по сложнее.
После выполнения дынных пунктов, каждый участник вашего проекта готов к действиям.
Этап исполнения работ по проекту
Руководитель проекта на протяжении всего этапа реализации должен осуществлять полное администрирование всех работ. А значит, регулярно проводить общие собрания, на которых будет налаживаться оптимальная связь между всеми участниками проекта. При этом, каждый сотрудник будет понимать свои обязанности и роль в проекте значительно лучше. А самое главное, каждое звено будет чувствовать свою причастность к решению глобальных задач вашего проекта.
При реализации задач каждое звено должно и обязано:
Этап завершения работ по проекту
Как только ваш проект перешёл в стадию завершения работ, Вам необходимо провести оценку выполненных работ, при необходимости определить участки, требующие доделывания или вовсе переделки заново.
Но, стоит избегать постоянных уточнений, модификаций, и постановки совсем новых задач, так как данные мероприятия могут привести к:
После определения проблемных участков, Вам, тут же необходимо объявить о завершении проекта и определить его точную дату конца.
Важной частью этапа завершения проекта является два мероприятия, непосредственное закрытие проекта – стоит понимать, как повод к общему собранию всех участников проекта и подведения итогов. И второе, послепроектная оценка качества и анализ работ.
Оценка результатов строится из ответов на такие вопросы:
Данный список нужно дополнять самостоятельно. Но, все эти вопросы определяют следующий:
Из всех проектов в своей жизни, участники должны выносить максимум опыта и обратной связи. Это будет способствовать повышению квалификации каждого звена, принимавшего участие в проекте.
Заключение
На этом, цикл жизни проекта завершён, начиная новый проект, Вы сможете использовать наработки предыдущего. Например, таблицы планирования. А если ваш проект цикличный, то тут еще проще, за счёт сохранения всех регламентов и инструкций Вам необходимо лишь поддерживать их в актуальном состоянии и дописывать обновления для повышения эффективности.
Настоятельно рекомендуем вам не пренебрегать самым первым правилом данной инструкции: Прочитайте еще раз с начала. И перечитываете каждый раз, когда Вы стоите на пороге нового проекта. Ведь это выглядит просто, а значит ваше сознание стремится к тому чтобы проскочить с виду не важные моменты. А их в данной инструкции нет. Каждая строка данной инструкции — это как минимум абзац из книги.
Ключевые процессы реализации проекта
Прежде чем рассматривать процедуры исполнения инвестиционного мероприятия, нам необходимо совершить краткий экскурс по процессам его реализации. При этом реализация проекта обязательно должна быть рассмотрена как с позиции управления уникальной задачей, так и с точки зрения реальных действий, совершаемых для достижения результата. В этом осмыслении нам помогут международные и национальные стандарты в области project-management.
Подходы общепринятых стандартов
Механизм реализации проекта целесообразно исследовать с более широкой позиции, чем просто исходя из действий по организации выполнения и непосредственного решения комплекса задач. Однако и узкий взгляд на реализацию инвестиционных проектов (ИП) капитального характера также важен. Имеется в виду, что инициация, завершение и даже планирование являются обеспечительными процедурами для того, чтобы качественно исполнить работы. А вот организация исполнения, контроль и, собственно, шаги по реализации являются определяющими процессами проекта. Причем, если первое и второе – это процедуры управления проектом, опирающиеся на регламентирующую базу, то третье – суть управленческого творчества его руководителя в конкретной ситуации.
Реализацию инвестиционных проектов принято делить на фазы, стадии жизненного цикла, процессы управления. Для дискретного восприятия проектной задачи применяется и функциональный подход, разделяющий управление реализацией на ряд функций управления. Такой подход наглядно продемонстрирован в стандарте PMI. В пятом издании Руководства PMBOK отмечается дискретный характер процессов управления. Вместе с тем, разработчики стандарта акцентируют внимание на тесном взаимодействии и переплетении процедур между собой. Действительно, процессы эти подчас глубоко интегрированы друг в друга.
Состав групп процессов управления представлен на схеме выше. На ней отображен пример интеграционного взаимодействия ряда управленческих процедур. Действительно, сквозные процессы исполнения не могут обходиться без мониторинга и контроля, как, впрочем, и планирование, инициация и закрытие мероприятия. При этом следует понимать, что пики активности по контролю работ весьма близки к пикам активности в организации исполнения.
Рассмотрим еще один небольшой пример взаимодействия процессов управления проектом в ходе стадии непосредственного исполнения работ. Предположим, решая задачи, команда проекта столкнулась с рядом объективных причин, по которым накопились критические отклонения по срокам и некоторым бюджетным позициям. Возникла потребность внести изменения в консолидированный план. На выходе процессов организации исполнения возникает с подачи PM запрос на изменения (1), который отрабатывается на интеграционном уровне мероприятий контроля. Решение о принятии изменений возвращается в процессы исполнения (2). Затем изменения запускают процедуру перепланирования (3), и измененные планы поступают к команде с модифицированным составом задач, сроков и ресурсов (4).
Методология реализации проекта
Руководитель ИП, приняв на себя уникальную инвестиционную задачу, организует работу по функциональным областям и пяти процессам управления, которые структурированы и методологически проработаны в стандартах. Эта логика позволяет PM качественно организовать выполнение работ, упорядочить взаимодействие, своевременно принимать решения и достигнуть запланированного результата. Специфика проектных инвестиционных задач требует от менеджера правильного вхождения в проект и грамотного выхода из него. Беспроблемная реализация входа и выхода обеспечивается процессами инициации, планирования и завершения.
Ключевое значение имеют два параллельных процесса организации и контроля выполнения ИП. Сюда же входят процедуры мониторинга, сбора и анализа отчетности. Когда PM имеет план проекта, бюджет мероприятия, он спокойно может договариваться с исполнителями из числа участников команды и сторонних подрядчиков. Такие договоренности возникают или на уровне юридически оформленных соглашений, или на уровне подлежащих к постановке задач.
Менеджер обращается к потенциальным ответственным ресурсам с простым вопросом: «Возьметесь или не возьметесь?». Возникают микроконтракты, и начинается фаза их исполнения. Работа с исполнителями задач отнимает у PM основной бюджет времени. Кроме того, менеджеру необходимо позаботиться о поддержании финансирования в соответствии с платежным календарем, обеспечении командообразования и развитии команды. Руководитель проекта формирует резервы под риски, организует проведение мероприятий по повышению качества, координирует действия приданных сотрудников и хода работ. Практически синхронно с этим выполняются контрольные мероприятия. Мониторингу и контролю подвергаются:
Помимо этого производится администрирование договоров и обеспечение проектной отчетности. Отлаженность механизмов отчетов по проекту имеет большое значение для результативности и эффективности реализации всего мероприятия. Отчет должен регулярно поступать заинтересованным сторонам. Различают отчет по форме план-фактного анализа выполнения работ и отчет по соблюдению бюджетной дисциплины проектного финансирования.
Для успешности процессно-функциональной парадигмы управления проектом в практике применяется ряд типовых методов, в большей или меньшей степени используемых на различных стадиях его реализации. Методы реализации проекта различаются по направленности. Мы будем выделять методы:
В настоящей статье мы рассмотрели вопрос о том, что представляет собой реализация современных инвестиционных проектов с позиции международных стандартов, обозначили основные черты методологии выполнения проектного мероприятия. По существу, процессы и функции управления изучаемой предметной области, методы, применяемые в проектной практике, – и есть цель многочисленных исследований, представленных на страницах нашего сайта. Эта информация служит цели динамичного наращивания компетентности PM. Многие механизмы уже раскрыты в наших материалах, и процесс углубления в обозначенные темы будет продолжен.
Создание и реализация проекта
Когда вы ставите любую задачу самому себе и добиваетесь поставленной цели, вы даже не задумываетесь о таких словах, как планирование, эффективность, ресурсы, согласование и т.п. Всё это кажется каким-то незначительным: вот задача, вот её исполнение, а вот результат…
Но что, если задача будет не из разряда «полить цветы» (заметьте, даже здесь нужна некая периодичность и обязательная ответственность, ведь, если цветы не полить вовремя, они могут погибнуть), а, скажем, запустить строительство крупного торгового центра в Москве или даже сети торговых центров, организовать собственный СМИ-портал с тысячами материалов в разных категориях и со своим штатом редакторов/журналистов, запустить федеральную сеть автосервисов с привлечением инвесторов и т.п.?
Здесь уже нельзя просто «пойти и сделать». Любой руководитель любого предприятия подтвердит, что создание и реализация проекта, особенно крупного предполагает огромный пласт работ. На самом деле это полноценный и очень важный бизнес-процесс. Для осуществления задуманного нужно составить максимально подробный план, разбитый на этапы, привязать его ко времени (установить конкретный срок для каждого из этапов, чтобы не было никаких накладок), рассчитать и распределить ресурсы, назначить, а иногда найти и нанять соответствующих исполнителей, правильно поставить им задачи, расставить контрольные точки и «держать руку на пульсе» до тех пор, пока проект не будет завершён.
Итак, чтобы лучше разобраться с процессом планирования и реализации нового проекта, нужно сначала подтянуть теоретическую базу. Методологии внутри каждого предприятия могут быть разными, но у всех есть общие черты, ведь задачи везде остаются задачами. Поэтому на всякий случай о терминах.
Определения
Создание проекта или реализация проекта – это некий системный процесс или цепь взаимосвязанных процессов, который/которые состоят из определённых действий, привязанных ко времени и направленных на достижение заданного результата.
Сами по себе проекты могут быть частью других, более сложных, или, наоборот, разбиваться на более мелкие.
Цели не всегда бывают фиксированными, они могут требовать уточнения в процессе выполнения действий или после некоторых этапов. Внутри проекта могут быть промежуточные цели и т.д.
Результат любого проекта – конкретный продукт, одна его единица или множество. Вот только продукты не всегда могут быть материальными. В бизнесе иногда ещё применяется термин «ценный конечный продукт» (ЦКП) – товар или услуга, имеющая ценность как внутри компании, так и за её пределами.
Если обобщить, то можно увидеть, что проект – это более масштабная и ответственная задача, часто имеющая большое количество подзадач.
Именно поэтому у нас в Projecto раздел проектов – это своего рода хаб для объединения или выделения в отдельные группы таких сущностей, как «События», «Задачи», «Документы» и «Файлы».
План и этапы реализации проекта
Любой проект имеет свой жизненный цикл. Во многих программах обучения для менеджеров / управленцев выделяются одни и те же фазы жизни любых типов проектов. Назовём их ниже.
Основные этапы создания и реализации проекта:
Внутри каждого из этапов могут происходить корректировки, смена курса, полный отказ от идеи, формирование новой стратегии, изменение приоритетов и т.д. Все возможные риски максимально можно снизить за счет усиления контроля и сбора аналитики (получения качественных и количественных характеристик различных вложенных процессов в контрольных точках).
С другой стороны, при неправильном планировании и распределении задач излишний контроль и сбор метрик может дать обратный результат – привести к дестабилизации деятельности системы.
Значение и необходимость специальных инструментов управления проектами
Теперь, когда у вас уже есть теоретическая база, остаётся только правильно применить её на практике – то есть внутри своей компании, предприятия или команды.
Чем выше сложность проекта, тем больше нюансов нужно учесть. Старый «дедовский» способ с записями в блокноте при больших масштабах уже никак не поможет.
Одно дело, когда вам нужно распланировать работу персонала из 5-10 человек на день (это оперативное планирование), а другое, когда у вас в работе крупный инновационный и/или инвестиционный проект.
Рынок инструментов для планирования существует не первый день. Здесь есть разные реализации: оффлайн-программы (так называемые планировщики), специальный корпоративный софт (ERP-системы, системы электронного документооборота и т.п.), а также облачные сервисы (готовая SaaS-инфраструктура).
У каждого типа решений есть те или иные достоинства и недостатки.
Большинство классических планировщиков обычно подходит только для личного использования, даже если все задачи хранятся в облаке и есть готовое мобильное приложение.
Для бизнеса наиболее интересны ERP-системы и облачные системы управления проектами.
Корпоративные ERP-системы устанавливаются на рабочие места пользователей, часто требуют доработки (адаптации под запросы конкретной компании) и оплаты услуг внедрения/сопровождения. Даже если сама система поставляется бесплатно, вам всё равно придётся покупать мощный сервер и организовывать для него всю необходимую структуру самостоятельно (питание, локальная сеть, резервное копирование и т.п.). А это серьёзные разовые (капитальные) финансовые вложения. Такие системы могут позволить себе только крупные предприятия.
Наиболее выгодными в плане соотношения цены и качества для малого и среднего бизнесаявляются облачные системы управления проектами. Даже если система предполагает ежемесячную оплату. Это будут оперативные расходы, а не капитальные, как в случае с корпоративными ERP. Всю необходимую инфраструктуру вы получаете сразу (без развёртывания и с минимальными усилиями для внедрения). Сервис доступен с любых устройств и в любое время дня и ночи. Любые проблемы решаются штатными специалистами, ведь это включено в оплату. Вам не нужно искать среди ночи приходящего сисадмина или вызванивать штатного специалиста из отпуска.
Остаётся только правильно подобрать сервис. Чтобы он подходил под ваши технические требования, мог легко подстроиться под имеющуюся методологию управления, решал все стоящие перед ним задачи и быстро осваивался сотрудниками.
Вот тут мы и подошли к самому важному!
Разработка и реализация проектов в Projecto
Функционал Projecto отлично сочетается с работой над проектами внутри коммерческой организации любого размера и типа. Он универсален для любой методологии.
Что «под капотом»?
Реализация проекта осуществляется задействованными сотрудниками в рамках поставленных целей и задач. Управление целями и задачами становится доступно уже после создания проекта. И целей, и задач может быть любое количество.
Что касается непосредственно задач
Задачи – это сущность для реализации любого проекта.
Цели – это самостоятельные сущности внутри проекта
По каждому проекту ведется автоматическая история событий. К нему можно прикрепить файлы и заметки.
Когда проект будет готов?
Понятно, что автор проекта или его руководитель может менять его статус, когда посчитает это нужным. Но как быть в ситуациях, когда проект ответственный и связан со сложными бизнес-процессами?
Для этих случаев вы можете назначить проектный комитет. Тогда готовность тех или иных задач/целей будет определять коллегиальный орган. Проект можно будет закрыть только после согласования статуса всеми участниками комитета.
Обсуждение, обсуждение и ещё раз обсуждение…
Чат прикреплен к любому проекту и к задачам. А цели… цели можно только достигать или проваливать. Здесь комментировать нечего. Поэтому и функционала обсуждения у них нет.
Внутри чатов сотрудники могут обмениваться текстовыми сообщениями, файлами (загружаются извне или из файлового хранилища Projecto) и заметками (это как аналог самостоятельных страниц, на которых можно разместить различную информацию, изображения, ссылки, списки и т.п., заметки можно прикреплять к разным проектам и откреплять от них).
Сквозной поиск поможет найти элементы и сообщения, которые могли затеряться в ленте, нужные файлы и документы.
Внутри чата можно упоминать конкретных сотрудников (им придёт специальное уведомление) и выбирать конкретные сообщения для ответа (чтобы было понятно, к чему относится ваше высказывание).
А как же контроль?
На самом деле – это важный вопрос. Это ключевая функция всей системы. Сопровождение реализации проекта в Projecto хорошо визуализировано:
Получается, что управление реализацией проекта у вас как на ладони – всё в одном месте, наглядно и одновременно просто.
Остаётся только настроить систему уведомлений, чтобы всегда держать руку на пульсе и не пропустить важное событие/мероприятие. А ещё лучше, получать уведомления на смартфон. Хотя, подождите! У нас же есть как раз для этих целей есть готовые нативные приложения для iOS и Android.
С Projecto создать и реализовать проект будет легко, даже если он очень сложный.
Реализация проекта – один шаг за один раз
Проект можно охарактеризовать в виде списка действий, которые, при условии успешного выполнения, приводят к определенному результату. Действия могут выполняться одним или несколькими исполнителями. Количество таких действий может колебаться от десятка до тысяч. Проект может длиться на протяжении нескольких дней, месяцев или лет. Существуют сотни методологий и средств, которые предназначены для облегчения организации и реализации проектов. Каждое из них более или менее подходит для определенных типов проектов. Некоторые из них имеют смешанный характер. Некоторые представляют собой методики, которые могут быть полезны в различных ситуациях.
Одна из таких методик заключается в следующем: делать один шаг за один раз.
Мы все знаем, что одним из наиболее важных и ответственных этапов реализации проекта является его финальный этап. Это время, когда результат работы, каким бы он ни был, представляется клиенту, общественности или начинает работу без уведомления кого-либо. Во время этого периода выявляются и устраняются наиболее сложные проблемы. Нередко происходит так, что работа многих и многих отбрасывается и не находит реализации из-за внедрения новых решений. В общем, многие проекты на заключительной стадии совершают финишный рывок. Как отход от старой системы с использованием новых решений, так и интеграция новых решений – все это очень сложно, создает множество стрессовых ситуаций и приносит немалый вред.
Один из основополагающих принципов, который можно использовать для устранения таких трудностей, можно взять в методологии «Scrum». Незавершенный элемент работы (можно представить его в виде элементарной единицы работы) можно считать выполненным, если он соответствует т.н. «условиям выполнения». Условия выполнения могут разниться от проекта к проекту. Для некоторых команд это может означать, что выполняется условие регрессии. Однако одним из наиболее показательных условий выполнения является то, что элемент работы завершен и выполняется на производственной системе. Если учесть, что рывок не может длиться более 3 недель, получается, что каждые 3 недели необходимо внедрять все завершенные элементы в целевую среду. В результате в процессе завершения проекта не будет «финишных рывков». Не будет коренных изменений и перестроек системы. Будет лишь спокойное завершение последних элементов и введение их в производство.
Как этот принцип можно использовать для более мелких по объему задач? Что бы вы ни начинали делать, будь то проект или отдельная задача, подумайте над тем, как разделить ее на небольшие этапы, которые бы соответствовали следующим критериям:
Преимущества, которые дает данный подход, вполне очевидны. На заключительном этапе реализации проекта не будет существенных изменений. Будет лишь горстка небольших дополнений. Впрочем, данный подход имеет один существенный недостаток: стоимость. В зависимости от масштабов и типа проекта, стоимость при подобном подходе может быть значительно выше. Но это не всегда определяющий фактор.
Идея, изложенная выше, на первый взгляд может показаться невозможной. Однако большинство проблем может быть решено при помощи такого способа. Нужно лишь найти точку приложения усилий и средства, которые позволят внедрить его в рабочий процесс. Рассмотрим процесс изменения компоновки системы огромного проекта с сотнями модулей. Первый подход, который приходит на ум, заключается в том, чтобы потратить несколько месяцев на миграцию, затем применить все изменения к системе за некоторое время, и переключить «большой рубильник». Вероятность возникновения серьезных проблем и срыва работы компании крайне велика. На самом деле, можно побиться об заклад, что несколько элементов совсем не будут работать.
Помодульная миграция также может быть не лучшим решением. Одновременное использование двух компоновок в одной системе в течение месяцев может вызвать большие трудности у разработчиков и привести к дополнительной ежедневной нагрузке на них. Для того, чтобы применить принцип маленьких шагов, необходимо старую систему «завернуть» в новую. Что это означает? В качестве первого шага используется принцип обращения новой системы к старой. Затем, шаг за шагом, функционал перемещается на систему новой компоновки, что происходит под наблюдением разработчиков и CI. Все малые изменения внедряются сразу по их завершению. Результат: отсутствуют резкие изменения в конце проекта.
Другим примером может служить миграция с одного инструмента управления исходным кодом на другой. Если компания имеет десятки систем, использующих такой инструмент, требующий переконфигурирования или перенастройки, вероятнее всего, потребуется остановить деятельность компании на несколько дней (или даже недель). Для того, чтобы справиться с этой задачей и применить метод малых шагов, можно разработать такой план действий. Все изменения старой системы должны в режиме реального времени мигрировать на новый инструмент управления исходным кодом. Благодаря такому способу все системы могут перенастраиваться шаг за шагом на новое решение, в то время, как весь персонал компании будет пользоваться старым решением. После появления уверенности в том, что все системы работают корректно, переход будет заключаться лишь в том, чтобы сообщить пользователям: на новом инструменте все работает, вы можете переходить на него, старый же будет отключен.
Применение подхода «один шаг за один раз» может предотвратить большую головную боль на этапе завершения проекта. Также он позволяет реализовать проекты, которые иными способами не могли бы быть реализованы или вызвали бы большие трудности. Впрочем, это имеет свою цену. Часто для успешного применения такого подхода необходимо организовать соответствующую базу и создать нужные средства. Использовать или не использовать такой подход, как всегда, нужно решать в каждом конкретном случае, в зависимости от обстоятельств.