что нужно для фестиваля под открытым небом
Как организовать летний фестиваль: 10 правил экспертов
Как организовать летний фестиваль? Рассказываем, откуда берутся идеи, как их реализовать, о чем не стоит забывать и как сохранить ваш фестиваль в памяти гостей вплоть до следующего события.
И в нашем городе, и в целом по стране активно развивается фестивальная культура, а лето – это как раз то время года, когда хочется ярких, интересных, веселых событий особенно сильно. Значит летние фестивали – это именно то, что нужно людям сейчас!
Но как организовать летний фестиваль, который действительно привлечет гостей, вызовет у них живой отклик, а не станет одним из многих в череде похожих друг на друга событий? Об этом мы поговорили с фестивальными экспертами, в качестве которых выступили:
Безусловно, все фестивали отличаются друг от друга, у них разные концепции, задачи, аудитория, но наши эксперты помогли нам сформулировать 10 правил, которые подскажут, как организовать летний фестиваль и сделать его запоминающимся, эмоциональным и нескучным.
Правило 1. В основе каждого летнего фестиваля должна быть идея, концепция, на которую откликнется аудитория. Если идеи нет – провал почти гарантирован.
Где взять идею? Иногда она рождается из уже существующих проектов, в некоторых случаях выстраивается под партнера, у которого есть желание и ресурсы для финансирования фестиваля, а может быть основана на объединяющем людей увлечении. У каждого свой путь, но без идеи не обойтись. И даже если летний фестиваль готовится уже не впервые, каждый год нужно придумывать новую стратегию, актуальную именно сейчас.
Алексей Возилов: Если говорить о летнем фестивале «Тремоло. Классика над Волгой», то это была безумная попытка придумать какой-то интересный проект, основанный на классической музыке. В Европе получается, почему бы и у нас так не сделать? Попробовали – получилось, хотя парадоксально, получиться не должно было.
Екатерина Уникая: Если в фестивале нет идеи, концепции, а это именно то, что трогает людей, он может рухнуть в дальнейшем. Во всех наших фестивалях есть своя идеология. «Botanica» имеет экологический подтекст, «Рождественский базар» строится на рождественском чуде, «Кукуруза» – фестиваль урожая и т.д. Всегда есть идейное зерно, которое вдохновляет, и от которого потом выстраивается программа фестиваля, подбираются участники, место проведения, команда, которой данная идея близка.
Правило 2. Летний фестиваль невозможен без финансирования. Чтобы привлечь спонсоров, нужно помнить, что они уже не заинтересованы в визуальной рекламе, им нужен контакт с аудиторией, вовлечение. Расскажите потенциальному спонсору, что вы можете ему дать, как он может выйти на своих клиентов через ваше мероприятие, какой результат получит, и шансы на успешное взаимодействие вырастут в разы.
Спонсоров не должно быть много – желательно не более двух-трех, но крупных, иначе вы утонете в переговорах до мероприятия и финансовых отчетах после него. Что и как можно им предложить?
Мария Платонова: Спонсоры – такие же обыватели, им нужно показать мероприятие, которое их увлечет, в котором они сами захотят поучаствовать. Если им станет интересно, то и людей заинтересует, а значит придет много гостей, что обеспечит контакты с будущими клиентами. Чем больше людей ожидается на фестивале, тем проще привлекать спонсоров.
Размещение информации о спонсорах на баннерах, афишах – это скучно. Интереснее, когда идет вовлечение аудитории, игра с ней. Например, можно сделать интересную фотозону. Или на нашем полумарафоне «Беги, герой!» у компании «Теле 2» была он-лайн площадка, где каждый участник сразу после финиша мог узнать свой результат. Это было круто! А на «Русских горках» компания «Лукойл» представила зону «ЛукойлЛэнд», где люди могли отдохнуть, развлечься и зарядиться энергией. Там можно было поесть сосисок, так любимых на заправках, попить, поиграть в гонки, погрузиться в виртуальную реальность. Так компания показала, что она всегда рядом, когда нужно заправить свой автомобиль и заправиться самому, а также рассказала о своей технологичности и прогрессивности.
Правило 3. Выбирая площадку для летнего фестиваля помните, что летом хочется быть ближе к природе. Но и про техническую подготовленность площадки, ее соответствие поставленным задачам не стоит забывать.
Летом в выходные дни люди хотят вырваться из городской суеты и бетонно-асфальтового плена, поэтому лучший вариант площадки для летнего фестиваля – парки, скверы, набережные и другие зеленые зоны. Но не стоит забывать и про соответствие площадки тематике фестиваля, его концепции: здесь не должно быть противоречий.
Мария Платонова: Летний фестиваль «Русские горки» мы делали на площадке, полностью закатанной асфальтом, потому что без него автомобили ездят плохо, но рядом была зона внедорожки, где гости могли проехаться по грунтовой дороге и посмотреть выступления мото-фристайлеров. Кроме того, «Нижегородское кольцо» находится в лугах, природа была вокруг, поэтому не было ощущения, что ты зажат в асфальт.
Правильный выбор площадки позволит сократить расходы на техническое обеспечение фестиваля. Например, наличие сцены избавит от необходимости ее создавать. Возможность воспользоваться электричеством в близлежащем дружественном кафе сократит количество требуемых генераторов. Наличие ограждений решит вопрос с контролем прохода на фестиваль и поможет обеспечить безопасность гостей. Соответственно, выбирая площадку, нужно обозначить для себя все технические требования и, исходя из них, рассматривать имеющиеся варианты. Не менее важна и вместимость площадки: если вы ждете 5000 гостей, а сквер, в котором вы хотите провести фестиваль, рассчитан только на 2000 человек, то наверняка всем будет тесно и некомфортно.
Правило 4. Не забывайте про капризы погоды. Договориться с ней не получится, но необходимо предусмотреть последствия от возможных погодных катаклизмов и защитить от них гостей.
Лето – это не только солнечные дни. Это порой и заунывные дожди, грозы, а также совершенно необъяснимые температурные скачки. Нынешнее лето – самый наглядный тому пример. Чтобы не испортить впечатление от летнего фестиваля, нужно внимательно следить за прогнозом погоды, готовиться к не самым лучшим вариантам развития событий, а в некоторых случаях даже быть готовыми к отмене или переносу мероприятия.
Екатерина Уникая: Бороться с погодой не в наших силах, но у нас всегда должен быть план Б на случай дождя, поэтому мы заказываем максимальное количество шатров, тентов, чтобы защитить своих гостей. У нас был случай, когда на прошлогодний фестиваль «Botanica» обрушился град со смерчем, причем прогноз ничего подобного не предвещал. А в этом году накануне мероприятия был сильный шторм в Москве, поэтому поздно вечером мы поехали за арматурой, чтобы вбить колышки во все 60 палаток. Бывали и такие случаи, правда, не у нас, когда все фестивальные палатки буквально сдувало ветром. Поэтому организаторы должны быть готовым ко всему: к дождю, к снегу, к ветру. Нужно продумать, где люди смогут укрыться от непогоды, и как минимизировать последствия капризов природы.
Правило 5. Чтобы привлечь гостей на летний фестиваль можно использовать любые средства массовой информации и наружной рекламы, но наибольший эффект приносит Интернет и, особенно, социальные сети. А чтобы реклама цепляла аудиторию, необходимы яркие визуальные образы и единая стилистика оформления.
Алексей Возилов: Я бы порекомендовал организаторам фестивалей не вкладываться в дорогостоящую рекламу, в наружку, потому что сейчас все продажи глобально уходят в Интернет, так как это выгоднее, удобнее, дешевле. Суммы несоизмеримые, особенно, если мы говорим не о местном событии, а о региональном или даже межрегиональном фестивале. Реклама через соцсети, через Интернет позволяет проникнуть к человеку напрямую, поэтому я бы посоветовал фокусироваться именно там.
Мария Платонова: На «Русских горках» мы размещали рекламу на задних окнах автобусов. Нашей целевой аудиторией были автомобилисты, а где они проводят больше всего времени? В пробках! Что они при этом видят? То, что находится впереди. А впереди были автобусы с рекламой нашего фестиваля.
Екатерина Уникая: Какой бы источник мы не использовали для продвижения, он должен визуально и эмоционально отражать философию фестиваля, чтобы люди смогли увидеть единую картинку, восприняли его как единый организм. Так как «Studio LOKO» – дизайн-студия, наши фестивали отличаются яркими визуальными образами. Мы стараемся создавать много фирменных элементов в рекламе, в афишах, позволяющих сразу считывать, что здесь речь идет про фестиваль «Botanica», а здесь – про «Рождественский базар», а если картинка в интернете одна, на баннерах другая, а реклама по радио не соответствует ни тому, ни другому, образ мероприятия не складывается. Поэтому мой совет – не скупитесь на дизайнера. У фестиваля должен быть фирменный стиль, создающий образ, к которой потянутся гости.
Плата за вход – это важный компонент фестиваля, из нее складывается значительная доля бюджета, которая, к тому же, не зависит от щедрости спонсоров. Кроме того, если человек заплатил за билет, он постарается охватить как можно больше фестивальных локаций и, скорее всего, не уйдет, пока не попробует всё. А вот те горожане, которым мероприятие не слишком интересно, вряд ли потратят на него деньги, и не будут разбавлять своим присутствием компанию единомышленников. Главное, помните: вход не должен быть слишком дорогим, иначе вы рискуете оказаться один на один со своим фестивалем.
Алексей Возилов: Не нужно делать большую программу по принципу «я его слепила из того, что было», собирая в кучу всё, что есть «классного». Фестиваль рок-н-ролла? А у нас есть классные танцоры, а еще давайте пригласим школу ремесленников и победителей региональных конкурсов по брейк-дансу… В результате получается непонятно, невкусно, не стильно. Этакий день города. А если ты держишь марку, стиль, если у тебя все выступления, перфомансы, наружная реклама, контент заточены на одну идею, то этот путь более тернист, но перспективен, он позволит фестивалю развиваться в будущем.
Мария Платонова: На «Русских горках» у нас программа на трассе и шоу-программа повторялись раз в два-три часа. Номера, которые показывали каскадеры, менялись, но именно этим блоком мы делали временные отсечки. Кроме того, у нас была автовыставка, спортивная зона, зона, организованная Лукойлом, с мини-соревнованиями на электромобилях, зона тест-драйва, а также дополнительные минилокации, которые мы придумывали каждый год. Человек, заходя на фестиваль и понимая, что здесь есть не только главная сцена и фудкорт, а еще много мастер-классов, ярмарок и прочих развлечений, старался обойти все локации и задерживался на фестивале на несколько часов.
Екатерина Уникая: Мы живем в век визуализации и любим красивые картинки, поэтому нужно делать упор на оформление, погружающее в атмосферу фестиваля: интересные фотозоны, необычные инсталляции, элементы декора, создающие единый визуальный ряд, всё это задерживает на территории фестиваля даже ленивого гостя, который не хочет участвовать в мастер-классах или слушать лекции. Ему будет приятна атмосфера места, где можно посидеть, полежать, пофотографироваться, увидеть что-то красивое, и он там захочет задержаться. И это не говоря о тех гостях, которые действительно хотят во всем участвовать и не пропускают ни одного мастер-класса, ни одного выступления.
Правило 8. Если вы хотите организовать летний фестиваль, рассчитанный на семейный отдых, не забудьте про детскую площадку и различные активитеты для детей.
Семьи составляют значительную долю фестивальной аудитории, и если на мероприятии нечем занять детей, им негде развлечься и не в чем поучаствовать, то они просто уйдут. Необходимый минимум на семейном празднике – детская площадка, но желательна еще и насыщенная программа для детей, представленная на достойном уровне.
Правило 9. Если на летнем фестивале, который проходит в течение всего дня, не будет фудкорта, гости быстро с него уйдут в поисках еды.
Наши физиологические потребности никто не отменял, а активное времяпровождение на свежем воздухе очень способствует нарастанию аппетита, поэтому фудкорт на летнем фестивале важен. Есть даже отдельная аудитория, которая ходит по фестивалям в поисках чего-нибудь вкусненького, а значит не стоит относиться к выбору точек питания формально. Кроме того, опять же не забывайте про детей – их запросы к еде многогранны.
Правило 10. Вовлечение гостей в фестивальную атмосферу не должно ограничиваться одним днем. Важны любые напоминания о прошедшем мероприятии, которые будут поддерживать позитивное отношение к нему вплоть до следующей встречи с аудиторией.
Сделать это можно по-разному. Самый просто способ – организовать яркие и необычные фотозоны. Гости будут фотографироваться, выкладывать фотографии в социальные сети, просматривать их и ностальгировать об интересном событии. А чтобы фотографии не разочаровали своим качеством, можно пригласить профессионального фотографа.
О летнем фестивале могут напоминать и необычные сувениры. И здесь вариантов масса! Например, на летнем фестивале «Жигулевская вишня» в Самарской области в качестве сувенира использовалось вишневое варенье, средства от продажи которого шли на благотворительность. Это варенье путешествовало по всей стране, а в социальных сетях можно было найти его фотографии на фоне различных достопримечательностей. На «Русских горках» гости с помощью специальных красок могли создать свою эксклюзивную футболку с логотипом фестиваля, а потом эти шедевры можно было увидеть и на страницах интернета, и на улицах города. А на фестивале «Тремоло» в качестве сувенира использовались необычные открытки.
Алексей Возилов: Перед фестивалем мы провели конкурс детских рисунков. Это уже само по себе интересная история, потому что было 800 участников, плюс их родители, бабушки, дедушки. А на основе лучших работ мы сделали открытки, которые продавались на фестивале «Тремоло» по символической цене. Эти открытки прямо там можно было отправить во все точки мира, их покупали коллекционеры, да и просто гости мероприятия. Открытка – не флаер, ее просто так не выкинешь, а если она приходит по почте с маркой, то тем более. Для нас это стало бесплатной рекламой, разлетевшейся по всему миру. А в последний день фестиваля мы просто раздавали эти открытки на выходе, и каждый гость ушел с таким символическим сувениром.
Конечно, наших советов недостаточно для того, чтобы создать уникальный летний фестиваль, вдохновляющий и приводящий в восторг всех гостей, но они точно помогут сориентироваться, с чего начать работу, к чему стремиться. И надеемся, что в ближайшем будущем нас ждет множество интересных фестивальных событий. Удачи каждому из них!
В статье использованы фотографии со страниц организаторов фестивалей «Тремоло», «Русские горки» и «Botaniсa» в социальных сетях.
Как организовать фестиваль? Инструкция к применению
Понятие «Фестиваль» у всех ассоциируется, прежде всего, с праздником, собирающим в одном месте большое количество людей, которых объединяют общие интересы, увлечения, достижения, идеи и стремления. Всевозможные фестивали уже давно завоевали определенную нишу в обществе и стали неотъемлемой частью нашей современной жизни.
Самыми первыми фестивалями были музыкальные, и появились они в Англии. С течением времени популярность организации фестивалей набирала обороты, и на сегодняшний день нашему вниманию предоставляется огромный спектр направлений фестивальной деятельности.
Ценители кино могут посетить кинофестивали, интересующиеся театром — фестивали театрального искусства, для гурманов, питающих пристрастие к вкусной еде и напиткам, устраивают фестивали национальной кухни. Кроме того, придуманы и проводятся цветочные фестивали, психологические, исторические, этнические, танцевальные, детского творчества, эзотерические и даже международный фестиваль кубинских сигар или фестиваль прекрасного рождения в Австралии…
Как бы там ни было, но любой фестиваль — это масштабное событие с участием большого количества людей, привлекающее внимание СМИ. Именно поэтому организацию фестивалей часто используют как эффективную PR-компанию. Кроме того, фестивали вносят значительный вклад в социальную и экономическую жизнь того региона, где они проводятся. Понимая это, местные власти всячески поддерживают фестивальные мероприятия, получая немалую косвенную прибыль от их проведения. 
Фестиваль — это масштабное событие с участием большого количества людей, привлекающее внимание СМИ
Фото: Depositphotos
Для участников фестивали — это возможность презентовать свои идеи, показать свои достижения в той или иной сфере деятельности, а также познакомиться с идеями других и, конечно же, получить профессиональную оценку проделанной работы. Для зрителей — это прекрасный шанс окунуться в атмосферу празднования, узнать что-то новое, познакомиться с интересными людьми. Но всё это было бы невозможно без организаторов фестивалей, которым всеобщая любовь к масштабным мероприятиям даёт возможность приумножить свои доходы.
А для того, чтобы организация фестиваля принесла ожидаемый результат, необходимо тщательно подготовиться, учитывая все нюансы. Предлагаю несколько полезных советов для упрощения процесса.
Подготовка к фестивалю:
1. Определение направленности, целей и задач фестиваля.
После того как у вас возникла идея организовать фестиваль, посвященный той или иной тематике, продумайте, каких результатов вы ждете от запланированного мероприятия. От этого будет зависеть, каким именно способом участники фестиваля будут презентовать свои умения. Возможно, это будут выступления с определением победителей и вручением подарков, а быть может, мастер-классы, лекции, круглые столы или парад. 
Большинство фестивалей проводят летом — нет вопроса с размещением и обеспечением безопасности
Фото: Depositphotos
2. Выбор места проведения.
В настоящее время стало очень модным сочетать фестивали с отдыхом в условиях живописной природы вдали от городской суеты или на берегу моря. Такая концепция привлекает огромное количество желающих посетить фестиваль и совместить приятное с полезным. Не забудьте продумать заранее, где смогут проживать гости фестиваля. Поблизости должны быть гостиницы или пансионаты, способные вместить запланированное количество человек либо организованы кемпинги.
3. Получение разрешения от местных властей.
Это очень важный момент! Ведь местные власти должны в случае непредвиденных обстоятельств позаботиться о безопасности гостей и участников массового мероприятия и подключить наряды милиции, скорую помощь и МЧС. Кроме того, тематика вашего фестиваля может не совпадать с местными традициями и будет неприятно получить отказ о проведении фестиваля, когда подготовка к нему уже практически закончилась.
4. Составление четкого плана мероприятий.
Определитесь с регламентом фестиваля: дата открытия, перечень основных мероприятий, развлекательная программа, дата закрытия и награждение победителей, если изначально ставилась такая задача. От того, насколько масштабно вы представляете свой проект, будет зависеть его стоимость. 
Программа должна быть четко расписана
Фото: Depositphotos
5. Подсчет бюджета.
Составьте детальную смету, в которой будут учтены все планируемые затраты на организацию празника, и приступайте к поиску финансов для проведения фестиваля. Источниками могут быть: средства организаторов, регистрационный взнос участников, выручка от продажи билетов или спонсорская помощь.
6. Выбор и приглашение участников.
Исходя из направленности фестиваля, определите, кто может в нем участвовать: организации, физические лица или творческие коллективы. Возможно, у вас будут ограничения, связанные с полом и возрастом или географией участников. После того, как вы разошлете им приглашения и получите положительный ответ, позаботьтесь об их встрече и расселении.
7. Обеспечение рекламы.
Информационная поддержка — это очень важная составляющая фестивальной деятельности. СМИ помогут не только анонсировать предстоящее мероприятие, но и расскажут о происходящих событиях на фестивале широкой аудитории.
Если вас всё это не пугает, то пора приступать к организации фестиваля. Но помните, что, помимо оптимизма, вам еще потребуется найти команду единомышленников, набраться терпения и много работать.
Как провести отличное мероприятие на открытом воздухе
Свежий воздух и открытое пространство позволяют провести мероприятие на открытом воздухе. Особенно ценна такая возможность летом – когда на улице тепло, день длинный и нет никакой необходимости ютиться в закрытых помещениях.
А еще хорошая погода заряжает людей энергией и способствует праздничному настроению.
Но даже зимой можно провести отличное мероприятие на открытом воздухе. Например, как наши заказчики из Амурской области, которые установили подиум прямо на лёд!
Но все-таки при плюсовой температуре проводить мероприятие на улице гораздо приятней.
Об этом – наша статья.
Мы детально рассмотрим нюансы организации дня города, или любого другого мероприятия на открытом воздухе.
Где лучше всего провести мероприятие на открытом воздухе или день города?
Говоря о мероприятиях на открытом воздухе, мы имеем ввиду не пикник с друзьями на речке, а крупные праздники общегородского (или общепоселкового) значения.
Так где же лучше провести праздник?
Для этого есть несколько стандартных вариантов:
У каждого из них есть свои достоинства и недостатки.
На главной площади, например, зачастую нужно будет перекрывать движение автомобилей (не всегда, конечно – площади разные бывают), но зато до нее легко добраться.
На прибрежной территории может быть красивый пейзаж и большее, чем на главной площади города пространство, но она будет не в шаговой доступности.
На спортивном стадионе можно легко организовать эффектное шоу, там можно спрятать за трибунами и доставать по необходимости нужную технику, но от крупных мероприятий страдает газон.
А парк хорош своей доступностью (как правило, они находятся в удобном для жителей месте), но не всегда способен вместить большое количество зрителей.
В любом случае, решать вам. Никто не знает ваш населенный пункт лучше вас самих.
Поэтому мы идем дальше.
Преимущества и недостатки проведения мероприятий на открытом воздухе
Вначале статьи мы обозначили, что проведение праздников на открытом воздухе способствует улучшению настроения и зарядке людей положительной энергией.
Но какие еще преимущества есть у такого формата, а главное – какие есть недостатки?
5 преимуществ проведения мероприятий на открытом воздухе
5 недостатков проведения мероприятий на открытом воздухе
Теперь, когда мы обсудили основные преимущества и недостатки проведения мероприятий на открытом воздухе, пора перейти деталям.
Организовываем мероприятие на открытом воздухе: 8 нюансов, на которые стоит обратить внимание
О том, что к выбору места проведения мероприятия нужно подходить максимально ответственно – понятно и так. Ясно также, что нужно обеспечить площадку электричеством, водой, туалетами и т. д.
Давайте поговорим о том, на что нужно обратить внимание при организации праздника вне помещения.
Какая техника нужна для проведения мероприятия на открытом воздухе
Во-первых, вам понадобится сценический комплекс. Он может быть как сборно-разборный, так и стационарный. У нас есть статья о том, как выбрать СК и на что нужно обращать внимание при его покупке.
Во-вторых, вам потребуется световое и звуковое оборудование. Важно, чтобы техника была не только высокого качества, но и правильно рассчитана. Особенно это касается звука.
К этому списку можно добавить LED-экран и барьеры ограждения – если вы проводите крупные мероприятия.
Подведем итог
Чтобы провести мероприятие на открытом воздухе – нужно как следует подготовиться. Стоит упустить хотя бы одну деталь – навигационные таблички, например, и гостям будет уже не так комфортно.
Или звуковое оборудование. Если не правильно рассчитать необходимую мощность, то часть гостей могут просто не услышать выступающих на сцене людей.
Поэтому не лишним будет обратиться за профессиональной помощью. Так вы точно проведете такое мероприятие, которое запомнится надолго.