бумажный носитель что это значит
Бумажный носитель информации, его появление, развитие, применение.
Бумага (от итал. “bambagia” – хлопок) была изобретена в Китае во 2 веке до Р.Х. В 105 г. китаец Цай Лунь усовершенствовал процесс её изготовления, предложив использовать в качестве сырья молодые побеги бамбука, кору тутовых деревьев, ивы, пеньку и тряпье. Долгое время китайцам удавалось сохранять в тайне секреты производства бумаги. Лишь в начале 7-го века эти секреты были вывезены за пределы страны – в Корею и Японию, затем стали известны в других странах Востока, а в 12 в. – и в Европе. С 13 в. бумага стала производиться в Италии, в 14 в. – в Германии, в 15 в. – в Англии.
На Руси использование этого нового материала для письма началось в 14 веке. Первоначально бумага была привозной – сначала с Востока, а затем из Западной Европы: итальянская, французская, немецкая, голландская. В период правления Ивана Грозного в России была построена первая “бумажная мельница” близ Москвы, действовавшая, впрочем, недолго. Но уже в 17 столетии в стране работало 5 бумагоделательных предприятий, а в 18 веке – 5292.
К настоящему времени известно около 175 тыс. филиграней, сделанных в разное время на бумажных мельницах и мануфактурах. Водяные знаки являлись торговой маркой, а также одним из средств защиты от подделки документов. Между тем бумажное производство совершенствовалось и постепенно механизировалось. В 1670 г. в Голландии был изобретён ролл – механизм для размалывания, измельчения волокон. Французский химик Клод Луи Бертолле в 1789 г. предложил способ отбеливания тряпья хлором, способствовавший улучшению качества бумаги. Менее чем через 10 лет, в 1798 г. француз Н.Л. Робер получил патент на изобретение бумагоделательной машины. В России первая такая машина была установлена в 1818 г. на Петергофской бумажной фабрике.
Важнейшим шагом в развитии бумагоделательного производства стало изготовление бумаги из древесины. Открытие нового способа принадлежало саксонскому ткачу Ф. Келлеру в 1845 г. С этого времени древесное сырьё становится основным в бумажной промышленности.
Начиная с 19 столетия, в связи с изобретением новых способов и средств документирования (фото-, кино, аудиодокументирования и др.), широкое распространение получили многие принципиально новые носители документированной информации. В зависимости от качественных характеристик, а также от способа документирования, их можно классифицировать следующим образом: бумажные; фотографические носители; носители механической звукозаписи; магнитные носители; оптические (лазерные) диски и другие перспективные носители информации.
1. Бумажные носители информации
Важнейшим материальным носителем информации по-прежнему пока остаётся бумага. На отечественном рынке в настоящее время имеются сотни различных видов бумаги и изделий из неё. При выборе бумаги для документирования необходимо учитывать свойства бумаги, обусловленные технологическим процессом её производства, композиционным составом, степенью отделки поверхности и т.п. Любая бумага, изготовленная традиционным способом, характеризуется определёнными свойствами, которые необходимо принимать во внимание в процессе документирования. К числу таких важнейших свойств и показателей относятся: композиционный состав, т.е. состав и род волокон (целлюлоза, древесная масса, льнопеньковые, хлопковые и др. волокна), их процентное соотношение, степень размола; масса бумаги (масса 1 кв. м бумаги любого сорта).Масса выпускаемой для печати бумаги составляет от 40 до 250 г/кв. м; толщина бумаги (может быть от 4 до 400 мкм); плотность, степень пористости бумаги (количество бумажной массы в г/смі); структурные и механические свойства бумаги (в частности, направление ориентации волокон в бумаге, светопроницаемость, прозрачность бумаги, деформации под воздействием влаги и т.п.); гладкость поверхности бумаги; белизна; светопрочность; сорность бумаги (результат использования при её производстве загрязнённой воды) и некоторые другие свойства бумаги.
Бумажный носитель что это значит
Носители информации
Носитель информации (информационный носитель) – любой материальный объект, используемый человеком для хранения информации. Это может быть, например, камень, дерево, бумага, металл, пластмассы, кремний (и другие виды полупроводников), лента с намагниченным слоем (в бобинах и кассетах), фотоматериал, пластик со специальными свойствами (напр., в оптических дисках) и т. д., и т. п.
Носителем информации может быть любой объект, с которого возможно чтение (считывание) имеющейся на нём информации.
Носители информации применяются для:
Зачастую сам носитель информации помещается в защитную оболочку, повышающую его сохранность и, соответственно, надёжность сохранения информации (например, бумажные листы помещают в обложку, микросхему памяти – в пластик (смарт-карта), магнитную ленту – в корпус и т. д.).
К электронным носителям относят носители для однократной или многократной записи (обычно цифровой) электрическим способом:
Электронные носители имеют значительные преимущества перед бумажными (бумажные листы, газеты, журналы):
Накопитель на жёстких магнитных дисках или НЖМД (англ. hard (magnetic) disk drive, HDD, HMDD), жёсткий диск – запоминающее устройство (устройство хранения информации), основанное на принципе магнитной записи. Является основным накопителем данных в большинстве компьютеров.
В отличие от «гибкого» диска (дискеты), информация в НЖМД записывается на жёсткие пластины, покрытые слоем ферромагнитного материала – магнитные диски. В НЖМД используется одна или несколько пластин на одной оси. Считывающие головки в рабочем режиме не касаются поверхности пластин благодаря прослойке набегающего потока воздуха, образующейся у поверхности при быстром вращении. Расстояние между головкой и диском составляет несколько нанометров (в современных дисках около 10 нм), а отсутствие механического контакта обеспечивает долгий срок службы устройства. При отсутствии вращения дисков головки находятся у шпинделя или за пределами диска в безопасной («парковочной») зоне, где исключён их нештатный контакт с поверхностью дисков.
Также, в отличие от гибкого диска, носитель информации обычно совмещают с накопителем, приводом и блоком электроники. Такие жёсткие диски часто используются в качестве несъёмного носителя информации.
Оптические (лазерные) диски в настоящее время являются наиболее популярными носителями информации. В них используется оптический принцип записи и считывания информации с помощью лазерного луча.
DVD-диски могут быть двухслойными (емкость 8,5 Гбайт), при этом оба слоя имеют отражающую поверхность, несущую информацию. Кроме того, информационная емкость DVD-дисков может быть еще удвоена (до 17 Гбайт), так как информация может быть записана на двух сторонах.
Накопители оптических дисков делятся на три вида:
Основные характеристики оптических дисководов:
В настоящее время широкое распространение получили 52х-скоростные CD-дисководы – до 7,8 Мбайт/сек. Запись CD-RW дисков производится на меньшей скорости (например, 32х-кратной). Поэтому CD-дисководы маркируются тремя числами «скорость чтения х скорость записи CD-R х скорость записи CD-RW» (например, «52х52х32»).
DVD-дисководы также маркируются тремя числами (например, «16х8х6»).
При соблюдении правил хранения (хранение в футлярах в вертикальном положении) и эксплуатации (без нанесения царапин и загрязнений) оптические носители могут сохранять информацию в течение десятков лет.
Флеш-память (flash memory) – относится к полупроводникам электрически перепрограммируемой памяти (EEPROM). Благодаря техническим решениям, невысокой стоимости, большому объёму, низкому энергопотреблению, высокой скорости работы, компактности и механической прочности, флеш-память встраивают в цифровые портативные устройства и носители информации. Основное достоинство этого устройства в том, что оно энергонезависимое и ему не нужно электричество для хранения данных. Всю хранящуюся информацию во флэш-памяти можно считать бесконечное количество раз, а вот количество полных циклов записи, к сожалению, ограничено.
Когда исчезнет печать
Несмотря на тенденцию развития современных технологий, их уровень еще не настолько высок, чтобы мы могли полностью отказаться от полиграфии. Это уже неоднократно было доказано многими исследовательскими центрами и лабораториями. Изучив доклады, можно с уверенностью сказать, что этот вопрос был полностью рассмотрен через «микроскоп» и «разжеван» в деталях перед мировой аудиторией. Поэтому мы не рекомендуем спешить выбрасывать в мусорное ведро свою периферийную технику. Хотя, Вы и сами не станете этого делать, особенно после того как прочтете данную статью до конца.
Что лучше – бумажный или цифровой носитель
Отпечатанный на бумаге материал, в сравнении с цифровой информацией, намного эффективнее влияет на развитие человека. Ведь именно таким образом люди получают тактильный и пользовательский опыт, а также формируют немаловажный ассоциативный ряд. Тем не менее, содержащаяся на бумаге информация вскоре может потерять свою актуальность, в этом плане современный гаджет будет куда надежнее. Также стоит отметить, что печать уступает «цифре» в плане масштабирования, распространения и аналитики. Зато напечатанный материал затруднительно поддать плагиату.
Что показали исследования бумажных и цифровых носителей
Первыми, кто опроверг скорое исчезновение бумажного носителя, были нейроспециалисты. Они напрактике показали, что человеческий мозг лучше воспринимает печатную информацию, нежели цифровую. К примеру, такая компания, как «True Impact», сравнила эффект от почтовой рекламы и Email-рассылки. В ходе эксперимента выяснилось, что традиционная рассылка легче для восприятия, так как 75% просмотревших ее, запомнили содержащуюся в письме информацию. Что касается электронной почты, то там все куда хуже, всего 44% смогли хоть что-то вспомнить. Удивляться таким показателям не стоит. Дело в том, что большинство из нас электронную рекламу сразу же отправляют в спам, даже не читая содержимого. В то же время, конверт в почтовом ящике, так или иначе, привлекает внимание, а наше любопытство заставляет изучить полученное.
Еще одно исследование осуществили «Temple University». Чтобы получить более точные данные, они в ходе эксперимента сделали МРТ мозга. И как оказалось, отпечатанный материал смог легко активировать вентральную область «серой жидкости», которая отвечает за оценку и вызывает сильное чувство приобрести тот или иной товар. Да, цифровой носитель тоже неплохо себя проявил, но все же реальное восприятие физического материала запоминается куда лучше, точнее и быстрее (об этом еще говорили «Bangor University» в 2009 году).
Итог однозначный, печатный (бумажный) носитель, если когда и канет в лету, то это будет крайне не скоро. Кроме того, не стоит забывать и о том, что на сегодняшний день интенсивно развивается 3D-печать, которая имеет все шансы надолго занять важную нишу в человеческой жизни. В свою очередь, мы Вам настоятельно рекомендуем пользоваться преимуществами обоих видов информационных носителей, особенно это будет полезно тем, кто занимается маркетинговой деятельностью.
Электронные документы: виды, требования и особенности документооборота
Разберёмся, в чем различия бумажного варианта документа, его отсканированной версии и документа, изначально созданного в электронной форме, затем сравним требования к ним и определим сферы применения.
Документ бумажный, электронный образ и электронный документ
Федеральный закон от 29.12.1994 № 77-ФЗ (редакция от 03.07.2016) «Об обязательном экземпляре документов» определяет документ как «Материальный носитель с зафиксированной на нём в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени и в пространстве в целях общественного использования и хранения».
Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.
Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:
«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».
Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.
В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.
Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.
Требования к документам в электронном виде
Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:
Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.
Виды и применение электронных документов
Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.
Договоры, контракты, соглашения
Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.
Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.
Первичные учётные документы
Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.
Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.
Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.
Отчётность
Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.
Документы для подачи в суд
Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.
Обращения в государственные органы
Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.
Юридическая значимость электронной переписки
Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.
Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.
В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:
Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.
Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.
В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.
Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.
Подведём итог
Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.
Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее перейти на ЭДО. Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.
Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному
Распространение электронного документооборота предполагает, что цифровой вариант документа будет обладать такой же юридической силой, как и его бумажная версия.
Электронные документы могут быть подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП), которая делает их равнозначными бумажным, пoдписанным собственноручной пoдписью, закон № 63-ФЗ «Об электронной подписи». Такие документы могут применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством РФ.
Все электронные документы, переданные через систему ЭДО Диадок и подписанные действующей КЭП, по умолчанию равнозначны бумажным, поэтому нет необходимости дублировать их.
Однако некоторые документы могут быть созданы исключительно на бумажном носителе. Кроме того, бывают случаи, когда готовый бумажный документ необходимо перевести в электронный вид. При этих обстоятельствах потребуется удостоверить равнозначность документа у нотариуса.
Что означает удостоверение равнозначности
Нотариальное удостоверение равнозначности документа бывает двух видов:
Суть данной процедуры — это подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе.
Процедура удостоверения равнозначности бумажного документа электронному означает, что нотариус подтверждает тождественность созданного цифрового экземпляра его физической версии. То есть цифровая копия становится юридически равнозначна бумажной.
Удостоверение равнозначности в России появилось в 2013 году. Законное обоснование — статьи 103.8–103.9-1 «Основ законодательства РФ о нотариате». Практика позволяет любому гражданину или организации быстро передавать заверенные электронные документы в любую точку России.
Как заверить равнозначность документов
Разберем конкретный пример. Нужно продать недвижимость в Екатеринбурге. Продавец живет в Новосибирске и не может быстро приехать на завершение сделки. Он обращается к нотариусу в своем городе и оформляет доверенность на родственника из Екатеринбурга.
Далее нотариус продавца в Новосибирске подготовит нотариально удостоверенную доверенность и ее электронный образ. После документ подписывается квалифицированной электронной подписью нотариуса продавца. Теперь цифровая версия равна бумажной.
Доверенность в электронном виде отправляется нотариусу родственника в Екатеринбурге. Специалист переводит ее обратно из электронной формы на бумажный носитель, удостоверяет и выдает доверенному лицу.
То же касается и других документов физических лиц: согласие на совершение супругом сделки с недвижимостью, разрешение на выезд детей за границу и т. д.
Применительно к юридическим лицам таким способом допускается удостоверить лист записи ЕГРЮЛ, полученный от ФНС в цифровом формате. Нотариус распечатает документы и удостоверит их равнозначность электронному листу записи.
Основные этапы процедуры
Если дополнительно необходимо перевести документ из электронного вида в бумажный, далее происходит следующее:
Какие документы нужны для удостоверения
Список зависит от того, кто обращается за нотариальными услугами.
Для физического лица
Юридическое лицо, зарегистрированное в России
Список документов для иностранной организации
Кроме того, документы для иностранной компании подают вместе с нотариально заверенным переводом на русский язык.
Исчерпывающий перечень уточняйте у нотариуса.
В каких случаях может понадобиться удостоверение
Обменивайтесь документами по сделке. Отправляйте УПД, счета-фактуры, акты и другие документы в Диадоке.
Исключения
Нельзя удостоверить равнозначность:
Документы из списка подаются только в оригинале.
Вопрос-ответ
Кто подписывает электронную версию документа?
Как сказано выше, нотариус подписывает своей КЭП электронный образ документа. Однако если его содержание и форма предполагают подпись заявителя, последний также использует электронную подпись.
Что такое тождественность документа?
Это удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе. Созданный специалистом электронный документ по закону обладает той же силой, что и бумажный оригинал, равнозначность которому удостоверена нотариусом.
Как перевести цифровой документ в бумажный формат?
Обратная процедура — удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу. Процесс аналогичный: специалист подтверждает тождественность документов.
Если документ подписан КЭП клиента, нотариус сначала проверит подпись на достоверность, а после проведет процедуру.
Проверяет ли нотариус содержание и подлинность документов?
Нет, специалист, к которому обратились за указанной услугой, не занимается проверкой. Специалист исключительно свидетельствует о тождественности электронной и бумажной версий.
Какой формат?
Специалист создает документ в виде, установленном в законодательстве: файл XML, КЭП в формате PKCS#7, кодировка DER, приказ Минюста России от 30.09.2020 № 227.
Когда клиент планирует перевести электронную версию в бумажную, лучше заранее уточнить требования к документу: формат, способ отправки, вес и т. д. Чаще это файлы с расширением PDF или TIFF.
Сколько стоит?
Расценки на услугу зависят от региона и конкретного специалиста, но в среднем колеблются от 50 до 70 рублей за страницу.