больничный лист заполнен шариковой ручкой что делать
ФСС РФ дал ответы на частые и непростые вопросы по пособиям
Нарушение режима
Иногда сотрудник приносит в бухгалтерию сначала листок нетрудоспособности с отметкой о нарушении режима, а потом еще один – уже без отметок. С даты нарушения оплата произведена по МРОТ. Встает вопрос, как оплачивать следующий больничный лист, если сотрудник продолжает болеть?
Продолжение листка нетрудоспособности в случае, если сотрудник все еще болеет, также будет оплачено в пониженном размере в соответствии со статьей 8 Федерального закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ.
При нарушении режима пособие по временной нетрудоспособности снижается со дня нарушения и до окончания периода временной нетрудоспособности. В районах и местностях, в которых установлены районные коэффициенты к заработной плате, размер пособия в этом случае надо рассчитывать с их учетом. Кстати, не всегда при нарушении работником режима надо уменьшать размер пособия. Если причина нарушений уважительная, то пособие может быть назначено в полном объеме.
Уважительность причины нарушения сотрудником режима, предписанного врачом, определяет сам работодатель. И если он посчитает, что причину действительно можно назвать уважительной, согласовывать решение о выплате пособия в полном размере в ФСС РФ не надо. Но работник все-таки должен доказать компании, что нарушил режим не просто так. Хорошо, если он опишет причины нарушения в заявлении с просьбой не снижать пособие и приложит какие-то документы. Например, сотрудник вовремя не явился на прием к врачу из-за того, что у него затопило квартиру. Справка от коммунальных служб получена.
Заявление с просьбой не снижать пособие работник может написать в произвольной форме. Руководитель компании издает приказ о том, что пособие сотруднику будет выплачено в полном размере потому, что причина признается уважительной.
Часто работодатели спрашивают, можно ли признать уважительной причину неявки к врачу из-за плохого самочувствия застрахованного сотрудника. Предостерегу от того, чтобы в таком случае выплачивать пособие в полном размере. Дело в том, что, даже если сотрудник настолько плохо себя чувствует, что нет сил идти в поликлинику в назначенное время, можно вызвать врача на дом.
Надо быть готовым к тому, что ФСС РФ может отказать в возмещении пособия в полном размере. В этом случае удержать с работника сумму, превышающую пособие исходя из МРОТ, будет нельзя.
Проблемы с полисом ОМС
Страхователи периодически задают вопросы, связанные с тем, что у их работников при оформлении больничных в медучреждениях требуют полис ОМС. И только при его предъявлении врач соглашается заполнять бюллетень. Например, недавно работодатели рассказали две ситуации из практики.
В компании трудится студент дневного отделения вуза. Недавно он попал в стационар. Для выдачи листка нетрудоспособности медучреждение требует медицинский полис с места работы. Страховая компания такой полис выдавать отказывается. Страховщики мотивируют отказ тем, что у студента уже есть полис неработающего. Дело в том, что выдача листков нетрудоспособности осуществляется при предъявлении паспорта или документа, его заменяющего. Требования предъявлять при получении больничного полис ОМС законодательство не содержит.
Вторая ситуация заключалась в следующем. В организацию пришел новый сотрудник и почти сразу заболел. Врач попросил предъявить полис ОМС. Его выдал прошлый работодатель заболевшего. В больничный лист в итоге врач внес данные о компании, в которой человек уже не работал. А бюллетень сотрудник предъявил, как, в общем, и должен был, новому работодателю. Компания не имеет права оплачивать больничный, в котором в качестве работодателя фигурирует другая организация. Она же в свою очередь тоже не должна выплачивать пособие, потому что сотрудник уже устроился в другую компанию. Значит, надо попросить сотрудника сходить в медучреждение для замены больничного на новый. В этом случае выдается именно новый больничный лист, а не дубликат. Дубликат выписывают, только если больничный потерялся.
Сложности с определением страхового стажа
Иногда стаж сотрудника переходит в другую «категорию» прямо во время периода временной нетрудоспособности. На какой процент от среднего заработка в этом случае ориентироваться?
Надо обязательно брать в расчет тот стаж, который был на дату наступления нетрудоспособности. Стаж для пособия определяется один раз. Работодатели ошибаются, если оплачивают часть пособия по одним процентам от страхового стажа, а вторую часть – по другим.
О том, что надо ориентироваться на дату наступления нетрудоспособности, прямо сказано в пункте 7 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа, которые утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 6 февраля 2007 г. № 91. В этом вопросе у страхователя даже сомнений возникать не должно.
Но есть по страховому стажу момент, который вызывает споры даже между сотрудниками фонда соцстраха. А именно включать ли первый день нетрудоспособности в страховой стаж, если он, как говорит упомянутый пункт 7, берется «на день наступления» страхового случая. Кто-то считает, что включается. Но мне кажется, правильнее не включать этот день в страховой стаж.
Факсимиле и шариковая ручка в больничном
Предположим, работник пермской компании проходил лечение в Москве. На листке нетрудоспособности, представленном сотрудником к оплате, одна из подписей была факсимиле. Может ли компания принять такой больничный лист к оплате?
Нет. На листке нетрудоспособности должна стоять личная подпись врача, а не факсимиле. Применение факсимиле при оформлении листка нетрудоспособности действующими правилами не предусмотрено. При заполнении листка нетрудоспособности проставляются должность врача, его фамилия, инициалы и подпись. Это предусматривает пункт 57 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н.
Также часто работодатели интересуются, так ли принципиально заполнять все графы больничного черной гелевой ручкой. Бывает, что бюллетень заполняет медсестра, а потом передает врачу на подпись. И врач по невнимательности подписывается синей ручкой. Такой больничный представлять в ФСС РФ не следует, сотрудники фонда имеют полное право не возмещать пособие.
Этот больничный лист также подлежит замене в медучреждении, если он выдан после 22 июля 2011 года, то есть после вступления в силу Порядка выдачи листков нетрудоспособности.
Также не стоит обводить гелевой ручкой символы, по ошибке внесенные в больничный лист шариковой ручкой.
Ответственность работодателей за невыплату пособий
И последний блок интересующих работодателей вопросов, который мы сегодня разберем, – ответственность за невыплату пособий по обязательному социальному страхованию.
В соответствии со статьями 21 и 22 Трудового кодекса РФ работник имеет право на обязательное социальное страхование, а компания обязана его осуществлять. Значит, трудовое законодательство прямо обязывает работодателя выплачивать пособия в предусмотренных федеральными законами случаях.
Работодатели интересуются, могут ли оштрафовать за невыплату пособий трудовые инспекторы. Ответ – да, могут. В связи с тем, что государственный надзор за соблюдением трудового законодательства осуществляет инспекция труда, она имеет право оштрафовать компанию за невыплату пособий.
Так, в случае невыплаты работнику пособия по вине работодателя может быть применена часть 1 статьи 5.27 КоАП РФ, которая предусматривает наложение административного штрафа на директора компании, главбуха или кадровика в размере от 1000 до 5000 руб. за нарушение законодательства о труде.
За грубые нарушения законодательства о труде предусматривается уголовная ответственность, в частности в статье 145.1 УК РФ. За полную невыплату свыше двух месяцев пособий и иных выплат на руководителя компании, если будет доказана его личная заинтересованность, может быть наложен штраф от 100 тыс. до 500 тыс. руб. Также предусмотрено лишение свободы на срок до трех лет.
На практике применение ответственности в случаях невыплаты пособий по социальному страхованию бывает редко, но в принципе возможно.
К новым больничным листам в ФСС РФ будут меньше придираться
Отказывать в возмещении пособий по временной нетрудоспособности из-за незначительных ошибок в заполнении новых бланков больничных листов должны меньше. Проще относиться к заполнению листков нетрудоспособности работодателей призвал заместитель министра здравоохранения и социального развития Юрий Воронин. По его мнению, после введения с 1 июля 2011 года новых бланков листков нетрудоспособности компании-работодатели стали слишком часто просить сотрудников снова обращаться в медучреждение за идеально оформленным больничным.
Ответы на вопросы
1. Подлежат ли переоформлению листки нетрудоспособности, в которых допущены ошибки в написании наименования организации: допущены лишние пробелы, вместо аббревиатуры ФБУ указано ФГУ (государственное учреждение стало бюджетным), аббревиатура ОАО заменена на ЗАО, нет необходимых пробелов?
2. Можно ли принять к оплате листок нетрудоспособности, если в строке «место работы – наименование организации» указано сокращенное название организации – работодателя, не соответствующее его названию в Уставе?
Действующим в настоящее время Порядком выдачи листков нетрудоспособности, утвержденным Приказом Минздравсоцразвития № 624н от 29.06.2011 г. способы сокращения наименования организации не регламентированы. Данный недочет не является основанием для его переоформления.
3. Разъясните, пожалуйста, порядок заполнения графы «Должность врача». В бухгалтерию нашей организации сдан листок нетрудоспособности, в котором в качестве должности врача указано «общей пра». Должен ли бланк такого листка быть признан испорченным?
В соответствии с пунктом 60 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного Приказом Минздравсоцразвития РФ от 29.06.2011 № 624н, в графе «Должность врача» таблицы «Освобождение от работы» указывается должность врача. При заполнении данной графы необходимо иметь в виду, что наименование должности врача формируется с учетом специальности, по которой работник имеет соответствующую подготовку и работа по которой вменяется в круг его обязанностей.
Должность «врач общей практики (семейный врач)» также предусмотрена Номенклатурой и формируется с учетом специальности медицинского работника. Кроме того, в Письме подчеркнуто: если число букв в наименовании должности врача превышает 9 ячеек, допустимо ее сокращение. В то же время, четкий перечень допустимых сокращений должностей по всей Номенклатуре не утвержден.
Учитывая вышеизложенное, указание должности врача «общей пра», позволяющее идентифицировать данного специалиста как врача общей практики, не является основанием для признания листка нетрудоспособности испорченным.
4. В таблице «Освобождение от работы» в графе «Должность врача» первым вписан председатель врачебной комиссии, а сам врач указан в следующей строке. Нужно ли менять листок?
Что касается очередности записей в строке «Должность врача» в случаях, рассматриваемых врачебной комиссией, следует иметь ввиду следующее. Действующий в настоящее время порядок заполнения листков нетрудоспособности не определяет эту очередность и несодержит указания на необходимость внесения должности врача исключительно в первую строку, а должности председателя врачебной комиссии – непременно во вторую в соответствующих ячейках таблицы «Освобождение от работы».
Таким образом, независимо от очередности написания должностей врача и председателя врачебной комиссии, листки нетрудоспособности должны быть приняты к оплате без переоформления.
5. Некоторые буквы в записях в бланке листка нетрудоспособности соприкасаются с границами ячеек информационного поля, а отдельные записи выходят за пределы отведенных строк. Является ли это ошибкой в оформлении?
В соответствии с Письмом Фонда социального страхования РФ от 28.10.2011 № 14-03-18/15-12956 наличие в листке нетрудоспособности технических недочетов заполнения, в т.ч. попадание букв на границы ячеек, выход за пределы ячеек, не является основанием для его переоформления и отказа в назначении и выплате пособий, если при этом все записи в листке нетрудоспособности читаются.
Учитывая вышеизложенное, считаем что такой листок может быть принят работодателем без переоформления.
7. В одном из листков нетрудоспособности строка «Наименование организации» заполнена медицинским учреждением таким образом: часть слов впечатана, а другая вписана от руки печатными буквами. Во втором листке наименование организации вписано печатными буквами, а остальные поля в заполнены с помощью печатающего устройства. Правильно ли оформлены эти листки нетрудоспособности?
Допустимо заполнение листка нетрудоспособности как с применением печатающих устройств, так и печатными буквами вручную. Листки нетрудоспособности оформлены в соответствии с действующим порядком.
8. Сотрудник работает вахтовым методом — четыре недели через четыре. Во время свободной вахты у него заболел двухлетний ребенок. Должны ли мы оплачивать больничный лист, который выдан по уходу за ребенком сотруднику?
Да, должны. По общему правилу больничный лист выдается тому члену семьи, который фактически ухаживает за больным ребенком. Это определяет пункт 34 Порядка выдачи листков нетрудоспособности. При этом в пункте 41 Порядка перечислены периоды, когда больничный лист по уходу за больным ребенком не оформляется. Среди них: ежегодные оплачиваемые отпуска; отпуск по беременности и родам; отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет; отпуск без сохранения заработной платы. В данном пункте Порядка не указан период междувахтового отдыха. В связи с этим сотруднику обоснованно выдан листок нетрудоспособности по уходу за заболевшим ребенком. И он должен быть оплачен в общем порядке.
9.Сотрудница предъявила в бухгалтериюлисток нетрудоспособности. Причина нетрудоспособности — уход за больным ребенком. При заполнении листка нетрудоспособности ФИО ребенка не умещались в отведенные ячейки, поэтому врач написал только фамилию и имя. Является ли это нарушением правил заполнения листка, препятствующим возмещению пособия? Будет ли нарушением, если врач вместо полных имени и отчества ребенка поставит только инициалы (ПЕТРОВА ЛЮ)? Или эта ошибка незначительна и листок менять не требуется?
В строке «ФИО члена семьи, за которым осуществляется уход» указывается фамилия, имя, отчество гражданина, за которым осуществляется уход. При этом, если в данной строке указаны только фамилия и имя или фамилия и инициалы лица, за которым осуществляется уход, то это не является основанием для замены листка. При определении размера пособия по временной нетрудоспособности в связи с уходом за больным ребенком имеют значение: причина нетрудоспособности, возраст ребенка, период нетрудоспособности.
10.У многодетной матери друг за другом заболели трое детей. На третьего ребенка врач выдал отдельный листок нетрудоспособности. Как в этом случае врачом должна заполняться таблица «Освобождение от работы»? В ней необходимо показать весь период освобождения (с начала болезни первого ребенка до окончания болезни третьего)?
В соответствии с пунктом 38 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 г. № 624н, (далее — Порядок), в случае, если причина нетрудоспособности — уход за больными детьми (более двух), то врач выдает второй листок нетрудоспособности. Согласно пункту 39 Порядка при заболевании второго ребенка в период болезни первого в листке нетрудоспособности указываются даты начала и окончания заболевания, имена, возраст этих детей. В листке нетрудоспособности по уходу за третьим ребенком указывается период освобождения от работы, необходимый для ухода только за этим ребенком.
11.Как быть в случае, если бухгалтер при заполнении листка нетрудоспособности использовал шариковую ручку синего цвета?
Согласно пункту 65 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, при исправлении ошибок, допущенных при заполнении раздела, который заполняется работодателем, ошибочная запись аккуратно зачеркивается, правильная запись взамен ошибочной вносится на оборотную сторону бланка листка нетрудоспособности, подтверждается записью «исправленному верить», подписью и печатью работодателя. Не допускается исправление ошибок с помощью корректирующего или иного аналогичного средства. В данном случае ничего предпринимать не следует, а в дальнейшем подобных ошибок следует не допускать.
12.При оформлении листка нетрудоспособности в поликлинике потребовали справку с названием организации. Сотрудник обратился за такой справкой к работодателю. Правомерны ли требования медучреждения? Могут ли в поликлинике указать наименовании организации со слов работника, или организация обязана выдать справку с наименованием организации всем работникам?
Согласно пункту 58 Порядка в строке «место работы — наименование организации» указывается полное или сокращенное наименование организации (обособленного подразделения). Наименование организации записывается со слов застрахованного лица. Требование медицинской организации при выдаче листка нетрудоспособности о представлении застрахованным лицом справки с места работы, неправомерно.
13. Какие ошибки при заполнении листка нетрудоспособности медучреждением будут поводом для переоформления документа, а также могут стать причиной для отказа работодателю в возмещении пособий Фондом социального страхования Российской Федерации: буквы и другие отметки, сделанные врачом, выходят за границы ячеек или соприкасаются с ними; в ячейках стоят лишние пробелы между буквами, точки или же нет пробела между инициалами; буквы в ячейках строчные, а не заглавные; наименование работодателя написано произвольно со слов пациента и не совпадает с названием, принятым в самой организации; записи сделаны не с первой ячейки; печать поликлиники плохо видна; печать медучреждения попала на границы ячеек; вместо печати «Для листков нетрудоспособности» стоит печать «Для больничных листков»; врачи поставили подписи в одну строчку.
Из перечисленных ошибок, допущенных медицинской организацией при оформлении листка нетрудоспособности, листок нетрудоспособности подлежит замене в случаях, если: буквы и другие отметки, сделанные врачом, выходят за границы ячеек; буквы в ячейках строчные, а не заглавные; записи сделаны не с первой ячейки; оттиск печати поликлиники не читается.
14.Можно принять у работника больничный лист, если он его складывал и на нем следы от сгибов?
Если при заполнении листка нетрудоспособности соблюден Порядок заполнения, нет никаких ошибок в заполненных строках и графах, но листок имеет сгибы (заломы), то основания не принимать такой листок нетрудоспособности к оплате отсутствуют.
15. Если был переоформлен первичный листок нетрудоспособности, нужно ли переоформлять больничный, выданный в его продолжение, ведь на нем будет стоять номер первоначально выданного листка нетрудоспособности, а не переоформленного?
В случае, если за период временной нетрудоспособности работнику было выдано несколько листков нетрудоспособности и один из них испорчен, с испорченного листка снимается копия, в этой копии (в левом верхнем углу) медицинская организация указывает номер нового листка нетрудоспособности, выданного взамен испорченного, или медицинская организация выдает справку, подтверждающую факт замены листка нетрудоспособности с указанием номера заменяемого листка нетрудоспособности.
16. Сотруднику нашей организации в продолжение первичного больничного были выданы еще два листка нетрудоспособности. Номер какого документа должен быть указан на третьем листке нетрудоспособности: первичного листка нетрудоспособности или второго листка нетрудоспособности, выданного в продолжение первичного?
При длительной нетрудоспособности, когда было выдано несколько листков нетрудоспособности, в последующих листках нетрудоспособности должен быть указан номер предыдущего листка нетрудоспособности, а не первичного.
17. Сотрудник организации находился на больничном, что подтверждается листком нетрудоспособности, выданным медицинской организацией. При этом в разделе «заполняется врачом медицинской организации» в месте, где ставится печать медицинской организации, была поставлена печать организации, содержащая полные реквизиты, но при открытии листка нетрудоспособности в печати было указано «№11», а при закрытии в ней было указано «№ 12». Считается ли такой листок нетрудоспособности неправильно заполненным?
С 01.07.2011 года согласно приказу Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 26.04.2011 г. № 347н «Об утверждении формы бланка листка нетрудоспособности» начала действовать новая форма бланка листка нетрудоспособности. В связи с этим Минздравсоцразвития России издало новый приказ от 29.06.2011 г. № 624н «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» (далее — Порядок). Согласно пункту 56 Порядка записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке печатными заглавными буквами чернилами черного цвета либо с применением печатающих устройств. Допускается использование гелиевой, капиллярной или перьевой ручки. Не допускается использование шариковой ручки. Записи в листке нетрудоспособности не должны заходить за пределы границ ячеек, предусмотренных для внесения соответствующих записей, а также не должны соприкасаться с границами ячеек. При этом все записи в специально отведенных ячейках проставляются, начиная с первой ячейки.Что касается печати медицинской организации, то в этом же пункте сказано, что оттиск печати медицинской организации должен соответствовать названию, указанному в уставе медицинской организации. При оформлении листков нетрудоспособности в некоторых медицинских организациях (психиатрических, наркологических организациях, центрах по профилактике и борьбе со СПИДом и инфекционными заболеваниями и др.) могут быть использованы специальные печати или штампы без указания профиля организации. При этом печати медицинской организации, учреждения медико-социальной экспертизы могут выступать за пределы специально отведенного места, но не должны попадать на ячейки информационного поля бланка листка нетрудоспособности. Печать, проставляемая на бланке листка нетрудоспособности, должна содержать наименование организации, при этом следует учитывать, что организация вправе иметь несколько печатей, порядок использования которых определяется локальным нормативным актом организации. Таким образом, в случае, указанном в примере, листок нетрудоспособности, оформленный в соответствии с Порядком, не содержащий ошибок в заполнении, не считается испорченным.
18. Нахожусь на длительном лечении в связи со сложным переломом ноги. На работе предъявила два закрытых листка нетрудоспособности, третий еще не закрыт. В этом документе в графе «иное» (в части «Приступить к работе») стоит код «31» и указана дата. Бухгалтерия больничный не приняла, мотивируя тем, что должен стоять только код без даты. Правомерны ли в данном случае действия сотрудников бухгалтерии?
В случае длительного лечения, как правило, выдается несколько листков нетрудоспособности. При этом в первичном и в последующих листках нетрудоспособности при продолжающейся нетрудоспособности в строке «Иное» указывается код «31». Согласно пункту 61 Порядка выдачи листков нетрудоспособности, утвержденного приказом Минздравсоцразвития России от 29.06.2011 г. № 624н, проставление даты предусмотрено только для кодов 32, 33, 34 и 36, т.е. даты установления, изменения группы инвалидности, смерти гражданина, явки трудоспособным. Внесение даты при указании кода «31» Порядком не предусмотрено.
19. Как в листке нетрудоспособности следует отмечать неоднократные нарушения режима (после первого)?
Разовое нарушение режима без уважительной причины уже является основанием для снижения размера пособия. Поэтому в новом бланке листка нетрудоспособности не предусмотрены графы для внесения информации о повторных нарушениях режима.
20. Сотрудница находилась на больничном длительное время. За этот период она изменила фамилию. Нужно ли в этом случае переоформлять больничный лист (первичный и листки с его продолжением)?
Переоформлять листок нетрудоспособности нет необходимости. Достаточно приложить копию документа о смене фамилии
685000, Российская Федерация, г. Магадан, ул. Пролетарская 40-А
Горячая линия по правовым вопросам:
Горячая линия по вопросам назначения и выплаты пособийв рамках проекта «Прямые выплаты»: 69-77-55, 69-77-46
-по вопросам предоставления справок о выплаченных пособиях и 2-НДФЛ: 69-77-46
Исчисления пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством:
Администрирование страховых взносов (уплата, отчетность):
69-77-42, 69-77-44, 69-77-41, 69-77-48
По вопросам информационного взаимодействия:
Понедельник: с 09:00 до 18:00
Вторник: с 09:00 до 18:00
Среда: с 09:00 до 18:00
Четверг: с 09:00 до 18:00
Пятница: с 09:00 до 18:00
Суббота, воскресенье: Выходной
Перерыв: с 13:00 до 14:00
ГРАФИК ПРИЕМА ГРАЖДАН