вводная встреча что это
m_i_kuznetsov
m_i_kuznetsovРазмышления о разработке программного обеспечения и информационных систем
То, что действительно важно, но чему нигде не учат
Обычно обследование начинается с вводной встречи. В некоторых случаях вместо встречи проводится телеконференция или групповой видеочат.
Цели вводной встречи:
Как правило, в дальнейшем аналитик может общаться с представленными ему экспертами напрямую, без посредников, что создаёт благоприятную среду для проведения обследования. Но следует уточнить, в каком режиме каждому из экспертов удобнее работать. Эксперты могут высказать свои предложения по времени и месту проведения встреч, их темам. Важно согласовать режим взаимодействия в присутствии руководства (ответственного лица) со стороны заказчика, чтобы дисциплинировать экспертов. Результаты желательно закрепить в протоколе, подписанном всеми участниками.
Даже, если встреча не принесёт более ничего, кроме знакомства с экспертами и договорённости о дальнейшем взаимодействии с ними, её проведение оправдано, поскольку эксперт получит нужные ориентиры. Но аналитик может поставить для вводной встречи ещё одну важную цель:
Обсуждение реализации создаваемой системы на вводной встрече я считаю преждевременным, если аналитик не ориентируется свободно в предметной области. Эта тема обсуждалась в предыдущем посте.
Перед началом проекта: 8 секретов стартовой встречи
Правила успешного kick-off митинга.
Если вам интересна эта тема, то вам точно понравится наша шпаргалка: «Какие шаблоны поведения команды мешают проекту»
Kick-off митинг — это стартовая встреча перед началом проекта. Такие собрания помогают познакомить участников команды, обозначить цели и сделать сотрудничество прозрачным. Конечно, при условии, что встреча проведена правильно.
Перевели советы французского портала Manager GO о том, как организовать kick-off митинг.
Для чего нужна стартовая встреча
Как и любую другую встречу, kick-off митинг нужно тщательно продумать и спланировать. Составьте план встречи и разошлите приглашенным, чтобы они подготовили вопросы и предложения.
Простота и эффективность — вот ключевые характеристики такого собрания. Его цель состоит не в том, чтобы вывалить на участников поток информации, цифр и данных по проекту. А наоборот — облегчить понимание рабочих процессов.
#1. Знакомство
Представьтесь и попросите участников сделать то же. Это особенно важно, когда специалисты незнакомы. Что сказать? Базовую информацию: имя, фамилия, функция в компании. Роль каждого в проекте уточнят позже.
# 2. Повестка встречи
Иногда этим шагом пренебрегают, считая его лишней церемонией. На самом деле, всем будет проще, если вы с самого начала определите, в каком порядке будете обсуждать проект, когда задавать вопросы и т. д. Встречи такого типа — это не монолог. Нужно, чтобы участвовала вся команда.
# 3. Суть проекта и цели команды
Обязательно ответьте на вопрос: «Какие проблемы решает проект?» Сотрудникам важно понимать, почему они будут делать ту или иную работу.
Ольга Киселева,
Проджект-менеджер в MegaFon
Евгений Камашев,
Ex-директор по проектам Метинвест Диджитал
Не забывайте, что на встрече собрались специалисты из разных областей. Укажите общие цели и, если это возможно, уточните их по областям для каждой группы сотрудников. Опишите, какого результата ждете.
# 4. Описание этапов проекта
Разбейте проект на этапы, уточняя результат каждого (макет, документация) и срок выполнения. Так вы убедитесь, что ничего не упустили. Некоторые процессы могут выполняться параллельно. Так вы избежите ситуации, когда сотрудник ждал окончания предыдущего процесса и не приступал к работе, потеряв много времени.
Если для управления проектами вы используете специальную программу (Trello, Redmine, Jira), предупредите об этом в начале.
# 5. Роль и ответственность каждого
Одна из главных целей стартовой встречи — подробно объяснить, кто чем занимается, в какие группы объединяются сотрудники и как работают друг с другом. Например, два дизайнера и один менеджер, который затем отправляет макет на утверждение аналитику и руководителю проекта.
Обязательно составьте список с контактами каждого участника. У точните, как будете коммуницировать. Часто руководители проекта не возражают против коммуникации в Facebook через личные аккаунты. Некоторым важно иметь постоянный доступ к переписке.
# 6. Мониторинг проекта
Авторы Manager GO советуют проводить регулярное информирование о ходе проекта раз в неделю и всегда в письменной форме.
Такой отчет может содержать такие элементы:
Не делайте отчеты бюрократизированными. Выберите только принципиальную для проекта информацию.
# 7. Оценка результатов работы
На стартовой встрече определите, как вы будете оценивать, выполнена ли работа, и насколько хорошо. Сотрудники должны уложиться в сроки? В бюджет? Максимально быстро все согласовать внутри команды? Использовать новые методы или технологии? Совершить наименьшее количество ошибок?
# 8. Планирование следующих встреч
Согласование графика следующих встреч еще раз напомнит сотрудникам о дедлайнах и объеме работы, который они должны сдать в срок.
Евгений Камашев, директор по проектам Метинвест Диджитал
На стартовой встрече также обсудите:
Технологии позволяют собрать всех участников команды, даже если они в разных странах. Чем больше сотрудников будут понимать цели и задачи проекта, тем выше будет их эффективность.
Если не получается собрать всех, пригласите ключевых специалистов — тех, кто будет возглавлять проектные группы. От каждой функции (маркетинг, IТ, финансы) должен быть минимум один представитель.
Можно провести несколько стартовых встреч: внутреннюю и совместно с Заказчиком. Оптимально встреча должна длиться час. Если дольше — теряется фокус внимания.
Успешный старт проекта
Полное руководство по осуществлению запуска проекта
Просмотр тем
Что такое старт проекта? Это первое, вводное, совещание с проектной командой и, по возможности, с клиентом. На этом совещании определяют общие цели и целевое назначение проекта.
Запускать проект без проведения вводного совещания — это все равно что отправляться в путешествие, не имея конкретного плана. Возможно, что в пути вам встретится что-нибудь интересное, но, скорее всего, вы закончите свой отпуск в компании утомленных попутчиков и с полупустым фотоальбомом. Успешное вводное совещание задает курс на эффективную и бесперебойную совместную работу по проекту.
Зачем нужно вводное совещание?
Поскольку это первое совещание между участниками команды проекта и, возможно, клиентом или куратором, оно оптимально подойдет для определения ожиданий и укрепления духа команды. Обычно старт проекта проводят, после того как завершено техническое задание или карта проекта и все стороны готовы к работе.
Вводное совещание — это возможность сориентировать команду на предстоящую работу, определить способы взаимодействия, поставить общие цели и запланировать рабочие встречи. На нем можно обсудить, например, способы коммуникации, периодичность проведения собраний, график проекта, а также факторы, которые могут замедлить работу над проектом (и способы их избежать).
Планирование вводного совещания
Как говорится, не подготовившись, готовьтесь к провалу. Нет ничего хуже, чем прийти на встречу с кем-то, кто не нашел времени к ней подготовиться. Чтобы не оказаться в таком неловком положении, тщательно планируйте вводное совещание
Подготовка
Вводное совещание не должно превратиться в «информационную сводку». Если вам необходимо предварительно предоставить справочную информацию, сделайте это в общем документе, таком как страница Confluence. В вводных совещаниях должны активно участвовать команда, заинтересованные стороны, а также все, чья деятельность каким-то образом зависит от проекта.
Составьте повестку совещания, чтобы оно прошло организованно и с пользой. Набросайте список вопросов, которые хотите задать участникам команды. (А еще лучше — заранее отправьте им эти вопросы, чтобы у них была возможность подумать над ответами.) Подготовьте ответы на вопросы, которые могут возникнуть у команды.
Организация совещания
Подход к составлению повестки совещания будет зависеть от проекта. Однако ее ключевые пункты должны раскрывать вопросы кто, что, где, когда, почему/зачем и как:
Не забудьте также рассказать повестку вводного совещания команде и выяснить, есть ли какие-либо вопросы, которые необходимо обсудить заранее.
В чем разница между вводным совещанием с командой и вводным совещанием с клиентами?
Предположим, вы планируете старт внутреннего проекта, например по внедрению новой системы управления документооборотом или созданию нового компонента для разработки, или же это может быть внешний проект для клиента. В обоих случаях вводное совещание преследует одинаковую основную цель: задать правила, стиль и концепцию проекта в целом и с проектной командой определить общие цели, задания и график.
При работе с клиентом вводное совещание будет посвящено знакомству с командой, задействованной на проекте, обсуждению с клиентом этапов проекта и согласованию эффективных способов совместной работы для успешной реализации проекта. Для команды данное совещание — это возможность глубже изучить контекст проекта, продемонстрировать понимание проекта и желание над ним работать, а также заложить основу для конструктивных рабочих взаимоотношений с клиентом.
Какие темы рассматриваются на вводном совещании?
Итак, вы все предварительно спланировали и готовы начать замечательное вводное совещание со своей командой. Вы все отлично организовали! Все проекты разные, однако попытайтесь раскрыть в рамках совещания следующие темы:
Представление участников
Начните беседу. Не думайте, что все друг друга знают. Предложите каждому участнику совещания представиться, рассказать о своей роли в проекте и о том, чем он будет заниматься. Будет здорово, если вы сможете придумать веселый и быстрый способ разогреть аудиторию.
Техническое задание, объем работ по проекту, график и результаты проекта
Из всех обсуждаемых на вводном совещании тем это одна из наиважнейших. Ее обсуждение позволяет окончательно утвердить составляющие компоненты проекта и убедиться, что все понимают, о чем идет речь.
В техническом задании, которое вы отправили клиенту, указано, какие работы вы выполните и к какому сроку.
Документ, определяющий объем работ по проекту, содержит подробное описание результатов проекта и работ, которые требуется выполнить для их достижения.
График реализации проекта — это общий обзор того, что предполагается выполнить, с указанием сроков. Его можно составить настолько подробно, насколько это необходимо для проекта.
Результаты проекта — это конкретные результаты, которые вы отправите клиенту. Как правило, они уже отмечены в графике.
Отслеживание прогресса/контрольных точек и сообщение о них
Во время вводного совещания определите основной принцип информирования заинтересованных сторон и клиентов о достигнутом прогрессе. Можно составить отчет о статусе, чтобы показать, как в рамках проекта отслеживаются бюджетные расходы, задания, контрольные точки и график реализации. Данный отчет предоставляется всем заинтересованным сторонам, а также всем тем, чья деятельность так или иначе зависит от проекта, чтобы они могли узнать о прогрессе (или задержках). По проектам для клиентов важно согласовать с последними уровень детализации данных в предоставляемых им отчетах о статусе, чтобы упростить процедуру выставления счетов и оплаты.
Инструменты и методы
Определите набор инструментов для совместной работы, которые планируете использовать на протяжении проекта, и решите вместе с командой, как будете пользоваться ими для связи. Как вы будете обмениваться отчетами о статусе и другими документами? Согласование этих вопросов на раннем этапе поможет оптимизировать коммуникацию в рамках проекта. Полезно также проверить наличие у команды или клиента доступа ко всем инструментам, которые решено использовать для обмена информацией о проекте. Некоторые из инструментов, которые можно использовать на проекте, перечислены далее.
Для работы с клиентами могут потребоваться другие инструменты. Доступ к ним необходимо получить до начала работы. Продумайте ресурсы для разработки, такие как логотипы, шрифты, руководства по стилю, шаблоны, базы данных, данные для входа (в систему управления контентом, в социальные сети, в средства аналитики и т. д.), организуйте доступ к внутренней сети клиента и уточните данные для выставления счетов.
Управление рисками и проблемами
Обсудите с командой (и клиентом) порядок совместного поиска и решения проблем. Даже при идеальном планировании иногда случаются неожиданности. Грамотное управление рисками в рамках внутренних и внешних проектов означает, что вы со своей командой будете постоянно определять, анализировать, приоритизировать и снижать риски, которые могут препятствовать выполнению проекта в срок и в рамках установленного бюджета. Это может предусматривать ведение участниками команды учета своих оплачиваемых часов и отслеживание ожидаемых обновлений программного обеспечения и изменений технических инструментов, используемых в рамках проекта.
Рекомендуется также в ходе вводного совещания с клиентами поинтересоваться, как они относятся к разного рода изменениям, например когда дело касается создания пространства для маневра в бюджете.
Документируйте старт проекта
Желаете поскорее вывести свой проект на старт, но не знаете, с чего начать? Шаблон плана проекта в Confluence подскажет правильное направление. Попробуйте бесплатный шаблон плана проекта, который поможет определить предстоящий проект, управлять им, отслеживать его и при этом держать в курсе все заинтересованные стороны.
Приветственная речь на открытие мероприятия
Ни одно мероприятие, будь то открытие долгожданного образовательного центра либо юбилей родственника, не обходится без приветственной речи. Хоть раз произнести приветственную речь приходится практически каждому, поэтому стоит изучить несколько советов по тому, как выстроить свое приветствие.
Правильная приветственная речь – один из залогов успешного проведения мероприятия. Именно на первых минутах своего выступления оратор имеет шанс расположить публику к себе и обратить ее внимание на торжество, в рамках которого происходит чтение приветственной речи. Уже по первым словам аудитория формирует свое мнение относительно оратора и всего происходящего. Чтобы не дать слушателям повода для скуки и перешептываний, стоит обратить свое внимание на правила построения приветственной речи, которые включают в себя 5 пунктов.
Само приветствие
Начинающему оратору достаточно приветливо поздороваться со всеми собравшимися, используя такие клише, как:
На конференции: «Добрый вечер, уважаемые коллеги! Я рад приветствовать вас на сегодняшней научной конференции, посвященной вопросам нейролингвистики».
Приветственная речь на открытии стадиона: «Здравствуйте, дорогие гости! Я рад объявить о торжественном открытии долгожданного городского стадиона».
Несколько слов о месте выступления
После приветствия в большинстве случаев дается лаконичный, но яркий комментарий об объекте, на котором проводится мероприятие. В зависимости от повода выступления, о месте организации мероприятия говорится лишь несколько красивых слов или, напротив, делается целое отступление для описания места проведения встречи. Последнее часто происходит, когда читается приветственная речь на открытии того или иного значимого объекта.
Для описания места проведения встречи можно использовать следующие выражения:
Приветственная речь на открытии детского сада: «Сегодня мы наблюдаем открытие детского сада №36, которого так долго ждали все жители нового микрорайона. Это современное здание яркое и жизнерадостное не только снаружи, но и внутри. Над интерьером работали специально приглашенные дизайнеры. Мы учли все пожелания родителей, поэтому в этом детском саду имеются специальные детские тренажеры и бассейн для активных игр, а также музыкальные инструменты для занятий музыкой».
Торжественная речь на день рождения компании: «Мы собрались в этом замечательном ресторане, чтобы отметить первый год со дня основания нашей компании».
О самом мероприятии
Центральной частью приветственной речи, будь то речь директора школы или речь на юбилей компании, является небольшой рассказ о сути происходящего. Так, речь ведущего на свадьбе основывается на представлении пары, истории знакомства, описании самого торжества и т.д. Необходимо представить аудитории повод для мероприятия, его цели, значимость, а также программу в отдельных случаях.
Для описания происходящего на мероприятии можно применить такие выражения, как:
Речь руководителя на корпоративе: «Мы собрались здесь, чтобы вместе отметить наступающие праздники. Все мы не просто коллеги, а, скорее, одна большая семья. Праздничная атмосфера сплотит нас еще больше, что позволит нам и дальше эффективно работать плечом к плечу на благо нашего общего дела».
Торжественная речь на открытии спортивного комплекса: «Это замечательное мероприятие посвящено открытию важнейшего объекта жизни горожан, а именно спортивного комплекса. Мы все долго ждали этого и верили, что в ближайшем будущем и в нашем городе появится современный центр для занятий спортом. Невозможно переоценить значение сегодняшнего мероприятия для жизни всего города. Давайте наслаждаться выступлениями юных спортсменов, которые уже завтра начнут посещать занятия в нашем новом спорткомплексе».
Благодарность пришедшим
Ближе к завершению торжественная речь на том или ином мероприятии должна перейти к объявлению благодарности тем, кто собрался и в особенности тем, кто внес свой вклад в то, что стало поводом для торжества. Слова благодарности должны звучать уместно и естественно, то есть без намека на лесть.
Выразить свое почтение можно при помощи следующих клише:
Как пример может послужить речь директора компании, произнесенная на мероприятии в честь юбилея организации:
«Компания похожа на часовой механизм. Если не достает какой-то маленькой, казалось бы, детали, часы стоят. Так же и в компании: важен каждый сотрудник. Именно поэтому в этот торжественный день я хочу, в первую очередь, поблагодарить каждого из своих коллег за проделанную работу. Мы пришли к этой круглой дате вместе. Только благодаря всем вам наша компания процветает. Спасибо, друзья!».
Пожелания
В завершение своей речи необходимо выразить надежды на будущее и пожелания собравшимся относительно мероприятия. Так, речь на юбилей обычно заканчивают поздравлением юбиляра или пожеланием хорошего времяпрепровождения в течение праздника.
Наглядный образец завершения выступления пожеланием – неизменное выражение ведущего Дмитрия Нагиева: «Удачи вам, любви и терпения. Ну все, пока, пока».
Любая речь, какого бы характера она ни была, должна заканчиваться на светлой ноте. Создать такое впечатление помогут следующие выражения:
В качестве примера завершения речи используется торжественная речь на официальном закрытии фестиваля:
«В конце я хочу пожелать вам никогда не сходить со своего жизненного пути. Я верю, что наши дороги однажды снова сойдутся в одну, и мы проведем вместе незабываемые дни, как на этом музыкальном фестивале. Любите себя и будьте верны себе. До свидания, дорогие друзья!».
Торжественная речь на любое мероприятие имеет один и тот же каркас, который может использовать начинающий оратор для подготовки хорошего приветственного выступления по любому поводу. Главное – быть искренним и оставаться собой.
Как проводить встречу ради встречи?
Как проводить встречу ради встречи?
Вы можете собрать свою компанию в любой момент, когда захотите. Есть только один момент, когда ее нужно собрать. Это как раз тот момент, когда нет ни времени, ни денег, ни нормального повода. Вот тогда люди действительно ценят встречу ради встречи – и тот факт, что вы устроили такую «вечеринку», показывает сотрудникам, как вы их цените.
Крис, молодой китайский менеджер, работающий на филиппинском заводе, перерабатывающем мобильные телефоны, рассказывал мне, что в первый раз, когда он взял свою команду с собой на ланч, они были поражены. «Там была только жареная курица, но до тех пор никто не готовил для них ничего подобного. Они не могли этого понять. Но я хотел показать им, как я ценю то, что они делают. Это сплотило команду, как ничто иное».
Если вам кажется, что игра не стоит свеч, то самое время вспомнить про разницу между эффективностью и эффектностью. Провести для друзей обед-вечеринку на четыре часа из пяти блюд и с 16 бутылками вина не очень эффективно. Это занимает время, с утра у вас похмелье да плюс калории, которые придется сжигать в тренажерном зале. Но кто бы стал жить в эффективном мире без вечеринок?
Кстати, если хотите увидеть страну, где вечеринки очень важны, садитесь в самолет и наведайтесь в Грузию. Грузины – самые гостеприимные люди, каких я когда-либо встречал. Это нация, для которой веселье – смысл жизни. В началах 90-х моя оперная компания проводила гастроли в Тбилиси, и мы пережили несколько выступлений, но при этом бесконечное количество вечеринок. На грузинских вечеринках не убирают со стола, но ставят одно блюдо на другое, до тех пор, пока дорогие гости не будут досыта накормлены. Дошло до того, что мы на цыпочках под покровом ночи крались домой. Тишайший скрип двери или дрожание огня – и старенькая бабушка встанет с кровати, откупорит бутылку и начнет сервировать стол. Это было незабываемо – увидеть общество, которое любит общаться.
Данный текст является ознакомительным фрагментом.
Продолжение на ЛитРес
Читайте также
Как проводить IPO
Как проводить IPO Процесс выведения компании на биржу выглядит примерно следующим образом (см. рисунок). Вот также иллюстративно график проведения IPO. Процесс размещения занимает в среднем 3–4 месяца. Давайте посмотрим, что делает компания на каждом этапе подготовки и
Предпосылка № 3. Работайте ради приобретения активов, а не ради денег
Предпосылка № 3. Работайте ради приобретения активов, а не ради денег Предприниматели, желающие развить в себе волшебный дар Мидаса, работают не ради денег. Цель их деятельности состоит в приобретении активов. Если бы перед нами поставили задачу выделить всего одну
На встречу с Марксом
На встречу с Марксом Аграрные преобразования, о которых сказано выше, были только началом больших перемен, осуществленных в эпоху Дэна. Вслед за деревней к рынку тронулся город. «Лев выскочил из клетки» — так китайцы характеризовали состояние дел на государственных
Глава 13. Вытаскиваем клиента на встречу
Глава 13. Вытаскиваем клиента на встречу Работа риелтора состоит из общения с клиентом и переговорного процесса. Многолетние наблюдения за практикующими риелторами позволяют утверждать: 90 % риелторов не следуют определенному порядку в работе с клиентами, отчего их
Идея № 5 Когда вы можете пропустить деловую встречу
Идея № 5 Когда вы можете пропустить деловую встречу * * *Как «очное общение» может помочь – или помешать – деловым
Как заманить нужных людей на встречу?
Как заманить нужных людей на встречу? О’кей, допустим, вы подобрали нужных людей для ближайшей встречи. Теперь надо еще заманить их на это собрание. Ведь успешный кастинг не сводится к тому, чтобы определить, кого бы вы хотели видеть в главных и в эпизодических ролях.
Где и когда стоит проводить информационные встречи?
Где и когда стоит проводить информационные встречи? Важно решить, будет ли эта встреча для ввода данных или для вывода, то есть должны ли участники получить информацию или же вы хотите получить информацию от них.«Вводные» встречи обычно длятся недолго. Если вы заметили
Где проводить дискуссионные встречи?
Где проводить дискуссионные встречи? Тони Блэр встряхнул дряхлые обычаи, а вместе с ними и всю чиновничью рать, когда перевел государственные обсуждения из Кабинета министров в свой собственный офис – «Берлогу», как его стали называть. Этот «Диванный Кабинет» не всем
Где провести инновационную встречу?
Где провести инновационную встречу? Ключевые слова: Ломать и
Как проводить встречу для решения проблем?
Как проводить встречу для решения проблем? Шутки в сторону, выбор места проведения такой встречи может отнять немало эмоциональных сил у организатора.Очень важно, на какой территории улаживается конфликт между людьми или партиями. Вот почему правительство США
Как проводить встречу-продажу?
Как проводить встречу-продажу? Поскольку я один из тех, кто вырос в «шоу-бизе», мой совет вам: думайте о каждой встрече-продаже как о представлении. Это не требует от вас неестественности, притворства. Но вы должны видеть в клиентах публику, встречу воспринимать как сцену.И
Встреча ради встречи «Приходите ко мне в пещеру поболтать про мамонта»
Встреча ради встречи «Приходите ко мне в пещеру поболтать про мамонта» Люди часто говорят, что встреча ради встречи – это проблема. Я абсолютно не согласен: главное, знать, что вы делаете на встрече ради встречи и
Зачем нужна встреча ради встречи?
Зачем нужна встреча ради встречи? Мы – социальные создания. Если бы мы ими не были, мы бы, наверное, работали сами на себя, сидя дома и печатая каждый на своем ноутбуке. Но людям привычнее собираться в группы и работать вместе. Это имеет практический, логический и
Что есть что на встрече ради встречи?
Что есть что на встрече ради встречи? Поскольку я участвовал и проектировал сотни разных конференций, встреч, в том числе очень замысловатые, я бы дал три совета:Пусть это будет по-настоящемуГлавное – намерение. Если вы проводите встречу ради встречи (и ради удовольствия),
Сделайте скучную встречу еще скучнее
Сделайте скучную встречу еще скучнее Есть и другой способ в озорной форме переломить привычку – это устроить скучное собрание. Аналогия – старый совет варить лягушек на медленном огне чтобы они не почувствовали, как прибывает жар. Собрания со временем становятся все
62. Как начать встречу
62. Как начать встречу Для того чтобы открыть встречу с новым контактным лицом в рамках своего ключевого клиента, независимо от того, присутствует ли на ней тот человек, с которым вы ранее контактировали, вам понадобится особая, специальная реклама, имеющая шесть