возврат подотчета в кассу на что можно тратить
Возврат подотчетным лицом суммы неизрасходованного аванса
Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом
Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:
Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).
Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее количества рабочих дней, утвержденных в организации, с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У).
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 требование о сдаче отчета в течение 3 рабочих дней отменено.
С 30.11.2020 вступили в действие и другие изменения по подотчету и кассе. Подробнее о нововведениях рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).
Пример такого документа вы найдете в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.
Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет
Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.
Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.
И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.
Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств
Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:
О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».
Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает
Если подотчетные не возвращает действующий сотрудник, рекомендации по дальнейшим действиям вы найдете в КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе бесплатно и переходите в Готовое решение.
В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:
О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Какие выплаты положены работнику при увольнении».
Итоги
Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.
Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?
Общие правила выдачи денежных средств под отчет
Выдача денежных средств (ДС) под авансовый отчет выполняется в строгой последовательности в соответствии с п. 6.3 указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У. Сотрудник должен:
Заявление обязательно должно содержать визу руководителя, подтверждающую правомерность выдачи денег под отчет. Оформить его вам помогут рекомендации от экспертов КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к К+ бесплатно и переходите в Готовое решение.
Обратите внимание! С 30.11.2020 указанием Банка России от 05.10.2020 № 5587-У требование о сроке сдачи авансового отчета в течение 3-х рабочих дней было отменено. Теперь организация вправе самостоятельно устанавливать срок, на который выдаются денежные средства в подотчет.
Бланк авансового отчета можно скачать на нашем сайте — «Унифицированная форма № АО-1 — Авансовый отчет (скачать)».
Если вышеуказанная последовательность действий соблюдена, а подотчетное лицо потратило свои деньги по причине нехватки выданных, то имеет место обычный перерасход, и после проверки авансового отчета работодатель вернет работнику потраченную сумму из кассы.
Офис-менеджеру Соколовой Т. С. было выдано в подотчет 5500 руб. на закупку продуктов, необходимых для проведения заседания совета директоров. На кассе выяснилось, что сумма покупки составила 6280 руб., и для оплаты покупки работница добавила собственные денежные средства.
После проверки авансового отчета работодатель выплатил Соколовой образовавшийся перерасход в размере 780 руб.
Как возместить перерасход по авансовому отчету, читайте в КонсультантПлюс. Пробный доступ к правовой системе можно получить бесплатно.
Возмещаем затраты сотруднику правильно
Если же последовательность вышеуказанных действий нарушена и работник израсходовал собственные ДС в полной уверенности, что работодатель возместит ему все затраты, то такая операция по своей хозяйственной сути ничего общего с подотчетом не имеет. Ведь в ней работник действовал от своего имени (п. 1 ст. 183 ГК РФ), и еще неизвестно, одобрит ли данную покупку руководитель. Так бывает, когда работник не согласовывает свои действия с руководителем. Например, если менеджер провел переговоры с клиентом, оплатив при этом ужин в дорогом ресторане, или завхоз приобрел материалы на рынке в несколько раз дороже, чем компания бы купила их у оптового поставщика.
Потратив собственные деньги в подобной ситуации, сотрудник в первую очередь должен согласовать свои траты с директором, составив заявление о возмещении понесенных им расходов и приложив все первичные документы. Если руководитель их одобрит, то необходимо составить распоряжение или приказ о выплате компенсации работнику.
Для того чтобы контролеры не имели поводов для претензий, многие компании составляют общий приказ или иной локальный акт предприятия, отражающий порядок возмещения подобных издержек. В документе указываются возможные цели расходования средств, максимальная сумма, которую работник может потратить, сроки выплаты возмещения; он заверяется подписью директора и под роспись подается для ознакомления всем заинтересованным сотрудникам.
После поступления первичных документов в бухгалтерию их необходимо проверить. Если они оформлены в соответствии с требованиями ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ, а в графе «Покупатель» указано наименование компании, значит, имеется документальное подтверждение того, что сотрудник в данной ситуации закупает ценности для нужд работодателя.
Поскольку работник не получает экономических выгод, то и доходом данные суммы не признаются, следовательно, и удерживать НДФЛ нет необходимости. К такому мнению пришли чиновники в письме Минфина РФ от 08.04.2010 № 03-04-06/3-65.
Оформляется данная выплата расходным кассовым ордером и записью Дт 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кт 50. А проводка Дт 10 (07, 08, 11, 41) Кт 73 фиксирует, что приобретенные ценности приняты к учету.
Коммерческий директор ООО «Фрегат» Алексеев А. В., находясь на презентации товаров поставщика, принял решение приобрести небольшую пробную партию, согласовав данный вопрос с генеральным директором по телефону. На покупку он израсходовал 35 477 руб. из собственных средств.
Первичные документы были оформлены на ООО «Фрегат», и на основании распоряжения руководителя и заявления о возмещении потраченных сумм кассир выплатил потраченные сотрудником суммы.
Бухгалтер отразил в учете следующие записи:
Дт 41 Кт 73 — 30 065,25 руб. — товары приняты к учету;
Дт 19 Кт 73 — 5411, 75 руб. — отражен входящий НДС;
Дт 73 Кт 50 — 35 477 руб. — возмещены расходы сотруднику.
Однако на практике некоторые бухгалтеры все же требуют составления авансового отчета, поскольку он является дополнительным документом, который подтверждает, что сотрудник, потративший собственные средства, совершил покупки на цели предприятия, а не на свои личные. Действующее законодательство не содержит информации, прямо разрешающей или запрещающей составлять авансовые отчеты при расходовании работником собственных средств. Таким образом, и оформление, и отсутствие авансового отчета в данном случае допустимы и не будут считаться ошибкой.
Что делать, если документы оформлены на работника?
Если же в процессе проверки первички выяснится, что документы оформлены на работника, то безопаснее оформить возмещаемую выплату договором купли-продажи или закупочным актом. Так как если принять данные расходы к учету по выписанным на работника документам, то велика вероятность их исключения из налогооблагаемой базы во время проверки налоговиками, поскольку фактически работник приобрел ТМЦ в собственность, а после реализовал работодателю.
Исходя из этого у сотрудника возникает доход, облагаемый НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК РФ). За такой доход работнику необходимо будет отчитаться самостоятельно, подав в ИФНС форму 3-НДФЛ по итогам года. При этом он может воспользоваться налоговым вычетом или отразить сумму покупки в расходах (подп. 1 п. 1 ст. 220 НК РФ).
ВАЖНО! Работодатель в данном случае не является налоговым агентом (письмо Минфина РФ от 07.12.2011 № 03-04-06/3-339).
Пример оформления налоговой декларации можно увидеть в материале «Образец заполнения налоговой декларации 3-НДФЛ».
В бухгалтерском учете такую операцию необходимо зафиксировать следующими проводками:
Продолжение примера 2
Предположим, что у Алексеева А. В. не оказалось с собой реквизитов компании и он оформил покупку на собственное имя.
Бухгалтерия после проверки первичной документации решила оформить поступление товаров от физического лица по договору купли-продажи. В бухучете это было отражено следующими записями:
Однако в случае, если работник действовал на основании доверенности, а номенклатура покупки соответствует целям, указанным при выдаче ДС под отчет, можно составить авансовый отчет, даже если первичка оформлена на сотрудника.
Совет: чтобы при оплате покупок для предприятия личными средствами сотрудников избежать споров с проверяющими и доначисления налогов, необходимо:
Итоги
Если сотрудник израсходовал собственные деньги на покупку каких-либо ценностей, то фактически он совершал действия от собственного имени. Следовательно, составлять авансовый отчет в таком случае не нужно, поскольку работник не получал аванс. Однако действующее законодательство не запрещает в такой ситуации оформлять авансовый отчет. На практике встречаются оба способа учета подобных операций.
Подотчетник вернул неиспользованный аванс: можно ли потратить эту сумму, не сдавая в банк?
Наличные деньги, возвращенные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному авансу, необходимо сдать в банк. Потратить эту сумму без предварительного зачисления на счет нельзя. Такая позиция выражена в письме Центробанка от 09.07.20 № 29-1-1-ОЭ/10561.
Авторы письма напоминают положения пункта 1 Указания Банка России от 09.12.19 № 5348-У «О правилах наличных расчетов» (вступило в силу 27 апреля 2020 года). Этот пункт позволяет расходовать из кассы наличные деньги без предварительного зачисления на банковский счет в пределах установленных лимитов при условии соблюдения определенных требований к целям расходования этих денежных средств, источникам поступления их в кассу. Так, участники расчетов вправе расходовать поступившие в кассу наличные деньги:
В Центробанке отмечают, что наличные, сданные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному авансу, не относятся к источникам поступления денег, которые упомянуты в пункте 1 Указания № 5348-У. В связи с этим деньги, возвращенные подотчетником, нужно зачислить на банковский счет.
КСТАТИ
Авторы комментируемого письма также напомнили, что Указание № 5348-У не устанавливает каких-либо ограничений по расчету наличными между организациями (ИП) и физлицами, если эти деньги поступили в кассу участника расчетов с его банковского счета.
На что можно расходовать наличную выручку — практические примеры
Принято считать, что ИП может расходовать полученные им деньги так, как захочет, а организация в движении налички ограничена. Но существует Указание ЦБ от 09.12.2019 № 5348-У, которое на самом деле распространяется и на предпринимателей тоже. Давно в него заглядывали? Вот и давайте посмотрим — на что действительно можно тратить деньги, не относя их в банк, а что категорически под запретом.
Выручка в кассу может поступать: за продажу товаров, оказание услуг или выполнение работ. Хотя сейчас многие покупатели рассчитываются картами, но наличные тоже в ходу, даже контрагенты — те же организации — отправляют своих подотчетных лиц оплачивать покупки наличными, а предприниматели предпочитают наличку безналу.
На что же можно потратить выручку прямо из кассы:
«возврат денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги. »
При этом покупатель может не иметь уже карты, закрыть ее, потерять, да и просто отказаться предъявлять и потребовать возврата наличными. И закон (да и суд в случае чего) будет на его стороне.
Тут можно понять обе стороны — покупателю надо вернуть средства так, как ему удобнее и быстрее (а получить деньги здесь и сейчас проще, чем ждать перевода в банк). А продавцу нужно соблюсти указания ЦБ и не получить обвинения в обналичке.
Никаких ограничений в суммах по этим пунктам нет, причем неважно, кто участвует а расчетах — ИП, организации или физлица.
Далее в списке еще фигурируют займы. С ними давайте разберемся поподробнее.
Как выдать или вернуть заем в кассу
Для некоторых организаций действуют особые правила (оно и понятно: основа их деятельности — предоставление денег в долг).
Что касается обычных организаций, которые не относятся к кредитным кооперативам, ломбардам или МФО, то они также могут выдавать и получать займы из кассы, но при соблюдении нескольких правил:
Эти правила распространяются на все платежи по договорам — не только на основную сумму долга, но и на проценты, пени или неустойки.
Пример: Учредитель выдал организации займ на сумму 500 000 рублей, перечислив ее на расчетный счет со своего счета в банке. В ежемесячный платеж по займу входят — 50 000 рублей — сумма основного долга и 2 000 рублей — проценты. Первые 52 000 рублей организация выплатила учредителю из кассы, предварительно сняв деньги с расчетного счета компании. Следующий платеж из кассы составил — 48 000 рублей (52 000 + 48 000 = 100 000) в счет основного долга. Оставшуюся сумму — 4 000 рублей организация перевела на счет учредителя и в дальнейшем она может возвращать займ и проценты по нему только безналично.
Казалось бы — зачем? Мы же не применяем ее, когда выдаем подотчетные средства или зарплату, зачем тогда ее использовать для займов.
Но дело в том, что играет роль цель получения или возврата заемных средств.
Пример: сотруднику ООО директор решил предоставить займ для ремонта дома. С расчетного счета была снята и выдана сотруднику сумма 200 000 рублей. В течение года сотрудник возвращал заем равными частями с процентами в кассу организации. Чеки онлайн-кассы не пробивались.
В письме ФНС от 19.10.2018 № ЕД-4-20/20518@ налоговики объяснили, что в случае, когда покупатель (заказчик) рассчитывается за товары (работы., услуги) не сразу, а по частям или оплачивает покупку не в момент ее получения, а позднее, то это тоже считается займом.
Пример: организация купила у предпринимателя грузовой автомобиль, стоимость машины — 600 000 рублей выплачивается частями, в течение полугода. Выплаты компания производит через подотчетное лицо, которое рассчитывается наличными. Предприниматель в течение 6 месяцев принимал платежи, каждый раз пробивая чек. И. нарушил закон. Заметили? ИП имел право принимать наличными сумму, не более 100 тысяч рублей (помните, про ограничения расчетов между юрлицами и ИП).
На что нельзя тратить наличные из выручки:
Еще хочется напомнить о контроле за наличными расчетами. В 2021 году действуют новые правила. По наличным операциям в сумме свыше 600 00 рублей банк вправе потребовать подтверждающие документы, а также он сообщит о них в Росфинмониторинг. Причем под надзор попадают вообще все операции независимо от того с чем они связаны — с основной деятельностью или отклоняются от привычного курса.
Банк также вправе требовать у вас отчетность, сведения об уплате налогов (если вы их совершаете с другого счета) и другие документы.
Проще всего, если документы и отчетность у вас электронные. Т. к. в этом случае достаточно их скачать и переслать в банк.
Астрал Отчет 5.0 — сдавайте электронную отчетность с космической скоростью через удобный веб-сервис.Отчеты во все контролирующие органы, проверка перед отправкой, контроль за поступлением и ответом на требования.
Не забудьте, что вам потребуется оформить электронную подпись. Астрал-ЭТ — это быстрое получение ЭЦП (весь процесс оформления займет не больше одного рабочего) и широкая линейка тарифных планов для ИП и организаций.
А с контрагентами электронный документооборот поможет организовать Астрал.ЭДО — быстрый старт в работе и возможность отслеживать обмен документами сразу по всем организациям, если у вас группа компаний.
Как правильно оформить возврат подотчетных сумм
Есть два способа осуществить возврат подотчетных средств:
Разберем, как правильно оформить возврат подотчетных сумм на расчетный счет, проводки для бухучета приведем в таблице.
Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения
Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У. Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель. Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.
Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.
Пример возврата в кассу
Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.
Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту
Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета
Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер
Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными
Денежные средства внесены на расчетный счет
Возврат на расчетный счет
Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.
Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.
Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.
Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.
КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:
Пример возврата на расчетный счет
Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей. По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.
В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.
Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря