воронка отбора персонала что это

Воронка подбора как эффективный инструмент найма

Воронка — это про результат

Иногда можно услышать, что воронка — это просто красивый отчет. Главное для рекрутера — делать дела, и только тогда, когда вакансия закрыта, можно и воронку оформить, чтобы было что показать руководителю. Это большое заблуждение, ведь воронка — это в первую очередь рабочий инструмент, зеркало подбора:

Чем сложнее процесс, тем тяжелее им управлять — это универсальное правило работает и в рекрутменте. Каждый из этапов подбора — это этап воронки: если в компании множество этапов подбора, то и воронка будет сложной, а результат более отсроченным. А дальше все просто: чем больше этапов, тем ниже конверсия и меньше кандидатов доходит до конца. Закладывайте, что не все соискатели доходят до собеседования, а кандидат, которому сделали оффер, отдал предпочтение другой компании или принял предложение текущего работодателя остаться. Поэтому большое количество этапов воронки с нулевой доходимостью до финала — это уже тревожный сигнал для эффективности работы.

«Сложно» — необязательно значит «качественно и хорошо». Если у вас в компании многоуровневая структура найма, возможно, ее стоит пересмотреть?

Важно не упускать этапы воронки

Обычно структура подбора выглядит так:

Крайне важно не упустить ни одного этапа — внести каждый элемент подбора в структуру воронки. Например, во многих компаниях есть шаг «согласовать список резюме с линейным руководителем перед тем, как назначить с ними встречу», но не все его вносят в воронку. Допустим, руководитель согласовывает только половину кандидатов, но как этап этого не обозначено, тогда кажется, что проблема в рекрутере — это он презентует недостаточно кандидатов. Но если внести все данные, воронка покажет, что дело не в рекрутере, а, скорее всего, в том, что недостаточно прозрачны и согласованы критерии кандидатов, что их приходится предварительно еще раз сверять.

Поэтому важно на старте детально описывать воронку.

Отклик на вакансию: смотрим на источники

Иногда рекрутеры тратят много сил на разбор откликов из какого-то источника, но дальнейшая конверсия по ним ниже, чем из другого. Бывает, наоборот, выхлоп вообще нулевой — стоит ли тратить время и деньги на размещение вакансий на таком ресурсе? Если у компании есть доступ к такой статистике — становится очевидной целесообразность работы с каждым источником.

Согласовываем кандидатов с линейным руководителем

Разберем детальнее случай, когда на этапе согласования линейный руководитель отправляет львиную долю кандидатов в отказ.

Такая ситуация — красный флаг для того, кто анализирует воронку. Она означает, что рекрутер подбирает кандидатов по каким-то требованиям, но эти требования не работают. Причин тут может быть несколько:

Чтобы такого не допускать, рекрутеру стоит придерживаться простых правил:

Что касается условий: составляя описание вакансии, убедитесь, что требования к сотруднику соответствуют вознаграждениям — заработной плате и дополнительным «плюшкам». Может, вы хотите супермена, а условия работы предлагаете заурядные?

Нужно ли давать тестовое задание и на каком этапе

Бывает, что хочется перед интервью с руководителем проверить важные для решения профессиональные знания, умения или размышления кандидата. На каком этапе это делать и как анализ воронки может в этом помочь?

Если речь о дефицитных профессиях и вы видите такую картинку наряду с отказами от прохождения тестового задания, то пора сделать редизайн процесса найма.

В этом случае на интервью, если были сомнения в профессионализме, то кандидату тут же предлагают кейс, и, если все ок, приходит знакомиться потенциальная команда. В итоге минимум этапов — максимальная конверсия.

Строим воронку: Excel или профессиональный софт

Как видно, воронка — не красивое дополнение, а полноценный инструмент, поэтому составлять ее нужно не после того, как вы нашли кандидата, а во время самого поиска. Можно ли это сделать на листке бумаги или в документе в Excel? Да, но зачем? Посчитайте, сколько понадобится времени. Пускай, рекрутеру нужна минута на то, чтобы вручную внести туда данные кандидата. А если кандидатов 100? И сколько вакансий в работе? И это не говоря о пометках при смене статуса кандидата и о том, что для полноценного анализа важны источники откликов и причины отказов. Добавьте сюда человеческий фактор при ручной работе — там не внес, там сделал ошибку.

Поэтому намного эффективнее использовать профессиональные инструменты. Например, воронка в CRM для рекрутмента Talantix моментально отражает любые изменения: вы добавили новых кандидатов — их видно в воронке, причем с разбивкой по источникам. Кандидаты «отвалились», выбираете из списка причину — кто, кому и почему отказал. Как результат — перед глазами всегда есть полная и ясная картина всего процесса.

Автоматизированная система для подбора Talantix наглядно показывает воронку кандидатов по источникам:

Используя специализированные отчеты, можно понять тенденции причин отказов и скорректировать описание вакансии или последовательность этапов:

Как анализировать воронку: пример

Разберем на примере, как подходить к анализу воронки. Например, на входе было больше сотни кандидатов, до финального собеседования дошло 6. Куда все делись? Смотрим на воронку.

Например, видим, что большой процент кандидатов отвалился после телефонного интервью. Какая тут причина? Вы можете собирать обратную связь — «как вам вакансия? что нравится и что нет?» — или разобрать ситуацию логически. Причинами отказов могут быть заработная плата или неудобная локация.

Как действовать? Пойти в отдел компенсаций и спросить: «Какая у нас медиана рынка, мы недоплачиваем?». Если менеджер по компенсациям подтверждает вашу догадку, это достаточная причина обратиться к линейному руководителю и запросить другую зарплату. Иначе компания рискует никого не нанять.

Если проблема с локацией — для начала перестаньте тратить время и силы на кандидатов, которым заведомо неудобно к вам ездить. Подключите источники поиска, где есть локальные кандидаты, или укажите в вакансии станцию метро и не обзванивайте кандидатов вне локации. Если вы видите, что проблема систематическая, много кандидатов отказываются по этой причине, эскалируйте компенсацию неудобств организацией шаттла и расширенным соцпакетом.

Без рефлексии не бывает роста

Рекрутер часто как белка в колесе — тут сделать звонок, там назначить встречу. Кажется, что остановиться и подумать — непозволимая роскошь. На самом деле осознанность и анализ — это важные аспекты профессионализма. И воронка придется здесь кстати — поможет расставить приоритеты, почистить процесс, убрать лишние источники. Это визуализация, которая позволит оценить, в верном ли направлении вы движетесь, и серьезная аргументация в защиту ваших решений.

Источник

Воронка подбора персонала

Большинство маркетологов знакомо с воронкой продаж. С ее помощью можно легко выявить потребности потенциальных клиентов, выстроить правильную стратегию по продвижению бренда и продаже продукта.

Эта техника сегодня используется и в мире рекрутинга, например, при массовом подборе персонала. Если нужно закрыть вакансию оператора call-центра или кассира в супермаркете, для поиска, отбора и трудоустройства кандидатов используйте воронку.

Что такое «воронка» в сфере HR

Так называют инструмент аналитики, который отражает результаты этапов рекрутирования. Он строится по количеству кандидатов, добавленных в вакансию, и данным о дальнейшем перемещении соискателей между этапами.

Полезный показатель этого инструмента рекрутирования – конверсия между этапами. Чем выше показатель, тем больше времени и сил экономит отдел HR, ведь для закрытия вакансии требуется меньше соискателей и времени на работу с ними.

Рассмотрим, как это происходит на практике. Представьте ситуацию: HR-специалисты разместили объявление на job-сайтах и в соцсетях о вакансии, начали получать отклики, но подходящих соискателей, которых можно было бы пригласить на собеседование, нет.

Вероятно, «хорошие» специалисты работают у конкурентов, у которых заработная плата выше. Тогда увеличивайте зарплату. Но возможен и другой путь.

Одной компании срочно потребовался опытный секретарь на ресепшн. Рекрутеры дали объявление, из откликнувшихся соискателей выбрали 15 человек, которых пригласили на первое собеседование. По результатам прошли 2 кандидата. Этим соискателям назначили онлайн-тестирование, которое оба провалили. Должность осталась вакантной.

Эйчарщикам компании предложили изменить алгоритм подбора, так как привычная модель не работает. Еще до первого собеседования тесты отправили большему количеству соискателей, добавив кандидатов с нерелевантным опытом. Эйчарщики:

В результате пройти тестирование предложили 27 кандидатам (релевантный опыт был у 18 человек). Семеро показали подходящие результаты, а после – приглашены на собеседование. Причем лучший результат тестирования был у соискательницы, которая не работала на ресепшене. На собеседовании девушку отметили как сильного сотрудника, у которого есть потенциал.

При работе по «старой схеме» ее бы не пригласили на собеседование, что могло бы привести к повторному размещению вакансии.

Типовая воронка рекрутирования

Единой модели построения воронки рекрутирования нет. Число этапов и составляющих отличается в зависимости от отрасли и специфики компании, вакансии и задач, которые руководитель ставит перед персоналом. Но типичная модель существует. Как правило, ее берут за основу и видоизменяют, подстраивая под потребности.

Для подбора персонала используют 5-шаговую систему. Каждый из этапов организован так, чтобы в компанию нанять подходящих соискателей:

Некоторые предприятия выделяют еще один (нулевой) подготовительный этап. На нем составляют портрет кандидата (образование, опыт работы, навыки) и определяют каналы поиска.

Первый этап – привлечение. Чтобы привлечь соискателей, работодатель использует доступные инструменты:

Это широкая часть воронки.

На втором этапе – вовлечение – информацию о компании собирает соискатель. Если у работодателя незапятнанная репутация, кандидат отправляет резюме, готовится к собеседованию. Задача рекрутера – заинтересовать подходящих соискателей, а неподходящих – отсеять. Важно убедить возможных будущих сотрудников, что им нужна эта работа. Тогда соискатель захочет потратить время на беседу с будущим руководителем. У собеседуемого важно сформировать правильные ожидания, чтобы не оказалось в итоге, что обе стороны потратили время зря.

На оценочном этапе рекрутер выполняет жесткий отсев неподходящих соискателей. Отбор претендентов проводится по нескольким вариантам тестирования (в зависимости от должности):

Рекрутер выбирает подходящих и мотивированных людей.

Следующий этап – предложение работы. Согласовываются нюансы будущей работы: когда соискателю приступить к выполнению обязанностей, продолжительность испытательного срока, график работы, заработная плата. Нужно чтобы сотрудничество было выгодным как для работника, так и для работодателя, а потому нанимаемому нужно правильно объяснить, чего от него ждут. Кандидаты отсеиваются даже на этом этапе: например, один из них решит, что оплата не соответствует требованиям.

Найм сотрудника – заключительный этап подбора кадров. Рекрутер встречает нового сотрудника, показывает рабочее место, оформляет документы. Это узкая часть воронки. Иногда для найма одного работника приходится отрабатывать 50 или 100 целевых контактов.

Антон Макаров, руководитель digital-продакшн IT-компании Creonit, считает, что при поиске персонала используется HR-воронка в 4 этапа:

Плюсы использования воронки рекрутирования

При массовом подборе персонала будьте готовы к тому, что на каждом этапе отсеется много людей. Это нормально. Не стоит полагать, что из 100 соискателей, откликнувшихся на вакансию, хотя бы половина из них попадет на собеседование, не говоря уже о трудоустройстве.

Главное преимущество воронки подбора персонала – возможность моментально отслеживать эффективность отбора на каждом этапе, определять слабые места, менять тактику и делать прогнозы.

Анастасия Новоселова, независимый эйчар-эксперт, уверена, что при обучении рекрутеров эффективнее использовать визуализацию. А еще – не выполнять подсчеты за рекрутеров. Если руководитель только ставит цель, эйчарщики скажут, что это нереально, поэтому будут работать над поставленной задачей без энтузиазма. Поставленная задача должна стать их личной целью, чтобы рекрутеры понимали, как добиться желаемого.

Для этого каждый рекрутер должен лично просчитать воронку найма персонала. Просчеты ведут снизу вверх, от конечного этапа, взяв за основу количество людей, которое требуется. Далее, учитывая показатели конверсии, раскручивают инструмент подбора персонала в обратном порядке. Еще одно преимущество этого подхода: рекрутеры поймут, что на каждом этапе они будут «терять» соискателей, это нормально.

Недостатки техники

Главный недостаток этой техники – нет стопроцентного результата. Иногда, пройдя 5 этапов, компания получает нулевой результат, из-за чего приходится начинать сначала.

Система рассчитана на привлечение соискателей, которые ищут работу в этот момент. Распространяя информацию о вакансии, будьте готовы к тому, что нужные соискатели могут сегодня не искать работу.

Неопытные эйчарщики думают, что чем шире поставить верхнюю планку, тем лучший результат покажет воронка подбора персонала. Но такой подход действует только при закрытии простых вакансий. Если нужен узкопрофильный специалист, система может не сработать. Ее лучше применять только для массового подбора кадров.

Стоит понимать, что хотя с помощью этого инструмента и определяются слабые места рекрутирования, указать точную причину отсутствия результата система не в состоянии. К примеру, подбор показал, что проблема найма кроется в вовлечении соискателей. Но на этом этапе совершается несколько шагов. Возможно, требования к вакансии слишком завышены, или действующие сотрудники негативно отзываются о компании, что привело к запятнанной репутации. Гадать можно долго. Чтобы узнать точный ответ, придется работать дальше.

Еще один минус техники – невозможность учесть изменения на рынке труда. Для успешной работы воронки приходится размещать объявления о вакансии на каждом возможном ресурсе. Это обеспечит поток соискателей. Но в рекрутинге ничто не вечно. То, что вчера было рынком кандидатов, сегодня – рынок вакансий. Если нужны узкопрофильные специалисты, компаниям приходится бороться за кандидатов, которые даже не ищут работу.

Как улучшить процесс подбора

Наталья Родякина, менеджер площадки HRspace, предлагает такие способы улучшения этого метода рекрутирования:

Построить воронку – от поиска специалистов до проведения собеседований – можно с помощью онлайн-инструментов рекрутеров. Благодаря сервису JCat легко найти нужных кандидатов, работать с резюме, отсеивать неподходящих и отмечать талантливых, чтобы в конечном итоге закрыть открытые вакансии или создать кадровый резерв.

Источник

Воронка подбора персонал: как быстро находить нужных сотрудников

Сегодня каналы поиска кандидатов привлекают чрезмерное количество откликов, но найти целевого кандидата в этом потоке бывает еще сложнее, чем во времена печатных объявлений. Вакансии подолгу остаются открытыми, а слепой подбор способствует «текучке» сотрудников. Воронка рекрутинга – инструмент, который поможет выяснить, на каком этапе поиска допускаются ошибки.

Что такое воронка рекрутинга

Воронка рекрутинга – метрика, пришедшая в HR из маркетинга. Это воронка продаж, адаптированная под подбор персонала. Вместо потенциальных покупателей воронка конвертирует соискателей на вакансию.

Три главные задачи, которые решает воронка рекрутинга:

Что еще можно узнать с помощью воронки рекрутинга:

Классическая модель воронки рекрутинга состоит из пяти сегментов.

Эта универсальная схема может использоваться, только если воронка впервые начинает применяться при подборе персонала. В процессе работы над вакансией модель усложняется и дополняется новыми этапами.

Например, рекрутинговая воронка для массового найма может выглядеть так:

Воронка для ключевых должностей компании будет выглядеть иначе:

Пример воронки для сотрудников и специалистов среднего звена:

Рабочие показатели воронки подбора – это число кандидатов на каждом этапе и процент конверсии между ними. Не существует универсальной схемы конверсии – для каждой компании, сферы и вакансии будут свои верные показатели, которые выявляются в процессе работы с заказчиком и вакансией.

Низкая конверсия между этапами, а также эффект «бутылочного горлышка» на низших этапах после вовлечения говорит об ошибках в подборе и оценке кандидатов. Если не проводить регулярный анализ воронки и не корректировать стратегию подбора, падает эффективность HR, на закрытие вакансии уходят чрезмерные усилия, в компанию попадают нецелевые сотрудники, которые увеличивают текучку. В итоге компания расходует значительные ресурсы на постоянный подбор и обучение, снижается продуктивность специалистов, которые тратят время на технические собеседования и подготовку новичков.

Виды воронок и способы расчета

Сколько этапов проходит соискатель, откликнувшись на вакансию, столько же уровней у воронки подбора, включая контакт по каналам поиска, тестирования, все уровни собеседований. Чем точнее сегментирована воронка, тем проще выявить на каком этапе происходит провал конверсии.

Конверсия – это процент соискателей, которые проходят между этапами отбора. Общая конверсия воронки между верхним и нижним уровнями показывает эффективность отбора в целом, конверсия между сегментами показывает проблемы на каждом этапе.

Формула расчета конверсии:

Число кандидатов, прошедших этап / Число кандидатов на предыдущем этапе * 100 %

На вакансию делопроизводителя прислали резюме 60 кандидатов. Тестирование на внимательность и знание документооборота прошли только 25 человек. Из них на видео-собеседование HR пригласил 10 человек. На собеседование с руководителем отдела отобраны 6 человек, из которых одного кандидата пригласили на работу.

Так будет выглядеть воронка подбора на вакансию делопроизводителя:

Важно: если рассчитывается поэтапная конверсия, каждый предыдущий этап принимается за 100 %, если общая конверсия воронки – в расчет берут первый и последний показатели.

Пример воронки показывает хорошую конверсию с учетом особенностей вакансии, ресурсы рекрутера и заказчика распределены эффективно.

Если провал конверсии происходит на уровне привлечения и вовлечения – менее 10 % процентов между резюме и приглашением на собеседование, значит, неэффективно растрачиваются ресурсы HR, который обрабатывает слишком много нерелевантных откликов.

Если провал на этапе отбора – тратятся ресурсы технического специалиста, который проводит собеседования нецелевых соискателей.

Редко, но случаются провалы на этапе оффера, когда кандидат не выходит на работу или уходит в течение испытательного срока – тогда расходуются ресурсы компании на обучение и организацию нового подбора.

В специализированном кадровом и рекрутинговом ПО – 1С: Кадровый учет, E-Staff, Experium и др., построение и расчет воронки автоматизированы. Можно использовать обычные сводные таблицы в облачном сервисе, MS Excel или аналитические инструменты Power Bl.

Прямая и обратная воронка

Классическая воронка вакансии рассчитывается сверху вниз – от общего входящего трафика до принятия на работу. Построение воронок без дальнейшей оптимизации стратегии подбора – бесполезная трата времени. После анализа показателей прямой воронки нужно:

Когда оптимизирована воронка подбора по каждой вакансии, показатели конверсии сведены в общую воронку по компании и категориям персонала, можно принять на вооружение еще один полезный инструмент – обратную воронку.

Обратная воронка рекрутинга – это метрика, которая позволяет планировать HR-ресурсы, заранее знать входящий трафик, который требуется на закрытие каждой вакансии, и время, которое уйдет на поиск кандидатов.

Для расчета обратной воронки за основу берут показатели конверсии закрытых оптимизированных воронок.

Компания открывает новый филиал и рекрутеру надо закрыть 15 вакансий менеджера по продажам. Чтобы узнать, сколько рекрутеру потребуется обработать резюме, провести собеседований, используются показатели оптимизированной воронки Менеджера по продажам.

Если потребность компании в новом персонале свыше 10–15 человек в год, то с помощью обратной воронки рассчитываются затраты на закрытие каждой вакансии и формируется бюджет HR-службы.

Инструменты для усовершенствования воронки

После того как в работу внедрена прямая воронка подбора, показатели регулярно анализируются и оптимизируются, можно подключать к работе другие инструменты.

Анализ каналов поиска

В таблицу сводятся все используемые каналы поиска за заданный период времени – рекрутинговые сайты, кадровые агентства, социальные сети, референтные программы, печатные объявления и другие источники.

Каждый канал анализируется по признакам:

Анализ рынка труда

Сбор и исследование информации о ситуации на рынке труда проводятся 1–2 раза в год. В процессе собираются сведения:

Такая аналитическая работа будет полезна для привлечения редких кадров. Анализ рынка труда может открыть новые каналы поиска и покажет картину охвата, который нужно создать, чтобы найти нужных специалистов.

Полученные данные также используются для формирования привлекательного, но не завышенного предложения для кандидатов, создания конкурентного имиджа компании.

Портрет кандидата

С помощью образа идеального сотрудника формируется стратегия подбора, выбираются только эффективные каналы привлечения, отбор и оценка проходит по прицельным признакам. Как итог – в компанию попадают целевые кандидаты с наименьшими затратами на поиск.

Создание портрета кандидата состоит из трех шагов.

Важно: формируя портрет и оценивая кандидатов акцентируйте внимание на soft skills – креативность, доброжелательность, контактность и другие мягкие навыки почти невозможно сформировать, тогда как hard skills можно приобрести в процессе подготовки и опыта.

Как увеличить конверсию между этапами

В сфере подбора персонала недостаточно просто увеличивать входной трафик, чтобы получить качественные офферы. Такая тактика приводит к неэффективной трате ресурсов компании, попаданию нецелевых кандидатов, росту текучки.

Чтобы оптимизировать воронку, проблемы решаются прицельно, в зависимости от того, на каком этапе возникает провал.

Решение: детализировать вакансию, добавить входной фильтр – короткий тест, сопроводительное письмо по особой форме, подключить телефонное интервью или чат-бот.

Решение – опросить заказчика и совместно сформировать портрет кандидата, проанализировать ситуацию на рынке труда и составить привлекательное предложение.

Решение – проводить презентацию компании, знакомить с коллективом, назначать наставников, ставить четкие цели, задачи, показатели эффективности.

Одно из главных условий быстрого и качественного закрытия вакансий – положительный HR-бренд компании. Уже на этапе первого контакта с вакансией большинство соискателей просматривают корпоративный сайт, отзывы сотрудников о компании, аккаунты в соцсетях. Неотработанные негативные отзывы и отсутствие информации о компании приводят к отсеву ценных кандидатов, которые не доходят до этапа привлечения.

Источник