в ответ на протокол совещания сообщаем что
Протокол совещания
Протокол совещания – документ, который фиксирует все происходящие события на собрании работников коллектива предприятия. Он не относится к строго обязательным документам, но в некоторых случаях бывает действительно необходим.
К вашему вниманию! Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Роль протокола
Совещания в организациях, независимо от их статуса, направления бизнеса и величины проводятся с определенной частотой. Они позволяют решить множество текущих проблем, своевременно принять необходимые меры для урегулирования сложных вопросов, определить стратегию развития компании и пр.
Тем не менее, далеко не все совещания фиксируются с помощью протокола и это не является нарушением закона. В принципе руководство компании вправе определять, какие именно совещания нужно протоколировать, а какие можно проводить и без оформления данного документа.
Основная функция протокола — письменно зарегистрировать все задачи, вопросы, мнения, озвученные на совещании и, что самое важное — коллегиально принятые решения.
Чем тщательнее и детальнее будет вестись протокол, тем лучше.
Обычно протоколы необходимы на тех совещаниях, которые оказывают прямое воздействие на будущее фирмы. Также рекомендуется протоколировать встречи с участием представителей других предприятий и работников государственных учреждений.
Порядок проведения совещания
Совещание – это не то мероприятие, которое проводится, что называется, с бухты-барахты. Оно требует тщательной предварительной подготовки, которой занимается обычно ответственный сотрудник, назначенный на это специальным распоряжением директора. Он собирает необходимые документы, пишет список актуальных вопросов и насущных проблем, которые нужно решить, уведомляет о намечающемся совещании всех потенциальных участников и проводит прочие подготовительные мероприятия.
Следует отметить, что работники предприятия, получившие информацию о готовящемся совещании и приглашение к участию в нем, могут и отказаться, но только при наличии уважительных и достаточно веских причин, поскольку совещание является частью их должностных обязанностей.
Совещание обычно имеет своего председателя, который следит за его ходом, оглашает повестку дня, проводит голосование. Чаще всего это руководитель компании, но может быть и другой сотрудник. При этом сведения о председателе нужно обязательно вносить в протокол.
С самого начала заседания все события, происходящие на нем, тщательно фиксируются. Причем делается это разными способами: ведение протокола не исключает использования средств фото и видео фиксации.
Протокол после окончания совещания обязательно подписывается секретарем и председателем собрания, а также при необходимости его участниками, которые таким образом подтверждают то, что все внесенные в него сведения верны.
Кто должен оформлять протокол
Функция по оформлению протокола обычно входит в компетенцию секретаря предприятия или иного работника, назначенного для выполнения этой миссии прямо на совещании. При этом человек, выбранный для ведения протокола, должен иметь четкое понимание того, как и для чего это делается и обладать хотя бы минимальными навыками по написанию протоколирующих документов.
Составление протокола
На сегодня закон не предусматривает строгой унифицированной формы протокола совещания, так что организации могут составлять его в произвольном виде или по образцу, утвержденному в учетной политике фирмы. Однако определенную информацию указывать в нем обязательно:
Иногда в протокол вносят точное время (вплоть до минут) начала и окончания совещания – это позволяет дисциплинировать сотрудников и оптимизировать в будущем время, которое тратится на подобного рода собрания.
При необходимости к протоколу совещания могут быть прикреплены какие-то дополнительные документы, фото и видео свидетельства. Если таковые имеются, их наличие нужно отразить в протоколе совещания отдельным пунктом.
Следует отметить, что протокол должен вестись крайне внимательно, нужно избегать ошибок и исправлений, и совершенно недопустимо вносить в него недостоверные или заведомо ложные сведения. При выявлении таких моментов в случае проверки внутренней документации фирмы контролирующими органами, компания может понести серьезное наказание.
Основные правила оформления протокола
Протокол, как правило, составляется в единственном экземпляре, но при необходимости могут быть сделаны его копии, количество которых не ограничено.
Документ должен быть обязательно подписан непосредственным составителем, секретарем, а также всеми членами собрания.
Оформлять протокол можно на простом листе А4 формата или на фирменном бланке организации – это роли не играет, как и то, ведется он в рукописном виде или заполняется на компьютере. Удостоверять его печатью предприятия не обязательно, так как с 2016 года юридические лица по закону имеют полное право не использовать для заверения своей документации печати и штампы.
Содержание и хранение протокола
После оформления и надлежащего визирования протокол должен содержаться вместе с другими документами фирмы, фиксирующими внутренние совещания, переговоры и заседания. После утраты актуальности его следует отправить на хранение в архив предприятия, где он должен находиться установленный законом или внутренними локальными актами компании срок (не меньше 3 лет), после чего он может быть подвергнут утилизации (эта процедура также должна проводиться строго в определенном законом порядке).
Вы ещё помните? Этот документ можно скачать в КонсультантПлюс.
Письмо-вызов на совещание
Письмо-вызов на совещание (приглашение) оформляют в больших организациях, когда необходимо созвать для решения каких-либо задач работников подразделений или руководителей компаний-партнеров. Разберемся, как его составить.
Общие сведения
Если компания проводит важное совещание, куда должны подъехать партнеры, исполнители работ и т.д., то необходимо составить специальное уведомление о будущем событии. Обычно оформляют его в виде письма-приглашения или письма-вызова. Документ отправляют участнику заранее, например, за 2 недели или за 10 дней. Бывает, что встреча происходит вне плана, тогда сроки могут быть и короче.
Цель письма — уведомить о будущем совещании, о времени и месте его проведения. Также нужно написать, чему именно будет посвящена встреча, приложить подробный план совещания.
Кому можно отправить такое письмо:
Составлением письма занимается обычно секретарь или помощник руководителя. Он же берет на себя организацию совещания.
Составляем письмо-вызов (приглашение) на совещание
Такой документ компания разрабатывает самостоятельно. Его печатают на бланке с логотипом организации.
Требования к тексту таковы: не должно быть разговорных включений, двусмысленности, текст не должен быть длинным, но его содержание должно быть понятно с первого прочтения. Необходимо пользоваться стандартными формулировками, как и для любых деловых писем: «Сообщаем Вам», «Просим Вас», «Приглашаем Вас» и т.д.
В письме-вызове на совещание нужно указать такие сведения:
Письмо передают с курьером, либо, если оно предназначено для работника этой же компании, передают с секретарем. Также можно отправить его с помощью электронной почты.
Образец письма
Финансовому директору
ООО «Ландыш»
Кондратьеву Н.А.
Вызов на совещание
Уважаемый Николай Алексеевич!
Согласно плану работ по застройке ЖК «Солнечный» «26» октября 2020 года в 10 ч. 00 мин. состоится рабочее совещание с участием представителей заказчика и подрядчиков. Место проведения совещания — зал для переговоров ООО «Гладиолус» по адресу г. Пермь, ул. Сосновая, д. 12, оф. 13. Продолжительность совещания — 1 ч. 30 мин. На повестке дня обсуждение порядка выполнения совместных работ до конца текущего года и подписание всей необходимой документации.
В связи с изложенной информацией просим Вас посетить данную встречу.
Контактное лицо — секретарь Смирнова Екатерина Ивановна.
Тел. 8 (342) 666-66-66, e-mail: smirnova@glad.ru»>smirnova@glad.ru
План совещания прилагается.
С уважением, заместитель генерального директора
Игорь Иванович Семенов Семенов
Поиск ответа
| Вопрос № 292494 |
Как писать правильно: » Во исполнении » или Во исполнение» поручения?
Ответ справочной службы русского языка
Ради исполнения = во исполнение чего-либо.
как правильно: во исполнение приказа или во исполнении приказа?
Ответ справочной службы русского языка
Как правильно писать:
1. Во исполнении протокола или
Во исполнение протокола;
2. Срок предоставления информации /документации, справки/до 1 февраля
или срок представления информации/документации, справки/ до 1 февраля
Ответ справочной службы русского языка
1. В значении «ради исполнения»: во исполнение.
Здравствуйте! Можно узнать как правильно написать: В исполнении поручения или Во исполнении пручения.
Ответ справочной службы русского языка
Какое окончание правильное: «во исполнение постановления» или » во исполнении постановления»?
С уважением, Елена
Ответ справочной службы русского языка
Правильно: во исполнение постановления.
Скажите, пожалуйста, соответствует ли литературной норме сама конструкция » во исполнении приказа. » и правомерно ли в этом контексте окончание «-и»?
Ответ справочной службы русского языка
Ответьте, пожалуйста, как правильно: во избежанИИ или во избежанИЕ несчастных случаев; во исполненИЕ приказа или во исполненИИ приказа. Большое спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
Ответ справочной службы русского языка
Скажите, пожалуйста, как правильно: во исполнении решения методического совета или во исполнение решения методического совета? Спасибо.
Ответ справочной службы русского языка
1.данное распоряжение считать «не*действительным»,не слитно или расздельно. 2.Фамилии склоняются илинет: Замула, Палеха 3. Во исполнении приказа № или во исполнение приказа №
Ответ справочной службы русского языка
1. Зависит от конекста. 2. Склоняются. 3. Правильно: _во исполнение_.
Подскажите пожалуйста, как правильно написать: Во исполнениИ протокола совещания от 01.01.2007 или Во исполнениЕ протокола совещания от 01.01.2007, Какой падеж правильней использовать. Спасибо, Инна
Ответ справочной службы русского языка
Пишем протокол
Протокол – документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Протокол отражает деятельность по совместному принятию решений коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа (протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.).
Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии федеральных органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).
Протоколы составляются на основании записей, произведенных во время заседания (совещания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и других материалов.
Протокол ведет секретарь или другое назначенное лицо. За правильность записей в протоколе отвечают председатель и секретарь, ведущие заседание.
Протоколы могут издаваться в полной или краткой форме, при которой опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое по нему решение.
Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимают руководитель коллегиального органа или руководитель организации.
Заголовком протокола служит название вида коллегиальной деятельности (заседание, собрание и т.д.) и название органа, деятельность которого протоколируется (протокол заседания аттестационной комиссии. ; протокол общего собрания акционеров. ).
Текст полного протокола состоит из двух частей:
В вводной части указываются:
ФИО председателя (председательствующего),
ФИО присутствовавших на заседании и, при необходимости, лиц, приглашенных на заседание (совещание).
Если в заседании (совещании) принимают участие представители разных органов власти и организаций, указываются место работы и должность каждого лица.
Если количество присутствующих превышает 15 человек, в вводной части протокола делается ссылка на список, являющийся неотъемлемой частью протокола, например:
Присутствовали: 25 чел. (список прилагается).
Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня, содержащей перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости, с указанием докладчика по каждому рассматриваемому вопросу. Вопросы повестки дня формулируются с предлогом «О», («Об»), печатаются от границы левого поля и нумеруются арабскими цифрами.
Не рекомендуется вопрос или группу вопросов формулировать словом «Разное».
Основная часть текста протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:
В разделе «СЛУШАЛИ» приводятся фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления делать отметку: «текст доклада прилагается».
В разделе «ВЫСТУПИЛИ» указываются фамилии и инициалы лиц, выступивших в обсуждении, а также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.
В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение, которое формулируется кратко, точно, лаконично во избежание двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании. Решение может содержать один или несколько пунктов, они располагаются по значимости, каждый из них нумеруется.
Перед словом «СЛУШАЛИ» проставляется номер в соответствии с повесткой дня. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием. Текст разделов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» печатается через 1,5 межстрочных интервала с новой строки. Каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).
Протокол заседания подписывают председатель и секретарь. В особо важных случаях протокол должны визировать выступавшие, визы проставляются на левом поле документа на уровне записи выступления.
Датой протокола является дата события (заседания, совещания и т.д.). Если оно продолжалось несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания.
Например: 16 – 17.06.2010 или 16.06.2010 – 17.06.2010.
Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи.
Государственное бюджетное общеобразовательное учреждение
города Москвы «Школа № 9999»
(ГБОУ СОШ Школа №9999)
Заседания педагогического совета
Председатель – Антонов А.А.
Секретарь – Борисова Б.Б.
Присутствовали: Васильева В.В., Глебова Г.Г., Денисов Д.Д.,
Егорова Е.Е., Ильина И.И., Константинова К.К.,
Леонидов Л.Л., Максимова М.М., Николаева Н.Н.,
Петрова П.П., Романова Р.Р., Сергеев С.С.
Об основных положениях ФГОС ООО. Доклад зам. директора по УВР Егоровой Е.Е.
Об организации работы в школе по подготовке к введению ФГОС ООО в 2014-2015 учебном году. Доклад директора ГБОУ СОШ Школа №9999 Антонова А.А.
Егорову Е.Е. – текст доклада прилагается.
Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Егоровой Е.Е.
Принять к сведению информацию зам.директора по УВР Егоровой Е.Е. об основных положениях ФГОС ООО.
Продолжить самостоятельное изучение ФГОС.
Антонова А.А. – текст доклада прилагается.
Леонидов Л.Л. – поддержал предложение Антонова А.А.
Создать координационный совет и творческие группы по введению ФГОС ООО в марте 2014 года.
Председатель А.А. Антонов
Секретарь Б.Б. Борисова
Использованный источник: Делопроизводство (документационное обеспечение управления): методическое пособие для студентов. – М.: 2004.
В ответ на протокол совещания сообщаем что
ПРАВИТЕЛЬСТВО ЧЕЧЕНСКОЙ РЕСПУБЛИКИ
от 13 июля 2005 года N 308-р
Во исполнение решения Протокола совещания у Президента Чеченской Республики.
Во исполнение решения Протокола совещания у Президента Чеченской Республики А.Д.Алханова от 25 мая 2005 г. N 60 и в целях уточнения месторасположения земельных участков, выявления неиспользуемых, нерационально используемых или используемых не по целевому назначению, а также установления обоснованного налогообложения земельных участков:
1. Провести инвентаризацию земель по всем категориям на территории Чеченской Республики в срок до 30 декабря 2005 года.
2. Утвердить прилагаемый состав республиканской комиссии по проведению инвентаризации земель.
3. Утвердить прилагаемое Положение «Республиканской комиссии по проведению инвентаризации земель».
4. Республиканской комиссии ежемесячно представлять в Аппарата Президента и Правительства Чеченской Республики информацию о ходе проведения инвентаризации земель.
5. Министру финансов Чеченской Республики выделить денежные средства на выполнение работ по инвентаризации земель в соответствии с прилагаемой сметой.
7. Настоящее распоряжение вступает в силу со дня его подписания.
Председатель Правительства
Чеченской Республики С.Б.Абрамов
ПРИЛОЖЕНИЕ 1
к распоряжению Правительства
Чеченской Республики
от 13.07.2005 г. N 308-р
ПРИЛОЖЕНИЕ 2
к распоряжению Правительства
Чеченской Республики
от 13.07.2005 г. N 308-р
ПОЛОЖЕНИЕ Республиканской комиссии по проведению инвентаризации земель
1. Общие положения
1.1. Комиссия по проведению инвентаризации земель по категориям на территории Чеченской Республики (далее по тексту комиссия) создана в соответствии с распоряжением Правительства Чеченской Республики от «13» июля 2005 года N 308-р.
1.2. Целью комиссии является рассмотрение хода работ по проведению инвентаризации земель всех категорий на территории Чеченской Республики, координация в этом вопросе деятельности республиканских ведомств и местных органов администраций.
1.3. Комиссия в своей работе руководствуется Конституцией Российской Федерации, действующим законодательством Российской Федерации и Чеченской Республики.
1.4. Комиссия осуществляет свою деятельность во взаимодействии с республиканскими органами исполнительной власти, органами государственной власти Чеченской Республики, а также с заинтересованными организациями.
2. Основные задачи комиссии
Основными задачами комиссии являются:
2.1. Обеспечение в установленном порядке взаимодействия республиканских органов исполнительной власти, органов государственной власти Чеченской Республики в части организации совместной работы по сбору необходимой информации, рассмотрения хода выполнения работ и результатов инвентаризации.
2.2. Рассмотрение результатов инвентаризации земель и внесение соответствующих предложений в Правительство Чеченской Республики.
2.3. Подготовка к рассмотрению в установленном порядке проектов нормативных правовых актов органов государственной власти Чеченской Республики по вопросам инвентаризации земель.
3. Полномочия комиссии
Для решения поставленных задач комиссия вправе:
3.1. Запрашивать в установленном порядке у органов государственной власти и должностных лиц Чеченской Республики, органов и должностных лиц местных администраций необходимую для реализации своих целей и задач информацию.
3.2. Заслушивать в установленном порядке на заседаниях комиссии представителей различных органов и организаций по вопросам проведения «инвентаризации земель.
3.3. Создавать рабочие группы для подготовки проектов нормативных правовых актов органов государственной власти Чеченской Республики по вопросам, относящимся к компетенции комиссии.
3.4. Вносить в установленном порядке предложения по вопросам, относящимся к компетенции комиссии и требующим решения Президента и Правительства Чеченской Республики.
3.5. Члены комиссии и лица, участвующие в ее заседаниях, обязаны хранить государственную и иную охраняемую законом тайну, а также не разглашать ставшую им в связи с работой комиссии информацию, отнесенную к категории информации для служебного пользования.
4. Порядок работы комиссии
4.1. Работа комиссии осуществляется путем личного участия ее членов в рассмотрении вопросов (в случае болезни члена комиссии, а также по иным уважительным причинам для участия в ее работе может быть направлено замещающее ее лицо).
4.3. Комиссия правомочна решать вопросы, если на ее заседании присутствует две трети от установленного числа ее членов.
4.4. Члены комиссии участвуют в ее работе с правом решающего голоса. Лица, направленные членами комиссии для участия в ее заседании, принимают участие в работе комиссии с правом совещательного голоса.
4.5. Комиссия принимает решение по рассматриваемым вопросам открытым голосованием большинство голосов от числа присутствующих на заседании членов комиссией. При равенстве голоса «За» и «Против» предлагаемого решения вопроса правом решающего голоса обладает председательствующий на заседании комиссии.
5. Протокол заседания комиссии
5.1. Результаты рассмотрения вопросов на заседании комиссии оформляются протоколом заседания комиссии.
5.2. В протоколе указываются:
номер протокола и дата проведения заседания;
список членов комиссии, присутствующих на заседании;
список лиц, приглашенных на заседание;
список представителей средств массовой информации, присутствующих на заседании;
перечень рассматриваемых вопросов;
решения, принятые в ходе и по результатам рассмотрения вопросов;
результаты голосования по рассматриваемым вопросам;
особые мнения членов комиссии, оформленные письменно;
предложения и замечания членов комиссии, поданные в письменном виде;
5.3. Протокол заседания комиссии подписывает председательствующий на заседании.
5.4. Протокол заседания комиссии направляется членам комиссии или лицам, приглашенным на заседание.
6. Председатель комиссии
6.1. Председатель комиссии:
обеспечивает проведение ее заседаний;
представляет на рассмотрение Президенту и Правительству Чеченской Республики проекты нормативных правовых актов и предложений по вопросам, относящимся к компетенции комиссии и требующим решения Президента и Правительства Чеченской Республики;
распределяет текущие обязанности между членами комиссии;
утверждает состав рабочих групп и Несет персональную ответственность за выполнение возложенных на комиссию задачу.
к распоряжению Правительства
от13.07.2005 г. N 308-р
Расчеты и их обоснования по финансированию мероприятий по инвентаризации земель Чеченской Республики
Сборник предназначен для применения всеми исполнителями работ независимо от форм собственности и ведомственной принадлежности. Цены Сборника содержат нормативные расходы, необходимые для изготовления проектной и изыскательской продукции землеустройства, земельного кадастра и мониторинга земель. Нормы общественно необходимых затрат труда являются типовыми, рассчитаны на определенную техническую оснащенность и организационную структуру подразделений. В конкретных условиях ОНЗТ могут в установленном порядке изменяться организацией-исполнителем работ исходя из организационно-технических особенностей производства. Стоимость работ по инвентаризации земель определяется по формуле:
Цена = а\1 +вх2
хь х2 количество единиц измерения или усложняющие факторы, изложенные в примечаниях к таблицам Сборника и относящиеся к показателям «а» и «в». X]
Стоимость переездов (С) на объект и обратно определяется по формуле:
С = 1,05Ц,п+Ц2п(0,2+в)К9
проектных и изыскательских работ в размере 130 руб.;
среднее равно 0,8 часов;