в чем заключается суть унификации
Лекция № 2. Унификация и стандартизация документов. Системы документации
План:
1. Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Процессы организации и управления характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое, зачастую неоправданное, разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Обязательным условием организационной и управленческой деятельности на предприятиях, в учреждениях является документирование. Любой документ фиксируется совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.
Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД).
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Унификация в делопроизводстве может быть как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации.
Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке и оформлению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов:
межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОРТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).
Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов: ГОСТ 7.32-01 «Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления; ГОСТ 9327 «Бумага потребительская. Форматы»; ГОС Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В стране, кроме того, действуют: унифицированная система банковской документации; унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; унифицированная система отчетно-статистической документации; унифицированная система документации по труду; унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации; унифицированная система внешнеторговой документации.
Полный перечень унифицированных систем документации и соответствующих форм документов приводится в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК –11-911.
2. Совокупность закрепленных мест в площади листа бумаги определенного формата под размещение информационных элементов документа называется формуляром.
Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов.
Формуляр, характерный для определенного вида документов называется типовым формуляром.
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его элементов, которые называются реквизитами (подпись, заголовок, текст, печать и т.д.). Совокупность реквизитов расположенных определенным образом, составляет его формуляр. Различают реквизиты постоянные ипеременные. Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного вида документа.
Контрольные вопросы:
1. В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?
2. Что понимается под системой документации?
3. Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?
4. Понятия: реквизит, формуляр документа, типовой формуляр.
5. Что представляет собой стандарт, и какие виды стандартов применяются в нашей стране?
Унификация
Унифика́ция (от. лат. unus — один, facio — делаю; объединение) — приведение к единообразию, к единой форме или системе. [1]
Содержание
В технике
Унификация — установление оптимального числа размеров или видов продукции, процессов или услуг, необходимых для удовлетворения основных потребностей. [2]
Унификация — это распространённый и эффективный метод устранения излишнего многообразия посредством сокращения перечня допустимых элементов и решений, приведения их к однотипности. Унификация является разновидностью систематизации, которая преследует цель распределения предметов в определённом порядке и последовательности, образующей чёткую систему, удобную для пользования.
Унификация в процессе конструирования изделия — это многократное применение в конструкции одних и тех же деталей, узлов, форм поверхностей. Унификация в технологическом процессе — это сокращение номенклатуры используемого при изготовлении изделия инструмента и оборудования (например, все отверстия одного или ограниченного значений диаметров, всё обрабатывается только на токарном станке, применение одной марки материала).
Унификация позволяет повысить серийность операций и выпуска изделий и, как следствие, удешевить производство, сократить время на его подготовку. С другой стороны, унификация ведет к увеличению габаритов, массы, снижению КПД и т. п. вследствие не всегда оптимальных значений используемых параметров и изделий. Поэтому целесообразность повышения степени унификации должна подтверждаться, например, на основе сравнения разных вариантов технических решений и соответствующего им соотношения затрат и выгод.
Уровень унификации изделия определяется с помощью системы показателей, например, коэффициентом, равным отношению числа унифицированных (одинаковых) элементов к общему их количеству. Если в конструкции имеется несколько групп унифицированных элементов, то общий коэффициент обычно получается свёрткой. Возможна оценка степени унификации по отношению массы или стоимости унифицированных деталей к общей массе или стоимости всего изделия.
Заранее заложенная в конструкцию унификация упрощает последующее совершенствование таких изделий и их приспособление к новым условиям. Существуют следующие направления создания унифицированных конструкций:
Унификация может осуществляться до стандартизации, если её результаты не оформляются стандартом. Но стандартизация изделий и их частей обязательно предполагает их унификацию.
В праве
В математической логике
Унификация — подстановка значений вместо переменных при выводе логической формулы.
Значение слова «унификация»
[От лат. unus — один и facere — делать, создавать]
Источник (печатная версия): Словарь русского языка: В 4-х т. / РАН, Ин-т лингвистич. исследований; Под ред. А. П. Евгеньевой. — 4-е изд., стер. — М.: Рус. яз.; Полиграфресурсы, 1999; (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
УНИФИКА’ЦИЯ, и, ж. [от латин. unio — единство и facere — делать] (книжн.). Приведение к единообразию, к единой норме, единой форме. У. тарифов. У. орфографии.
Источник: «Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова (1935-1940); (электронная версия): Фундаментальная электронная библиотека
унифика́ция
1. книжн. действие по значению гл. унифицировать; приведение к единообразию, к единому виду ◆ Покупателю всё-таки хочется определённой индивидуальности, несмотря на унификацию моделей. Валерий Чусов, «Переплёт», 2002 г. // «Автопилот» (цитата из НКРЯ)
Фразеологизмы и устойчивые сочетания
Делаем Карту слов лучше вместе
Привет! Меня зовут Лампобот, я компьютерная программа, которая помогает делать Карту слов. Я отлично умею считать, но пока плохо понимаю, как устроен ваш мир. Помоги мне разобраться!
Спасибо! Я обязательно научусь отличать широко распространённые слова от узкоспециальных.
Насколько понятно значение слова заклание (существительное):
Ассоциации к слову «унификация»
Синонимы к слову «унификация»
Предложения со словом «унификация»
Цитаты из русской классики со словом «унификация»
Сочетаемость слова «унификация»
Какой бывает «унификация»
Понятия со словом «унификация»
Отправить комментарий
Дополнительно
Предложения со словом «унификация»
Это было началом процесса унификации и стандартизации видов и форм документов.
Это делается в целях унификации условий брожения во всей таре.
В последнее время наблюдается тенденция к сближению, к унификации норм торгового права не только в пределах одного государства, но и в международном масштабе.
Синонимы к слову «унификация»
Ассоциации к слову «унификация»
Сочетаемость слова «унификация»
Какой бывает «унификация»
Морфология
Правописание
Карта слов и выражений русского языка
Онлайн-тезаурус с возможностью поиска ассоциаций, синонимов, контекстных связей и примеров предложений к словам и выражениям русского языка.
Справочная информация по склонению имён существительных и прилагательных, спряжению глаголов, а также морфемному строению слов.
Сайт оснащён мощной системой поиска с поддержкой русской морфологии.
В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?
Какие этапы становления пережило делопроизводство в России?
ВРоссии к началу XVII века первым сложилось приказноеделопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составлявшего иногда в длину десятки и даже сотни метров.
При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.
В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда.
Исходные понятия делопроизводства
В годы Советской власти было выработано делопроизводство, характерное для централизованного управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов. Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.
В настоящее время сложившаяся система обработки документов развивается с учетом специфики рыночных отношений, механизации и компьютеризации делопроизводства, базируясь на Государственной системе документационного обеспечения управления (ГСДОУ).
Что такое «система документации» и «унифицированная система документации»?
Любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).
В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?
Обязательным условием организационной иуправленческой деятельности на предприятиях, в организациях является документирование. Организация и управление характеризуются разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разрешению. Отсюда большое разнообразие документов и необходимость их унификации и стандартизации.
Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведение к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению.
Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОСТ) и стандартов предприятий, организаций независимо от формы собственности (СТП).
Имеется некоторый опыт в создании других систем унифицированной документации (финансовой, торговой, снабженческо-сбытовой и др.).
ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Что такое унификация? Цель, виды, понятие
Изучая процесс стандартизации, обязательно сталкиваешься с отождествленным термином «унификация». Что такое означает данное определение, когда его необходимо употреблять и каким образом термин связан со стандартизацией, будет описано ниже.
Раскрытие понятия
Эффективным этапом стандартизации является унификация. Такая реформация приводит объекты к однотипности благодаря формированию оптимального числа их разновидностей. В результате появляется возможность снижения производственных тарифов новых изделий, увеличение уровня автоматизации процессов и уровня серийности.
Систематизация – распределение рассматриваемых объектов в определенной очередности, которая упрощает систему их применения. Показатель унификации зависит от индекса системы, где коэффициент использования на уровне типоразмеров является ключевым.
Взаимосвязанные элементы
Понятие унификации затрагивает различные виды продукции и конструктивные элементы производства, а также технологические процессы. Благодаря данному процессу появляется рациональное единообразие в системе, расширяется кооперирование подразделений организации, применяются прогрессивные технологии, достигается экономия трудовых и материальных ресурсов, сокращаются сроки разработки и освоения новых видов продукции.
Унификация может проводиться в документации, отчетах и планировании. Принято различать отраслевую, заводскую и межотраслевую унификацию. Отраслевая включает номенклатуру изделий, выпускаемых несколькими учреждениями, заводская – одним предприятием, межотраслевая – составные части изделий общего промышленного назначения. Унификации свойственны коэффициенты применяемости и повторяемости.
Стандартизация и унификация
Основная часть информации управленческого характера представлена в виде документов. Для процесса управления характерно многообразие и дублирование рабочих ситуаций, а также существующий перечень типичных действий по решению возникающих проблем. С течением времени появляется неоправданно большое количество документов, которые нуждаются в преобразовательном процессе.
Эффективность (с экономической точки зрения) стандартизации и унификации документооборота представляется в уменьшении финансовых затрат на изготовление, разработку и оформление документов с последующей их обработкой. Унификация выражается в решении задач по совершенствованию содержания и форм деловых бумаг. Объектами унификации документа являются его форма и состав (реквизиты).
Задачи преобразования
Совершенствование содержания документа при унификации должно происходить через отбор соответствующих назначению документа атрибутов, а при стандартизации – через установление единых требований к реквизитам.
Что такое унификация? Это деятельность, направленная на установление характеристик и правил в целях их многократного применения в работе, что дает упорядоченность в производственных сферах, повышает конкурентоспособность продукции или услуг. Задача по повышению информативности и унификации документов по форме и содержанию решается благодаря стандартизации.
Основа разработки
Госстандарт России «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30) – главный документ о делопроизводстве, имеющий многоаспектное применение. Используется он в качестве базового плана при разработке инструкций, стандартов и правил по обеспечению управленческой деятельности.
Что такое унификация и унифицированные системы документации простыми словами? Это сокращение большого количества разновидностей типовых документов, приведение их к единой структуре, форме, языковой конструкции, обработке и хранению. Проведение ее необходимо для повышения качества работы и достижения информационной совместимости при обработке.
Целенаправленное действие
Эффективность достигается только при четком понимании желаемого результата. Основные цели унификации:
Данные цели применяются не только на производстве, но и в других сферах деятельности. Примеры унификации можно привести в:
Системы унификации
Унифицированные системы (УС) представляют перечень реквизитов, элементов, объектов, которые были установлены в соответствии с рассматриваемой деятельностью и необходимыми сопутствующими ей задачами. Виды унификации (УС) в России, связанные с документацией:
Разработка таких документов ведется министерствами и специализированными организациями.
Методы унификации
Что такое унификация? Это, прежде всего, оптимизация процесса, совокупность приемов, благодаря которым выполняются принципы и достигаются оптимальные решения поставленных задач.
В унификации, как и в схожей по своим характеристикам стандартизации, используются научно-практические методы:
Если учитывать, что унификация является частью стандартизации, то в процессе преобразования определенного вида деятельности в ее рамках могут использоваться все вышеперечисленные методы.
Систематизация помогает расположить объекты в определенном порядке, в результате чего образуется удобная система пользования. Чаще всего используют алфавитную систему расположения объектов.
Кодирование предполагает присвоение кода объекту классификации, которая, в свою очередь, подразумевает разделение множества объектов на подмножества с присвоением условного обозначения (классификатора).
Что такое в унификации типизация? Это определение оптимальных параметрических рядов по выбранному критерию и параметрам, благодаря чему будет достигнута высокая степень совпадения. Это разработка типовых конструктивных и организационных решений, что могут быть приняты за образец по ряду признаков.
Селекция заключается в отборе из классифицированных объектов конкретных, которые на основании анализа признаются целесообразными для применения в общественном производстве.
Агрегатирование применяется для создания объектов производства с последующим использованием. Идея метода заключается в организации выпуска изделий путем их сборки из ограниченного количества стандартных деталей, обладающих функциональной взаимосвязанностью.