в чем заключается роль юриста при осуществлении кадровой работы
Должностная инструкция кадровика в 2021 году
Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.
Роль кадровой службы в компании
Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:
Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.
Актуальные требования к должностной инструкции
При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:
1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.
2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.
3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.
Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.
4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.
Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.
Должностные обязанности кадровика
В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:
Например, кадровик обязан:
1) осуществлять поиск и подбор работников;
2) оформлять прием нового персонала;
3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;
4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:
Права сотрудника кадровой службы
В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.
Специалист по кадрам вправе:
1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;
2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;
3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;
4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;
5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;
6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.
Ответственность специалиста по кадрам
В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.
Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:
1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.
2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.
3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.
4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.
5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;
6. Разглашение персональных данных работников.
7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.
К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.
Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:
ВНИМАНИЕ!
15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.
Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее
Должностная инструкция юрисконсульта по кадровой работе
г. Москва «01» июля 2007 г. Рег. N ___
[Наименование должности] [Наименование организации]
Юрисконсульт по кадровой работе
1.2. Юрисконсульт по кадровой работе назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя Общества.
1.3. Юрисконсульт по кадровой работе относится к категории служащих и подчиняется непосредственно начальнику отдела кадров Общества.
1.4. Юрисконсульт отвечает за:
— своевременное и качественное выполнение им задач по предназначению;
— соблюдение исполнительской и трудовой дисциплины;
— сохранность документов (информации), содержащих сведения, составляющие коммерческую тайну Общества, иные конфиденциальные сведения, включая персональные данные сотрудников Общества, доверенные ему в целях надлежащего исполнения возложенных на него задач;
— соблюдение мер безопасности труда, поддержание порядка, выполнение правил пожарной безопасности на порученном ему участке работы (рабочем месте).
1.5. На должность юрисконсульта по кадровой работе может быть назначено лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное (юридическое) образование и стаж работы в должностях, замещаемых специалистами со средним профессиональным образованием, не менее 5 лет.
1.6. В практической деятельности юрисконсульт должен руководствоваться:
— локальными актами и организационно-распорядительными документами организации (предприятия), регламентирующими работу аппарата управления;
— правилами внутреннего трудового распорядка;
— правилами охраны труда и техники безопасности, обеспечения производственной санитарии и противопожарной защиты;
— настоящей должностной инструкцией.
1.7. Юрисконсульт должен знать:
— законодательные акты, регламентирующие деятельность организации в вопросах управления кадрами;
— нормативно-правовые и нормативно-методические акты по вопросам деятельности аппарата управления, правовому обеспечению деятельности Общества;
— инструкции, правила и рекомендации по организации офисной работы, правового консалтинга, регламент аппарата управления;
— основы трудового и гражданского законодательства, правоприменительную практику судебных органов, органов государственной инспекции труда;
— организационную структуру Общества, схему взаимодействия аппарата управления с подразделениями и должностными лицами Общества, другими организациями (предприятиями, учреждениями), с которыми Общество поддерживает партнерские связи;
— порядок систематизации, учета и ведения правовой документации;
— порядок заключения и оформления трудовых договоров, коллективных договоров, тарифных соглашений, соглашений об урегулировании трудовых споров и конфликтов;
— порученные ему задачи, их содержание, возможности по решению указанных задач;
— применяемые в работе программные средства обработки документированной информации, информационно-справочные (информационно-поисковые) системы правовой поддержки;
— правила внутреннего трудового распорядка;
— средства вычислительной техники, коммуникации и связи;
— правила и нормы охраны труда.
1.8. В период временного отсутствия юрисконсульта по кадровой работе его обязанности возлагаются на [наименование должности заместителя].
2. Функциональные обязанности
Юрисконсульт по кадровой работе обязан выполнять следующие трудовые функции:
2.1. Обеспечивать своевременное и качественное выполнение порученных задач в строгом соответствии с утвержденным порядком работы.
2.2. Разрабатывать проекты документов правового характера, в том числе проекты типовых трудовых договоров (для различных категорий работников), коллективных договоров, тарифных соглашений, соглашений об урегулировании трудовых споров (индивидуальных и коллективных).
2.3. Осуществлять методическое руководство работой по заключению трудовых договоров, оказывать правовую помощь подразделениям службы кадров, профсоюзному органу и должностным лицам в подготовке и оформлении соответствующей документации.
2.4. Визировать все направляемые на подпись (утверждение) директору организации трудовые договоры, соглашения, контракты.
2.5. Участвовать в подготовке обоснованных ответов на поступающие в адрес организации обращения работников по вопросам социально-правового характера.
2.6. Готовить материалы, связанные с восстановлением на работе работников, ранее уволенных из организации, на основании решений судебных органов, органов ГИТ.
2.7. Вести учет находящихся в производстве и законченных исполнением судебных и арбитражных дел.
2.8. Участвовать в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению производственной, исполнительской и трудовой дисциплины, обеспечению социальной стабильности в организации.
2.9. Проводить изучение, анализ и обобщение результатов рассмотрения претензий, судебных и арбитражных дел, практики заключения и исполнения трудовых договоров, соглашений, контрактов с целью разработки предложений по оптимизации деятельности организации в вопросах управления кадрами.
2.10. Проводить правовую экспертизу материалов о привлечении работников организации к дисциплинарной и материальной ответственности на предмет их обоснованности и соответствия законодательству.
2.11. Осуществлять контроль за своевременным представлением подразделениями и должностными лицами справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на обращения работников, представления, постановления и решения судебных органов, органов ГИТ.
2.12. Совместно с подразделениями и должностными лицами готовить предложения по внесению изменений в действующие локальные акты и организационно-распорядительные документы по вопросам управления кадрами, отмене утративших силу актов (документов).
2.13. Вести работу по систематизации действующих законодательных и нормативно-правовых актов, производить отметки об их отмене, изменениях и дополнениях.
2.14. Осуществлять информирование руководящего состава организации о действующем законодательстве и изменениях в нем.
2.15. Консультировать работников по правовым вопросам.
2.16. Своевременно и в полном объеме отрабатывать и представлять непосредственному руководителю отчетную и иную служебную документацию.
В случае служебной необходимости юрисконсульт по кадровой работе может привлекаться к выполнению своих обязанностей сверхурочно, по решению непосредственного руководителя, в порядке, предусмотренном законодательством.
Юрисконсульт по кадровой работе имеет право:
3.1.2. Готовить и представлять непосредственному руководителю предложения по совершенствованию деятельности аппарата управления.
3.1.3. Участвовать в служебных мероприятиях, в ходе которых рассматриваются вопросы правового обеспечения деятельности, а также касающихся его работы.
4. Ответственность и оценка деятельности
4.1.1. Невыполнение или ненадлежащее выполнение руководящих документов по бухгалтерскому учету и иных нормативных актов, регламентирующих деятельность по организации и ведению бухгалтерского учета на предприятиях.
4.1.2. Невыполнение или ненадлежащее выполнение служебных указаний непосредственного руководителя.
4.1.3. Невыполнение или ненадлежащее выполнение своих трудовых функций и порученных ему задач.
4.1.4. Неправомерное использование предоставленных служебных полномочий, а также использование их в личных целях.
4.1.5. Недостоверную информацию о состоянии выполнения порученной ему работы.
4.1.6. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и других правил, создающих угрозу деятельности предприятия и его работникам.
4.1.7. Необеспечение соблюдения трудовой дисциплины.
4.2. Оценка работы юрисконсульта по кадровой работе осуществляется:
4.3. Основным критерием оценки работы юрисконсульта по кадровой работе является качество, полнота и своевременность выполнения им задач, предусмотренных настоящей инструкцией.
5.1. Режим работы юрисконсульта по кадровой работе определяется в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка, установленными в Обществе.
С инструкцией ознакомлен ___________/____________/ «__» _______ 20__ г.
Должностная инструкция юриста
Должностная инструкция не входит в пакет документации, которая должна быть у предприятий и организаций в обязательном порядке. Тем не менее, это очень важный документ, который по сути дела определяет перечень трудовых обязанностей, прав и ответственность всех работников, включая юристов. Иногда, в случае возникновения разногласий и конфликтов между работодателем и подчиненным, должностные инструкции становятся доказательными документами в судебных инстанциях.
Кто разрабатывает документ
Разработка документа может входить в функцию руководителя юридического отдела, специалиста кадровой службы или секретаря организации. Но независимо от того, кто работает над должностной инструкцией, она обязательно должна быть заверена руководителем предприятия.
Основные особенности заполнения
Документ не имеет единого образца – в разных компаниях используются разные его формы, но некоторый стандарт заполнения все же есть. Как правило, должностная инструкция делится на несколько разделов:
При необходимости этот список может быть дополнен и другими пунктами, например, «Условия работы», «Право подписи» и т.п.
Документ оформляется в единственном экземпляре, который обязательно должен быть подписан сотрудником, занимающим пост юриста, а также его непосредственным начальником и руководителем компании. Если в организации несколько юристов, то их должностные инструкции могут в некоторой степени отличаться друг от друга, поскольку в этом случае исключается возможность дублирования одних и тех же функций.
Печать на документе ставить не обязательно, поскольку он относится ко внутреннему документообороту предприятия (к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП, могут не применять в своей работе штампы и печати).
Образец заполнения должностной инструкции юриста
Сначала вверху документа пишется его название, затем с правой стороны отводится несколько строк для утверждения руководителем организации. Тут нужно вписать его должность, полное название предприятия, фамилию, имя, отчество, а также оставить строчку для подписи с обязательной расшифровкой.
Общие положения
Должностные обязанности юриста
Далее идет раздел «Должностные обязанности», в котором тщательно прописываются все функции и задачи, решение которых входит в компетенцию юриста. Обязанности должны быть расписаны максимально подробно, при этом необходимо учитывать рабочее время сотрудника и его режим, во избежание чрезмерной или, напротив, недостаточной рабочей нагрузки..
Права юриста
В раздел «Права» включаются полномочия, которыми наделяется юрист с целью наиболее плодотворного и эффективного исполнения вмененных ему обязанностей, в том числе возможность проявлять инициативу, требовать определенных условий труда и вносить различные конструктивные предложения. Тут же особо указывается его право на взаимодействие с руководством компании, всеми его подразделениями и специалистами при появлении такой потребности.
Ответственность юриста
Раздел «Ответственность» содержит в себе четкий перечень нарушений и проступков, за которые может последовать наказание в виде дисциплинарных взысканий. В одном из пунктов можно отдельно указать, что все применяемые требования, а также возможные меры воздействия входят в рамки законодательства РФ.
В конце должностную инструкцию надо согласовать с тем человеком, который несет ответственность за соблюдением прописанных в документе норм и правил (это может быть непосредственный начальник юриста, руководитель кадровой службы и т.д.). Тут следует вписать его должность, название компании, фамилию, имя, отчество, а также поставить подпись с расшифровкой.
В следующей строке нужно указать данные о самом юристе: полностью его фамилию, имя, отчество, опять же название организации, паспортные данные, подпись и дату ознакомления с документом.
В чем заключается роль юриста при осуществлении кадровой работы
Статья 44. Кадровая работа
1. Кадровая работа включает в себя:
1) формирование кадрового состава для замещения должностей гражданской службы;
2) подготовку предложений о реализации положений настоящего Федерального закона, других федеральных законов и иных нормативных правовых актов о гражданской службе и внесение указанных предложений представителю нанимателя;
3) организацию подготовки проектов актов государственного органа, связанных с поступлением на гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением на должность гражданской службы, освобождением от замещаемой должности гражданской службы, увольнением гражданского служащего с гражданской службы и выходом его на пенсию за выслугу лет, и оформление соответствующих решений государственного органа;
4) ведение трудовых книжек гражданских служащих (при наличии), формирование сведений о трудовой деятельности за период прохождения гражданской службы гражданскими служащими и представление указанных сведений в порядке, установленном законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации;
(в ред. Федерального закона от 31.07.2020 N 268-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
5) ведение личных дел гражданских служащих;
6) ведение реестра гражданских служащих в государственном органе;
7) оформление и выдачу служебных удостоверений гражданских служащих;
8) обеспечение деятельности комиссии по урегулированию конфликтов интересов;
9) организацию и обеспечение проведения конкурсов на замещение вакантных должностей гражданской службы и включение гражданских служащих в кадровый резерв;
10) организацию и обеспечение проведения аттестации гражданских служащих;
11) организацию и обеспечение проведения квалификационных экзаменов гражданских служащих;
12) организацию заключения договоров о целевом обучении;
(в ред. Федеральных законов от 02.07.2013 N 185-ФЗ, от 03.08.2018 N 337-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
13) организацию профессионального развития гражданских служащих;
(в ред. Федеральных законов от 02.07.2013 N 185-ФЗ, от 29.07.2017 N 275-ФЗ)
(см. текст в предыдущей редакции)
14) формирование кадрового резерва, организацию работы с кадровым резервом и его эффективное использование;
15) обеспечение должностного роста гражданских служащих;
16) организацию проверки достоверности представляемых гражданином персональных данных и иных сведений при поступлении на гражданскую службу, а также оформление допуска установленной формы к сведениям, составляющим государственную тайну;
17) организацию проведения служебных проверок;
18) организацию проверки сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, а также соблюдения гражданскими служащими ограничений, установленных настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами;
19) консультирование гражданских служащих по правовым и иным вопросам гражданской службы.
2. Положение о подразделении государственного органа по вопросам государственной службы и кадров утверждается руководителем государственного органа.
3. В кадровой работе используются государственные информационные системы, предусмотренные статьей 44.1 настоящего Федерального закона.
(часть 3 введена Федеральным законом от 28.12.2017 N 423-ФЗ)
Юридическая служба компании
Начиная выстраивать работу юридической службы в компании, нужно, во-первых, четко определить, что она собой представляет, сферы ее деятельности и влияния. Во-вторых, установить ее место и роль в организации: с кем и как она взаимодействует, какова ее роль и зачем она нужна.
Понятие юридической службы
В законодательстве отсутствуют какие-либо нормативные или разъяснительные акты, в которых достаточно подробно давалось бы понятие и описание юридической службы (ЮС). Давно устарели советские стандарты 70-х годов прошлого века, например, из-за использования таких фраз: «Руководитель юридической службы консультирует работников по вопросам трудового права». Скорее всего, сегодня юрист, давший работнику подробную инструкцию, как избежать увольнения, вскоре сам потеряет работу. Мы предлагаем базовое, короткое и емкое определение:
Юридическая служба организации — это подразделение, осуществляющее правовое обеспечение ее деятельности.
Именно юрист определяет, что законно или незаконно в деятельности компании, защищает ее права и обязанности, выстраивает схемы сделки, формирует договорную базу и политику.
Как организовать работу юридической службы
Организация работы ЮС, определяющая ее место в компании, должна идти по трем направлениям:
Внутри самой службы: организация работы в коллективе, порядок проверки юристами документов, разработка требований к контрагентам, договорам, налоговым рискам.
В компании в целом. Эта сфера работы службы пересекается с первой. Нужно помнить, что в любой организации юридически значимые действия (то есть те, что имеют правовые последствия) совершают не только юристы. Только последние понимают риски и как правильно действовать.
Например
Юрист не подписывает акт приема-передачи, и полномочия того, кому товар отгружен, проверяют водитель или экспедитор. Нарочный, доставляя документы, проверяет полномочия у секретаря — получателя. Сотрудник финансового отдела обещает скидку с корпоративного адреса (при этом Верховный Суд признает, что электронная почта может быть доказательством обмена юридически значимыми сообщениями при достоверном установлении получателя и адресата). Все эти действия могут иметь правовые последствия. А рядовой финансист, бухгалтер, кадровик, экспедитор, снабженец не всегда это осознают. Таким образом, важно взаимодействовать с другими подразделениями, сотрудниками, советом директоров, генеральным директором для грамотного построения работы, объяснения правовых рисков.
Внешние контрагенты. Это могут быть поставщики, покупатели, арендодатели, госорганы. Например, такие, как правоохранительные органы, суд – в случае необходимости участия в судебном заседании, приходится распределять обязанности между юристами, решать, кто пойдет на заседание и кто будет вести судебное дело. Более того, даже подготовка письма в ответ на поступивший запрос – это тоже взаимодействие с внешними контрагентами. Вам придется разработать разъяснения, указания, оспорить действия налогового органа, в конце концов. Таких ситуаций достаточно много.
3 задачи юридической службы
Задачи юридической службы определяют ее основные роли, каждая из которых делится на подзадачи. Давайте разберем поле приложения сил сотрудников юридической службы.
1. Обеспечение законности в деятельности организации, защита ее прав и интересов
Роль юриста — контролировать законность всех действий, решений, договоров, отчисления налогов. Обратная сторона процесса — когда обычный юрист говорит в ответ на поставленную клиентом/доверителем/работодателем задачу: «Это невозможно в соответствии с такими-то законами».
Однако нанимателя не интересует законность, ему нужно решение проблемы, поэтому квалифицированный и грамотный специалист будет искать варианты, которые, к сожалению, иногда бывают и в самом деле незаконны. И это уже вопрос ответственности работодателя, о которой он должен узнать именно от юриста.
Алексей Голощапов, кандидат юридических наук, преподаватель Русской Школы Управления
Алексей Голощапов, кандидат юридических наук, преподаватель Русской Школы УправленияМои клиенты готовили заявление от сотрудников, которые участвовали в государственных конкурсах на 200-300 млн руб. Вопрос заключался в том, что они изначально не знали, какие именно конкурсы будут объявлены в 2019 году. Юристы компании заявили, что закон о персональных данных требует понимания, кому передается информация о сотрудниках, поэтому участие в конкурсах невозможно. Но я посчитал, что работник предоставляет компании информацию о себе с целью участия в конкурсе и последующей ее передаче в госорганы, которые его объявят. Даже если компании выпишут административный штраф за разглашение персональных данных и потребуют устранить утечку, можно подписать соответствующие соглашения с самими сотрудниками, лишь бы не пропустить такое выгодное участие.
Работа юриста заключается не только в тактических действиях (разработка документооборота, подготовка типового договора), но и в стратегических, которые оправдывают ожидания работодателя или клиента. Когда работодатель поймет, что юрист решает его проблемы (выигрывает суды, разрабатывает договоры, благодаря которым его права не нарушаются), юрист сможет просить повышения зарплаты, расширения штата.
Совет: доказывайте свой профессионализм. И подчеркивайте свою значимость. Даже если вы знаете, как мгновенно решить проблему, лучше ознакомьтесь еще раз с документами, сверьтесь с правовыми системами и возьмите несколько дней на подготовку ответа.
Тонкости защиты прав и интересов организации. Юрист всеми способами, не противоречащими Кодексу, должен оберегать интересы своего клиента, доверителя, работодателя. Но есть два важных аспекта, на которые не всегда обращают внимание:
Опытный юрист должен всегда предвосхищать развитие событий. Это означает, что анализируя сделку или текст договора, построение группы компаний, покупку акций, вхождение в качестве участника в другое юридическое лицо, он каждый шаг сделки или пункт договора анализирует с точки зрения «А что, если…». «Что будет, если товар не поставят?», «Что будет, если товар поставят, но не в том ассортименте, или он дефектный, или без документов?», «Что будет, если этот пункт будет выполнен?». На подобные вопросы юристы часто отвечают после того, как договор подписан и возникла критическая ситуация. В ее предотвращении важную роль играет организация работы юридической службы. Руководитель службы и его подчиненные должны все анализировать заранее.
Юрист должен управлять правовыми рисками. Это обязательное условие управления и организации работы юридической службы. И начать руководитель должен с себя. Тем более, этот навык сейчас выводится на законодательный уровень: с 2020 года в законе об акционерных обществах вступает в силу новая норма, обязывающая иметь службу внутреннего аудита в публичных АО. Эта служба будет заниматься правовыми рисками. Безусловно, есть контрагенты, у которых уже сложилась репутация и с ними работать проще. Но при контрактах на большие суммы лучше заранее предположить худшее, чтобы избежать неприятностей.
Два подрядчика некачественно выполнили работу. Обычно по договору подряда заказчик может отправить мотивированный отказ в течение 5-7 рабочих дней, иначе работа считается выполненной и принятой без замечаний. Итак, отказ отправлен нарочным и принят секретарем на соответствующем бланке с подписью и входящим номером. Какие здесь могут быть правовые риски?
Подрядчики могут обратиться в суд, поскольку работа не оплачена, и потребовать пени за неустойку. Заказчик возражает: направлен мотивированный отказ, на его основании некачественная работа не должна оплачиваться. Недобросовестные контрагенты в ответ заявляют: «Отказ сфальсифицирован, чтобы не принимать работу. Потому что человек с такой фамилией (который принял документ) вообще у нас не работает, можете сделать запрос в Пенсионный фонд. По штатному расписанию у нас есть офис-менеджер, а в ваших бумагах фигурирует секретарь. А согласно положению о документообороте, утвержденном директором, на входящую корреспонденцию ставится круглая печать, а не красная треугольная, как у вас».
Это, безусловно, правовой риск, который юрист должен учитывать и управлять им, направляя отказ или любой другой правовой документ контрагентам.
2. Обеспечение правовыми средствами сохранности имущества, поддержание и развитие правовой культуры организации
Отсутствие привычки мыслить по шаблону — один из ключевых навыков юриста. Задача обеспечения сохранности имущества, поддержание и развитие правовой культуры организации требует именно такого подхода. С недвижимым имуществом часто возникают спорные моменты: если заканчивается срок исковой давности, оспорить сделку уже невозможно. Здесь и пригодится умение искать новые пути.
Юрист проиграл иск по одному требованию, соответственно, подать по нему новый иск уже нельзя. Но можно найти другое обоснование для оспаривания. Так, существует п.52 совместного постановления пленумов Верховного и Высшего Арбитражного судов 10/22, где установлен еще один способ защиты нарушенных прав, которого нет в Гражданском Кодексе. Это иск о признании права отсутствующим. Он может спасти безнадежную ситуацию, поскольку, согласно постановлению Пленума Верховного суда №43 от 29.09.2015, на требование о признании права отсутствующим срок исковой давности не распространяется. И такого рода иски можно предъявлять через много лет с момента, когда право было нарушено.
Устав компании — это тоже рубеж обороны юриста. В нем можно прописать определенные требования к одобрению крупных сделок. Или вообще указать, что сделки с акциями, долями, займами, кредитами, недвижимостью требуют единогласного одобрения. Установить особый порядок созыва и подготовки общего собрания не только через Почту России (письма могут перехватить рейдеры), но и дублируя информацию с помощью публикации в газете.
Воздействовать на недобросовестного поставщика, защищая имущество работодателя, тоже бывает нелегко. Он нарушает сроки, меняет ассортимент, не соблюдает качество товара, нарушает требования к таре и упаковке. Какие существуют правовые механизмы обеспечения, например, сроков поставки? В договоре, конечно, прописана неустойка, но ведь ее еще нужно взыскать! Значит, юристу придется открывать дело, идти в суд, платить госпошлину. Не проще ли перепасовать мяч судебного разбирательства на контрагента?
Это возможно, если в договоре указать: «Из всех сумм, подлежащих уплате поставщику, покупатель вправе удерживать пени, убытки, штрафы и т.д.». Таким образом, если компания должна заплатить такому поставщику миллион рублей, 100-110 тыс. руб. будет удерживаться в качестве пеней и неустоек, после направления контрагенту соответствующего письма. И теперь пусть уже поставщик, несогласный с суммой неустойки, идет в суд — закон дает такую возможность. Теперь уже он будет писать претензию, оплачивать госпошлину и юриста, идти в суд и дожидаться непонятного результата. Этот пример демонстрирует две важные вещи: как важно предвосхитить развитие событий, указав соответствующую строку в договоре, и управлять правовыми рисками (в данном случае — задержки оплаты или доставки).
Безусловно, ситуация будет другой, если ваш контрагент — монополист. Он является сильной стороной и навязывает компаниям свои условия. Это банки, страховые компании, такие структуры, как РЖД или Газпром. Но даже после заключения договора с ними у компании есть возможность обжаловать определенные пункты через суд, ссылаясь на то, что она — слабая сторона и условия соглашения были навязаны. При этом можно указать, что заключить договор с кем-либо еще невозможно, приложить заключение ФАС, что контрагент действительно единственный поставщик в этом регионе.
Поддержание и развитие правовой культуры организации обязывает юриста объяснять неблагоприятные правовые последствия решений тем сотрудникам, которые участвуют в правовой, договорной деятельности компании. Их много и они могут не иметь юридического образования и лично не подчиняться юридической службе.
Алексей Голощапов, кандидат юридических наук, преподаватель Русской Школы УправленияКадровики не уточнили у юриста, есть ли доверенность у увольняющегося сотрудника. (Замечу: я советую всегда включать юриста в обходной лист. Это особенно полезно, если компания плохо расстается с работником, который по доверенности может подписать любые документы от имени компании, в которой уже не работает). Или, допустим, компания дополнительно нанимает по договору маркетинговую компанию для проведения акции в помощь уже имеющимся в штате маркетологам. У юристов сразу возникают налоговые риски, поскольку Налоговая инспекция может счесть необоснованным расходом сумму на сторонних специалистов.
Или грузчики перепутали место доставки и привезли мебель не тому человеку, который все принял и расписался в получении. Юрист знает, что возник большой правовой риск и помнит ст. 312 ГК РФ, в которой сказано: «Должник, исполняя обязательство, обязан убедится в личности кредитора и обязан потребовать от кредитора доказательств, что он является надлежащим получателем товаров, работ и услуг». Но грузчики этого не знают. И не проверяют получателя. Отсюда возникает большое количество споров, которые отчасти относятся к области управления правовыми рисками.
Здесь может помочь принцип Эстоппель, который подразумевает запрет на непоследовательное поведение. То есть нельзя поступать в противоречии со своими предыдущими поступками и высказываниями. В ГК его нет, но он активно применяется судами в экстренных ситуациях (потеря накладной, ее подписание лицом без полномочий). Например, кладовщик принял по доверенности партию товара, покупатель ее оплатил. Но во второй раз у него доверенности не было, между тем, партию он принял. А покупатель оказывается платить за доставленный товар, мотивируя это отсутствием разрешительных документов у кладовщика. Но на вторую партию доставки правовые нормы начинают действовать по принципу «из обстановки». То есть, если в первый раз оплаченный товар был доставлен, принят этим человеком и все было в порядке, то противоположное поведение компании может быть оспорено.
Юрист не может прогнозировать планы работы отделов продаж, маркетинга, но может наладить взаимодействие с разными подразделениями, чтобы их руководители и сотрудники тоже понимали правовые риски своих решений. В этом случае маркетологи напишут служебную записку, что они сами не справляются с поставленной задачей, или поменяют должность — здесь уже юрист подскажет выход.
Эффективным механизмом поддержания правовой культуры организации станет консультирование коллег, работников. Как о внутреннем распорядке, так и о действующем законодательстве. Это может быть инструктаж, подготовка памятки: в какой ситуации запросить доверенность, когда она не может быть ксерокопией (которые не являются доказательством в суде), где нужно включить текст о полномочиях в договор (в отношении тех, кто подписывает акт выполненных работ или приема-передачи, отгружает груз). Проведите ревизию должностей, на которых сотрудники совершают действия с правовыми последствиями, и напишите для них памятку. В ней укажите алгоритм действий, а затем соберите общее собрание и объясните все правовые риски. Памятку можно раздать под роспись.
3. Глобальное обеспечение законности в компании
Это касается сферы проведения юридической экспертизы проектов внутренних нормативных актов компании на предмет их соответствия действующему законодательству.
Что должна контролировать юридическая служба
В случае необходимости юристам стоит участвовать в их подготовке.
Работа с контрагентами
Претензионно-исковая работа
В итоге нужно представить руководству рекомендации, как избежать претензий и отвечать на иски, как списать безнадежную задолженность, как организовать работу приема качества и количества товара.
В некоторых компаниях есть претензионные отделы, не входящие в юридическую службу. Им тоже нужно писать инструкцию по подготовке претензий. Ведь она теперь не просто формальный документ, а основание для подачи иска. Стоит сделать типовую форму претензий в текстовом формате, в которой какие-то формы будут неизменны. Это облегчит работу и юристу, и подразделениям компании.
Работа с доверенностями
Один из важнейших инструментов, который требует внимания к деталям. Нужен журнал который для систематизации учета доверенностей можно вести в электронном виде, в форме таблицы. Не забудьте поставить «напоминалки» (в том же Excel) об окончании срока доверенности.
Кроме учета важно контролировать отмену доверенности. Не только в отношении увольняемых сотрудников, но и в качестве стратегического рычага ее выдачи. Основной риск юридической службы — подписание документов лицом без полномочий. Сейчас число сделок по поддельным доверенностям или по доверенностям, отозванным задним числом, приобрело массовый характер. Этот риск тоже надо учитывать.
Корпоративное управление
Корпоративное управление подразумевает обеспечение законности работы органов управления компании и контроль акционерной организации, участие в подготовке проектов решений совета директоров, в подготовке выпуска и обращения ценных бумаг, информировании акционеров о деятельности компании и их консультированию. Например, в случае непредставления информации, члену АО кодексом об административных правонарушениях предусмотрен штраф от 500-700 тыс. руб. А иногда за нарушение порядка проведения общего собрания можно получить до 1 млн руб. штрафа административной ответственности.
Область недвижимости
Задача юриста — обеспечить систематизированный учет объектов недвижимости организации и обеспечить его государственную регистрацию. Один из механизмов обезопасить недвижимость клиента — запрет на совершение сделок без личного присутствия. Необходимо обратиться в Росреестр, чтобы собственник компании написал, что сделки по доверенности невозможны.
Любая компания — живой организм. Эффективность работы ее сотрудников (и юристов в том числе) зависит от степени взаимодействия с другими сотрудниками и подразделениями. Именно юристы сталкиваются с самыми негативными сторонами работы компании: несвоевременными поставками, жалобами клиентов, исками. На первый взгляд, многие сложности работы компании от них не зависят. Но любое отклонение от условий договора — это вызов юристу. Поэтому лучше предупредить удар: самая лучшая битва — та, которой не было.
Текст: Светлана Щербак
Материал подготовлен на основе части практического курса кандидата юридических наук Алексея Голощапова, преподавателя Русской Школы Управления. Узнать больше и повысить свою квалификацию в области юриспруденции вы сможете на наших курсах:
Смотрите отрывок занятия: