в чем заключается работа специалиста отдела кадров

Должностная инструкция кадровика в 2021 году

Трудовое законодательство не содержит норм, требующих от работодателя обязательного составления должностных инструкций (ДИ). Однако этот документ необходим для определения трудовых функций работника, его прав и обязанностей, ответственности, квалификационных требований, предъявляемых к занимаемой должности. В нашей статье речь пойдет о ДИ кадровика и особенностях ее составления в 2021 году.

Роль кадровой службы в компании

Роль кадровой службы в деятельности компании определяется ее функциями. В обязанности кадровой службы входит:

Если организация большая, все указанные функции целесообразно распределить между специалистами кадровой службы. Работники в одинаковой должности могут выполнять разные обязанности, закрепить которые необходимо именно в ДИ.

Актуальные требования к должностной инструкции

При составлении должностной инструкции специалиста по кадрам в 2021 году необходимо учесть четыре важных изменения в законодательстве:

1. Благодаря Закону от 16.12.2019 № 439-ФЗ, внесшему в ТК РФ понятие электронных трудовых книжек (ст. 66.1), у работодателей появилась новая обязанность – составление и подача в пенсионный фонд формы СЗВ-ТД. Кроме того, работникам кадровой службы необходимо инструктировать сотрудников по вопросам перехода на ЭТК.

2. Закон от 03.10.2018 № 353-ФЗ ТК РФ дополнен новой статьей 185.1, согласно которой работодатели обязаны предоставлять работникам оплачиваемые дни для прохождения диспансеризации. Эта норма заработала с начала 2019 года. Получить такие выходные могут все работники организации один раз в три года. Предпенсионерам и пенсионерам предоставляются на эти цели два дня ежегодно. Для получения гарантии работники должны написать заявление и согласовать дату выходного дня с работодателем. Таким образом, у кадровиков появилась обязанность оформления приказов о предоставлении дополнительного выходного дня для прохождения диспансеризации.

3. Законом от 24.04.2020 № 132-ФЗ ужесточена ответственность работодателей за нарушения в области воинского учета. С 05.05.2020 в среднем в 3 раза выросли административные штрафы за нарушения в этой сфере. Речь идет о непредставлении в военкомат списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет, о неоповещении о вызове по повестке военкомата, а также о несвоевременном уведомлении военкомата о принятых или уволенных работниках, подлежащих воинскому учету.

Помимо указанных изменений с двух месяцев до трех лет увеличился срок давности привлечения к административной ответственности за нарушения в области воинского учета.

4. Законом от 15.10.2020 № 341-ФЗ усилены санкции за неправильное хранение документов. Согласно поправкам начиная с 26.10.2020 несоблюдение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных, в том числе и кадровых документов, грозит увеличением штрафов. Ответственность для юрлиц осталась на прежнем уровне — в размере от 5 тыс. до 10 тыс. рублей. Для должностных лиц штрафы повышены: вместо прежних 300—500 рублей придется расстаться с суммой от 3 до 5 тыс. рублей.

Новый перечень сроков хранения кадровых документов утвержден Приказом Росархива от 20.12.2019 № 236, а вступил в силу с 18.02.2020.

Должностные обязанности кадровика

В разделе «Должностные обязанности» необходимо указать перечень функций, которые будет исполнять конкретный кадровый специалист. Для разработки содержания этого раздела можно воспользоваться:

Например, кадровик обязан:

1) осуществлять поиск и подбор работников;

2) оформлять прием нового персонала;

3) проводить адаптационные встречи с новыми сотрудниками;

4) в рамках исполнения функции ведения кадрового учета и кадрового делопроизводства:

Права сотрудника кадровой службы

В раздел «Права» необходимо внести список тех прав, которыми в пределах своей компетенции работодатель наделяет специалиста для исполнения им своих обязанностей.

Специалист по кадрам вправе:

1) вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению деятельности кадровой службы;

2) запрашивать и получать от руководителей структурных подразделений компании и работников сведения и документы для выполнения его должностных обязанностей;

3) контролировать соблюдение в структурных подразделениях организации трудового законодательства в отношении работников, а также ПВТР, трудовой дисциплины работниками. Докладывать руководству о выявленных нарушениях;

4) запрашивать у руководителей структурных подразделений организации помощь в выполнении должностных обязанностей;

5) консультировать по вопросам, входящим в его компетенцию;

6) взаимодействовать с подразделениями сторонних организаций для решения вопросов производственной деятельности, входящей в компетенцию специалиста по кадрам.

Ответственность специалиста по кадрам

В разделе «Ответственность» необходимо отразить все возложенные на специалиста по кадрам виды ответственности. При этом нужно принять во внимание его должностные обязанности. Таким образом, ДИ даст понять, за что именно и как могут наказать кадровика.

Сотрудник ОК может нести ответственность в следующих случаях:

1. Ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных ТК РФ.

2. Совершение правонарушений, связанных с выполнением своих функций — в пределах, установленных действующим КоАП РФ, УК РФ и ГК РФ.

3. Причинение материального ущерба работодателю в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством РФ.

4. Непринятие оперативных мер, включая своевременное информирование начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, по пресечению обнаруженных в организации нарушений трудового законодательства, создающих угрозу деятельности организации и ее работников.

5. Несвоевременное и ненадлежащее исполнение приказов, распоряжений и поручений начальника отдела кадров и вышестоящих руководителей, НПА по своей деятельности;

6. Разглашение персональных данных работников.

7. Несоблюдение ПВТР, противопожарной безопасности и техники безопасности.

К ответственности за нарушения кадрового учета привлекают как организацию, так и ее должностных лиц — руководителя и кадровика по ст. 5.27 и 5.27.1 КоАП РФ.

Например, отсутствие трудового договора, а также оформление с нарушением законодательных норм, либо заключение гражданско-правового договора вместо трудового грозит административными санкциями. Согласно части 4 ст. 5.27 КоАП РФ данные нарушения могут повлечь штрафы:

ВНИМАНИЕ!

15 декабря на «Клерке» стартует обучение на онлайн-курсе повышения квалификации для получения удостоверения, которое попадет в госреестр. Тема курса: управленческий учет.

Повышайте свою ценность как специалиста прямо на «Клерке». Подробнее

Источник

Кадровик (HR-менеджер)

Кадровик (специалист отдела кадров, менеджер по персоналу или инспектор по кадрам) – это сотрудник компании, который занимается кадровым делопроизводством и несет ответственность за формирование кадровой политики предприятия.

Деятельность кадровика осуществляется в соответствии с требованиями законодательства, согласно Положению об отделе кадров непосредственно самой организации, ее уставом, внутренним распорядком, приказами руководства и должностной инструкции.

Требования к инспектору по кадрам

В должностные обязанности менеджера по персоналу входит:

Ведение документации по принятию и увольнению сотрудников, смены должностей;

Оформление трудовых книжек и их хранение;

Ведение личных дел персонала, внесение изменений и дополнительных данных;

Обработка документации для начисления пенсии, трудовых пособий и компенсаций;

Работа с больничными, отпусками и выплатами пособий. Осуществление контроля за их соблюдением;

Выявление возможных проблем в коллективе и причин «текучести» кадров;

Внесение изменений по данных о персонале в базу данных;

Отметим, что кадровик, несмотря на обширный перечень своих обязанностей, в первую очередь занимается ведением документации в той или иной организации.

Это приказы, трудовые договоры, положения, заявления сотрудников, ведение воинского учета, пенсионного, льготного и т. д.

Задачи специалиста по кадрам

Согласно своим должностным обязанностям, инспектор по кадрам выполняет на предприятии следующие задачи:

Осуществляет подбор персонала;

Оформляет документацию при приеме или увольнении специалистов предприятия, переводе их на другие штатные единицы в соответствии с Трудовым Кодексом РФ и приказом руководителей;

Оформляет трудовые книжки и трудовые договоры;

Ведет учет трудовых книжек;

Управляет механизмом поощрения и наказания;

Собирает данные для проведения аттестации или для повышения уровня квалификации;

Ведет личные дела сотрудников, осуществляет сбор персональной информации;

Оформляет графики отпусков;

Выдает справки, касающиеся трудовой деятельности работников предприятия;

Осуществляет контроль за тем, как соблюдается трудовая дисциплина и правила трудового распорядка сотрудниками предприятия;

Ведет документацию для архива.

Должностная инструкция кадровика

Кадровик относится к специалистам. Его назначение или увольнение с занимаемого поста происходит на основании приказа генерального директора организации.

Кадровик должен знать следующее:

Действующее трудовое законодательство;

Структуру компании и способы взаимодействия персонала внутри нее;

Правовые и законодательные документы, касающиеся:

— процесса ведения и управления личными делами сотрудников;

— оформления пенсий, ведения трудовых книжек;

— заключения трудовых договоров;

Правила ведения персональных данных работников;

Порядок ведения пенсий, отпусков, начисления льгот, компенсаций;

Правила работы с кадрами и подготовки необходимой отчетности.

Права специалиста отдела кадров

Кадровик имеет следующие права:

Иметь доступ к информации, которая необходима для исполнения его трудовых обязанностей;

Знакомиться с существующей документацией и решениями руководителей компании, касающихся непосредственно его деятельности;

Получать в полной мере качественную техническую и информационную поддержку для исполнения своих должностных обязанностей;

Выдвигать предложения по улучшению работы и условий, непосредственной связанных с исполнением его деятельности.

Необходимые умения и навыки кадровика

Специалист кадровой службы должен иметь хорошие знания в делопроизводстве, управлении, социологии, юриспруденции и психологии. Он должен прекрасно ориентироваться в современных методах оценки персонала.

Кадровик должен быть доброжелательным и коммуникабельным, иметь развитую интуицию, ведь он работает с людьми. Желательны умения работать в команде, организаторские способности, стремление к постоянному самосовершенствованию.

Ответственность специалиста отдела кадров

Кадровик несет ответственность в соответствии с законодательством России за нарушение своих прямых обязанностей в случае:

Нарушения инструкций и распоряжений организации, трудового распорядка и должной дисциплины;

Невыполнения или некачественного выполнения своих непосредственных обязанностей;

Нарушения коммерческой тайны или разглашению личных данных персонала.

Кроме этого инспектор по кадрам может быть привлечен к ответственности за отсутствие:

Оформленных договоров с сотрудниками;

Документации по охране трудовой деятельности;

Составленного графика отпусков.

Плюсы профессии кадровика

К положительным моментам можно отнести:

Возможность карьерного роста и высокой заработной платы;

Стабильный социальный пакет, включающий в себя все необходимые выплаты;

Режим труда. В редких случаях могут возникнуть переработки. В основном, это стандартный график с фиксированными привычными выходными (субботой и воскресением), а так же нерабочими днями в государственные праздники. Чаще всего работа с 9:00 до 18:00, включающая в себя перерыв на обед;

Чтобы устроиться на работу кадровиком, не нужно получать какое-то дополнительное образование. Работать в отделе кадров может человек, получивший педагогическое, юридическое или экономическое образование;

Бумажная работа без особой подвижности. Работа не требует особых физических нагрузок. Это обычная работа в комфортном кабинете, в офисе с документацией, составление приказов, протоколов и служебных записок.

Минусы профессии кадровика

К негативным моментам следует отнести:

Нахождение между сотрудниками и начальством. Это может быть минусом в том случае, когда приходится разрешать негативные ситуации;

Необходимы специальные знания, которые касаются многих сфер. Это юриспруденция, поскольку без знания законов невозможно составить приказ, правильно уволить сотрудника или перевести его на другую должность. Все документы должны соответствовать требованиям законодательства, которое постоянно меняется. Кроме того специалист отдела кадров должен хорошо знать основы социологии и психологии людей, поскольку работает с персоналом и совершает набор кадров. Также важны знания методов работы с персоналом;

Кроме непосредственных обязанностей, большой объем дополнительных, не всегда напрямую связанных со специальностью;

Возможное появление разногласий в работе с бухгалтерией;

Если на предприятии происходит проверка по соблюдению трудового законодательства и составлен протокол о выявленных нарушениях, административные штрафы будут возложены как на предприятие в целом, так и персонально на инспектора по кадрам. Суммы чаще всего бывают большие, потому очень важно, чтобы в своей работе кадровик смог сотрудничать и с юридическим отделом и бухгалтерией, чтобы не допускать правонарушений;

Итоги

Профессия кадровика — значима и важна в деятельности любой компании.

Инспектор по кадрам занимается не только подбором персонала для предприятия, но и ведет большой объем документации.

В основном работа специалиста по кадрам связана с ведением архива, личных дел работников организации, документальным оформлением приема, увольнения и передвижения на другие должности сотрудников компании, воинским учетом, оформлением пенсий, отпусков и графиков.

Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на форуме «Зарплата и кадры».

Источник

Должностная инструкция специалиста по кадрам

Должностные обязанности кадровика организации определяются перечнем решаемых перед ним задач:

Конкретный список трудовых функций зависит от численности и структуры подразделения.

Что такое должностная инструкция

Это локальный нормативный акт, который не является обязательным элементом кадрового документооборота, кроме случаев, регулируемых отраслевыми НПА, когда его разработка требуется.

Цель использования должностной инструкции специалиста:

Приблизительная структура локального документа, который определяет что должен знать специалист по кадрам и уметь применять на практике.

Определяя, что входит в обязанности специалиста отдела кадров, работодателям рекомендовано использовать профессиональные стандарты (абз. 2 ст. 195.3 ТК):

Профстандарт «Специалист по управлению персоналом» утвержден приказом Министерства труда и социальной защиты от 06.10.2015 №691н, и на его основе работодатель:

Например, должностная инструкция ведущего специалиста по кадрам содержит более высокие требования по уровню профессиональной подготовки — потребуется высшее образование, иногда повышение квалификации по направлению деятельности.

Образец должностной инструкции

Настоящая должностная инструкция определяет должностные права и обязанности работника, создана во исполнение условий трудового договора и не противоречит действующему законодательству, внутренним (локальным) распорядительным актам работодателя.

1.1. Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с приказом директора ООО «Фирма».

1.2. Ведущий специалист по кадрам и ведению воинского учета (далее ВУ) относится к категории специалистов.

1.3. Квалификационные требования: высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы.

1.4. Специалист по кадрам и ведению ВУ назначается на должность и освобождается от должности распоряжением заместителя директора по представлению аттестационной комиссии.

1.5. В своей работе специалист по кадрам и ведению ВУ руководствуется:

1.5.1. Настоящей должностной инструкцией.

1.5.2. Положением об отделе кадров.

1.5.3. Регламентом работы (инструкцией по направлению деятельности) военно-учетной группы.

1.6. Специалист по кадрам и ведению ВУ должен знать:

1.6.1. Нормативные правовые акты, постановления, указы и решения органов власти (управления), регламентирующие организацию кадровой и военно-учетной работы.

1.6.2. Цели и функции отдела.

1.6.4. План работы на год (полугодие, квартал, месяц).

1.6.5. Локальные нормативные акты по вопросам кадровой работы и ВУ.

1.6.6. Порядок обращения с военно-учетной документацией.

1.6.7. Правила обращения с персональными данными.

1.6.8. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи, применяемые в работе группы (отдела).

1.6.9. Правила и нормы охраны труда.

1.7. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет умения и навыки, достаточные для эффективного выполнения должностных обязанностей, в том числе (указать конкретно наиболее важные).

1.8. Специалист по кадрам и ведению ВУ подчиняется начальнику группы.

1.9. На время отсутствия специалиста по кадрам и ведению ВУ его замещает ведущий специалист по кадрам.

2.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ обязан:

2.1.1. Выполнять работу по ведению военно-учетной документации на сотрудников, подлежащих ВУ, неся ответственность за своевременность, полноту и качество ее выполнения.

2.1.2. Участвовать в проверках у граждан, принимаемых на работу.

2.1.2.1. Наличия отметок в паспортах граждан Российской Федерации об их отношении к ВУ.

2.1.2.2. Наличия и подлинности документов ВУ.

2.1.2.3. Наличия и подлинности имеющихся в документах ВУ записей, отметок о постановке на ВУ по месту жительства или месту пребывания.

2.1.2.4. Наличия мобилизационных предписаний и жетонов с личным номером ВС РФ у граждан из числа военнообязанных, если в их военных билетах имеется отметка о вручении мобилизационного предписания (жетона с личным номером ВС РФ).

2.1.2.5. Соответствия данных документов ВУ паспортным данным гражданина, наличие фотографии и ее соответствие владельцу, а во временных удостоверениях, выданных взамен военных билетов, кроме того, срока действия временного удостоверения.

2.1.3. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять предписания гражданам, принимаемым на работу, для направления в военный комиссариат, в котором они состоят на ВУ.

2.1.4. Выполнять регистрацию и первичное оформление на вновь принятых работников личных карточек, ежедневно до 16 часов проверять их наличие и правильность расстановки в составе специальной картотеки.

2.1.5. Принимать от сотрудников, состоящих на ВУ, личные листки по учету кадров и дополнения к ним, письменные заявления об изменении в сведениях о семейном положении, образовании, месте работы (подразделении организации), должности, месте жительства или месте пребывания, проводить их предварительное рассмотрение (проверку), после чего передавать ведущему специалисту по кадрам.

2.1.6. В соответствии с графиком контрольных мероприятий осуществлять контроль за исполнением работниками обязанностей по ВУ, докладывать результаты контроля ведущему специалисту по кадрам.

2.1.7. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять сведения, списки и иные необходимые документы об отсутствии в паспортах работников отметок об их отношении к воинской обязанности, о постановке на ВУ, неоговоренных исправлениях, неточностях и подделках, неполном количестве листов, о случаях неисполнения работниками обязанностей в области ВУ, мобилизационной подготовки и мобилизации, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.8. Еженедельно (по средам) оформлять сведения о принятых (уволенных) работниках, подлежащих ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.9. По указанию ведущего специалиста по кадрам оформлять уведомления работников о необходимости личной явки в соответствующие военные комиссариаты для постановки на ВУ, уточнения сведений в документах ВУ, исполнение иных обязанностей в области ВУ, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления почтой соответствующим работникам.

2.1.10. Еженедельно (по четвергам) оформлять проекты ответов на поступившие в организацию запросы о работниках, состоящих на ВУ, о не состоящих, но обязанных состоять на ВУ работниках, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.11. Ежегодно к 5 сентября и 20 октября оформлять проекты списков работников (учащихся) мужского пола 15- и 16-летнего возраста, подлежащих первоначальной постановке на ВУ в следующем году, представлять их на подпись начальнику военно-учетной группы для последующего направления в соответствующие военные комиссариаты.

2.1.12. Ежегодно к 15 октября оформлять проект акта сверки сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в их документах ВУ, представлять его на подпись начальнику военно-учетной группы.

2.1.13. По указанию ведущего специалиста по кадрам участвовать в сверке сведений о ВУ, содержащихся в личных карточках работников, со сведениями, содержащимися в документах ВУ соответствующих военных комиссариатов.

2.1.14. Информировать под подпись в соответствующем журнале работников о поступивших в организацию вызовах (повестках) соответствующих военных комиссариатов не позднее дня, следующего за днем поступления на работу.

2.1.15. Поддерживать взаимодействие с коллегами по отделу в интересах обеспечения максимальной эффективности его деятельности.

2.1.16. Постоянно повышать профессиональный уровень в системе корпоративного тренинга.

2.1.17. Самостоятельно, в пределах предоставленных полномочий и во взаимодействии с другими работниками военно-учетной группы решать вопросы военно-учетной работы.

2.1.18. Консультировать начальника военно-учетной группы по насущным вопросам военно-учетной работы.

2.1.19. Обеспечивать качественную подготовку и своевременное предоставление начальнику военно-учетной группы справочных и отчетных материалов по вопросам военно-учетной работы.

3.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ имеет право:

3.1.1. Принимать обоснованные решения по вопросам военно-учетной работы — в пределах предоставленной компетенции.

3.1.2. Подписывать проекты подготовленных им лично документов.

3.1.3. Обращаться к начальнику военно-учетной группы с предложениями, направленными на совершенствование работы.

3.1.4. Участвовать в протокольных мероприятиях, на которых рассматриваются вопросы его работы, вопросы работы группы.

3.1.5. Получать в установленном порядке от работников информацию, в том числе документированную.

3.1.6. Обеспечивать в установленном порядке предоставление заинтересованным лицам (органам) информации.

4. Взаимоотношения по должности

4.1. Специалист по кадрам и ведению ВУ осуществляет организационно-информационное взаимодействие:

4.1.1. С персоналом группы — по вопросам текущей работы группы.

4.1.2. С персоналом отдела кадров — по вопросам, отнесенным к их компетенции в соответствии с положением об отделе кадров.

4.1.3. С начальниками структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения военно-учетной работы в соответствующих подразделениях.

4.1.4. С должностными лицами (подразделениями) военных комиссариатов — по вопросам постановки работников на ВУ.

5. Заключительные положения

5.1. Данная должностная инструкция определяет основные трудовые функции работника, которые дополнены, расширены или конкретизированы дополнительными соглашениями между сторонами.

5.2. Должностная инструкция не должна противоречить трудовому соглашению заключенного между работником и работодателем. В случае противоречия, приоритет имеет трудовое соглашение.

5.3. Должностная инструкция изготавливается в двух идентичных экземплярах и утверждается руководителем предприятия.

5.4. Дополнительно такая инструкция согласовывается с непосредственным руководителем работника.

5.5. Каждый экземпляр данного документа подписывается всеми заинтересованными лицами и подлежит доведению до работника под подпись.

5.6. Один из полностью заполненных экземпляров подлежит обязательной передачи работнику для использования в трудовой деятельности.

С Должностной инструкцией ознакомился ____________________________________.

«___» ________________ 20 __ года.

Экземпляр данной должностной инструкции получил __________________________.

«___» ________________ 20 __ года.

Бюджетные, муниципальные и государственные учреждения при разработке проекта должностной инструкции включают в него требования к образованию и объему знаний сотрудника, по должности специалиста по кадрам в школе, описывая их на основе профессионального стандарта. Так выглядит образец инструкции с должностными обязанностями специалиста по кадрам в школе, подготовленный на основе профстандарта.

Функции кадровой службы распределяются между штатными работниками и формируют должностные обязанности отдельного специалиста.

В нашем примере работа кадровиком подразумевает следующие трудовые функции и обязанности, которые прописаны в двух разделах должностной инструкции.

Хранение и изменение инструкции

В случае, если актуальные требования и функционал в должностной инструкции кадровика закреплены в отдельном локальном нормативном акте, на него дается ссылка в трудовом договоре. При внесении изменений в ДИ (ст. 61 ТК, письмо Роструда от 31.10.2007 №4412-6):

В соответствии с п. 443 перечня, введенного приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 №236, должностная инструкция специалиста по кадрам по профстандарту и подготовленная без его учета, хранится в организации:

Источник