в чем заключается подход gtd
Разбираемся с методологией GTD: что это и как работает
Если вы менеджер проекта и «тонете» в потоке задач, попробуйте организовать работу по системе Getting Things Done.
GTD: что это такое
GTD (Getting Things Done) — методология для организации и контроля задач. Ее придумал Дэвид Аллен, бизнес-тренер и консультант по управлению. Она нужна, чтобы не только планировать, но и доводить намеченные дела до конца.
GTD часто относят к тайм-менеджменту: если ее правильно применять, система помогает успевать больше и бороться с многозадачностью.
Что почитать о тайм-менеджменте:
Принципы GTD, без соблюдения которых ничего не работает
Ничего не держать в голове
Главный принцип, на котором строится вся методология. Все нужно фиксировать. Даже мелкие задачи и то, что кажется неважным.
Проще значит лучше
Фиксировать и систематизировать информацию нужно удобным вам способом. Если вы любите блокноты, то ведение дел в приложениях и таск-менеджерах не упростит вам жизнь, а скорее наоборот.
Часто бывает, что дела стоят на месте, потому что мы воспринимаем их как очередную проблему, а не ищем решение.
Одна задача в один момент времени
По системе GTD многозадачность — препятствие. Нужно думать только о той задаче, которую выполняете сейчас. То есть не думать про доклад для конференции, пока проверяете макет.
Составить список действий
Набросанные в таск-менеджере или календаре задачи не решат все проблемы. Нужно воспринимать каждую из них как список конкретных действий, тогда с ними будет проще работать.
Как работает методология GTD
Есть много методов, описывающих, как применять GTD. Но для начала достаточно запомнить четыре последовательных шага.
Собрать всю информацию по задачам
Выберите место, где будете хранить всю поступающую информацию. Чтобы не нарушать принцип GTD об удобстве, это должно быть что-то одно: либо приложение, либо блокнот. Так вы сможете в любой момент что-то проверить или изменить, и не придется вспоминать, куда вы это сохранили или записали.
Обработать всю информацию
Если просто складывать все задачи в кучу, вы быстро запутаетесь и упустите что-то важное. Нужна система, по которой вы будете делить задачи.
Для этого используют дерево принятия решений или, как его называет Аллен, диаграмму рабочего процесса.
Задайте себе эти вопросы, чтобы правильно разделить задачи.
Организовать результат
Ответы на вопросы помогают распределить задачи по правильным блокам. Если дело занимает не больше двух минут, например, вам нужно просто ответить на письмо, выполните это сразу.
Когда на выполнение задачи требуется больше времени, лучше разбить ее на долгосрочный проект из нескольких этапов. Если это невозможно, у вас остается два варианта действий.
Есть кто-то, кто справится лучше, или задача не так важна, чтобы тратить на нее время самому. После передачи такое дело отправится в блок Лист ожидания. Вот здесь мы рассказали, как правильно делегировать задачи в digital.
Если лучше вас с задачей никто не справится, но она требует много времени, можно отсрочить ее выполнение.Такие задачи занесите в Календарь или в блок Следующие действия.
В Календарь заносите только задачи, которые привязаны к конкретным датам или времени. То есть их важно выполнить именно в заданный день.
В Лист ожидания пойдут задачи, выполнения которых вы ждете от кого-то из подчиненных.
В блок Следующие действия — все дела, на которые сейчас нет времени, но к ним обязательно нужно вернуться, как только время появится. Чтобы не забыть про такие задачи, создайте список напоминаний.
Что делать с задачами, которые не требуют никаких действий:
Выберите действие для каждой задачи и выполняйте
Определите, что будете делать с каждой входящей задачей. Важно не начинать расставлять приоритеты, пока не поймете, что конкретно предпринять.
Цель основного метода GTD — управлять обязательствами и действиями. То есть определить все задачи, которые нужно выполнить, иметь план и быть готовым принимать решения, чтобы его изменять. Такая система помогает всегда знать, каким будет каждый следующий шаг.
Какие сервисы подходят для работы по GTD
Заключение
Теперь вы знаете, как применять методологию GTD, когда работаете с задачами. Напоминаем, чем это может быть полезно.
Методология GTD помогает:
В использовании любой методологии главное — не пренебрегать здравым смыслом и всегда учитывать контекст. Все остальное — это навыки и знания: что-то можно выучить, что-то наработать. Опыт придет со временем, а полезные навыки можно получить уже сейчас на курсе Skillbox.
Пишет про управление в Skillbox. Работала координатором проектов в Русском музее, писала для блога агентства CRM-маркетинга Out of Cloud.
Введение в GTD
И это другое есть. Система GTD, которую придумал один умный американец Дэвид Аллен. Вот одна из его цитат:
«Армейская мудрость: Отдавай честь тому, что движется. Перетаскивай неподвижное. Не можешь перетащить — покрась.»
И этот человек учит нас, как разобраться с делами? Да, именно это он и делает. Итак, GTD или Getting Things Done. Пытаться пересказать всю книгу в одной статье блога — занятие совершенно бесперспективное. Поэтому я коротко расскажу, чем для меня стала GTD сейчас, когда я уже не мыслю себя без нее. Итак…
Ты должен всегда иметь под рукой инструмент для записи своих мыслей, дел и идей.
Inbox не требует никакой обработки. Вы должны просто зафиксировать вашу идею. Разбираться с ней будете позже.
Казалось бы, рай для любителей прокрастинации. Переполненный сверх меры inbox — это то, что ждет очень многих решившихся попробовать GTD. Они понимают, что inbox стал очень похож на их многочисленные todo-списки, и бросают это гиблое дело. Они просто не дочитали до конца.
Списки конкретных действий
Очень важный момент. Каждое дело должно разбиваться на несколько маленьких шагов, которые приведут к конечному результату. Рассмотрим ситуацию. Ты едешь в автомобиле как вдруг в стекло твоей машины попадает камень, и стекло дает трещину. Неприятная ситуация. Оправившись от шока и как следует пройдясь по всей родне сотрудников дорожных служб, ты начинаешь искать решение проблемы. Казалось бы, всё просто. Нужно заменить стекло. И вот тут вот наступает ключевой момент. Ты мог бы взять свой todo-list и добавить туда дело «заменить стекло». В общем-то логично, но вот только скорее всего ты приступишь к замене стекла очень нескоро. Эта строчка в списке будет тебя угнетать, мешать тебе жить, ты будешь постоянно переносить это дело пока, наконец, твое терпение не лопнет, ты не начнешь что-то предпринимать для того, чтобы заменить это несчастное стекло.
Каждое дело из списка конкретных действий должно быть отсортировано в контекст и проект.
Вот здесь мы вплотную подбираемся к отличию GTD от всего остального. Контексты и проекты — это 50% GTD (лично для меня). Если понять, что это такое, то проблем с разбиранием инбокса уже не возникает. В рамках данной статьи я не буду подробно рассматривать эти понятия. Пока что можно считать, что контекст — это описание некоего состояния, в котором будет уместно приступить к выполнению дела, а проект — эта самая главная цель («поменять стекло» из предыдущего пункта). Помнишь у нас в Inbox лежат 8 шагов и собственно «заменить стекло»? Ты как бы делаешь операцию convert to project для элемента «заменить стекло» из inbox, и подчиняешь этому проекту 8 шагов. Получилась вполне рабочая схема.
Теперь, когда проект создан, для каждого дела нужно задать свой контекст. Тема контекстов чрезвычайно обширна и на 100% индивидуальна. Даже если я приведу здесь список своих контекстов, вряд ли ты получишь объективное представление о том, какой должен быть список ваших контекстов. Более того, я уже год непрерывно улучшаю этот список, пытаясь добиться того, чтобы он отражал реальное положение дел в моей жизни.
Попробую дать определение контекста максимально понятно:
Контекст в GTD — это некое состояние, в котором вы пребываете, и которое необходимо для выполнения того или иного действия.
Заумно и сложно. Постараюсь объяснить на пальцах. Допустим тебе нужно позвонить своему страховому агенту. Какой минимальный набор для этого нужен? Скорее всего, это просто мобильный телефон. Так образом, всегда, когда у тебя есть минутка, и у тебя в руках телефон, открой свой GTD-планировщик и посмотри контекст «телефон». Ты сразу увидишь список своих звонков. Второй пример. Тебе нужно купить грелку (просто я недавно покупал грелку и точно знаю, что купить ее можно только в аптеке). Ты заводишь контекст «аптека» и добавляешь его к делу «купить грелку». Совсем круто, если твой GTD-планировщик поддерживает GPS-координаты контекста. В этом случае ты можешь еще и указать какая именно аптека тебе нужна (я, например, указал на карте аптеку, мимо которой я всегда еду домой). Теперь, когда твое устройство обнаружит, что ты рядом с аптекой, и у тебя есть дела там, оно даст тебе знать и ты зайдешь и купишь грелку. Звучит неплохо, правда? А самое главное, это действительно работает! Более подробно о контекстах я обязательно напишу в отдельной статье.
GTD: краткий обзор системы
Эти принципы помогают взять под контроль свою жизнь, избавиться от стресса и сосредоточиться не на запоминании задач, а на их выполнении.
У нас книга вышла под названием «Как привести дела в порядок». В настоящий момент существует несколько ее переводов разного качества, чего иногда возникает путаница с терминологией. Мы рекомендуем перевод Юлии Константиновой.
Система GTD базируется на трех моделях:
Рассмотрим их по порядку.
Управление рабочим процессом
Управление делами в GTD состоит из пяти фаз:
1. Сбор входящих. Всю более или менее важную входящую информацию (задачи, идеи, проекты) необходимо сразу же фиксировать и записывать. Это освобождает нас от необходимости держать всю эту информацию в голове, а во время следующей фазы («Сортировки») мы сможем принять взвешенное решение по каждому делу.
2. Обработка и сортировка. Для сортировки входящей информации используется следующий алгоритм:
Эта схема лишь на первый взгляд кажется громоздкой и непонятной, однако всего через пару дней она становится вполне привычной. Ее суть в том, чтобы разложить входящую информацию по своим местам (по спискам). О том, какие списки используются в GTD, смотрите в следующем абзаце.
3. Организация работы (списки). Для управления делами в GTD используют 8 списков (чаще всего работать приходится с первыми двумя):
4. Обзоры. Чтобы система работала, все перечисленные списки нужно регулярно просматривать и наводить в них порядок.
О некоторых других обзорах читайте в следующем разделе.
5. Выполнение. Главным рабочим инструментом в GTD является список «Следующие действия». Задачи для выполнения выбирают исходя из контекста (ситуации), приоритета, наличия времени и сил.
Шесть уровней обзоров
Эта модель помогает правильно расставлять приоритеты и приводить текущие дела в соответствие с долгосрочными целями. В GTD выделяют шесть уровней обзоров, которые следует проводить с определенной регулярностью:
Наводить порядок в своей жизни Дэвид Аллен рекомендует с нижних уровней, то есть с текущих дел и проектов. Это позволяет «освободить голову» для решения более глобальных проблем.
Естественное планирование
Эта модель предназначена для эффективного планирования и принятия правильных решений. «Естественной» она называется потому, что именно по такому алгоритму наш мозг обычно и принимает решения.
Естественное планирование состоит из пяти этапов:
(Более подробно об этапах естественного планировании мы рассказываем в отдельной статье).
Модель естественного планирования подходит и для крупных, и для маленьких проектов: вся разница лишь в уровне детализации. Например, для простых дел достаточно сформулировать желаемый результат и записать первое действие. По мнению Аллена, детализировать проект нужно ровно настолько, чтобы его можно было смело выбросить из головы.
Заключение
Это было лишь краткое описание основных элементов GTD. В действительности это очень мощная и продуманная до мелочей система. Она включает в себя множество инструментов, приемов и техник и фактически претендует на статус жизненной философии.
Что такое метод GTD и как это работает? Алгоритм
Метод GTD был разработан экспертом и консультантом в вопросах управления временем и продуктивности Дэвидом Алленом.
Оглавление:
Что это такое?
Если мы что-то планируем сделать и, в итоге не осуществляем этого, со временем, наше сознание начинает «бить тревогу», так как незаконченные процессы — отнимают много сил и энергии. Соответственно, наша результативность при решении новых задач будет минимальной, так как голова забита нерешенными, старыми.
Метод GTD — это системный алгоритм, позволяющий распределять и повышать производительность использования своего времени. И как следствие, увеличивать продуктивность при осуществлении своей работы и своих идей.
Зачем это нужно? Затем, что используя метод GTD — легче координировать свои дела. Вся информация сосредоточена в одном месте, что беспрепятственно позволяет переходить от одного к другому.
В чем преимущество GTD? Преимущество в том, что в методе GTD фиксируется абсолютно вся информация, все, что приходит на ум. Это позволяет освободить пространство вашего сознания и задействовать энергетические ресурсы мозга по максимуму.
GTD подходит людям любых профессий, любого возраста и социального положения.
Как работает метод? Алгоритм
Итак, как работает метод GTD? Важный вывод, который сделал и изложил Дэвид Аллен в результате своих долгих исследований, заключается в следующем:
Основываясь на этом, Дэвид Аллен разработал метод GTD, воспользовавшись которым, можно в разы повысить свою продуктивность.
Метод GTD работает по алгоритму, который содержит 5 главных пунктов.
1. Сбор информации
Вы должны сосредотачивать всю информацию о том, что хотите сделать, в одном месте. Это может быть блокнот и ручка, звукозаписывающее устройство, приложение на вашем телефоне и др. Важно, чтобы все это записывалось и хранилось в одном месте. Например, для меня удобнее записывать все в блокнот, кому-то, по душе мобильные приложения (Trello, Wunderlist, Evernote. ). Имеется ввиду не только ваша работа, записывайте абсолютно все, все что хотите сделать:
Почему так важно — все записывать? Память — это первая причина, вызывающая проблемы с нашей продуктивностью. Есть память долговременная и кратковременная. Задача, которую человек хочет выполнить в ближайшее время, фиксируется в кратковременной памяти.
Кратковременная память человека работает как оперативная память компьютера. Когда появляется новая информация, старая сжимается и постепенно вытесняется (забывается). И когда вы вспоминаете о том что, что-то не сделали, испытываете стресс, нервозность, беспокойство и теряете веру в себя.
Большая трата энергии, которая ведет к снижению работоспособности мозга, настроения и мотивации. Это вторая причина, тормозящая продуктивность человека. Человеческий мозг практически не отличает воображаемое от реального.
Таким образом, когда вы прокручиваете (воображаете) в голове то, как выполняете какую-то задачу, ваш мозг будет воспринимать, что вы реально это делаете. То есть энергия, которую вы тратите на прокручивание в голове = энергии, которую вы потратили, если бы сделали дело.
Теперь представьте, что вы запоминаете какие-то дела и прокручиваете их в своей голове по раз 5 — 10. В результате получается, что вы выполняете одну и ту же задачу несколько раз. Запасы ментальной энергии истощаются, активность мозга снижается. Визуализация, вещь хорошая, но она рассчитана на воображение конечной цели и практикуется в определенных условиях, смотрите подробнее в: Что такое визуализация желаний? Алгоритм для правильной визуализации.
Именно по этому, в методе GTD сбор и конспектирование информации стоит на первом месте. Именно по этому, свой волшебный блокнот со своим интеллектуальным потенциалом необходимо держать при себе, везде и всегда.
2. Расклад заданных дел
По поставленной задаче задаем вопросы:
Кроме этого, метод GTD предусматривает в пункте №2 определение четких шагов для выполнения конкретного дела. Например, в вашем списке пометка: создать бизнес-план для нового проекта. Тогда, чтобы закончить это дело, вы должны разбить его на более мелкие, связанные между собой подзадачи.
Если задача состоит в том, чтобы создать бизнес-план, тогда, это дело часто представляет собой большой объем работы. И каждый раз, когда вы смотрите на эту пометку в своем списке, вам хочется отложить это снова и снова. Проблема в том, что ваш мозг воспринимает эту задачу без конкретики. По этой причине нужно разделить эту задачу на несколько, более мелких:
Почему так легче? Потому что, наш мозг любит планировать и делить большие задачи на более мелкие. Причем, это происходит постоянно. Допустим, вы хотите сходить в ресторан. Ваш мозг начинает поэтапно думать (планировать):
Таким образом, мозг разделяет эту задачу на подзадачи и без особой нагрузки, поэтапно все решает. А в более сложных и менее приятных делах, мозгу необходима ваша помощь.
3. Систематизирование дел
Третий пункт метода GTD заключается в том, чтобы систематизировать дела:
Для этого необходимо создать несколько категорий и подкатегорий, после чего, распределить дела по ним.
— Первая категория — это неважные и несрочные дела. Это дела, которые незначительно будут влиять на ваши основные цели и качество жизни.
В первой категории создайте подкатегории. 1 подкатегория — может я это сделаю; 2 подкатегория — это желательно сделать;
Пример 1. Через месяц у вас встреча с бывшим приятелем по работе. Вы хотите с ним встретиться, но вы не знаете, что может случится в течении этого периода времени, где вы будите и т. д. Эту задачу смело можно добавлять в подкатегорию №1. Поставить напоминание в гугл календарь за неделю и потом решать этот вопрос.
Пример 2. У вас возникло желание — научиться медитировать. По сути, это для души. И это можно сделать тогда, когда будет время. Эту задачу можно добавить в подкатегорию №2, т. е. — желательно сделать.
— Вторая категория — это важные дела. Оцениваем примерное время, которое уйдет на это дело. Если оно занимает меньше 3 минут (прочитать небольшую статью, ответить на электронное письмо. ), то его нужно сделать сразу, до того, как начнете куда-то его записывать.
После этого, категорию №2 разделите на подкатегории. К примеру, 1 — проект, 2 — личное; 3 — бизнес. Распределите свои затеи по категориям и если есть вопросы, которые нужно решить в определенное время, тогда рядом укажите именно это время.
4. Просмотр и обновление
В системе GTD, пункт №4 также очень важен. 1-2 раза в неделю просматривайте свой список. Это делается для того, чтобы добавить новое, удалить сделанное, либо удалить дела, утратившие свою актуальность.
Многие, используя систему GTD, игнорируют этот пункт. А это, один из важнейших этапов. Потому что, основа продуктивности — это аккуратность и осознанность. Если ваш список будет в ужасном виде, у вас не будет желания к нему возвращаться и вы забросите свое начинание.
5. Выполняйте
Выполняйте свои дела по мере их срочности, важности, вашего настроения и мотивации. Для того, чтобы внедрить метод GTD в свою жизнь, необходима практика и дисциплина.
Это того стоит, потому что, пользуясь инструментарием GTD, вы будите успевать, развиваться и чувствовать себя полноценными!
GTD за 2 минуты
Часто встречали странные буквы GTD? Боитесь что это очередная секта?
Не бойтесь. Сейчас я все расскажу.
Что такое вообще это GTD?
Что возникает у вас в голове, когда вы слышите название GTD? Я тут поспрашивал знакомых, и нарисовалась забавная картина. Все, кого я знаю, представляют себе ГТД примерно так:
Даже как-то стыдно становится. Люди с высшим образованием, а воображают такую чушь.
GTD, Getting Things Done (по-русски можно смело читать как Гэ-Тэ-Дэ) — это система для самоорганизации, придуманная американским автором Дэвидом Алленом. С момента выпуска соответствующей книги в 2000 году миллионы неорганизованных людей наконец обрели счастье и душевное спокойствие. Ведь система, как заявляется, позволяет привети дела в порядок.
Основные принципы GTD очень просты. В основе лежат три привычки*, к которым должен приучить себя каждый эффективный человек.
1. Записывать свои дела
2. Быстро решать, что делать дальше
3. Делать то, что записал
1. Выписываем дела (у автора — Collect)
Почему многие люди испытывают постоянный стресс и ничего не успевают? Потому, что они хранят все дела в голове. А мозг человека способен одновременно удерживать в памяти только 7 объектов. Если хранить в голове слишком много мусора, многие вещи просто забываются и вспоминаются только тогда, когда уже поздно. В итоге получаются все эти «Забыл», «Не успел», «Ай, сделаю завтра»…
Первым шагом на пути к светлой голове будет отложить на 10 минут все дела в сторону, взять листок бумаги и выписать все дела, вопросы, идеи и прочие вещи, которые не дают вам покоя. Тем самым мы освобождаем голову и переносим все свои дела на «внешний носитель».
Пример? Пожалуйста. Слушаю я радио, и вдруг слышу рекламу про наступающий праздник 8 марта. В голову сразу приходит мысль «Не мешало бы купить подарок маме». Не откладывая в долгий ящик, сразу записываю: «Купить подарок маме на восьмое марта».
Готово? Переходим к следующему пункту.
2. Что дальше? (Process)
На этом этапе нужно пройтись по всем записанным делам и для каждого из них задать себе один важный вопрос: какой следующий шаг?
Этот простой вопрос не так прост, как кажется. Например: вам нужно купить подарок маме и вы прилежно записали в блокнот «купить подарок маме на восьмое марта».
Что из этого получится? Скорее всего, вы будете долго искать себе отмазки, а подарок будет куплен в последний день. Ну и в результате накануне придется отстоять полдня в очередях, хотя на неделю раньше могли бы купить за пять минут.
Давайте посмотрим, что в этом случае советует GTD.
GTD говорит вот что: сначала нужно выделить конкретный следующий шаг для покупки подарка. Конкретный шаг означает то, что ты оторвешься от стула и реально что-нибудь сделаешь. Например «Позвонить тете Оле и посоветоваться насчет подарка». Задача вдруг стала намного конкретнее, не правда ли? Теперь не нужно долго раздумывать: надо взять телефон и позвонить прямо сейчас.
Вот мы и пришли к третьему пункту.
Если до этого было сделалано всё правильно, то на данном этапе есть простая и понятная задача: «Позвонить тете Оле».
Так получается потому, что конечным итогом применения системы GTD является «кристально чистый» список «следующих шагов» по всем задачам. В этом списке собраны конкретные и понятные дела, которые можно выполнять без раздумий. Все раздумия уже проведены на этапе «Что дальше».
Теперь, при наличии такого кристально чистого списка, можно спокойно и не отвлекаясь щелкать дела одно за одним, как семечки. Никаких лишних терзаний, никаких сомнений — сплошной концентрированный поток действия. Лично я, когда прохожусь в таком состоянии по таскам, чувствую себя терминатором.
Вот такая интересная и полезная система. Надеюсь этот обзор помог получить о ней представление. Если понравилось — можете попробовать сами. Но учтите, что GTD немного сложнее, чем те три пункта, про которые я написал 🙂
Где можно еще почитать про GTD?
* Данная статья не претендует на полноту описания системы GTD. В GTD есть множество подробностей, которые я не включал в статью. Тем не менее, считаю, что для начала предложенной информации вполне достаточно чтобы составить представление о GTD.