в чем суть концепции процессного управления bpm
BPM в компании: пусть решают процессы
В вашей компании стоит CRM, ERP, BI, ECM, 1С, PM, BPM? Наверняка, хотя бы с одной из этих систем вы сталкивались как пользователь, администратор, менеджер или даже как разработчик. Особо «везучие» имели дело со всем «зоопарком» корпоративного ПО сразу. Кто работал, тот знает: проблем с этими системами немерено: от интеграции до построения новых модулей и адаптации под требования бизнеса. В лучшем случае выходит дорого и долго, в худшем — дорогостоящая система простаивает, не принося никакой пользы и тем более прибыли компании. И, кажется, нет выхода из этого порочного круга. Вот бы одну систему, да чтобы минимум программирования и максимум гибкости, и чтобы процессы в ней строить не по сложным нотациям, и чтобы работать в ней было просто приятно!
У нас для вас две новости: хорошая и так себе. Хорошая: BPM уже существует. Так себе: мало кто знает, что с этим делать.
Источник
Наша команда работает с BPM несколько лет, конкретно с Pega. За это время мы реализовали несколько крупных проектов, связанных с Pega BPM, в финансовом секторе и наработали уникальную экспертизу. Будучи погружёнными в технологию, мы видим, насколько Pega популярна в мире и, увы, пока почти неизвестна в России. В общем, кто, если не мы? В своём блоге на Хабре мы открываем серию статей, в которой расскажем о Pega со всех сторон и развеем некоторые мифы, которые уже успели появиться. Мы поставили себе цель писать о технологии «человеческим» языком. Эта статья — вводная, а дальше будем погружаться в детали.
Зачем BPM бизнесу?
BPM — это концепция управления бизнесом через бизнес-процессы. Мы расскажем, как это делаем на Pega.
В любой компании есть процессы. Более того, всё происходящее является процессом: от закупки канцелярских товаров до управления строительством или организации полёта в космос. И чем рутиннее процесс, то есть чем чаще он повторяется, тем больше он нуждается в автоматизации. Автоматизация процессов влечёт за собой ряд позитивных изменений в компании:
Источник
Частая ошибка компаний — использовать мощный инструмент лишь частично или вообще не для того, для чего он предназначен, а потом жаловаться на низкую окупаемость. Работая с Pega, стоит доверить ей автоматизацию всех процессов — результат вы ощутите быстро.
Эти три позитивных изменения обусловлены особенностями Pega как технологической платформы. По сути Pega — даже не BPM, а новая эволюционная ветвь — iBPM, интеллектуальная система управления бизнес-процессами. В России она не так известна, а между тем за рубежом Pega стоит на вооружении крупных банков и транспортных узлов и, кстати, не покидает лидерские позиции в рейтингах Forrester и квадрантах Gartner. BPM от Pegasystems — это ещё и базовая среда разработки и моделирования, в которой можно создавать приложения, ориентированные на бизнес-процессы. Так чем определяется интеллект этой BPM-системы?
Первым ярким достижением Pega, доказавшим перспективность выбранного подхода к автоматизации банковских процессов, стал масштабный проект в ФРС США в начале 2000-х гг. В результате успешной реализации этого проекта Pega стала первой промышленной IT-системой, внедренной во всех 12 банках ФРС. Впервые по всей стране был стандартизирован один из ключевых бизнес-процессов ФРС, а количество операционных центров удалось сократить в три раза. Кроме того, заменив единственной IT-системой множество существовавших, ФРС сократила затраты на IT на миллионы долларов в год.
Среди использующих Pega компаний — лондонский аэропорт Хитроу, MasterCard, City Bank, Morgan Chase и многие другие.
Сегодня масштабные решения на базе платформы Pega успешно внедрены в десяти крупнейших глобальных банках, а также во многих лидирующих компаниях других отраслей, в том числе в лондонском аэропорте Хитроу. Благодаря этому системы управления кейсами стали широко известны и активно применяются в большинстве стран мира, в том числе и в России.
По состоянию на 2017 год, решения Pega внедрены в Сбербанке, Альфа-Банке и компании МТС.
Самое интересное внедрение платформы Pega BPM было сделано командой ЛАНИТ в Сбербанке. Были автоматизированы процессы в Операционном блоке, отвечающем за работу нескольких десятков тысяч отделений по всей стране. Удалось централизовать и упорядочить совершение клиентских операций. Большой проект был реализован в Правовом департаменте Центрального аппарата Сбербанка — работа департамента стала прозрачной, видна эффективность каждого отдельного сотрудника.
Кстати, именно кейс Сбербанка демонстрирует скорость и гибкость Pega. Только представьте: первый процесс в такой гигантской структуре был запущен уже через 3,5 месяца, а далее довольно безболезненно проводилось масштабирование по всей структуре.
Технологические преимущества
Кроме бизнес-профитов, у Pega BPM есть и технологические преимущества, которые выгодно выделяют её из гомогенного ряда корпоративных систем. Более того, нередко при внедрении Pega руководители и технари, привыкшие к паттернам взаимодействия с 1С, SAP, Oracle и проч. технологий, ощущают новую систему, как революционную и прорывную. И это происходит именно за счёт технических особенностей.
Источник
Pega по-настоящему многофункциональна, и вы удивитесь, насколько легко она адаптирует бизнес-процессы к любым требованиям: от потребностей банка до требований крупнейшего международного аэропорта Хитроу.
Как видите, Pega BPM полезна и понятна бизнесу. За счёт отчётности, высоких норм безопасности, возможностей интеграции, прогностической и адаптивной аналитики она абсолютно комфортна для работы компании любого типа. В общем, если вы запутались в процессах или вообще не можете назвать процессами то, что происходит в компании, внедрение подобной системы может поправить дело.
Зачем Pega сотрудникам компаний?
Сотрудники абсолютно всех компаний — от микробизнеса до транснациональных холдингов — недолюбливают внедрение корпоративных систем. И это неудивительно: они опасаются лишней ненужной работы, дополнительного контроля, формализации отношений и даже сокращений. Между тем, сотрудникам стоит транслировать все выгоды, которые они получат от внедрения системы.
Есть ли у Pega будущее и стоит ли с ней работать?
На самом деле, Pega сама по себе — будущее автоматизированных систем управления (АСУ) и корпоративных информационных систем (КИС).
Разработка под Pega, действительно, отличается от того, к чему привыкли программисты в энтерпрайзе. Pega / PRPC имеет определённые сходства с языками ООП: классы, наследование, свойства, методы, условия, деревья и т. д. Некоторые вещи, разумеется, связаны с реляционными базами данных (внутренняя база данных PRPC и внешние Oracle / SQL Server и любые другие), дебагингом, сервис-ориентированными архитектурами (SOA) и Java SDK для расширения функциональности Pega / PRPC. Также в Pega можно проектировать пользовательские интерфейсы, работать с web-компонентами. Если уж совсем обобщить, то в Pega есть разработка на любой вкус: можно создавать конфигурации, работая мышью в визуальном редакторе, а можно разрабатывать и дорабатывать компоненты на Java и Javascript, используя HTML и CSS.
Работа с Pega BPM — это перспективное направление для развития как в бизнес-аналитике, так и в разработке. При этом не стоит опасаться того, что после работы с конкретной системой вы окажетесь связанными с 2-3 компаниями на рынке — сегмент использования Pega BPM растёт и будет активно расти в будущем. Поэтому, если у вас есть опыт работы с Pega или относительно подходящий стек знаний, срочно присылайте резюме — ЛАНИТ Би Пи Эм ищет самых-самых.
Работая в действительно нетривиальных и сложных проектах, разработчики могут использовать и прокачивать свои навыки:
Источник
Главное, использовать навыки так, чтобы Pega максимально эффективно работала на заказчика. Если есть опыт работы с Pega, приходите — мы вас научим её готовить и будем вместе делать крутые бизнес-проекты.
28-летний опыт ЛАНИТ показал, что во многих технологиях мы оказались первопроходцами и визионерами. Нередко мы создаём реальность раньше рынка. Уверены, так будет и с Pega: она уже готова прийти на смену тяжеловесным сложным ERP-системам в бизнесе разного уровня. А значит, самое время присоединиться к проектам Pega — и как сотруднику, и как клиенту.
Кстати, мы нашли продакт плейсмент Pega в советском кино.
Что это такое – BPM, и как компании его строить
Сейчас уже никто не станет оспаривать необходимость, полезность описания и регламентирования бизнес-процессов на предприятии. Существует очень большое количество инструментов для описания бизнес-процессов. В этой статье вы найдете их классификацию. Надеюсь, она поможет специалистам, которые занимаются процессными подходами в работе компаний, сориентироваться на BPM-рынке. Кроме того, я расскажу, какую практическую пользу инструменты BPM могут принести и как обстоят дела с их внедрением в России. В статье много диаграмм, и все они кликабельны.
“Как минимум 40% бизнесов умрут в течение ближайших 10 лет, если они не решат, как изменить работу их компаний с использованием новых технологий”.
Джони Чемберс, исполнительный директор Cisco Systems
“Экономика исследует большие хозяйственные механизмы. Ставить эксперименты на них почти так же трудно, как на черных дырах”.
Сергей Гуриев, экономист
Аналитик и руководитель часто оказываются перед нелегким выбором, какому инструменту для описания бизнес-процессов отдать предпочтение. Чтобы облегчить анализ рынка, я попытался изобразить группы BPM-решений на диаграмме. В ее основу легли данные из монографии Владимира Репина и Виталия Елиферова, а также из других источников в Интернете.
Рис. 1. Методологии бизнес-процессов (все расшифровки аббревиатур приведены в конце статьи)
Как видно из диаграммы, методологии в описании бизнес-процессов делятся на четыре основных направления. При этом отдельные нотации для построения бизнес-схем зачастую используются в различных типах методологий.
Отдельным пятым блоком позиционируются программы PLM (Product Lifecycle Management, управление данными о промышленном изделии на протяжении его жизненного цикла, начиная от его проектирования, изготовления, и заканчивая обслуживанием (сопровождением) готового изделия и его утилизацией).
Последние версии таких программ (продукты CATIA, DELMIA, ENOVIA, SmarTeam) можно уверенно отнести к программам для описания бизнес-процессов, поскольку они учитывают все стороны создания изделия – не только проектирование и изготовление, но и моделирование производственных потоков, построение диаграмм планировки предприятия-изготовителя, поставку комплектующих, эргономику рабочих мест, организационные вопросы. Здесь я не буду рассматривать этот блок программ в силу его специфики.
Выбор конкретного BPM-решения могут определять различные критерии:
Достаточно погуглить, чтобы увидеть, что наиболее популярна группа практических методов и инструментов MS Visio, BPM 2.0 modeler for Visio. На нашей диаграмме они причислены к моделям потоков работ. Об MS Visio пишут как о наиболее доступном продукте (им владеет максимальное количество специалистов). Он позволяет выстраивать бизнес-процессы в нотациях IDEF0, BPMN и EPC, в последних версиях есть проверка построенных в нотации BPMN схем (симуляции, к сожалению, нет).
Весьма распространенный подход к построению бизнес-процессов сводится к прорисовке графических схем с помощью перечисленных выше простых инструментов, преимущественно в ручном режиме. Этот вариант позволяет осмыслить последовательность различных процедур или этапов технологического (бизнес) процесса, дает возможность аналитику передать построенную схему программисту для автоматизации некоего элемента этого процесса.
В качестве типичного примера подобного подхода ниже привожу диаграммы, построенные в MS Visio в нотациях BPMN и EPC (рис. 2 и 3), в которых описан бизнес-процесс расчета стоимости проживания в номере при его заказе в комплексе пансионатов.
Рис. 2. Расчет стоимости номера в пансионате в нотации BPMN (MS Visio)
Инструкция, регламентирующая расчет стоимости, включает многостраничный текст, и чтобы ее прочесть и освоить, понадобится как минимум несколько дней. Диаграммы составлены в строгом соответствии с этой инструкцией, но, естественно, они ее не заменяют, а дополняют – благодаря простоте и наглядности экономят время на расчеты.
Рис. 3. Расчет стоимости номера в пансионате в нотации EPC (MS Visio)
Стоит отметить, что диаграмма в BPMN лучше иллюстрирует сам бизнес-процесс и больше подходит для последующей автоматизации. При этом диаграмма в EPC более наглядна.
Ниже под катом еще один, несколько неожиданный пример. Еще давным-давно, учась в институте, я тщетно пытался изучить три тома «Капитала» К. Маркса. Оказалось, что, переложив почти сорок глав двух томов этого выдающегося труда в схемы и диаграммы, можно не только понять содержимое этих томов, но и запомнить всего за несколько часов!
При случае сможете «козырнуть», что наизусть выучили труды К. Маркса. И при этом не придется читать подробнейшую полемику экономиста с его многочисленными оппонентами-врагами, чьи имена сегодня для большинства канули в Лету.
Полезны ли подобные диаграммы, помогают ли руководству и исполнителям?
Ценность таких диаграмм очевидна, хотя они решают ограниченные задачи – помогают понять цепочку действий, последовательность операций или процедур в отдельном элементарном процессе (для последующей его автоматизации, если это необходимо). Большего от подобных схем не стоит ожидать.
А нужен ли нам BPM, если мы и так всё понимаем и всё у нас хорошо?
Стереотипы, во власти которых оказывают компании, внедряющие методы процессного подхода, отлично описаны в книге Владимира Репина и Виталия Елиферова, которую я уже упоминал:
Если серьезно, то в нынешней неблагоприятной для бизнеса ситуации, когда конкуренция растет, производство сокращается, появляются все новые санкции, процессный подход становится особенно актуальным для осмысления деятельности компании.
Итак, что же на самом деле может получить компания, если пропишет сверху донизу все свои бизнес-процессы, что должно явиться целью подобной весьма громоздкой работы?
Ответ на этот вопрос я попытался найти, поучаствовав в двух конференциях:
Не все так плохо в России с BPM
На конкурсе «BPM-проект года 2017» были рассмотрены 19 проектов BPM из различных регионов России. Два проекта касались автоматизации управления, три проекта – регламентации управления, шесть проектов были посвящены оптимизации бизнес-процессов (т.е. сокращению времени и трудозатрат на тот или иной элемент процесса), и наконец, самая многочисленная группа – восемь проектов – касались разработки автоматизации рутинных процессов и процедур на предприятиях. По оценке жюри конкурса, последняя группа обеспечивает наибольший экономический эффект от регламентации бизнес-процессов. А общая оценка жюри – не все так плохо в России с освоением инструментов для описания бизнес-процессов.
Большинство проектов представило так называемый зрелый BPM, в котором все бизнес-процессы на предприятии можно рассматривать как сквозные. В этом случае проблемные участки, возникающие на стыках процессов и подразделений, выявляются гораздо более выпукло.
Первую премию получил проект «Автоматизация процессов общего центра обслуживания (ОЦО) для управления HR-услугами», представленный крупной металлургической и горнодобывающей компанией ЕВРАЗ (численность работников – до 80000 человек по всему миру). Целью проекта была автоматизация всего контура бизнес-проектов ОЦО в рамках предоставления HR-услуг. С помощью линейки продуктов bpm’online автоматизирована работа 200 сотрудников ОЦО и 80 бизнес-процессов. Более 5000 заявок по HR-запросам обрабатываются ежедневно с соблюдением стандартов и сроков выполнения задач, срок обработки по HR-вопросам сократился вдвое.
Интересен проект Тюльганского машиностроительного завода, выпускающего буровое оборудование, получивший приз в номинации «Самый результативный проект». Оптимизация процессов организации производства через год после реализации проекта привела к росту объема производства в натуральных показателях на 144%. Производительность труда увеличилась на 88%, средние сроки поставки продукции сократились с 210 дней до 180 дней.
«Лучшим ВРМ-проектом среди государственных организаций» признан проект «Управление бизнес-процессами», реализованный Сбербанком. Как известно, Сбербанк имеет 137 млн клиентов и представительства на территории 22 стран. Клиенты Сбербанка могли отметить весьма положительные изменения в его работе – сокращение времени обслуживания, комплексный переход на цифровые методы работы с клиентами. Более глобально (как сам Сбербанк оценивает результаты внедрения BPM–процессов), это – BPM-технологии замкнутого цикла, единая модель бизнес-процесса деятельности банка, определение системы связанных процессов и т.д.
Сбербанк занимается оптимизацией процессов все последние годы. В своё время специалисты «ЛАНИТ Би Пи Эм» помогли банку автоматизировать 12 бизнес-процессов на базе BPM-платформы Pega RULES Process Commander: кредитные сделки физических лиц, выплата компенсаций по вкладам, управление счетами юридических лиц, рассмотрение кредитных заявок, военные пенсии, валютный контроль юридических лиц и др. Разработанное решение внедрили в Московском регионе и адаптировали для тиражирования по всей России.
Кроме того, на базе Pega RULES Process Commander в банке была автоматизирована деятельность Правового департамента: было создано единое окно для внутреннего клиента, обслуживающее более 3 тысяч пользователей. Благодаря появлению сквозной обработки поступающих запросов, возможности контроля сроков и детальной статистики по тому, какой сотрудник какую задачу обрабатывает, трудозатраты юридического департамента снизились.
На конференциях были представлены самые разные примеры успешного внедрения описания бизнес-процессов. В докладе Игоря Лозовицкого «Функционально-стоимостной анализ. Успешная практика применения» приведен расчет себестоимости бизнес-процессов, расчет рекомендуемой численности работников структурных подразделений и расчет среднегодовой стоимости обслуживания клиентов (применительно к негосударственному пенсионному фонду «Будущее»).
Отмечу совершенно нетривиальные результаты этой работы. Так, построенный бизнес-процесс позволил выделить конкретные его элементы, требующие оптимизации: внутридепозитарные переводы, открытие и ведение банковских счетов юридических лиц, расчеты по итогам торгов на биржах и т.п.
В итоге время ввода поручений сократилось с 30 до 1 минут, снизилось число ошибок при вводе поручений с 10% до 1%. Удалось рассчитать рекомендуемую численность работников и определить соответствие этой численности уровню управляемости. Были выработаны рекомендации снизить среднегодовую стоимость обслуживания клиентов на 21%, и их получилось реализовать. Еще более впечатляют финансовые результаты по итогам работы использования бизнес-процесса – существенно снизились суммарные затраты за год и увеличился доход по продукту.
Участники конференции для построения бизнес-процессов рекомендуют использовать отечественный продукт Business Studio, который удобен для использования нотации IDEF0 при построении процессов верхнего и второго уровня. С целью дальнейшей декомпозиции бизнес-процесса для третьего и четвертого уровней рекомендуются нотации BPMN и EPC. Кроме того, Business Studio удобен для генерации различных отчетов (формирования оргструктуры предприятия и подразделений, финансовых показателей).
Однако этот продукт, построенный с расчетом на универсальность, является достаточно громоздким и труден в освоении. Я не одинок в таком суждении, в частности здесь на Хабре высказывалось аналогичное мнение. Более целесообразно, по крайней мере на первом этапе, использовать более простые инструменты (нотацию «Процедура» в BS, MS Visio) для описания бизнес-процессов в отдельных подразделениях, для описания движения финансовых документов, процессов продаж, работы с клиентами и т.п.
Как пополнить ряд успешных кейсов?
Рассмотренные проекты оказались успешными, поскольку в них в течение довольно продолжительного времени работала команда высококвалифицированных BPM-специалистов. Не всякая компания может позволить себе привлечь профи, поэтому большинство предприятий выстраивает бизнес-процессы самостоятельно, привлекая своих сотрудников или создавая специализированное подразделение из числа своих работников.
Но в этом случае бизнес сталкивается с нежеланием сотрудников нести дополнительную нагрузку. Об отсутствии мотивации подробно говорил Владимир Репин в своем докладе «Вовлечение руководителей и сотрудников в работу с бизнес-процессами».
Мотивация, навязанная принудительно, иногда может дать успешный результат, но лишь при условии вовлечения персонала с помощью целого комплекса мероприятий: обучения и аттестации сотрудников, наглядной агитации, поощрений и наград за успешную реализацию проектов.
Самое главное в этом процессе, чтобы руководство осознало необходимость комплексного внедрения бизнес-процессов на уровне архитектуры предприятия. Как говорил Э. Деминг, “Успех в борьбе за качество на 94% зависит от управляющих и на 6% – от рабочих”.
“Проблема построения эффективной системы управления организацией не в том, что люди мало об этом знают, проблема в том, что им кажется, что они знают всё”.
Игорь Лозовицкий. «Руководитель, мотивированный на развитие»
В докладах конференции подчеркивалось, что для ожидания успехов от описания бизнес-процессов, освоения процессного подхода, необходима постоянная практика работы с процессами как ключевым инструментом вовлечения.
А самое главное, чтобы данный стиль работы стал постоянным в коллективе: создана четкая ролевая структура для работы с процессами (в т.ч. ответственность и полномочия владельцев процессов, менеджеров процессов, процессного подразделения, рабочих групп); созданы и закреплены постоянной практикой действия по работе с процессами (как это обстоит с формированием планов работ, графиков отпусков, начислением зарплаты); создана система стимулирования.
Итак, будем считать, что руководство прониклось идеей использования бизнес-процессов, мы сами осознали необходимость внедрения описания бизнес-процессов на своем предприятии, так что же должно быть конечной целью этой нашей работы?
Помним о главном
В. Елиферов считает, что описать бизнес-процессы – это не цель проекта. Описание бизнес-процессов – это инструмент для повышения эффективности бизнеса с помощью применения комплексного подхода для построения архитектуры бизнеса одновременно по пяти направлениям.
Это генерация инновационных проектов, высокая скорость адаптации под задачи клиента, полное раскрытие потенциала каждого сотрудника, экология и безопасность, эффективные коммуникации сотрудников при выполнении сквозных процессов (ну прямо коммунизм, право слово), что в конечном итоге укрепляет устойчивость компании в условиях жесткой конкуренции.
Что такое BPMS
Сегодня в отечественном бизнесе набирает популярность новый вид программного обеспечения для управления бизнес-процессами, а именно, BPMS-системы. И, естественно, их появление вызвало много вопросов. Зачем они нужны? Как они работают? В чем их принципиальное отличие от других вариантов автоматизации бизнеса?
Когда я впервые столкнулся с BPMS, у меня также возникли все перечисленные выше вопросы. Я далеко не сразу понял, зачем нужен новый инструмент, почему нельзя реализовать все необходимые для успешной работы бизнес-процессы в уже имеющихся системах учета или CRM, и в чем принципиальное отличие BPMS от других вариантов автоматизации бизнес-процессов.
В этой статье я хочу рассказать о том, что такое BPMS-системы, зачем они нужны и чем процессный подход отличается от традиционных методов работы. Я не буду говорить о технических аспектах BPMS (о моделировании и разработке бизнес-процессов), этому будет посвящена следующая статья. Сейчас я постараюсь раскрыть сущность и смысл BPMS максимально простым и понятным языком:
Что такое BPMS?
BPMS — еще одна аббревиатура из разряда ERP, CRM, которая не имеет четкого определения. Хотя определений достаточно много: и зарубежных, и российских. Кроме того, компании, которые выпускают собственные BPM-системы, также дают свои, особые определения, что вносит дополнительную путаницу. К тому же нередко BPMS объединяют с другими системами (например, BPMS+CRM, BPMS+ERP) и тогда разработчики дают определение BPM-системы, исходя уже из этого контекста.
Но для того, чтобы разобраться, что такое на самом деле BPMS, и в чем заключаются их особенности, необходимо сначала разобраться, что такое BPM.
BPM (англ. Business Process Management, управление бизнес-процессами) — концепция процессного управления организацией, рассматривающая бизнес-процессы как особые ресурсы предприятия, непрерывно адаптируемые к постоянным изменениям, и полагающаяся на такие принципы, как понятность и видимость бизнес-процессов в организации за счёт моделирования бизнес-процессов с использованием формальных нотаций, использования программного обеспечения моделирования, симуляции, мониторинга и анализа бизнес-процессов, возможность динамического перестроения моделей бизнес-процессов силами участников и средствами программных систем.
BPMS (англ. Business Process Management System) — это в первую очередь программное обеспечение для поддержки концепции BPM в компании. BPMS-системы нужны для того, чтобы реализовывать в программной среде концепцию BPM.
BPMS рассматривает работу компании как набор процессов, а не как набор функций. Объектом BPM-системы является не работа отдела продаж или закупок, а процесс продажи, процесс поддержки клиентов, процесс управления снабжением и т.д. И уже исходя из этого понимания, строится работа по реинжинирингу бизнес-процессов в BPMS.
BPM-cистема направлена, главным образом, на совершенствование работы компании, на более прибыльную деятельность предприятия путем оптимизации и контроля бизнес-процессов.
Работа пользователей в BPMS и других системах
Для лучшего понимания сути BPMS, нужно понять, как обыкновенные системы (ERP-системы, CRM) подходят к работе пользователей. Например, пользователю необходимо составить заказ клиента. Каковы его действия?
BPM-система рассматривает пользователя как еще один кирпичик в системе. Человек должен четко знать, в каком процессе он работает и что он должен делать.
Сотрудники в BPM-системе рассматриваются не с точки зрения результата процесса, а с точки зрения выполнения действия. Вариативность действия пользователя здесь исключается. Сотрудник делает только то, что запрограммировано в системе, ни больше, ни меньше.
Способы реализации бизнес-процессов
BPMS — это один из способов реализации бизнес-процесса. Рассмотрим, какие способы представлены в реалиях российского бизнеса для понимания, зачем же нужна BPM-система.
Выделим три подхода:
Потому что у них в компании не было процедуры согласования счета. Узнали мы с директором компании об этом совершенно случайно. Я узнал, что в их компании на этапе согласования счета происходят периодические сбои, а директор с удивлением обнаружил, что он оплатил не 50% счета, как планировал, а сразу 100%.
Почему так случилось? Все просто. Сработал, так называемый, “испорченный телефон”. Специалист принес с бухгалтерию счет к оплате с фразой “Надо оплатить 50% от суммы”. Бухгалтер уточнила у руководителя, оплачивать этот счет или нет. Руководитель, будучи уверенным, что речь идет о 50% суммы, подтвердил оплату. А бухгалтер, в свою очередь, забыла о том, что вслух было сказано о половине суммы, и поняла руководителя так, что надо оплатить весь счет. Что и было сделано.
На примере этой компании и этого бизнес-процесса мы и рассмотрим все три подхода.
“Бумажный” (не автоматизированный) подход
Как раньше происходило согласование счета в этой компании?
Автоматизированный подход
Как правило, компании стараются контролировать тот или иной бизнес-процесс в учетной системе, в которой они уже работают. Но это также неправильно. Рассмотрим, какие минусы есть при таком варианте.
Так как дополнительных средств на реализацию бизнес-процессов в компании, которую я привожу в примере, не было выделено, мы воспользовались теми инструментами, которые уже были на предприятии, а точнее, учетной системой.
Задача состояла в том, чтобы при необходимости оплаты счета сотрудником, сумма выплаты проходила через определенные этапы согласования.
Для принятия решения в данном случае интересны только 3 момента:
К тому же, такая реализации согласования в учетной системе достаточно примитивна и не предполагает вариативности (например, разделение зон ответственности в зависимости от суммы документа или статьи расходов).
В BPM-системе, все-таки, важен сам процесс согласования, а не отражение информации для будущей отчетности и т.п. Здесь просто есть люди, которым нужно, исходя из контекста информации, быстро исполнить процесс.
Итак, основные отличия ведения бизнес-процессов в BPMS от учетной системы:
Вот как раз для этого и были созданы BPM-системы, в которых вся логика направлена не на расчеты, не на хранение данных, а на быстрое исполнение процесса и его контроль.
Теперь перейдем к третьему подходу и рассмотрим, как же должен быть решен этот бизнес-процесс в системе BPMS.
Процессный подход в BPMS
Сначала определяем логику работы и разбиваем бизнес-процесс на последовательные этапы.
В нашем примере их будет три:
В системе каждый пользователь работает под своим логином и паролем и видит только свою форму и свое место в бизнес-процессе. В нашем примере за создание заявки ответственен сотрудник, а за проверку и согласование — руководитель, и каждый из них видит только свои формы, свои задачи и может выполнять только свои действия.
Соответственно, если сотрудник, создавший заявку, нажал перехода на следующий этап, то с него ответственность снимается и переходит к руководителю, который должен проверить заявку. Этим мы добиваемся разделения и контроля зон ответственности.
На этом примере наглядно видно, что, в BPM-системах все зависит от контекста. Все взаимодействия форм направлены на то, чтобы пользователь видел только то, что нужно и только то, что ему необходимо на конкретном этапе, исходя из контекста процесса.
Если другие системы направлены на то, чтобы операция была выполнена, то в BPMS мы сконцентрированы на действиях.
BPM-систему можно сравнить с японской техникой стрельбы из лука Юми. В школах стрельбы из юми проповедуют следующий подход: если вы хотите попасть, не нужно концентрироваться на цели, нужно делать правильно каждое действие сейчас. Т.е. здесь используется принцип, который применяют в уже упомянутой мною японской стрельбе из лука Юми: сосредоточьтесь на каждом действии, на каждом этапе, качественно выполняйте каждое действие. И тогда вы обязательно придете к цели!
И если перенести такой подход на конкретное предприятие, каждый из сотрудников должен делать то, что необходимо. И концентрироваться только на этом. Сотрудник не должен думать о цели, он должен делать только то, что необходимо в конкретный момент.
По сути, в BPMS системе каждый сотрудник работает, как будто, на конвейере. Каждая задача, каждый бизнес-процесс, в котором участвует сотрудник, становится отдельной конвейерной линией. И, как участник этого процесса, сотрудник в рамках той или иной задачи может выполнить только определенные действия, жестко ограниченные алгоритмом выполнения задачи.
Конечно, сравнение это не совсем точное, ведь сотрудник может выбирать, какой из бизнес-процессов он будет обрабатывать сейчас, а какой — позже. Т.е. до определенного момента он находится над процессами, и может выбирать, к какой из веток конвейера он присоединится в данный момент времени. Но в рамках определенного бизнес-процесса он становится участником конвейерной ленты, процессы в которой накладывают на каждого из участников жесткие ограничения.
Вернемся к примеру с согласованием счета, и рассмотрим, какие возможности есть при процессном подходе:
BPMN 2.0 — это общепризнанный стандарт описания бизнес-процесса и люди, знакомые с этой нотацией, сразу поймут модель бизнес-процесса, написанную в этом формате.
Заключение
Итак, я надеюсь, что сумел внести ясность в вопрос, что такое BPM-система и зачем она нужна путем сравнения процессного подхода с другими вариантами работы. В следующей статье я покажу, как технически происходит моделирование и исполнение бизнес-процесса на примере конкретной системы.
Еще статьи по данной теме:
Также в настоящее время я готовлю к публикации книгу и онлайн курс, в которой подробно опишу собственное видение процессного подхода к бизнесу, а также мой собственный практический опыт работы в сфере функционального и процессного моделирования. Все желающие могут подписаться на уведомление о выходе новой книги по и другие новости ссылке.