в чем состоит преимущество использования чек листов
Что такое чек-лист и для чего он нужен, повышение эффективности
Что такое чек-лист и для чего он нужен? Этот вопрос задают некоторые пользователи Интернета. В данной статье мы подробно узнаем о том, как создать такой план, какие задачи он решает, и рассмотрим его основные возможности.
Что такое чек-лист и для чего он нужен
Здравствуйте друзья! Итак, что такое чек-лист и для чего он нужен? Чек-лист – это своего рода план действий, который необходимо выполнить в то или иное время. Чек-лист будет эффективен в любой деятельности, поскольку он напоминает людям, какие дела были не завершены в данный момент времени, и что предстоит сделать. Можно привести пример одной деятельности, который поможет понять для чего нужны чек-листы.
Например, повар, который готовит на кухне разные блюда, просто не может запомнить все рецепты. Подсмотрев некоторые пункты, которые прописаны в чек-листе, человек не забудет, какие ингредиенты можно добавить в то или иное блюдо. Одним словом, чек-лист нужен для повышения эффективности труда. Он пригодится везде, в бизнесе, на работе, и даже дома. Далее мы разберём его основные возможности и научимся его составлять.
Основные преимущества использования чек-листов
Перед тем как мы начнём составлять чек-лист, следует рассмотреть его основные преимущества. Они заключаются в следующем:
Это основные преимущества чек-листа, они позволяют работать по плану и не пропускать намеченных задач.
Содержание чек-листа
Каково должно быть содержание чек-листа? Здесь, всё не так уж и сложно. Для начала определитесь, где Вы будете его составлять. На компьютере, или просто используйте обычную бумагу в формате A4. Структура содержания чек-листа простая. Перечислю основные моменты, которые должны быть отражены в чек-листе:
Есть ещё один вариант, более простой с использованием интеллект карт. Они помогают составить чек-листы за считанные минуты, особенно если использовать в этом деле специальные программы. О том, как за несколько минут составлять интеллект карты, показано в статье на блое, можете прочитать ее. В статье есть и видео, в котором пошагово показано, как делать интеллект карты.
Чек-листы для бизнеса и продаж
Чек-листы отличные помощники для бизнеса и продаж. С помощью них, любой бизнесмен или сотрудник какой-либо фирмы могут повышать свою работоспособность. Например, если новичок будет применять на практике чек-листы, в качестве инструкции, то он может продать товар в Интернете любому человеку.
Или же бизнесмен, который ведёт свой бизнес в Интернете создаёт чек-лист для своих подписчиков, чтобы они могли всё сделать по данной инструкции. Например, заработать через Интернет. Такой вариант, позволит не объяснять многим пользователям всё по нескольку раз. Тем самым экономит Ваше время.
Как составить чек-лист
Как составить чек-лист? Наряду с различными способами существует программа xMind, которая может делать чек-листы разного типа. Создаётся в этой программе чек-лист достаточно быстро. Вы пишите основное название задачи, и от него отдельными пунктами прописываете другие варианты последовательных задач. Данная программа бесплатная, и поддерживается во всех операционных системах Windows в том числе и на телефоне.
Итак, мы теперь точно знаем, что такое чек-лист и для чего он нужен.
Заключение
В этой статье был рассмотрен вопрос – что такое чек-лист и для чего он нужен. Надеюсь, данная информация, поможет многим людям в решении задач в бизнесе, или на работе. Используйте чек-листы, для повышения своей эффективности и эффективности Ваших помощников!
Что такое чек лист
Чек-лист – это список действий, проверок, мероприятий, который помогает проконтролировать практически любой процесс: будь то запуск какой-то машины или проверка работы дизайнера. Он помогает избежать ошибок в повторяющихся циклах действий, избавляет голову от лишней нагрузки, экономит время и помогает помнить обо всем. С чек-листом у вас всегда будет руководство, которое поможет сделать все правильно и максимально эффективно. Мы подготовили развернутую статью о чек-листах, в которой рассказываем как использовать такую форму самомотивации и контроля персонала.
Виды чек-листов
1. Сделай и проверь
Do-confirm используется для проверки своей или чужой работы опытными исполнителями.
2. Прочитай и сделай
Read-do – для новичков, которым пока не знаком такой инструмент.
Правила составления чек-листов
Чтобы составить грамотный чек-лист, важно соблюдать три правила:
Простота – важная составляющая успеха чек-листа. Одно действие – один пункт. Так проходить по списку задач проще.
Написать текст, вычитать на ошибки, разместить на сайте – это три отдельных действия и в чек-листе они будут в разных пунктах:
Не компануйте разные задачи в один пункт, даже если помимо работы с текстом есть дополнительные задачи.
Формат зависит от вида чек-листа: Do-confirm (сделай и проверь) или read-do (прочитай и сделай).
Пример сделай и проверь:
Пример прочитай и сделай:
Если нужно больше пунктов, значит, задача сложная и многосоставная, разбейте ее на мелкие подзадачи и для каждой из них сделайте свой чек-лист.
2-5 слов на один пункт.
На упрощенном примере:
Можно указать основные моменты, для крупных задач лучше создавать свои чек-листы.
Для одной важной задачи свой цвет.
Так чек-лист становится более понятным и логичным
Так выполнение задач будет точно попадать в дедлайны.
Функции чек-листов
Чек-листы могут использовать при решении любых задач: бытовых или рабочих.
Область применения
Чек-лист для сборов в отпуск (что взять и ничего не забыть):
Чек-лист для ежедневного выхода из дома:
Порядок действий по установки приложений
Подобный чек-лист очень актуально использовать для обучения пожилых родителей использованию компьютера. Желательно подкрепить его изображениями.
Используя чек-листы в быту вы станете более организованным.
Проверить работу подрядчиков:
Примеры для жизни и работы:
Правила наоборот для проверки выполнения работы. Такой перечень поможет вспомнить о часто встречающихся ошибках. Его можно использовать для проверки работы подрядчиков.
Полезно использовать и в работе, и дома. Список приемов можно расширять, а заглядывая в такой чек-лист, вы будете черпать вдохновение, ничего не забудете и будете выполнять работу по дому или в офисе быстрее и качественнее.
Актуально использовать при выборе какого-то продукта или услуги. Этот чек-лист поможет при общении с менеджером по продажам, вы найдете лучший продукт, отвечающий важнейшим запросам.
Назначение чек-листов
Чек-листы применяются для трех целей:
Ситуативное использование
Чек-листы пригодятся для:
Любой чек-лист полезен, особенно в тех случаях, когда задач непочатый край и нужно избавить себя от лишних мыслей. Последовательный список задач освободит оперативную память мозга для более важных задач.
Преимущества использования
Используя чек-листы, вы:
Автоматизация и алгоритмизация рабочих процессов – путь к повышению эффективности и качества выполнения работ.
Коротко о главном
Чек-листы – полезный инструмент для любого человека в быту и на работе. Они упрощают работу, помогают систематизировать процессы и не забыть о важном. Берите на вооружение полезные техники и учитесь применять. Увидите, через несколько недель, без чек-листов жизнь будет не та.
Как автоматизировать работу ресторана с помощью чек-листов
Большая конкуренция на рынке кафе и ресторанов сегодня создает трудности для устойчивого развития. Мало просто открыть уютное заведение с хорошим меню – важно поддерживать обслуживание на высочайшем уровне, предлагать клиентам разные бонусы и комплименты, найти для заведения какую-то отличительную черту, которой не будет у конкурентов. Все это вынуждает владельцев точек общепита постоянно придумывать уникальные особенности, полностью сосредотачиваясь на увеличении потока клиентов.
За креативным подходом к привлечению посетителей многие рестораторы, однако, забывают о простых рутинных вещах, которые, тем не менее, напрямую влияют на лояльность клиентов. Такие, казалось бы, мелочи, как чистота, бесперебойная работа оборудования, освещение и многое другое формируют у посетителя впечатление о заведении. Как же не забывать обо всем «насущном» и в то же время иметь достаточно сил и ресурсов для развития бизнеса?
Сегодня все больше ресторанов переходят на модель регулярных проверок при помощи чек-листов. У персонала любого ресторана имеется ряд повседневных обязанностей, таких как подготовка оборудования, открытие / закрытие смены, проверка расстановки стульев и т.д. Большой объем задач или невнимательность могут заставить сотрудника забыть о какой-то из них. И оптимальным способом управления регулярными задачами становится внедрение чек-листов.
Чек-лист представляет собой перечень пунктов для проверки. Это список задач, которые сотрудник должен выполнить. Отмечая уже сделанное, работники видят, что еще предстоит выполнить, и не забывают ни об одной мелочи.
Грамотно подготовленные чек-листы способны решить целый ряд проблем, которые обычно становятся причиной затруднений. Среди таких проблем:
Отсутствие полной картины всего, что происходит в ресторане,
нерациональная трата времени на постоянный личный контроль;
отсутствие понимания слабых мест и работы над ошибками;
непроработанность стандартов обслуживания и выполнения персоналом регулярных задач;
отсутствие критериев качества.
Эти и многие другие проблемы успешно решаются при помощи чек-листов. С распространением электронных устройств и мобильных приложений больше нет необходимости в утомительном ведении бумажной документации. Вся информация по проверкам консолидируется в единой базе и доступна всем сотрудникам.
Преимущества чек-листов
Помимо удобства и экономии времени, чек-листы позволяют добиться еще нескольких ключевых целей.
Сформировать у персонала отчетливое представление о регулярных задачах, сроках их выполнения, критериях качества. Дать руководителю возможность оперативно отслеживать работу сотрудников, в том числе – дистанционно.
Мгновенно выявлять проблемные точки и реагировать на запросы.
Просматривать статистику и отчетность.
Мотивировать работников на повышение показателей и качества обслуживания – в чек-листах могут выставляться оценки, которые в дальнейшем повлияют на бонусы и\или штрафы.
Для сетей – выстраивать рейтинг заведений по различным критериям.
Основное преимущество использования мобильных чек-листов – это удобство и оперативность контроля. CheckOffice предлагает гибко настраиваемые чек-листы, которые могут обеспечить не только самоконтроль, но также внутренний контроль со стороны руководства и внешний контроль – с привлечением «тайных гостей».
В библиотеке CheckOffice уже есть готовые чек-листы для ресторанов. Скачать их можно совершенно бесплатно по ссылке. Все чек-листы подготовлены с учетом нюансов работы современных ресторанов и требований сферы HoReCa. Максимальное удобство и простота использования позволяют любому сотруднику без проблем научиться работать с ними:
Один пункт – одна задача;
использование простых формулировок;
разделение больших и сложных задач на этапы;
возможность редактирования с учетом особенностей работы конкретного ресторана.
Перед началом работы с чек-листами важно ознакомить с ними всех сотрудников, убедившись, что они правильно поняли алгоритм заполнения. При необходимости, следует настроить напоминания о заполнении. Отчетность позволит руководителю проконтролировать заполнение чек-листов.
Как CheckOffice помогает повышать сервис качества услуг?
Решения от CheckOffice уже успешно применяются в различных организациях, в том числе – в ресторанах и кафе. Простота использования и одновременно высокая эффективность позволяют быстро внедрить и с успехом применять мобильные чек-листы.
Наиболее очевидное преимущество, которое дает решение от CheckOffice – это возможность для персонала всегда помнить обо всех задачах и выполнять их согласно внутреннему регламенту. Мобильное приложение, кроме того, обеспечивает быстрый доступ к текущим и выполненным задачам с любого устройства. Чек-листы могут быть дополнены фотографиями, комментариями и другой информацией, позволяющей получить наиболее полное представление о ситуации в ресторане, выявить проблему и, при необходимости, принять меры.
Все отчёты в мобильном приложении формируются в один клик. Рассылка отчетности может быть реализована в автоматическом режиме по заранее выбранным учетным записям. Чек-листы позволяют строить отчеты по множеству различных критериев и их совокупности – таким образом, менеджер получает возможность оценить ситуацию с разных сторон.
При подготовке чек-листов можно создать различные варианты для разных сотрудников и указать ответственного за ту или иную сферу. Например, подготовить разные чек-листы для официантов, поваров, уборщиков. Это позволит дополнительно мотивировать сотрудников, у которых появится личная ответственность за каждое выполненное действие. Если сотрудники справляются со своими обязанностями хорошо, руководитель сможет поощрять их дополнительно, выплачивая премии и бонусы. Таким образом, чек-листы становятся не только списком пунктов «к действию», но и помогают улучшить качество обслуживания, уборки, готовки и др.
Еще одно неочевидное преимущество использования чек-листов – это возможность быстрой адаптации нового персонала. Обучить вновь нанятого сотрудника и полностью вовлечь его в рабочий процесс гораздо проще, если новичок будет иметь перед глазами простой и понятный список задач.
Кроме того, чек-листы позволяют выстраивать единые корпоративные стандарты – обслуживания клиентов, проверок кухни и санузлов, подготовки зала и так далее. Наличие в библиотеке готовых шаблонов позволяет не создавать чек-лист и стандарты с нуля, а подобрать подходящие и отредактировать их под свои нужды, при необходимости.
Внедрение и постоянное применение чек-листов позволяет:
Значительно снизить количество ошибок в работе персонала. Даже опытные обученные сотрудники при большом наплыве задач могут о чем-то забыть – чек-лист исключает такую возможность и, следовательно, не дает мелким упущениям перерасти в существенные проблемы, которые в дальнейшем негативно скажутся на обслуживании гостей;
структурировать информацию, «упорядочить хаос», который нередко возникает при малом штате, когда на одного сотрудника ложится большое количество задач. Наглядный чек-лист помогает каждому сотруднику видеть, что еще нужно сделать, оценивать время на выполнение каждой задачи и грамотно распределять свои ресурсы;
дать персоналу четкую и прозрачную систему оценок, избежав каких-либо недопониманий;
ускорить обучение новых сотрудников и всего персонала при внедрении каких-либо новых требований, в разы быстрее донести новый регламент до работников.
Разновидности чек-листов
CheckOffice позволяет создавать списки задач разных типов. Чек-листы могут содержать в себе обязательные или необязательные задачи. Например, среди необязательных могут содержаться те, которые сотрудник может выполнить в последнюю очередь, если у него есть время. К обязательным же относятся задачи, без которых невозможно функционирование заведения, работа оборудования и т.д. – к примеру, без проставленной отметки в пункте «Подготовить отчет» невозможно закрытие кассовой смены.
Задачи в чек-листах также могут быть оцениваемыми и неоцениваемыми. Не все действия сотрудников требуют оценки в баллах – например, простое закрытие смены достаточно отметить как выполненное, а вот качество уборки или обслуживания уже важно оценить не только с позиции «выполнено / не выполнено».
Также в чек-лист можно внести задачи, которые сотрудник должен выполнить в то или иное время. К примеру, это регламент открытия ресторана, проверки перед приходом гостей. Такие задачи важно выполнять в определенное время, поскольку в противном случае они будут уже неактуальны – например, проверить чистоту скатертей и наличие салфетниц на столах важно до прихода гостей, а не перед закрытием ресторана. Поэтому в чек-листах есть возможность выбирать период выполнения той или иной задачи, и сотрудник, следовательно, должен закрывать эту задачу именно в указанный срок. В противном случае она будет считаться невыполненной.
CheckOffice также предусматривает загрузку фотографий, иллюстрирующих качество выполнения задач. Следует отметить, что загрузка доступна исключительно с камеры устройства (смартфона или планшета). Загрузить фото из галереи нельзя – только в реальном времени. Система блокирует добавление ранее сделанных фотографий, чтобы сотрудники не могли добавлять старые фото. Загрузка только актуальных снимков позволяет менеджеру отслеживать реальные сроки исполнения задач.
Чек-листы, настроенные на то или иное время, также могут автоматически выводиться при наступлении данного периода. Это позволяет сотрудникам не запутаться в порядке выполнения задач.
Выводы
Чем меньше ошибок совершает персонал ресторана, чем отлаженнее и четче его работа, тем больше клиентов будет в заведении. Увеличить поток посетителей и минимизировать досадные ошибки помогают чек-листы, работающие на базе мобильного приложения от CheckOffice.
Грамотно составленные настраиваемые чек-листы представляют собой удобный инструмент, который помогает сотрудникам всегда помнить о своих обязанностях и вовремя их выполнять. Автоматическая подготовка отчетов по чек-листам дает возможность руководителю оперативно отслеживать работу подчиненных и при необходимости решать возникающие проблемы. Постоянное личное присутствие при этом не требуется – всю информацию можно получать онлайн.
Скачать бесплатные чек-листы для ресторанов можно в библиотеке CheckOffice тут. Все чек-листы подготовлены с учетом нюансов работы современных точек общепита и учитывают последние тренды сферы HoReCa. Информация регулярно пополняется и обновляется.
Что такое чек-лист и для чего он нужен
(англ. checklist — «проверочный список») — это перечень того, что нужно сделать или проверить. К относится и список покупок для магазина, и список дел на день, и даже кулинарный рецепт:
Для чего нужны
появились в годах прошлого века и сегодня используются фактически во всех областях человеческой жизни. Их можно встретить и в госучреждениях, и в коммерческих организациях, и даже в быту. Такая популярность связана с тем, что очень упрощают выполнение многих задач и в разы снижают количество ошибок. Вот только некоторые их преимущества:
1. Компенсировать ограничения памяти. Мы не компьютеры: наша способность к запоминанию информации сильно ограничена. Нам порою очень трудно удерживать в голове все свои повседневные дела или все этапы сложного процесса.
Ниже приведен канцелярских товаров для подготовки ребенка к школе. Он относительно небольшой: всего на 12 пунктов. Однако обычный человек вряд ли сможет запомнить этот перечень с первого раза, а потом удерживать его в голове во время похода по магазинам.
помогает преодолеть ограничение нашей памяти. Мы можем работать с любым количеством информации, не боясь о забыть.
2. Компенсировать недостаток внимания. Наш уровень внимания легко снижается усталости, недосыпания, стрессов и различных заболеваний. А это, в свою очередь, приводит к ошибкам в работе.
Последствия этих ошибок могут быть очень разными. Если мы, например, забыли поставить печать на документ или не посолили суп, это плохо, но не опасно. Однако в некоторых областях невнимательность в работе обходится очень дорого. Ниже приведен фрагмент чек-листа хирургической операции (с сайта ВОЗ). Пропуск некоторых пунктов может стоить пациенту жизни.
3. Повышать самодисциплину. Человек — это существо во многом иррациональное. Он склонен совершать импульсивные поступки и поддаваться сиюминутным желаниям. Например, он знает, что должен сейчас работать, но вместо этого отправляется читать новости или раскладывать пасьянсы.
С мы начинаем действовать более рационально: любые отклонения от первоначального плана сразу становятся очевидными. постоянно напоминают нам о работе и заставляют двигаться вперед.
4. Экономить время. С нам не нужно тратить время на планирование и постоянные размышления (что делать дальше, куда двигаться, а все ли сделано ). Мы можем сосредоточиться непосредственно на самой работе, а не на ее организации.
Где могут использоваться
Область применения гораздо шире, чем может показаться на первый взгляд. Ниже мы рассмотрим некоторые варианты их использования: как популярные, так и малоизвестные.
1. Списки дел
Как ни странно, но самый популярный сегодня вариант — это обычный список дел. Например:
Здесь все просто: мы записываем дела, которые собираемся выполнить, а потом вычеркиваем их по мере выполнения. Об особенностях работы с такими списками у нас есть отдельная статья.
2. Выполнение сложных задач
Вот еще примеры задач, для выполнения которых пригодится :
Есть два способа работы с такими :
3. Проверка и контроль
Иногда нам нужно проверить объект или процесс на соответствие неким требованиям. Допустим, мы владельцы магазина и хотим убедиться, что он соответствует требованиям пожарной безопасности. Этих требований довольно много, поэтому для проверки нам лучше взять уже готовый :
Все просто: мы читаем список требований и проверяем, действительно ли они соблюдаются. Если мы проверяем сами себя, то можем при этом сразу же исправлять все несоответствия.
Вот еще несколько ситуаций, где может применяться такой подход:
Этот вид сегодня массово используется в государственных и коммерческих организациях для проведения всевозможных проверок и аудитов.
4. Организация работы
Некоторые виды работ состоят из множества этапов, которые нельзя пропускать, и множества нюансов, о которых нужно помнить. Чтобы избежать ошибок, для таких работ полезно использовать рабочие и пошаговые инструкции.
Для примера возьмем простую бытовую ситуацию: испечь белый хлеб в хлебопечке. Сама технология очень простая, однако в суматохе легко можно забыть о мелочи: не положить дрожжей, не установить лопатку («тестомес»), не установить вес буханки Для профилактики таких недоразумений можно держать под рукой вот такой :
Рабочие могут быть полезны в следующих ситуациях:
Рабочие полезны везде, где есть риск о забыть или допустить ошибку. Кроме того, они отлично помогают на первых порах, когда человек еще не запомнил все этапы рабочего процесса.
5. Диагностика
Возьмем, к примеру, такую ситуацию: у нас внезапно перестал работать на ноутбуке. Почему? Не известно. Может быть, «слетел драйвер», а может, мы просто нечаянно включили режим «в самолете».
В таких ситуациях помогает не блуждать впотьмах, а целенаправленно перебирать и проверить различные гипотезы:
Вот еще примеры для диагностики:
Желательно, чтобы такие были заранее составлены опытными специалистами. Для удобства в них можно указывать не только возможные причины проблем, но и способы проверки гипотез.
6. Поиск идей
Предположим, что перед нами стоит задача: увеличить посещаемость продовольственного магазина. В такой ситуации можно, конечно, устроить мозговой штурм или посоветоваться с опытными специалистами. А можно просто взять список уже готовых решений и попробовать применить их к своей ситуации:
Вот еще примеры таких списков:
Пользоваться такими очень просто: просматриваем список и берем на вооружение те варианты, которые нам подходят. Но опять же: такие списки должен для нас составить заранее.
История
Место крушения бомбардировщика Boeing B-17 ( 30 октября 1935 )
Остальные летчики, принимавшие участие в испытаниях, предложили оригинальное решение проблемы. Они составили несколько проверочных списков (для подготовки к взлету, для подготовки к приземлению ), которыми должны были бы пользоваться все испытатели новой модели. Благодаря этой находке, дальнейшие испытания бомбардировщика прошли без серьезных инцидентов.
Вскоре стали общепринятым стандартом в авиации, а затем начали массово использоваться и в других областях.