в чем сделать структуру организации
Организационная структура предприятия: виды и схемы
Организационная структура формируется в зависимости от целей деятельности предприятия и необходимых для этого подразделений. Именно подразделения осуществляют функции, которые составляют бизнес-процессы предприятия.
Что такое организационная структура предприятия?
Говоря об организационной структуре, мы имеем в виду концептуальную схему, вокруг которой организуется группа людей, основу, на которой держатся все функции. Организационная структура предприятия — это, по сути, руководство для пользования, которое объясняет, как организация выстроена и как она работает. Если говорить конкретнее, то организационная структура описывает, как в компании принимаются решения и кто является ее лидером.
Почему необходимо разрабатывать организационную структуру предприятия?
Элементы организационной структуры
Организационная структура любой организации будет зависеть от того, кто является ее участниками, какие задачи она решает и как далеко организация зашла в своем развитии.
Независимо от того, какую организационную структуру вы выбираете, три элемента всегда будут присутствовать в ней.
Конкретный человек или группа людей, которые принимают решения в организации.
Многие из этих правил могут быть заявлены явно, в то время как другие могут быть скрытыми, но при этом не менее обязательными для исполнения.
Распределение труда может быть формальным или неформальным, временным или постоянным, но в каждой организации непременно будет определенный тип распределения труда.
Традиционные организационные структуры
Эти структуры основаны на функциональном подразделении и отделах. Они характеризуются тем, что на верхнем уровне сосредоточены полномочия стратегических и оперативных задач.
Существует несколько типов традиционных структур.
Самая простая структура из всех существующих. Характеризуется наличием определенной цепи инстанций. Решения спускаются сверху вниз. Этот вид структуры подходит для маленьких организаций вроде небольших бухгалтерских фирм и адвокатских контор. Линейная структура позволяет легко принимать решения.
Линейно-штабная организация
Такая структура характеризуется наличием линейных руководителей и подразделений, которые по факту не имеют права принятия решений. Главная их задача — оказывать помощь линейному менеджеру в выполнении отдельных функций управления. Процесс принятия решений в такой структуре медленнее.
Функциональная структура
Этот вид организационной структуры классифицирует людей согласно функции, которую они выполняют в профессиональной жизни.
Дивизиональная структура
Сюда относятся виды структур, которые основаны на различных подразделениях в организации. Они группируют сотрудников на основе продуктов, рынков и географического положения.
Такая структура основана на организации сотрудников и работы вокруг различных продуктов. Если компания производит три различных продукта, то у нее будут три различных подразделения для этих продуктов. Этот тип структуры лучше всего подходит для розничных магазинов с множеством продуктов.
Рыночная структура
Сотрудники группируются исходя из того, на каком рынке работает компания. У компании может быть пять различных рынков, согласно этой структуре каждый из них будет отдельным подразделением.
У крупных организаций есть офисы в различных местах. Организационная структура в этом случае следует за зональной структурой.
Матричная структура
Это комбинация продуктовой и функциональной структур. Она объединяет преимущества обеих структур для большей эффективности. Эта структура самая сложная из существующих. Отличительная особенность матричной структуры — подчинение сотрудников двум или более руководителям одного уровня.
Существует функциональная матрица. В этом типе матричной структуры менеджеры по проекту следят за функциональными аспектами проекта. Однако они обладают очень ограниченной властью, фактически управляет ресурсами и проектом руководитель функционального подразделения.
Есть еще проектная матрица, когда прежде всего ответственен за работу менеджер по проекту, в то время как руководитель функционального подразделения может давать методические консультации и распределять ресурсы.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Microsoft Excel
трюки • приёмы • решения
Как при помощи Excel создать организационную диаграмму проекта
Организационная схема проекта достаточно типична: в самом верхнем прямоугольнике указывается фамилия «самого большого начальника» и далее вниз — до уровня отделов. В случае организационной схемы проекта в этом прямоугольнике указывается фамилия опекуна проекта, далее следуют руководитель проекта, непосредственные исполнители проекта и т.д. Организационная схема проекта для нас важна потому, что она позволяет отобразить уровни властных полномочий лиц, участвующих в реализации проекта, а также восходящие пути решения проблем, возникающих в ходе его выполнения.
Организационная схема проекта бывает особенно полезна при выполнении средних и крупных проектов, когда у руководителя есть несколько заместителей, которые отвечают за реализацию подпроектов или отдельных конечных результатов и подчиняются старшему руководителю проекта. На рис. 1 показан пример организационной схемы проекта. Организационные диаграммы можно использовать не только для определения ответственности в проекте, но и для графического изображения хода процесса, например так можно составить график для трудоустройства и работы в Австрии.
Рис. 1. Организационная схема проекта
Организационные схемы проектов удобно создавать в программе Excel. На ленте этой программы активизируйте вкладку Insert (Вставка) и в разделе Illustrations (Иллюстрации) щелкните на кнопке Smart Art. На экране появится окно Choose a Smart Art Graphic (Выбор рисунка SmartArt), показанное на рис. 2.
Рис. 2. Диалоговое окно Choose a SmortArt Graphic
Из списка в крайней слева области этого диалогового окна выберите элемент Hierarchy (Иерархия), щелкните на значке Organizational Chart 1 (Организационная диаграмма), расположенном в верхнем левом углу центральной части окна, а затем на кнопке ОК. На экране появится незаполненная организационная диаграмма (рис. 3).
Панель Type text here (Введите текст) (см. рис. 3) предназначена для заполнения текстовыми фрагментами графических элементов организационной диаграммы. Щелкните на определенном элементе диаграммы, а затем введите текст, который должен отображаться на этом элементе. Нажмите клавишу Enter, чтобы создать новый графический элемент схемы (при этом вы останетесь на том же уровне организационной схемы, на котором работали до нажатия клавиши Enter). Для создания нового графического элемента организационной схемы, расположенного на уровень ниже от выделенного в данный момент, нажмите клавишу Enter, а затем — Таb. (Нажатие клавиш Ctrl+Tab позволяет вернуться на один уровень вверх.) Окончательный вариант организационной схемы нашего проекта был показан ранее (см. рис. 1).
Рис. 3. Шаблон организационной схемы проекта
Для того чтобы изменить местоположение любого элемента, просто перетащите его в другую часть организационной схемы. Программное средство SmartArt автоматически отслеживает связи между элементами организационной схемы. Если вам понадобится изменить размер любого графического элемента, воспользуйтесь маркерами, которые расположены по его периметру. Над выделенным графическим элементом организационной схемы расположен круглый маркер зеленого цвета. Щелкните на нем, а затем перетащите указатель мыши, чтобы повернуть графический элемент. Для выделения нескольких графических элементов организационной схемы щелкните на них мышью, удерживая нажатой клавишу Ctrl. Завершив построение организационной схемы, скройте ее левую панель Type text here (Введите текст). Наконец, обратите внимание на метки-манипуляторы, расположенные по периметру окна самой организационной схемы. Пользуясь этими метками-манипуляторами, можно перемещать организационную схему или менять ее размеры.
Чтобы пользоваться организационными схемами в Office 2007/2010/2013, сначала необходимо убедиться в том, что у вас установлено программное дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs (Надстройка организационных диаграмм для программ Microsoft Office). По умолчанию это дополнение не устанавливается. Закройте все программы Office (в том числе и Outlook). Откройте окно Control Panel (Панель управления), а затем дважды щелкните на значке Add or Remove Programs (Установка и удаление программ), чтобы открыть одноименное диалоговое окно. В списке установленных приложений найдите элемент Microsoft Office Professional, выделите его и щелкните на кнопке Change (Изменить). На экране появится диалоговое окно Change Your Installation of Microsoft Office (Microsoft Office Профессиональный). Установите переключатель Add or Remove Features (Добавить или удалить компоненты), а затем щелкните на кнопке Continue (Продолжить).
Чтобы найти дополнение Organizational Chart Add-in for Microsoft Office Programs, щелкните на знаке «плюс» рядом с элементом Microsoft Office PowerPoint. (Многие годы это программное дополнение ассоциировалась исключительно с PowerPoint, хотя оно может использоваться и для других программ Microsoft Office.) Щелкните на интерфейсном элементе, который расположен слева от интересующего вас компонента, и в появившемся меню выберите команду Run from My Computer (Запускать с моего компьютера). Щелкните на кнопке Continue (Продолжить).
Роли и обязанности исполнителей нашего проекта задокументированы и отправлены па Microsoft Office Sharepoint Server. Каким образом вы могли бы мотивировать этот новообразованный коллектив исполнителей? На этот вопрос мы постараемся ответить в следующей статье.
Как разработать оргструктуру
Организационная структура компании (или оргструктура) — это иерархическая схема организации, отражающая отделы, обязанности и функции сотрудников и систему взаимодействий между ними. В статье подробно остановимся на том, как разработать оргструктуру компании.
От того, насколько точно и правильно составлена оргструктура компании, зависит эффективная реализация стратегических планов бизнеса. Каждый отдел в компании и каждая должность отвечает за определённые задачи, осуществление которых и приводит к воплощению миссии компании в целом.
При разработке оргструктуры компании необходимо распределить функции сотрудникам и отделам, чтобы понять, кто и за что отвечает, а также объединить эти функции, чтобы достичь поставленной цели самым оптимальным и эффективным способом.
I этап: разделение функций
Разработка структуры компании начинается с осознания того, какие функции выполняют ваши сотрудники, и какие должности необходимы для реализации тех или иных задач. Для этого:
II этап: создание отделов
Следующий этап разработки оргструктуры — это интеграция. Здесь начинается объединение смежных функций. В результате группировки получатся отделы, которые и составят основу структуры. Как показал опыт, независимо от деятельности, в оргструктуре успешной организации должны присутствовать следующие отделы:
Как видно, объединение в отделе происходит по выполнению тех или иных функций и реализации тех или иных задач. Именно поэтому так важно исключить ситуации, когда один сотрудник выполняет функции, относящиеся к разным отделам. Это нарушает иерархию и противоречит смыслу структуры компании, так как создает “бардак” в организации. Создание отделов по объединению функций позволяет сосредоточиться на конкретной задаче и специализироваться в конкретной области.
III этап: система взаимодействий
Основная суть разработки оргструктуры не только в том, чтобы создать красивую визуальную схему должностей и отделов, но и в том, чтобы отразить систему взаимодействий между ними. В правильно выстроенной структуре есть два пути взаимодействия между должностями.
Прелесть оргструктуры в том, что на ней отображён каждый сотрудник компании, каждая должность, а также все взаимосвязи внутри организации. Так решать возникающие вопросы становится гораздо быстрее, а общение внутри команды происходит гораздо эффективнее.
Лайфхаки в создании структуры компании
Поток производства состоит из сотрудников, офиса, рекламы, продаж, выручки, покупки материалов, производства продукции, найма и обучения новых сотрудников, контроля качества. Разрабатывая структуру компании таким образом, вы поймете, каких функций не хватает. Например, нет сотрудников по найму, нет маркетологов, пиарщиков, отдела контроля качества.
Просто начните прописывать структуру компании, и это поможет вам продвинуться дальше. А о том, как правильно внедрить структуру компании, читайте в нашей статье.
Виды организационной структуры предприятия
Эффективность работы предприятия напрямую зависит от правильно выбранной и построенной организационной структуры. Нужно определить уровни управления, функциональную разбивку, процедуры взаимодействия между вертикальными и горизонтальными блоками. Хорошо выстроенная оргструктура позволяет эффективно выполнять бизнес-процессы, достигать поставленных целей, получать прибыль и развиваться.
Что такое организационная структура предприятия
Организационная структура компании – это состав, взаимодействие, соподчиненность и распределение функций по подразделения и работникам. Каждое предприятие формирует оргструктуру под свои конкретные задачи, учитывая перечень и стандарты основных бизнес-процессов. При создании организационной структуры учитывается классическая модель горизонтального разделения труда, с разбивкой всей работы на отдельные компоненты и увязкой их между собой. Построение эффективной оргструктуры необходимо для всех видов компаний, в том числе для малого бизнеса.
Особенности построения эффективной организационной структуры компании
Основными принципами группировки людей и процессов являются функциональность. Можно сгруппировать блоки структуры по функциям, знаниям и навыкам, профессиональным компетенциям. Или же разбить их с ориентировкой на рынок (отрасль, целевая аудитория, регион, продукты).
При определении структуры и взаимодействий между элементами учитываются стандарты процессов, нюансы взаимоотношений в реализации властных полномочий. Выстраиваются оптимальные потоки распоряжений, обратной информации и все действия увязываются с общими стратегическими задачами предприятия.
Для эффективной координации работы между подразделениями определяются стандарты рабочих процессов и результаты, процедуры согласования и контроля выполнения поставленных задач. Выполняется распределение обязанностей согласно квалификационным компетенциям сотрудников
Основные элементы, которые влияют на формирование организационной структуры компании:
Зачем нужна разработка организационной структуры
Построение организационной структуры с учетом всех особенностей сферы деятельности и конкретного предприятия помогает обеспечить результативность всех процессов. Эффективная модель управления и работы обеспечивает конкурентоспособность производимой продукции или оказываемых услуг, прибыльность бизнеса.
Что дает правильно выстроенная оргструктура:
Типы оргструктур управления компанией, их плюсы и минусы
Тип организационной структуры подбирается с учетом особенностей и масштаба деятельности.
Линейная
Считается самой простой традиционной моделью. Решения принимаются на верхних звеньях и спускаются вниз. Такая структура отличается простотой. Подходит для небольших компаний, фирм, оказывающих разные виды коммерческих услуг.
К минусам относится дефицит времени и перегруженность руководителей, которые в спешке могут принимать неверные управленческие решения или поддаваться давлению нижестоящих сотрудников. Разноплановые функции на одном человеке могут приводить к некачественному результату или невыполнению поставленной задачи.
Функциональная
Распределение основных направлений и вертикалей по выполняемым функциям. Чаще всего, структура выстраивается с разбивкой по таким блокам: производство, продажа, маркетинг, бухгалтерский и налоговый учет, финансовый менеджмент и пр.
К недостаткам относится сложность контроля в крупных организациях при объемных структурах, отсутствие эффективных горизонтальных коммуникаций между подразделениями, отсутствие командной работы между сотрудниками из разных направлений. По мере роста и развития предприятия коммуникации и взаимодействие между подразделениями могут ухудшаться.
Линейно-функциональная
Модель, при которой процессами управляют линейные и функциональные руководители. В линейном управлении находятся подразделения, каждое из которых выполняет определенную функцию. Линейный руководитель контролирует выполнение по всем направлениям и функциональным блокам. На функциональных руководителей возлагается управление одним или несколькими блоками.
К минусам модели относится увеличение административных расходов из-за расширения руководящего аппарата. Функциональные подразделения могут быть заинтересованы в результативности своих направлений больше, чем в достижении общих целей компании. Возможна излишняя конкуренция и конфликты.
Дивизиональная
Организационная структура выстраивается по принципу группировки подразделений по основным продуктам или рынкам. Модель подходит для промышленных предприятий, которые производят разные товарные категории. Для таких предприятий необходимо организовывать отдельные процессы по снабжению, выпуску, продвижению и продажам.
Рыночная оргструктура
Организационная структура разбивается на подразделения по географическому признаку.
Преимущества рыночной модели:
Матричная
Это сложная комбинированная модель, в которой сотрудники подчиняются нескольким руководителям одного уровня. Управление проектом и ресурсами доверяется руководителю функционального подразделения.
К минусам относятся снижение производительности из-за недостатка контроля, неполнота власти менеджеров проекта, возможное дублирование функций.
Как выбрать оптимальную оргструктуру фирмы
При определении модели организационной структуры нужно учитывать следующее: чем больше ступеней управления, тем сложнее и дольше принимаются решения. Нужно четко разграничить права и ответственности между подразделениями и сотрудниками. А также оптимизировать структуру и взаимодействие между всеми ее элементами.
Что нужно учесть при выборе типа оргструктуры компании:
При создании новой компании или реструктуризации действующего предприятия нужно правильно подобрать организационную структуру. Необходимо учесть виды деятельности, масштаб и охват рынков, специфику работы. От этого зависит продуктивность труда, прибыльность бизнеса и возможность занять высокие конкурентные позиции в отрасли.
Организационная структура компании: что выбрать и как построить
Организационная структура – это один из главных элементов управления компанией. Она предполагает распределение обязанностей в принятии и исполнении управленческих решений. Чтобы правильно сформировать структуру, необходимо учитывать специфику предпринимательской деятельности и нюансы взаимодействия компании с внешней средой.
Понятие организационной структуры
Структура предприятия – это совокупность департаментов, отделов, секций, возглавляемых начальниками, которыми руководит гендиректор. Выбор ее типа обусловлен:
Важно, какое время компания находится на рынке. Чем предприятие моложе, тем более простой должна быть его организационная структура.
Если оргструктура выстроена правильно, то порядок взаимодействия между подразделения понятен всем членам команды. Рабочие процессы идут без запинок и задержек, функциональные обязанности не дублируются. Предприятие обеспечено работниками нужной квалификации и умений.
Структура компании обычно включает такие элементы, как звенья, а также уровни (ступени). К звеньям причисляют структурные единицы и отдельных специалистов, которые выполняют определенные управленческие функции либо их часть. К ним относят менеджеров, регулирующих и координирующих работу нескольких структурных единиц. Связи, устанавливаемые между подразделениями, имеют горизонтальный характер.
Под ступенями имеют в виду комплекс звеньев, которые занимают определенный уровень в управленческих системах предприятия. У них идет вертикальная зависимость и иерархическое подчинение: менеджеры на более высоком уровне принимают решения, конкретизируют и доводят до находящихся ниже звеньев.
Внутренне организационная управленческая структура выражается составом, соотношением и расположением отдельных подсистем компании. Она направлена, в первую очередь, на определение четких взаимосвязей между отдельными структурными единицами предприятия, разделение среди них прав и ответственности.
Общие принципы структурирования
В процессе создания структуры компании бизнесмену нужно основываться на таких принципах:
Структура учитывает и отражает стратегию коммерческой деятельности в целом.
Виды организационных структур
Структуры организаций подразделяются на несколько типов. Достоинства и недостатки обуславливаются тем, как формируется и функционирует каждая.
Линейная и линейно-штабная
Первая является самой простой. Во главе находится гендиректор, далее следуют главы подразделений, затем – рядовые работники. В этом варианте на предприятии устанавливается вертикальная связь. Обычно структуры такого типа у микропредприятий, не занимающихся выделением функциональных отделов.
Структура отличается рядом преимуществ:
Минусы – незначительная гибкость и приспособляемость к смене ситуации. Кроме этого, такая структура подразумевает повышенные требования к руководителям, нагрузку на них.
В ходе развития небольшого предприятия линейная структура часто трансформируется в линейно-штабную. В ней вертикальная зависимость сохраняется, но у директора возникает «штаб». Он представляет собой группу лиц, которые выполняют функции советников (например, аналитический или юридический отделы). Они не уполномочены давать задания исполнительным подразделениям, но помогают руководству в приеме решений.
При подобной структуре снижается нагрузка на начальников отделов. Кроме того, возможно привлечение разнообразных экспертов для помощи в стратегическом планировании. Но ответственным за решения остается руководитель.
Функциональная и линейно-функциональная
При повышении нагрузки на работников и последующем масштабировании компании, структура обычно трансформируется в функциональную, что ведет к разделению задач не по отделам, а по исполняемым функциям: появляются коммерческие, технические и иные директора. Однако если сразу создается предприятие среднего бизнеса, возможен изначальный выбор оргструктуры такого типа. Но внешняя стабильность – непременный элемент, поддерживающий развитие компании, остановившей свой выбор на этом типе структурирования.
Предприятие делится на секторы, за каждым из них закреплено выполнение своих функций и заданий, за счет чего подобная организационная схема имеет немало достоинств. К ним причисляют:
Однако на таких предприятиях у функционала руководителей довольно сильно размытые границы, они иногда пересекаются и при появлении проблемы найти виноватого затруднительно. Кроме того, на принятие решений требуется больше времени, а некоторые руководители начинают тянуть одеяло на себя – они чересчур заинтересованы в исполнении целей и задач «своих» отделов.
При масштабировании бизнеса сочетание особенностей линейной и функциональной оргструктур целесообразно. Все основные связи будут линейного типа, а дополнительные функционализируются. Это позволит сбалансировать ситуацию с руководством и сохранит возможность привлечения экспертов. Однако возможно понижение ответственности отдельных начальников и усиление вертикальной зависимости, что негативно скажется на качестве выполнения управленческих решений.
Дивизиональная и матричная
Первая применяется исключительно в крупных концернах. Функции распределяются не по зонам ответственности персонала, а по типам товара либо по региональной принадлежности отдела. Это повышает связь производителя с потребителями, а также быстроту реагирования на изменения рыночных условий. Но наладить связь между подразделениями в этом случае затруднительно. Могут возникнуть двойное подчинение, конфликты на этой почве. Помимо этого, значительные издержки на содержание управленцев.
Матричная структура предполагает комбинацию функциональной и продуктовой схем построения, она сочетает их преимущества, что способствует повышению рентабельности.
К плюсам матричной структуры причисляют:
Матричные структуры применяются там, где рынок требует непрерывного совершенствования и обновления продукции. Для этого на предприятии основываются рабочие группы. Их называют матричными. Минус заключается в двойном подчинении, становящемся причиной конфликтов в группах.
Уровни детализации структуры
Степень детализации обязана сводиться к минимуму. Численный показатель уровней напрямую влияет на легкость распространения информации по фирме, объем бюрократии и расходов на сотрудников.
Сколько уровней удобнее всего:
Принимая решение о количестве уровней в структуре, не стоит забывать об оптимизации управляющих и управляемых объектов. Важно, чтобы управленческий штат не получился «раздутым» и работа руководителей отделов была организована таким образом, чтобы у них было время для решения всех текущих задач. Так, один человек не должен брать ответственность более чем за десять объектов управления. Также важно равномерно распределить нагрузку между сотрудниками, избежать дублирования функций и их «провисания», устранить двойное и тройное подчинение.
Пошаговая инструкция по построению структуры компании
Для этого существует определенный алгоритм:
Завершается процесс разработкой положений об отделах и должностях в документальном формате.
Структура компании показывает направления движения организации, помогает поддерживать порядок в рамках принятия важных решений и преодолевать разногласия. В небольшой фирме на стадии становления обычно применяется линейная структура. По мере масштабирования бизнеса система управления изменяется, становится сложнее, доходя до дивизиональной либо матричной. Недостатки одной структуры могут быть частично компенсированы другой, поэтому объективным процессом является эволюционное развитие организации для повышения эффективности управления ею.