в чем проявляется безграничность средств электронной коммуникации

Преимущества и недостатки электронных систем коммуникации в организации

Рубрика: Экономика и управление

Дата публикации: 18.12.2017 2017-12-18

Статья просмотрена: 5261 раз

Библиографическое описание:

Киселева, М. С. Преимущества и недостатки электронных систем коммуникации в организации / М. С. Киселева. — Текст : непосредственный // Молодой ученый. — 2017. — № 50 (184). — С. 155-157. — URL: https://moluch.ru/archive/184/47233/ (дата обращения: 06.12.2021).

Межличностные коммуникации, которые заключаются, главным образом, в устном общении и деловой переписке между двумя или более лицами играют важную роль, в том числе при реализации функций в бизнесе. Для этого созданы различные системы взаимодействия и правила организации коммуникаций в организации. В первую очередь это распространение информации между сотрудниками, руководством, партнёрами и клиентами.

Однако одной передачи информации недостаточно для эффективной работы организации. Основная цель коммуникаций заключается в скорости и качестве понимания передаваемой информации. В противном же случае могут возникать различного рода проблемы, как управленческого, так и организационного уровней. Несомненно, практически каждый сталкивался с ситуаций, когда необходимая информация поступала слишком поздно, либо трактовалась неверно, что приводило к возникновению новых проблем и потерям для бизнеса.

Учитывая изложенные факты, необходимо отдельно подчеркнуть, что в каждой организации должна проводиться работа по обеспечению сотрудников эффективными средствами коммуникаций и периодическая проверка их качества. Особенно это важно для крупных компаний со сложной и многоуровневой системой управления, а также для компаний, чьи подразделения и филиальные сети территориально удалены друг от друга. друга. К примеру, когда филиал организации находится на другом конце страны, многие устные распоряжения руководства из головного офиса могут доходить до него слишком долго, в результате возникающего временного лага сотрудники допускают ошибку и не виноваты в этом, но доказать это практически невозможно. В целях построения эффективной системы коммуникации в компании, необходимо рассмотреть существующие способы осуществления организационных коммуникаций. Их можно разделить на два типа: традиционные и электронные. Традиционные коммуникации включают в себя: собрания персонала, презентации, доску объявлений и почту. В условиях развития информационных технологий наибольший интерес представляют электронные коммуникации.

В результате технического прогресса в распоряжении людей появились электронные средства коммуникации. Они помогли изменить привычную систему взаимодействия в организациях, создали множество новых возможностей, а где-то даже изменили саму структуру управления в организации. Благодаря электронным системам стало проще децентрализировать управление, осуществлять его по-новому.

За счёт сети Интернет возросло количество пользователей, стало реальным организовывать общение людей в режиме реального времени на больших расстояниях с возможностью моментального обмена информацией. Всё это помогает экономить время и ресурсы организации.

На данный момент практически у любой компании есть свой веб-сайт, интранет, своя корпоративная почта для взаимодействия как внутри компании, так и за её пределами. Роль внутреннего портала компании (интранета) заключается в том,, что сотрудники оперативно получают информацию. Появляется возможность своевременно реагировать на изменения, которые происходят на рынке, отслеживать его тенденции, контролировать качество получаемой информации. За счёт этого компания может предотвращать опасные для бизнеса и репутации действия.

Также за счёт корпоративного сайта значительно упрощается взаимодействие в компаниях, у которых есть филиалы. То же можно сказать и про крупные организации, которые могут быть не разделаны территориально, но, тем не менее, имеют огромное количество отделов и подразделений.

Корпоративная почта является одним из самых распространенных инструментов для информирования сотрудников обо всех событиях и новостях в организации. Для этого практически у каждого сотрудника на рабочем компьютере установлена такая программа, как, например, MS Outlook. Со временем таких программ становится всё больше, как иностранного, так и отечественного производства.

Не смотря на множество очевидных достоинств такой системы, в ней есть и определённые недостатки. К примеру, если сотрудник будет получать больное количество писем полностью или частично одинакового содержания, то он может начать игнорировать их, либо система автоматически направит такие письма в раздел спам. Плюс ко всему, может возникнуть излишняя увлеченность работников перепиской.

Ещё одним недостатком внедрения таких систем является обязательное наличие соответствующего специалиста в IT-департаменте, способного устранить возникшую неполадку. В противном случае технический сбой или ошибка программы могут привести к блокировке работы как отельного сотрудника, так и всей компании.

Преимуществом использования электронных коммуникаций является возможность урегулирования внутренних конфликтов, а также выявления предпочтений сотрудников В частности, руководство может периодически проводить опросы (например, опрос с выбором места для проведения корпоратива) сотрудников и по результатам принять соответствующее решения. Также решение может быть размещено либо на внутреннем сайте, либо распространено по корпоративной почте. Цель — показать сотрудникам, что их мнение в компании имеет значение, и они были услышаны руководством.

Вместе с тем такое широкое распространение электронных средств коммуникации открывает возможности для менее общительных людей. Такие средства предоставляют им шанс высказать своё мнение по таким вопросам, по которым при живом общении они бы не рискнули сказать. Однако необходимо понимать, что электронная переписка не всегда гарантирует конфиденциальность.

Однако практически ни в одной компании электронные средства коммуникации не выступают единственным способом обмена информацией. Причиной этому является то, о чём уже упоминалось ранее: за большим потоком сообщений может потеряться что-то более важное. Примерно в 20 % случаев электронные сообщения дублируются на совещаниях или по телефону. Например, рассматривая систему коммуникаций в российских организация, можно заметить, что в большинстве случаев, руководство и сотрудники не могут полностью довериться электронному сообщению, а предпочитают уточнить его лично.

Электронная связь выигрывает у традиционных коммуникаций за счет сокращения времени и преодоления расстояния как барьера для осуществления корпоративной коммуникации.

Также в последнее время всё чаще используются и мобильные приложения — мессенджеры. Преимущественно их используют для создания групповых чатов отдела компании для моментальной передачи информации от руководителя. Плюсом для организации является то, что сотрудник может прочитать эту информацию не в любое время, а не только на рабочем месте, поскольку мобильный телефон у него практически всегда собой. А из-за простоты использования данный вид связи доступен сотрудникам довольно широкого спектра возрастов. Такой вид связи в основном не всегда регламентирован и может не является официальным, но, тем не менее, достаточно эффективен. Через них могут проводиться опросы сотрудников по вопросам проведения мероприятий, увольнений. И поскольку эта сфера развивается очень активно, руководству необходимо отслеживать основные тенденции и своевременно начинать их использовать в организации.

Неоспоримыми преимуществами мессенджеров перед прочими средствами электронной коммуникации являются:

1) Знание номера телефона того, с кем происходит общение. Номеров телефона у человека чаще всего не больше двух и он более долгосрочен, в отличие от адреса электронной почты, который легко сменить или забыть пароль.

2) Мгновенные уведомления на устройстве пользователя, то есть уверенность в том, что сообщение будет быстро прочитано гораздо выше. Это особенно важно для принятия оперативных решений.

3) Конфиденциальность — по сравнению с общением в прочих системах, в мессенджерах обеспечивается приватность необходимая для более личных вопросов.

4) В мессенджерах есть возможность оперативно пересылать, не только текст, но и изображения, видео, местоположение. Плюс ко всему, присутствует возможность позвонить при необходимости абсолютно бесплатно вне зависимости от региона, в котором находятся участники коммуникации.

5) Возможность общения в реальном времени и с задержкой, то есть если сообщение в мессенджере было отправлено в нерабочее время, то можно ответить как сразу, так и позже. Это считается более-менее приемлемым.

Такой способ коммуникации значительно упрощает процесс передачи информации, но одновременно с этим и может привести к обсуждению нерабочих и деструктивных тем. Поэтому главное, о чём необходимо помнить при использовании мессенджеров в общении с коллегами или клиентами это то, что, во-первых, необходимо следовать правилам делового этикета и не допускать неформальное общение. Во-вторых, соблюдать грамотность и пунктуацию в сообщениях, проверять их перед отправлением на наличие опечаток. Электронное общение значительно упрощает стиль письма, но при этом ошибки могут восприниматься как признак небрежности или даже необразованности собеседника. Как и во всех способах коммуникации, сообщения должны быть максимально ёмкими, грамотными, легко читаемыми и не содержать посторонней информации.

Значимым минусом таких коммуникаций является то, что они не всегда могут быть использованы сразу большим коллективом, а лишь группами в пределах 30 человек. В противном случае, может начаться путаница от переизбытка информации за короткий промежуток времени.

Возвращаясь к вопросу важности качества передаваемой информации, стоит сказать об эффективности коммуникаций. Эффективными коммуникации являются в том случае, если сообщение, которое отправитель передаёт другому человеку, интерпретируется так, как отправитель бы этого хотели. Факторы, способствующие эффективности коммуникации включают в себя поток и канал. Поток относится к направлению отправителем сообщения. Некоторые источники отмечают важность обратной связи в процессе коммуникации. Отзывы могут помочь не стать жертвой недопонимания, то есть по любому вопросу важно убедиться, что информация получена и понята, поэтому необходимо всегда убеждаться в том, как сотрудник и клиент понял полученную информацию. Здесь также возникает вопрос культуры коммуникации, который заключается в том, что значимые вопросы всегда надо уточнять, а также необходимо отвечать на полученный запрос. Например, в случае, если клиенту была отправлена информация по электронной почте, а он на неё никак не ответил, то может возникнуть предположение, что-либо сообщение не дошло, либо клиент не заметил его среди прочих писем, либо он забыл на него ответить. Но на самом деле, он мог не счесть необходимом на него отвечать. Подобная ситуация недопустима. Одним из важнейших элементов коммуникации является тот факт, что получатель должен дать ответ на входящее письмо (даже в краткой форме).

Подводя итог можно сказать, что электронные коммуникации прочно вошли в сферу бизнеса. В 21 веке они становятся доминирующем способом общения, стремительно развиваются, улучшаются. В чём-то они становятся проще и удобнее для пользователей, в чём-то сложнее. В совокупности выделенных преимуществ и недостатков электронной коммуникации можно выделить, что положительного влияния больше. Открывается множество возможностей для сотрудников и организации в целом. Особенно в части экономии ресурсов и времени. Но, несмотря на это, не стоит пренебрегать и традиционными способами коммуникации, в частности, личным общением.

Источник

Обзор средств электронных коммуникаций

Старооскольский кооперативный техникум

для студентов очного и заочного отделений

специальности 080501 Менеджмент

по дисциплине “Информационные технологии

тема “ОБЗОР СРЕДСТВ ЭЛЕКТРОННЫХ КОММУНИКАЦИЙ”

Рассмотрена на заседании

экономических дисциплин и

Протокол № ____ от ____________

1. Компьютерные сети.

2. Электронная почта (e-mail).

3. Электронная доска объявлений.

4. Телеконференция (или News).

Электронные коммуникации – это принципиально новый вид связи и информационного сервиса, превращающий наше общество в единое информационное пространство, позволяющий одновременно, в режиме реального времени, сотням тысяч пользователей ПЭВМ совместно решать одни проблемы, каждому пользоваться результатами трудов всего мирового сообщества, и просто общаться, не придавая значения расстояниям. Именно эти задачи призваны решать компьютерные сети.

Компьютерной сетью (сетью ЭВМ) обычно называют совокупность взаимосвязанных и распределенных по некоторой территории ЭВМ и коммутационных устройств.

Существующие сети принято в настоящее время делить в первую очередь по территориальному признаку.

1. Локальные сети (LAN – Local Area Network). Такая сеть охватывает небольшую территорию с расстоянием между отдельными ЭВМ до 2 км. Обычно такие сети действуют в пределах одного учреждения и могут быть связаны между собой при помощи глобальных сетей.

2. Глобальные сети (WAN – World Area Network). Такая сеть охватывает, как правило, большие территории (территорию страны или нескольких стран). ЭВМ располагаются друг от друга на расстоянии до нескольких сотен километров.

3. Региональные или корпоративные сети. Подобные сети существуют в пределах города, района или области. Такая сеть является частью некоторой глобальной сети и особой спецификой, по отношению к глобальным, не отличается.

Глобальная компьютерная сеть – это сложная структура, основанная на трех основных принципах.

Первый из них – наличие единого центра, ведающего координацией деятельности и развитием всей сети.

Второй – использование системы маршрутизации, позволяющей пакетам двигаться по цепочке узлов сети без дополнительного вмешательства человека.

Третий – применение единой стандартной системы адресации, делающей сеть “прозрачной” для внешних сетей, а последние – доступными для любой абонентской точки системы.

Основные виды услуг из числа тех, что представляют пользователю современные глобальные сети – электронная почта, работа с удаленными базами данных и т. д.

2. Электроная почта (e-mail)

Это наиболее распространенный и наиболее простой вид сервиса, предоставляемый сетями ЭВМ. Каждый клиент электронной почты получает адрес своего “почтового адреса”.

Сообщение, посылаемое по сети, как и обычное письмо, содержит адрес получателя и информацию об отправителе. Текст сообщения может содержать и файл данных. Сообщение, посланное электронной почтой, через какое-то время, возможно даже значительное, окажется в ЭВМ (в “почтовом ящике”) адресата, который прочитает сообщение тогда, когда сочтет нужным.

Имеются и дополнительные услуги – уведомление о вручении сообщения, уведомление о недопоставке сообщения. Через электронную почту могут быть реализваны многие другие услуги.

3. Электронная доска объявлений

Электронная доска объявлений (Bulletin Board Sistema, или сокращенна BBS) – это прикладная программа, установленная на главной (узловой) машине, оборудованной модемом. Пользователи подключаются к этой машине по обычным телефонным каналам или “телнетом” и регистрируются на ней. На диске этой ЭВМ выделена область, доступная всем пользователям – каждый может обратиться к этой области и записать туда свою информацию либо скопировать информацию оттуда на свою ЭВМ.

Благодаря этому каждый пользователь BBS может довести до сведения многих любое сообщение. Кроме того, дисковое пространство BBS разбито на отдельные зоны, называемые почтовыми ящиками (п/я). Каждый п/я закреплен за отдельным пользователем – к нему другие пользователи доступа не имеют.

Каждый пользователь (узел) сети имеет уникальное имя-адрес. Поскольку пользователей обычно много, то допускается использование топологии типа “звезда”, когда каждый пользователь по коммутируемым каналам связывается с локальным (промежуточным) центром обработки информации. Локальный центр связан с региональным центром, последующий – с национальным, хотя и допускаются нарушения “субординации” – пользователь может сразу связаться с региональным центром (или национальным). Связь между узлами сети осуществляется с помощью специальной программы-почтальона или на жаргоне “звонилки”.

Пользователь, обратившись в любой момент времени к общей части дисковой памяти либо к своему п/я, может ознакомится с объявлениями – всем доступной информацией и с адресованной лично ему корреспонденцией. В некоторых случаях эта программа предоставляет возможность пользователю обращаться к файлам, справочникам, записанным в памяти ЭВМ-BBS.

4. Телеконференция (или News)

Работая с электронной доской объявлений, “пользователь в принципе может послать сообщение с пометкой “всем, кому интересно”. Чтобы обмениваться информацией только с коллегами по интересам, достаточно подписаться на соответствующую конференцию. После этого на ваш компьютер хлынет поток (или ручеек – все зависит от темы) посланий по соответствующему вопросу. Человеческие интересы настолько разнообразны, что в каждой конференции существуют уровни и многочисленные подуровни, например: “развлечения / книги / детективы” или “животные / домашние / кошки”.

Под этим обычно понимают использование магистральных IP-каналов как транспорт для передачи речи. Шлюзом служит сервер доступа, в который можно зайти с обычного телефонного аппарата, затем в тональном выборе вводится индивидуальный pin-код и при совпадении осуществляется доступ к сервису – международной и международной голосовой связи. Минута разговора с другим континентом может оказаться существенно дешевле, чем при использовании обычной связи. В качестве – практически не уступает. Есть возможность осуществить подобное самому при помощи компьютера, оборудованного звуковой картой и доступом в Интернет. Запустив программу типа “NetMeeting” мы можем не только общаться, осуществляя передачу сообщений на терминал собеседника с клавиатуры, но и, включив микрофон и выносные колонки – поговорить через океан. При этом платить надо будет только за доступ в Интернет.

Источник

ЗНАЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОЙ КОММУНИКАЦИИ В ПОСТРОЕНИИ ВЗАИМООТНОШЕНИЙ

Многие люди, ведущие переписку по электронной почте, полностью удовлетворены уже тем, что имеют возможность знакомиться и разговаривать друг с другом. В исследовании общения, проведенном Парксом и Флойдом в 1996 году, было обнаружено, что около четверти (23,7%) испытуемых общались со своими партнерами, по крайней мере, три или четыре раза в неделю и около половины (55,4%) переписывались, по крайней мере, раз в неделю. Взаимоотношения по электронной почте привлекательны для некоторых деловых людей потому, что у них нет времени на «свидание в кафе». Люди, которые уже встречаются, поддерживают отношения при помощи электронной коммуникации, когда по работе или из-за учебы им приходится находиться далеко друг от друга.

Однако отношения с использованием электронных средств лишены многих преимуществ традиционных отношений: люди не испытывают ощущения физической близости, чаще они ничего не знают о том, как выглядит их партнер, к какой группе или слою общества он принадлежит.

Критикуя общение через Интернет, некоторые указывают на то, что при личном контакте большую роль играет эффект присутствия и имеется возможность непосредственной обратной связи. Кроме того, в большинстве электронных форм общения у людей нет возможности воспринимать невербальные сообщения.

Важно, что общение по электронной почте привлекательно для тех, кому трудно по тем или иным причинам установить прочные межличностные отношения. Поскольку человек планирует общение по электронной почте, у него есть возможность проявить вербальные навыки и чувство юмора в написании писем, не стесняясь своей внешности.

Типичные особенности общения в социальных сетях

1. Электронная коммуникация не столь интенсивна, потому что люди обмениваются только вербальными посланиями. Поскольку они не видят и не слышат своих партнеров по переписке, не воспринимают невербальные сигналы, сообщения можно неправильно интерпретировать.

2. Электронная коммуникация протекает медленнее, чем личный разговор, и поэтому у человека может быть больше времени подумать. Это лишает взаимодействие спонтанности, обычной для личного общения.

3. Участники электронной коммуникации не могут видеть друг друга. Электронные знакомые часто сохраняют свое имя в тайне, придумывают псевдонимы или новые имена.

4. В личных отношениях доверие устанавливается не сразу: мы знакомимся с человеком, начинаем с ним общаться, на основании его поведения мы принимаем решение, хотим ли мы перейти к более близким отношениям.

5. А в отношениях, которые мы устанавливаем по электронной почте, труднее оценить, можно доверять человеку или нет. Так как здесь утрачивается спонтанность и невербальная информация.

6. Кроме того, использование электронных средств связи для формирования отношений иногда провоцирует неэтичное поведение.

Основные элементы коммуникации:

Следует выделить кроме того и основные этапы коммуникации:

Зарождение идеи (формирование основной мысли/содержания)

Кодирование сообщения (запись)

Передача сообщения (отправление/пересылка)

Недостатки электронный коммуникации

1. Злоупотребление анонимностью. Довольно часто люди выдумывают вместо себя вымышленного персонажа. У электронных друзей и знакомых нет ни ответственности, ни обязательств, а без них невозможны никакие серьезные отношения.

2. Обман. Люди дают неправильную информацию о своей половой принадлежности, физических качествах и пишут о вымышленной карьере, социальном статусе. Как указывает Дженни Прис, «любой электронный роман может прекратиться, когда встреча в реальной жизни разрушит иллюзии» (2000 год).

3. Зависимость. Третья потенциальная проблема для молодежи – это зависимость от технических средств, то есть поведенческая зависимость, связанная с взаимодействием человека и машины. Соблазны электронного общения могут повлиять на ухудшение «обычных» межличностных отношений

Иностранный язык в рамках коммуникации

Иностранный язык является обязательной дисциплиной образовательной программы и должен реализовываться с применением как традиционных, так и информационных технологий образовательного процесса.На современном этапе высшие учебные заведения стоят перед необходимостью обучать иностранному языку не только как средству общения, но и формировать культурно-языковую личность готовую к межкультурному общению.

Практика показывает, что молодежь не только не готова к общению на иностранном языке, но даже порой не обладает необходимым лексическим минимумом, не знает элементарных правил грамматики, не говоря уже о фонетике или ритмике иностранного языка, затрудняется излагать свои мысли на иностранном языке, воспринимать иностранную речь, участвовать в устной коммуникации.

Однако с этой стороны, возможность электронной коммуникации открывает свои достоинства в данной проблеме. Возможность общения с контингентом других государств в социальных сетях позволяет совершенствовать навыки владения иностранным языком. Кроме того, наблюдаются такое достоинство, что вербальная информация легче воспринимается человеком, который не в совершенстве владеет иностранным языком.

Возникает еще одна интересная особенность. Речь о существовании в мире уже с десяток различных социальных сетей. Изначально электронная коммуникация была затруднена тем, что не носила глобального характера. Человек, который решил эту проблему – никто иной как Марк Цукенберг, создатель Facebook. Дело в том что в данной сети сотни миллионов пользователей со всего мира, и если российский студент желает попрактиковаться в коммуникации с иностранцем, скорее всего выберет именно эту сеть.

Однако отойдем от глобализации и придём к новой идее: которая заключается в том, что, то или иное государство имеет «свою основную сеть». И это будет очень актуально если обратить свой взор на «страны юга». Например: огромную репутацию приобрели такие российские сети как «Вконтакте», «Одноклассники», «Мой мир». Несомненно, что русский человек предпочтет для коммуникации именно ту сеть, которая приоритетна в его стране. Так идея в том, что существуют ли такие «основные сети» в государствах средней Азии, ближнего востока и других малых государствах? Создание такой «основной сети» принесет небывалый доход и даст людям возможность для электронной коммуникации внутри «своей сети».

Выводы

Таким образом, на современном этапе развития, человечество практически не представляет свою жизнь без электронной коммуникации. Использование электронных средств для коммуникации имеет свои достоинства и недостатки и споры о преобладании «минусов» над «плюсами» или наоборот не прекратятся никогда.

Особую опасность представляет злоупотребление анонимностью и обманом, когда по электронной почте переписываются дети. Многочисленные исследования показали, что в настоящее время более сотни миллионов детей и подростков до 18 лет поддерживают переписку по электронной почте. К сожалению, очень часто это перерастает в зависимость. Родители должны следить за тем, с кем общаются дети по электронной почте и с помощью специальных программ блокировать доступ к нежелательным сайтам.

Список литературы

Добрович А.Б. Общение: наука и искусство, изд. 2-е. – М.: «Знание», 1980. – 160 с.

Методика преподавания иностранных языков в высшей школе / под ред. С.Г. Тер-Минасовой. М., 2003. С. 36.

Болонский процесс: середина пути / под науч. ред. д-ра пед. наук, профессора В.И. Байденко. Исследовательский центр проблем качества подготовки специалистов: Рос. новый ун-т, 2005. 379 с.

Современный русский язык. Социальная и функциональная дифференциация. М., 2003.

Источник