в чем преимущества автоматизированной информационно справочной системы
Преимущества использования информационных систем на предприятии
Можно выделить следующие положительные стороны от внедрения информационных систем в организации:
2. Информационная система увеличивает эффективность и производительность. Например, в производственной организации информационная система может контролировать оборудование и немедленно извещать оператора при возникновении неисправностей. Результатом может оказаться продукция более высокого качества с меньшим количеством брака.
3. Информационная система предоставляет своевременную и надежную информацию, позволяя улучшить процесс принятия решений. Информация о продажах, собранная оптовым поставщиком, может помочь своевременно обнаружить спад в продаже отдельных товаров, давая возможность выяснить причины и принять меры.
4. Информационная система улучшает коммуникации. Находясь в командировках, дома или просто в другом здании, служащие могут использовать компьютеры для входа в сеть своей компании, чтобы посылать и принимать сообщения, просматривать файлы данных компании, исследовать проблемы, готовить презентации.
5. Информационная система улучшает использование знаний. Например, консалтинговые фирмы помогают своим клиентам планировать налоги, используя экспертные системы по налогообложению, в которых сконцентрированы знания лучших экспертов фирмы.
В любой фирме желательно иметь несколько локальных информационных систем разного назначения, которые взаимодействуют между собой и поддерживают управленческие решения на всех уровнях. На рисунке 1 изображен один из возможных вариантов.
Между локальными информационными системами организуются связи различного характера и назначения. Одни могут быть связаны с большим количеством работающих в фирме систем, и иметь выход во внешнюю среду, другие связаны только с одной или несколькими родственными. Современный подход к организации связи основан на применении локальных внутрифирменных компьютерных сетей с выходом на аналогичную информационную систему другой фирмы или подразделение корпорации. При этом пользуются ресурсами региональных и глобальных сетей.
Таким образом, применение информационных технологий на современном предприятии во многом предопределяет его дальнейшее развитие. Информационные продукты совершенствуют и рационализируют систему контроля оперативной деятельности компании (запасы и склад, закупки и продажи, финансы и затраты, дебиторская и кредиторская задолженность, ценовая политика), помогают управлять взаимоотношениями с заказчиками и поставщиками, контролировать процесс продаж. В результате их внедрения на предприятии происходит сокращение операционных издержек, получение дополнительных доходов вследствие увеличения оборота и роста инвестиционной привлекательности компании.
1. http://www.ecollege.ru/xbooks/xbook018/book/index/index.html?part- 006*page.htm
Преимущества автоматизированных информационных систем
АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ
Современное понятие информационной системы
В широком смысле информационная система есть совокупность технического, программного и организационного обеспечения, а также персонала, предназначенная для того, чтобы своевременно обеспечивать надлежащих людей надлежащей информацией.
В узком смысле информационной системой называют только подмножество компонентов ИС в широком смысле, включающее базы данных, СУБД и специализированные прикладные программы. ИС в узком смысле рассматривают как программно-аппаратную систему, предназначенную для автоматизации целенаправленной деятельности конечных пользователей, обеспечивающую, в соответствии с заложенной в нее логикой обработки, возможность получения, модификации и хранения информации.
Под информацией понимают совокупность знаний о фактах и зависимостях между ними.
Информационные системы по степени автоматизации можно разделить на автоматизированные и автоматические.
В автоматизированных информационных системах автоматизация может быть неполной, то есть требуется постоянное вмешательство персонала.
В автоматических информационных системах автоматизация является полной, то есть вмешательство персонала не требуется или требуется только эпизодически.
«Ручные информационные системы» («без компьютера») существовать не могут, поскольку существующие определения предписывают обязательное наличие в составе информационных систем аппаратно-программных средств. Вследствие этого понятия «автоматизированная информационная система», «компьютерная информационная система» и просто «информационная система» являются синонимами.
Итак, благодаря появлению ЭВМ стало возможным создание автоматизированных информационных систем (АИС), которые выполняют те же функции, что и обычные информационные системы, но обеспечивают большую эффективность за счет автоматизации основных процессов.
В целом, под автоматизированной информационной системой понимается совокупность информационных массивов, технических, программных и языковых средств, предназначенных для сбора, хранения, поиска, обработки и выдачи данных по запросам пользователей.
Накопление информации в АИС производится с использованием современных средств хранения информации (жестких дисков ЭВМ, flash-накопителей и др.). В связи с этим неизмеримо возрастает плотность хранения информации, по сравнению с информационными системами, в которых используются бумажные носители. Следовательно, тот же объем информации в АИС занимает существенно меньше места, что уменьшает затраты на создание и обслуживание хранилища информации.
Отбор информации при помощи АИС также занимает значительно меньше времени, а значит и средств, чем при использовании информационных систем на бумажных носителях. Наглядным примером здесь может служить электронная библиотека по сравнению с традиционной. Поиск в электронной библиотеке можно осуществлять по различным параметрам – авторам, названию, ключевым словам и т.п. Причем сам поиск выполняет ЭВМ, а, следовательно, он производится значительно быстрее, чем при ручном поиске в картотеке.
Вследствие большого преимущества АИС по параметрам быстродействия и эффективности, в настоящее время они используются практически во всех сферах человеческой деятельности: управление предприятием, учреждением, производством; наука, исследование, эксперимент; библиотечное дело; обучение; проектирование и т.д.
Преимущества автоматизированных информационных систем.
В АИСпроявляется возможность отображения на информационную плоскость всего, что происходит с организацией. Все экономические факторы и ресурсы выступают в единой информационной форме, в виде данных.
6.Влияние АИС на эффективность работы организации
Использование информационных систем оказывает влияние на многие характеристики организации. Ниже приведены некоторые из них.
1. Производительность труда (операционная эффективность). Для повышения производительности труда (скорости, стоимости и качества выполнения рутинных задач) в организациях применяют системы обработки транзакций. Например, для управления запасами на складе, чтобы сократить расходы, связанные с их содержанием определяется оптимальный запас изделий на складе, отслеживается текущее количество. Производительность труда в офисе повышается за счет применения текстовых редакторов, систем настольного издательства и презентационной графики.
2. Функциональная эффективность. Например, компания American Express, производящая кредитные карточки для повышения эффективности функций разрешения кредита, использует системы искусственного интеллекта, которые объединяют в себе мастерство лучших менеджеров по кредиту.
3. Эффективность бизнеса. Рыночные условия требуют от организаций постоянно изыскивать новые возможности для повышения конкурентоспособности. Весомые преимущества создаются за счет использования телекоммуникационных технологий, которые позволяют привлекать клиентов комфортными условиями, сокращением времени и стоимости их обслуживания, также повышать качество и оперативность работы менеджеров. Например, электронная коммерция, которая представляет собой обмен товарами между партнерами по бизнесу и включает электронный документооборот, электронную систему платежей и электронную торговлю. Увеличение эффективности бизнеса происходит через снижение стоимости и расширение потенциала рынка.
4. Качество обслуживания клиентов. Например, применение банкоматов, банкомат работает ежедневно 24 часа в сутки и позволяет снимать со счета наличные в любое время суток.
5. Создание и улучшение продукции. Продукция бывает двух видов: информационно-интенсивная и традиционная. Информационно-интенсивная продукция выпускается в банковской деятельности, страховании, финансовом обслуживании и т. п. На основе современных информационных технологий информационно-интенсивная продукция может быть создана и улучшена.
6. Возможность изменения основ конкуренции. Например, дистрибьютор журналов и газет, используя современные информационные технологии, фиксировал информацию о еженедельных поставках и возврате печатной продукции от каждого продавца и определил доход от единицы площади каждого издания для каждого продавца. После сравнения полученных результатов он произвел группировку их по экономически и этнически подобным районам и сообщил каждому из продавцов оптимальный для его района ассортимент изданий, что позволило существенно увеличить доход.
7. Закрепление клиентов и отдаление конкурентов. Информационные системы дают мгновенный доступ к информации о важнейших факторах, влияющих на достижение поставленных задач, и содействуют привлечению клиентов за счет клиентов конкурента. Например, банковские пластиковые карточки дают более надежную защиту от кражи наличных денег, поэтому клиент нередко выбирает именно тот банк, который предоставляет услуги в виде пластиковых карточек.
Современные информационно-справочные системы (ИСС) предоставляют возможности поиска наиболее оперативной информации, касающейся различных сторон деятельности предприятия
Информационно-справочные системы характеризуются следующими преимуществами:
-гарантированность достоверности информации;
-удобства работы с документами;
-наполнение базами по законодательствам, арбитражной практике, международным договорам, комментариям к законодательству; удобны перемещения по документам с помощью гипертекстовых ссылок;
-система поиска при помощи двухуровневого словаря ключевых слов;
-оперативность представления в виде обновлений баз новых версий или новых модификаций пользовательской оболочки.
Наиболее развитыми и распространенными ИСС в России являются «Гарант» и «Консультант-плюс».
ИСС «Гарант» включает следующие банки данных:
-Федеральные и региональные документы;
-Судебная и арбитражная практика;
Положительные характеристики системы «Гарант»:
1) справочно-правовая система «Гарант» представляет собой единый информационный банк, объединяющий в себе как юридическую, так и практическую информацию;
2) оперативность поступления документов;
3) глубокая юридическая обработка всех документов. Каждому документу соответствует справка, содержащая все его реквизиты (полное и точное название, дату принятия, наименование принявшего органа и пр.); выявление скрытых взаимосвязей и противоречий между обновленными и утратившими юридическую силу документами (предупреждает об изменениях и дополнениях, вносимых в документ, об утрате ими юридической силы, об имеющихся противоречиях в нормативных актах; указывает на технические недостатки; предоставляет список корреспондентов и респондентов к каждому документу);
4) сектуальность информации, а именно: весь информационный банк разбит на блоки, в соответствии с определенными тематическими критериями;
5) высокая степень аутентичности оригинала, т.е. отсутствие ошибок в текстах; высокая скорость поиска, т.е. практически мгновенно пользователям предоставляется запрашиваемая информация;
6) многофункциональная система поиска, кроме поиска документа по реквизитам и источнику опубликования, можно использовать поиск по толковому словарю и поиск по ситуации.
Более того, справочно-правовая система «Гарант» позволяет применить фильтрацию, что также ускоряет и облегчает поиск интересующей информации;
7) уникальная неформальная система поиска по ситуации. Данный вид поиска обеспечивает нахождение документов применительно к конкретному случаю, что является весьма важным моментом судейской работы;
8) в информационный банк включена база с нормативно-правовыми актами республиканского уровня.
Применяя функциональные возможности компьютерной программы, справочно-правовая система «Гарант» позволяет работать одновременно с несколькими документами.
В справочно-правовой системе «Гарант» можно найти не только нормативно-правовые акты и комментарии к ним, но и формы различных документов установленного образца, журнальные публикации научного характера, бизнес-справки и пр.
ИСС «КонсультантПлюс»открывает доступ к самым разным типам правовой информации: от нормативных актов, материалов судебной практики, комментариев, законопроектов, финансовых консультаций, схем отражения операций в бухучете до бланков отчетности и узкоспециальных документов.
Документы физически содержатся в Едином информационном массиве «КонсультантПлюс». Поскольку документы каждого типа имеют свои специфические особенности, они включаются в соответствующие Разделы информационного массива.
Названия разделов сформулированы таким образом, чтобы пользователь мог быстро сориентироваться и понять, какие документы в каком разделе находятся. Каждый раздел, в свою очередь, состоит из Информационных банков.
Информационные банки различаются полнотой информации и характером содержащихся в них документов. Это дает возможность при установке «КонсультантПлюс» гибко подходить к выбору объема информации, заказывая необходимые Пользователю информационные банки.
Информационный массив характеризуется как «единый», потому что при поиске документов и при работе с ними не нужно точно помнить и учитывать, в каком разделе содержатся необходимые документы. Более того, одновременно можно искать документы во всех доступных разделах, а при анализе документа переходить по связям в документы других разделов.
ИСС «КонсультантПлюс» более популярен, чем «Гарант», ввиду более обширной информационной базы и удобной системы поиска.
Преимущества использования автоматизированных систем делопроизводства и документооборота на современном этапе
Автор работы: Пользователь скрыл имя, 07 Июля 2013 в 19:01, курсовая работа
Описание работы
Целью данной работы является исследование основных принципов автоматизации регистрации документов в современной организации.
Задачи исследования работы:
раскрытие понятия и принципов регистрации документов;
исследование сущности автоматизации процесса регистрации документов, как ключевого инструмента повышения эффективности управления современной организацией;
исследование проблем практического использования систем автоматизации делопроизводства и документооборота в России.
Содержание работы
ВВЕДЕНИЕ 3
1. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ КАК ОДИН ИЗ ВИДОВ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ 5
2. АВТОМАТИЗАЦИЯ РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ, КАК КЛЮЧЕВОЙ ИНСТРУМЕНТ ПОВЫШЕНИЕ ПОКАЗАТЕЛЯ УПРАВЛЯЕМОСТИ СОВРЕМЕННОЙ ОРГАНИЗАЦИЕЙ 10
2.1. Цели автоматизации процесса регистрации документов 10
2.2. Формы автоматизации регистрации документов 12
2.3. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота 16
3. ПРОБЛЕМЫ ПРАКТИЧЕСКОГО ПРИМЕНЕНИЯ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ДОКУМЕНТООБОРОТА В РОССИИ 22
3.1. Преимущества использования автоматизированных систем делопроизводства и документооборота на современном этапе 22
3.2. Сравнение технологий делопроизводства 24
3.3. Сравнение систем по основным задачам делопроизводства и функциональным характеристикам 27
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 30
СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 32
Файлы: 1 файл
кур.Автоматизация регистрации документов(МИЭиП)-18тема.doc
Создание и внедрение системы автоматизации делопроизводства и документооборота (САДД) преследует достижение следующих целей:
1) в области обработки документов:
— обеспечение повышения оперативности и качества работы с документами, упорядочение документооборота, обеспечение контроля исполнения;
— создание условий для перехода от традиционного бумажного документооборота к электронной безбумажной технологии;
— создание необходимых условий для повышения доли интеллектуального производительного труда по содержательной и смысловой работе с документа ми и снижения трудозатрат на рутинные операции;
— обеспечение повышение качества документов, создаваемых в организации;
— исключение дублирования работы по вводу информации о документе на различных участках работы с ним;
2) в области контроля за исполнительской дисциплиной:
— обеспечение автоматизированного контроля за прохождением документов в подразделениях организации с момента их получения или создания до завершения исполнения отправки или оформления в дело, своевременное информирование сотрудников и руководства о поступивших и создаваемых документах, исключение потерь документов;
— обеспечение автоматизированного упреждающего контроля за своевременным исполнением документов, поручений высших органов государственной власти и управления, поручений и указаний руководства организации, оперативное получение информации о состоянии исполнения и месте нахождения любого документа;
— сокращение сроков прохождения и исполнения документов;
3) в области организации доступа к информации:
— обеспечение централизованного хранения текстов документов, подготовленных в электронной форме, и их графических образов, а также всех сопутствующих материалов (регистрационных карточек документов, резолюций, сопроводительных документов) с возможностью организации логического связывания документов, относящихся к одному вопросу, и оперативного поиска (подборки) документов по тематическому набору реквизитов.
Внедрение программной системы автоматизации делопроизводства и документооборота создает аппаратно-программную основу для единой системы САДД, охватывающей все подразделения организации. При этом достигаются следующие цели:
— единый порядок индивидуальной и совместной работы с документами в подразделениях организации;
— объединение потоков электронных документов между подразделения ми организации;
— использование общей для всех организаций системы индексации (нумерации) документов, общих справочников- классификаторов (таких как перечень организаций, номенклатура дел), единой формы регистрационно-контрольной карточки документов и т.п.;
— обеспечение унификации управленческой документации и сокращения количества форм и видов единообразных документов.
2.2. Формы автоматизации регистрации документов
Из важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:
— программная платформа ( система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура «клиент /сервер»);
— поддержка распределенной обработки информации;
— возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);
— открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;
— широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа ; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);
— возможность коллективной работы группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;
— возможность работы по « свободной» схеме (без жесткой фиксации маршрутов);
— возможности контроля за прохождением документов;
— наличие системы оповещения должностных лиц;
— возможность настройки системы под нужды конкретного заказчика (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;
— наличие средств регламентации доступа и криптозащиты;
— наличие средств оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;
— ориентированность на отечественную концепцию документооборота.
Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила заменить ручную карточную форму регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью ПЭВМ. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.
Компьютерная регистрация документов позволяет:
— внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;
— организовать децентрализованную (на рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:
— организовать на основе базы данных информационно- справочную работу;
— организовать эффективный контроль за исполнением документов.
Выводимые на экран компьютера регистрационные формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.
После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее текст также заносятся в электронную карточку. Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.
С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно–справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Процесс регистрации позволяет создать базу данных о документах и тем самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.
Поиск сведений по конкретному документу может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).
При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.
Сведения по неисполненному документу или по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ или в какое дело данный документ подшит.
Принципиальным решением является компьютерная сеть, связывающая компьютеры на рабочих местах в различных подразделениях организации. В этом случае сведения о работе с документами, вводимые с рабочих мест в подразделениях, могут автоматически собираться и накапливаться на сервере сети, формируя базу данных о состоянии и истории документооборота организации.
В идеале же она должна охватывать все рабочие места сотрудников, осуществляющих собственно работу с документами. В этом случае при минимизации трудозатрат делопроизводственного персонала обеспечивается полный контроль над документационной деятельностью организации в реальном масштабе времени.
2.3. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота
Исследуя основные функции систем автоматизации делопроизводства, можно выделить некий минимальный набор характеристик, которым должна соответствовать полноценная система автоматической регистрации документов.
Рассмотрим основные функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота:
Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом того, что необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности.
3. проблемы практического применения систем автоматизации делопроизводства и документооборота в России
3.1. Преимущества использования автоматизированных систем делопроизводства и документооборота на современном этапе
Внедрение АС ДОУ имеет следующие ярко выраженные положительные стороны:
1. Во всех подразделениях и в организации в целом вводится унифицированная, формализованная и строго регламентированная технология делопроизводства.
2. Организация становится полностью управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.
3. Поскольку компьютерная сеть может охватывать не только центральный офис организации, но и ее территориально- удаленные подразделения, то управляемост ь может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.
4. Система автоматизации делопроизводства, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами. В результате уменьшается зависимость организации от персонала как физического носителя технологических знаний и правил работы с документами.
4. Ускоряется прохождение документов по организации, особенно при организации электронного документооборота.
5. Снижается трудоемкость делопроизводственных операций. При этом, однако, нужно иметь в виду, что необходимость ввода полной и точной информации о документе, скажем, при его первичной регистрации может потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.
При этом основным фактором, сдерживающим повсеместное внедрение таких систем, по-прежнему остается российская действительность. Это иногда недостаточный уровень компьютеризации, а также значительная дороговизна программных пакетов. Кроме того, внедрению новых технологий мешает низкий уровень делопроизводственной грамотности и культуры в организациях (как исполнителей, так и руководителей), непонимание содержания, роли и места АС ДОУ в деятельности организаций. В результате, зачастую, дорогостоящие компьютерные сети используются с далеко не полной загрузкой, не затрагивая задач управления организацией, к которым, в первую очередь, относится управление документационной деятельностью.