в чем особенность оформления телефонограммы
В чем особенность оформления телефонограммы
3.8. Особенности оформления и передача телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм
3.8.1. Телеграммы посылаются только по срочным вопросам и лишь в случаях, когда другим способом передать информацию нельзя.
Адрес телеграммы печатается отдельной строкой.
При адресовании телеграммы в четыре адреса и более прилагается список рассылки, составляемый и подписываемый исполнителем.
Все цифровые данные в тексте пишутся словами. Проценты обозначаются следующим образом: 42 зпт 4 процента.
Конец текста телеграммы заканчивается точкой «тчк». Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрами, так как в конце текста отделом документационного обеспечения проставляется регистрационный исходящий номер. После исходящего номера телеграммы с новой строки указываются должность и подпись. В нижней части телеграммы под чертой указываются обратный телеграфный адрес управления, таможни (таможенного поста); должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму; дата отправки, фамилия и номер телефона исполнителя.
Текст ответной телеграммы начинается с указания исходящего номера телеграммы, на которую дается ответ, без добавления слов «номер», «Ваш», «На Ваш».
Визирование телеграмм аналогично визированию писем.
Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца.
Телеграммы сдаются в отдел документационного обеспечения на подпись руководству управления, таможни (таможенного поста) и отправку в двух экземплярах с визой исполнителя на копии, которая подшивается в дело.
Телеграммы с одним и тем же текстом и подписью, адресованные в несколько пунктов и адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся в управлении, таможне (таможенном посте), указываются все адреса и прилагается список адресатов.
Телеграммы, поступившие в адрес таможенного органа и его подразделений, регистрируются в отделе (отделении, группе) документационного обеспечения, передаются на рассмотрение руководству таможенного органа или структурных подразделений.
3.8.2. Передача оперативной информации в таможни, таможенные посты и другие организации, имеющие телексную связь, осуществляется в виде телетайпограмм.
Требования к оформлению и написанию реквизитов телетайпограммы (адресат, текст, подпись, номер, наименование и адрес таможенного управления, таможни (таможенного поста)) аналогичны требованиям, предъявляемым к телеграммам.
Частью реквизита «Адресат» телетайпограммы является номер телетайпа, принадлежащего адресату.
Визирование и подписание телетайпограммы аналогично визированию писем.
Телетайпограммы сдаются на телетайп в одном экземпляре независимо от числа абонентов с приложением списка абонентов.
Исходящие телетайпограммы регистрируются оператором в журнале (приложение 14) и подшиваются в дело. Исполнитель получает копию телетайпограммы, на которой оператором проставляется отметка о времени и дате передачи сообщения.
Входящие телетайпограммы учитываются в журнале (приложение 14) и передаются в отдел (отделение, группу) документационного обеспечения для последующей регистрации и исполнения.
3.8.3. Факсимильная связь обеспечивает передачу информации с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и т.д.) и прием этой информации в виде копии факсимиле.
Отправляемые документы должны быть выполнены черным цветом, иметь четкое и контрастное изображение.
Объем передаваемого документа не должен превышать пяти листов.
На передаваемом документе в верхнем правом углу проставляется отметка «Факс с досылкой» или «Факс без досылки». Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы, за исключением случаев, предусмотренных п. 2.2 настоящей Инструкции.
В нижнем левом углу лицевой стороны последнего листа документа указываются фамилия и номер телефона исполнителя.
Подписанный документ регистрируется (проставляются исходящий номер и дата). После этого документ поступает к оператору для передачи.
Тексты документов с пометкой «Для служебного пользования» передавать запрещается.
Документы, предназначенные для отправки, подлежат обязательному учету в журнале (приложение 14). После передачи информации подлинники документов возвращаются исполнителю с отметкой о времени отправки.
Поступившие в управление, таможню, таможенный пост со статусом юридического лица факсограммы подлежат обязательному учету в журнале (приложение 14).
3.8.4. Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи, записывается (печатается) получателем и должен включать не более 50 слов.
Требования к изложению текста телефонограмм аналогичны требованиям к изложению телеграмм и телетайпограмм.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается лицом, от имени которого она передается.
Подписанные телефонограммы регистрируются; после передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего (приложение 15). Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
Переданные телефонограммы подшиваются в хронологическом порядке в отдельное дело. Если телефонограммой подтверждается исполнение какого-либо документа, то ее копия приобщается к этому документу.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
После исполнения первый экземпляр телефонограммы с отметкой о выполнении поручения руководства подшивается в дело по вопросному принципу в соответствии с номенклатурой дел.
3.8.5. Исходящие телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы подписываются руководством таможенного органа.
Ответственность за содержание информации, передаваемой по каналам телексной и факсимильной связи, правильность оформления документов возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего структурного подразделения.
3.8.6. Срочные документы, поступившие из ГТК России, доводятся до таможен и таможенных постов в день получения также в виде телеграммы, телетайпограммы, факсограммы, телефонограммы с последующей досылкой самого документа.
3.8.7. Сообщения, передаваемые электронной почтой (ЭП)
Электронными сообщениями (письмами) называются документы, передаваемые по каналам ЭП, которая позволяет осуществлять обмен данными между средствами ЭВТ, анализ, обработку, хранение полученных и отправленных сообщений.
Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране ЭВМ или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).
В системе ЭП предусмотрены следующие операции с письмами: поиск, копирование, отбор по заданному критерию.
Электронное сообщение состоит: из адреса или нескольких адресов получателей; заголовка, содержащего служебную информацию; текста.
Требования к оформлению документов, посылаемых ЭП, аналогичны требованиям, изложенным в подразделе 3.4.
Требования к составлению и оформлению телефонограмм
Телефонограмма– это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:
Должность, фамилия сотрудника, предавшего телефонограмму, и номер его телефона
Должность, фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, и номер его телефона
Дата, номер телефонограммы Время передачи Текст телефонограммы
Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма
Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы
54. Первичные и сложные комплексы документов.
Комплекс документов – это совокупность документов, объединенных по одному или нескольким признакам: логическому, тематическому, географическому и др. Комплексы документов можно разделить на первичные и сложные.
Первичный комплекс документов – это обособленная единица для формирования документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности.
Документы, которые создаются в результате деятельности учреждений, организаций, предприятий для удобства работы с ними, хранения и поиска подлежат систематизации и упорядочению в соответствии с нормативно-методическими требованиями и разработанными классификаторами. В этих целях исполненные и завершенные делопроизводством документы объединяется в первичные комплексы документов. Основным видом первичных комплексов документов на бумажном носителе является: дело.
Дело– совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Дело может иметь несколько томов, или состоять из одного документа.
В архивном деле первичные комплексы документов обозначаются термином «единица хранения».
Документы учреждения, организации, предприятия представляют собой систематизированный комплекс, сформированный с целью хранения и использования в оперативной деятельности. В документоведении и архивоведении такой комплекс принято называть документальным фондом. В документальный фонд входит всю документированная информация, образующаяся в деятельности учреждений, организаций, предприятий, независимо от ее ценности, формы представления, типа материального носителя и т.д.
Сложные комплексы (документальный фонд) – совокупность документов, образованных в деятельности юридического или физического лица. Такое лицо называется фондообразователем.
Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица.
Юридическое или физическое лицо, в деятельности которого образуется документальный фонд, называется фондообразователь.
Признаками фондообразователя являются:
— его организационная (функциональная) обособленность, которая отражается в наличии правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;
— наличие самостоятельного баланса (сметы);
— наличие расчетного счета в банке;
— наличие штатного расписания, печати, собственных бланков;
— для физического лица – наличие документов, создаваемых в процессе его жизни и деятельности.
Часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное или культурное значение и представляющая собой архивные документы, составляет архивный фонд.
Архивный фонд – это учетная классификационная единица, представляющая собой совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой, а также приравненные к нему совокупности архивных документов, оформленные или сложившиеся по определенным основаниям.
Архивный фонд – это совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой.
Разновидностью архивного фонда является архивный фонд организации, состоящий из архивных документов, образованных в деятельности одного юридического лица.
Архивный фонд личного происхождения (иногда используется термин «личный фонд», «личный архив», что недопустимо), состоящий из документов, образованных в процессе жизнедеятельности лица, семьи, рода. Персональные собрания документов выдающихся деятелей литературы и искусства, в которые включены документы этих деятелей вне зависимости от того, к какому фонду они должны относиться по правилам фондирования, а также документы о данных лицах.
Объединенный архивный фонд – состоящий из документов, образовавшихся в процессе деятельности двух или более фондообразователей, имевших между собой исторические и (или) логически обусловленные связи:
— однородность и преемственность деятельности;
— единство объекта и времени деятельности и др.;
— для физических лиц – родственные, профессиональные, творческие, деловые связи и отношения.
Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам: тематическому, номинальному (название вида документа), объектному, авторскому и другим.
Архивные коллекции делятся на:
— поступившие в архив в уже сложившемся виде;
— образованные в самом архиве из отдельных документов.
Особенности оформления телеграмм и телефонограмм.
Телеграмма предназначена для передачи текста по телеграфной сети общего пользования. Используют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по сравнению с почтой) доставка док-та получателю.
Виды: По адресату: обыкновенные, правительственные, пресса, международные.
По сроку доставки: обычная (6 часов), срочная (3 часа), молния (1 час).
По специальным пометам: простая, информацией особого сведения (с оплаченным ответом, заверенная, с уведомлением о вручении или доставки).
Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), фамилию должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес организации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дату.
Текст телеграммы печатают без абзацев и переноса слов. Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой форме. Текст излагается кратко, без союзов и предлогов, частиц (кроме частицы «не»), с сокращенными знаками препинания: ТЧК, ЗПТ, КВЧ, ДВТЧ, СКБ, НР. Все цифровые данные пишутся словами, не используются сложные предложения. Необходима только конкретная информация, отражающая сущность вопроса. Сочетание букв и цифр допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов.
Телефонограмма: пережиток или реальность?
Основная задача телефонограммы
С помощью телефонограмм обычно передаются следующие сведения:
Главная цель телефонограммы – документально зафиксировать факт передачи оперативной информации. Об этом говорит, например, п. 4.5.4 Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС РФ от 18.10.2004 № 160: «Телефонограммы используются для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления».
Не следует использовать телефонограмму, когда могут возникнуть спорные ситуации, которые связаны с содержанием и самим фактом передачи документа и которые могут дойти до судебного разбирательства (исключение составляют случаи, когда использование телефонограммы оговорено нормативными правовыми актами, например, в п. 3 ст. 121 АПК РФ). Ведь при передаче телефонограммы у автора документа нет документального подтверждения получения ее адресатом, а адресат не получает оригинал документа с подписью автора (выполнение этих двух условий способен обеспечить другой вид документа – письмо).
Телефонограмму скорее нужно рассматривать как дополнительный аргумент в судебном споре, а не как единственный и достаточный. Лучше всего ее использовать для решения задач, не выходящих за пределы родной организации / ведомства.
Требования к оформлению
В практике делопроизводства сложился способ оформления телефонограмм, который несколько варьируется в разных ведомствах и организациях. Жестких требований нет. На общефедеральном уровне есть только рекомендации. Поэтому если ваша организация / группа компаний / ведомство активно используют телефонограммы, то регламентация такой работы во внутренних документах становится необходимой.
В качестве примера можем привести методические рекомендации ВНИИДАДа.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
Телефонограммы рекомендуется использовать для оперативного решения вопросов в случаях, когда сообщения, передаваемые по телефону, требуют документального оформления. Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.).
Отправляемая телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или иным должностным лицом.
Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то к ней должен прилагаться их список с указанием номеров телефонов.
В тексте не следует употреблять труднопроизносимые слова и сложные обороты.
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
Поступающая в организацию телефонограмма записывается принимающим на стандартном бланке или на чистом листе с соблюдением стандартных правил оформления.
За последние год-два принят целый ряд документов, утверждающих формуляры и журналы учета телефонограмм (обычно в составе ведомственных инструкций по делопроизводству). Например, см. приказ Роспотребнадзора от 27.08.2012 № 871, приказ Росстата от 05.03.2012 № 55 (в ред. от 24.05.2012), приказ Ростехнадзора от 30.06.2011 № 340, приказ ФТС РФ от 18.10.2004 № 160 и др.
3.5.3.1. Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется работником службы делопроизводства устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.
Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).
3.5.3.2. Текст телефонограммы (не более 50 слов) составляется отправителем как документ на бумажном носителе в одном экземпляре и подписывается начальником подразделения или ответственным исполнителем, передается по телефону и записывается получателем. В телефонограмме следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.
3.5.3.3. Отправляемые телефонограммы исполняются на чистом листе бумаги с указанием следующих реквизитов: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы, должность, фамилия, подпись лица, от имени которого передается телефонограмма.
3.5.3.4. Отправляемые телефонограммы записываются по следующей форме: должность, фамилия должностного лица, передавшего телефонограмму, и номер его телефона; должность, фамилия лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время передачи; текст телефонограммы; подпись лица, принявшего телефонограмму, и входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.
3.5.3.5. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней должен быть приложен указатель рассылки с указанием номеров телефонов, по которым она должна быть принята.
3.5.3.6. Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателями на специальном бланке (Приложение № 47) или записываются в журнале со следующими реквизитами: должность, фамилия работника, принявшего телефонограмму, номер его телефона; должность, фамилия работника, передавшего телефонограмму, номер его телефона; дата, номер телефонограммы; время приема; текст телефонограммы, должность и фамилия лица, от имени которого принята. Поступившие телефонограммы оперативно передаются руководителям, которым они адресованы.
3.5.3.7. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки или с помощью звукозаписывающей аппаратуры, или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана.
3.5.3.8. Поступившие телефонограммы регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем незамедлительно передаются на рассмотрение в соответствии с установленным порядком.
3.5.3.9. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:
исходящим регистрационным номером телефонограммы;
должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;
входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.
ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ТЕЛЕФОНОГРАММ
Телефонограмма — разновидность телеграммы: разница заключаете! лишь в способе передачи и приема текстовой информации, поскольку в этом случае нет необходимости в услугах третьих организаций, например почтового ведомства, выполняется голосовая передача текста по телефону сотруднику ваших партнеров, записывающему слова на другом конце телефонной линии.
Другими отличиями являются более высокая скорость передачи информации, возрастание ее объема при передаче за один прием.
Недостатком телефонограмм является техническое обеспечение процесса передачи (качество телефонной связи).
Определенными навыками должен обладать сотрудник, отвечающий за работу с телефонограммами: он должен обладать некоторыми творческими задатками для написания текста, звучным голосом и прекрасной дикцией для последующего воспроизведения написанного, а для исполнения роли принимающей стороны — обладать хорошим слухом и сноровкой, позволяющей ему одинаково хорошо управляться и с телефонным аппаратом, и канцелярскими принадлежностями.
Передача и прием телефонограмм осуществляются по специальному «Журналу телефонограмм»: первый раздел журнала служит для записи поступающих в адрес организации телефонограмм, второй раздел — для оформления текста телефонограмм, подлежащих отправке (передаче).
Структура телефонограммы незначительно отличается от структуры телеграммы и включает в себя: полное наименование адресата (адрес не указывается, поскольку вы доставляете информацию непосредственно в стены организации);
¦ основной текст (в пределах 1000 знаков, или 9—12 предложений); полное наименование отправителя; фамилию лица, передавшего информацию, номер телефона, с которого телефонограмма отправлена; дата и время окончания передачи.
Правила подачи информации в телефонограмме практически совпадают с телеграммными. Текст телефонограммы должен быть написан максимально четко и аккуратно — именно от этого зависит, насколько верно будет истолкована телефонная информация.
При м cj) тел еф о ног р а м м
«Начальнику опытного производства завода № 23 Сергееву* 23 ноябри с. 1. с 9 до 16 часов будет прекращена подача горячей йоды в цеха производства и жилые дома 3, За, Зв и 7 заводского поселка* Прошу известить ой этом соответствующих должностных лиц и коменданта поселка*
Подписал: начальник ТЭЦ-3 Гусейнов*
Передала Смирнова, тел* для справок 4-50-90,
22 ноября 2002 г., 16*30»*
«Дирекции радиовещания г. N-ска — директору радиоузла Бабину.
13 февраля с* г* п малом зале здания администрации города заместитель главы администрации проводит совещание в евши с организацией 15 февраля памятных мероприятий по случаю годовщины Вывода ОВК из Республики Афганистан* Просим прислать представителя для решения вопросов но организации радиовещания с места проведении мероприятий*
Начало совещания — 15 часов* Вход в здание — по документам, удостоверяющим личность* Фамилию Вашего представителя сообщите но тел* 22-00-09 сегодня до 18 часов*
Подписал: помощник главы администрации Переверзев* Передала Нифонтова, тел. для справок 22-00-09*
И феврали 2002 г., 10.00»*
«Командиру отдельного батальона дорожио-поегшюй службы Сан ко.
В свази со следованием через ‘территорию области автомобильного кортежа с правительственной делегацией Республики Корея прощу Вас и период с 22 по 24 апрели с. и принять дополнительные меры по обеспечению безопасности дорожного движения на трассах М19 (5—111-й км) и М47 (165—220-й км).
Быть roman,ш доложить мне о пршшшх мерах завтра к 12 часам* Время проезда делегации сообщу при встрече.
Подписал; t-й заместитель начальника ГИБДД области генерал-майор Калюжный.
Передал: ст. лейтенант ГИБДД Грмолаенко, тел* для справок 45-30-78, 20 апреля 2002 i м 23*30»*
При приеме телефонограммы сотрудник обязан повторить ее текст по сделанной в «Журнале телефонограмм» записи и убедиться, что прием произведен верно, без искажений.
Текст принятой телефонограммы представляй гея на доклад, как правило, кому она адресована, а в безотлагательных ситуациях — лицам, замещающим адресата.
Сотрудник, отвечающий за передачу текста телефонограммы, обязан указать в своем «Журнале. » (в разделе передачи) фамилию лица, принявшего телефонограмму.
Общие правила передачи служебной информации по телефону: ведение посторонних переговоров по служебным телефонам недопустимо, за исключением самых безотлагательных случаев; во время разговора по телефону в помещении (в непосредственной близости от говорящего) должно быть тихо, что позволит правильно и в полном объеме принять (передать) служебную информацию; присутствие других лиц при ведении служебных переговоров по телефону крайне нежелательно — в этой ситуации неловкость испытывают и тот, кто ведет беседу, и тот, кто выступает в роли невольного ее свидетеля; деловая беседа по телефону не должна длиться бесконечно: как правило, для нее достаточно 2—3 минут. Более обширные вопросы целесообразно решать в ходе личных встреч, сели, конечно, этому не препятствуют некие особые обстоятельства, расстояние или нехватка времени; если плохая связь, необходимо предупредить собеседника о повторной связи, Б случае произвольного разъединения на линии перезванивает тот, кто звонил. Завершающее слово в разговоре по телефону также принадлежит его инициатору; необходимо избегать обмена информацией конфиденциального характера по телефону.