номер фонда это в архиве
Электронный проект «Архивы – школам»
Возле заголовков документов на нашем сайте вы видите непонятные обозначения, вроде такого:
ГА РФ. Ф. 111. Оп. 5. Д. 669. Л. 342, 347–347 об., 374.
Что это значит и зачем мы это пишем?
Это называется «архивный шифр» и служит точным адресом документа.
Расшифровываются буквенные сокращения так:
Государственный архив Российской Федерации. Фонд 111. Опись 5. Дело 669. Листы 342, 347–347 оборот, 374.
Все равно непонятно? Давайте разбираться.
Представьте себе огромное здание, в котором десятки больших хранилищ заставлены стеллажами с документами. Речь идет зачастую о сотнях тысяч дел и миллионах листов. Их, конечно же, нужно сохранить в целости. Но в них еще нужно как-то ориентироваться, знать, где что лежит, уметь быстро найти нужное. Как придумать такую систему классификации документов, чтобы их было легко найти, чтобы вновь поступающие части архивов (например, дела какого-то учреждения за следующие несколько лет) легко соединялись с предыдущими, чтобы связанные друг с другом документы не оказались разрозненными? Этим вопросом много занимались теоретики архивоведения в конце XIX – начале XX в. И пришли к убеждению, что лучший способ – это хранить архивы в соответствии с так называемым «принципом единства происхождения». На самом деле, это очень простая и логичная система. Архивы сохраняются так, как они сформировались – как архивы учреждений или частные, фамильные (человек или учреждение, к которым восходит данный архив, называется «фондообразователь»).
Вы, наверное, уже заметили, пока это читали, что слово «архив» имеет два значения: 1) архив как учреждение, где хранятся архивы, 2) архив как комплекс документов одного фондообразователя: архив писателя, поэта, ученого, архив дворянской семьи, архив завода, министерства, правительственного учреждения. Чтобы отличать первое от второго, архивисты пользуются термином «фонд». Фонд – это и есть архив во втором смысле, архив человека или учреждения, хранящийся в государственном архиве. Каждому фонду присваивается свой номер.
Фонд может быть маленьким, всего из нескольких папок («дел»), а может быть и очень большим, из тысяч и десятков тысяч дел. Дело – это документы, хранящиеся в особой папке, или конверте, и имеющие общий заголовок и номер по описи фонда. Листы в каждом деле обязательно пронумерованы, причем, в отличие от книжных страниц, в архивах принято ставить номер именно на листе. В книжке номер есть на каждой страничке, и на лицевой стороне, и на оборотной. Получается, что на листе книги (физическом листе бумаги) стоит два номера, по одному на каждую страницу. В архивах так не делают, номер ставят только на лицевой стороне – каждому физическому листу бумаги один номер. А если при цитировании нужно сослаться на текст, расположенный на обороте листа, то так и пишут, как в нашем примере: Лист 347 оборот (Л. 347 об.)
Остается объяснить, что такое «опись». Опись – это перечень дел фонда, по порядку, с номером дела и заголовком. А теперь представьте себе, что существует большое учреждение-фондообразователь, которое каждый год (ну, или раз в несколько лет) сдает в государственный архив новую порцию своих документов. То есть этот фонд постоянно пополняется. Тогда поступают так: на документы, сданные за один раз, составляют опись и дают ей номер, и документы в ней нумеруют по порядку (обычно их располагают группами по годам и структурным частям учреждения: материалы секретариата, отдела кадров, других отделов). Когда придет следующая порция документов, на них составят новую опись, дадут ей следующий номер (например: опись 2), и в ней снова пронумеруют дела по порядку, начиная с 1. При этом обе описи, и все последующие, будут относиться к тому же самому фонду. Вот и получается наш архивный шифр: название архивного учреждения, номер фонда, номер описи, номер дела и номера листов.
ГА РФ. Ф. 111. Оп. 5. Д. 669. Л. 342, 347–347 об., 374.
Архивный шифр — что это такое и как его расшифровать
Каждому документу, подлежащему хранению в архиве, независимо от типа носителя, присваивается определенный шифр. Это позволяет упростить процедуру поиска дела, так как определяет ее местонахождение среди стеллажей. Архивный шифр представляет собой буквенное и числовое обозначение, которое наносится работниками архива на единицу хранения для учета и идентификации.
Шифр — это своеобразный поисковый адрес конкретного документа или дела, используемый в качестве ссылки при работе с архивными данными. Шифр наносится на обложку дела в левом углу снизу и формируется по установленным правилам.
Архивный шифр включает в себя следующие сведения:
В зависимости от масштабов архива и правил присвоения архивных шифров, на обложке также может указываться номер коробки или количество листов.
В качестве примера можно привести следующее обозначение, проставленное на обложке дела:
Где Ф – номер архивного фонда, Оп. – № архивной описи, Д. – № дела.
Сначала указывают наименование организации, где хранится определенный документ. Если учреждение входит в число источников комплектования Архивного Фонда РФ, то документы сдаются в государственный архив на постоянное хранение после выполнения надлежащего оформления и проверки правильности формирования дел.
Единицей хранения принято обозначать обособленный документ или их сборник, который имеет самодостаточное значение.
Архивным фондом называют совокупность документов фондообразователя. В его роли могут выступать государственные и местные органы, организации и фонды личного происхождения. Каждому из них в архиве присваивают уникальный номер. В фонде могут содержаться тысячи дел.
В описи обозначается номер, заголовок и количество листов в деле. На завершенные дела независимо от сроков их хранения, прошедшие экспертизу ценности, необходимо формировать опись. После истечения сроков архивные документы уничтожаются.
Опись определяется как определенным образом сформированный архивный справочник, который содержит систематизированную совокупность единиц хранения и предназначен для их учета и закрепления принципов систематизации.
Опись дела вмещает в себя титульный лист, описательную статью и относится к категории учетных документов, поэтому является частью научно-справочного аппарата. В ней перечисляются заголовки и дополнительные сведения о составе единиц хранения. Если в фонде произошли некоторые изменения, то это должно быть зафиксировано в учетных документах.
В дело складываются документы, которые впоследствии подшиваются в общую папку, и им присваивается единый заголовок. Листы должны быть пронумерованы на лицевой стороне. Номера проставляют простым карандашом.
Листы в делах с постоянными и долговременными сроками хранения необходимо нумеровать для обеспечения удобства работы с ними в дальнейшем и обеспечения сохранности документов. Иллюстративные материалы необходимо нумеровать на оборотной стороне листа в левом верхнем углу.
Результаты нумерации листов фиксируются архивистами в доверительной записи, расположенной на последнем листе. В ней указывают цифровым обозначением и прописью количество пронумерованных листов, а также число листов внутренней описи, литерных и пропущенных номеров.
На этапе подготовки дел к сдаче в архив работниками архива заблаговременно проверяется корректность формирования и соответствие количества, включенных в опись дела, числу дел, которые были заведены, если основываться на тех сведениях, что указаны в номенклатуре дел.
Дела, выдаваемые из архивного хранилища во временное пользование читателям для ознакомления или сторонним организациям, должны обладать архивным шифром, включать пронумерованные листы и лист-заверитель дела. Взамен выданных единиц хранения необходимо размещать карту-заместитель.
Помимо оформления обложек дел на бумажных носителях, в настоящее время существует потребность в ведении электронной документации. Архивный шифр должны содержать и документы, созданные в электронной форме и внесенные в информационную архивную систему.
Подготовка электронных документов к сдаче в архив для временного или вечного хранения предполагает проведение проверки физического состояния носителей и запись на них файлов, составление описания, проставление архивных шифров в соответствии с архивной описью, а также оформление сопроводительной документации с указанием сведений о рассматриваемом документе. Архивный шифр документа является обязательным условием при составлении описания контейнера документа.
Номер фонда это в архиве
2.1.4.1. Формирование дел фондов
Каждое дело фонда имеет свой номер, соответствующий номеру фонда, на который оно заведено. Дело объединенного архивного фонда состоит из дел фондов, которые вошли в его состав. Формирование каждого такого дела аналогично формированию дела архивного фонда. Дела фондов должны храниться в порядке этих номеров.
Вторая группа – документы, фиксирующие изменения в составе и объеме архивного фонда. Это акты приема-передачи архивных документов (на хранение в данный архив или в другой архив), в том числе электронных документов; о выделении архивных документов к уничтожению, в том числе единиц хранения электронных документов; об обнаружении или необнаружении архивных документов, в том числе электронных документов, пути розыска которых исчерпаны; об изъятии подлинных единиц хранения, архивных документов; о выдаче архивных документов во временное пользование; о неисправимых повреждениях архивных документов, в том числе единиц хранения электронных документов; описания архивных документов, переработки описей; возврата архивных документов, в том числе электронных документов, собственнику и другие) ( см. п. 2.2 ).
В состав этой группы включаются также акты о рассекречивании архивных документов.
Все перечисленные акты нумеруются в валовом порядке в рамках видовой группы актов в пределах одного дела фонда.
Третья группа – документы, отражающие порядок работы с архивным фондом. Сюда входят: копия характеристики архивного фонда, которая составляется для путеводителя или иного справочника, инструкции по работе с документами архивного фонда, в том числе по усовершенствованию и переработке описей (в случае их составления в архиве), а также схемы классификации дел внутри архивного фонда ( см. п. 4.1.4 ) и другие аналогичные методические документы по обработке архивного фонда.
Четвертая группа – документы, отражающие особенности формирования архивного фонда. Например, справка со сведениями о нахождении архивных документов по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций в делах других фондов. Это связано с тем, что дела фондов органов КПСС и ВЛКСМ, в которые в свое время были включены архивные документы по истории фондов первичных партийных и комсомольских организаций, в настоящее время расформированию не подлежат.
В состав этой группы документов может включаться справка с указанием дел и их поисковых данных (архивных шифров), содержащих документы, которые должны были быть включены в дело фонда, но по каким-либо причинам были сформированы в другие дела.
Дело фонда как любая единица хранения должно быть полностью оформлено. Учетные документы в рамках дела фонда систематизируются по хронологии, т.е. располагаются по их датам, акты нумеруются (как уже было отмечено) по видам актов в валовом порядке. Все документы в деле фонда необходимо подшить в твердую обложку, пронумеровать, составить лист-заверитель и внутреннюю опись.
В случае оформления договора архива с организацией о включении ее документов в состав Архивного фонда Российской Федерации при первой передаче документов в архив договор подшивается в дело фонда.
При исключении организации из числа источников комплектования архива ее наблюдательное дело ( см. п. 3.1 ) оформляется для передачи на постоянное хранение. При незначительном объеме документы, содержащиеся в наблюдательном деле, включаются в ее дело фонда организации.
Документы архивного учета. Дело фонда
Автор: М.М. Сичкарева
М.М. Сичкарева, аппарат правительства Пермского края, главный специалист
Ведение дела фонда
Акты учета документов
Согласно п. 3.5. Правил, 1 в архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с названными Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. Из новых правил исчезло определение системы учетных документов, хотя оно достаточно емкое и сформулировано доступно для понимания. Итак, Правила-2002 для системы учетных документов архива давало вот такое определение: «комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».
Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам.
В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:
Особую значимость для учета архивных дел, на наш взгляд, представляет дело фонда. Хотя о нем в новых Правилах сказано совсем мало. Разберем состав документов дела фонда подробнее.
Порядок ведения дела фонда.
Дело фонда ведется на каждый фонд.
Акты и другие документы, фиксирующие изменения в составе и объеме фонда, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений во все учетные документы архива организации.
Акты нумеруются в пределах фонда по видам актов в валовом порядке.
Все документы в деле фонда располагаются в хронологической последовательности их составления.
На документы дела фонда составляется внутренняя опись, листы дела нумеруются, к делу фонда составляется заверительная надпись.
По мере пополнения фонда заверительная надпись и внутренняя опись пересоставляются.
Каждому делу фонда присваивается номер соответствующего фонда.
Дела фондов хранятся в порядке возрастания номеров фондов.
К оформлению подобных документов нельзя подходить формально. Все реквизиты документа должны быть заполнены, при необходимости можно внести дополнительные записи и примечания об особенностях документов, включенных в акт, т. к. данная информация носит длительный характер и позволяет в будущем установить обстоятельства, при которых документы были переданы на хранение или уничтожены. Например, акты о выделении документов к уничтожению содержат гриф согласования экспертной комиссией, о чем составляется соответствующий протокол, копию которого можно приложить к акту и подшить в дело фонда. Акты приема-передачи дел на архивное хранение в качестве приложения могут содержать пояснительную записку к передаваемым делам, что также немаловажно, т. к. в будущем это позволит выяснить, почему дела были сформированы так, а не иначе, или в чем особенности этих дел.
Пример 1. Акт приема-передачи дела на государственное хранение
ООО «Проектный институт»
КГБУ «Государственный архив Пермского края»
Документы архивного учета. Дело фонда
«Делопроизводство», 2016, N 1
Согласно п. 3.5 Правил в архиве организации ведутся основные (обязательные) и вспомогательные учетные документы. Состав и формы основных учетных документов определяются в соответствии с названными Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом организации самостоятельно. Из новых Правил исчезло определение системы учетных документов, хотя оно достаточно емкое и сформулировано доступно для понимания. Итак, Правила-2002 для системы учетных документов архива давали вот такое определение: «комплекс взаимосвязанных учетных документов и баз данных, отражающих количество и состав документов архива организации и их изменения, составная часть системы государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации».
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (зарегистрировано в Минюсте России 07.09.2015 N 38830).
Учет документов в архиве организации ведется по основным и вспомогательным учетным документам.
В состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:
Особую значимость для учета архивных дел, на наш взгляд, представляет дело фонда. Хотя о нем в новых Правилах сказано совсем мало. Разберем состав документов дела фонда подробнее.
Порядок ведения дела фонда.
Как правило, дело фонда представлено актами приема-передачи дел и актами об уничтожении дел. Акты обязательно должны быть подписаны уполномоченными лицами: составителем акта, специалистом, ответственным за ведомственный архив. На акте имеется гриф утверждения руководителем с датой и оригинальной подписью. Данные документы представляют собой юридическую значимость, т.к. являются документами-основаниями для определения юридической судьбы архивных документов.
Пример 1. Акт приема-передачи дела на государственное хранение.
Пример 2. Акт о выделении документов к уничтожению.
Дата дела или крайние даты
Индекс дела по номенклатуре или N дела по описи
Сроки хранения дела
Переписка по основным направлениям деятельности
Документы (справки, отчеты, сведения) о складском хранении имущества, товарно-материальных ценностей
Проведена ревизия 12.06.2012
Документы (информации, справки, сводки, докладные записки) по оперативной отраслевой деятельности организации
Итого 3 (три) дела за 2010 г.
Описи дел постоянного хранения за 2010 г. утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК КГУ «Государственный архив Пермского края» (протокол от 12.01.2010 N 8).
_________ Е.М. Иванова
Документы в количестве 3 (три) дела, весом 10 кг сданы в ООО «Пламя» на переработку по приемо-сдаточной накладной от 20.04.2016 N 12.
_________ Е.М. Иванова
К оформлению подобных документов нельзя подходить формально. Все реквизиты документа должны быть заполнены, при необходимости можно внести дополнительные записи и примечания об особенностях документов, включенных в акт, т.к. данная информация носит длительный характер и позволяет в будущем установить обстоятельства, при которых документы были переданы на хранение или уничтожены. Например, акты о выделении документов к уничтожению содержат гриф согласования экспертной комиссией, о чем составляется соответствующий протокол, копию которого можно приложить к акту и подшить в дело фонда. Акты приема-передачи дел на архивное хранение в качестве приложения могут содержать пояснительную записку к передаваемым делам, что также немаловажно, т.к. в будущем это позволит выяснить, почему дела были сформированы так, а не иначе, или в чем особенности этих дел.
На основании Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (Москва, 2000) отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда «ООО «Проектный институт» N 3589.
Редким, но интересным актом приема-передачи является акт об изъятии оригинала документа из дела и передаче его в судебную инстанцию. При оформлении подобного акта необходимо указать ряд реквизитов: от кого поступил запрос, его дату и номер, с какой целью изымается документ, реквизиты самого оригинала документа, отметку о лицах, которые передали и приняли документ. При изъятии документа из дела необходимо сделать его копию, заверить и приложить к ней оригинал запроса-основания, а также копию акта приема-передачи, все эти документы подшить в дело, откуда был изъят оригинал документа. Замечу, что далеко не всегда возможно выдать оригинал документа третьим лицам. Зависит это прежде всего от исторической и практической значимости документа.
Пример 3. Акт о выдаче материалов из архивного дела.
АКТ о выдаче материалов дела N 01-39 «Переписка по вопросам работы промышленного и топливно-энергетического комплекса»
г. Пермь, ул. Куйбышева, 14
запрос от Агентства по управлению имуществом Пермского края от 20.02.2016 N СЭД-Ивн31-15-118 о предоставлении оригинала входящего документа от 18.08.2010 N СЭД-01-39-170 с целью представления в суд.
Переписка по вопросам работы промышленного и топливно-энергетического комплекса
Документ от 18.08.2010 N СЭД-01-39-170
Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности. Подобный акт составляется при структурных изменениях организации/учреждения. Например, при передаче полномочий от одного органа государственной власти другому либо разделении одного органа государственной власти на два с переводом части сотрудников или при создании/ликвидации подразделения/филиала коммерческой структуры. Если имеет место перевод служащих, то, соответственно, составляется акт приема-передачи лицевых счетов и личных дел по подведомственности. Определятся перечень управленческих документов, независимо от сроков их хранения подлежащих передаче в пользование либо на хранение. Если дела не завершены в делопроизводственном году (например, целевые программы, проекты), то такие документы могут быть переданы в пользование до их завершения, а затем, после их научно-технической обработки, поставлены на учет и приняты на архивное хранение.
Пример 4. Акт приема-передачи дел по подведомственности или по профильной принадлежности.
Заголовок дела (тома, части)
Дата дела (тома, части)
Акт проверки наличия и состояния дел фонда составляется при смене лица, ответственного за архив, при переезде, при ликвидации или реорганизации, а также 1 раз в 5 лет. В документе фиксируется информация о количественном и качественном составе документов фонда. Чаще всего акт проверки наличия и состояния дел фонда не составляется. Причин тому может быть несколько: некомпетентность сотрудников, слабое руководство, несоблюдение порядка создания ликвидационных комиссий и пр.
Пример 5. Акт проверки наличия и состояния дел фонда.
АКТ ПРОВЕРКИ НАЛИЧИЯ И СОСТОЯНИЯ ДЕЛ ФОНДА
адрес нахождения архива
Основание: смена лица, ответственного за архив
Проверка проводилась с 21 июня по 30 июня 2010 г.
в том числе по описям, утвержденным ЭПК архивного учреждения:
Также в дело фонда могут быть включены акты: акт возврата документов собственнику, акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны, акт о неисправимых повреждениях документов.
Исторические справки к фондам раскрывают особенности государственного устройства, которые влияют на состав документов фонда (например, структура органа власти), т.е. внешние проявления общественной жизни: реформы, социальные явления и пр. Данный документ необходим для установления исторической действительности, фактов, которые сформировали особенности комплектования фонда. Исторические справки носят описательный характер, могут содержать указания на нормативно-распорядительные документы по вопросам архивного дела, об изменениях в структуре органа, о реорганизации или ликвидации и др.