как присвоить номер инвентарной карточки
Как правильно присвоить инвентарный номер
Организация бухгалтерского учета любой компании предполагает строгий учет основных средств: средств труда, с помощью которых производятся продукция, работы или услуги. Одним из основных механизмов контроля за сохранностью и перемещением ОС является присвоение им инвентарных номеров: уникальных цифровых и символьных комбинаций, которые не изменяются на протяжении всего эксплуатационного срока ОС. При присвоении инвентарного номера пользуются определенными приемами, позволяющими закодировать в цифрах и символах всю основную информацию о каждом ОС. Помимо ОС, инвентарные номера присваиваются еще некоторым важным для функционирования компании объектам.
Инвентарный номер и особенности его применения
Инвентарный номер присваивается имущественному объекту в момент принятия его к учету. После этого тот приобретает статус инвентарного объекта – единицы БУ. Номер наносится на объект с помощью устойчивой краски, штрихкода, гравировкой, с помощью жетона, который не подлежит быстрому и незаметному удалению, другим аналогичным способом. Номер должен быть нанесен так, чтобы при проведении инвентаризации его можно было легко и без ошибок идентифицировать с данными БУ.
Основными объектами, в отношении которых таким способом организуется БУ и осуществляется контроль, являются:
Объектам стоимостью менее 3 тыс. руб. инвентарный номер не нужен.
К инвентарным номерам предъявляются обязательные требования:
Кроме того, важно при использовании инвентарных номеров в БУ руководствоваться следующей важной информацией:
Нормативная база
Четкой нормативной базы, регламентирующей шаг за шагом, как присваивать инвентарные номера, законодательство не содержит. Существует Инструкция Минфина №174н (прил. 2), содержащая общие указания по назначению инвентарных номеров. Кроме того, для МУП применяется Инструкция №157н (п. 46), где порядок такого назначения рассмотрен несколько более подробно. Руководствуясь этими документами, действующим законодательством, организация самостоятельно разрабатывает структуру инвентарных номеров и порядок их присвоения, закрепляя его в локальных нормативных актах (учетной политике и др.). Порядок присвоения номеров может регламентироваться и на ведомственном уровне, устанавливаться вышестоящей организацией.
Структура инвентарного номера
Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:
Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:
Получаем инвентарный номер 040302.
Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:
Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.
Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.
Типичные ошибки при присвоении инвентарных номеров
Допущенные неточности и ошибки могут не только внести хаос в процесс учета инвентарных объектов, но и привести к негативным последствиям при проведении контроля со стороны. Особенно актуально это для МУП, других государственных организаций, подведомственных организаций. Наиболее распространенные из них приведены ниже:
Шаблоны инвентарных номеров в 1С: Бухгалтерии государственного учреждения 8 редакции 2.0
При принятии к учету основного средства, которое поступает в собственность учреждения, вне зависимости от способа приобретения (покупка, безвозмездное получение), необходимо присваивать инвентарный номер. Данный номер позволяет однозначно определять основное средство, что облегчает учет собственности учреждения.
В программах 1С, в частности, в программе 1С: Бухгалтерия государственного учреждения 8 редакции 2.0, есть удобный механизм создания инвентарных номеров – шаблоны формирования инвентарных номеров.
Представляет собой справочник, где сформирован некий шаблон, в соответствии с которым каждому основному средству при принятии к учету присваивается номер. При его отсутствии программа будет формировать номера по порядку.
А при создании шаблона можно задать такие правила, при которых номер будет значимым, то есть нести смысл. К примеру, в него можно закодировать счет учета и дату принятия к учету.
Рассмотрим порядок создания шаблона инвентарного номера. Найти данный справочник можно в карточке организации:
Переходим по гиперссылке слева. Откроется форма справочника:
В данном справочнике можно создать новый элемент. Хочу обратить ваше внимание, что каждый элемент должен быть привязан к определенной организации, поэтому создать два шаблона для одного учреждения не удастся. Это обусловлено тем, что порядок формирования инвентарных номеров для основных средств должен быть единым.
В нашей демонстрационной базе один шаблон уже создан, поэтому сохранить еще один не удастся. Рассмотрим порядок создания шаблона без сохранения.
По кнопке «Создать» открывается следующая форма:
Реквизит «Наименование» представляет собой произвольное текстовое поле, в нем указывается название шаблона.
В реквизите «Организация» указывается та организация в базе, которой будет принадлежать шаблон, и для которой он будет действовать.
Следующий реквизит – «Длина инвентарного номера». Предназначен, соответственно, для указания длины номера. Вводить данный показатель необходимо до создания правил в табличной части, иначе программа будет выдавать ошибку о превышении длины инвентарного номера. Также будет осуществлена проверка заданной длины в этом реквизите на соответствие длине описанных правил в табличной части. Количество символов не может превышать 30 знаков.
После заполнения полей шапки необходимо заполнить табличную часть. Добавляем новую строку:
В шаблоне можно применить различные реквизиты (составные части). Список представлен ниже:
При выборе определенной составной части заполняются остальные колонки табличной части: длина, символ, выражение.
Длина – количество знаков в инвентарном номере, которое будет отведено составной части.
Символ – символ, обозначающий этот реквизит для наглядного отображения:
Выражение – выражение на встроенном языке 1С, с помощью которого будет определяться значение.
Длину составных частей шаблона пользователь может изменять только у порядкового номера и у года (с четырех знаков на два знака).
Порядок следования составных частей можно редактировать, единственное правило – порядковый номер должен стоять в самом конце цепочки (так как он в процессе применения шаблона формирования инвентарных номеров будет автоматически изменяться и увеличиваться на единицу):
Также у пользователей есть возможность варьировать длину счета или кода ОКОФ. Для этого нужно немного изменить форму по кнопке «Все действия»:
Открывается форма настройки:
В левой части необходимо установить галки во всех реквизитах для отображения их на форме:
Форма видоизменяется следующим образом:
Реквизит «Удалять пробелы»: при установке флага все пробелы будут удалены.
В столбце «Синонимы» можно указать синонимы реквизитов, которые указаны в выражении. Например, выражение Лев(СчетУчета, 3) – в своей основе имеет счет учета основного средства, можно добавить реквизиты СчетОС, СчетДебета в столбец синонимов, и эти реквизиты будут автоматически подставляться в выражение.
В этой статье был рассмотрен порядок формирования шаблонов инвентарных номеров для основных средств, очень удобный и полезный механизм. Если у вас остались вопросы, то вы можете задать их в комментариях.
Автор статьи: Светлана Батомункуева
Понравилась статья? Подпишитесь на рассылку новых материалов
Для чего нужна инвентарная карточка 0504031
Использование инвентарной карточки (ф. 0504031) регламентируется положениями приказа Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, который вводит в оборот формы первички, а также регистров бухучета для бюджетных структур.
Карточка 0504031 используется для учета объектов, относящихся к основным фондам организации, активам, классифицируемым как непроизведенные, а также как нематериальные. Такие карточки должны заводиться на все используемые учреждением инвентарные ресурсы. Заполнение соответствующих документов осуществляется на основе первички, отражающей поступление или производство нефинансового ресурса.
Карточка формы 0504031: структура документа
Рассматриваемая карточка заполняется с двух сторон.
На лицевой стороне фиксируются:
1. Сведения о карточке:
2. Сведения об учреждении:
3. Общие сведения об объекте учета:
3. Сведения о цене актива, ее изменении, амортизации:
Как заполнять инвентарную карточку учета нефинансовых активов при начислении амортизации объекта ОС? Ответ на этот вопрос есть в КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа к системе К+, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.
На другой стороне карточки указываются:
1. Данные о принятии актива к учету, а также о его списании:
2. Данные о внутреннем движении учитываемого объекта (в соответствии с накладными по активу, с указанием расположения, материально ответственных работников), об осуществлении его ремонта (с указанием подтверждающих документов, суммы расходов, сведений о гарантийных документах).
3. Краткая характеристика основных свойств учитываемого объекта:
Карточка подписывается ответственным сотрудником. К ней могут прилагаться документы, отражающие сведения об учитываемых активах (паспорт, чертеж, модель и т. д.).
Скачать бланк карточки по форме ф. 0504031 можно бесплатно, кликнув по картинке ниже:
Где можно загрузить образец заполнения инвентарной карточки учета нефинансовых активов
Скачать заполненный образец карточки (ф. 0504031) вы можете на нашем сайте по ссылке ниже:
Итоги
Карточка формы 0504031 используется бюджетными структурами и заводится на все инвентарные объекты, относящиеся к основным фондам, непроизведенным и нематериальным активам. Заполняется она на основе первички, отражающей поступление соответствующих объектов.
Узнать больше о бюджетном учете нефинансовых активов вы можете в статьях:
Унифицированная форма № ОС-6 — бланк и образец
Бланк унифицированной формы ОС-6
Если документооборот в организации ведется с применением унифицированных учетных форм, то аналитический учет основных средств (ОС) — с использованием инвентарных карточек по унифицированной форме ОС-6. Инвентарная карточка ОС-6 для учета основных средств (бланк которой вы можете скачать на нашем сайте) и указания по ее заполнению утверждены постановлением Госкомстата РФ от 21.01.2003 № 7.
Для группового учета объектов ОС используют унифицированную форму ОС-6а «Инвентарная карточка группового учета объектов основных средств». Скачать бланк ОС-6а вы можете в системе КонсультантПлюс. Получите пробный бесплатный доступ к К+ и переходите к скачиванию.
Форма ОС-6 инвентарной карточки учета основных средств может не заполняться организациями, число основных средств у которых незначительно. Такие организации вместо инвентарных карточек могут вести инвентарную книгу по форме ОС-6б (п. 12 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств, утв. приказом Минфина РФ от 13.10.2003 № 91н (далее — Методические указания по учету ОС)).
С 2013 года применение унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом, стало необязательным, поэтому возможно использование самостоятельно разработанных документов аналогичного содержания.
О том, какая информация должна присутствовать в самостоятельно разработанном бланке документа, читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
Инвентарная карточка ОС-6: порядок ведения и заполнения
Инвентарные карточки предназначены для учета объектов основных средств, а также их движения внутри организации. Инвентарная карточка по форме ОС-6 открывается на каждое ОС, причем оформлять такой документ рекомендуется в том числе и на арендованные объекты (п. 14 Методических указаний по учету ОС).
Открывают инвентарную карточку основных средств на основании акта о приеме-передаче основных средств (формы ОС-1, ОС-1а, ОС-1б). Из него же в инвентарную карточку учета основных средств переносят часть сведений о приобретаемом объекте (заполняют разделы 1 и 2). Также при заполнении карточки используют сведения из сопроводительных документов, например технических паспортов заводов-изготовителей.
О разновидностях формы ОС-1 подробнее — в материалах:
На момент принятия ОС к учету в карточке отражают следующие сведения:
Остальные разделы заполняются по ходу эксплуатации ОС. В частности, в карточку заносят сведения:
Подписывает карточку уполномоченный на то сотрудник (как правило, бухгалтер).
Образец заполнения инвентарной карточки основных средств можно скачать ниже по ссылке.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В образце заполнения инвентарной карточки учета основных средств разделы, касающиеся изменения стоимости основного средства, его ремонта, индивидуальных характеристик, и подпись бухгалтера приведены на 2-й странице.
Итоги
Инвентарная карточка по унифицированной форме ОС-6 применяется для учета и движения внутри компании объектов основных средств. Но применение унифицированных форм с 2013 года необязательно, поэтому организация вправе разработать бланк карточки самостоятельно, придерживаясь требований к оформлению первичных документов, указанных в ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Как заполнять инвентарную карточку учета нефинансовых активов в госучреждении
 |
| ldutko / Shutterstock.com |
В последнее время ревизоры достаточно часто фиксируют в актах проверок нарушения, допущенные при заполнении Инвентарной карточки (форма 0504031).
1. Чтобы не было разногласий с проверяющими, в графах 7-10 «Документ, устанавливающий правообладание (обременение)» раздела 1 «Сведения об объекте» Инвентарной карточки (форма 0504031) отражайте согласно письму Минфина России от 10 ноября 2017 г. № 02-07-05/74032 по каждому объекту на основании правоустанавливающих документов информацию:
2. В Инвентарных карточках (форма 0504031) часто отсутствуют характеристики оборудования, позволяющие идентифицировать его при выборочных проверках наличия имущества. Конечно, эти характеристики приведены в техпаспортах. Однако техническая документация хранится не в бухгалтерии, а у сотрудников, ответственных за эксплуатацию техники. И иногда уже в ходе ревизии выясняется, что техпаспорта утрачены и невозможно идентифицировать то оборудование, которое указано в карточках. Чтобы не спорить с ревизорами, при поступлении оборудования указывайте в карточках заводской номер объекта, заводские номера его частей (например, двигателя) и т.п.
О других актуальных вопросах учета нефинансовых активов читайте в «Энциклопедии решений. Госсектор: учет, отчетность, финконтроль» интернет-версии си стемы ГАРАНТ. Получите полный доступ на 3 дня бесплатно!
3. Еще одно часто встречающееся нарушение – отсутствие документов на внутреннее перемещение или неотражение информации о внутреннем перемещении в карточке.