как присвоить инвентарный номер тмц
Как присвоить инвентарный номер тмц
Дата публикации 20.05.2020
При покупке основных средств стоимостью до 10 000 руб. они автоматически списываются на забалансовый счет 21. При этом согласно Инструкции № 157н инвентарная карточка не формируется и номер не присваивается. Отсутствие инвентарного номера (либо кода) на предметах создает трудности при инвентаризации и контроле за имуществом.
В программе «1С:БГУ 8» предусмотрено формирование номера на предметы стоимостью ниже 10 000 руб. Структура номера аналогична основным средствам стоимостью свыше 10 000 руб. Также в программе при внесении номенклатуры основных средств присваиваются коды (порядковые номера).
Можно ли использовать на забалансовом счете 21 номера, которые формируются в программе, и подписывать ими предметы? Если формировать инвентарный номер, то номера на всех основных средствах (стоимостью до 10 000 руб. и свыше 10 000 руб.) будут одной структуры. Это допустимо? Либо использовать порядковый номер и подписывать им?
Такие действия противоречат инструкции, но обезличенные предметы очень затрудняют учет и контроль. Объектов стоимостью до 10 000 руб. довольно много. Что можно сделать в этой ситуации?
При этом учреждение руководствуется законодательством, СГС «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», иными нормативными правовыми актами, регулирующими ведение бухгалтерского учета и составление отчетности, а также учетной политикой органа-учредителя (п. 4 методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 31.08.2018 № 02-06-07/62480).
Учетная политика должна учитывать особенности деятельности учреждения, но не может противоречить нормативным правовым актам по ведению бухгалтерского (бюджетного) учета. Поэтому полагаем, что вводить в учетную политику положения о порядке присвоения инвентарных номеров основным средствам, которые учитываются на забалансовом счете 21, некорректно.
Присвоение инвентарных номеров основным средствам, которые учитываются на забалансовом счете 21, в то время как Инструкция № 157н прямо указывает на их учет без инвентарных номеров, может рассматриваться как нарушение порядка учета нефинансовых активов на забалансовых счетах. См., например, Классификатор нарушений (рисков), выявляемых Федеральным казначейством в ходе контроля в финансово-бюджетной сфере, утв. Федеральным казначейством 19.12.2017 (код нарушения (риска) 030102010720-24).
Кроме того, если принять решение о присвоении инвентарных номеров основным средствам, которые учитываются на забалансовом счете 21, в одной структуре с инвентарными номерами основных средств, которые учитываются на балансе, номеров будет слишком много. Также будут разрывы в нумерации основных средств, которым по Инструкции № 157н должны присваиваться инвентарные номера.
Присвоение порядковых номеров основным средствам, учитываемым на забалансовом счете 21, не противоречит положениям Инструкции № 157н и СГС «Основные средства». По нашему мнению, их можно использовать и подписывать основные средства стоимостью до 10 000 руб.
Как правильно присвоить инвентарный номер
Организация бухгалтерского учета любой компании предполагает строгий учет основных средств: средств труда, с помощью которых производятся продукция, работы или услуги. Одним из основных механизмов контроля за сохранностью и перемещением ОС является присвоение им инвентарных номеров: уникальных цифровых и символьных комбинаций, которые не изменяются на протяжении всего эксплуатационного срока ОС. При присвоении инвентарного номера пользуются определенными приемами, позволяющими закодировать в цифрах и символах всю основную информацию о каждом ОС. Помимо ОС, инвентарные номера присваиваются еще некоторым важным для функционирования компании объектам.
Инвентарный номер и особенности его применения
Инвентарный номер присваивается имущественному объекту в момент принятия его к учету. После этого тот приобретает статус инвентарного объекта – единицы БУ. Номер наносится на объект с помощью устойчивой краски, штрихкода, гравировкой, с помощью жетона, который не подлежит быстрому и незаметному удалению, другим аналогичным способом. Номер должен быть нанесен так, чтобы при проведении инвентаризации его можно было легко и без ошибок идентифицировать с данными БУ.
Основными объектами, в отношении которых таким способом организуется БУ и осуществляется контроль, являются:
Объектам стоимостью менее 3 тыс. руб. инвентарный номер не нужен.
К инвентарным номерам предъявляются обязательные требования:
Кроме того, важно при использовании инвентарных номеров в БУ руководствоваться следующей важной информацией:
Нормативная база
Четкой нормативной базы, регламентирующей шаг за шагом, как присваивать инвентарные номера, законодательство не содержит. Существует Инструкция Минфина №174н (прил. 2), содержащая общие указания по назначению инвентарных номеров. Кроме того, для МУП применяется Инструкция №157н (п. 46), где порядок такого назначения рассмотрен несколько более подробно. Руководствуясь этими документами, действующим законодательством, организация самостоятельно разрабатывает структуру инвентарных номеров и порядок их присвоения, закрепляя его в локальных нормативных актах (учетной политике и др.). Порядок присвоения номеров может регламентироваться и на ведомственном уровне, устанавливаться вышестоящей организацией.
Структура инвентарного номера
Указанная характеристика во многом зависит от внутренних потребностей компании:
Так, небольшая организация, имеющая минимальное количество подразделений, ограниченное число объектов учета, может применять простую нумерацию вида: 01, 02, 03 и т.д. Если объекты находятся на разных счетах БУ, в разных подразделениях, целесообразно включить эту информацию в инвентарный номер, например:
Получаем инвентарный номер 040302.
Допустимо и использование буквенных символов, сокращений наименований подразделений:
Внимание! Определяя структуру инвентарного номера объекта, необходимо учитывать возможность его перемещения по подразделениям компании. Информация должна быть сформирована таким образом, чтобы обеспечить безошибочную идентификацию объекта с данными БУ.
Процедура должна быть в обязательном порядке зафиксирована в учетной политике компании.
Типичные ошибки при присвоении инвентарных номеров
Допущенные неточности и ошибки могут не только внести хаос в процесс учета инвентарных объектов, но и привести к негативным последствиям при проведении контроля со стороны. Особенно актуально это для МУП, других государственных организаций, подведомственных организаций. Наиболее распространенные из них приведены ниже:
Как присвоить инвентарный номер
Как присвоить инвентарный номер
Похожие публикации
Важным аспектом контролирующих функций в бухгалтерии является присвоение инвентарных номеров объектам имущества. Делается это для того, чтобы облегчить учет и избежать путаницы, которая непременно возникнет, будь у компании чуть больше сотни непронумерованных объектов. Каким именно имущественным группам присваиваются инвентарные номера, и как это сделать – тема настоящей публикации.
Инвентарный номер: особенности
Итак, в целях обеспечения сохранности имущества фирмы, контроля его эксплуатации и состояния, объекты нумеруют. Однако присвоить инв. номер можно не каждому предмету. Обязательно нумеруются:
Существует определенный порядок: инвентарный номер присваивают в процессе принятия объекта к учету, после чего он становится инвентарным объектом. Коды указывают в актах приемки объекта, учетных карточках. Не подлежат нумерации предметы ценой до 3000 руб., исключение составляют библиотечные фонды, объекты которого нумеруются сплошным порядком.
Что обозначает инвентарный номер
Законодателем не оговорен порядок присвоения номеров. Компании разрабатывают его самостоятельно, закрепляя в учетной политике. При этом соблюдаются условия:
Небольшие фирмы вправе использовать простую нумерацию (1,2,3 и т.д.). Крупные разрабатывают регламент составления инвентарного номера, учитывая структурность производства. В нем, например, зашифрованы коды:
Как присвоить инвентарный номер
Особенности этой процедуры регулирует приказ Минфина РФ от 13.10.2003 №91н, утверждающий Методические указания по учету ОС (п.1 п/п 11). Отдельному инвентарному объекту присваивают один номер, который обязательно наносится на объект: краской, креплением металлического жетона или другим методом. Номер должен быть понятным, хорошо читаемым. Если объект нематериален (например, лицензионная программа) и в ходе использования нет возможности зафиксировать на нем номер, то отражают его только в бухгалтерской документации.
На объекты-комплексы, состоящие из нескольких единиц с разными сроками полезной эксплуатации, каждой части присваивают отдельный номер. Если же в комплекс входят единые объекты с одинаковым СПИ, то весь объект числится под одним номером.
Инвентарный номер, присвоенный одному инвентарному объекту неизменен на протяжении всего периода нахождения в компании, однако, как правило, не передается другому предприятию, например, при продаже имущества. Компания, приобретающая такой объект, присваивает ему инвентарный номер в соответствии с собственной нумерацией.
Номер выбывшего объекта обычно не присваивают вновь поступающему имуществу, выдерживая пять лет после факта выбытия.
Законом не предусмотрено объединение нескольких единиц под одним номером, но внутренний учет фирмы приемлет этот способ учета. При поступлении нескольких однотипных объектов (например, компьютеров) бухгалтер фирмы может объединить их под одним номером.
Инвентарный номер: пример присвоения
Нумеруют объекты в соответствии с кодами, применяемыми на предприятии.
Рассмотрим, как присвоить инвентарный номер мебели.
Шкаф относится к 4-й амортизационной группе «Инвентарь производственный и хозяйственный». Конечный код будет, например, таким – 23125360252, т.е.:
Инвентарный номер: что это, как правильно присвоить, порядок присвоения
Ведение бухгалтерского учета организации предполагает последовательное отражение всех изменений, в том числе касающихся взаимодействия с товарно-материальными ценностями. Своевременное принятие на баланс позволяет фиксировать дальнейшие операции с теми или иными объектами, квалифицированными в качестве собственности учреждения, и обеспечивает условия для контроля за их сохранностью. Методические указания, утвержденные приказом Министерства финансов № 91Н от 2003 года, содержат определение понятия инвентарный номер и определяют правильный порядок его присвоения.
Общее представление
Кодовый идентификатор закрепляется за имуществом в момент постановки на учет и закрепляет его статус в качестве предмета, подлежащего инвентаризации. Номерное значение наносится различными способами: с помощью лакокрасочных средств, фиксации жетона, гравировки или штрихового кода. Возможны и другие варианты, соответствующие двум приоритетным критериям — невозможность быстрого удаления, и простота визуальной идентификации при проведении ревизионных мероприятий.
Перемещение между филиалами и подразделениями организации не является основанием для смены инвентаризационного номера — это обуславливается сохранностью ТМЦ на балансе предприятия. Присвоенный кодификатор остается неизменным на протяжении всего периода эксплуатации. В тех случаях, когда ОС не находятся в собственности, рекомендуется ведение учета с использованием маркировки арендодателя. Стоит также отметить, что выбытие ранее принятого объекта в результате реализации или списания не означает возможность повторного назначения освободившегося кода другому имуществу — минимальный период ожидания должен составить не менее пяти лет.
Нормативная база
Не существует законодательных положений, которые бы строго определяли, как правильно присвоить инвентарный номер основному средству. Есть инструкция № 174н, опубликованная Минфином, и содержащая общие рекомендации, а также регламент № 157н, актуальный для муниципальных унитарных предприятий. Указанные документы рассматриваются в качестве базиса, используемого организациями при самостоятельной разработке инвентаризационных кодификаторов и порядка их назначения. Алгоритмы закрепляются локальными актами, либо определяются в рамках ведомственной иерархии, будучи установленными вышестоящими органами.
Номерная структура
Для небольших предприятий может быть достаточной обычная последовательная нумерация. Если объекты разносятся между счетами бухгалтерского учета, логичным решением будет включить эту информацию в инвентаризационный номер: к примеру, если реквизиты БУ нематериального актива — 04, код подразделения — 11, а порядковое значение — 23, то итоговый идентификатор будет выглядеть как 041123.
При заполнении также допускается использование буквенных обозначений и сокращений, упрощающих расшифровку маркеров. В этом случае важно учитывать, что ТМЦ могут перемещаться внутри подразделений, поэтому при выборе номерной структуры следует избегать обозначений, способных затруднить инвентаризацию. Выбранный подход в обязательном порядке закрепляется в учетной политике, и подлежит строгому соблюдению.
Как не нужно присваивать инвентарные номера: примеры ошибок
Нарушение стандарта, как правило, негативно сказывается на общих процессах учета, а в отдельных случаях может стать причиной проблем с проверяющими и контролирующими ведомствами. Четкость кодификации представляет особую значимость в рамках деятельности государственных и муниципальных учреждений, а также подведомственных структур — даже одно неверно указанное кодовое значение способно нарушить порядок строгой отчетности и стать причиной применения дисциплинарных мер.
Поводом для ошибок обычно служит недостаточный уровень квалификации — далеко не все ответственные сотрудники на самом деле знают, как правильно поставить инвентарные номера на основные средства, и с какой суммы они присваиваются. Среди распространенных проблем стоит выделить:
Во избежание подобных ситуаций рекомендуется строго придерживаться правил, определяющих необходимость присутствия специальной комиссии во время распределения инвентарных номеров объектов — это гарантирует соблюдение стандартов, и уменьшает вероятность возникновения ошибок.
Что именно подлежит учету
Идентификаторы применяются для регистрации следующих видов собственности организации:
Порядок присвоения инвентарных номеров ТМЦ и основным средствам исключает из обязательного учета любые виды имущества стоимостью менее трех тысяч рублей, и определяет ряд требований, соблюдение которых позволяет организовать контроль должным образом:
Для технически сложных, состоящих из нескольких функциональных частей объектов, маркировка осуществляется на каждом элементе структуры.
Алгоритм присвоения кодовых обозначений
Идентификаторы наносятся на товарно-материальные ценности ответственным сотрудником, в присутствии представителей отдельно учрежденной группы, занимающейся контролем поступления и выбытия активов. Основные критерии — видимость и читабельность, надежность, отсутствие возможности исправления, а также соответствие инвентарного номера образцу, определенному в рамках учетной политики организации.
Некоторые объекты обладают свойствами и характеристиками, не позволяющими произвести физическую маркировку, либо делающими ее нецелесообразной ввиду особенностей эксплуатации. В этих случаях рекомендации по ведению бухгалтерского учета предписывают занести в реестр описание и код, а также указать, что на самом предмете идентификатор отсутствует.
Примеры и образцы документов
Для фиксации принятого на баланс имущества используются специальные журналы. Стандартная форма, размещаемая на титульном листе инвентарной книги, предусматривает указание информации о предприятии, а также личных данных сотрудника, ответственного за ведение БУ. Начиная со второй страницы, ведется таблица, в которую по мере поступления вносятся сведения о каждом новом объекте:
Регистрация перемещений осуществляется с помощью отдельной карточки, на которой также указываются происходящие с ТМЦ изменения.
Ответственность за заполнение и подписание документации возлагается на бухгалтерию. Для крупных организаций рекомендуется использование специализированного программного обеспечения — решения по мобильной автоматизации, предлагаемые компанией «Клеверенс», заметно упрощают рутинные процессы и облегчают ведение инвентаризационного учета.
Пример составления
В распоряжение ОАО «Строитель» поступила компьютерная техника — устройство МФУ, выданное подразделению, имеющему порядковый идентификатор 13. Последний предшествующий код, зафиксированный в реестре — 0506. Указанный объект в рамках БУ относится к категории «Машины и оборудование», что позволяет присвоить ему номерное значение 13050634122, где:
Алгоритм формирования учетной политики
Локальные акты, регламентирующие, кто и как должен присваивать инвентарные номера основным средствам, предусматривают наличие понятных инструкций по заполнению. В записях указываются:
Регламент должен быть исчерпывающим, исключая возможность произвольного принятия решений, затрудняющих последующую идентификацию, и способных привести к ошибкам в процессе ведения бухгалтерского учета. Оптимальный вариант — использование автоматизированных программных шаблонов, заметно упрощающих контроль и формирование отчетности.
Изменения инвентарных номеров основных средств
Учетная политика предприятия также определяет положения, которыми ответственные сотрудники руководствуются в случае возникновения вопросов, связанных с необходимостью корректировки порядковой нумерации. Как правило, присвоенный идентификатор остается неизменным на протяжении всего цикла эксплуатации объекта, однако в случае выявления ошибки следует придерживаться стандартного протокола, утвержденного локальным актом.
Инвентаризационная комиссия
Документация, оформляемая в ходе внесения согласованных изменений, содержит перечень исправлений и утверждается специальной группой. Образец формы указывается в приложении к учетной политике. В типовой список фиксируемых данных входят:
Подписанный документ является основанием для смены регистрационного номера.
Наименования основных средств
Положения п. 13 методической инструкции № 157н предписывают использование русского языка для отражения названий ОС организации. Объекты, в отношении которых действуют требования об обязательной государственной регистрации, должны именоваться в соответствии с данными, представленными в сопроводительной документации. Так, к примеру, транспортное средство, в техническом паспорте которого приводится обозначение «ВАЗ-2110», не может быть поставлено на учетный баланс предприятия с упрощенным наименованием «Лада».
Инвентаризационные номера отдельных помещений
Регистрационные правила, применяемые в отношении недвижимости, предписывают самостоятельную инвентарную идентификацию объектов с различным функциональным предназначением, даже в тех случаях, когда они находятся на территории одного здания. Исходя из порядка, определенного ЕГРП, основанием в данном случае выступает кадастровый документ. В названии указываются характеризующие данные, такие как литера, крыло, этаж, и т. п.
Регистрация оргтехники
Материальные активы, относящиеся к категории технических средств, будь то бытовое или цифровое оборудование, инструменты, сложные приборы и устройства, принимаются к учету в соответствии со следующим регламентом:
Маркировка основного средства для инвентаризации
В соответствии с рекомендациями Министерства финансов, для нанесения идентификационных обозначений допускается использование различных методов:
Выбор подходящего способа зависит от доступных ресурсов, а также специфики хранения и эксплуатации ОС. Основное требование — различимость и надежность маркировки, с помощью которой осуществляется сверка во время проведения инвентаризации.
Какие учетные документы должны храниться на предприятии
Перечень документации, обязательной для сохранения, зависит от специфики объекта:
Для последнего случая также актуально отражение установленных сроков в карточке объекта, с указанием уже произведенных ранее внеплановых работ. Подобный подход упрощает контроль и ведение учета, и позволяет своевременно определить потенциальные затраты, связанные с выходом из строя эксплуатируемого оборудования.
Журнал инвентарных номеров
Для компаний, на балансе которых числится большое количество ОС, а также характерно регулярное движение активов, рекомендуется ведение отдельного документа, учитывающего инвентаризационную нумерацию. Наличие сводного каталога, содержащего сведения о присвоенных и выбывших кодификаторах, способствует оперативному внесению актуальных изменений, и снижает вероятность ошибок.
Учетная политика — нормативные требования ФСБУ 6/2020
В соответствии с приказом Минфина № 204н, опубликованным в сентябре 2020 г., начиная с 2022 года вводятся новые федеральные стандарты бухгалтерского учета основных средств, обязательные для всех предприятий. Обновленное положение отменит предыдущие инструкции и методические указания, однако общий принцип останется неизменным. Содержание документа затрагивает вопросы, касающиеся отражения информации об ОС, однако не предусматривает каких-либо конкретных регламентов.
Заключение
Разобраться в том, что такое инвентарный номер ТМЦ, и как его присвоить при поступлении новых объектов, не так уж и сложно. В то же время важно учитывать, что данная работа требует повышенного внимания и ответственного подхода, и должна быть регламентирована нормами учетной политики организации. Решения по мобильной автоматизации, предлагаемые компанией «Клеверенс», помогут избежать расхождений в учете, и способствуют построению эффективной системы контроля.
Учет товарно-материальных ценностей (ТМЦ) в версии 1С бухгалтерия 8.3. Инструкция
Операции по учёту ТМЦ в программе 1С можно разделить на 2 этапа:
Поступление товарно-материальных ценностей (ТМЦ)
Как создать поступление товаров в программе?
Чтобы создать поступление товаров в программе 1С Бухгалтерия 8.3
После чего откроется список документов поступления. В этом окне необходимо:
Отобразится документ, который нужно заполнить.
Ввод в документ поступление материалов
В документе нужно заполнить следующие поля:
Ввод данных в форму:
Отобразится список номенклатуры к выбору
В открывшейся номенклатуре необходимо выбрать поступивший на склад материал.
Также нужно ввести следующие данные:
После этого все данные в накладной будут заполнены. Чтобы завершить оприходование товарно-материальных ценностей, требуется кликнуть на надпись «Записать» и «Провести».
В результате проведения операции в дебет счета 10.01 оприходованы материалы. Для просмотра всех проводок следует нажать на кнопку Д-т К-т, в результате чего откроется окно просмотра движений документа.
Из проводок мы можем увидеть, что:
На этом оформление поступления товарно-материальных ценностей завершено.
Списание товарно-материальных ценностей
Создание требованием-накладной
Чтобы списать товарно-материальные ценности на производственные расходы в программе 1С Бухгалтерия 8.3, можно использовать документ «Требование-накладная». Для формирования этого документа необходимо выполнить такие действия:
Откроется форма документа «Расход материалов». В отобразившейся форме нужно выбрать вид операции:
А затем ввести следующую информацию:
Ввод данных в материальную часть требования-накладной
В разделе «Материалы» (1) необходимо добавить товарно-материальные ценности на списание. Чтобы это сделать, нужно выполнить такую последовательность действий:
Чтобы увидеть в учете результат списания товарно-материальных ценностей, необходимо кликнуть на надпись «Записать» и «Провести». После этого при нажатии кнопки «ДтКт» можно увидеть соответствующие записи бухгалтерских проводок.
Печать требования-накладной
Чтобы отправить форму на печать, требуется кликнуть на надпись «Печать» и выбрать необходимый вариант печатной формы.
Далее откроется форма предварительного просмотра, из которой следует нажать кнопку «Печать» и отдать на подпись ответственным лицам.