что такое входящий номер документа
Как ставить номера документов, чтобы не запутаться
Если работать без бухгалтера, рано или поздно можно запутаться в номерах документов. Можно завести тетрадочку и вычеркивать использованные номера, а можно прочитать эту статью и сделать по-другому.
Номера счетов можно ставить как угодно
За номера счетов можно не переживать, ведь по сути счет — это не документ, а только намерение одной компании передать деньги другой компании. Номера счетов могут быть любыми: сегодня №1, а завтра №114.
Если так получится, что номер счета повторится, ничего не произойдет: Росномернадзора у нас нет, максимум партнер подумает, что компания не очень аккуратна с документами, а то и вовсе не заметит.
За номерами остальных документов нужно следить
А вот за номерами актов, договоров, накладных, счетов-фактур нужно смотреть. Эти и другие важные документы требуют сквозной нумерации — так называют нумерацию, которая начинается каждый год сначала и идет по порядку.
Если этого не делать, налоговая проверка заметит и скажет, что вы нарушили правила ведения бухгалтерского учета, а это административное и налоговое правонарушение. Я не знаю ни одного случая, когда за это наказывали, но всё же лучше не рисковать. Да и работать легче, когда в документах порядок.
Как нумеровать документы
Самый простой способ — автоматическая нумерация. Такая есть, например, в 1С, с которой работают бухгалтеры. Если у вас небольшая компания и 1C нет, можно использовать программу «Бизнес-пак». Это бесплатная программа, которая автоматически следит за нумерацией, подтягивает ваши реквизиты и реквизиты других компаний и делает еще много чего полезного.
Если программа вам не нужна, есть старый добрый эксель. Можно завести таблицу и в нее записывать, какой документ, с каким номером, от какой даты и по какому контрагенту. Это поможет упорядочить работу с документами.
А вот если и с экселем возиться не хочется, можно завести ту самую тетрадочку, там помечать, какой последний номер использовали, и брать следующий.
А если совсем всё надоело, можно просто ставить дату вместо номера. Например, счет от 23 января 2020 года. Если таких счетов в день несколько, ставьте еще и время. Вот так: 23.01.2020-17.14. Тогда точно не запутаетесь.
Глава 2. Регистрация входящих документов
Глава 2. Регистрация входящих документов
448. Регистрация поступающих документов производится централизованно в отделе документационного обеспечения Административного управления.
На каждый входящий документ в отделе документационного обеспечения заполняется регистрационная карточка в СЭДО, в которой отмечается движение документа с момента поступления до его помещения в дело после исполнения. Информация о зарегистрированных входящих документах передается в соответствующие подразделения.
449. Регистрация входящих документов осуществляется путем присвоения документу порядкового регистрационного номера, ввода оператором в СЭДО данных в регистрационную карточку реквизитов поступившего документа и нанесения штрих-кода.
Телеграммы, факсограммы, телефонограммы и сообщения по электронной почте регистрируются, как и другая входящая корреспонденция.
450. Регистрационный номер входящего документа соответствует порядковому номеру в общем массиве входящей документации.
N 1480-1/18 от 09.06.2014
Обращения физических лиц регистрируются как жалобы в отделе по работе с обращениями граждан Административного управления соответственно.
N 14-7793/9 от 09.06.2014
Документы, поступающие из федеральных органов государственной власти в адрес заместителей Председателя Правительства регистрируются отделом документационного обеспечения Административного управления. При регистрации документов используются начальные буквы фамилии должностного лица.
N 7584-1/12-Р от 09.06.2014
451. При сканировании документа его сканобраз присоединяется оператором к регистрационной карточке посредством считывателя штрихкода.
В случае регистрации документа, поступившего в Правительство по электронной почте, к регистрационной карточке документа оператором прикрепляется файл документа.
452. Документы, поступающие в Правительство на магнитных носителях, регистрируются только при наличии сопроводительного письма.
Откройте актуальную версию документа прямо сейчас или получите полный доступ к системе ГАРАНТ на 3 дня бесплатно!
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Что такое входящий номер документа
3. Прием и первичная регистрация входящей корреспонденции
3.1. Прием и первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется отделом делопроизводства суда, приемной суда.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
(см. текст в предыдущей редакции)
Уполномоченный на то работник аппарата суда, должностным регламентом которого предусмотрены соответствующие полномочия, обязан проверить правильность адресов на пакетах (посылках, бандеролях и т.п.), сверить номера на них с номерами, указанными в списке (реестре, расписке и т.д.), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Он вскрывает пакеты, не допуская повреждения документов, проверяет наличие и целостность документов, соответствие присланных документов, дел и других материалов описи.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
(см. текст в предыдущей редакции)
Если при вскрытии пакетов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, их повреждение, наличие ошибочных вложений, об этом немедленно докладывается руководителю структурного подразделения, ответственному за организацию и ведение делопроизводства.
(в ред. Приказов Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 19.12.2011 N 233, от 18.03.2013 N 60)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
Здесь и далее все предусмотренные формы находятся в приложении N 2 к настоящей Инструкции.
(сноска введена Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
3.2. Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к этим документам.
Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по назначению с оставлением копии сопроводительного письма в соответствующем наряде.
Номенклатура основных нарядов и дел, которые ведутся в суде, формируется в соответствии с Перечнем документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения и Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденными Судебным департаментом.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
При наличии технической возможности в суде регистрационные реестры (журналы), наряды, ведущиеся в суде, временного срока хранения до 5 лет, могут формироваться, храниться и использоваться в электронном виде без оформления на бумажном носителе с учетом положений Правил формирования электронного хранилища судебных дел и документов федеральных судов общей юрисдикции, утвержденных Судебным департаментом при Верховном Суде Российской Федерации.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(п. 3.2 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
(см. текст в предыдущей редакции)
3.3. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, в котором указывается дата поступления документа (дела), входящий номер и условное обозначение (индекс) того подразделения суда, в которое документ должен быть передан.
Штамп ставится на входящих регистрируемых документах на лицевой стороне первого листа документа или обложки дела в правом нижнем углу. Кроме того, на судебных делах на лицевой стороне обложки проставляется регистрационный штамп для дел, в котором указываются номер дела, дата его поступления.
На служебных документах, которые получены с сопроводительными письмами и подлежат учету в других журналах, штамп не ставится. На сопроводительных письмах к этим документам делается отметка, за какими номерами они учтены по соответствующим журналам.
Поступившие документы сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Не подлежат регистрации, а передаются с отметкой о времени получения их судом для приобщения к делам:
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
судебные извещения, вызовы (судебные повестки), копии судебных актов, исполнительные листы, возвращенные в суд;
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
уведомления о вручении судебных извещений, вызовов (судебных повесток), копий судебных актов, исполнительных листов, исковых заявлений (жалоб).
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
Также не подлежат регистрации и передаются по принадлежности рекламные извещения, поздравительные письма.
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
При передаче документов по принадлежности в иные структурные подразделения суда составляется реестр, который подписывается работником приемной суда и работником структурного подразделения суда, в которое передаются документы. Копия данного реестра после его подписания вместе с документами передается в соответствующее структурное подразделение суда, а оригинал хранится в приемной суда.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
При использовании автоматизированного учета регистрационные журналы учета входящей и исходящей корреспонденции формируются автоматически с последующим распечатыванием в форме реестров на бумажном носителе в конце рабочего дня либо по мере необходимости в течение рабочего дня.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 18.03.2013 N 60)
Соответствующие реестры формируются накопительным способом путем распечатки данных из ПС ГАС «Правосудие» (иных автоматизированных систем ведения судебного делопроизводства), распечатанные листы помещаются в соответствующий наряд, который формируется объемом не более 250 листов, и оформляется в соответствии с установленными требованиями.
(абзац введен Приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.03.2016 N 39)
Для регистрации отдельных видов поступающей корреспонденции в журнал учета входящей почты могут быть внесены дополнительные графы (например, для отметок об исполнении).
3.5. Для регистрации входящей и исходящей корреспонденции в судах устанавливается следующий примерный перечень индексов:
Перечень индексов, применяемых для регистрации входящей или исходящей корреспонденции, является примерным и может быть расширен председателем соответствующего суда. При регистрации также используются соответствующие индексы из ПС ГАС «Правосудие».
(п. 3.5 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 01.03.2016 N 39)
(см. текст в предыдущей редакции)
(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 28.10.2019 N 246)
(см. текст в предыдущей редакции)
До регистрации служебные документы и судебные дела для доклада и исполнения передавать запрещается.
Регистрация входящих документов
Регистрация входящих документов необходима каждой организации. Это позволит не потерять нужный документ среди кучи входящей корреспонденции.
Регистрация документа – это присвоение ему порядкового номера, который регистрируется в журнале учета входящих документов.
В этой статье мы расскажем:
Какие документы нужно регистрировать?
Как регистрировать входящие документы?
Какие графы должны быть в журнале учета входящих документов?
Какие документы нужно регистрировать?
В любую компанию поступает бесконечное количество документации. В основном, это:
Каждая компания сама регламентирует, какие документы нужно регистрировать, а какие нет. Чаще всего, подлежат регистрации те документы, которые:
Как регистрировать документы?
Присваиваем идентификационный индекс.
Идентификационный индекс – комбинация из цифр и букв, для того, чтобы потом документ легче было найти. Цифры – это порядковый номер документа, а буквы обозначают тип документа для отнесения его к какой-либо группе документации. Например, индекс «К» — обычно означает документ для отдела кадров, а «Л» — распорядительные документы. Также, организация может самостоятельно разработать коды для индексов.
Вносим сведения в журнал входящей документации.
По стандарту, журнал учета входящих документов содержит следующие графы:
Таким образом, журнал содержит всю необходимую информацию, чтобы входящий документ не потерялся в базе данных.
Не теряйте важные бумаги, ведь порядок в документации, как минимум — залог отсутствия проблем с проверяющими органами.
Входящие и исходящие документы: регистрируем правильно
«Отдел кадров коммерческой организации», 2012, N 3
Наверняка все мы сталкивались с ситуацией, когда помнишь, что письмо (приказ, информационное сообщение или иной документ) приходило, а найти его не можешь или надо в запросе сослаться на документ, который отправляли ранее, а сделать это нельзя, так как не известны ни точная дата отправления, ни иные признаки, позволяющие его идентифицировать. Такое может произойти, если в организации не налажена система регистрации и учета входящих и исходящих документов. О том, как правильно построить эту систему, расскажем сегодня.
Что регистрируем?
Обычно в организации разрабатывается перечень документов, не подлежащих регистрации. Такой перечень может быть и самостоятельным документом (в этом случае он должен быть утвержден руководителем компании), и приложением к инструкции по делопроизводству. На практике в него включают:
Всю входящую корреспонденцию (конверты, пакеты, документы без конвертов и пр.) должен принимать работник, хорошо знающий структуру компании. От этого иногда зависит оперативность решения того или иного вопроса.
Входящие документы
Доставка документов в компанию может осуществляться почтой (письма, бандероли, пакеты, печатные издания) или с помощью электронной связи (телеграммы, телефонограммы, сообщения электронной почты (e-mail)). Отдельные виды корреспонденции могут доставляться в компанию посредством фельдъегерской связи: обычно это документы, представляющие собой особую ценность или содержащие особо важную или конфиденциальную информацию.
Документы, поступающие в компанию на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст.
Такая отметка проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны документа. Если документ содержит несколько листов, отметку ставят лишь на первой странице. Если конверт не вскрывается (например, если на нем есть пометка «Лично»), отметку проставляют на конверте также в правом нижнем углу.
Отметка о поступлении документа в организацию должна содержать:
В некоторых случаях, когда документ срочный или очень важный, фиксируются часы и минуты его поступления в компанию.
Отметка может проставляться от руки:
Или же с помощью резинового штемпеля:
Возникает вопрос: откуда брать порядковый номер? Отвечаем. В любой организации ведется регистрационный журнал учета входящих документов. Унифицированной формы такого журнала нет, поэтому каждая компания разрабатывает его самостоятельно. Мы рекомендуем следующую форму.
После занесения в журнал документа и проставления на нем регистрационной отметки его направляют по назначению соответствующим исполнителям.
При регистрации входящих документов используется валовая нумерация в течение года с 1 января по 31 декабря. Номер может быть дополнен буквами или цифрами для удобства работы с документами.
Кратко расскажем о порядке работы с входящими документами. Они сортируются в зависимости от того, требуют ли обязательного рассмотрения директором или их можно направить непосредственно в соответствующие структурные подразделения. Если на входящем документе обозначено структурное подразделение или конкретное должностное лицо, то документ передается непосредственно им.
Примечание. При передаче документа из одного структурного подразделения компании в другое он повторно не регистрируется.
Как регистрировать документы, поступившие по почте, понятно. А как быть с телеграммами или телефонограммами?
Входящие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству компании и исполнение. А вот с телефонограммами сложнее. Текст входящей телефонограммы записывается (печатается) получателем на специальном бланке или в журнале, после чего оперативно передается руководителю или тому должностному лицу, которому она адресована.
В настоящее время довольно часто письма приходят по электронной почте. Как регистрировать их?
Поступившие электронные документы могут регистрироваться непосредственно в системе электронного документооборота. Для этого на каждое поступившее письмо заводится отдельная регистрационно-контрольная карточка. При регистрации входящего электронного документа необходимо проверить реквизиты письма, наличие вложений и приложений, на которые указывает автор.
Оригиналы входящих электронных документов должны присылаться с сопроводительным письмом к файлу.
При необходимости документы, поступившие по электронной почте, могут распечатываться на бумажном носителе.
Исходящие документы
Создаваемые в организации документы нужно регистрировать в день их подписания или утверждения. При регистрации документа необходимо присвоить ему номер и указать дату:
На первой странице документа, подлежащего отправке, проставляется регистрационный номер, состоящий из порядкового номера документа, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Приведем пример.
Если отделы имеют сокращенное наименование, регистрационный номер исходящего документа может выглядеть так:
Принято отдельно регистрировать приказы по личному составу и приказы по основной деятельности компании. Служебные записки, создаваемые структурными подразделениями компании, как правило, регистрируются в подразделениях-авторах.
Получается, что индексация приказов, актов, протоколов и т.п. производится по каждому виду раздельно. Для таких документов указывается просто порядковый номер в течение года, например приказ N 4, акт N 12, протокол N 3. При необходимости отправки таких документов «во внешний мир» к ним составляется сопроводительное письмо и передается для регистрации и отправки.
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документов каждой из этих организаций. Такие номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Сведения о регистрации исходящих документов также вносят в журнал, но уже для исходящих документов. Приведем примерную форму такого журнала.
Зарегистрированные исходящие документы подлежат отправке почтовой или иными видами связи.
Автоматизированная регистрация
Документы можно регистрировать с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер. При такой регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, которая сохраняется в базе данных. В разных программах вид такой карточки и ее содержимое могут различаться, при этом многие программные продукты позволяют самостоятельно добавлять дополнительные реквизиты или же менять внешний вид регистрационной карточки.
Отметим, что большинство программ позволяет распечатывать электронную регистрационную форму на бумаге. Конечно, никто не предлагает вовсе отказываться от бумажного ведения журналов регистрации, однако считаем, что в настоящее время автоматизированная форма регистрации документов более удобна и эффективна.