что нужно учесть при планировании

Как эффективно планировать свое время: методы, техники, ошибки

Содержание

Планирование — это метод эффективного распределения времени для качественного выполнения различных задач.

Зачастую бывает так, что дела и дедлайны накапливаются как снежный ком, а времени и сил остается все меньше. Как итог, мы получаем либо сгоревшие сроки, либо нервный срыв, либо все это сразу. Во избежания плачевных результатов работы существуют такие инструменты как тайм-менеджмент, целеполагание и планирование. Эти «три кита» эффективности имеют много общего, но все же различаются. Подробнее о тайм-менеджменте можно, например, прочитать в различных книгах.

Планирование — более глобальный метод распределения времени и приоритизации задач, так как применяется не только в личной жизни, но и в бизнесе. В последнем случае планирование особенно необходимо, потому что от правильного распределения задач и ресурсов зависит результат производства. В целом, бизнес-планирование — один из методов эффективного распределения времени, действий, ресурсов и средств.

Основные виды планирования

Поскольку метод планирования имеет широкий спектр применения, к каждой жизненной сфере подходит свой вид.

Планирование по необходимости

Этот вид в свою очередь делится на:

По времени исполнения задач

Здесь важны сроки, в рамках которых строится план.

Может содержать план на день, неделю, месяц, квартал. Самый распространенный вид, так как применяется и в повседневной жизни, и на предприятии.

Обычно рассчитывается на срок от одного года до пяти лет.

Часто применяется в науке и экономике для решения стратегических задач.

По содержанию плана

Под этим подразумеваются тактическое, стратегическое и процессное планирование.

Топ самых популярных методов планирования

Матрица Эйзенхауэра

Метод приоритизации, который придумал Дуайт Эйзенхауэр — 34-й президент США.

В основе метода лежит распределение дел по четырем категориям:

Сюда относятся задачи, которые необходимо выполнить в кратчайшие сроки. Например, сдать проект, от которого зависят дальнейшие действия компании или курсовую работу, дедлайн которой сгорит на неделе.

Изучение иностранных языков, занятия спортом, чтение полезной литературы — все, что не имеет четких сроков, но очень важно для человека.

Готовка, стирка, уборка, ежедневная рассылка — все это можно делегировать, чтобы освободить время для более важных и срочных задач.

Однако здесь речь идет о досуге, который в свою очередь тоже нуждается в планировании, поскольку зачастую свободное время может быть сильно ограничено, а списки фильмов, книг и песен нужно не только пополнять, но и реализовывать.

Метод Парето

Или «правило 80 на 20». Суть принципа, сформулированного итальянским социологом и экономистом Вильфредо Парето, состоит в том, что 20% усилий приносят 80% результата и, соответственно, 80% усилий тратится на 20% результата. Все зависит от того, насколько эффективно то или иное действие для достижения поставленной цели.

Особенно хорошо этот метод работает в повседневной жизни. Если грамотно распределить свое время на 20% необходимых задач, то это на 80% приблизит вас к цели. Метод Парето лучше применять в комплексе с матрицей Эйзенхауэра, начиная день с важных и срочных дел и постепенно двигаясь к менее важным, но более объемным.

Метод OKR

OKR расшифровывается как Objectives and Key Results — «цели и ключевые результаты». Эта методология больше относится к бизнес-планированию. В ее основе лежит эффективный контроль задач при реализации целей компании. Кроме того, методология подразумевает управление проектами для синхронизации индивидуальных и командных целей. Была разработана в компании Intel в 1960-х годах. Сейчас систему используют в таких компаниях как Google, Spotify, Twitter, LinkedIn, Airbnb и другие.

Джон Дорр, известный венчурный инвестор, партнер фонда Kleiner Perkins, стоявший у истоков внедрения OKR в Google, предложил такую формулу для постановки целей: «Я достигну ___________, что можно оценить с помощью ___________», где нужно вписать цель и ключевые результаты. Как пишет Фелипе Кастро в книге The Beginners Guide to OKR, последние должны быть количественными и измеримыми.

Фикс-тайм методы

Сюда относятся техники, при которых работа идет по таймеру. Одним из самых распространенных является метод Pomodoro, придуманный в 1980-х владельцем Cirillo Consulting (а в то время — студентом) Франческо Чирилло. Суть методики в том, что вы работаете 30 минут, после чего делаете пятиминутный перерыв. После четырех таких рабочих подходов, следует «большая перемена» в 30 минут.

Метод декомпозиции

Если задача слишком объемная, можно застопориться еще на начальных этапах ее выполнения. Чтобы этого не допустить, следует поделить ее на более мелкие шаги, таким образом станет ясно, с чего начинать и как достичь цели. Этот метод еще называют «поедание салями или слона по кусочкам». Поэтапное выполнение задач и конкретизация намного эффективнее при достижении глобальной цели.

Простые советы по планированию

1. Определитесь с методом

Описанные выше виды подходят не всем, поэтому стоит учитывать особенности своего организма и ритма жизни, а также уровень усидчивости и концентрации на задачах.

2. Введите планирование в привычку

Вне зависимости от метода постарайтесь довести сам процесс до привычки. Это помогает упорядочить не только повседневную жизнь, но и процесс достижения глобальных целей. Также планирование развивает стратегическое мышление и дальновидность.

3. Формулируйте цели четко

Распространенная ошибка — построение размытых планов. Выучить французский, достичь успеха на работе, много путешествовать, — все это относится скорее к желаниям, а цели необходимо конкретизировать как можно детальнее. «Записаться на курсы французского языка в следующем месяце», «спланировать поездку в страну N в следующем году», «разработать стратегию продвижения продукта» и так далее.

Личный опыт

Анна Мельянцова ─ руководитель корпоративных акселерационных программ бизнес-инкубатора НИУ ВШЭ:

«В своем ежедневном планировании мы используем комбинацию из методов:

Источник

Планирование беременности. Часть II. С чего начать?

Поделиться:

По результатам глобального опроса, проведенного в 2014 году, 4 из 10 женщин знают, что такое планирование беременности, остальные 6 — даже примерно не знают, с чего начать. Но врачи к этим данным относятся скептически. По мнению специалистов, правильные представления о подготовке к беременности имеет только одна из десяти. Истина где-то рядом, но на этапе планирования осмотр врача действительно не помешает.

Большинство проблем, связанных с беременностью, удается полностью нейтрализовать, если узнать об их существовании до того, как тест покажет две полоски. Согласитесь, совершенно нелепо во время беременности выявить хламидиоз или сифилис, потом пить антибиотики, терзаясь страхами и сомнениями. Хороших решений в таких ситуациях не бывает. Даже в самую не светлую головушку заглядывает мысль: что же мешало сдать эти анализы пару месяцев назад?

С чего начать планирование беременности? С визита к гинекологу

Во первых строках хочу призвать всех планирующих: не стоит скрывать от доктора истинную цель своего визита. На вопрос «Что вас беспокоит?» надо честно и открыто отвечать, что вы планируете беременность. Если пациентка сообщает, что ей надо «просто посмотреться», вероятнее всего, ее просто посмотрят. Возможно, сделают РАР-тест и обычный мазок. Для подготовки к беременности этого недостаточно, но рассказывать потом, что «мне этого никто не говорил», бессмысленно.

Начинать в таких случаях следует с семейного анамнеза. Если есть наследственные заболевания, у родственников рождались дети с пороками развития или хромосомными аномалиями, в семье были случаи длительного бесплодия или невынашивания, об этом необходимо рассказать на первом же приеме.

Не менее важен тромботический анамнез — если у ближайших родственников в молодом возрасте (примерно до 60 лет) были инсульты, инфаркты, тромбоэмболии, тромбозы глубоких вен, сообщите об этом специалисту. Эта, казалось бы, совершенно не связанная с беременностью информация может иметь ключевое значение.

Осмотр на кресле — обязательная часть визита. В обязательную программу войдут обычный гинекологический мазок, РАР-тест и исследование на инфекции методом ПЦР. Исключение воспалительного процесса в малом тазу до наступления беременности позволяет избежать самой частой причины невынашивания — инфекционной. Если вам никогда не делали УЗИ органов малого таза, можно провести это исследование впервые именно на прегравидарном этапе, чтобы исключить аномалии развития.

Комплексная оценка состояния здоровья

Вступать в беременность стоит в оптимальном состоянии здоровья. Наши организмы настолько измучены цивилизацией, что молодая здоровая женщина превращается в музейную редкость. Если на момент планирования беременности существуют хронические заболевания, консультация профильного специалиста необходима.

При сахарном диабете необходима оптимизация контроля, вплоть до пересмотра режимов инсулинотерапии. При артериальной гипертонии следует до зачатия заменить ACE-ингибиторы, антагонисты рецепторов ангиотензина II, тиазидовые диуретики на препараты, не противопоказанные при беременности.

У женщин с эпилепсией необходим пересмотр терапии, исключение тератогенных доз препаратов и прием фолиевой кислоты в дозе чуть выше стандартной — 1 мг в сутки. Избыточные дополнительные дозы фолата могут привести к учащению припадков вследствие снижения уровня антиконвульсантов в плазме. При тромбозе глубоких вен — замена кумарина гепарином. У пациенток, страдающих депрессией или тревожными состояниями, из лекарственной терапии исключают бензодиазепины.

Для того чтобы быстро оценить состояние здоровья, проводится несложное обследование: общий анализ мочи и крови, изучение основных биохимических показателей, серологические исследования на инфекции — ВИЧ, сифилис, гепатиты групп В и С. Оценить запасы железа в организме можно с помощью изучения уровня феррокинетических показателей. Это важно, потому что анемии беременных носят эпидемический характер, а территория нашей страны признана эндемичным регионом по дефициту железа. Латентные железодефициты легко корректируются с помощью поливитаминных комплексов или профилактических доз железосодержащих препаратов.

На прегравидарном этапе непременно следует оценить уровень ТТГ — тиреотропного гормона. Симптомы гипотиреоза неспецифичны, поэтому «случайные» находки нередки. Максимальный уровень ТТГ, «случайно» выявленный мной на этапе прегравидарного обследования, был равен 34 мкМЕ/мл (при референсных значениях в лаборатории для общей популяции 0,4–4,0 мкМЕ/мл).

Есть данные Американской ассоциации тиреоидологов, которые рекомендуют для популяции американских женщин целевые значения ТТГ менее 2,5 мкМЕ/мл. Пока вопрос о том, насколько эти данные применимы для женщин Российской Федерации, остается открытым, так как подобных серьезных исследований в нашей стране не было. Тем не менее при уровне ТТГ выше 4,0 мкМЕ/мл до беременности понадобится консультация эндокринолога и дополнительное обследование. В сроке 6–10 недель беременности уровень ТТГ следует обязательно проконтролировать, помня о том, что для беременных установлены более низкие пределы нормальных значений.

Профилактика TORCH-инфекций при планировании беременности

TORCH-инфекции — токсоплазмоз, цитомегаловирус (ЦМВ), вирус простого герпеса, краснуха и другие — представляют серьезную опасность при первичном заражении во время беременности.

Помните детскую загадку: — Сколько яиц можно съесть натощак? — Одно. Потому что второе будет уже не натощак.

С TORCH-инфекциями точно так же. Если первичное инфицирование уже произошло, в крови будут обнаружены антитела — IgG. Эти антитела свидетельствуют о том, что во время беременности первичного инфицирования не произойдет, потому что оно уже произошло. Если антител нет, значит, риск первичного заражения существует, следовательно, необходимо обсуждать способы профилактики: вакцинацию, режим, образ жизни, мониторинг.

Санация очагов хронической инфекции

Приказ № 572 МЗ РФ, регламентирующий ведение беременных в женских консультациях, категорически требует показать беременную стоматологу, лору, терапевту и офтальмологу в течение 7–10 дней после постановки на учет по беременности. Это правильно, но слишком поздно.

Идти к стоматологу, лору, гастроэнтерологу и прочим профильным специалистам нужно до зачатия. Все устранимые проблемы должны быть устранены до беременности. В первую очередь это относится к состоянию полости рта. Микробное обсеменение периодонта абсолютно эквивалентно микробному обсеменению плаценты, а коллеги-стоматологи продолжают шарахаться от беременных женщин, отказываясь то лечить, то удалять, то обезболивать.

Фолаты, другие витамины и микронутриенты

Хорошо известна необходимость назначения фолиевой кислоты в дозе 400–800 мкг в день на весь период, предшествующий зачатию, желательно не менее 3 месяцев. Это надежный способ профилактики пороков развития плода и в первую очередь, дефектов нервной трубки (анэнцефалия и spina bifida). При диабете и эпилепсии дозу фолатов стоит повысить до 1 мг в день, для женщин, уже имеющих детей с дефектом нервной трубки, рекомендованы высокие дозы — 4–5 мг/сут.

Если пациентка применяет КОК, фортифицированные фолатами («Джес Плюс» или «Ярина Плюс»), прием препаратов с фолиевой кислотой начинают сразу после отмены КОК. Если пациентка применяет обычные КОКи, фолаты стоит добавить уже в последние 2–3 месяца приема КОК. Уровень фолатов в организме нарастает медленно и достигает защитных значений лишь к 12–16-й неделе приема.

Не менее важна йодпрофилактика: 150 мкг калия йодида ежедневно во время планирования беременности и 200 мкг во время беременности и лактации. По данным ВОЗ, 20 млн чел в мире имеют умственную отсталость вследствие дефицита йода. Не стоит пополнять эти цифры собственными детьми.

Разумно согласовать с врачом все БАДы, витаминки, порошки для спортивного питания, которые вы принимаете. Далеко не все из них безобидны на этапе зачатия. Особое внимание следует уделить возможности передозировки витамина А (лимит — 3000 МЕ в день) и D (лимит — 400 МЕ в день). Желательно ограничить потребление продуктов, богатых этими витаминами: печень, мозг, а также печень трески.

Вполне удобны сбалансированные поливитаминные комплексы. На прегравидарном этапе более чем уместен Элевит и Фемибион-1. Выбор конкретного препарата зависит от клинической ситуации.

Разумный и взвешенный подход позволяет предупредить большинство управляемых осложнений беременности, но, к сожалению, не может гарантировать 100%-ный результат. Здесь уже нужно немного удачи, которой я вам и желаю.

Счастья вам, женщины! Счастья и счастливого материнства.

Товары по теме: [product](фолиевая кислота), [product](йод), [product](железо), [product](Джес Плюс), [product](Ярина Плюс), [product](Элевит), [product](Фемибион) [product](тест-полоска)

Источник

5 лайфхаков для эффективного планирования дня

редактор-эксперт Контур.Школы, консультант по электронному документообороту и электронной отчетности

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день: инструменты, истории, разбор ошибок

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму.

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать.

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос,
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план. » Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась.

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

Цель должна быть:

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении.

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения.

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

Источник