что нужно сделать чтобы создать шаблон формы
Создание и обработка шаблонов печатных форм
Как показала практика работы с ERP системами — корпоративные приложения на 30% состоят из отчетов. Типичная ситуация для таких приложений — построить отчет по некоторым данным.
Для построения отчетов можно использовать ReportBuilder или любые другие системы построения отчетов. В этой статье я хочу рассмотреть построение отчетов в MS Word 2003 (и более поздние версии) посредством Aspose.Words, так как легко вносить правки, удобно разрабатывать, не требует особых навыков по работе с гигантами систем отчетов и т.д.
По однотипному набору данных требуется создавать шаблоны отчетов, которые представляют из себя обычный документ Word 2003 с набором ключевых полей.
Потом можно настроить шаблон как угодно, то есть привести его к тому виду в котором он должен выглядеть в конечном варианте. То есть создаем шаблон печатных форм для выбранного набора данных.
Плюсом такого решения является то, что человек, занимающийся разработкой самой печатной формы, может не иметь никаких знаний о SQL или источниках данных. Он должен лишь уметь работать с MS Office Word. Казалось бы, все просто, но в нашем случае предполагается, что:
Постановка задачи
Итак, задача ясна, приступаем.
Основными элементами печатных форм являются обычные поля с данными и таблицы данных. Для удобства работы разделим создание набора полей в шаблоне и создание таблицы в отдельные методы.
Обратите внимание на строку
Здесь в таблицу добавляется ключевое поле TableStart с внешним символом «<», этот символ не принципиален, просто внешне занимает мало места на форме. Также в конце добавляется TableEnd с символом «>». Эти поля должны быть в одной строке таблицы. Поля, заключенные между ними, относятся к текущей таблице и будут повторяться для набора данных. То есть, если надо расположить данные на нескольких строках, получите ошибку.
Но есть хитрость: можно добавить таблицу из трех колонок открывающий символ в первую колонку, закрывающий символ в последнюю колонку, а в средней ячейке вставить еще одну таблицу, данные в которой могут быть оформлены как угодно. Вставленная таблица и будет повторяться для каждого набора данных. По умолчанию это не добавлено, так как требуется редко (по крайней мере в тех целях где сейчас применяется).
Этих двух методов вполне достаточно для создания шаблона. Далее этот шаблон настраивается (шрифты, разметка и прочее) — нас это не сильно интересует. Осталось только заполнить данными готовый шаблон, сохранив при этом разметку. Для заполнения полей, не находящихся в таблице, все просто:
Теперь мы подошли к заполнению таблиц. В Aspose к этому вопросу подошли весьма капитально, в чем Вы скоро убедитесь.
Тут все довольно просто, но давайте глянем:
Вот и все, необходимый минимум есть. Изменения в разметке не происходят, пустые поля (для которых нет данных) просто исчезают в печатной форме. При заполнении полей значениями надо передавать object, но здесь везде передается string. В принципе можно передать любые типы данных, а потом, имплементировав IFieldMergingCallback, обработать и отформатировать данные.
Как создать шаблон в Microsoft Word
Ш аблоны позволяют настраивать все необходимые параметры, которые Вы хотите предварительно применить к макету документов, стилям, форматированию, вкладкам, шаблону текста и т.д. Затем Вы можете легко создать новый документ на основе этого шаблона.
Когда Вы сохраняете документ в качестве шаблона, Вы можете использовать этот шаблон для создания новых документов. Эти новые документы содержат весь текст (и изображения и другой контент), которые содержит шаблон. Они также имеют одинаковые настройки, разделы и стили макета страницы в качестве шаблона. Шаблоны могут сэкономить Вам много времени, когда Вы создаете несколько документов, которые должны иметь согласованный макет, формат и некоторый текст шаблона.
Как сохранить документ в качестве шаблона
Первое, что Вам нужно сделать, — это создать свой документ так, как Вы хотите, чтобы выглядели новые документы. Разделите текст (и изображения и т. д.) вплоть до материала шаблона, который Вы хотите отображать в новых документах. Дальше настраивайте макет страницы (поля, разделы, столбцы и т. д.), а также любые форматирование и стили, которые Вы хотите использовать.
Когда у Вас есть документ, который Вам нужен, пришло время сохранить его в качестве шаблона. Откройте меню «Файл», а затем нажмите «Сохранить как».
Выберите, где Вы хотите сохранить документ.
Нажмите кнопку «Сохранить».
Вы сохранили свой собственный шаблон Word.
Как создать новый документ на основе шаблона
После того как Вы сохранили свой собственный шаблон, Вы можете создать на его основе новые документы. Самый простой способ сделать это — просто запустить Word.
Его всплывающий экран показывает кучу шаблонов, которые являются встроенными или загружаемыми. В верхней части окна нажмите ссылку «ЛИЧНЫЕ», чтобы отобразить Ваши собственные шаблоны. Затем все, что Вам нужно сделать, это щелкнуть по нужному шаблону, и Word создает на его основе новый документ.
По умолчанию Word любит сохранять шаблоны в Documents\Custom Office Templates, где они будут отображаться вместе с шаблонами, которые Вы создаете в любом другом приложении Office.
Когда Вы сохраняете шаблон, Вы можете выбрать другое местоположение, если хотите. Проблема в том, что если Вы сохраните его в другом месте, Word, возможно, не сможет его увидеть и отобразить на заставке в качестве опции. Если Вам это не очень важно, сохраните их в любом месте. Вы можете создать новый документ на основе шаблона, просто дважды щелкнув файл шаблона.
Вы также можете открыть шаблон в Word, чтобы его можно было отредактировать, щелкнув правой кнопкой мыши файл, а затем выбрав команду «Открыть» из контекстного меню.
Если Вам нужен еще более организованный подход, Вы можете изменить местоположение по умолчанию. Это позволяет сохранять шаблоны там, где Вы хотите (хотя они все еще должны находиться в одном месте) и иметь доступ к ним на заставке Word.
В меню «Файл» выберите команду «Параметры». В окне «Параметры Word» выберите категорию «Сохранение» слева. Справа введите путь, в котором Вы хотите сохранить шаблоны в поле «Расположение личных шаблонов по умолчанию». Нажмите «ОК», когда закончите.
В конце концов, шаблоны Word функционально похожи на обычные документы Word. Большая разница заключается в том, как Word обрабатывает эти файлы, что упрощает создание на их основе новых документов.
Как создавать и изменять интерактивные PDF-формы, или новый скилл ABBYY FineReader PDF
Мы регулярно обучаем ABBYY FineReader PDF новым навыкам. Две недели назад мы рассказали на Хабре, как научили ABBYY FineReader PDF редактировать целые абзацы. Этот пост — о еще одном продвижении нашего продукта на пути к совершенству: программа теперь умеет создавать и редактировать интерактивные PDF-формы.
Раньше ABBYY FineReader PDF мог только заполнять такие формы – заявления на отпуск или визу, резюме, согласие на обработку персональных данных, исследования, опросы и т.д. Но что если компании нужно создать в формате PDF анкету, разработать шаблон документа или отредактировать в готовом бланке несколько полей, чтобы затем отправить его сотрудникам или клиентам? Теперь все это можно сделать в одной программе. О том, как это работает, для чего и кому может понадобиться такая функциональность, мы сегодня и расскажем. Поехали!
Что такое интерактивная PDF-форма?
Интерактивная PDF-форма – это документ с полями, в которых пользователь может печатать текст, даты, проставлять галочки, выбирать одно или несколько значений из списка и выполнять другие действия, не редактируя основное содержимое документа.
PDF-формы могут выглядеть по-разному. Приведем несколько примеров:
Слева направо: первая страница анкеты на получение шенгенской визы; согласие на обработку персональных данных; PDF-форма для запроса сервисных услуг. Картинка кликабельна.
Если PDF-файл сам по себе – это статичная сущность, которая в первую очередь предназначена для передачи информации, то формы в PDF предназначены для получения информации от пользователей или организаций.
С технической точки зрения интерактивная форма в PDF – это набор «виджетов». Виджеты – это поля, которые можно создавать, редактировать и заполнять. Термин взят из спецификации PDF (международные стандарты PDF ISO, где описываются все стандартизированные возможности формата PDF). В спецификации сказано, как устроены интерактивные элементы, чтобы это понимал PDF-просмотрщик, то есть программа для работы с PDF. На основе этой спецификации мы и разработали фичу создания и редактирования форм в ABBYY FineReader PDF. Таким образом, интерактивные формы, созданные в нашей программе, будут доступны для заполнения или редактирования и в других редакторах PDF, если они поддерживают PDF ISO.
В чем преимущество интерактивных PDF-форм?
Как создать PDF-форму
ABBYY FineReader PDF помогает как создавать формы с нуля, в т. ч. в новом документе, так и отредактировать уже имеющиеся в форме поля.
Например, можно создать новый PDF-документ, войти в режим форм, нажав кнопку «Редактор форм» на главной панели инструментов, и затем добавить в файл нужные поля.
Либо можно открыть существующий PDF-документ с полями формы или без них и зайти в «Редактор форм». Если в документе уже есть интерактивные поля, то пользователь увидит сообщение:
В режиме «Редактор форм» рядом с полями формы отобразятся их имена.
При желании эту подсветку можно отключить, а имена отредактировать. Кроме того, можно изменить и другие настройки: внешний вид и формат полей, а также назначить значения по умолчанию для отдельных типов полей. Подробнее об этом мы расскажем чуть позже.
Принимать разные формы? Запросто
Программа умеет добавлять 7 видов интерактивных полей, которые многим знакомы:
Текстовое поле. Позволяет ввести строчку или несколько строк текста. К вводимому тексту можно применить форматирование, например, сделать из него дату. Если такое форматирование характерно для поля, то в окошке поля можно вызвать календарик и выбрать дату там. Пользователь сам может выбирать формат даты (например, 18.12.1987 или 1987/18/12).
Форматирование даты, как и любое другое форматирование, задается в поле формы при помощи JavaScript-инструкций. В продукт встроен JS-движок, который умеет эти инструкции выполнять и помогать пользователю вводить необходимый текст.
Флажок (check box). Позволяет поставить галочку, например, дать согласие на обработку данных, указать специальные условия при выборе номера в отеле, оформить подписку на новости и др.
Примечательная особенность: если вы думаете, что галочка в check box нарисована (векторными командами или картинкой), то это не всегда так. При создании check box в ABBYY FineReader PDF галочка — это символ. Есть специальный символьный шрифт, ZapfDingbats, и состоит он не из букв, а из вот таких специальных символов. И в нашем check box просто получается текст из одного символа этого шрифта.
Переключатель (его еще называют «радиокнопка»). Этот элемент позволяет выбрать только один из возможных вариантов в списке.
Переключатель в PDF – это наиболее яркий пример, как одно поле может содержать несколько виджетов. У каждого из них есть choice name (имя выбранного состояния), которые предустановил PDF-просмотрщик. Именно это имя прописывается в поле, когда какая-то кнопка выбрана. Каждый виджет имеет несколько предустановленных состояний (ChoiceName/Off, Normal/Down). И в зависимости от того, в каком состоянии виджет находится, такое состояние и будет показываться пользователю. Никакой анимации, просто подмена одной картинки на другую.
Раскрывающийся список. Дает возможность выбрать одно из заранее заданных значений или, если позволяет форма, ввести свое (произвольное )значение.
Список. Можно выбрать несколько вариантов.
Кнопка. Позволяет установить действие, которое выполняется при определенном событии (то есть взаимодействии с кнопкой). Например, при клике на кнопку или наведении курсора можно отправить форму по email, напечатать, сохранить, показать вложенные файлы, очистить форму и так далее.Вместо клика на кнопку можно выбрать и другие события, например, отпускание курсора и т.д. Вариантов действий много:
Поле подписи. Позволяет указать в документе место, где надо поставить цифровую подпись:
Совершенствуем форму дальше
Чтобы форма была понятной для пользователя, можно настраивать различные свойства для всех элементов форм и менять их в процессе редактирования.
1). Имя поля. Это внутреннее имя, которое помогает создателю формы ориентироваться в документе.
2). Подсказка. Она появляется, если навести указатель мыши на поле, и позволяет пользователю понять, что требуется сделать и какую информацию внести.
3). Можно сделать любое поле обязательным для заполнения. Тогда оно будет выделено красной рамкой, чтобы пользователь обратил внимание: в это поле необходимо внести информацию, чтобы форма была принята и рассмотрена. Красная рамка не накладывает ограничений на отправку или печать PDF-формы.
4). Опция «Только для чтения». Если выбрать ее, то поле станет недоступным для редактирования. Бывает, что в форме может быть информация, которая должна оставаться неизменной. Например, в опроснике для сотрудников-мужчин о том, какие подарки они предпочитают дарить женщинам, может быть поле «Пол»: туда можно вписать значение «Мужской» и оставить его неизменным. Это как бы подразумевает, что опрос для мужчин.
5). Внешний вид полей. Можно выбрать цвет заливки, толщину границ, свойства шрифтов и многое другое. Оформление всей формы можно настроить по умолчанию: тогда у всех новых полей, которые пользователь создаст в документе, будет единый внешний вид.
Расскажем о еще нескольких полезных действиях, которые пользователи могут совершать с при создании или редактировании форм. Любое из полей после создания можно перемещать в пределах страницы, копировать или удалять. Размеры полей также можно поменять.
Кроме того, чтобы форма не только приносила пользу, но и красиво выглядела, в программе есть инструмент, который аккуратно выровняет все поля по вертикали и горизонтали. Направляющие появляются при перемещении поля и помогают его выровнять относительно соседних полей или границ страницы.
Конечно, когда мы разрабатывали редактор форм в FineReader PDF, то оценивали, какие задачи нужно решать конечным пользователям. Расскажем о них.
Нужно разработать шаблоны для документов
С помощью ABBYY FineReader PDF государственные организации, а также юридические, страховые, медицинские и другие компании могут создавать в PDF шаблоны документов, которые необходимо заполнять в электронном виде:
Чтобы структуру формы, основное содержание и общий внешний вид нельзя было изменить, можно паролем защитить документ от редактирования, оставив доступным лишь функцию заполнения.
После того как пользователь заполнил этот документ, он может напечатать его и подписать от руки, либо добавить цифровую подпись и отправить по почте.
Нужно собрать данные и отправить информацию в другую организацию
В программе ABBYY FineReader PDF компании и государственные организации могут создавать и редактировать различные электронные бланки для сбора данных, например:
В электронном виде такие бланки проще заполнять и обрабатывать. Кроме того, сотрудники могут быстро отправлять такие формы внутри организации или за ее пределы, чтобы сразу получить ответ от коллег, консультации и др.
Нужно провести опрос внутри компании, обеспечив конфиденциальность данных
Для проведения внутренних исследований, опросов и аудитов в компаниях не всегда возможно использовать онлайн-сервисы типа SurveyMonkey и Google Forms. Они могут не подойти из-за требований к безопасности и политики управления персональными данными. В таком случае можно заменить онлайн-инструменты на интерактивные PDF-формы.
Надеемся, что ABBYY FineReader PDF поможет упростить многие задачи, требующие создания и редактирования интерактивных PDF-форм. Если вы хотите попробовать новую функциональность, то программу можно бесплатно скачать и пользоваться ей в течение триального периода.
Пишите в комментариях, о каких еще технологических особенностях нашей программы вам было бы интересно узнать?
Как сделать шаблон для заполнения в word?
Мало кто знает, но текстовый редактор MS Word позволяет создавать такую полезную вещь, как настраиваемые формы. Чем же она полезна? Всего один пример — итак, вам нужно получить несколько десятков анкет в электронном виде. Вы рассылаете респондентам шаблон DOC-файла заполненный по образцу, снова получаете уже заполненные анкеты и…
Да, понимаете, что что-то пошло не так. Правильно заполнена только половина анкет, а во всех остальных случаях полный разброд — кто-то удалил важные поля, кто-то что-то добавил, до неузнаваемости изменил форматирование и т.п. В итоге, приходится тратить время на стандартизацию и исправления. Сейчас я расскажу вам как справится с этой проблемой раз и навсегда — наш выбор, настраиваемые формы.
Убедитесь, что вкладка «разработчик» включена
Вкладка разработчик в MS Word
Для начала убедитесь, что в нашем MS Word присутствует вкладка «Разработчик«, которая по умолчанию отключена. Если вкладки нет, первым делом придется её активировать — откройте настройки MS Word («Файл» → «Параметры«) и разыщите пункт «Настроить ленту«. Справа в списке поставьте галочку рядом с пунктом «Разработчик» и примените изменения нажав «Ок».
Теперь вкладка должна появится. переходим туда.
Создаем настраиваемую форму в MS Word
Усложнять мы не будем, и в нашей первой «анкете» будет всего одно поле: имя. В группе «Элементы управления» на вкладке «Разработчик» найдите инструмент «Обычный текст» и щелкните на него. Тотчас на листе появится текстовое поле заполненное заготовкой «место для ввода текста».
Создаем простую форму в MS word
Прекрасно, теперь начинается волшебство. Щелкните по инструменту «Ограничить редактирование» и обратите внимание на появившуюся справа панель. Мы хотим добиться простого результата: пользователь заполняющий документ может ввести текст в поле формы (в данном случае, свои имя), но не может изменить само поле, а также изменить форматирование или вставить в документ какой-то дополнительный текст.
Поле формы вставленное в лист текстового редактора
Защищаем форма от изменений
Теперь сделайте следующее:
Запрещаем изменение документа
На экран будет выведено окно с предложением ввести пароль — можете ничего не вводить и сразу нажать «Ок», или ввести простой пароль, который не забудете. Вот и всё.
Защищаем страницу от изменений с помощью пароля
Попробуйте ввести имя в созданное нами ранее поле. Получается? А теперь попробуйте ввести текст куда-бы то ни было помимо этого поля. Ага! Страница защищена от редактирования. Можете смело сохранять её и будьте уверены — сохранятся только данные введенные в соответствующее поле.
Что если вам потребуется внести в форму изменения, например, добавив новые поля? Обратите внимание на нижнюю часть панели «Ограничить редактирование» и нажмите кнопку «Отключить защиту». По её нажатию, документ снова будет доступен для редактирования.
Если вы хотите отредактировать страницу, ограничения можно отменить
Какие ещё защищенные поля можно создавать в MS Word?
Кроме уже знакомого нам поля типа «Обычный текст», MS Word предлагает к вашим услугам такие «ходовые» поля как:
С помощью этого набора вы можете создавать в текстовом редакторе Word формы с практически неограниченными возможностями применения.
Если вы часто работаете в MS Word, сохранение документа в качестве шаблона наверняка вас заинтересует. Так, наличие шаблонного файла, с установленным вами форматированием, полями и прочими параметрами, может во многом упростить и ускорить рабочий процесс.
Шаблон, создаваемый в ворде, сохраняется в форматах DOT, DOTX или DOTM. Последний разрешает работу с макросами.
Урок: Создание макросов в MS Word
Что такое шаблоны в Ворде
Шаблон — это особый тип документа, при его открытии и последующем изменении создается копия файла. Исходный (шаблонный) документ при этом остается неизменным, как и его местоположение на диске.
В качестве примера того, каким может быть шаблон документа и зачем вообще он нужен, можно привести бизнес-план. Документы этого типа довольно часто создаются в Word, следовательно, используют их тоже довольно часто.
Так, вместо того, чтобы каждый раз заново создавать структуру документа, выбирать подходящие шрифты, стили оформления, устанавливать размеры полей, можно просто использовать шаблон со стандартным макетом. Согласитесь, такой подход к работе куда более рационален.
Урок: Как добавить новый шрифт в Ворд
Документ, сохраненный в качестве шаблона, можно открыть и заполнить необходимыми данными, текстом. При этом, сохраняя его в стандартных для Word форматах DOC и DOCX, исходный документ (созданный шаблон), будет оставаться неизменным, как уже было сказано выше.
Большинство шаблонов, которые могут вам понадобиться для работы с документами в Ворде, можно найти на официальном сайте (office.com). Кроме того, в программе можно создавать собственные шаблоны, а также изменять уже существующие.
Примечание: Часть шаблонов уже встроена в программу, но часть из них, хоть и отображается в списке, на самом деле находится на сайте Office.com. После того, как вы нажмете на такой шаблон, он будет мгновенно скачан с сайта и доступен для работы.
Создание собственного шаблона
Проще всего будет начать создание шаблона с пустого документа, для открытия которого достаточно просто запустить Word.
Урок: Как в Ворде сделать титульный лист
Если вы используете одну из последних версий MS Word, при открытии программы вас будет встречать стартовая страница, на которой уже можно будет выбрать один из доступных шаблонов. Особенно радует то, что все они удобно рассортированы по тематическим категориям.
И все же, если вы сами хотите создать шаблон, выберите “Новый документ”. Будет открыт стандартный документ с установленными в нем параметрами по умолчанию. Эти параметры могут быть, как программными (заданными разработчиками), так и созданными вами (если ранее вы сохраняли те или иные значения в качестве используемых по умолчанию).
Используя наши уроки, внесите необходимые изменения в документ, который в дальнейшем будет использоваться в качестве шаблона.
Уроки по работе с Word:
Как сделать форматированиеКак изменить поляКак изменить интервалыКак изменить шрифтКак сделать заголовокКак сделать автоматическое содержаниеКак сделать сноски
Помимо выполнения вышеперечисленных действий в качестве параметров по умолчанию для документа, который будет использоваться как шаблон, можно также добавить подложку, водяные знаки или любые графические объекты. Все, что вы измените, добавите и сохраните в дальнейшем будет присутствовать в каждом документе, созданном на основе вашего шаблона.
Уроки по работе с Ворд:
Вставка рисункаДобавление подложкиИзменение фона в документеСоздание блок-схемВставка знаков и специальных символов
После того, как вы внесете необходимые изменения, зададите параметры по умолчанию в будущий шаблон, его необходимо сохранить.
1. Нажмите кнопку “Файл” (или “MS Office”, если используете старую версию Word).
2. Выберите пункт “Сохранить как”.
3. В выпадающем меню “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона:
4. Задайте имя файла, укажите путь для его сохранения и нажмите “Сохранить”.
5. Созданный и настроенный вами файл будет сохранен в качестве шаблона в заданном вами формате. Теперь его можно закрыть.
Создание шаблона на основе существующего документа или стандартного шаблона
1. Откройте пустой документ MS Word, перейдите во вкладку “Файл” и выберите пункт “Создать”.
Примечание: В последних версиях Ворда при открытии пустого документа пользователю сразу предлагается перечень шаблонных макетов, на основе которых можно создать будущий документ. Если вы хотите получить доступ ко всем шаблонам, при открытии выберите “Новый документ”, а затем уже выполните действия, описанные в пункте 1.
2. Выберите подходящий шаблон в разделе “Доступные шаблоны”.
Примечание: В последних версиях Word ничего выбирать не нужно, список доступных шаблонов появляется сразу после нажатия на кнопку “Создать”, непосредственно над шаблонами находится перечень доступных категорий.
3. Внесите в документ необходимые изменения, воспользовавшись нашими советами и инструкциями, представленными в предыдущем разделе статьи (Создание собственного шаблона).
Примечание: Для разных шаблонов стили оформления текста, которые доступны по умолчанию и представлены во вкладке “Главная” в группе “Стили”, могут быть разными и заметно отличаться от тех, что вы привыкли видеть в стандартном документе.
4. После того, как вы внесете необходимые изменения в документ, выполните все те настройки, которые посчитаете нужными, сохраните файл. Для этого нажмите на вкладку “Файл” и выберите “Сохранить как”.
5. В разделе “Тип файла” выберите подходящий тип шаблона.
6. Задайте имя для шаблона, укажите через “Проводник” (“Обзор”) путь для его сохранения, нажмите кнопку “Сохранить”.
7. Шаблон, созданный вами на основе существующего, будет сохранен вместе со всеми внесенными вами изменениями. Теперь этот файл можно закрыть.
Добавление стандартных блоков к шаблону
Стандартными блоками называют многократно используемые элементы, содержащиеся в документе, а также те компоненты документа, которые хранятся в коллекции и доступны для использования в любое время. Хранить стандартные блоки и распространять их можно с помощью шаблонов.
Так, используя стандартные блоки, вы можете создать шаблон отчета, в котором будут содержаться сопроводительные письма двух и более типов. При этом, создавая новый отчет на основе данного шаблона, другие пользователи смогут выбрать любой из доступных типов.
1. Создайте, сохраните и закройте шаблон, созданный вами с учетом всех требований. Именно в этот файл будут добавляться стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны другим пользователям созданного вами шаблона.
2. Откройте шаблонный документ, к которому необходимо добавить стандартные блоки.
3. Создайте необходимые стандартные блоки, которые в дальнейшем будут доступны для других пользователей.
Примечание: При введении сведений в диалоговое окно “Создание нового стандартного блока” введите в строке “Сохранить в” имя шаблона, к которому их необходимо добавить (это тот файл, который вы создали, сохранили и закрыли согласно первому пункту данного раздела статьи).
Теперь созданный вами шаблон, содержащий стандартные блоки, может быть предоставлен другим пользователям. Сами же блоки, сохраненные вместе с ним, будут доступны в заданных коллекциях.
Добавление элементов управления содержимым к шаблону
В некоторых ситуациях требуется придать шаблону вместе со всем его содержимым некоторую гибкость. Например, шаблон может содержать раскрывающийся список, созданный автором. По тем или иным причинам этот список может не устроить другого пользователя, которому доведется с ним работать.
Если в таком шаблоне будут присутствовать элементы управления содержимым, второй пользователь сможет подкорректировать список под себя, оставив его неизменным в самом шаблоне. Чтобы добавить в шаблон элементы управления содержимым, необходимо включить вкладку “Разработчик” в MS Word.
1. Откройте меню “Файл” (или “MS Office” в более ранних версиях программы).
2. Откройте раздел “Параметры” и выберите там пункт “Настройка ленты”.
3. В разделе “Основные вкладки” установите галочку напротив пункта “Разработчик”. Для закрытия окна нажмите “ОК”.
4. Вкладка “Разработчик” появится на панели управления Ворд.
Добавление элементов управления содержанием
1. Во вкладке “Разработчик” нажмите на кнопку “Режим конструктора”, расположенную в группе “Элементы управления”.
Вставьте в документ необходимые элементы управления, выбрав их из представленных в одноименной группе:
Добавление пояснительного текста к шаблону
Сделать шаблон более удобным в использовании можно с помощью пояснительного текста, добавленного в документ. Если это необходимо, стандартный пояснительный текст всегда можно изменить в элементе управления содержимым. Для настройки пояснительного текста по умолчанию для пользователей, которые будут использовать шаблон, необходимо выполнить следующие действия.
1. Включите “Режим конструктора” (вкладка “Разработчик”, группа “Элементы управления”).
2. Кликните по тому элементу управления содержимым, в котором необходимо добавить или изменить пояснительный текст.
Примечание: Пояснительный текст по умолчанию находится в небольших блоках. Если “Режим конструктора” отключен, эти блоки не отображаются.
3. Измените, отформатируйте замещающий текст.
4. Отключите “Режим конструктора” повторным нажатием на эту кнопку на панели управления.
5. Пояснительный текст будет сохранен для текущего шаблона.
На этом мы закончим, из этой статьи вы узнали о том, что представляют собой шаблоны в Microsoft Word, как их создавать и изменять, а также обо всем том, что с ними можно делать. Это действительно полезная функция программы, во многом упрощающая работу с ней, особенно, если над документами работает не один, а сразу несколько пользователей, не говоря уже о крупных компаниях.
Мы рады, что смогли помочь Вам в решении проблемы.
Задайте свой вопрос в комментариях, подробно расписав суть проблемы. Наши специалисты постараются ответить максимально быстро.
Помогла ли вам эта статья?
Создание бланка в Word
Прежде, чем создавать шаблон бланка, необходимо научиться создавать разделительные линии, уметь выравнивать текст, изменять межстрочный интервал, настроить программу на авто проверку орфографии, устанавливать необходимые шрифты, и создавать колонтитулы.
Для того чтобы создать бланк нам необходимо сначала выбрать его из списка готовых шаблонов. Это намного ускорит и облегчит нашу задачу.
В формах программы Word возможны три вида полей:
3. Раскрывающиеся списки позволяют выбрать один или несколько вариантов.
Формы Анкет и Тестов очень хороши для преподавателей школ.
Примечание
При загрузке бланков и форм, необходимо подключиться к Интернету.
Надеюсь, что создание бланка в word вам очень пригодиться в работе.
С уважением, Людмила
Понравилась статья — нажмите на кнопки:
Создавать формы в Microsoft Word легко. Трудности начинаются, когда Вы решаете создать заполняемые формы, которые можно будет разослать людям, чтобы они их заполнили. В этом случае MS Word поможет решить вашу задачу: будь то форма для сбора информации о людях или опрос для получения обратной связи от пользователей о программном обеспечении или о новом товаре.
Включаем вкладку «Разработчик»
Чтобы создавать заполняемые формы, сначала нужно активировать вкладку Developer (Разработчик). Для этого откройте меню File (Файл) и кликните по команде Options (Параметры). В появившемся диалоговом окне откройте вкладку Customize Ribbon (Настроить ленту) и выберите Main Tabs (Основные вкладки) из выпадающего списка.
Поставьте галочку в строке Developer (Разработчик) и нажмите ОК.
Теперь на ленте появилась новая вкладка.
Быть или не быть Шаблону?
Есть два варианта, с которых можно начать создавать формы. Первый проще, при условии, что Вы подберёте подходящий шаблон. Чтобы найти шаблоны, откройте меню File (Файл) и нажмите New (Создать). Вы увидите множество шаблонов, готовых для скачивания. Остаётся лишь кликнуть по Forms (Формы) и отыскать нужный шаблон среди предложенных.
Когда найдёте подходящий шаблон, загрузите его и редактируйте форму, как пожелаете.
Это самый простой путь, но может случиться так, что Вы не найдёте подходящий шаблон среди предложенных. В этом случае можно создать форму из черновика. Сперва откройте настройки шаблонов, но вместо уже готовой формы выберите My Templates (Мои шаблоны).
Выберите Template (Шаблон) и кликните по ОК, чтобы создать чистый шаблон. В завершение нажмите Ctrl+S, чтобы сохранить документ. Назовём его Form Template 1.
Наполняем форму элементами
Теперь у Вас есть пустой шаблон, значит уже можно добавлять информацию в форму. Форма, которую мы создадим в этом примере, – это простой опросник для сбора информации о людях, которые будут его заполнять. Первым делом вставьте основные вопросы. В нашем случае мы будем узнавать следующую информацию:
Чтобы приступить к созданию различных вариантов элементов управления, откройте вкладку Developer (Разработчик), которую Вы добавили ранее, и в разделе Controls (Элементы управления) выберите Design Mode (Режим конструктора).
Текстовые блоки
Для любых вопросов, требующих ответа в форме текста, можно вставить текстовые блоки. Это делается при помощи:
Давайте создадим поле для ответа форматированным текстом на вопрос 9, а затем поле для ответа обычным текстом на вопросы 1, 5, 6 и 10.
Не забывайте, что можно изменять текст в поле элемента управления содержимым, чтобы он соответствовал вопросу. Для этого кликните по полю и введите текст. Результат показан на изображении выше.
Добавляем выбор даты
Если Вам нужно добавить дату, можно вставить Date Picker Content Control (Элемент управления содержимым «выбор даты»). Используем этот элемент для вопроса 3.
Вставляем раскрывающийся список
Для вопросов, подразумевающих единственный ответ (например, вопрос 2), удобно использовать раскрывающийся список. Вставим простой список и заполним его возрастными диапазонами. Разместите поле элемента управления содержимым, кликните по нему правой кнопкой мыши и выберите пункт Properties (Свойства). В появившемся диалоговом окне Content Control Properties (Свойства элемента управления содержимым) нажмите Add (Добавить), чтобы добавить в список возрастные диапазоны.
Когда закончите, у Вас должно получиться примерно то, что изображено на рисунке ниже. При этом режим конструктора нужно отключить!
Ещё можно использовать Combo Box (Поле со списком), в котором легко составить список из любых нужных элементов. При необходимости пользователь сможет ввести дополнительный текст. Давайте вставим поле со списком для вопроса 7. Так как мы будем использовать этот элемент, пользователи смогут выбрать один из предложенных вариантов и ввести ответ, почему им нравится выбранный цвет.
Вставляем чек-боксы
Для ответа на четвёртый вопрос вставим чек-боксы. Для начала нужно ввести варианты ответов (male – мужчина; female – женщина). Затем добавить элемент управления содержимым Check box (Флажок) рядом с каждым вариантом ответа:
Повторите это действие для любого вопроса, который подразумевает один или несколько вариантов ответа. Мы добавим чек-бокс к ответу на вопрос 8. Кроме того, чтобы пользователь мог указать вариант начинки пиццы, которого нет в списке, мы добавим элемент управления содержимым Plain Text (Обычный текст).
В заключение
Готовая пустая форма с включённым и с выключенным режимом конструктора должна выглядеть, как на рисунках ниже.
Режим конструктора включен:
Режим конструктора выключен:
Поздравляем! Вы только что освоили основные приёмы создания интерактивных форм. Вы можете отправить файл DOTX людям, и когда они его запустят, он автоматически откроется как обычный документ Word, который можно заполнить и отправить обратно.
Урок подготовлен для Вас командой сайта office-guru.ru
Источник: /> Перевела: Ольга Гелих
Правила перепечаткиЕще больше уроков по Microsoft Word
Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:
Цель: Word 2010-2013. Формирование навыков создания электронных форм, работы с шаблонами и полями. Закрепление навыков по использованию процедуры слияния.
Теория. В повседневной жизни мы встречаемся с ситуацией, когда нам выдают некий бланк документа, в котором мы должны заполнить вручную определённые области. Это может быть бланк заявления, квитанции, заявки. После заполнения информация с бланков документов будет повторно вводиться в компьютер и обрабатываться по заданному алгоритму. Современные приложения позволяют обойти необходимость ручного заполнения бланков документов и повторный ввод заполненной информации.
В MS WORD есть возможность создания электронной формы. Электронная форма — это структурированный документ, содержащий заполненные графы (области, поля) с постоянной информацией и некоторые области (поля формы), в которые пользователь будет вводить переменную информацию.
Таким образом, форма состоит из постоянных областей и полей, подлежащих заполнению. В постоянных областях, при необходимости, можно разместить данные в графическом, текстовом, табличном виде. Обычно сама форма имеет вид таблицы. Форму можно создавать на основе ранее разработанного шаблона. В шаблоне можно разместить поля для ввода информации, указать их тип, выбрать элемент управления, который будет использоваться при вводе. Переменные области (поля) могут быть определены как текстовые поля, поля с раскрывающимися списками, флажки.
После создания формы: введения постоянной информации и выбора расположения и типа полей, необходимо установить защиту документа для устранения возможности изменения постоянной информации электронного документа. Только после установки защиты можно заполнять поля формы.
Задание: Создайте электронную форму заявки на участие в студенческой научной конференции согласно образцу заявки.
Образец заявки на участие в студенческой научной конференции
Для создания формы выполните следующую последовательность действий:
4. Далее создаём макет формы в файле Форма: вводим заголовок формы — Заявка на участие в конференции.
5. Создаем таблицу, состоящую из строк и столбцов: переходим на вкладку Вставка, щёлкаем по кнопке Таблица, выбираем Вставить таблицу и указываем соответствующее количество строк и столбцов.
6. Согласно приведённому образцу объединяем и разбиваем ячейки, устанавливаем требуемую высоту строк, удаляем обрамление границ, вводим текст (наименование полей-постоянная информация), устанавливаем параметры шрифта (по своему усмотрению).
Обратите внимание: затенённые области — это поля формы, куда будут вводиться конкретные значения полей — переменная информация (они должны быть размещены напротив наименования полей)!
7. Для того, чтобы ячейка таблицы воспринималась, как поле формы необходимо вставить элементы управления полем. При этом, поля могут быть разных типов. В нашем примере большинство полей предназначены для ввода текста (текстовые поля). Для ввода элемента управления текстовым полем:
Внимание! Если на ленте нет вкладки Разработчикнажимаем кнопку OFFICE (или вкладку File), выбираем Параметры WORD, в окне Параметры Word выбираем группу Основные, устанавливаем флажок Показать вкладку «Разработчик» на ленте.
8. Устанавливаем или изменяем параметры элементов управления содержимым текстового поля. Для этого:
9. Вставляем аналогичным образом поле Имя, Отчество, Город, Факультет, группа, Тема доклада, Секция № (наименование).
10. Щёлкаем два раза по полю Город. Появится окно Параметры текстового поля. Вводим в поле Текст по умолчанию – Хабаровск.
11. Вставляем поле со списком ВУЗ. В окне Параметры поля со списком вводим — ДВИ филиал РАНХиГС в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить, вводим Пед.университет — нажимаем кнопку Добавить, вводим ТОГУ— нажимаем кнопку Добавить, перечисляем ещё ряд вузов города Хабаровска.
13. Вставляем текстовое поле Дата приезда (в случае иногороднего участника конференции). Открываем окно Параметры текстового поля (двойным щелчком мыши по полю) и устанавливаем Тип – Дата, Формат даты – dd.MM.yyyy. Для ввода поясняющего текста нажимаем кнопку Текст справки, открываем вкладку Клавиша F1, щёлкаем по флажку Текст справки и вводим текст: Укажите предполагаемую дату приезда (теперь, по нажатию клавиши F1, будет появляться введённый поясняющий текст.
14. Вставляем поле Дата оформления заявки. В окне Параметры текстового поля выбираем в поле Тип – Текущая дата, в поле Формат даты – dd.MM.yyyy.
15. Вставляем поле со списком Требуется ли гостиница. В окне Параметры поля со списком в поле Элемент списка вводим Да и нажимаем кнопку Добавить, вводим Нет в поле Элемент списка и нажимаем кнопку Добавить.
16. Поля вставлены, свойства определены. Следующий шаг – устанавливаем защиту на различные части формы для предотвращения удаления или редактирования определенного элемента управления или группы элементов управления, или защиты всей форму паролем.
17. Для защиты постоянной информации от редактирования необходимо защитить электронную форму. Для этого:
Внимание! Если кнопка Да, включить защиту будет неактивна, значит у вас включён Режим Конструктора. Нажмите на кнопку Режим Конструктора для выхода из указанного режима.
18. Теперь документ позволяет вводить информацию в поля формы, но запрещает напрямую менять остальной текст.
19. В окне Включить защиту можно ввести пароль для защиты формы (в учебных целях вводить пароль не обязательно). Для ввода пароля заполните поле Новый пароль, а затем повторите его в поле Подтверждение пароля. Только пользователи, знающие пароль, смогут снять защиту и изменить форму.
20. Сохраняем шаблон Форма, в котором размещена структура формы в папке Эл_ФормаФамилия_студента и закрываем шаблон Форма. Обращаем внимание на то, что значок шаблона отличен от значка документа.
21. Следующим этапом является заполнение формы. Так как шаблон предназначен для многократного использования, необходимо открыть Документ на основе созданного шаблона Форма. Двойным щелчком по шаблону открываем Документ.
22. Снимаем защиту с Документа. При включённой защите последующие действия по заполнению полей выполнить будет невозможно. Заполняем поля формы произвольным содержанием.
При заполнении переход между полями защищенной формы осуществляется с помощью клавиш перемещения курсора, клавишей Tab, щелчком мышиклавишами PageDown и PageUp. При вводе данных в поля формы проверка правописания не производится, автотекст не работает, автозамена возможна. При заполнении поля со списком в правой его части отображается значок раскрывающегося списка. Щелкните мышью по стрелке списка и выберите нужное значение.
23. Сохраняем заполненную форму с именем Моя_Форма в папке Эл_ФормаФамилия_студента.
Это вариант индивидуального (единичного) заполнения формы, но можно автоматизировать процесс заполнения формы для получения группы документов путём использования процедуры Слияния.
24. Для этого создаём таблицу в текстовом процессоре WORD следующего вида: