что нужно для пресс конференции
Что нужно для пресс конференции
Как организовать и провести пресс-конференцию?
Часть алгоритма подготовки к проведению пресс-конференции и ответы на наиболее часто задаваемые вопросы по этой теме представлены ниже.
Как выбрать место для пресс-конференции?
Определите место пресс-конференции. Независимо от того, где она будет происходить, необходимо соответственное аудио и видео оборудование ( микрофоны для участников и журналистов, плазма для демонстрации видеоматериалов и т.п.).
Когда проводить пресс-конференцию?
Определите день и дату пресс-конференции. Традиционно, лучшими днями считаются вторник, среда и четверг. Проверьте, какие еще события, конкурирующие за внимание журналистов, запланированы на этот день и время. Для этого можете обратиться, в частности, в Интерфакс. При выборе времени проведения пресс-конференции необходимо помнить, что это мероприятие проводится для прессы. Наиболее удобным временем для прессы является первая половина дня. Чем ближе к вечеру проходит пресс-конференция, тем сложнее будет успеть журналистам подготовить материал по мероприятию в текущий выпуск/номер. Ведь телесюжет нужно написать, смонтировать и утвердить до выхода новостей в эфир, а работникам печатных изданий нужно время, чтобы написать статью, отдать ее редактору и сверстать еще до ухода издания в типографию. Ежедневные издания верстаются после обеда/вечером текущего дня. Еженедельные – накануне дня выхода. Лишь сообщения информационных агентств выходят круглосуточно и могут попадать на стол редактора СМИ в любое время. Большинство интернет-ресурсов также публикует свои новости независимо от времени суток. В то же время информация о многих событиях будет актуальна и важна даже спустя определенное время после пресс-конференции. В таком случае, новости и статьи будут появляться по мере готовности материалов.
Как часто нужно проводить пресс-конференцию?
Пресс-конференцию нужно проводить, когда есть достойный новостийный повод. Частота зависит от вида деятельности, публичности персоны или компании, важности новости. К примеру, органы центральной государственной власти, чья деятельность общественно важна, проводят брифинги раз в неделю. Если, к примеру, компания проводит ежегодные благотворительные акции, достаточно провести пресс-конференции дважды – в начале акции и по ее результатам. Если пресс-конференции будут проводиться слишком часто, по мелким поводам, представители СМИ могут перестать приходить на мероприятия. Для информирования общественности о событиях и новостях часто достаточно пресс-релиза. Этот способ также предпочтительнее, если публичный спикер в компании отсутствует, неопытен или не готов выступать.
Как написать анонс пресс-конференции?
Редактору или журналисту важно быстро определить, интересна ли им пресс-конференция. Потому анонс пресс-конференции должен быть кратким, но информативным. В анонсе, как правило, указывается:
Как пригласить журналистов на пресс-конференцию?
Подготовьте анонс мероприятия. Разошлите анонс в информационные агентства. Информагентства, как правило, выпускают специализированные выпуски анонсов публичных мероприятий, и бесплатно публикуют там анонсы мероприятий для прессы. На такие выпуски подписано большинство СМИ. Уточните в выбранном месте проведения пресс-конференции их возможности анонсирования.
Также можно отправить анонс в подобранный перечень СМИ и журналистов. Для этого нужно определить свою целевую аудиторию и СМИ, которые наилучшим образом донесут до нее необходимое сообщения. Это могут быть деловые, общественно-политические или специализированные СМИ. Анонс желательно отправить за несколько дней до мероприятия. Предложите интервью со спикерами тем изданиям, которые не смогут направить журналиста. Следует учитывать, что большинство редакторов окончательно решает, отправить ли журналистов на пресс-конференцию, лишь накануне мероприятия, по получении всех анонсов о событиях предстоящего дня.
Как написать пресс-релиз (пост-релиз) для пресс-конференции?
Желательно заранее подготовить пресс-релиз для журналистов, распечатать необходимое количество копий (с запасом) и раздать до начала мероприятия. При необходимости, можно подготовить пресс-релиз на нескольких языках. Имейте пресс-релиз наготове с собой на пресс-конференции в электронном виде. Его также отправляют в электронном виде тем представителям СМИ, которые не смогли прийти.
В пресс-релизе важно указать:
Сколько должно быть участников пресс-конференции?
Обычно на пресс-конференции выступают 1-4 участника. Как правило, это один, главный, ньюсмейкер, и участники, которые являются экспертами по тем или иным вопросам, касающимся повода пресс-конференции. Нужно заранее согласовать между участниками свои роли, очередность и темы выступлений, кто на какие вопросы будет отвечать. Сообщить об этом модератору (ведущему). Обсудить и отработать действия в случае возникновения проблем (например, появление оппонента, опровергающего ваше заявление и задающего провокационные вопросы).
Как подготовиться к выступлению на пресс-конференции?
Желательно каждому выступающему уложиться в 5 минут. Если один участник подает большую часть информации – 10 минут. Главные тезисы нужно формулировать четко и коротко. Если опыта выступления нет, можно подготовить выступление в письменном виде и репетировать его пока вы не будете довольны результатом. Можно выучить выступление на память.
Как аккредитовать журналистов на пресс-конференцию?
Если для посещения пресс-конференции нужна аккредитация по телефону, записывайте данные журналиста (издание/канал, имя журналиста, контактные данные – телефон, е-мейл). Перед пресс-конференцией отмечайте в своем перечне приходящих журналистов. Если регистрация проводится на месте – каждый представитель СМИ заполняет приведенные выше данные в подготовленном листе аккредитации.
Когда начинать пресс-конференцию?
Как выступать на пресс-конференции?
Как вести (модерировать) пресс-конференцию?
Модератор (ведущий) ведет пресс-конференцию. Пресс-конференцию начинают с приветствия присутствующих журналистов.
представляются участники пресс-конференции.
слово предоставляется участнику (первому из участников).
после того как первый участник закончит свое выступление (его можно завершить словами «благодарю за внимание», «спасибо» и т.п.) слово передается следующему участнику и т.д.
после выступления всех участников модератор предлагает журналистам задавать вопросы.
если журналисты в вопросах уходят от темы, модератор может помочь вернуть внимание прессы к теме пресс-конференции («это очень интересный вопрос, но сегодня мы обсуждаем…»)
после того как все вопросы были заданы, ведущий может указать на возможность интервьюирования участников по окончанию пресс-конференции, благодарит всех за посещение мероприятия и прощается.
Как отвечать на вопросы журналистов на пресс-конференции?
Составьте список вопросов, которые могут возникнуть у журналистов и подготовьте ответы на них. Подготовьте статистические данные, цифры и т.п. и держите их под рукой.
Помните, если есть неудобные вопросы, они обязательно будут заданы, будьте готовы к этому. Если пресс-конференция посвящена другой теме, вы можете попытаться вернуть журналистов к теме вашего события («это очень интересный вопрос, но наша пресс-конференция посвящена …, прошу задавать вопросы по данной теме»).
Часто журналисты хотят получить интервью или задать вопросы участникам сразу по окончанию пресс-конференции, в индивидуальном порядке. Можно предупредить журналистов заранее, будет ли возможность пообщаться с участниками после пресс-конференции.
Отрепетируйте варианты ответов на предполагаемые вопросы:
для телевидения постарайтесь уложиться в 30 секунд.
для печатной прессы подготовьте простые для цитирования и восприятия сообщения.
Не всегда журналисты по окончанию пресс-конференции задают вопросы. Это нормально.
Сколько длится пресс-конференция?
Официальная часть пресс-конференции обычно длится 30-40 минут. Оптимальное время для выступления одного участника – 5 минут, максимум 10 минут. После выступления, участники отвечают на вопросы журналистов. Затем, когда все вопросы заданы, и при наличии такой возможности и желания обеих сторон, интервью и общение спикеров с журналистами в индивидуальном порядке.
Нужен ли фуршет после пресс-конференции?
Не нужен. Журналисты приходят на пресс-конференцию, потому что их заинтересовала ее тема или спикеры, а не возможность выпить чай или кофе. Свои вопросы они зададут во время или после мероприятия и без стимула в виде напитков и закусок. К тому же, обычно журналистам нужно успеть еще на одно, а то и несколько мероприятий, и по всем написать материал. Фуршет же предполагает более длительное проведение мероприятия. К тому же высока вероятность, что на него придут «профессиональные фуршетчики», которые ничего не пишут.
Что делать после окончания пресс-конференции?
Проверьте, что тем СМИ, которые не присутствовали на пресс-конференции, отправлены пресс-релизы. Проведите мониторинг СМИ по результатам мероприятия, опубликуйте вышедшие новости и статьи на сайте компании.
Статья подготовлена по материалам информационного агентства «Интерфакс» в изложении сайта http://congressrussia.ru
КАК ПРОВЕСТИ ПРЕСС-КОНФЕРЕНЦИЮ по версии сайта kakprosto.ru
Для начала необходимо обозначить повод для пресс-конференции – это должно быть что-то важное: начало какой-то акции, годовщина вашей компании или срочное заявление.
Определите тематику и состав участников. Обычно на пресс-конференции выступают 1-4 участника.
Установите день и дату пресс-конференции. Традиционно, лучшими днями для проведения пресс-конференций и брифингов считаются вторник, среда и четверг. Убедитесь, что в этот день не запланировано событие, большее по масштабу, чем ваше.
Выберите помещение. Подготовьте зал, проверьте наличие микрофонов, удлинителей для розеток, стульев. Позаботьтесь об освещении, что особенно важно для телевизионщиков.
Определите круг СМИ, приглашенных на пресс-конференцию. Накануне обзвоните редакции и спросите, кто точно будет присутствовать. Подготовьте и разошлите в средства массовой информации пресс-релиз, где необходимо указать место, время и дату проведения пресс-конференции, а также перечень вопросов, которые планируется осветить.
Пресс-конференцию начинают с приветствия присутствующих журналистов. Затем слово представляются участникам пресс-конференции. Желательно каждому выступающему уложиться в 5 минут. Официальная часть пресс-конференции обычно длится 30-40 минут. После выступления всех участников журналистам предлагается задавать вопросы.
После того как все вопросы были заданы, возможно отдельное интервьюирование участников.
Не забудьте поблагодарить всех журналистов за посещение мероприятия.
Mediabitch
9 полезных советов по организации пресс-конференции
Пресс-конференция — событие, с которым рано или поздно в своей карьере сталкивается любой пиарщик. Как сделать так, чтобы спикеры и журналисты чувствовали себя комфортно, а компания по итогам получила максимум публикаций? Свой чек-лист подготовки пресс-конференции составила специалист по PR и прокачанный в этой теме человек Гаянэ Петросян (Tele2 Россия).
1.Один инфоповод
Мероприятие должно строиться вокруг одного информационного повода. Если у компании есть несколько новостей, нужно отработать каждую отдельной активностью. Смешивая все поводы в одном ивенте, мы имеем следующие риски: несчитывание СМИ заготовленного сообщения и, как следствие, некачественные информационные материалы на выходе. Это приведет, фактически, к потере качественных инфоповодов и неполучению ЦА необходимой информации.
Итак, 1 повод = 1 событие. Причем повод должен быть значительным, свежим и актуальным для рынка.
Помещение должно отвечать техническим, эстетическим и стилистическим требованиям, находиться в подходящей части города, района, быть не большим и не маленьким, полностью соответствовать всей концепции мероприятия. Площадка, подходящая абсолютно по всем параметрам, — большая редкость и даже удача. Обычно приходится дорабатывать недостающие детали, закупать, продумывать, ремонтировать, приглашать большое количество узкоспециализированных подрядчиков. Важно проверить каждую мелочь. На площадке должна царить идеальная чистота, все оборудование должно быть исправно, — проверяем функционирование всех деталей в каждой зоне – от сцены до WС.
Также не забываем, что наши гости могут иметь различные потребности, которые не присущи нам. Например, вы не курите. Однако как устроитель мероприятия, обязаны позаботиться об организации зон для курения (например, если они не предусмотрены в туалете, а на площадке есть терраса, распорядитесь, чтобы там были разложены пепельницы, а в холодное время года — и пледы.
3. Концепция пресс-конференции и её стилистическая выраженность
Концепция должна соответствовать инфоповоду и считываться в каждой детали: оформлении сцены, всех зон, аудио-визуальном сопровождении, мебели, раздаточных материалах и т.д.
Следует тщательно продумать тайминг конференции: выделить достаточно времени на сбор участников, выступление спикеров, сессию вопросов – ответов, неформальное общение спикеров с журналистами, развлекательную часть (если она будет), банкет/фуршет и т.д.
5. Визуальная составляющая
Все просто: даешь хорошую презентацию! Хорошая – это: аккуратная, ненагроможденная, «чистая» презентация. Минимум текста, максимум изображений, инфографики, диаграмм. Все эти данные позволят спикеру не потерять мысль, а слушателям – сориентироваться в большом информпотоке и запомнить основные моменты.
6. Выбор спикера (-ов)
В зависимости от инфоповода, это может быть человек, занимающий в компании топовую позицию, или сотрудник, принимавший непосредственное участие в событии, освещаемом на пресс-конференции, а также топ-менеджер того подразделения компании, которым был разработан анонсируемый продукт/услуга.
Здесь все индивидуально и ситуативно, но перманентны условия:
— на месте спикера должен быть человек, который сможет достойно презентовать идею конференции;
— это человек, которого ожидают увидеть представители СМИ и блогерского сообщества (и никак не меньше).
Естественно, спикеров не может быть много. Однако вопросов может и должно быть много. И какой бы развернутый и продуманный Q&A (Questions & Answers) мы не подготовили для нашего спикера, ему может быть задан вопрос, ответом на который он владеет не очень хорошо. Для этого на первом ряду в зале размещаем специализированных специалистов из различных подразделений компании, которые смогут компетентно осветить «околовопросы» конференции. При необходимости, спикер может предоставить право ответа одному из этих специалистов.
Учитываем и следующее: спикер – человек. А значит, подвержен всем человеческим страстям и недугам. Кроме того, в жизни случается всякое. На случай, если ваш спикер сильно заболел/попал в аварию/срочно покинул страну по более срочным и неотложным вопросам компании, у вас должен быть человек, который сможет его заменить.
Внешний вид спикера, его моральная и информационная подготовка находятся также в зоне нашей ответственности, однако это большая тема, достойная освещения в отдельной статье.
7. Условия для работы спикера
Необходимо создать максимально комфортные условия, поскольку сама позиция спикера уже предполагает сильный стресс для человека. Нужно продумать все – от комфортного расположения выступающего — удобного кресла, стула — до комфортного освещения во время выступления (не светит ли в глаза прожектор, видит ли спикер зал и каждого слушателя — во время вопросов ему нужно будет видеть журналиста, который задал вопрос из зала).
8.Техническая часть
Очень важный момент. Нужно настроить и проследить за функционированием огромного количества технических единиц: светового, звукового оборудования, видео-оборудования, гаджетов (при их наличии на площадке). Данный пункт включает достаточно широкий фронт работ, поэтому при проведении масштабной пресс-конференции за техническую часть обычно отвечает целый пул специализированного персонала.
9. Логистика на площадке
Продумана таким образом, чтобы создать условия, максимально комфортные для перемещения гостей. Попробуйте абстрагироваться от своей позиции организатора и представить себя на месте гостя, который находится в данном помещении впервые. Пройдите весь его путь от входа до фуршетной зоны. Задайте себе вопрос: насколько интуитивно легко понять, где находится та или иная зона. Кроме того, можно попросить одного из ваших коллег, который впервые прибыл площадку для помощи вам в организации пресс-конференции, оценить помещение глазами гостя. Чтобы помочь участникам сориентироваться в незнакомом месте, каждому из прибывших среди прочего раздаточного материала вручаем план помещения с отмеченными на нем зонами (план, конечно, не нужен в случае, если зал достаточно небольшой и гости могут сориентироваться без него).
Об авторе:
Гаянэ Петросян,
Cтарший специалист по связям с общественностью макрорегиона Центр Tele2 Россия
Чек-лист: 12 шагов к идеальной пресс-конференции
Пошаговая инструкция, которая поможет организовать пресс-мероприятие на должном уровне, и получить желанные публикации в медиа.
Пресс-мероприятия прочно вошли в жизнь публичных личностей, официальных, торжественных и массовых мероприятий. Презентации, пресс-конференции, автограф-сессии, различные перформансы не могут обойтись без длинного списка аккредитованных представителей СМИ.
Справедливости ради нужно сказать, что с развитием инструментов интернет-маркетинга, которые позволяют отслеживать и собирать статистику о конверсионных показателях информационных партнеров, организаторы уже давно перестали смотреть через «розовые очки» на прошлый долгосрочный опыт сотрудничества. Сейчас мы точно видим, кто, сколько и как быстро приводит аудиторию и делает продажи. Можем оценить и качество пришедшей аудитории. Иногда бывает так: я с сожалением отмечаю, что уважаемый мной ресурс сильно потерял в трасте у читателей, и тогда мы пересматриваем условия сотрудничества.
В этой статье я не буду учить вас ставить utm-метки, замерять статистику и вести таблички. Мы же разберем пошаговую инструкцию, какие действия необходимо сделать, чтобы пресс-мероприятие состоялось, как вы и задумали, прошло на должном уровне и принесло отличные результаты.
В 2021 году вкус к сочным пресс-мероприятиям вернулся в полной мере. Ведь мы, как никогда прежде, жаждим живого общения, не в Zoom и Skype, не голосовыми сообщениями и ссылками на файлы, мы жаждим встреч, готовимся с волнением, стараемся произвести впечатление, переплюнуть самих себя в организации и концепции. В то же время и журналисты тоже соскучились по ивентам.
Я уверена: первое, что вы должны понять перед подготовкой к пресс-мероприятию, это то, что именно вы должны заинтересовать то или иное СМИ, представить в определенном ракурсе тему и само мероприятие. Я заранее подбираю именно те издания, чьими читателями является наша целевая аудитория, и я четко понимаю, как тот или иной материал сделать уникальным для каждого приглашенного издания/канала. Иногда это означает, что один и тот же инфоповод придется «переписать» раз 20, а то и больше.
Итак, 12 действий, которые помогут подготовиться к пресс-конференции на отлично, и получить от нее максимум.
1. Подготовить список СМИ
Для подготовки воспользоваться лентой новостей поисковика, который для вас является наиболее комфортным, например «Яндекс.Новости». Затем выбрать все новости в хронологическом порядке и найти всех, кого цитирует поисковая машина до 4-5 страницы. Выписать контакты редакции, отдела PR или сотрудничества.
Не звоните и не пишите в рекламный отдел! Думаю, не надо объяснять причину. Важно изучить сам ресурс или издание: выпишите хотя бы 2-3 существующие рубрики, в которых ваша тема будет отлично смотреться.
2. Составить пресс-релиз
Он должен быть четкий, понятный, но при этом интригующий и должен содержать в обязательном порядке основную информацию:
3. Адаптировать пресс-релиз под каждое издание
Перед отправкой пресс-релиза адаптировать его под каждое издание с учетом специфики, тематики, если она есть, а также указать, почему именно представитель этого издания должен присутствовать на пресс-конференции.
Можно обыграть прямо противоположные ситуации в свою пользу. Например:
4. Отправить сотруднику, с кем уже был контакт
Если есть прошлый опыт сотрудничества, сначала отправить тому сотруднику, с кем уже был контакт. Не забудьте о правилах вежливого письма, не ошибайтесь в обращениях, ведь любимый звук каждого человека – это звук его имени. Выразите искреннюю радость, что вы продолжите контактировать с таким профи, если это уместно, а если нет – найдите повод выразить позитивный настрой, потому что это в любом случае облегчит организационную часть и процесс согласования.
5. Обзвонить всех спустя два дня
Получив или не получив обратную связь, обзвонить всех спустя два дня. Не удивляйтесь, если никто не поймет, о каком пресс-релизе идет речь, возможно, сотрудников много, а именно тот, кто может принять решение, отсутствует. На этот случай отправляйте письмо повторно в режиме онлайн на ту почту, которую может проверить тот, с кем вы разговариваете сейчас по телефону, не завершайте разговор и убедитесь, что письмо получено.
6. Взять контакты представителя СМИ
Обязательно взять контакты представителя (корреспондента/журналиста): email и телефон. Заранее связаться именно с тем, кто придет на мероприятие. Сделайте адресную рассылку накануне, указав все организационные моменты и сопроводив информацией для подготовки, ведь нередко бывает, что журналисты не получают грамотно оформленного редакционного задания.
7. Подготовить раздаточный материал
Его задача продублировать всю необходимую информацию для подготовки статьи/сюжета/отчета. Раздатку любят все, а если это что-то полезное, то еще и сохранят.
8. Продумать зону проведения мероприятия
Речь идет о рассадке спикеров, приеме и рассадке журналистов, освещении, фоне, акустике и усилении звука при необходимости, фотозоне, пресс-воллах и прочих деталях. Нет предела совершенству, но и о бюджете не стоит забывать.
9. Встретить и отметить всех пришедших
Перед началом мероприятия встретить и отметить, кто дошел до мероприятия. Обеспечить их раздаточным материалом и передать медиафайлы в удобном формате (на флешке/на email/ссылкой в облако). Фуршет перед началом скрасит ожидание самых пунктуальных журналистов, но даже если угощения не предусмотрены, базовые вещи, такие как вода, стаканчики, салфетки, ручки, бумага, а теперь еще и антисептик, должны быть в доступе и нужном количестве.
10. Начать с презентации
Презентовать программу мероприятия, представить спикеров, обеспечить возможность доступа к табличкам. Ваша задача позаботиться обо всех технических нюансах: свет (освещение лиц спикеров), звук (микрофон для спикеров, и раскладка микрофонов телеканалов и диктофонов других ресурсов), расположение камер, проходы для фотографов, ведь от этого напрямую зависит качество материалов.
11. Придерживаться тайминга и оперативно реагировать на запросы
Придерживаться тайминга и программы пресс-конференции, оперативно реагируя на запросы участников, чтобы обеспечить всех интересным и по возможности индивидуальным разнообразным и релевантным материалом. Мотивируйте задавать вопросы, но не превращайте встречу в интервью для одного СМИ.
12. Сообщить о необходимости согласовать материал
Заранее уведомьте о необходимости согласовывать любые материалы перед публикацией, еще раз обеспечить контактными данными согласовывающего лица. Необходимо собрать качественную обратную связь с участников мероприятия, быстро проводить согласование и правки материалов.
Многие СМИ сейчас предлагают отредактировать материал организатора, не отправляя на офлайн-мероприятие своего представителя. Я, как представитель «старой» школы, очень категорично прошу всех присутствовать лично, иначе отказываюсь от сотрудничества. Помимо массового присутствия журналистов на мероприятии, живое общение создает неповторимую атмосферу, обмен эмоциями и, как итог, намного более качественный и впечатляющий материал для читателей.
Мы работаем в региональных центрах, и сейчас по-прежнему собираем крупные пресс-мероприятия на 20-30 средств массовой информации, ведь помимо информационной составляющей, это еще статус, престиж и определенный лоск.
Желаю вам пресс-конференций на высшем уровне и долгосрочного результативного сотрудничества со СМИ ваших городов!