что нужно для отгрузки товара

Как работать с документами: договоры, счета, акты, накладные

Первичный документ подтверждает разные события в бизнесе: продажу или покупку товаров, оказание услуг клиентам, выдачу зарплаты сотрудникам и другие.

В зависимости от события, перечень документов для оформления различается. Рассмотрим распространённую ситуацию — сделка при продаже товаров и оказании услуг. Так принято, что документы готовит поставщик или исполнитель.

В видеоформате мы рассказываем про оформление сделок в курсе молодого ИП. В курсе 11 бесплатных уроков, тесты и практика, кроме документов он поможет разобраться с налогами, применением онлайн-касс, выбором банка и проверками.

Документы для сделки с клиентом:

Новым ИП — год Эльбы в подарок

Год онлайн-бухгалтерии на тарифе Премиум для ИП младше 3 месяцев

Договор

Описывает права и обязанности сторон сделки. Обычно в договоре бывают такие разделы:

Договор обычно оформляется в 2-х экземплярах и содержит подписи каждой стороны.

Для некоторых сделок письменная форма договора вообще не нужна. Например, договор купли-продажи считается заключённым уже с момента выдачи покупателю кассового, товарного чека или другого документа, который подтверждает факт оплаты. Это не значит, что при розничной купле-продаже нельзя заключить договор в письменной форме — законодательство этого не запрещает.

Шаблоны распространённых договоров:

Необязательный документ, в котором продавец указывает цену, количество товара и реквизиты для перечисления оплаты.

Вы можете сами придумать форму счёта на оплату или найти в интернете готовую. Счёт может заменить договор, если включить в него все существенные условия сделки.

В Эльбе есть готовый шаблон счёта. Выберите контрагента, укажите товары или услуги, их количество, и документ готов. По желанию добавьте подпись, печать и QR-код.

QR-код поможет клиентам сделать оплату удобной и быстрой. Главное не забыть выдать кассовый чек, об этом расскажем дальше.

Платёжные документы

Подтверждает оплату товаров или услуг. Это может быть платёжное поручение, платёжное требование или кассовый чек.

Кассовый чек выдают при помощи онлайн-кассы. Её обязаны применять все, кто принимает оплату наличными и банковскими картами. Исключения перечислены в пункте 2 статьи 2 закона 54-ФЗ. Все чеки передают в налоговую через оператора фискальных данных (ОФД). Контур.ОФД моментально отправляет данные в ФНС, а вся информация о чеках и кассах доступна в личном кабинете сервиса.

Отсрочек по применению онлайн-касс больше нет, но есть исключения для некоторых видов деятельности, а на патенте кассой должны пользоваться только некоторые предприниматели — полный список исключений смотрите в статье.

Платёжное поручение остаётся у предпринимателя, когда он переводит деньги через интернет-банк. Этот документ подтверждает перечисление денежных средств по определённым реквизитам.

Товарный чек — необязательный документ, который выдают по просьбе покупателя. Покупателю документ нужен, чтобы подтвердить, что он не только потратил определённую сумму денег, но и купил определённые товары — например, по поручению руководителя. Форма товарного чека не установлена, поэтому можно разработать свою с обязательными реквизитами: наименование документа, номер, дата, название ООО или ФИО ИП, ИНН, товары и услуги, сумма оплаты и подпись с расшифровкой и должностью.

Товарная накладная (N ТОРГ-12)

Оформляет продажу товаров другому ИП или ООО. Для работы с физлицами обычно не используется.

Накладная оформляется в двух экземплярах: первый остаётся у поставщика и фиксирует отгрузку товаров, а второй передаётся покупателю и нужен ему для приёмки товаров.

Обычно накладную оформляют по стандартной форме ТОРГ-12. Но вы можете использовать свой шаблон.

В Эльбе можно создать накладную на основе выставленного счёта.

Акт об оказании услуг

Подписывают исполнитель и заказчик. Акт подтверждает, что услуги оказаны или работы выполнены, а у заказчика нет претензий по их качеству.

Составьте акт в Эльбе: достаточно выбрать контрагента и указать услугу, а потом отправить готовый документ контрагенту с подписью и печатью.

Счёт-фактура

Этот документ обязаны выставлять только организации и предприниматели, которые являются плательщиками НДС — в основном те, кто работает на общей системе налогообложения.

Организации и ИП на УСН и патенте обычно не платят НДС и поэтому выставлять счета-фактуры не обязаны. Есть несколько исключений, о которых мы рассказали в отдельной статье.

Счёт-фактура оформляется в двух экземплярах и подписывается поставщиком товара или услуги. Один экземпляр передаётся покупателю, другой остаётся у продавца. Счёт-фактуру нужно выставить не позднее чем через 5 дней после отгрузки товара или оказания услуг.

Счёт-фактура — это основание для того, чтобы принять НДС к вычету, поэтому все организации относятся к нему с особым трепетом.

Чтобы не изучать форму и правила выставления счёта-фактуры, воспользуйтесь Эльбой.

Универсальный передаточный документ (УПД)

Объединяет в себе два документа: акт (накладную) и счёт-фактуру.

Документ можно выставить как со счётом-фактурой, так и без. Во втором случае — это всё равно что обычный акт или накладная, только в формате УПД. А ещё есть вариант выставить УПД со счёт-фактурой, но без НДС.

На основании УПД покупатель сможет признать расходы, а также принять к вычету входящий НДС (если применяет общую систему налогообложения).

Статья актуальна на 26.11.2021

Получайте новости и обновления Эльбы

Подписываясь на рассылку, вы соглашаетесь на обработку персональных данных и получение информационных сообщений от компании СКБ Контур

Источник

Оформляем торговые операции: чем отличаются договор поставки, договор купли-продажи и договор розничной купли-продажи

С торговыми операциями приходится сталкиваться каждому бухгалтеру. Ведь даже если компания занимается исключительно оказанием услуг или выполнением работ, ей нужно закупать инструмент, материалы, основные средства. А иногда возникает необходимость продавать ставшее ненужным имущество. При этом покупателями могут быть как иные организации, так и физические лица, в том числе сотрудники самой компании. Наша сегодняшняя статья поможет правильно выбрать вид договора для оформления той или иной торговой операции.

Виды «торговых» договоров в Гражданском кодексе

Гражданский кодекс РФ предусматривает несколько вариантов оформления торговых отношений. Так, статья 454 ГК РФ дает возможность заключить «простой» договор купли-продажи; статья 492 ГК РФ регламентирует договор розничной купли-продажи, а статья 506 ГК РФ — договор поставки, который также является разновидностью купли-продажи. Какой из этих договоров нужно составить в конкретной ситуации? Давайте разбираться.

Обязательные признаки договора поставки

Начнем с договора поставки. Он характеризуется следующими признаками.

Во-первых, обе стороны такого договора являются участниками предпринимательской деятельности. Это означает, что продавцом по договору поставки (поставщиком) может выступать либо организация, либо индивидуальный предприниматель. Физическое лицо, не зарегистрированное в качестве ИП, поставщиком быть не может.

Что касается покупателя по договору поставки, то предполагается, что он приобретает товары для использования в предпринимательской деятельности или в иных целях, не связанных с личным, семейным, домашним и иным подобным использованием. То есть в данном случае статус покупателя не имеет значение, а важна лишь цель приобретения товаров. Поэтому покупателем по договору поставки может быть и «обычное» физлицо. Например, такое возможно, если человек только планирует зарегистрироваться в качестве ИП или создать организацию. В этом случае он может, будучи «обычным» физлицом, приобретать по договору поставки необходимые для предпринимательской деятельности товары (оргтехнику, офисную мебель, материалы для ремонта и т.п.). Об этом, в частности, сказано в пункте 5 постановления Пленума ВАС РФ от 22.10.97 № 18 «О некоторых вопросах, связанных с применением Положений Гражданского кодекса Российской Федерации о договоре поставки» (далее — постановление Пленума ВАС РФ № 18).

Во-вторых, предметом договора поставки являются производимые или закупаемые продавцом товары. То есть сфера применения договора поставки ограничена двумя ситуациями: производитель реализует свой товар, либо «перекупщик» реализует товар, который ранее был закуплен именно для цели перепродажи.
Наконец, в-третьих, договор поставки всегда предполагает установление срока или сроков передачи товаров. Это вполне логичное условие, так как товары приобретаются покупателем для использования в предпринимательской деятельности, которую необходимо планировать.

Заметим, что хотя формулировка статьи 506 ГК РФ не исключает возможность заключения разового договора поставки, однако по своей сути поставка подразумевает длительные отношения между сторонами. Об этом свидетельствуют, в частности, положения статьи 508 ГК РФ, которая регулирует периодичность поставок. Таким образом, классический договор поставки подразумевает некую регулярность передачи товаров и множественность партий. Например, на основании такого договора производитель может закупать у поставщиков комплектующие, необходимые для производства, либо может сам поставлять свои товары в торговую сеть или на склад дилера.

Суммируя все вышеизложенное, получаем, что договор поставки заключается, если одновременно выполняются следующие условия:

Если хотя бы одно из этих условий не выполняется, то договор поставки не применяется, и необходимо рассмотреть иные варианты оформления торговых операций.

Также отметим, что договор поставки не заключается при продаже «офисных» товаров через розничные магазины. Такие отношения всегда регулируются договором розничной купли-продажи. Данное правило применяется независимо от того, кто является покупателем — «обычное» физлицо, ИП, или представитель организации (п. 5 постановления Пленума ВАС РФ № 18).

Товар покупается для личных целей

Перейдем к оставшимся двум видам договоров. Когда заключить договор розничной купли-продажи, а когда — «простой» договор купли-продажи?

Предположим, что не выполняется первое из перечисленных выше условий, необходимых для оформления договора поставки: покупателем товара выступает «обычный» человек (не имеющий статуса ИП), который приобретает товар для личного использования. Казалось бы, в этом случае нужно заключить договор розничной купли-продажи. Но этот вывод будет верным далеко не всегда. Дело в том, что розничная купля-продажа также имеет свои обязательные признаки. И условие о том, что покупателем является «обычное» физлицо, приобретающее товар для личного использования, — это только один из таких признаков.

Вторым обязательным признаком розничной купли-продажи является специализация продавца. По правилам статьи 492 ГК РФ договор розничной купли-продажи заключается только в том случае, если продавец осуществляет предпринимательскую деятельность по продаже товаров в розницу. А это значит, что если розничная торговля не является для организации видом деятельности (в частности, не указана в ЕГРЮЛ), то она не может вступать в качестве продавца по договору розничной купли-продажи. В таком случае нужно оформить «простой» договор купли-продажи, даже если покупателем будет «обычное» физлицо, которое приобретает товар для личных нужд.

Продажа бывшего в употреблении имущества

«Простой» договор купли-продажи следует заключить и в той ситуации, когда организация продает свое собственное, бывшее в употреблении имущество. При этом не имеет значение, кто является покупателем — другая организация или физлицо (в том числе ИП). Ведь в этом случае не выполняется второе обязательное условие договора поставки: продается товар, который закупался не для перепродажи, а для собственных нужд организации.

Таким образом, при распродаже основных средств и иного имущества, которое использовалось организацией, нужно оформить «простой» договор купли-продажи.

Условие о сроке передачи товара

В заключение рассмотрим еще одну ситуацию. Предположим, организация закупила или произвела небольшую партию товара, и нашла на нее покупателя — другую коммерческую организацию или ИП. Как оформить такие отношения: договором поставки или «простым» договором купли-продажи?

Ответ на этот вопрос зависит от договоренности сторон насчет срока передачи товара. Если стороны согласовали такой срок и включили его в договор, то он автоматически становится договором поставки. Данный вывод подтверждается в упомянутом пункте 5 постановления Пленум ВАС РФ № 18. В нем сказано, что независимо от наименования договора, названия его сторон либо обозначения способа передачи товара в тексте документа отношения сторон должны квалифицироваться как поставка, если имеются все признаки, указанные в статье 506 ГК РФ. Напомним, что условие о сроке (сроках) передачи товара является одним из таких признаков.

А значит, если стороны договора — участники предпринимательской деятельности, предмет договора — произведенный продавцом или закупленный им для перепродажи товар, и в договоре установлен срок передачи товара, то это договор поставки. Если же в договоре такой срок не обозначен, то речь идет о «простом» договоре купли-продажи и положения ГК РФ о поставке на него не распространяются.

Источник

Начинающему ИП: какими документами нужно оформлять хозяйственные операции

Основой учета являются первичные документы, которыми оформляются любые хозяйственные операции. В зависимости от того, чем занимается ИП — оказывает услуги, выполняет работы или продает товары — он оформляет свои взаимоотношения с покупателями и клиентами. Также в большинстве случаев он сам выступает в роли покупателя товаров и услуг, которые использует в своей предпринимательской деятельности. Взаимоотношения с поставщиками и подрядчиками должны быть соответствующим образом оформлены. Обо всем этом расскажем в сегодняшнем материале.

Типы документов

Надо сказать, что различных видов первичных документов существует немало. Но в первую очередь ИП нужно запомнить такие:

Вовсе не обязательно, что в работе предприниматель будет использовать все эти документы. Например, если ИП на УСН оказывает услуги юридическим лицам и другим предпринимателям, то он будет заключать договоры, выставлять счета на оплату, подписывать акты оказанных услуг. А вот с такими документами, как и счет-фактура и кассовый чек, он иметь дела не будет.

Рассмотрим каждый из этих документов более подробно.

Договор

Договор — это первый документ, который подписывают стороны сделки. Договор в классическом виде составляется на бумаге в 2-х экземплярах и подписывается обеими сторонами с указанием их реквизитов. В договоре стороны прописывают важные моменты своего сотрудничества:

Договор вовсе не обязательно должен быть составлен в письменной форме. Например, если ИП занимается розничной продажей товаров, то он, по сути, заключает устный договор с каждым своим покупателем. Объектом этого договора является предложенный товар, ценой — его стоимость на ценнике. Если покупатель этот товар оплачивает, значит, он принимает предложенные условия. Факт заключения такого договора подтверждается выдачей покупателю кассового чека или заменяющего его документа.

Одной из форм договора является оферта — это предложение о заключении сделки, направленное неограниченному кругу лиц. Оферта чаще всего размещаться публично, например, на сайте. Факт оплаты считается принятием условий договора — акцептом оферты.

Счет на оплату

На самом деле счет на оплату, скорее, удобный, нежели необходимый для учета документ. В нем содержится информация о количестве /объеме и стоимости товаров или услуг, подлежащих оплате. Обычно счет направляется покупателю — юридическому лицу или ИП — для оплаты «безналом», то есть через банк.

Форма счета может разрабатываться предпринимателем самостоятельно. Ниже предложена одна из возможных форм, которую довольно часто применяют субъекты бизнеса.

Кстати, существует документ, который объединяет в себе договор и счет на оплату. Он так и называется — счет-договор. По сути, это счет, в который внесены обязательные условия договора (их называют существенными). Его образец представлен ниже.

Образец счета-договора

Документы об оплате

Таких документов существует несколько, и выбор делается не по желанию, а в зависимости от условий работы.

Важно! Единственный случай, когда ИП ничего не должен выдавать покупателю при получении от него денежных средств — это прием оплаты непосредственно на банковский счет. В этом случае на руках у покупателя остается документ из банка, который подтвердит факт осуществления им платежа.

Обычно через банк рассчитываются между собой юридические лица и предприниматели. А вот расчеты с покупателями — физическими лицами субъект бизнеса должен подкреплять документами. Это необходимо при приеме оплаты наличными деньгами, банковскими картами или электронными средствами платежа (кошельками Qiwi, Яндекс.Деньги и другими). Документ остается у покупателя и служит подтверждением факта оплаты.

В большинстве случаев ИП лишен права выбора того, какой именно документ оформлять, — все регламентировано законом. Так, если предприниматель применяет ОСНО или УСН и торгует в розницу, то он обязан использовать кассовый аппарат. Соответственно, покупателю необходимо выдавать кассовый чек.

Что касается оказания услуг населению, то вне зависимости от наличия работников и применяемой системы налогообложения без ККТ можно работать до 1 июля 2019 года. Однако взамен кассового чека покупателю нужно выдавать бланк строго отчетности (БСО). Причем всегда, а не только по требованию. БСО можно заказать / купить в типографии, сформировать посредством автоматизированной системы, в том числе онлайн через специальный сервис.

Внимание! Сформировать БСО на обычном компьютере нельзя — они не будут действительны.

Налоговый кодекс устанавливает, что налогоплательщики на патентной системы могут не применять онлайн-КТТ, а вместо этого выдавать товарный чек (п. 2.1 ст. 2 Федерального закона № 54-ФЗ). Однако эта льгота не касается следующих видов деятельности на патенте:

Во всех перечисленных случаях ИП обязан применять онлайн-ККТ при любых оборотах, даже если у него нет сотрудников. И любая розничная торговля входит в этот список. Как разъяснил в прошлом году Минфин, ИП на ПСН обязан применять кассовый аппарат, даже если розничная торговля является его не основным, а дополнительным видом деятельности (письмо Минфина РФ от 20.08.2019 № 03-01-15/63724). Впрочем, в законе о ККТ перечислены ситуации, когда кассовый аппарат при торговле в любом случае не нужен:

Это освобожденные виды деятельности.

Наконец, в п. 2 статьи 2 Федерального закона 54-ФЗ перечислены виды деятельности, при которых онлайн-касса для ИП также не обязательна. Вот они:

Внимание! Исключение — магазины, павильоны, киоски, палатки, автолавки, автомагазины и т.п. объекты, обеспечивающие показ и сохранность товара, а также открытые прилавки внутри рынка при торговле непродовольственными товарами.

Если ИП для продажи товара использует автоматы, которые работают не от сети и принимают исключительно монеты (такие можно увидеть установленными в магазинах, в них продают жвачку, шарики, мелкие игрушки), то тоже может обойтись без онлайн-кассы.
В остальных случаях применять кассовую технику нужно в обязательном порядке.

Товарная накладная

Накладная — документ, который поставщик выдаёт покупателю при отгрузке товаров.

Накладная применяется, если ИП реализует товар другому предпринимателю или юридическому лицу. При продаже обычным физическим лицам (не ИП) этот документ не оформляется. Составляется товарная накладная в 2-х экземплярах:

Чаще всего товарная накладная составляется по форме ТОРГ-12, либо свою разработанную унифицированную форму.

Акт приемки

Акт оказания услуг или выполненных работ — документ, который заказчик и исполнитель подписывают по результатам оказания услуг или выполнения работ.

Акты приемки являются важными первичными документами. Они подтверждают факт исполнения услуги (выполнения работы), а также то, что заказчик их принял и не имеет претензий к исполнителю.

Составляется акт в двух экземплярах и подписывается обеими сторонами. Если сотрудничество продолжительное, а услуги оказываются часто, акт можно составлять периодически. Например, договор заключен на год, услуга оказывается 1 раз в неделю — в таком случае акт можно составлять 1 раз в месяц.

Счет-фактура

Счет-фактура — важный документ для плательщиков НДС. Этот налог уплачивают ИП (и компании), которые применяют основной налоговый режим. При применении ЕНВД (режим отменен с 01.01.2021г.), УСН, ЕСХН (до 2019 года) и патентной системы НДС не уплачивается (хотя из этого правила есть исключения). Поэтому если ИП применяет один из специальных режимов, формировать счет-фактуру он не должен. Более того, если он по просьбе покупателя выставит счет-фактуру и выделит в нем сумму НДС, то обязан будет этот налог уплатить в бюджет и подать декларацию.

ИП — плательщики НДС выписывают счет-фактуру в обязательном порядке. Сделать это необходимо не позже, чем через 5 дней после отгрузки товара. Составляется документ в 2-х экземплярах — по одному для покупателя и продавца.

Если ИП является плательщиком НДС, ему также важно своевременно получать счета-фактуры от своих поставщиков, поскольку этот документ является основанием для применения им вычета НДС.

Универсальный передаточный документ

УПД (универсальный передаточный документ) — сравнительно новый в первичке документ, соединяющий функционал счёта-фактуры и накладной/акта. Он поможет значительно уменьшить документооборот. Применять УПД вправе индивидуальные предприниматели и юридические лица на всех налоговых режимах.

На основе УПД Вы сможете вести бухучёт, списывать расходы по налогу на прибыль и заявлять налоговый вычет по НДС. Логика совмещения функций в том, что корректно заполненные первичные учётные документы требуются, кроме бухгалтерского, ещё и для налогового учёта.

Использовать новый документ можно для оформления различных операций:

Универсальный передаточный документ допустимо применять и в качестве первичного учётного документа, и в качестве совмещённого (первичный документ и счёт-фактура).

УПД разрабатывался, чтобы упростить оформление операций по продаже товаров, услуг и работ: вместо двух бумаг остаётся одна. УПД признан основанием для налоговых начислений и вычетов, а также подтверждением доходов продавца и затрат покупателя. Налоговики проверяют документ по тем же параметрам, что и традиционные формы бухгалтерских документов. Не беспокойтесь о налоговых рисках: они не появятся, если Вы заполните УПД корректно.

Источник

Отгрузка товара со склада интернет-магазина: правила, порядок и регламент

Ежедневно на складе интернет-магазина происходит множество трудоемких процессов. Все они должны выполняться в соответствии с требованиями регламента и законодательных актов. В сегодняшней статье рассмотрим нюансы, связанные с отгрузкой товара. Разберемся, как правильно делать, в каком порядке и какие потребуются документы.

Как проходит отгрузка: особенности процесса и взаимодействие участников

Отгрузка – процесс подготовки и отправки товаров перевозчику, в точку выдачи или лично в руки покупателю. Эти взаимоотношения регулируются статьями 223, 506 и 509 ГК РФ.

Процедура включает целый комплекс последовательных операций:

Схема отгрузки продукции с применением системы автоматизации

Главная задача руководителя и сотрудников склада – организовать эффективную работу, которая обеспечит быстрое передвижение товаров. Все отгрузки должны осуществляться точно в срок. Срочные – в течение суток, несрочные – около 3-х дней. Конкретные временные рамки устанавливаются регламентом компании.

В ходе выполнения рабочих операций склад взаимодействует с другими участниками процесса:

Непосредственно на складе в отгрузке задействованы:

В цепочке участвуют комплектовщики, товароведы, контролеры, упаковщики, грузчики, технологи и прочие специалисты.

Организация качественной отгрузки продукции – одна из самых ответственных логистических процедур в интернет-магазине. Она должна соответствовать заказу: по качеству, количеству, комплектации и ожиданиям покупателя.

Перемещение ТМЦ на складе интернет-магазина

Любые нарушения в регламенте или полное отсутствие правил часто приводят к пересорту, недостаче, повреждениям груза. Это чревато претензиями со стороны клиентов, негативными отзывами, возвратами. Как результат – испорченная репутация и потеря доверия аудитории.

Виды отгрузки

На практике используется несколько разновидностей отгрузки продукции:

Большинство розничных интернет-магазинов отгружает товар помарочно, сканируя штрих-коды на каждом товарном наименовании. Это могут быть внутренние и срочные операции, отгрузки по утвержденным графикам.

Для ускорения и оптимизации процесса применяется оргтехника, машины, оборудование и приборы. Быстрее обрабатывать заказы и оптимизировать складской учет помогает специализированное программное обеспечение. Такое, как товароучетная система «ЕКАМ».

В ней доступно много полезных функций:

Складской учет в «ЕКАМ»

С помощью программы можно автоматизировать основные бизнес-процессы, объединить данные в общей информационной структуре, построить эффективную систему комплексного управления: продажами, заказами, складскими операциями, финансами. Такой подход улучшит организацию и благоприятно скажется на показателях прибыли компании.

Порядок и правила процедуры

Процедура отгрузки на складе выполняется по заранее установленному регламенту. Каждая компания разрабатывает его самостоятельно с учетом особенностей ниши, специфики товара и доступных складских площадей.

Существуют и единые правила, обязательные для всех:

В регламенте должен быть подробно расписан порядок передачи товара покупателю. Ключевые цели составления документа – минимизировать ошибки при отгрузке, организовать процесс таким образом, чтобы сохранить качество товара и грамотно передать груз перевозчику. Как минимум, один раз в год регламент нужно пересматривать, корректировать и дополнять.

Алгоритм составления регламента

Рассмотрим стандартную схему организации процедуры отгрузки на складе.

Подготовка

Отдел логистики получает и рассматривает заявку покупателя. После проверки наличия товарных наименований на складе клиенту отправляется уведомление о возможности отгрузки заказа в желаемом объеме. Чаще всего его отправляют электронной почтой с указанием ориентировочных сроков доставки.

Затем заказ отбирают с места хранения. При этом используется один из методов. Комплексный – когда товар отбирается для нескольких клиентов одновременно. Или индивидуальный – который предполагает отдельный сбор каждого заказа.

После отбора товар комплектуют, упаковывают в ящики, мешки либо контейнеры. Загруженная тара подлежит маркировке и опломбированию. В специальный журнал вносят данные о количестве мест и заказов, сгруппированные по перевозчикам.

Следующий этап – перемещение заказов в зону погрузки.

В описании отгружаемого товара упоминается:

Сопроводительная документация передается получателю. В ней не должно быть ошибок и исправлений. Процессы контролируют сотрудники, ответственные за отгрузку со склада.

Основные этапы отгрузки

Отгрузка

На заключительном этапе товар отгружают в предназначенные для транспортировки автомашины согласно графику работы склада. Например, ежедневно с 9.00 до 17.00, кроме субботы и воскресенья.

С целью планомерного отпуска разрабатывают почасовые, дневные и недельные оперативные планы, в которых предусматриваются:

Последовательность, перечень и сроки выполнения складских операций фиксируют в технологической карте.

Перед погрузкой проверяется комплектность, вес, упаковка, качество и количество позиций в заказе. Далее груз передают в пункт выдачи для самовывоза, направляют в соответствующую транспортную компанию или доставляют заказчику собственной курьерской службой.

Контроль за выполнением процессов поручается ответственному за доставку. Обычно обмен информацией с почтой или курьерской службой обеспечивается автоматизированными системами передачи данных.

Подводя итоги, выделим элементы, за счет которых можно организовать эффективную отгрузку товара на складе:

Нюансы документирования

Любую операцию, связанную с передачей ТМЦ, нужно правильно оформлять. Для удобства все необходимые бланки и формы составляются заранее.

Список стандартной документации:

Товарная накладная, составленная по унифицированной форме – главный документ, в котором подтверждается факт передачи права собственности. Он обязателен для всех компаний, работающих в сфере оптовой и розничной торговли, в том числе и интернет-магазинов.

Универсальный шаблон товарной накладной

ТТН выписывается в нескольких экземплярах. Один остается в компании для дальнейшего списания товара, ведения налогового и бухгалтерского учета. Второй – отдают перевозчику, третий – получателю груза. Кроме этого, может потребоваться образец для водителя, который будет перевозить груз.

В унифицированную форму накладной вносят:

Накладную подписывает сотрудник, который дал разрешение на отпуск, бухгалтер, начальник склада, кладовщик. Если есть возможность, проставляется печать. Документ оформляют, как в печатном, так и в электронном виде. Во втором случае необходима электронная подпись.

Оптовые и розничные сделки оформляются по-разному. Оптовые предприятия заключают с каждым контрагентом договор купли/продажи, где детально прописываются условия поставок. При необходимости его можно заменить спецификацией или счетом. Спецификация – отдельный вкладыш, в котором расписывают сумму, характеристики и прочие особенности товарных позиций.

Также составляется акт приема/передачи, который подписывают обе стороны сделки. В нем указывается объем заказа и характеристики продукции.

Пример формы акта приема/передачи

Для отбора груза с зоны хранения выдают счет-фактуру. В тару кладется упаковочный лист с номером позиции в каталоге, весом нетто/брутто, артикулом, перечнем изделий.

Бланк упаковочного листа

С перевозчиком заключается договор поставки, где прописывают условия отправки груза и передачи денежных средств, если товар оплачивается покупателем при получении заказа.

Отгрузка товара – ответственная и трудоемкая процедура. От качества и скорости ее выполнения зависит, останется ли покупатель доволен сервисом. Эффективность складских операций достигается благодаря соответствующим регламентам, инструкциям и правилам, а также строгому контролю за их соблюдением.

Ключевые нюансы, которые помогут обеспечить сохранность груза и своевременность отправок – маркировка товарных единиц и партий, тщательная проверка товара, грамотное заполнение документации. Для оптимизации процесса нужно использовать специализированную технику и программное обеспечение.

У нас есть готовое решение и оборудование для онлайн-кассы

Испытайте все возможности платформы ЕКАМ бесплатно

Читайте также

Соглашение о конфиденциальности

и обработке персональных данных

1.Общие положения

1.1.Настоящее соглашение о конфиденциальности и обработке персональных данных (далее – Соглашение) принято свободно и своей волей, действует в отношении всей информации, которую ООО «Инсейлс Рус» и/или его аффилированные лица, включая все лица, входящие в одну группу с ООО «Инсейлс Рус» (в том числе ООО «ЕКАМ сервис»), могут получить о Пользователе во время использования им любого из сайтов, сервисов, служб, программ для ЭВМ, продуктов или услуг ООО «Инсейлс Рус» (далее – Сервисы) и в ходе исполнения ООО «Инсейлс Рус» любых соглашений и договоров с Пользователем. Согласие Пользователя с Соглашением, выраженное им в рамках отношений с одним из перечисленных лиц, распространяется на все остальные перечисленные лица.

1.2.Использование Сервисов означает согласие Пользователя с настоящим Соглашением и указанными в нем условиями; в случае несогласия с этими условиями Пользователь должен воздержаться от использования Сервисов.

1.3.Сторонами (далее – «Стороны) настоящего Соглашения являются:

«Пользователь» –

либо физическое лицо, обладающее дееспособностью и признаваемое участником гражданских правоотношений в соответствии с законодательством Российской Федерации;

либо юридическое лицо, зарегистрированное в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

либо индивидуальный предприниматель, зарегистрированный в соответствии с законодательством государства, резидентом которого является такое лицо;

которое приняло условия настоящего Соглашения.

1.4.Для целей настоящего Соглашения Стороны определили, что конфиденциальная информация – это сведения любого характера (производственные, технические, экономические, организационные и другие), в том числе о результатах интеллектуальной деятельности, а также сведения о способах осуществления профессиональной деятельности (включая, но не ограничиваясь: информацию о продукции, работах и услугах; сведения о технологиях и научно-исследовательских работах; данные о технических системах и оборудовании, включая элементы программного обеспечения; деловые прогнозы и сведения о предполагаемых покупках; требования и спецификации конкретных партнеров и потенциальных партнеров; информацию, относящуюся к интеллектуальной собственности, а также планы и технологии, относящиеся ко всему перечисленному выше), сообщаемые одной стороной другой стороне в письменной и/или электронной форме, явно обозначенные Стороной как ее конфиденциальная информация.

1.5.Целью настоящего Соглашения является защита конфиденциальной информации, которой Стороны будут обмениваться в ходе переговоров, заключения договоров и исполнения обязательств, а равно любого иного взаимодействия (включая, но не ограничиваясь, консультирование, запрос и предоставление информации, и выполнение иных поручений).

2.Обязанности Сторон

2.1.Стороны соглашаются сохранять в тайне всю конфиденциальную информацию, полученную одной Стороной от другой Стороны при взаимодействии Сторон, не раскрывать, не разглашать, не обнародовать или иным способом не предоставлять такую информацию какой-либо третьей стороне без предварительного письменного разрешения другой Стороны, за исключением случаев, указанных в действующем законодательстве, когда предоставление такой информации является обязанностью Сторон.

2.2.Каждая из Сторон предпримет все необходимые меры для защиты конфиденциальной информации как минимум с применением тех же мер, которые Сторона применяет для защиты собственной конфиденциальной информации. Доступ к конфиденциальной информации предоставляется только тем сотрудникам каждой из Сторон, которым он обоснованно необходим для выполнения служебных обязанностей по исполнению настоящего Соглашения.

2.3.Обязательство по сохранению в тайне конфиденциальной информации действительно в пределах срока действия настоящего Соглашения, лицензионного договора на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договора присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ, агентских и иных договоров и в течение пяти лет после прекращения их действия, если Сторонами отдельно не будет оговорено иное.

2.4.Не будут считаться нарушением настоящего Соглашения следующие случаи:

(а)если предоставленная информация стала общедоступной без нарушения обязательств одной из Сторон;

(б)если предоставленная информация стала известна Стороне в результате ее собственных исследований, систематических наблюдений или иной деятельности, осуществленной без использования конфиденциальной информации, полученной от другой Стороны;

(в)если предоставленная информация правомерно получена от третьей стороны без обязательства о сохранении ее в тайне до ее предоставления одной из Сторон;

(г)если информация предоставлена по письменному запросу органа государственной власти, иного государственного органа, или органа местного самоуправления в целях выполнения их функций и ее раскрытие этим органам обязательно для Стороны. При этом Сторона должна незамедлительно известить другую Сторону о поступившем запросе;

(д)если информация предоставлена третьему лицу с согласия той Стороны, информация о которой передается.

2.5.Инсейлс не проверяет достоверность информации, предоставляемой Пользователем, и не имеет возможности оценивать его дееспособность.

2.6.Информация, которую Пользователь предоставляет Инсейлс при регистрации в Сервисах, не является персональными данными, как они определены в Федеральном законе РФ №152-ФЗ от 27.07.2006г. «О персональных данных».

2.7.Инсейлс имеет право вносить изменения в настоящее Соглашение. При внесении изменений в актуальной редакции указывается дата последнего обновления. Новая редакция Соглашения вступает в силу с момента ее размещения, если иное не предусмотрено новой редакцией Соглашения.

2.8.Принимая данное Соглашение Пользователь осознает и соглашается с тем, что Инсейлс может отправлять Пользователю персонализированные сообщения и информацию (включая, но не ограничиваясь) для повышения качества Сервисов, для разработки новых продуктов, для создания и отправки Пользователю персональных предложений, для информирования Пользователя об изменениях в Тарифных планах и обновлениях, для направления Пользователю маркетинговых материалов по тематике Сервисов, для защиты Сервисов и Пользователей и в других целях.

2.9.Принимая данное Соглашение, Пользователь осознает и соглашается с тем, что Сервисами Инсейлс для обеспечения работоспособности Сервисов в целом или их отдельных функций в частности могут использоваться файлы cookie, счетчики, иные технологии и Пользователь не имеет претензий к Инсейлс в связи с этим.

2.10.Пользователь осознает, что оборудование и программное обеспечение, используемые им для посещения сайтов в сети интернет могут обладать функцией запрещения операций с файлами cookie (для любых сайтов или для определенных сайтов), а также удаления ранее полученных файлов cookie.

Инсейлс вправе установить, что предоставление определенного Сервиса возможно лишь при условии, что прием и получение файлов cookie разрешены Пользователем.

2.11.Пользователь самостоятельно несет ответственность за безопасность выбранных им средств для доступа к учетной записи, а также самостоятельно обеспечивает их конфиденциальность. Пользователь самостоятельно несет ответственность за все действия (а также их последствия) в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя, включая случаи добровольной передачи Пользователем данных для доступа к учетной записи Пользователя третьим лицам на любых условиях (в том числе по договорам или соглашениям). При этом все действия в рамках или с использованием Сервисов под учетной записью Пользователя считаются произведенными самим Пользователем, за исключением случаев, когда Пользователь уведомил Инсейлс о несанкционированном доступе к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи.

2.12.Пользователь обязан немедленно уведомить Инсейлс о любом случае несанкционированного (не разрешенного Пользователем) доступа к Сервисам с использованием учетной записи Пользователя и/или о любом нарушении (подозрениях о нарушении) конфиденциальности своих средств доступа к учетной записи. В целях безопасности, Пользователь обязан самостоятельно осуществлять безопасное завершение работы под своей учетной записью по окончании каждой сессии работы с Сервисами. Инсейлс не отвечает за возможную потерю или порчу данных, а также другие последствия любого характера, которые могут произойти из-за нарушения Пользователем положений этой части Соглашения.

3.Ответственность Сторон

3.1.Сторона, нарушившая предусмотренные Соглашением обязательства в отношении охраны конфиденциальной информации, переданной по Соглашению, обязана возместить по требованию пострадавшей Стороны реальный ущерб, причиненный таким нарушением условий Соглашения в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

3.2.Возмещение ущерба не прекращают обязанности нарушившей Стороны по надлежащему исполнению обязательств по Соглашению.

4.Иные положения

4.1.Все уведомления, запросы, требования и иная корреспонденция в рамках настоящего Соглашения, в том числе включающие конфиденциальную информацию, должны оформляться в письменной форме и вручаться лично или через курьера, или направляться по электронной почте адресам, указанным в лицензионном договоре на программы для ЭВМ от 01.12.2016г., договоре присоединения к лицензионному договору на программы для ЭВМ и в настоящем Соглашении или другим адресам, которые могут быть в дальнейшем письменно указаны Стороной.

4.2.Если одно или несколько положений (условий) настоящего Соглашения являются либо становятся недействительными, то это не может служить причиной для прекращения действия других положений (условий).

4.3.К настоящему Соглашению и отношениям между Пользователем и Инсейлс, возникающим в связи с применением Соглашения, подлежит применению право Российской Федерации.

4.3.Все предложения или вопросы по поводу настоящего Соглашения Пользователь вправе направлять в Службу поддержки пользователей Инсейлс www.ekam.ru либо по почтовому адресу: 107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12 БЦ «Stendhal» ООО «Инсейлс Рус».

Дата публикации: 01.12.2016г.

Полное наименование на русском языке:

Общество с ограниченной ответственностью «Инсейлс Рус»

Сокращенное наименование на русском языке:

Наименование на английском языке:

InSales Rus Limited Liability Company (InSales Rus LLC)

Юридический адрес:

125319, г. Москва, ул. Академика Ильюшина, д. 4, корп.1, офис 11

Почтовый адрес:

107078, г. Москва, ул. Новорязанская, 18, стр.11-12, БЦ «Stendhal»

ИНН: 7714843760 КПП: 771401001

Банковские реквизиты:

В ИНГ БАНК (ЕВРАЗИЯ) АО, г.Москва,
к/с 30101810500000000222, БИК 044525222

Источник