что нового по кассе в 2021 году
Изменения 2021 года для владельцев онлайн‑касс
Эксперты Контур.ОФД рассказывают, какие правила уже действуют и к чему готовиться пользователям ККТ.
С 1 января 2021 года отменили ЕНВД
Изменить настройки на кассе нужно до начала продаж по новой системе налогообложения. Но для бизнеса, который перешел с ЕНВД на общий налоговый режим и использует ФН на 36 месяцев, ФНС сделала исключение. В этом случае разрешается не менять настройки кассы, пока у ключа фискального признака не закончится срок действия.
Если выдать чек с неверным налоговым режимом, продавца могут оштрафовать (ч. 4 ст. 14.5 КоАП РФ).
С 1 января 2021 года начнут штрафовать за нарушение Закона о ККТ
Согласно п. 2 Постановления Правительства РФ от 03.04.2020 № 438 и п. 5 Приказа ФНС России от 20.03.2020 № ЕД-7-2/181@, проверки соблюдения требований Закона о применении ККТ были запрещены до 31 декабря 2020 года. С 1 января 2021 года действие моратория прекратилось.
Срок привлечения к ответственности за нарушения в области применения онлайн-кассы составляет один год (ч. 1. ст. 4.5 КоАП РФ). Это значит, что ФНС может выписать штраф за нарушение, которое было совершено в прошлом году.
Есть способ избежать санкций. Для этого исправьте нарушение раньше, чем налоговая о нем узнает. Как это сделать, читайте в статье про исправление ошибок на ККТ.
С 1 февраля 2021 года ИП на спецрежимах обязаны печатать в чеках названия товаров и услуг
В 290-ФЗ была предусмотрена отсрочка для предпринимателей на спецрежимах. Они могли не указывать в чеках наименования, количество и цену за конкретные товары, работы и услуги. С 1 февраля 2021 года печатать детализированные чеки обязаны все пользователи онлайн-касс без исключения.
Для работы по новым требованиям проверьте, что модель ККТ подходит для печати чеков с названиями товаров и услуг, и подключите товароучетную систему, чтобы сформировать каталог и передать его на кассу.
Ответы на частые вопросы о номенклатуре в чеке мы собрали в статьях:
За нарушение порядка применения ККТ для предпринимателей могут выписать предупреждение или штраф от 1 500 до 3 000 рублей.
С 1 июля 2021 года ИП без сотрудников переходят на ККТ
Стартует последняя волна перехода на онлайн-кассы. С 1 июля 2021 года заканчивается отсрочка для предпринимателей без сотрудников, которые реализуют товары собственного производства или оказывают услуги (129-ФЗ от 06.06.2019).
Если ваш вид деятельности не относится к исключениям, то к июлю необходимо приобрести кассовую технику и заключить договор с ОФД.
Ранее мы писали, кто освобожден от ККТ и что нужно предпринимателям для перехода на онлайн-кассы.
Штраф за неприменение ККТ для ИП от четверти до половины суммы расчета, осуществленного без применения кассы, но не менее 10 000 рублей.
Нужен совет по подбору кассы для сферы услуг?
Менеджер поможет подобрать кассу в составе выгодного комплекта. В него входит ККТ, сервисы для выполнения требований 54-ФЗ, регистрация кассы в налоговой и КЭП при необходимости.
С 6 августа 2021 года регистрация ККТ только с новыми ФН-1.1М
21 декабря 2020 года вступил в силу Приказ ФНС России от 14.09.20 ЕД-7-20/662@ «Об утверждении дополнительных реквизитов фискальных документов и форматов фискальных документов, обязательных к использованию». В нем описан и новый формат фискальных документов для маркировки 1.2.
Формировать документы по формату 1.2 обязаны только продавцы маркированных товаров. При продаже немаркированной продукции и оказании услуг применяются форматы версии 1.05 или 1.1.
Для формирования чека в определенном формате нужно, чтобы формат поддерживали ККТ, кассовое ПО и ФН.
Новый ФН-1.1М поддерживает все версии форматов фискальных данных (1.05, 1.1 и 1.2). Поддерживает ККТ и кассовое ПО формат 1.2. или нет, решает производитель.
Переход на новый формат 1.2 будет плавным.
С 6 августа 2021 запрещается регистрировать ККТ с ФН, которые не могут поддреживать ФФД 1.2. А это значит, что после этой даты все обязаны использовать новый ФН-1.1 М, даже те, кто не продает маркированные товары. Разница лишь в том, что продавцам маркированной продукции нужно обновить прошивку на ККТ и ФН, а остальным — только ФН.
Важно! Если вы успеете зарегистрировать накопитель старого формата до 6 августа 2021 года, работать с ним разрешается до истечения срока действия. Это касается даже продавцов маркированной продукции
Как малому бизнесу работать с наличкой в 2021 году и не нарваться на неприятности
Порядок ведения кассовых операций не дает покоя чиновникам. Меняют в нем что-то постоянно. То упрощают бизнесу жизнь, то закручивают гайки. Разберем, что изменилось в последнее время в кассовой дисциплине, и как безопасно работать с наличкой в 2021 году.
Сначала о приятном
Спойлер: бумажной волокиты стало меньше.
Кассовый лимит
Организации и ИП – субъекты малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит (п. 2 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). То есть на конец рабочего дня в кассе можно оставлять любую нужную сумму.
С 07.11.2020 налоговики обновляют реестр МСП ежемесячно. Так что сведения о новых субъектах малого бизнеса попадают в него оперативно.
Однако с окончанием 2020 года истек и мораторий на проверки кассовой дисциплины. Поэтому документы важно содержать в полном порядке. Если ваше предприятие решило не устанавливать лимит кассы, зафиксируйте этот факт приказом.
Порядок оформления кассовых операций
Поступление денег в кассу оформляют приходными кассовыми ордерами (форма КО-1), а выбытие – расходными кассовыми ордерами (форма КО-2).
Оформить документы может кассир, а вот подписывать их должен главбух или руководитель. Все операции по приходу и выбытию наличных вносят в кассовую книгу (форма КО-4). Документы можно вести как на бумаге, так и электронным способом.
ИП вправе не оформлять перечисленные выше кассовые документы, если они ведут налоговый учет. То есть учитывают доходы, расходы, физические показатели – данные, которые нужны для правильного расчета налогов.
Организации и ИП теперь могут вести кассовые операции через автоматические устройства без участия кассира. Главное, чтобы устройство умело распознавать на банкноте не менее четырех защитных признаков. Полный список признаков приводить не будем, его можно посмотреть в п. 1.1. Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П.
При загрузке денег в устройство заполняют расходный ордер. А изъятие денег оформляют приходником.
Идентификация получателя
Депонирование зарплаты
Отметка о депонировании зарплаты в ведомости теперь не нужна. Если на предприятии установлен кассовый лимит, то через пять дней невыданную зарплату нужно сдать в банк. Если лимита нет, можно оставить деньги в кассе.
Выдача денег под отчет
В заявлении от работника теперь не обязательно указывать сумму аванса и срок, на который его нужно выдать. Подпись руководителя на заявлении также не обязательна. Приказ о выдаче средств можно издать сразу на несколько человек. В приказе перечисляют фамилии работников, суммы и сроки выдачи денег под отчет.
Отменили трехдневный срок отчета по подотчетным суммам.
Теперь организации и ИП могут решать самостоятельно, через какой период времени работник должен сдать авансовый отчет. Выдавать деньги работнику снова можно даже тогда, когда он еще не отчитался за прошлые суммы.
Теперь о неприятном
Спойлер: государство хочет, чтобы бизнес работал по безналу.
Расходование денег из кассы
Не все деньги, которые поступили в кассу, можно взять и сразу истратить на какие-то цели. Фактически расходовать напрямую можно только выручку.
Хотя правила наличных расчетов (п. 1 Указаний ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У) и содержат еще несколько вариантов, на практике такие ситуации встречаются редко. Например: можно напрямую истратить наличку, поступившую по договору займа от МФО или ломбарда.
Получается, что если подотчетник сдал в кассу остаток средств, то выдать их, например, на зарплату или под отчет другому работнику, уже нельзя. Сначала деньги нужно положить на расчетный счет, а потом снова снять нужную сумму.
Выручку из кассы можно израсходовать на следующие цели:
Нельзя расходовать выручку на:
Ограничение по расчетам наличными
Максимальная сумма расчетов наличными между организациями и ИП в рамках одного договора осталась прежней: 100 тысяч рублей.
И вообще с 10.01.2021 бизнес будут контролировать жестче. Все операции по снятию или внесению на счет наличных больше 600 тысяч рублей будут попадать «на карандаш». И тот факт, что операция связана с хоздеятельностью предприятия, в расчет приниматься не будет. Эту информацию банк обязан передать в Росфинмониторинг, который, в свою очередь, может оповестить ФНС.
Контроль качества денег
Кассир теперь обязан проверять платежеспособность денег.
Поврежденные, но платежеспособные банкноты и монеты нужно принять в кассу. Деньги проверяют по признакам из п. 1 Указаний Банка России от 26.12.2006 № 1778-У. В частности: купюры могут быть изношенными, потертыми, надорванными, а монеты иметь мелкие механические повреждения.
А вот выдавать из кассы деньги, которые имеют хотя бы одно повреждение из списка в п. 2.9 Положения ЦБ от 29.01.2018 № 630-П, нельзя. Речь идет в частности о купюрах с посторонними надписями, штампами, сквозными отверстиями.
Поврежденные деньги нужно сдавать в банк.
Штрафы
За нарушение кассовой дисциплины организациям и ИП грозят штрафы по ст. 15.1. КоАП РФ:
Малый бизнес на первый раз может отделаться предупреждением, если не причинен ущерб здоровью и жизни людей, имуществу и отсутствует угроза чрезвычайных ситуаций.
Устали разбираться в дебрях законодательства? Боитесь наделать ошибок и попасть под штрафы? Обращайтесь к профессионалам. Специалисты Черной Бухгалтерии разберутся в нюансах вашего бизнеса, исправят ошибки в учете, заберут на себя общение с контролирующими ведомствами. Занимайтесь любимым делом без лишних забот.
Если хотите быть в курсе важных новостей и изменений, подписывайтесь на нас в соцсетях:
Что нового по кассе в 2021 году
Кассовая дисциплина – это порядок работы с наличными денежными средствами, установленный Банком России. Он установлен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У “О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства” (далее – Указания № 3210-У).
В указанный документ неоднократно вносились изменения. Последнее на начало 2021 года было 05.10.2020.
Кратко данный порядок можно изложить в 4-х пунктах, соблюдение которых обязательно:
Ответственность за несоблюдение кассовой дисциплины
Если небрежно относитесь к соблюдению порядка работы с наличностью, ожидает административная ответственность – в порядке ст. 15.1 КоАП РФ.
Стоит отметить, что привлечь как нарушителя проверяющие могут только в течение 2-х месяцев со дня совершения правонарушения. То есть, если компания не сдала наличную выручку в банк и превысила установленный лимит 1 ноября 2020, после 1 января 2021 по данному правонарушению ее уже не могут наказать.
Запомните, что суммы административных штрафов достаточно серьезные:
Изменения с 10 января 2021 года
С 10.01.2021 вступили в силу изменения, касающиеся перечисления или списания денег. Причем независимо от валюты перевода. При перечисления в иностранной валюте будут рассматривать эквивалентные суммы в рублях.
Итак, с 2021 года на контроле банков и Росфинмониторинга:
Данные изменения введены в целях совершенствования обязательного контроля Федеральным законом от 13.07.2020 № 208-ФЗ, который внёс изменения в Федеральный закон № 115-ФЗ “О противодействии легализации (отмыванию) доходов, полученных преступным путем, и финансированию терроризма”. Начало его действия – 10.01.2021.
Новым Законом от 13.07.2020 № 208-ФЗ даны некоторые послабления. Так, теперь не подлежат контролю:
Также с 10 января 2021 года снятие со счета или зачисление на счет наличных денег в сумме от 600 000 рублей подлежит обязательному контролю независимо от характера хозяйственной деятельности. А вот получение денег со счета анонимного владельца из-за границы или перевод денег анонимному владельцу за границу контролировать не будут.
Вместе с тем, под обязательный контроль с 2021 года подпадают:
Как было сказано, почтовые переводы и авансы за услуги связи от 100 000 рублей с 2021 года отнесены к операциям, подлежащим обязательному контролю.
Также с 2021 года обязательно контролируют операции с наличными или безналичными денежными средствами по сделке с недвижимостью размером от 3 млн рублей (ранее – и только сделки, по котором был зарегистрирован переход права собственности).
Напрямую касается бухгалтеров и кассиров новое правило по наличным средствам, возвращенным в кассу подотчетниками: такие деньги нельзя снова выдавать из кассы без оборота через расчетный счет. То есть, принятые от подотчетного лица наличные сначала нужно положить на счет, а затем снова снять, если далее нужно ими распорядиться.
Итоги
Начало 2021 года принесло не только надежды на будущее, но и изменения в организации и проведении контроля за денежными операциями.
Установлен полный контроль за операциями с наличными: банки теперь контролируют все операции с наличными в сумме 600 000 руб. и более (до 2021 г. – только операции, которые не обусловлены хозяйственной деятельностью).
Дополнен перечень операций, подлежащих обязательному контролю. Например, это лизинговые платежи на сумму 600 000 руб. и более.
Новые требования к кассам и фискальным накопителям: что изменится 6 августа 2021 года
С 6 августа все владельцы онлайн-касс обязаны начать переход на ФН-М. Продавцам маркировки вместе с заменой накопителя необходимо изменить формат, по которому касса создает документы. Как подготовиться к работе по новым правилам, читайте в статье.
Обратите внимание, статью обновили с учетом писем ФНС от 27.05.2021 № АБ-4-20/7308@ и от 09.06.2021 № АБ-4-20/8056@
Что происходит
В 2019 году в 54-ФЗ внесли поправки: появились новые фискальные документы для продажи маркированного товара. Из-за этого кассы, на которых торгуют маркировкой, все фискальные накопители и ОФД должны научиться работать с этими документами. ФНС дала два года, чтобы производители оборудования и пользователи успели подготовиться к новым требованиям.
С 6 августа 2021 года разрешено регистрировать кассу только с новым фискальным накопителем — ФН-М. Это касается всех владельцев касс, даже тех, кто работает без маркировки или оказывает услуги.
Продавцы маркированных товаров дополнительно обязаны сменить формат документов на 1.2, который содержит новые документы для обмена с Четным ЗНАКом.
Сложно разобраться в новых требованиях?
Зарегистрируйтесь на бесплатный вебинар 28 июня. Эксперт Контур.ОФД за полтора часа расскажет, как подготовиться к переходу и ответит на ваши вопросы.
Что делать тем, кто не торгует маркировкой
Бизнесу, который не продает маркировку, достаточно перейти на ФН-М. Обновлять формат на кассе не нужно, можно продолжить работу на 1.05 или 1.1. ФН-М поддерживает их.
Если действующий фискальный накопитель истекает до 6 августа, возможны два варианта:
Такой же принцип действует для тех, у кого старый «фискальник» истекает после 6 августа. Разрешается доработать с ним, а затем обязательно перейти на ФН-М.
В реестре накопителей зарегистрированы две модели накопителей, которые соответствуют новым требованиям — ФН-1.1М на 15 и на 36 месяцев.
Что делать продавцам маркированных товаров
Продавцы маркировки обязаны перейти на ФН-М и начать работу на формате 1.2. Смена формата обязательна для торговли любыми маркированными товарами, кроме крепкого алкоголя, ювелирных изделий и меха.
Продавцы маркировки, как и другие владельцы касс, вправе зарегистрировать обычный ФН до 6 августа и работать с ним до истечения срока действия (п. 8.1 ст. 1.2 54-ФЗ). Тогда перейти на формат 1.2 нужно во время замены ФН на ФН-М.
Другой вариант — сразу установить ФН-М. В этом случае обязательно перейти на версию 1.2, как только прошивки появятся у производителя и кассу внесут в реестр ККТ налоговой. При этом менять «фискальник» не нужно. Об этом сказано в Письме ФНС от 09.06.2021 № АБ-4-20/8056@.
Например: В июле 2021 года в магазине табака одновременно на двух кассах истек срок действия ФН. В кассе № 1 зарегистрировали ФН-М, а в кассе № 2 — обычный ФН. Обе продолжают работать на прежнем формате фискальных документов. Через два месяца модель ККТ, которую используют в магазине, сертифицировали, и продавец сразу перевел первую кассу на формат 1.2, так как в ней уже установлен ФН-М. Накопитель нового образца поддерживает эту версию. Сменить формат на второй кассе нужно в 2022 году, когда закончится ФН и продавец установит ФН-М.
Как перейти на формат 1.2
Для смены формата нужно:
Выпускать новую прошивку или нет, решает производитель. Касса MSPOS обновится автоматически. Большинство других моделей необходимо перепрошить вручную.
Клиенты АТОЛ могут заказать услугу удаленной прошивки в СКБ Контур. Владельцам касс других производителей рекомендуем обратиться в сервисный центр в своем городе.
Остались вопросы?
Заполните заявку. Менеджер свяжется с вами, проконсультирует и отправит счет, если нужно.
283-ФЗ вступил в силу 06.08.2019. Два года пройдет 6 августа 2021. Получается, что после этой даты зарегистрировать или перерегистрировать кассу можно только с новым ФН. Так как все «старые» экземпляры ФН будут исключены из реестра, кроме тех экземпляров, которые уже используются в ККТ.
При регистрации нового ФН в кассе, ФНС проверяет включен ли данный экземпляр в реестр ФН, если его исключили из реестра, то перерегистрацию с таким накопителем налоговая не допустит.
Как ИП перейти на онлайн‑кассы с 1 июля 2021 года: пошаговая инструкция
Финальный этап перехода на онлайн-кассы коснется преимущественно ИП, поскольку именно на них распространялись отсрочки по применению ККТ до июля 2021 года. И к этому месяцу они должны подготовиться: не только успеть приобрести и зарегистрировать ККТ, но и научится с ней работать.
В июле ожидается четвертая волна перехода на ККТ, после которой практически все должны работать на кассах. Те, кто не обязан применять онлайн-кассы, попадают под исключения из ст. 2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ, либо успели переоформиться в самозанятые.
С 1 июля начать применять кассы обязаны ИП без сотрудников, которые продают товары собственного производства и оказывают услуги. До этой даты им нужно приобрести ККТ, подключиться к оператору фискальных данных, настроить ККТ, что является довольно трудоемким процессом, зарегистрировать ККТ в ФНС, а также разобраться в специфике ее работы.
Все эти этапы лучше пройти заранее, чтобы с 1 июля 2021 года не возникали неожиданные сложности. Как показывает практика, обычно случаются разного рода технические проблемы, что фактически делает работу невозможной. При этом с 1 июля 2021 года работа без кассы приравнивается к нарушениям порядка применения ККТ, и за это предусмотрены серьезные штрафы.
Требования к розничным рынкам
В закон о ККТ, закон о розничных рынках и КоАП планируется внесение изменений, которые упорядочат и фактически ужесточат требования к использованию ККТ на рынках. Поправки заявлены на официальном сайте Минфина и приведут к тому, что администрация торговых комплексов и рынков будет обязана отслеживать работу своих арендаторов на ККТ и нести ответственность за неприменение ККТ на конкретном рынке.
Про розничные рынки отдельно говорится в ст. 2 Закона № 54-ФЗ. В частности, уточняется, что торговля на рынках освобождается от применения ККТ за некоторыми исключениями. Кассу нужно применять, если:
Эти исключения практически сводят на нет все послабления, распространяющиеся на рынки. Остается только торговля на рынках вразвал овощами, фруктами и бахчевыми культурами. Также допускается торговля без применения ККТ с открытых лотков непродовольственными товарами, если они не включены в перечень Распоряжения Правительства и не являются маркированными товарами.
Указанные категории предпринимателей, работающие на рынках, уже два года как должны применять ККТ.
В 2020 году из-за рисков распространения коронавирусной инфекции проверки бизнеса были приостановлены. Но с 2021 года они возобновились. Налоговики могут сделать контрольную закупку, после которой выпишут значительный штраф. Они также следят в онлайн-режиме за операциями, которые проходят через терминалы эквайринга. Если вам на расчетный счет поступают деньги, а фискальных данных в базе ФНС нет (а фискальные данные могут появиться исключительно при применении ККТ), то для ФНС это служит сигналом о том, что вы работаете без ККТ.
Поэтому тем, кому с 1 июля 2021 года предстоит применение ККТ, следует хорошо подготовиться к новому этапу в развитии бизнеса.
Кто не должен применять ККТ
Если вы оказываете услуги или выполняете работы из перечня ниже, то вы можете не применять ККТ:
Если вы принимаете денежные средства безналичным способом с использованием терминала эквайринга, кредитная организация, получающая деньги за вас через этот терминал, фактически не применяет ККТ, так как она освобождена от этой обязанности по закону. Но ККТ должны применять вы, если на вас не распространяется перечень исключений по ст. 2 54-ФЗ.
Любая наличность, которой обмениваются хозяйствующие субъекты, требует применения ККТ. Исключение составляют только трудовые отношения и договоры ГПХ.
Главное — чтобы помещение было жилым. Если помещение нежилое, то ККТ должна применяться. Если помещение жилое, но оно не принадлежит ИП на праве собственности, а он сдает его в субаренду, то ККТ должна применяться.
Но это ограничение не касается ювелирных изделий. Если вы изготавливаете или ремонтируете ювелирные изделия, то ККТ нужно применять.
ИП на патенте и применение ККТ с 1 июля 2021 года
ИП на патенте, оказывающий определенные работы и услуги, может не принять ККТ (ст. 2 54-ФЗ). Однако в этом случае он обязан выдавать покупателю некий подтверждающий документ осуществления расчетов.
Этот документ должен содержать перечень реквизитов, указанных в ст. 4.7 54-ФЗ. Фактически это те самые реквизиты, которые содержатся в обычном чеке. Чтобы сформировать такой документ, потребуется какая-то техника — не ККТ, а чекопечатающее устройство.
Алгоритм перехода на онлайн-кассу
В этой статье мы подробно опишем все шаги, которые нужно сделать новичку.
1. Изучите нормативную базу
Она основывается на 54-ФЗ. Особое внимание следует обратить на ст. 2, которая содержит исчерпывающий перечень исключений тех, кто может не применять ККТ, а также ситуации, когда это можно не делать.
В ст. 1.2 есть перечень тех, кто должен применять ККТ. А в ст. 4.7 названы реквизиты, которые должны присутствовать в чеке.
Ст. 14.5 КоАП фиксирует штрафы за неприменение или неправильное применение ККТ.
Приказ ФНС РФ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ содержит информацию, которая должна включаться в фискальный чек.
Нарушение 54-ФЗ или Приказа ФНС РФ от 14.09.2020 № ЕД-7-20/662@ квалифицируется либо как неприменение ККТ, либо как неправомерное применение.
2. Определите, что нужно для соблюдения требований
Чтобы соответствовать требованиям закона о применении ККТ, нужно иметь:
3. Выберите онлайн-кассу, которая подойдет для вашего бизнеса
Онлайн-касса (ККТ) — это устройство, в котором есть чекопечатающее устройство, оно содержит в себе модуль выхода в интернет для передачи фискальных документов. В это устройство может вставляться ФН. Оно также подключается к ОФД. Кроме того, онлайн-касса подключается либо к POS-терминалу, либо к компьютеру, либо к ноутбуку или содержит в себе POS-терминал, на котором установлено ПО для формирования фискальных документов и фискальных чеков.
Как таковой фискальный чек содержит в себе перечень обязательных реквизитов. Эти реквизиты попадают в кассовый чек из разных источников: из самой ККТ, из ФН, но основной пул реквизитов формируется в контрольно-кассовом ПО. Такое ПО поставляется отдельным разработчиком.
Какие бывают кассы
Моделей ККТ огромное количество. Но в целом они делятся на три разновидности:
Как определиться, какое устройство вам подойдет
Ответьте на следующий вопрос: нужна ли вам касса при выездах? Если вы оказываете услуги и выполняете работы или продаете товары собственного производства, выезжая к покупателю, то вам скорее всего нужна мобильная касса, чтобы она работала от батареи и ее было удобно брать с собой.
Если у вас стационарная точка и на ней немного места и при этом вы не продаете крепкий алкоголь (ИП его не продает), то вам вполне подойдет стационарный POS-терминал. Такой терминал будет уместен, если у вас большой поток покупателей и нужно печатать более 200 чеков за смену.
Отдельное чекопечатающее устройство следует устанавливать, если вы продаете крепкий алкоголь, если печатаете более 500 чеков в смену. Ресурс у чекопечатающего устройства достаточно большой. Он умеет быстро печатать чеки.
4. Получите КЭП
После покупки необходимого устройства — POS-терминала или мобильной кассы и установки ФН нужно зарегистрировать ККТ. Это можно сделать несколькими способами, но в любом случае, если вы будете осуществлять регистрацию ККТ онлайн, вам потребуется квалифицированная электронная подпись (КЭП). Ее можно получить только в удостоверяющем центре, прошедшем аккредитацию Минкомсвязи.
5. Выберите фискальный накопитель (ФН)
Обычно ИП оказывает услуги или находится на спецрежиме. В этом случае выбор у него невелик. Ему нужен ФН со сроком действия 36 месяцев.
На рынке существует несколько типов накопителей:
Если ИП продает и реализует товары и находится на ОСНО, то он имеет право использовать ФН как со сроком действия 15 месяцев, так и 36 месяцев.
Если ИП оказывает услуги, а товары при этом не продает или продает товары на спецрежиме (патент, ЕСХН, УСН), то в этом случае он обязан использовать ФН со сроком действия 36 месяцев.
Если ИП на патенте и у него смешанная система налогообложения и он на НДС, тогда он может использовать как ФН со сроком 15 месяцев, так и 36 месяцев. Но есть одна деталь: если ИП продает подакцизные товары (моторные масла, дизельное или бензиновое топливо, алкоголь, сигареты), то в этом случае он может использовать и ФН 36 месяцев, только проработает он у него только 13 месяцев.
Если ИП на патенте или ИП оказывает только услуги, то он обязан использовать ФН со сроком 36 месяцев.
Вы можете заказать фискальный накопитель в зависимости от вида бизнеса в Контуре.
6. Заключите договор с ОФД
Это нужно сделать до того, как вы приступите к процессу регистрации ККТ. ОФД отправляет данные о продажах в ФНС.
7. Определитесь с товароучетным сервисом
При работе на ККТ нужно формировать фискальные документы. С 1 февраля 2021 года действует обязательство указывать в чеках номенклатуру товаров.
Чтобы товарные позиции попали в чек, они должны сформироваться в какой-то кассовой программе. Но в эту программу они тоже должны как-то попасть. Обычно они попадают туда из товароучетного сервиса.
В программе ведется перечень товаров, а товароучетный сервис передает эти данные на кассу. Далее, при выборе той или иной позиции на кассе, кассир просто выбирает товарную позицию.
Большинство касс не позволяют завести товарные позиции в саму кассу. Для этого и нужен отдельный сервис — товароучетная система.
Чеки в налоговую передаются через ОФД. Это некое промежуточное звено, которое подтверждает, что вы сформировали чеки и что он от вас передан в ФНС.
Если в течение 30 дней ОФД не передаст в налоговую сформированный чек, касса заблокируется. После этого вы не сможете сформировать на кассе ни одного чека до тех пор, пока этот зависший чек не уйдет к ОФД. Обычно касса сама сигнализирует о том, что есть зависшие чеки.
В сервисе ОФД через личный кабинет можно отслеживать, кто, что и когда продал на вашей кассе, какие чеки были пробиты, какая номенклатура там была, можно вести анализ по ценам, количеству чеков и другим параметрам.
Через личный кабинет ОФД можно регистрировать и перерегистрировать кассовую технику.
8. Зарегистрируйте ККТ
Это один из основных шагов, который позволит работать в рамках закона и формировать чеки. Без регистрации ККТ (она проводится в базе данных ФНС) в принципе нельзя работать на кассе.
Если вы начнете пробивать чеки на ККТ, не имея карточку регистрации от ФНС, то тем самым вы нарушите закон о применении ККТ. Фактически считается, что в данном случае вы ее не применяете.
Регистрация ККТ возможна двумя способами.
Самостоятельная регистрация
Подается заявление в ФНС, в котором заполняются показатели ККТ: название, модель, заводской номер, номер ФН. Если ККТ уже ранее зарегистрирована за какой-то организацией или ИП и не снята с регистрации, то зарегистрировать ее на себя уже не получится.
Поэтому если вы покупаете ККТ с рук, удостоверьтесь, что она снята с регистрации. В этом поможет специальный сервис от ФНС «Проверка ККТ». С его помощь вы узнаете, не зарегистрирована ли данная ККТ на другое юрлицо или ИП.
В заявлении нужно указать, по какому адресу находится касса, в каких условиях используется, также вы указываете ОФД, с которым заключен договор. Поэтому прежде чем регистрировать ККТ, надо заключить договор с ОФД.
Заполненное заявление передается в налоговую — лично, онлайн через личный кабинет на сайте nalog.ru или через личный кабинет ОФД.
После отправки заявления вам выдается регистрационный номер ККТ из шестнадцати чисел, его нужно ввести в кассу.
При введении в ККТ регистрационного номера кассы и ИНН нельзя ошибиться ни в одной цифре или символе. Если допустите ошибку, испортите ФН. Регистрационный номер и ИНН можно записать в него только один раз!
После введения данных ККТ распечатает отчет о регистрации, его нужно отнести в налоговую или подать через сервис в личном кабинете на nalog.ru или ОФД. В ответ вам придет карточка регистрации ККТ. Только после этого можно начинать работать на кассе.
Если карточки регистрации нет, технически работать на кассе и формировать чеки можно. Но ни в коем случае этого не делайте! Если вы регистрируете кассу не сами, то в обязательном порядке требуйте, чтобы вам предъявили карточку регистрации. Без нее даже не начинайте формировать фискальные документы. В противном случае вы сформируете документ, а он не уйдет к ОФД, так как регистрация кассы не завершена, и по истечении 30 дней касса заблокируется. После этого никакие данные внести в кассу будет невозможно. Перерегистрировать ее не получится. Фактически решить эту проблему позволит только перепрошивка кассы, замена ФН, а это повлечет дополнительные траты для ИП.
Кассу можно считать зарегистрированной после того, как вы получили карточку. С этого момента можно начинать на ней работать.
Комплексная регистрация
Все этапы по регистрации за вас могут произвести сторонние специалисты. Например, специалисты Контура. Они несут все обязательства и гарантийные риски. Если ваша касса после регистрации не заработала, то специалисты Контура бесплатно либо ремонтируют ее, либо заменяют ФН, либо производят действия по перерегистрации.
Помимо самой регистрации в услугу входят: настройка кассы, создание личного кабинета в ОФД, настройка сервиса Контур.Маркет и обучение кассира работе в Контур.Кассе.
Формирование чеков
У новичков, впервые сталкивающихся с применением ККТ, возникает вопрос: в какой момент и где формировать чеки?
Чек формируется на ККТ, и закон обязывает это делать в момент произведения расчета. Это тот момент, когда вы получили деньги от покупателя и (или) отдали покупателю товар. Если момент получения денег и получения товара покупателем не совпадают, то формируется два чека.
Важно сформировать чек не только в нужное время, но и с правильными реквизитами.
Формирование чека в офлайн-продажах
При офлайн-продажах покупатель передает наличные продавцу или расплачивается через терминал эквайринга. Он сразу же получает от вас товар, и вы тут же формируете чек.
В данном случае чек формируется с признаком расчета «Полный расчет», указывается перечень товаров, система налогообложения, способ выполнения расчета — наличными или безналичными. Этот чек сразу же отдается покупателю вместе с товаром.
Бумажный чек передается покупателю даже в том случае, если он попросил отправить ему электронный чек. Для отправки электронного чека на кассе нужно внести номер телефона или электронный адрес покупателя.
Формирование чека в онлайн-продажах
При онлайн-продажах вы не видите покупателя. В этом случае моментом расчета считается не момент зачисления денег на расчетный счет продавца, а момент оповещения банка о произведении расчета, то есть о том, что денежные средства списаны с расчетного счета или карточного счета покупателя. Как только такое оповещение приходит, сразу же нужно сформировать кассовый чек и отправить электронный чек покупателю.
Если оплата производится на расчетный счет, то в этом случае у продавца есть право сформировать чек до конца следующего рабочего дня за днем зачисления денежных средств на его расчетный счет.
В любом случае ИП обязан сформировать в чеке номенклатуру тех товаров, которые у него купили.
Есть послабление для поставщиков услуг: если на момент расчета перечень услуг не утвержден, то номенклатуру в чеке ИП указывать не обязан.
Остались вопросы? Ознакомьтесь с ответами экспертов на самые распространенные вопросы предпринимателей о применении онлайн-касс с 1 июля 2021 года.
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.